EXPEDIENTE: 13C

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1 EXPEDIENTE: 13C PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE HISTORIAS CLÍNICAS Y EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS Y DE REPROGRAFIA INTEGRAL PARA LOS CENTROS INTEGRADOS EN LA PLATAFORMA DE LOGISTICA SANITARIA DE GRANADA. 1.- OBJETO DEL PLIEGO: El objeto del presente Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares consiste en la prestación del servicio de digitalización, almacenamiento y visualización de la historia clínica digitalizada en la historia electrónica del paciente de los centros que integran la PLS de Granada y de sus expedientes administrativos, así como la prestación del servicio de reprografía integral y de modelaje de los mismos: - Realización, (incluyendo el diseño), de modelaje e impresos necesarios para cubrir las necesidades globales de los centros que integran la PLS, quedando supeditadas las entregas a las necesidades periódicas que sean necesarias, sin que la Administración quede obligada a llevar a efecto una determinada cuantía de suministro, conforme al art. 9.3 a) del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. Asimismo, conllevará la puesta a disposición del modelaje en los lugares que designen los respectivos centros, además de fotocopiado con máquinas fotocopiadoras ubicadas en distintas áreas de los centros de la PLS. - Mantenimiento de fotocopiadoras y mantenimiento mediante la reposición periódica y Suministro de material de fotocopiadoras en las Unidades/Servicios, incluyendo el papel, polvo impresor tóner fotocorrector, aceite, mantenimiento preventivo y correctivo de maquinaria y equipos informáticos, repuestos y recambios de piezas, limpieza y puesta a punto, chequeos periódicos, etc.), necesario para cubrir las necesidades globales de la PLS., indicándose en el Anexo I del presente Pliego de Prescripciones Técnicas el número de copias estimado por máquina, quedando supeditado el consumo a las necesidades periódicas que sean necesarias, sin que la Administración quede obligada a llevar a efecto una determinada cuantía de suministro, 9.3 a) del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público. - Servicio de fotocopias y reprografía, que incluirá la creación de un Servicio de Reprografía constituido por: un Servicio de Reprografía Centralizado (SRC) y otros Periféricos (SRP), debiendo el adjudicatario instalar de su cuenta la maquinaria e infraestructura tecnológica necesaria, especificada en el presente 1

2 Pliego de Prescripciones Técnicas, para la realización de este servicio. Dicho servicio contará con la presencia física del personal necesario para el manejo y funcionamiento del sistema de gestión de imprenta, y digitalización para la confección del modelaje e impresos, realización de fotocopias y demás material de reprografía, en horario laboral, responsabilizándose de la recepción de los trabajos necesarios encomendados por los centros, su ejecución y expedición en el tipo solicitado. Los gastos de montaje e instalación, serán de cuenta del adjudicatario. Asimismo, conllevará la puesta a disposición de las fotocopias y material de reprografía en los Centros y Servicios Hospitalarios. - Retirada de toda la maquinaria y elementos auxiliares instalados por la empresa al finalizar el contrato. - Servicio de digitalización, almacenamiento y visualización de la historia clínica digitalizada en la historia electrónica del paciente de los centros de la PLS. - Servicio de digitalización de los expedientes administrativos que determinen los respectivos centros de la PLS. 2.- AGRUPACIÓN.1.: SERVICIO DE DIGITALIZACION DE HISTORIAS CLINICAS Y EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS HISTORIAS CLINICAS El total estimado de historias clínicas a digitalizar por centro son las siguientes: CENTRO Nº HISTORIAS HUVN AGS SUR GRANADA AGS GRANADA NORDESTE AÑADIR DISTRTITO GRANADA- METROPOLITANO TOTALES El promedio de documentos por historia es de 30, con un promedio de 3 páginas por documento, una vez realizado el expurgo. Además se 2

