Organización como función administrativa Resumen para Administración y Gestión Profesor: Gonzalo V.

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1 Organización como función administrativa Introducción: Organización rganización como función administrativa En las organizaciones que se caracterizan por estar orientadas al éxito, a la eficiencia y al logro de los objetivos por sobre todo, es frecuente ver que existen personas que son capaces de realizar r proactivamente cualquier función, función sin ningún tipo de guía, y sólo con instrucciones básicas. Algunos autores piensan que para lograr eso en una organización, es bueno desarrollar a estas personas desde sus comienzos. Según estas ideas, incluso es mejor dejar inconclus inconclusa una definición clara de organización, porque que así se impondrá el trabajo en equipo, por la conciencia generalizada de la necesidad de cooperar al logro de las actividades Pero la realidad es que en la mayoría de las organizaciones, si los individuos conocen la parte que les corresponde hacer en una actividad de equipo, y conocen la relación entre sí y de sus funciones, el e logro de los objetivos planteados en la etapa de planificación, es mucho más efectivo y en muchos casos, más eficiente. Y esto sucede en cualquier tipo de organización: En las empresas, orquestas, los equipos deportivos, deportivos las áreas de un hospital, etc. Entonces, pareciera ser que es mucho mejor crear una estructura clara dentro de la organización, para poder fijar claramente los roles de cada cargo. Esto es lo que se denomina funciones organizacionales. Una función organizacional requiere para su existencia: 1.- objetivos verificables 2.- ideaa clara de los principales deberes o actividades implicados 3.- un precisión del área de autoridad (alcance) para realizar las tareas para para cumplir las metas. Además, idealmente se debe tener en cuenta: El suministro de información necesaria y de otros instrumentos indispensables para realizar la función. Entonces, la organización (como función administrativa) consiste en: Página 1 de 10

2 1.- Identificación y clasificación de las actividades requeridas 2.- la agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos 3.- la asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo 4.- la estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional (entradas y salidas físicas y de información) La estructura organizacional se diseña para determinar QUIÉN realizará CUÁLES tareas y QUIÉN será responsable de QUÉ resultados (todo esto ayuda a eliminar los obstáculos que surgen de la confusión o incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y también ayuda a tender redes de toma de decisiones y comunicación que apoyan los objetivos empresariales). Organización es un término que tiene usos muy variados, pero para nosotros, en esta etapa, significará una estructura de funciones o puestos intencional y formalizada. Entonces Reflexionar Qué significa estructura intencional y formal de funciones? Antes de esto, cabe señalar que una organización tiene 2 estructuras importantes de considerar. La estructura formal y la estructura informal. Página 2 de 10

3 Organización FORMAL e INFORMAL Página 3 de 10

4 División organizacional (el departamento) Un aspecto de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización. Un departamento, en el sentido más común del término, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la zona occidental, la sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar. En algunas empresas, esta terminología se utiliza en forma muy libre; en otras, especialmente en las grandes, una terminología más estricta indica relaciones jerárquicas. De esta forma, un vicepresidente puede estar al frente de una división; un director, de un departamento; un gerente, de una sucursal, y un jefe, de una sección. Niveles organizacionales Si bien el propósito de organizar es otorgar eficacia a la cooperación humana, la razón de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de administración. En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que se pueden supervisar con eficacia, aunque este límite varía según las diversas situaciones. Es importante que en toda organización se decidan cuántos subordinados pueden ser dirigidos por un supervisor. Se sabe que comúnmente éste número es de cuatro a ocho subordinados en los nivel es más altos de la organización y de ocho a quince, o más, en los niveles superiores. A continuación se muestran las relaciones entre el tramo de administración y los niveles organizacionales. Un tramo amplio de administración (Gráfico 2) se asocia con pocos niveles organizacionales; uno estrecho (Gráfico 3), con muchos niveles. Página 4 de 10

5 Gráfico 2: Organización con tramos amplios VENTAJAS: Los superiores están obligados a delegar Se deben establecer políticas claras Se debe seleccionar con cuidado a los subordinados DESVENTAJAS: Tendencia de que los superiores con exceso de trabajo se conviertan en cuellos de botella para la toma de decisiones Peligro de que los superiores pierdan control Se requieren administradores de una calidad excepcional Página 5 de 10

6 Gráfico 3: Organización con tramos estrechos VENTAJAS: Supervisión estricta Control estricto Comunicación rápida entre subordinados y superiores DESVENTAJAS: Los superiores tienden intervenir demasiado en el trabajo de los subordinados Muchos niveles de administración Altos costos debido a numerosos niveles Distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior La definición de si una organización la estructuramos con muchos niveles o con un amplio tramo de subordinados, dependerá del impacto de los factores subyacentes. FACTORES QUE DETERMINAN UN TRAMO EFICAZ El número de subordinados que un administrador puede supervisar eficazmente depende del impacto de los factores subyacentes. Página 6 de 10

7 También influyen otros factores como por ejemplo: un administrador competente y capacitado puede supervisar de manera eficaz a un mayor número de personas que uno sin esas características. La actitud positiva de los subordinados, su disposición a correr riesgos razonables, subordinados maduros, son factores que también ayudan a que el administrador delegue más autoridad y permita ampliar su tramo de administración. En consecuencia, qué haría para que su organización fuera más fácil de administrar? Página 7 de 10

8 NECESIDAD DE EQUILIBRIO No cabe duda que es preferible una estructura organizacional plana, pero hay que tener en cuenta que la realidad es que el tramo de administración se ve limitado por las restricciones reales e importantes. A medida que una empresa crece, las limitaciones del tramo de administración obligan a incrementar el número de niveles debido a la existencia de un mayor número de personas por supervisar. Por esta razón se requiere de un equilibrio preciso entre los factores que influyen en una situación específica. Ampliar los tramos de administración y reducir el número de niveles puede ser la solución en algunos casos, en otros tal vez lo contrario sea lo más indicado. Lo esencial es balancear en su totalidad los costos de adopción de un curso u otro, y no sólo pensando en los costos financieros, sino también en los costos blandos (motivación, desarrollo personal, cumplimiento de los objetivos, etc). ESTRUCTURA Y PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN Para concebir la función de organización como proceso, se debe considerar. 1. La estructura debe ser reflejo de objetivos y planes, dado que las actividades se derivan de ellos. 2. La estructura debe ser reflejo de la autoridad con que cuenta la dirección de una empresa. La autoridad en una organización es un derecho socialmente determinado para ejercer la discrecionalidad. Por esta razón, está sujeta a cambios. 3. La estructura debe diseñarse a favor del trabajo, para permitir las contribuciones de los miembros de un grupo y para hacer posible que las personas cumplan eficientemente los objetivos trazados en un futuro cambiante. Esto implica que la estructura funcional, nunca podrá se estática. No existe una única estructura organizacional para todas las situaciones, y su efectividad depende de la situación prevaleciente. 4. En el diseño de la estructura, se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos. Esto no quiere decir que la estructura se diseñe en torno a los individuos y no a metas y actividades, pero se debe considerar los eventuales impactos que las personas pueden tener en la eficacia de la organización. Página 8 de 10

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10 LÓGICA DE LA ORGANIZACIÓN 1. Establecimiento de los objetivos de la empresa. 2. Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo. 3. Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos. 4. Agrupación de esas actividades de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias. 5. Delegación al responsable de cada grupo de la autoridad necesaria para el desempeño de las actividades. 6. Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones de autoridad y flujos de información. Página 10 de 10

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