MANUAL PARA GENERAR NÓMINA HONORARIOS

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 16 MANUAL PARA GENERAR NÓMINA HONORARIOS Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 16 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC Flujograma General Ingreso a la Aplicación ICEBERG PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA HONORARIOS Flujograma Proceso para Realizar Nomina Honorarios Configurar Tipo de Nómina Abrir Calendario de Nómina Ingreso de Concepto para Nómina Liquidar Nómina Acumular Nómina Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina de Honorarios, donde encontramos: a. Ingreso de novedad para generar la nómina. b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa ICEBERG para mejorar los procesos. c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG. 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de Honorarios a empleados de su organización 1.3 ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos de la nómina administrativa para detectar las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso. 1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un determinado orden el cual esta instaurado en este manual de Usuario. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1 Tabla de Comandos Objeto o Tecla descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo arriba Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo. 3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC 3.1 Flujograma General Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / Ingreso a la Aplicación ICEBERG Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo + se desplegaran los submenús. ++: Despliega todos los submenús del árbol --: Cierra todos los submenús del árbol Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA HONORARIOS. 4.1 Flujograma Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / Proceso para Realizar Nomina Honorarios Configurar Tipo de Nómina Se ingresa por ICEBERG - TALENTO HUMANO - nómina - administración - Tipo de Nómina asignada a Usuarios En la sección Usuario x Tipo de nómina se selecciona la opción HONORARIOS CONSILIATURA y se selecciona abierta, se verifica que las demás estén cerradas y se guarda con F10 y salir de la ventana. Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / Abrir Calendario de Nómina Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Calendario Nómina Descripción: Se ingresa un nombre relacionado, mes y año a liquidar Estado: verificar que se encuentre solamente abierto este calendario Año: año actual Número Periodo: Corresponde al número del mes a liquidar Orden del periodo: Se genera a partir del número 0 Periodo: Se ingresa mes, año a liquidar sin espacios o carácter Fecha inicia: Se digita el primer día del mes Fecha Fin: Se digita fecha final del mes Agrupador: se utiliza el agrupador HOR Novedades: Todas las opciones en No Procesos: liquidado. En No Se guarda con F Ingreso de Concepto para Nómina Luego se ingresa al menú principal a la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina- Novedades -Valor /porcentaje/cantidad Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 16 Aquí se pulsa F7 y se ingresa el concepto de honorarios (1000) y se pulas a F8 y se marca la pestaña de Porcentaje y se quita la de Consulta, se coloca el cursor en la celda de Empleado se pulsa F7 y se digita el código del empleado y se pulsa F8 en la columna se coloca el porcentaje que recibe ese empleado y al pulsar tabulador los demás columnas cargan automáticamente la información, para ingresar un empleado nuevo se pulsa F6. El valor que se ingresa en porcentaje es de 0,5 para medio salario mínimo, 1 para salario completo y así sucesivamente, luego se guarda con F10, para terminar se liquida y se acumula. Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / Liquidar Nómina Al realizar ajustes para generar la Pre-liquidación de la Nómina Honorarios. Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina liquidación Se selecciona Pre-nómina, se pulsa tabulador se verifica que el calendario de nómina sea el correcto y se pulsa en el botón liquidar. Se revisa que se haya realizado correctamente la pre-liquidación y se procede a liquidar la nómina Honorarios en definitiva, se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina liquidación Se selecciona Definitiva, se pulsa tabulador se verifica que el calendario de nómina sea el correcto y se pulsa en el botón liquidar. Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / 16 Para verificar si la nómina se liquidó correctamente se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO-NOMINA- Calendario de nómina Acumular Nómina Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO Nómina - Acumular Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y se pulsa en el botón Acumular Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / 16 Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK Después de este proceso la nómina ha quedado acumulada y se verifica ingresado por: ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / 16 Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, esté marcada la opción Si Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / 16 Por último se genera un archivo plano de la nómina para ser enviada al Banco, se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina Reportes Transferencia de Fondos - Archivo Plano Colmena Se genera un archivo en la carpeta C:\TMP\pagos.net este archivo informa los pagos que se harán por consignación Luego muestra la siguiente pantalla se selecciona y se pulsa Enter para continuar Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / 16 Se verifica que el archivo se generó y se guardó en la carpeta TMP. Luego se genera un listado con las personas que recibirán pago en cheque, se ingresa al menú por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina Reportes- PRENÓMINA LIQUIDADO- Relación de pagos en efectivo/cheque Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 16 Se genera un reporte con los empleados que recibirán cheque para el pago. Página 16