3 digitalizaran los documentos del área de gestión generados durante el periodo de contrato. En el presente contrato se incluye: Expurgo y preparación de la documentación, atendiendo a los criterios de expurgo definidos por la dirección de proyecto de cada centro, en dicho proceso quedarán excluidos aquellos documentos ya recogidos en la historia clínica electrónica. Digitalización y clasificación de la documentación siguiendo los criterios de calidad definidos por el centro Eliminación de los documentos integrados en la historia clínica, conforme a la normativa de aplicación, y expedición del correspondiente certificado acreditativo. Almacenamiento de la documentación digitalizada. Visualización e integración con los sistemas de información corporativos EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS- En este apartado se incluyen la totalidad de los expedientes de carácter administrativo (personal, contratación administrativa, contabilidad) que los distintos centros consideren necesario digitalizar. El número total estimado de expedientes es de El promedio de documentos por expediente es de 8, con un promedio de 3 páginas por documento. En el presente contrato se incluye: Expurgo y preparación de la documentación, atendiendo a los criterios definidos por la dirección de proyecto de cada centro. Digitalización y clasificación de la documentación siguiendo los criterios de calidad definidos por el centro. Almacenamiento de la documentación digitalizada. Visualización e integración con los sistemas de información corporativos y del centro CONDICIONES GENERALES Y CARACTERÍTICAS NECESARIAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Clasificación de la documentación En el proceso de clasificación de la Historia Clínica, por parte de la empresa adjudicataria, se identificarán los diferentes tipos de documentos de acuerdo a los criterios establecidos en el Reglamento de la Historia Clínica aprobado por la Comisión de Documentación Clínica, Información y Estadística del Hospital Universitario Virgen de las Nieves de Granada con fecha 16 de marzo de

4 publicado en la web ( hp) teniendo en consideración la ley 41/2002 de autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, al igual que el conjunto mínimo de datos de los informes clínicos en el Sistema Nacional de Salud establecido en el Real Decreto 1093/2010. Al igual que de acuerdo con el Reglamento de uso de la historia clínica del Área de Gestión Sanitaria Sur de Granada realizado en Motril 23 de noviembre de 2007, aprobado en Comisión de Historias Clínicas y Documentación el 12 septiembre de 2008 y modificado en junio 2013 y aprobada dicha modificación en Comisión de Historias Clínicas y Documentación el 20 de junio de Y también el Reglamento de la Historia Clínica del Hospital de Baza aprobado por la Comisión de Historias Clínicas de fecha 5 de mayo de En Los expedientes administrativos los documentos se clasificarán atendiendo las instrucciones recibidas por la Dirección del Centro correspondiente. A continuación se relacionan los documentos normalizados de uno de los centros que constituyen el catálogo actual del Hospital recogido en el Reglamento de la Historia Clínica aprobado por la Comisión de Documentación Clínica, Información y Estadística del Hospital Universitario Virgen de las Nieves de Granada con fecha 16 de marzo de 2011 publicado en la web ( o.php), que incluye los considerados de contenido mínimo por la ley 41/2002: ADMISIÓN Hoja estadístico clínica Autorización de ingreso Alta voluntaria Consentimiento informado Autorización transfusión de sangre Comunicación de feto muerto Alta voluntaria Autorización de necropsia INFORMES MÉDICOS Informe de alta Informe de enfermería Hoja de urgencias Urgencias pediátricas Informe obstétrico Informe de violaciones Ficha oncológica 4

5 ANAMNESIS Y EXPLORACION EVOLUCIÓN CLÍNICA Hoja de evolución Seguimiento audiométrico Puerperio Trasplante renal PRUEBAS COMPLEMENTARIAS INFORMES ESPECÍFICOS DE SERVICIOS Hoja operatoria Citología Biopsia Exploración ginecológica bajo anestesia Laparoscopia ginecológica Ultrasonidos (obstetricia-ginecología) Bienestar fetal Partograma Endoscopias de urología Ecocardiograma doppler Ecocardiograma doppler color Función pulmonar Informe de medula ósea Radiodiagnóstico Medicina nuclear Necropsia: solicitud-informe provisional HISTORIA DE ENFERMERIA TRATAMIENTOS Hoja de prescripciones Prescripciones dosis unitaria Hoja de interconsulta PROTOCOLOS Metadatos asociados a la documentación Los metadatos asociado a la Historia Clínica digitalizada son: Historia Clínica del hospital, NUHSA (Número Único de Historia de Salud de Andalucía), Unidad Funcional, tipo de episodio (modalidad de asistencia), número de episodio, tipo de documento, fecha del documento, imagen digitalizada, además de otras características propias de la digitalización (fecha digitalización, estado, número de páginas, operador, centro de escaneo, ). 5

