Adquisición e Implantación de una. Solución Comercial para la. Gestión Documental en Osakidetza

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1 Adquisición e Implantación de una Solución Comercial para la Gestión Documental en Osakidetza Página 1/38

2 Índice Página 1 INTRODUCCIÓN 4 2 SITUACIÓN ACTUAL 5 3 OBJETO DEL CONTRATO Adquisición de licencias Implantación de la solución Análisis del Modelo Documental Diseño del Mapa Documental Definición de un Modelo de Gestión Documental Diseño de la solución Construcción Implantación Migración/Consolidación de Contenidos Transferencia de Conocimiento en la finalización del proyecto 9 4 REQUISITOS DE LA SOLUCIÓN Requisitos Funcionales y Técnicos Esquema conceptual Gestor Documental Framework de Servicios Web (interoperabilidad) Conector HL7/CDA API para Migración Integración con plataforma de firma y custodia 13 5 EQUIPO DE TRABAJO Equipo de Trabajo Consideraciones al Equipo de Trabajo Condicionantes de los equipos de trabajo ofertados Currículo de los componentes del Equipo de Trabajo CONTROL Y SEGUIMIENTO 16 7 CONTENIDO DE LAS OFERTAS 17 8 PROPIEDAD DE LOS PRODUCTOS ENTREGADOS 19 9 CONFIDENCIALIDAD PRESUPUESTO Y PLAZOS Presupuesto Plazo de ejecución Facturación CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN CONSULTAS AL PLIEGO ANEXO I: DOCUMENTO DE ARQUITECTURA Y TECNOLOGÍA Arquitectura y tecnológica Consideraciones Tecnológicas Dispositivos de entrada/salida Seguridad, acceso, autenticación y autorización Monitorización Backup/Restore 31 Página 2/38

3 2. Interoperabilidad Alineamiento con las Directrices Tecnológicas ANEXO II. CUESTIONARIO DE PERSONAL 38 Página 3/38

4 1 INTRODUCCIÓN El presente expediente pretende cubrir la necesidad de disponer en Osakidetza de una plataforma de almacenamiento, gestión y custodia de la documentación electrónica, mediante la adquisición e implantación de una solución comercial de Gestión Documental, habilitada tanto para la documentación de naturaleza electrónica como la resultante de procesos de digitalización, o la producida por aparatos de electromedicina. Dicha plataforma deberá proporcionar mecanismos de alta disponibilidad, integridad, conservación a largo plazo y gestión eficiente del almacenamiento. Por tanto, debe proporcionarse una solución satisfactoria para la preservación de contenidos digitales en los siguientes aspectos: Solución corporativa orientada a la gestión del ciclo de vida del documento (escaneo, digitalización, indexación, versionado de los documentos, pasando por todo su ciclo de vida hasta el almacenamiento histórico o destrucción) Óptima disponibilidad, ya que la calidad de la asistencia sanitaria dependerá de la accesibilidad a este sistema. La solución planteada deberá proporcionar mecanismos de integración con los actuales sistemas de información de la Organización fundamentalmente con las soluciones de historia Clínica de Osakidetza (desarrollo propio), ERP (SAP), Gestor de contenidos (Sharepoint), etc. Motor de indexación y búsqueda de alto rendimiento (toda la documentación clínica, una vez validada, se albergará en este gestor, y se servirá desde el mismo a las estaciones clínicas). Garantizar la no alteración de la información, mediante mecanismos de custodia electrónica. Gestión eficiente de los contenidos digitales, promoviendo tecnologías que puedan reconocer la información de menor valor y trasladarla a medios más eficientes de almacenamiento e incluso, a su eliminación final. Conservación a largo plazo, habilitando mecanismos de transformación y renderización que garanticen la accesibilidad de la información. Arquitectura centralizada y continuidad de servicio Aunque la solución de Gestor Documental ofertada, deberá tener carácter universal, el alcance de implantación del proyecto se ceñirá exclusivamente a dos áreas. Entornos Asistencial: o Toda la documentación Clínica (sólo informes) Asesoría Jurídica: o Gestión de expedientes Página 4/38

