Verificaciones Industriales de Andalucía, S.A. CONSEJERÍA DE EMPLEO, EMPRESA Y COMERCIO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Nº EXPEDIENTE: SC/

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1 Verificaciones Industriales de Andalucía, S.A. CONSEJERÍA DE EMPLEO, EMPRESA Y COMERCIO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS Nº EXPEDIENTE: SC/ PRESTACIÓN DE SERVICIO DE IMPRESIÓN, PLEGADO, ENSOBRADO, CLASIFICADO Y DISTRIBUCIÓN DE ENVÍOS DE CARTAS DE NOTIFICACIÓN DE INSPECCIÓN TÉCNICA DE VEHÍCULOS (ITV) Y DE INSPECCIÓN DE EQUIPOS DE APLICACIÓN DE PRODUCTOS FITOSANITARIOS (ITEAF) REALIZADAS POR VEIASA, Y DE OTROS SERVICIOS DE CORREO MASIVO ADICIONALES

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN OBJETO NORMATIVA ESPECÍFICA DE APLICACIÓN CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Condiciones y/o requisitos técnicos Asistencia Técnica y control de calidad Sistemática y forma de prestación del servicio Formato de las notificaciones de inspección Confidencialidad y seguridad de la información Requisitos técnicos, humanos y logísticos exigidos a los licitadores Subcontratación... 8 ANEXOS 1: Mailing General ANEXOS 2: Mailing Ciclomotores ANEXOS 3: Mailing Agrícola ANEXOS 4: Mailing Fitosanitarios - 2 -

3 1. INTRODUCCIÓN. El mailing es un servicio que presta Verificaciones Industriales de Andalucía, en adelante VEIASA, con carácter informativo, con el fin de avisar por escrito a los propietarios, tanto de vehículos, como de equipos de aplicación de fitosanitarios, de la fecha de caducidad de la inspección. Esta carta llegará a los destinatarios en unos parámetros de tiempo definidos posteriormente en este documento, para que el usuario disponga de tiempo suficiente para poder solicitar cita previa (ITV) y presentarse a la estación fija o móvil según le corresponda (ITV e ITEAF). En el caso de ITV, además de informar de la fecha de caducidad del mismo, el documento llevará incorporado un código QR, que facilita una cita de manera rápida a través de acceso a Internet, y que se podrá modificar dependiendo de las necesidades de cada usuario. En este servicio, también se incluyen otro tipo de notificaciones de características similares a las anteriores, que de la misma manera, se les hace llegar a sus respectivos propietarios. 2. OBJETO. El objeto del presente pliego consiste en establecer las condiciones técnicas que regirán el contrato de impresión, plegado, ensobrado, clasificado y distribución de la totalidad de los envíos de cartas de notificación de inspección y reenvío de notificaciones realizados por VEIASA. Se incluye el suministro de papel y sobres conforme a los modelos establecidos oficialmente según el Manual de Identidad Corporativa de la Junta de Andalucía. 3. NORMATIVA ESPECÍFICA DE APLICACIÓN Artículo 18 Ley Postal. Los licitadores deberán acreditar estar inscritos en el Registro General de Empresas Prestadoras de Servicios Postales, conforme al Artículo 39 de la Ley 43/2010, de 30 de diciembre, del Servicio Postal Universal, de los Derechos de los Usuarios y del Mercado Postal. 4.- CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO Condiciones y/o requisitos técnicos Características técnicas del papel En este apartado se definen las características técnicas mínimas que debe cumplir el papel que se emplee en cuantas notificaciones se han de realizar como consecuencia de la ejecución del presente contrato (excluidos los sobres). Dichas características son: - Gramaje: 80+/- 3,2 g/m2. Norma ISO 536 o equivalente - 3 -