6 En el proceso de entrega y recogida de Historias Clínica, la empresa adjudicataria debe colaborar en todos los aspectos para que este proceso sea eficaz y seguro. Los metadatos asociados a la documentación del área de gestión digitalizada son fecha y tipo de documento, además de los propios de la digitalización Digitalización El proceso de digitalización debe garantizar la autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Se realizará un proceso de digitalización certificada, haciendo uso de firma electrónica y sistemas de de sellado de tiempo (timestamping). Se debe tener en cuenta que desde la publicación en el BOE del 30 de julio de 2011 de las Normas Técnicas de Interoperabilidad existe la posibilidad de llevar a cabo la digitalización certificada de documentos en el marco de la administración pública, aplicando los dispuesto en la Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, por la que se aprueba la Norma Técnica de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos. Se dará cumplimiento a las normas técnicas de interoperabilidad, donde se recoge que la digitalización de documentos en soporte papel por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con los siguientes aspectos: Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada, de acuerdo con lo previsto en el artículo 11 (de dicha norma). Nivel de resolución. Garantía de imagen fiel e íntegra. Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización. Las empresas ofertantes deberán presentar en su oferta técnica la infraestructura de hardware y software que consideren necesaria suministrar, para garantizar que la información digitalizada esté disponible a través de la red de cada centro. El mantenimiento de dichos recursos será por cuenta del adjudicatario durante el periodo de digitalización. Se deberá incluir software de digitalización, de indexación y gestor documental (opcional para los centros, que pueda servir de respaldo, para el caso en los que no esté disponible la estación clínica DIRAYA). 6

7 Además se deberá dotar de la infraestructura necesaria para la realización del trabajo de digitalización de la documentación recurrente por parte del personal del centro, es decir, la documentación generada tras el proceso de digitalización de una historia. La empresa informará de forma periódica de la evolución de los trabajos de digitalización, así como cualquier incidencia que pudiera surgir en cualquier fase del proyecto, al director del proyecto de cada centro. En los centros que dispongan de historias clínicas ya digitalizadas, anteriores a este contrato, éstas deberán ser reindexadas según los criterios definidos por el centro, si no se ajustara a las especificaciones definidas en este proyecto Estrategia de digitalización de las Historias Clínicas. La estrategia que se propone es la digitalización de aquellas historias activas de pacientes que vayan a acudir próximamente a alguna asistencia programada al hospital, todas esas historias serían digitalizadas y desde ese momento no se realizaría préstamo físico de las mismas, debiendo ponerse en marcha desde ese momento el circuito para la digitalización de la documentación recurrente que se pueda generar de esas historias. En las siguientes fases se irían digitalizando las historias activas que no tengan programa una asistencia al hospital y finalmente las pasivas y éxitus, el ritmo de digitación de las diferentes fases se irá definiendo con el director de proyecto de cada centro. Esta estrategia deberá ir revisándose para adecuarla a las necesidades del hospital y los profesionales, coordinada por el director de proyecto. El hospital proporcionará a la empresa adjudicataria en formato electrónico, la historias a escanear en cada centro según la estrategia definida por el mismo. A partir del momento en que la historia de un paciente esté en soporte electrónico, cada nuevo episodio, irá digitalizado, estableciendo la estrategia de trabajo para dar continuidad a la historia digital. El personal del propio centro asumirá las labores de digitalización de la documentación recurrente generada tras la digitalización de la historia clínica por parte de la empresa adjudicataria y la generación de nuevos documentos no asistenciales. Se plantea no crear ningún dossier nuevo, una vez se ponga en marcha el proyecto de digitalización. Toda la información en papel generada para un paciente nuevo seguirá el proceso establecido de escaneo del centro correspondiente. 7

8 En aquellos hospitales con información ya digitalizada, la empresa adjudicataria reindexara los documentos de historias clínicas activas según la estrategia definida en este proyecto, mediante la introducción de los datos requeridos. Las historias clínicas pasivas se digitalizarán siguiendo las instrucciones del director del proyecto de cada centro. Esta figura del director de proyecto existirá en cada centro objeto del contrato y será designado por el propio centro. Son funciones del director de proyecto las siguientes: - Definición del protocolo de expurgo. - Definición de la estrategia e instrucciones de digitalización de las Historias Clínicas. - Seguimiento de la prestación del servicio. - Establecimiento de los criterios para la reindexación de las Historias Clínicas ya digitalizadas. - Definición de requisitos y recepción de los informes periódicos relativos al control de calidad del servicio Estrategia de digitalización de los expedientes administrativos. En todo caso se adaptarán a la programación establecida por la Dirección de los respectivos Centros Calidad Los documentos serán digitalizados a una resolución no inferior a 300dpi. Los documentos digitalizados serán en blanco y negro, la excepción a algún documento a digitalizar en escalas de grises o color, será definida por el director de proyecto de cada centro, sólo en el caso de que el blanco y negro invalidará el valor clínico del mismo (gráficas, dibujos,..). La calidad de los documentos digitalizados será la necesaria para su correcta visualización e impresión y será el responsable del proyecto en cada centro, el que determinará la calidad (resolución, profundidad de color, ) y formato final de los documentos digitalizados fruto de la fase de pruebas definida en el proyecto. La empresa adjudicataria deberá realizar un control de calidad del servicio prestado y reportar al director del proyecto en cada hospital un informe periódico del mismo. En caso de que los trabajos realizados no cumplan con las condiciones de calidad exigidas, la empresa deberá repetir los mismos de acuerdo con los requisitos definidos por el director de proyecto de cada hospital. 8