5 2 SITUACIÓN ACTUAL Actualmente Osakidetza no dispone de una plataforma de Gestión Documental, y aun produciendo la mayor parte de la documentación, clínica y de gestión, de forma digital, ésta se encuentra distribuida y almacenada en formatos diversos, primando su almacenamiento en la Base de Datos del Sistema de Información productor de la misma. La volumetría de documentos que se gestiona actualmente en formato digital, para el alcance del proyecto comentado es la siguiente: Entorno Asistencial: o Nº. documentos producidos por año: 8 millones. o Nº. documentos consultados por día: o Nº. documentos, candidatos a ser migrados a la nueva plataforma de Gestión Documental: 70 millones. o Tamaño medio de informes clínicos 200 kb, máximo +-3MB aquellos que sean digitalizados (escaneados). o Nº de usuarios del área asistencial: Entorno Jurídico: o Nº. documentos producidos por año: o Nº. documentos, candidatos a ser migrados a la nueva plataforma de Gestión Documental: o Tamaño medio de documentos: 300kb o Nº de usuarios del sistema: 50 La volumetría de los potenciales usuarios con acceso al sistema, sería la siguiente: Usuarios Internos consumidores de servicios del gestor documental, accediendo a los documentos vía sistemas de información propios de Osakidetza 300 usuarios con acceso pleno y total a la herramienta de gestión documental. Un potencial de usuarios externos, los correspondientes a toda la ciudadanía que podrían acceder a su documentación clínica o documentación de expedientes de tramitación (OPE, licitación etc ) Los sistemas de información productores, y que albergan con diferente arquitectura (centralizada y distribuida) la información son: SIB (Sistema informado): Sistema de generación de Informes clínicos: Urgencias, Ingresados, Consultas Externas, etc. Desarrollo propio y arquitectura distribuida. Osabide AP: Estación clínico-administrativa de Atención Primaria, generación informes de atención primaria. Desarrollo propio y arquitectura centralizada. Osabide Global: Estación clínica de Atención Especializada, generación de informes y evolutivos de atención especializada. Desarrollo propio y arquitectura centralizada. Página 5/38

6 OMEGA: Sistema de Información de Laboratorio, generación de informes de resultados de analítica. Producto comercial y arquitectura distribuida. IMPAX: Sistema de Gestión Radiológica, generación de informes de radiología. Producto comercial y arquitectura centralizada. VITROPATH: Sistema de Información de Anatomía Patológica, generación de informes de resultados de anatomía. Producto comercial y arquitectura centralizada. SISTEMAS EXTERNOS: Sistema repositorio de informes tanto de aparatos de electromedicina como digitalización de historias en papel. Candidato a ser sustituido por la implantación del gestor documental objeto de este expediente. Desarrollo propio y arquitectura centralizada. OSANAIA: Estación de Enfermería, Informe de cuidados de Enfermería Producto comercial y arquitectura centralizada. Asesoría Jurídica: Gestión de expedientes de Asesoría Jurídica, integrada con un Gestor documental de mercado (XEROX) Desarrollo propio y arquitectura centralizada. Los sistemas que se detallan a continuación, aunque han sido sustituidos por soluciones renovadas, son objeto del expediente pues almacenan aún informes que deberán ser migrados al gestor documental: INFORX: Sistema de Informado de Radiología. Sustituido por IMPAX. Alberga informes de Radiología. Desarrollo propio y arquitectura distribuida. PCH (Puesto Clínico Hospitalario): Estación clínica de Especializada Sustituido por OsabideGlobal. Alberga informes evolutivos principalmente. Desarrollo propio y arquitectura distribuida. El objeto del presente expediente es la adquisición e implantación de una solución comercial para la Gestión Documental en Osakidetza, la integración de la misma con los SI Corporativos de Osakidetza y la migración de los documentos existentes en las plataformas heterogéneas detalladas anteriormente, al nuevo repositorio. Página 6/38

