PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE LA CAJA DE PREVISIÓN PARA TRABAJADORES A LISTA DE RAYA DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL.

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1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO DE LA CAJA DE PREVISIÓN PARA TRABAJADORES A LISTA DE RAYA DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL. EJERCICIO

2 ÍNDICE INTRODUCIÓN... 3 OBJETIVO GENERAL... 5 OBJETIVO PARTICULAR 6 DESARROLLO

3 INTRODUCCIÓN La Caja de Previsión para los Trabajadores de Lista de Raya (CAPTRALIR), es un Organismo Descentralizado de la Administración Pública Paraestatal adscrita al Gobierno del Distrito Federal, con personalidad jurídica y patrimonio propio, el objetivo principal es la previsión social de los trabajadores de nómina 5, que radica en el otorgamiento de las prestaciones sociales a que tienen derecho los trabajadores, como son: las pensiones de jubilación, retiro, invalidez, cesantía, muerte, riesgo de trabajo, indemnizaciones, préstamos económicos, créditos hipotecarios y demás que señala el Reglamento de Prestaciones, así como los servicios sociales, culturales y médicos subrogados al personal antes señalado, establecidas en el Reglamento de Prestaciones aprobado el 15 de noviembre de En el inicio de la presente administración, se planteó la problemática de la gestión administrativa y procedimientos engorrosos para el otorgamiento de las prestaciones sociales, así como los montos de los préstamos a corto, mediano plazo y escolares, como resultado de este análisis y de la demanda de estos servicios, nos dimos a la tarea de buscar nuevas alternativas que nos permitieran realizar estas actividades con eficiencia y calidad, a través de una simplificación administrativa, modernización informática y de procesos, ya que gran parte de estas actividades se ejecutaban en una forma rutinaria, sin el aprovechamiento del desarrollo tecnológico. En consecuencia del diagnostico obtenido la CAPTRALIR está en un proceso de Modernización Institucional, donde además de incrementar los servicios que brinda a sus derechohabientes, también se busca la calidad de los mismos, motivo por el cual se han implementado algunos programas Institucionales, como es el caso en la Sistematización y Digitalización de los expedientes de pensionados y jubilados, así como la digitalización de los expediente de créditos hipotecarios que a finales del ejercicio 2009, se llevarón a cabo, todos los proyectos y programas tienen la finalidad de simplificar las gestiones administrativas para el otorgamiento de los préstamos a corto, mediano plazo, escolares y créditos hipotecarios en beneficio de los trabajadores, pensionados y jubilados. Uno de los propósitos de la actual administración, es que todos los derechohabientes de la CAPTRALIR, tengan la oportunidad por igual de recibir los más altos beneficios de seguridad social en vivienda, prestaciones económicas, culturales, sociales, recreativas y para el retiro, así como la garantía de las jubilaciones y pensiones a que tienen derecho los trabajadores a lista de raya, el otorgamiento de estas prestaciones requiere de la realización de una serie de actividades y funciones sustantivas a cargo de la Dirección de Prestaciones y Servicios al Derechohabiente, así como de sus áreas adscritas, sin embargo la falta de personal no permite el desarrollo de estas actividades de manera eficiente y oportuna, lo que ha originado deficiencias en los servicios, problemas de tipo legal y administrativo, razón por la cual se considera continuar con el proyecto denominado Memoria 3

4 Documental Pública, el cual consiste en sistematizar la operación de la información y documentación para eficientizar la gestión pública de la Entidad, de acuerdo a los preceptos normativos en la materia. Tomando como fundamento la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, la Ley de Archivos del Distrito Federal, la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal y la Circular Uno, las políticas de la CAPTRALIR tienen como base el permanente mejoramiento en la calidad de los servicios, el buen ejercicio de las funciones y atribuciones de sus servidores públicos, la corresponsabilidad en el gobierno, para ello; los archivos son la base para el desarrollo de la gestión pública transparente y plenamente democrática, con sensibilidad social y humana. Asumiendo la responsabilidad que a la CAPTRALIR le corresponde en materia de archivos y en concordancia con las iniciativas de modernización de la gestión pública impulsada por la administración actual, especialmente en materias relativas a asegurar el derecho de los ciudadanos de acceder a la información y a la obligación de la Entidad de proporcionarla con transparencia la gestión pública, por lo que los principales desafíos que guiarán las prosecución de nuestras políticas de desarrollo institucional, son: Fortalecimiento de la Misión y la Filosofía de la CAPTRALIR en el hacer administrativo de la gestión pública del Distrito Federal, de acuerdo al Programa General de Desarrollo Transparencia en la gestión pública, que permita demostrar a los ciudadanos y trabajadores de nómina cinco la aplicación y aprovechamiento de los recursos. Conservar y resguardar el legado documental histórico y presente. Acceso y consulta al Acervo Documental de la CAPTRALIR Valoración, clasificación y conservación del patrimonio documental. Mejoramiento organizacional archivístico a través del Sistema Institucional de Archivos. 4