9 Durante la prestación del servicio de digitalización deberán tenerse en cuenta las siguientes situaciones: - Si durante la digitalización apareciese una historia duplicada, la empresa adjudicataria realizaría la unificación de la historia de acuerdo al procedimiento establecido por cada centro, si así lo definiese el centro. - Durante el proceso de digitalización se comprobará la conciliación entre el número de historia del hospital y el NUHSA correspondiente, procediendo a la conciliación de ambos según protocolo establecido por cada centro, si así lo definiese. Una vez escaneada la historia clínica, tanto los documentos expurgados como la documentación digitalizada, la empresa adjudicataria gestionará ésta según el procedimiento establecido en cada centro. El adjudicatario se adaptará a los procesos definidos en el Sistema de Gestión del Servicio de Tecnología de Información y Comunicaciones de cada centro (si así lo tuviera establecido el centro), basado en una metodología orientada a servicios. Igualmente se adaptará a los sistemas de gestión de las diferentes unidades de documentación y archivo de los centros si así lo establece el centro correspondiente Integración de la Historia digitalizada. En la Historia Clínica Electrónica corporativa del Paciente, todos los módulos están integrados entre sí a través de una plataforma de Integración, que es lo que se conoce como BUS Corporativo o ESB. Las aplicaciones ofertadas deberán adecuarse a las normas, procesos y servicios de integración que ofrece la Oficina Técnica de Interoperabilidad (OTI) de la Subdirección de Tecnologías de Información y Comunicaciones (STIC) del Servicio Andaluz de Salud, accesibles a través del portar UNIFICA ( Este portal recoge toda la regulación en cuanto a normas y procedimientos de trabajo que ha identificado la STIC como imprescindibles para el aseguramiento de la calidad de los servicios de intercambio de información prestados a sus clientes así como de calidad de la semántica corporativa necesaria para mantener la coherencia de los procesos. Cualquier aplicación proveedora deberá integrarse con el sistema de información corporativo mediante los servicios que ofrece la OTI para los datos socio-demográficos, hospitalización, citas y notificación y entrega de resultados según los casos. En general, estos servicios hacen uso del estándar HL7 v2.5. 9

10 La información clínica digitalizada se incorporará a la historia clínica electrónica, estas integraciones deberán estar certificadas por la OTI en entornos de preproducción y verificadas funcionalmente por el personal técnico del Hospital antes de su puesta en producción. Todos los detalles del proceso de certificación se hallan en Unifica y cualquier duda al respecto puede ser aclarada a través del correo interoperabilidad.oca.sspa@juntadeandalucia.es. Este proceso de certificación incluye de forma ineludible la presentación de un análisis previo de uso de la información en el que se definan el flujo de trabajo del circuito cubierto en formato estándar BPMN, datos maestros a consumir, eventos que disparan los intercambios de información, etc. Una vez superado el proceso, la aplicación aparece como certificada en el Catálogo de Aplicaciones Certificas para el uso de Servicios de la STIC constando versión, centro y servicios certificados. No se autorizará el consumo de ninguna información a aplicaciones no certificadas en todos los extremos contemplados en el proceso. Cualquier referencia a pacientes en las bases de datos tendrán como identificador principal de paciente el NUHSA (identificador único de historia de salud andaluz) y en el caso que sea necesario en función del estudio mencionado en el párrafo anterior, deberán tener actualizados los datos maestros de Centros, Unidades Funcionales, Profesionales, etc. según los identificadores a nivel corporativo y en modo de sólo lectura. Los costes asociados a la integración de las aplicaciones adquiridas en este contrato correrán a cargo de la empresa adjudicataria durante todo el proceso de vigencia del contrato, incluyendo las evoluciones necesarias para mantener su funcionalidad en caso de la evolución de los propios servicios por parte de la Organización Almacenamiento y Servidores Los ficheros conteniendo las imágenes digitalizadas y sus metadatos asociados deben de ser accesibles sin demora por parte de la Estación Clínica DIRAYA. La función principal del Almacén, será la de gestionar el almacenamiento de las historias clínicas digitalizadas manteniendo los índices y metadatos asociados, garantizando la integridad de las imágenes y preservando la seguridad de los accesos y el registro de los mismos. Así mismo, la 10