7 3 OBJETO DEL CONTRATO El objeto del presente expediente es la adquisición e implantación de una solución comercial para la Gestión Documental en Osakidetza, y la migración de los contenidos existentes en plataformas heterogéneas y distribuidas, al nuevo repositorio. Este proyecto incluye principalmente las siguientes líneas de trabajo: 3.1 Adquisición de licencias Se deberán suministrar el volumen de licencias suficientes para: 1. Consolidar un Repositorio/s de Documentos en Osakidetza, atendiendo a la volumetría y crecimiento estimado anteriormente 2. Licencia corporativa (ilimitada) para Usuarios con accesos al gestor Documental para consulta e inserción de documentos desde aplicaciones corporativas 3. Licencia de cliente del Gestor Documental, para uso de funcionalidad plena, al menos para 300 usuarios (Documentalistas, Investigadores, Codificadores, Letrados, etc.) El precio de las licencias ofertadas incluirá garantía durante 1 año. Será obligación del contratista durante este período Poner a disposición de Osakidetza y autorizar el uso de la última versión o actualización disponible en el mercado de todos los productos relacionados en el objeto del presente pliego Entregar a Osakidetza todas las versiones mayores de productos y tecnología, que incluyen versiones generales de mantenimiento, versiones de funcionalidad seleccionada y actualizaciones de documentación Dar acceso a la base de conocimiento y soporte Web (sistemas de soporte al cliente basados en la web), incluida la posibilidad de registrar peticiones de servicio en línea Servicio telefónico 8x5 Los entornos a utilizar en el proyecto y cuyas licencias deberán ser suministradas, serán los siguientes: Entorno de Pre-producción Entorno de Producción 3.2 Implantación de la solución La implantación de la solución incluirá las siguientes fases: Análisis del Modelo Documental Diseño del Mapa Documental Diseño de Mapa Documental, cuyo objetivo es el de definir y proporcionar a Osakidetza un instrumento normalizado y regulador de cómo gestionar y clasificar la documentación soporte a su negocio, permitiendo: Garantizar que los documentos se clasifican de modo coherente en toda la organización. Identificar la tipología documental generada en la organización. Identificar a qué funciones pertenece dicha tipología documental. Determinar las personas/instancias que tienen atribuciones sobre los mismos. Página 7/38

8 Establecer qué relación hay entre los sistemas de información y los documentos. Determinar qué valor tienen esos documentos para la empresa Definición de un Modelo de Gestión Documental Definición de un Modelo de Gestión Documental basado en los procesos de negocio de la Organización y siguiendo los estándares corporativos de Osakidetza en materia de documentación. Conseguir la homogenización de contenidos mediante: o La identificación y descripción de la información a archivar en el Gestor o Documental. La definición de normativa documental que estandarice la incorporación de contenidos con un mismo criterio, evitando el silencio documental. Garantizar la autenticidad, fiabilidad y protección de la información. Identificación de los perfiles y roles de usuario que interactúan con la información en sus diferentes niveles: carga de datos, lectura, modificación, Promover el crecimiento del manejo de la información en soporte electrónico frente a la uso de soportes no-electrónicos a lo largo de todo su ciclo de vida Diseño de la solución Dentro de esta línea de trabajo se incluirá tanto el diseño de arquitectura como el framework de servicios requeridos para la integración de la solución ofertada con las plataformas y SI Corporativos de Osakidetza: Diseño de arquitectura: Especificar los productos, soluciones y herramientas que se deben utilizar Diseño de la arquitectura, incluyendo: o Número de servidores por cada entorno o Subsistemas y productos a instalar en cada servidor por entorno Diseño framework de servicios / interfaz de integración Construcción La fase de construcción estará condicionada por el producto comercial ofertado y las capacidades del mismo. No obstante se detallan las imprescindibles: Construcción del modelo de gestión documental definido, sobre la solución propuesta. Construcción de la capa de servicios documentales y medios de publicación (EJBs, WS, ESB, ). Construcción de servicios (HL7, CDA ). Construcción del modelo de auditoría servicios, interfaz gráfica de explotación. Diseño de pruebas: integradas, (casos de uso) Pruebas de rendimiento y carga Implantación En esta fase de trabajo se llevarán a cabo las actividades de implantación de la plataforma ofertada en base al diseño de arquitectura definido. Página 8/38

