Gestión del Cambio Organizacional en la Implementación de una PMO

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Ana María Méndez Cabrera
hace 8 años
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1 Gestión del Cambio Organizacional en la Implementación de una PMO Claudio Obregón, PMP, PMI-RMP CONGRESO INTERNACIONAL DE DIRECCION DE PROYECTOS

2 Expositor Magister en Dirección de Tecnologías de Información de la Universidad ESAN, con 10 años de experiencia en Gestión de Proyectos de TI en diferentes industrias incluyendo Minería, Servicios de TI, Banca y Empresas de Telecomunicaciones. Actualmente Director de Proyectos en BMT Proyectos e Ingeniería. Msc Claudio Obregón PMP, PMI-RMP, ITIL. Docente en la Maestría de Gestión de Proyectos de la Universidad UPAGU Cajamarca y miembro del equipo de liderazgo del Capitulo PMI Cajamarca.

Telecomunicaciones. Actualmente Director de Proyectos en BMT Proyectos e Ingeniería.

3 Agenda 1. Resistencia al Cambio 2. Ciclo del Cambio 3. Estrategia de Gestión del Cambio 4. Cambio Organizacional & Implementación de PMO 5. Cambio Vs Situación actual 6. Estrategia de la PMO 7. EDT Implementación PMO 8. EDT Proyectos Piloto 9. Conclusiones y Recomendaciones 10. Información de Contacto

4 Resistencia al Cambio Itsn t it obvious?. Eliyahu M. Goldratt, The North River Press P.O. Box 567, USA

5 Ciclo del Cambio

6 Estrategia de Gestión del Cambio El cambio está consolidado cuando se convierte en "la manera correcta y adecuada de hacer las cosas en una organización" John Kotter Ancle el cambio en la cultura de la empresa Construya sobre el cambio Asegure logros a corto plazo Elimine obstáculos Comunique la visión Desarrolle una visión clara Forme una coalición de liderazgo Establezca el sentido de urgencia

cultura de la empresa Construya sobre el cambio Asegure logros a corto plazo Elimine obstáculos

7 Cambio Organizacional & Implementación de la PMO

8 Cambio Vs Situación actual

9 Cambio Vs Situación actual POSITIVO - Mejorar tiempo y visibilidad de los proyectos - Estandarizar procesos y procedimientos - Uso de recursos, orden, priorización e Indicadores - Alinear las estrategia de TI a la empresa - Mayor flexibilidad - Menor tiempo en la gestión de proyectos - No hay resistencia al cambio - Menores costos - No hay gastos en consultoría NEGATIVO - Dedicar tiempo extra en la nueva gestión. - Rechazo a los nuevos procesos - Percepción de mayor tiempo en documentación - Compromisos mas formales y menos flexibles - Duración mayor de proyectos - No se puede consultar estado real del proyecto. - No hay una buena definición y alcance de proyectos - Proyectos que no cumplen tiempos y presupuestos CAMBIO NO CAMBIO

NEGATIVO - Dedicar tiempo extra en la nueva gestión.

10 Estrategia de la PMO: Misión de la PMO Administración de Proyectos: Que los proyectos se ejecuten correctamente. Administración de Portafolios: Que se ejecuten los proyectos correctos. 12

11 Estrategia de la PMO: Rol de la PMO en la Gestión de Proyectos DEFINIR un Proceso de Gestión de Proyectos de los proyectos APOYAR a los equipos de proyecto en la administración de proyectos. COORDINAR e Integrar Proyectos de un Portafolio. CONTROLAR el proceso de desarrollo, de manera de generar VISIBILIDAD del estado real de los proyectos. GENERAR INFORMACIÓN de Gestión (Reportes) GESTIONAR los Recursos. 13

COORDINAR e Integrar Proyectos de un Portafolio.

12 Estrategia de la PMO: Beneficios Menores Desviaciones T, C y A Planeación Estandarizada Control Estandarizado Mejor Comunicación Alineamiento con la Estrategia Corporativa Control de las desviaciones de Tiempo, Costo, Alcance, así como la Calidad planeadas en los proyectos de la organización Desarrollo de planes de trabajo comprensibles y lógicos para todos los proyectos de la organización. Control detallado y oportuno del avance del proyecto. Implementación de técnicas de supervisión permanentes y detalladas, con procedimientos estandarizados Mejor comunicación dentro del equipo de proyecto y de éste hacia la organización. Mejor información para toma de decisiones tácticas y estratégicas Una visión mas clara y objetiva de las metas de un proyecto y su relación con la estrategia corporativa 14

Control detallado y oportuno del avance del proyecto.

13 Estrategia de la PMO: Madurez de la PMO Nivel Heroico Estandarizado Comunicado Estratégico Foco Sacar el trabajo a como dé lugar Metodología estandarizada AP s capacitados Nueva Cultura Comunicación Automatización Adm. Programas Portafolio de Proyectos Optimización de los recursos Alcance Inexistente Proyectos individuales Una sola área de la empresa Programas organizacionales Estrategia corporativa Plan de inversiones organizacional Herramientas Algunos procesos no estandarizados Scheduler de escritorio (aislados) Portal de Proyectos (repositorio de información) Enterprise Project and Portfolio Manager Knowledge Mgmt. Métricas Conteo de Sobrevivientes Tiempo, Costo y Alcance de Proyectos Tiempo, Costo y Alcance de Programas Costo-Beneficio del portafolio de Inversiones 15

Programas Portafolio de Proyectos Optimización de los recursos Alcance Inexistente Proyectos individuales Una sola área de la empresa Programas organizacionales Estrategia corporativa Plan de

14 Estrategia de la PMO: Metodología Presentación del Tema a desarrollar Focus Group Conclusiones Recomendaciones Proceso Definido 16

15 EDT Implementación de PMO Diagnóstico (1 mes) Diseño de Procesos (2 meses) Implementación (2 meses) 17

16 EDT de Proyectos Piloto

17 Conclusiones Alineación con la estrategia empresarial Comunicar la visión del cambio Participación del equipo de trabajo en la definición de procesos Entrenamiento a líderes de proyectos, equipo del proyecto y usuario final Soporte de la alta Gerencia Roles y responsabilidades definidas Identificar oportunidades de éxito a corto plazo

Entrenamiento a líderes de proyectos, equipo del proyecto y usuario final Soporte

18 Referencias Bibliográficas Project Management Institute (2013). A Guide to the Project management Body of Knowledge (PMBOK ). Fifth Edition 2013, Newton Square, PA: Project Management Institute. Project Management Institute. Organizational Project Management Maturity Model (OPM3 ) Third Edition, Newton Square, PA: Project Management Institute. The North River Press. Itsn t it obvious?. Eliyahu M. Goldratt, P.O. Box 567, USA John P. Kotter. Leading Change. John P. Kotter USA 1996.

19 Información de Contacto Claudio Obregón Noriega Teléfono:

20 Gestión del Cambio Organizacional en la Implementación de una PMO Claudio Obregón, PMP, PMI-RMP CONGRESO INTERNACIONAL DE DIRECCION DE PROYECTOS

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