11 aplicación de Digitalización deberá disponer de un catálogo de servicios a través de los cuales se podrán integrar los Sistemas de Información Corporativos. Las aplicaciones que se adquieran deberán ser preferiblemente aplicaciones WEB. Se valorara que la solución ofertada este implementada sobre un modelo de arquitectura n-capas, basada en servidores Web, servicios Web, servidores de aplicaciones, bases de datos relacionales y clientes web. En el portal UNIFICA se recogen las especificaciones a nivel corporativo para el desarrollo de la aplicación, servidor de aplicaciones, base de datos, Para las aplicaciones WEB, se dispondrá a nivel central de servidores web basados en Sistema Linux (WebLogic, Apache Tomcat) o Windows server 2008 R2 (Apache Tomcat, Internet Information Server). La solución deberá ser compatible a nivel servidor y cliente con el software Antivirus Corporativo y los definidos por el servicio de TIC. Las excepciones a nivel de carpeta/directorio deberán indicarse. Los sistemas y sus aplicativos deben admitir, sin excepción alguna, las actualizaciones o parches Críticos y de Seguridad recomendados por el fabricante del sistema operativo. Dichas actualizaciones se ejecutarán a criterio del Servicio de Informática en el horario más oportuno. A ser posible, será el proveedor del aplicativo el que ejecute estas actualizaciones. El proveedor ha de suministrar las licencias de fabricante de todos los productos a instalar, quedando a disposición del centro. En el portal UNIFICA se recogen las especificaciones a nivel corporativo para el desarrollo de la aplicación, servidor de aplicaciones, base de datos, Se valorará el uso del hardware que se encuentre instalado en el CPD provincial, tanto a nivel de servidores y su software de base (sistemas operativos, VMware, etc.) así como de los sistemas de almacenamiento disponibles. Cuando los productos necesiten hardware adicional de carácter central, éste deberá integrarse como ampliación en la estructura de equipamiento del CPD. Las aplicaciones que requieran navegación WEB deberán poder usar indistintamente Firefox o Internet Explorer 6,7 8 o superior. La gestión de usuarios en cualquier aplicación (altas, bajas y modificaciones de perfiles) se realizará bajo el marco de Gestión de Identidades establecido en el centro, validándose contra el Servicio de Directorio Activo corporativo, 11

12 al menos para validar los usuarios y las contraseñas de los mismos. Las aplicaciones no ofrecerán utilidades para gestionar usuarios en modo local. Se atenderá a las políticas aprobadas por el centro de Directorio Activo aplicadas tanto a usuarios como a equipos. Las aplicaciones que se oferten, deberá cumplir con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 del 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. El software deberá ser compatible con sistemas CITRIX y además permitir su distribución en paquetes estándar de Microsoft a través de Dominio con despliegue silencioso en el puesto cliente. Las aplicaciones deberán de poder ser ejecutadas sin privilegios de administrador local de los equipos. Además, la actualización del software no debe necesitar privilegios de Administrador local del equipo. El proveedor/adjudicatario del software debe proporcionar la documentación requerida: Manual del usuario. Manual de Instalación y Administración. Licencias en caso de ser necesarias Tareas a realizar en caso de mantenimiento/actualización Toda la documentación proporcionada estará en lenguaje castellano o, en su defecto, en inglés. Respecto al sistema de almacenamiento, la empresa adjudicataria proporcionará el Hardware y Software del Sistema de almacenamiento necesario para almacenar la documentación digitalizada en el presente contrato, incluyendo el soporte a 4 años y la prórroga en su caso, instalación y puesta en marcha del mismo. La arquitectura que se implante debe incluir mecanismo de redundancia y alta disponibilidad a nivel de hardware y software. Igualmente, el sistema debe ser escalable. Las copias de seguridad deben integrarse con los sistemas de backup definidos por el centro. La aportación de hardware central para la instalación de los aplicativos del pliego actual estará orientada a incrementar la arquitectura de virtualización existente en CPD, Vmware ESXi, Citrix XenServer y Microsoft Hyper-V Server. 12