9 En esta fase del proyecto y para su correcta certificación, y en caso de que el adjudicatario no sea el propietario del producto, será necesaria la Certificación de la instalación de la solución por parte del fabricante/propietario de la plataforma. Los costes derivados de la certificación de fabricante, se consideran incluidos en este expediente Migración/Consolidación de Contenidos Tal y como se ha descrito en e capítulo de Situación Actual, Osakidetza, en la actualidad, organiza su documentación en diferentes repositorios. Para poder hacer la consolidación de contenidos es necesario realizar un proceso de migración al nuevo Gestor Documental, una vez se completen las fases de diseño, desarrollo e implantación del Sistema de Gestión Documental. El Proceso de Migración incluirá al menos, las siguientes actividades: Definición y análisis de la documentación a migrar: Estrategia de migración. Desarrollo de los procesos de migración de contenidos de las fuentes que se detallan en el capítulo de Situación Actual Realización de las pruebas de migración en cada uno de los entornos disponibles para la Plataforma Documental y corrección de incidencias/errores detectados durante la fase de pruebas. Migración de información al SGD (entorno de Producción) Transferencia de Conocimiento en la finalización del proyecto Antes del cese o finalización de este contrato, el adjudicatario deberá garantizar el proceso de transferencia de conocimiento, mediante la entrega de la documentación que se estime oportuna e impartiendo unas sesiones de capacitación/formación sobre la solución de Gestión documental, incluyendo al personal operativo que designe Osakidetza. El programa de capacitación se convendrá con Osakidetza, pudiendo ser el propio programa oficial del fabricante en cuanto a contenidos, o un programa a medida para la transferencia de conocimientos. Deberá especificarse el calendario propuesto y el número de horas ofertadas. Podrá exigirse que la capacitación se imparta en horario de mañana y/o tarde. Se debe garantizar que, tras la capacitación impartida, la administración y la configuración de estos sistemas sea completamente autónoma por parte del personal de Osakidetza, sin que se precise la actuación de personal de la empresa adjudicataria para dicha labor. El lugar de realización de la capacitación será determinado por Osakidetza. Página 9/38

10 4 REQUISITOS DE LA SOLUCIÓN 4.1 Requisitos Funcionales y Técnicos Además de las funciones básicas de un Gestor Documental, la solución ofertada deberá incluir los siguientes requisitos, que se consideran indispensables para Osakidetza: Interfaz de usuario y funcionalidades: o La organización de la información almacenada en el repositorio podrá realizarse siguiendo una estructura de árbol de ficheros análoga a la de Windows, posibilitando el uso de estructura de niveles y subniveles y sin que el anidamiento de carpetas penalice la respuesta en la recuperación de información. o El repositorio deberá soportar el almacenamiento, indexación (en los casos que aplique) y gestión de cualquier tipo de formato de contenido. o El sistema deberá soportar el enlace referencial de documentos a distintas áreas del repositorio, pudiendo representar estas localizaciones geográficas dispares. Indexación y búsquedas o El contenido del repositorio se podrá recuperar por atributos o mediante búsquedas sobre contenido textual. Arquitectura general del sistema o El sistema debe posibilitar la consolidación de un repositorio unificado en el que se almacenen todos los tipos y formatos de información que se maneja en la organización, ya sean documentos, contenido web, activos multimedia, imágenes, documentos de archivo, etc. o Soporte de arquitecturas de alta disponibilidad, fail-over y balanceo de carga. Deberá ser posible desplegar tantas instancias del servidor de gestión documental como sean necesarias para asegurar el rendimiento y los tiempos de respuesta requeridos. Se valorará desde el punto de vista de licenciamiento, aquellas soluciones que no presenten limitaciones a cerca del número de Cores que se puedan desplegar en las instancias del servidor de gestión documental. o Las especificaciones de infraestructura se detallan en el ANEXO I, debiendo adaptarse a las mismas la solución ofertada. Seguridad y auditoria o Se deberá soportar la seguridad basada en roles. o Todas las operaciones realizadas sobre el contenido deberán poder capturarse en un log de auditoría. o El sistema de auditoría podrá ser consultado y explotado a través de búsquedas y sus resultados presentados en formato de informe. o Será necesario disponer de una consola de administración que permita acceder a todas las operaciones de gestión y administración de la plataforma, ya sea porque las oferte la solución propuesta o se construyan al efecto. Página 10/38