4 - Opacidad: >91+/-2%. Norma ISO 2471 o equivalente - Espesor: 98+/- 3 micras. Norma ISO 534 o equivalente - Lisura: 275 +/min. Norma ISO o equivalente - Durabilidad: Superior a 100 años según la Norma ISO :1991 o DIN 6738:1999 [LDK 24-85] o equivalentes - Idoneidad técnica para impresión y fotocopia: según la Norma francesa AFNOR Q o la alemana DIN o equivalente - Blancura: 80 según ISO 2470 o equivalente Los tipos de papel en los que se podrá ofrecer el servicio descrito serán: 1. Papel reciclado: Para los consumos de papel reciclado, el contratista suministrará papel ecológico con un mínimo de fibras recicladas del 90% de post consumo y totalmente libre de cloro (TCF) 2. Papel ecológico no reciclado En los casos en los que se soliciten otros tipos de papel de alta calidad se optará por consumir papel ecológico procedente de explotaciones forestales que sean gestionadas de forma sostenible. Para estos casos el licitador proporcionará papeles que contengan fibras de madera proveniente de explotación forestal sostenible certificada con sello FSC, PEFC o equivalente y totalmente libre de cloros TCF. El licitador deberá indicar el origen de todas las fibras vírgenes acreditando que al menos el 20% de las fibras procedan de bosques con certificado del cumplimiento de los principios y las medidas destinadas a garantizar la gestión sostenible de los bosques. De forma puntual, si los proveedores no dispusieran de suficiente oferta de papel ecológico procedente de explotaciones forestales sostenibles TCF, se optará por el suministro de papel libre de cloro elemental (ECF). En todo caso y en lo referente a sus características técnicas, todos los tipos de papel deben presentar una durabilidad superior a 100 años según la norma ISO :1991 o DIN 6738:1999 [LDK 24-85] o equivalentes. Deberán cumplir los requisitos de idoneidad técnica para impresión y fotocopia según la norma francesa AFNOR Q o la alemana DIN Su grado de blancura será 80 según ISO 2470 o equivalente. Los licitadores deberán entregar una muestra de los materiales a suministrar (papel), cuyo coste correrá a su cargo, siendo de obligada consideración las siguientes prescripciones: - Que el papel esté libre de polvo, fibras sueltas y además los cortes estén lisos. - Que el papel tenga la compatibilidad de funcionamiento homogénea, tanto para fotocopiadoras normales de alta capacidad, o impresoras láser - Adicionalmente al texto que debe aparecer en cada carta y que se muestra en los anexos adjuntos, en la esquina inferior izquierda se añadirá el tipo de papel empleado en la impresión En el caso de que la muestra no se ajustara a las características técnicas especificadas en este Pliego, los licitadores estarán obligados a entregar una nueva muestra que cumpla con las mismas

5 Así mismo, antes de que VEIASA proceda a la adjudicación del contrato, la empresa que haya presentado la oferta más beneficiosa realizará en sus instalaciones una prueba ante personal de VEIASA demostrativo de que efectivamente puede realizar todo el proceso de mailing en el plazo ofertado. En esta prueba la empresa deberá utilizar el papel con las características técnicas ofertadas y con los modelos de carta que se adjuntan al presente pliego. En el supuesto de que la demostración arroje un resultado negativo, evidenciándose su inviabilidad, VEIASA adjudicará el contrato al licitador que hubiere resultado segundo en la clasificación general de las ofertas dentro del procedimiento de licitación. Ha de tenerse en cuenta que los modelos de carta adjuntos podrán sufrir variación en el texto, que no afectarán a la oferta económica presentada por los licitadores Asistencia Técnica y control de calidad La empresa adjudicataria deberá establecer un control de calidad, tanto del servicio, como del producto final suministrado, certificando así que se ajustan a las especificaciones técnicas exigidas en el presente documento. En el supuesto de que algún elemento a suministrar se deteriore o no se ajuste a las especificaciones definidas, aun estando ya suministrado, deberán ser restituidos por otros en correcto estado por cuenta del adjudicatario siempre que técnicamente se pueda seguir cumpliendo con los plazos de recepción definidos. En caso contrario, se descontará este número de envíos en el cómputo total de la facturación del envío siguiente. Asimismo, la empresa adjudicataria establecerá un sistema para gestionar el control de las devoluciones, debiendo poner a disposición de VEIASA la información derivada de este control con periodicidad mensual. Igualmente, la empresa adjudicataria establecerá un sistema para gestionar cualquier incidencia técnica, debiendo estar resueltas en el plazo al que se comprometa en la Declaración responsable que a tales efectos ha de incluir en su oferta conforme al modelo que se adjunta como Anexo 13 del Cuadro Resumen. En ningún caso, dicho plazo podrá exceder de 48 horas a contar desde cuando sean comunicadas por VEIASA mediante correo electrónico Sistemática y forma de prestación del servicio El servicio de envío de cartas se realizará en las siguientes fases: a) En primer lugar, VEIASA generará varios ficheros: los relativos a notificaciones de inspección, con la diferencia de que uno contendrá los datos de las ITV fijas (mailing general), otro de inspecciones de ITV móviles agrícolas (mailing agrícolas); el tercero de inspecciones de ITV móviles de ciclomotores (mailing ciclomotores); el cuarto de inspecciones de equipos de aplicación de productos fitosanitarios (mailing fitosanitarios). Cada fichero contendrá los datos de los destinatarios y la codificación que identifica el modelo de carta que le corresponde. Para cualquier otra notificación de carácter extraordinario VEIASA facilitará todos los datos necesarios para el envío