13 Si no existe aportación de hardware y se utiliza la infraestructura de servidores del hospital, se instalará sobre una máquina virtual, dotándola con la cantidad de recursos necesarios según especificaciones del proveedor debidamente justificadas. En este caso, el software de virtualización es Vmware ESXi, Citrix XenServer y Microsoft Hyper-V Server. Bajo ningún concepto se permitirá el uso de sistemas hardware de protección en los servidores, como mochilas de ningún tipo. Sobre el Sistema Operativo de los servidores será mínimo Windows server 2008 R2 en el que: El proveedor ha de suministrar las licencias de fabricante de todos los productos a instalar, quedando a disposición del hospital. Todos los sistemas y sus aplicativos deben admitir, sin excepción alguna, las actualizaciones o parches Críticos y de Seguridad recomendados por el fabricante del sistema operativo. Dichas actualizaciones se ejecutaran a criterio del Área de Ingeniería de Sistemas y Comunicaciones en el horario más oportuno. A ser posible, será el proveedor del aplicativo el que ejecute estas actualizaciones. Cualquier sistema Microsoft Windows estará integrado en el Dominio local del centro. En caso necesario, se crearán administradores externos de estos sistemas siguiendo los criterios y restricciones establecidas por el Servicio de Informática. La aplicación de digitalización y visor de documentos serán suministrados sin coste de licenciamiento, independientemente del número de usuarios nominales o concurrentes o cpu. Además se deberá proporcionar los servicios de soporte autorizados por el desarrollador y todas las actualizaciones que puedan surgir durante la vigencia del contrato. Sistema de Base de Datos. Como normas generales relativas al Gestor de Base de Datos, se tendrán en cuenta las siguientes: Los datos deben ser centralizados bajo el gestor de bases de datos Oracle RAC 11g. 13

14 Se crearán los esquemas necesarios y nunca instancias nuevas. Cada esquema debe contar de forma separada con un tablespace para datos y otro para índices. Antes de la creación completa del esquema se deberán enviar el conjunto de sentencias DDL (lenguaje de definición de datos) para su evaluación y aprobación por el administrador de la bbdd. Una vez creado el esquema y los objetos correspondientes, antes de iniciar la producción se pasarán los test aconsejados por ORACLE y la STI. Este conjunto de normas y buenas prácticas (CNO) está disponible públicamente en el portal Unifica ( Una vez en producción, en caso de detectarse un consumo excesivo recursos que afecten a los demás esquemas y usuarios de la base de datos, se procederá a su evaluación por el administrador de la base de datos y en caso de necesario se requerirá la evaluación y auditoría por expertos en Oracle, cuyo disponibilidad estará a cargo de la empresa suministradora del aplicativo. Cualquier actuación y/o modificación sobre el esquema asignado debe ser comunicado previamente a informática del hospital EQUIPOS DE TRABAJO Y PLAZOS DE EJECUCIÓN La empresa adjudicataria asignará un equipo de digitalización para cada centro objeto del contrato, así como el equipamiento necesario para el desarrollo de sus tareas. Además presentará un informe de gestión de los diferentes equipos de trabajo, describiendo los procesos, que deberá adaptarse a las necesidades de todos los centros. En el caso de propuestas de descentralización de alguno de los procesos de trabajo, la empresa adjudicataria detallará las medidas de seguridad adoptadas, asumiendo toda la responsabilidad de las tareas incluidas en dicho proceso. En la propuesta de trabajo de la empresa se debe reflejar el proceso para que en el momento que comience el proceso de digitalización no se envíen historias en formato papel y por tanto, sólo se utilice el formato digital. En dicho proceso debe quedar reflejado el plazo de respuesta para poner 14

15 disponible la historia clínica digitalizada para aquellas solicitudes no programadas (urgencias, actividad no programada El adjudicatario utilizará la herramienta para gestión de incidencias utilizado por el todos los servicios de Tecnología de la Información y Comunicaciones (TIC) del Servicio Andaluz de Salud (webceges). La digitalización de las Historias Clínicas se realizará de forma simultánea en todos los centros objeto del contrato, fijándose por cada uno de ellos el ritmo en que se llevará a efecto tanto para éstas como para sus expedientes administrativos. Los expedientes administrativos se digitalizarán siguiendo el siguiente orden de acuerdo a las instrucciones determinadas por el director de proyecto de cada centro: 1º) Expedientes de personal. 2º) Expedientes de contratación. 3º) Expedientes de contabilidad DOCUMENTACIÓN REQUERIDA La empresa ofertante presentará los siguientes informes/documentos: Oferta técnica de infraestructura de hardware y software, adecuándose a los criterios establecidos según normas recogidas en el portal UNIFICA, cubriendo las necesidades del proyecto en cada hospital. Propuesta de procedimiento de trabajo adaptado a las necesidades de cada hospital, definición de las fases y cronograma del mismo. Informe de los procedimientos a desplegar para el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos, acceso controlado, gestión y seguridad de documentos. Cláusulas de confidencialidad. Cuantas certificaciones consideren oportuno, para acreditar el aseguramiento de calidad NORMATIVA A APLICAR Durante la prestación del servicio, la empresa adjudicataria debe tener en cuenta la regulación legal actual y cualquier otra que se actualice durante el contrato. La normativa actual que debe considerarse es: Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. 15