11 Plataformas soportadas, escalabilidad y estándares o La arquitectura del sistema deberá estar preparada para ser escalada vertical y horizontalmente. o El sistema debe estar construido sobre una arquitectura abierta y soportar estándares. Como mínimo, el sistema deberá soportar tecnología J2EE, XML y Web Services SOAP, CMIS y REST. o El sistema deberá proporcionar integración con sistemas LDAP y con los principales directorios de identidades. o Entornos virtuales: La plataforma deberá está certificada explícitamente sobre entornos virtualizados de VMware. o Optimización del almacenamiento y de la ingesta de contenidos. o El sistema deberá contar con un motor de aplicación de políticas de estratificación de la información, de manera que sea posible el almacenamiento y la migración de los contenidos almacenados de acuerdo con su uso y vigencia. o El archivado de contenido en los distintos dispositivos de almacenamiento se hará de manera automática. 4.2 Esquema conceptual Un esquema conceptual de componentes, sería el siguiente: Otros Sistemas y dispositivos Sistemas Historia Clínica Electrónica Sistemas de Gestión API Batch Conector HL7/CDA Framework de Servicios (Interoperabilidad) Gestor Documental (Almacenamiento y Contenidos) Sellado Tiempo Plataforma firma Custodia Almacenamiento Página 11/38

12 4.2.1 Gestor Documental Deberá incluir componentes con las siguientes capacidades: Gestión de Almacenamiento: Este componente será el responsable del almacenamiento eficiente de los contenidos digitales, proporcionando tecnologías que puedan reconocer la información de menor valor y proceder a su traslado a medios más eficientes de almacenamiento. Dado el volumen de la información a gestionar, el sistema deberá proporcionar estrategias que permitan optimizar el uso del espacio de almacenamiento, así como facilitar su gestión mediante el establecimiento de políticas. Gestión de contenidos: Proporcionará funcionalidad de gestión, clasificación, indexación y búsqueda sobre los contenidos digitales. El Gestor Documental ofertado deberá garantizar los siguientes aspectos: Garantía de integridad y autenticidad de la información Garantía de localización: facilitar las búsquedas sin depender de relaciones externas entre la referencia y el contenido Garantizar el control de acceso Garantizar la trazabilidad de los accesos y del ciclo de vida Garantizar el acceso continuo a la información: la información debe poder ser accesible a lo largo del tiempo, independientemente de los cambios tecnológicos que puedan surgir Framework de Servicios Web (interoperabilidad) Se deberá construir una capa de servicios adaptada a los requisitos funcionales de Osakidetza, que permita independizar a los sistemas consumidores de la tecnología de gestión de contenidos empleada. Los consumidores principales de esta capa de servicios, serán las aplicaciones corporativas de Osakidetza, y los sistemas de electromedicina con capacidad de integración. La capa de servicios ofertada deberá incluir al menos los siguientes servicios: Almacenar/insertar documento: permitirá almacenar un documento y sus metadatos asociados en el repositorio documental correspondiente. Recuperar/consultar documento: permitirá recuperar un documento, proporcionada la identificación del mismo y será la última versión disponible. Modificar documento: permitirá modificar el contenido de los metadatos asociados a un documento o el contenido del mismo. Eliminar documento: permitirá eliminar el documento del repositorio documental, así como sus metadatos asociados. Conversión documento: permitirá convertir el formato de un documento a otro de los formatos habilitados. Página 12/38