6 b) Cada fichero será enviado por correo electrónico al adjudicatario indicando a qué periodo de inspección corresponden los datos enviados y el tipo de envío del que se trata. c) Los licitadores deberán indicar mediante Declaración Responsable (Anexo 12 del Cuadro Resumen) el plazo máximo en el que se comprometen a realizar todo el proceso de mailing (impresión, plegado, ensobrado, clasificado y distribución de envíos) de las cartas de notificación a los destinatarios, valorándose, conforme a lo que se recoge en el Anexo 10 del Cuadro Resumen, cuanto menor sea dicho plazo. Este plazo ofertado no podrá ser superior a 30 días naturales. d) En función del plazo señalado en la mencionada Declaración responsable por el adjudicatario, VEIASA enviará los ficheros de datos con la antelación suficiente para que éste pueda realizar todo el proceso de mailing en el plazo comprometido, de forma que las cartas puedan llegar a sus destinatarios con la antelación mínima exigida en el apartado siguiente. e) Los destinatarios tienen que recibir las notificaciones con más de 14 días y menos de 24 días de antelación, contabilizándose estos plazos en referencia a la fecha tope señalada en la carta para realizar la inspección f) Dado que las notificaciones de inspección irán impresas a doble cara, en el supuesto de que el adjudicatario opte por pre-imprimir el reverso de la carta no podrá contar con un stock superior a la media de envíos mensuales. Y en el caso de que optara por pre-imprimir cantidades mayores VEIASA no se hará cargo del gasto que esto suponga en caso de que hubiera que realizar cambios o modificaciones. g) En el caso de que los destinatarios reciban las cartas con una antelación inferior a 14 días o superior a los 24 días establecidos en el apartado e) anterior, se aplicarán las penalizaciones recogidas en la cláusula 5.4 del PCAP. Para ITV, el número de envíos a realizar para el año 2015 ascienda a envíos. Estos envíos se reparten de la siguiente manera: PROVINCIA PORCENTAJE ALMERÍA 9% CÁDIZ 12% CÓRDOBA 11% GRANADA 12% HUELVA 6% JAÉN 10% MÁLAGA 18% SEVILLA 22% Para FITOSANITARIO, el número de envíos a realizar para el año 2015 es de , no pudiendo concretarse en estos momentos el reparto de envíos tal cual se hace para ITV

7 4.4.- Formato de las notificaciones de inspección El diseño de las cartas (ANVERSO y REVERSO) es el que se exponen en los anexos del presente documento aunque puede estar sometido a cambios motivados por la ampliación del número de estaciones, cambios legislativos, etc. Los modelos, a título de ejemplo, se corresponden con los siguientes tipos de mailing: Mailing General de ITV Anexo 1; Mailing ITV móvil de Ciclomotores Anexo 2, Mailing ITV Móvil Agrícola Anexo nº 3; Mailing ITEAF Anexo nº4. Las cartas correspondientes al Mailing General de ITV incorporarán dos códigos de barras que contendrán la siguiente información correspondiente al vehículo: a) Código de barras junto a los datos del destinatario: MATRÍCULA b) Código de barras situado en el recuadro de datos para la solicitud de la cita previa: MATRÍCULA, Nº DEL BASTIDOR, FECHA DE PRIMERA MATRICULACIÓN Y FECHA PRÓXIMA INSPECCIÓN. c) Código QR: se generará a través de una URL que contendrá una matrícula y un código alfanumérico que dirigirá al usuario a la página donde poder obtener una cita previa de forma rápida Confidencialidad y seguridad de la información El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico, RD 11 de julio de Asimismo, el adjudicatario está obligado al cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, que regula la Protección de los Datos de Carácter Personal, así como al cumplimiento de la obligación de confidencialidad, todo, conforme a lo establecido en la Cláusula 3.2 del Pliego de Condiciones Administrativas Particulares de esta licitación. Una vez finalizado el contrato, el adjudicatario hará entrega a VEIASA de un certificado de destrucción de los sobres y papel en stock Requisitos técnicos, humanos y logísticos exigidos a los licitadores. Los adjudicatarios deberán poner a disposición del servicio todos los recursos técnicos y humanos que hagan posible la prestación de este servicio de Mailing con los requisitos de calidad y plazos establecidos en el presente documento. Los recursos mínimos con los que han de prestar los servicios serán: Plantilla: 1 interlocutor con conocimientos completos de todas las fases del proceso; 1 trabajador asignado, que acredite una experiencia mínima de dos años en el manejo de bases de datos Excel y Access; 2 trabajadores con una experiencia mínima de 3 años en el manejo de la maquinaria necesaria para la ejecución del proceso, recogido en el siguiente punto. Equipamiento técnico: 1 Máquina ensobradora; 1 máquina plegadora; 1 máquina destructora de papel, todas ellas de gran volumen; asimismo se requieren 2 impresoras de alta velocidad de impresión, con capacidad para imprimir, tanto en color, como en blanco y negro

8 Todo lo anterior deberá recogerse en la Memora técnica mencionada en el Anexo 9 del Cuadro Resumen del Pliego de Condiciones Administrativas Particulares, acreditándose los extremos indicados mediante Declaración Responsable, para lo que se podrá utilizar el modelo recogido en el Anexo 6 de este Cuadro Resumen Subcontratación En el caso en que el licitador vaya a subcontratar parte de los servicios deberá aportar la documentación exigida en el Anexo 9 del Cuadro Resumen de PCAP - 8 -

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