16 Ley 41/2002 de 14 de Noviembre, Básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Resolución 184/2003, de 3 de marzo. Instrucciones sobre el procedimiento de ordenación y gestión de la documentación clínica en centros asistenciales del SAS Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal Real Decreto 1093/2010, de 3 de septiembre, por el que se aprueba el conjunto mínimo de datos de los informes clínicos en el Sistema Nacional de Salud. Orden 8 de julio de 2009, por la que se dictan instrucciones a los centros del sistema sanitario público de Andalucía, en relación al procedimiento de Consentimiento informado. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. Orden de 11 de octubre 2006 de la Consejería Justicia y Administración Pública (BO. Junta de Andalucía 27 octubre 2006) Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma Electrónica. Reglamento de la Historia Clínica aprobado por la Comisión de Documentación Clínica, Información y Estadística del Hospital Universitario Virgen de las Nieves de Granada con fecha 16 de marzo de 2011 publicado en la web ( ento.php). Guía de Aplicación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad. Esquema Nacional de Interoperabilidad. Ministerio de Política Territorial y Administración Pública AGRUPACIÓN 2: SERVICIO INTEGRAL DE REPROGRAFIA Y MODELAJE.- El Servicio integral de Reprografía incluye los siguientes elementos: Suministro de Modelaje. Equipos Multifuncionales. Mantenimiento integral de equipos, instalaciones de fotocopiadoras y mantenimiento mediante la reposición periódica y suministro de 16

17 materiales o consumibles para las fotocopiadoras en las Unidades y Servicios. Servicio de Fotocopias y Reprografía Centralizado donde se elaborará el modelaje. Servicio de Reprografía Periférico. Gestión Digital del catálogo de impresos CONDICIONES GENERALES Y CARACTERISTICAS NECESARIAS EN LA PRESTACION DEL SERVICIO. A) Suministro de Modelaje, indicados en el Anexo II del presente Pliego. Dicha fabricación se realizará en el Servicio de Reprografía Centralizado, definido más adelante. No obstante, si por la tipología del documento éste no pudiera realizar en dicho servicio, podrán utilizarse recursos externos (imprentas especializadas), sin que las mismas suponga un régimen diferente en cuanto a plazos de entrega u otras circunstancias de régimen económico. Los impresos y modelaje deberán realizarse según las especificaciones y el diseño que se facilitarán al adjudicatario estando todos ellos encuadrados en algunos de los tipos especificados en el Anexo II de este Pliego. Los Centros podrán modificar impresos, tanto en su diseño de texto como en el formato de papel definido, durante el periodo de vigencia del contrato, ajustándose a las características del referido Anexo II. Asimismo se podrán incluir aquellos otros que en cada momento se consideren necesarios. La empresa adjudicataria creará una base de datos de formularios y plantillas en formato PDF de todos y cada uno de los modelos incluidos en el contrato, así como de aquellos que durante la ejecución del mismo pudieran incorporarse. El software de gestión posibilitará que cada unidad peticionaria pueda canalizar sus necesidades a través de dicha herramienta y obtener información detallada y puntual de las peticiones pendientes de entrega y de los consumos registrados por cada uno de los centros de consumo definidos. Las características mínimas del software son las que a continuación se detallan: El licitador podrá ofrecer una solución software, bajo entorno web para la gestión de pedidos de artículos de reprografía y modelaje. 17

18 Al ser una herramienta destinada a todos los usuarios del área hospitalaria provincial, debe tratarse de una herramienta intuitiva y fácil de usar, además de integrable con los sistemas corporativos del SAS. Su disponibilidad será 24 x 7 x 365. Requisitos mínimos: A nivel de Sistema de control de accesos y administración: o Acceso basado en navegador a través de todos los principales navegadores (Mac y PC) o Acceso seguro basado en el correo electrónico del usuario y un código de seguridad. o Definición y asignación de perfiles y grupos de usuarios. o Definición de alertas (asignación de cuotas, seguimiento de estado del pedido, etc.) o Definición de procesos de autorizaciones, cuotas de gasto por perfiles y usuarios, etc. o Administración de catálogos de productos. o Facilidad de actualización y mantenimiento. o Administración del límite de gasto de cada usuario o departamento. o Control y monitorización de pedidos realizados por los usuarios. A nivel de Sistema de gestión de pedidos: o Acceso a catálogo y sub-catálogos prefijados ilimitados, con la inserción de imágenes en miniatura, descripción técnica del producto, precios unitarios, códigos de producto, etc. que permita la identificación de forma única de cada producto. o Capacidad para la personalización de documentos a partir de plantillas predefinidas. o Capacidad para petición de pedidos a partir de documentos o ficheros elaborados por el usuario en su entorno de trabajo. La plataforma debe permitir su carga en el sistema y definir las características del mismo (modo de acabado, tipo de soporte, tirada, etc.) Por ejemplo, cartelería bajo demanda, folletos, dípticos, trípticos informativos, libros o guías puntuales, etc. o Notificaciones a los usuarios del estado de su pedido vía correo electrónico. 18