13 Recuperar metadatos documento: permitirá recuperar los metadatos de un documento proporcionando su identificación ene le repositorio. Buscar documento: permitirá localizar un documento dentro del repositorio documental. Recuperar versión documento: permitirá recuperar un documento, proporcionada la identificación del mismo en la versión especifica Conector HL7/CDA Este componente permitirá integrar otros sistemas con el Gestor Documental en base a este estándar. Deberá aceptar y emitir documentos en: Formato HL7/CDA Otros formatos, enviados utilizando mensajería HL7 Los documentos recibidos se integrarán en la plataforma documental de Osakidetza, convenientemente indexados. Osakidetza utiliza actualmente la versión V2.5/V2.6 con XML de HL7 y CDA R2, pero se valorará la flexibilidad de la solución ofertada para adaptarse a otras versiones API para Migración Siendo el objetivo del proyecto el almacenamiento de todos los documentos digitales en la nueva plataforma, será necesario realizar la migración de los documentos existentes desde las plataformas actuales. Aunque se incluye dentro del proyecto el desarrollo de los procesos de migración de documentos desde los almacenes identificados (cada almacén tiene su forma particular de guardar documentos, por lo que cada uno requiere un proceso específico de migración), el sistema propuesto deberá proporcionar una API para implementar el procesado por lotes de documentos, que será utilizado principalmente para la integración de sistemas de electromedicina obsoletos y sin capacidad de interoperar en HL7 o consumir servicios Integración con plataforma de firma y custodia El sistema deberá integrarse con la plataforma de firma de Osakidetza (plataforma ZAIN de IZENPE. para cubrir como mínimo las siguientes funcionalidades: Funcionalidades básicas de gestión de firma: o Firmar documento: permitirá firmar un documento electrónico. o Consultar Firma: consulta de la firma electrónica asociada a un documento electrónico. o Actualizar Firma: servicio de actualización de firma asociada a un Página 13/38

14 o o o documento electrónico. Validación de firmas. Generación de CSV El sellado de tiempo es un mecanismo en línea que permite demostrar que una serie de datos han existido y no han sido alterados desde un instante específico del tiempo. Funcionalidades asociadas a la gestión de peticiones de firma: o Consulta de estado de documentos: Enviados Pendientes, Enviados Terminados, Pendientes de Firma, Rechazados, etc. o Filtros avanzados: Por fechas, por remitente, etc. La plataforma de Custodia electrónica, disponible en Osakidetza, garantiza la no alteración de la información, así como la conservación a largo plazo. La solución ofertada deberá integrarse con esta plataforma en los casos en los se determine. Página 14/38

15 5 EQUIPO DE TRABAJO 5.1 Equipo de Trabajo Para la gestión y el desarrollo del servicio, los licitadores deberán detallar lo siguiente aspectos en su propuesta: Organigrama del equipo de trabajo, identificando responsables y funciones a desarrollar según considere para la ejecución del servicio de este pliego. Detalle del equipo total de trabajo, que los licitadores consideren necesario, identificando las personas, categoría, horas/categoría ofertada y funciones a desarrollar, para la ejecución de las tareas previstas con el alcance definido en este pliego. 5.2 Consideraciones al Equipo de Trabajo En relación con el equipo de trabajo solicitado se tendrán en consideración los siguientes aspectos: Condicionantes de los equipos de trabajo ofertados Durante la ejecución del contrato, Osakidetza podrá verificar los conocimientos y experiencia profesional del equipo de trabajo. No obstante, la falsedad en el nivel de conocimientos técnicos del personal ofertado, así como la sustitución de alguno de los componentes del equipo adscrito a la ejecución de los trabajos, sin observar el procedimiento y requisitos exigidos, facultará a Osakidetza para instar la resolución del contrato Currículo de los componentes del Equipo de Trabajo. Se deberá adjuntar el currículo individual detallado de todos y cada uno de los componentes del grupo de trabajo propuesto para la realización de las tareas y actividades de los trabajos objeto de contratación, junto con el papel/perfil (conforme a los indicados en el cuadro anterior) que asumen en la realización descrita. Para la descripción de los recursos humanos se utilizarán el formulario que se detalla en el ANEXO II. Página 15/38