5 OBJETIVO GENERAL Resguardar, conservar el legado documental histórico y presente de la información de la Caja de Previsión para Trabajadores a Lista de Raya del Gobierno del Distrito Federal, que obra en los archivos y expedientes de las diversas áreas y que forman parte de la gestión pública. Así como de garantizar el derecho expedito y regulado de los ciudadanos a tener acceso a la información pública, a través de las políticas documentales eficaces y eficientes, la organización y preservación de los archivos. 5

6 OBJETIVO PARTICULAR I. Elaborar e implementar los lineamientos y mecanismos, que simplifiquen la gestión de documentos en las aéreas administrativas de la CAPTRALIR. II. III. IV. Implementar de manera sistemática una base de datos con toda la información de los archivos de las diversas áreas de la CAPTRALIR, así como sus respectivos resguardos. Elaborar e instrumentar los lineamientos para la organización de los archivos de la CAPTRALIR, conforme a la normatividad aplicable vigente. Instrumentar programas de actualización de documentos en la página de Internet en apego a las disposiciones normativas del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (INFODF). V. Impartir cursos de capacitación, formación y actualización en materia de archivos, así como la actualización y difusión de la normatividad aplicable a todo el personal, para el uso y manejo de la información. 6

7 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2013 CONCEPTO ÁREA DE APOYO ACCIONES Dirección de Administración y Finanzas I. Proyecto y acciones de desarrollo e instrumentación de la normatividad técnica interna Participación de todas las áreas de la CAPTRALIR I.1. Actualizar periódicamente el Catálogo de Series Documentales por cada Área Administrativa de la CAPTRALIR. I.2. Actualizar periódicamente el Catálogo de Disposición Documental (elaboración con la participación de cada una de las áreas administrativas de la CAPTRALIR, ya que son ellas quienes definen la disposición). I.3. Llevar a cabo reuniones de trabajo con las áreas para determinar los siguientes procedimientos: Clasificación; Descripción; Valoración Disposición; Baja o Depuración Documental; Transferencias Primarias y Secundarias, a través del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Caja de Previsión para Trabajadores a Lista de Raya del Gobierno del Distrito Federal. II. Proyectos de capacitación y desarrollo profesional del personal que realiza funciones archivísticas. Recursos Humanos Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal. II.1. Considerar en el programa de capacitación cursos del manejo, operación y conservación archivística, con Dependencias de la administración pública. II.2. Capacitar a todo el personal que labora en la Entidad en temas técnicos y normativos en el manejo de la Información del acervo documental. II.3. Requerir el asesoramiento de los asuntos archivísticos, a la Subdirección de Información y Documentación Administrativa de la Oficialía Mayor del Distrito Federal. 7

8 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 CONCEPTO ÁREA DE APOYO ACCIONES Dirección de Administración y Finanzas. III. Proyectos de adquisición, con base en sus condiciones presupuestales de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos. Subdirección de Administración III.1. Mejorar el aprovechamiento del espacio físico de cada uno de los archivos del Archivo de Concentración. Subdirección de Finanzas Adquisiciones y Servicios Generales. III.2. Adquirir productos, artículos y materiales útiles para la preservación y conservación de los documentos en cualquier formato que se encuentren; así como para la prevención de posibles emergencias. III.3. Mantenimiento y conservación de los inmuebles de los archivos,, Así como la contratación del servicio de fumigación y termo nebulización. IV. El desarrollo de estudios e investigaciones para la Incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. Subdirección de Administración. Adquisiciones y Servicios Generales. IV.1. Mantener actualizada la base de datos de los expedientes digitalizados de Jubilados, pensionados, y Créditos Hipotecarios. IV.2. Digitalización de nuevos expedientes de alta y actualización de los ya Digitalizados de pensionados, jubilados, y Créditos Hipotecarios. IV.3 Digitalización de nuevos expedientes de alta y actualización de los ya Digitalizados de Recursos Humanos. 8

9 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2013 CONCEPTO ÁREA DE APOYO ACCIONES Adquisiciones y Servicios Generales. V. Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística. Recursos Humanos. VI.1. En coordinación con las Unidades Departamentales establecer un plan de seguridad e higiene que proteja a los trabajadores en el manejo de los documentos impresos. VI.- Estudios y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Adquisiciones y Servicios Generales. VI.1. En coordinación con la Adquisiciones y Servicios Generales, se aplicarán las acciones de protección civil (señalización, rutas de evacuación, colocación de extintores y botiquines, y demás disposiciones) en las instalaciones asignadas para el archivo de la institución. VI.2. Capacitar al personal sobre la prevención y manejo del archivo. 9

10 VII.- Seguridad e higiene Adquisiciones y Servicios Generales. Recursos Humanos. Dirección General de Administración de Personal de la Oficialía Mayor VII.1. La seguridad e higiene en el trabajo, conocer las normas generales y particulares, encaminadas a evitar los accidentes laborales y las enfermedades profesionales, así como la prevención de accidentes laborales o enfermedades profesionales se contraen a largo plazo por la exposición continuada del operario a las condiciones ambientales de los puestos de trabajo. 10

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