19 o Posibilidad de guardar pedidos realizados para su posterior reutilización. A nivel de Sistema de control y reporte: o El sistema debe controlar el proceso de compra en su totalidad, desde la emisión del pedido hasta la entrega final al solicitante, permitiendo una auditoria constante de cada proceso de compra y suministro. o Posibilidad de permitir la introducción de dirección de entrega personalizada y diferente a la definida por defecto en cada usuario. o Asignación automática de los códigos únicos de órdenes de compra y referencias, en relación con los sistemas corporativos del SAS. o Notificaciones a los aprobadores del estado de los pedidos bajo su supervisión vía correo electrónico. o Fácil acceso para las aprobaciones. o Posibilidad de inserción de comentarios al proceso de aprobación, desde el punto de vista del solicitante o del autorizador. o Emisión de informes y estadísticas de uso y consumo de artículos solicitados. La distribución del modelaje será por cuenta del adjudicatario, debiendo entregar la mercancía en los puntos de recepción que señalen cada uno de los centros que integran la PLS. El Servicio de Reprografía Centralizado atenderá directamente las peticiones que provengan de las diferentes unidades peticionarias, que son los diferentes servicios y unidades de la PLS. (GFHs). El Servicio de Reprografía Centralizado deberá empaquetar y distribuir a las unidades peticionarias de la provincia, entregando directamente en sus ubicaciones el servicio o suministro solicitado, acompañadas del albarán de entrega correspondiente validado por la dirección de la PLS o en quien ésta delegue. Para ello, se tendrá en cuenta por cada modelo o producto, si la producción puede realizarse bajo demanda (no requerirá un pedido mínimo por trabajo) o bajo pedido mínimo (requerirá fracciones de entrega), para establecer los plazos de suministro más adecuados, donde se tendrá en cuenta. 19

20 B) Equipos Multifuncionales que el adjudicatario debe instalar en las Unidades y Servicios necesarios para prestar un adecuado servicio. A efectos meramente orientativos en el presente Pliego se indican la ubicación y características de los equipos instalados actualmente en algunos centros, siendo obligación del licitador concretar en su memoria técnica cual es su propuesta. Al inicio del contrato se determinará por las Direcciones de Servicios Generales de los Centros la ubicación de los equipos, si bien el adjudicatario vendrá obligado a realizar los cambios de ubicación, ampliaciones o supresiones que durante la ejecución del contrato pudieran producirse. Asimismo los equipos se adaptarán a las nuevas características técnicas que pudieran ser necesarias en función de su actividad. C) Instalación y mantenimiento integral de equipos, y mantenimiento mediante la reposición periódica y suministro de materiales o consumibles para los equipos multifunción en las Unidades y Servicios. El suministro de materiales de las mismas, incluirá el papel, polvo impresor tóner, fotorreceptor, aceite, etc., y todo lo necesario para el correcto funcionamiento de las mismas. D) Servicio de Fotocopias y Reprografía Centralizado. Consiste en el servicio de impresión, fotocopiado, escaneado y fax de las unidades y servicios por medio de equipamiento multifuncional para cubrir las necesidades globales de la PLS, junto con la solución software que permita la monitorización remota para su mantenimiento integral. El contrato conlleva la puesta a disposición de la PLS de los equipos multifuncionales nuevos en los lugares a determinar y con la gestión remota mediante la solución software con las siguientes características técnicas mínimas: - Conexión con los equipos multifuncionales periféricos al aplicativo informático existente en las instalaciones de la PLS. - Gestión remota centralizada de todos los dispositivos, incluyendo: la gestión de spooler de impresión, la gestión de estado y funcionamiento de los fungibles y consumibles y la gestión de accesos por nivel de usuario y grupos. - Sólo serán accesibles los equipos mediante la identificación de usuario / unidad / servicio o tarjeta de proximidad del usuario. - La configuración de los equipos deben permitir el control previo de la producción documental, pudiéndose establecer límites en las copias, impresiones y escaneos a los usuarios o departamentos. - La solución propuesta deberá poder entregar estadísticas de producción 20