16 6 CONTROL Y SEGUIMIENTO El propósito de las tareas de control y seguimiento es el de proveer una visión objetiva del estado actual de la prestación del servicio y determinar las posibles desviaciones a fin de aplicar las acciones correctoras que sean necesarias. En este sentido se denomina seguimiento a la evaluación rutinaria del estado, mientras que llamamos control, a la toma de los valores que definen el estado. Los productos resultantes de esta tarea son los informes de seguimiento, un documento donde se anotan los resultados de la evaluación de una iteración de control. Existirán una serie de informes de seguimiento requeridos para el correcto análisis de la evolución del Servicio. El Proveedor utilizará el sistema de Osakidetza para el registro de incidencias y consultas, y complementará la información de dichos sistemas con sus propias herramientas para elaborar estos informes, posibilitando el acceso de Osakidetza a la información empleada para su confección. Se deberán incluir mínimamente tres tipos de informes de periodicidad mensual: Informes de Seguimiento: Relación detallada de consultas, incidencias, problemas y peticiones, resumen acumulado del mes actual, acumulado del mes anterior y variación neta del mes, etc. Informes del Nivel de Servicio: Grado de cumplimiento de los indicadores, evolución anual, análisis de incidencias o problemas, propuestas de actuación, etc. Evolución de la Documentación Técnica: Aplicaciones documentadas con entidades asociadas, documentación en curso, grado de avance, etc. De lo detallado anteriormente se deriva que el licitador deberá describir en su Oferta: El modelo de control y seguimiento a aplicar durante la prestación del servicio, incluyendo las reuniones de seguimiento a celebrar, su objetivo, su periodicidad, los asistentes necesarios, los controles que deben ser ejecutados, etc. Los informes de seguimiento que deberán obtenerse en cada fase del servicio, y para cada solicitud de trabajo realizada. Se detallará su objetivo y al menos parcialmente, su contenido. Los indicadores de calidad del servicio a medir, y su criticidad asociada. Los métodos de aplicación de las posibles acciones correctoras Página 16/38

17 7 CONTENIDO DE LAS OFERTAS Con carácter obligatorio, las propuestas deberán presentarse en papel y en soporte digital, compatible con las herramientas instaladas en Osakidetza (MSWord 2010, Adobe Acrobat Reader 10). Las ofertas se presentarán en dos modalidades: Oferta resumen ejecutivo, donde se recogerán los aspectos fundamentales de la oferta y sus elementos de valor añadido esenciales, conteniendo la información más relevante para la evaluación de la oferta por Osakidetza según los criterios de adjudicación publicados. Este resumen ejecutivo no podrá superar el número de 25 páginas (25 páginas A4). Oferta completa, donde se podrá explicar y detallar los diferentes aspectos de la oferta, siempre que supongan una información directamente relacionada con los servicios propuestos en el pliego. La oferta completa no podrá superar el número de 300 páginas (300 páginas A4). Ambas modalidades de ofertas se deberán ajustar al siguiente contenido y formato: 1. Introducción Se detalla el contexto en el que se realiza la oferta y las capacidades globales del licitador para entender y satisfacer los requerimientos del contrato. En este apartado se expondrá la estrategia que la empresa ofertante considera apropiada para alcanzar los objetivos del proyecto. 2. Descripción de la solución propuesta Descripción detallada de las herramientas/productos ofertados que a priori se consideran apropiados para la realización del proyecto, justificando su adecuación a los objetivos del mismo y las ventajas que ofrecen frente a otras existentes en el mercado. Se aportará detalle exhaustivo tanto del tipo de licenciamiento y volumen de licencias ofertadas, como de los costes de mantenimiento y soporte y las modalidades del mismo. Se especificará también la arquitectura propuesta, modelo y elementos que la componen, con objeto de garantizar la escalabilidad y continuidad de servicio. 3. Organización y Equipo de Trabajo 3.1. Modelo organizativo: Modelo global del proyecto y del equipo humano, distribución de funciones y responsabilidades, tareas, coordinación, dedicación al proyecto, flujos de comunicación, etc Equipo de Trabajo Dimensión, configuración, perfiles y volumen de horas/perfil, del equipo de trabajo propuesto. Página 17/38

18 4. Mejoras y prestaciones adicionales a las requeridas en el pliego Se valorarán exclusivamente aquellas mejoras relacionadas con la prestación de un soporte post-arranque (soporte telefónico, presencial, etc). Para que sean valoradas estas propuestas, deberán estar suficientemente documentadas, y necesariamente valoradas tanto en cuanto al nivel de esfuerzo (horas por perfil) como económicamente. 5. Plan de Trabajo Descripción específica para cada una de las líneas de trabajo y servicios a prestar: descripción del contenido, estrategia y operativa de trabajo y relación entre tareas. Se incluirá la planificación en el tiempo de cada línea de trabajo, hitos y productos resultantes, que permitirán la certificación del proyecto. Se incluirán los procedimientos a seguir para el control del proyecto, a fin de detectar posibles desviaciones y tomar las acciones correctivas adecuadas. 6. Metodología y Calidad Se describirá la Metodología seguida por el licitador para el desarrollo de proyectos de estas características. Página 18/38

19 8 PROPIEDAD DE LOS PRODUCTOS ENTREGADOS Todos los estudios y documentos, así como los productos y subproductos elaborados por el suministrador como consecuencia de la ejecución del contrato serán propiedad de Osakidetza, quien podrá reproducirlos, publicarlos y divulgarlos, total o parcialmente, sin que pueda oponerse a ello el suministrador autor material de los trabajos. El suministrador renuncia expresamente a cualquier derecho que sobre los trabajos realizados como consecuencia de la ejecución del contrato pudieran corresponderle, y no podrá hacer ningún uso o divulgación de los estudios y documentos utilizados o elaborados en base a este pliego de condiciones, bien sea en forma total o parcial, directa o extractada, original o reproducida, sin autorización expresa de Osakidetza. Página 19/38

20 9 CONFIDENCIALIDAD En consideración al tipo de información procesada, el adjudicatario está obligado a mantener la más absoluta confidencialidad sobre todos aquellos datos y documentos a que tenga acceso con motivo de la adjudicación. A ellos accederán exclusivamente las personas estrictamente imprescindibles para el desarrollo de las tareas inherentes a la misma. Todas ellas serán advertidas del carácter confidencial y reservado de la información a la que tendrán acceso. Todos los ficheros que se pongan a disposición del adjudicatario para la ejecución del contrato son propiedad de Osakidetza y están registrados y sometidos a la salvaguarda que establece la legislación vigente, en especial la relativa a la protección de datos personales. Toda cesión a terceros será perseguida en los tribunales. Osakidetza se reserva el derecho de establecer cualquier tipo de marcaje de los ficheros que se dejarán al adjudicatario, de manera que sus características puedan constituirse como prueba que posibilite localizar el origen y los responsables de las eventuales cesiones. Bajo ningún caso ni circunstancia el adjudicatario podrá suministrar a terceros ni utilizar para sí ni para otros los datos facilitados por Osakidetza para fines distintos a los contemplados en el objeto del presente contrato. El adjudicatario estará obligado a poner en conocimiento de Osakidetza, inmediatamente después de ser detectada, cualquier sospecha de eventuales errores que se puedan producir en el sistema de seguridad de la información. El adjudicatario faculta a Osakidetza para que al terminar el proyecto pueda responsabilizarlo y/o repercutirle los costes derivados de posibles reclamaciones ocasionadas por negligencia y/o falta de confidencialidad del mismo. Adicionalmente y como condición general, todos los servicios prestados deberán contar con las medidas de seguridad y de confidencialidad adecuadas al grado de sensibilidad de la información suministrada, de acuerdo con lo descrito en la LOPD. Página 20/38