Guía de Apoyo Administrativo para Capacitaciones SNCM 2009

Transcripción

1 Guía de Apoyo Administrativo para Capacitaciones SNCM 2009 Municipios que participan del Programa de Apoyo a la Acreditación con financiamiento del Sistema Nacional de Capacitación La presente guía está destinada a los municipios que participan del Programa de Apoyo a la Acreditación de los Servicios Municipales y tiene por propósito aclarar y detallar los procesos para ejecutar los cursos de en el marco del Sistema Nacional de Capacitación en su componente de Asignación Comunal. A continuación, se explican los procesos principales de los cuales deberá hacerse cargo el municipio, a través de sus contrapartes municipales. Estos son: 1. Financiamiento Municipios tipo A y Tipo B, Plazos de Postulación y Ejecución. 2. Contenidos a Capacitar. 3. Ofertas de Capacitación. 4. Proceso de presentación de propuestas a financiar. 5. Cronograma de trabajo. 6. Antecedentes Obligatorios para presentación de propuestas. 7. Aprobación y ejecución de los cursos. 8. Solicitud de recursos. 1. Financiamiento Municipios tipo A y tipo B, Plazos de Postulación y Ejecución El financiamiento de las capacitaciones será a través del Sistema Nacional de Capacitación. En la tabla se especifican los montos a financiar, los plazos de presentación de las propuestas y su ejecución. Municipios Cantidad de Cursos Monto Convenio Plazo Presentación de Propuesta Tipo A 3 cursos $ 12 millones Hasta 26 junio Tipo B 2 cursos $ 8 millones Hasta 26 junio Plazo Ejecución Hasta 30 Noviembre Hasta 30 Noviembre Contraparte Subdere Pamela Vizcarria Pamela Vizcarria Pamela Bizcarria: pamela.vizcarria@subdere.gov.cl, teléfono:

2 2. Contenidos a capacitar El procedimiento regular del componente Asignación comunal del Sistema Nacional de Capacitación Municipal considera un conjunto de áreas temáticas, las cuales se indican a continuación: Capacitación en Habilidades Técnicas Capacitación en Desarrollo de personas 1. Alfabetización Digital Básica 2. Herramientas de Office Nivel Intermedio 3. Herramientas de Office nivel avanzado 4. Planificación Estratégica 5. Normativa Municipal Básica 6. Gestión de Archivos 7. Control de Gestión. 8. Redacción y Ortografía. 9. Planificación Territorial 1. Atención de Público 2. Gestión del cambio Organizacional 3. Liderazgo 4. Negociación y Resolución de Conflictos 5. Comunicación interpersonal 6. Iniciativa y emprendimiento 7. Trabajo en equipo 8. Gestión Por Competencias 9. Gestión de Recursos Humanos 10. Gestión del Desempeño 11. Desarrollo Organizacional 12. Selección de Personal Los municipios incorporados al Programa de Apoyo a la Acreditación de los Servicios Municipales deberán privilegiar los siguientes cursos: NOMBRE OBJETIVO CONTENIDOS 1.- Curso de Gestión por Procesos Profundizar en el conocimiento de los procesos organizacionales y sus interrelaciones, con un enfoque que facilite el análisis de datos resultantes de la gestión sistemática de los mismos. El propósito es agregar valor a los procesos, a partir su eficiencia, eficacia y flexibilidad. Concepto de proceso y sus interrelaciones Identificación de diversos tipos de procesos al interior de su organización Mapa de procesos Personal para gestión por procesos Planificación de los procesos Gestión sistemática de los procesos Técnicas estadísticas descriptivas para la gestión de los procesos Medición y monitoreo de los procesos Gráficos de control Análisis de los datos e indicadores Agregación de valor a los procesos 2.- Curso de El objetivo general del curso será, que al término de éste, Identificar y aprender las razones por las cuales la organización debe orientarse hacia el cliente. 2

3 Atención de Usuarios y Usuarias 3.- Curso de Formulación y evaluación de proyectos el participante deberá ser capaz de disponer de las habilidades interpersonales y de ayuda necesaria para otorgar una buena atención de público, y comprender cuáles son los escollos u obstáculos que impiden una buena relación con usuarios y usuarias Entregar a los funcionarios municipales, a través de la teoría y ejercicios prácticos, conceptos, criterios y elementos técnicos, necesarios para el diseño, formulación y evaluación de proyectos. Aprender procesos de decisión y respuesta a las necesidades del usuario (a) Identificar modelos de atención optima de público Calidad, eficiencia, efectividad y satisfacción del cliente Procesos de comunicación y escucha activa. Flexibilidad del comportamiento y pensamiento estratégico. Potenciar habilidades personales y sociales. Desarrollar actitud empática, cortés y dinámica frente al público Conocer la importancia de la comunicación verbal y no verbal a través de técnicas de atención de público Gestos y movimientos corporales Manejo de la voz Tratamiento de objeciones y reclamos Aprender estrategias para manejo de situaciones difíciles, problemas y conflictos Entrenamiento en tolerancia, respeto, cooperación y autocontrol Desarrollo comunal de la política de inversiones. Lineamientos de estrategia y el proceso de inversión nacional. Inversión y crecimiento. Inversión pública e inversión privada en el proceso de desarrollo municipal. Sistema Nacional de Inversiones y Banco Integrado de Proyectos. Estructura, características y modo de operación del Sistema Nacional de Inversiones. El proceso presupuestal. Estructura y características del Banco Integrado de Proyectos BIP. El ciclo de vida de los proyectos. Preinversión: La idea, el perfil, la prefactibilidad, la factibilidad y los diseños de ingeniería. Importancia, contenido y características de cada una de las etapas, Inversión: ejecución. Etapa de operación, justificación e importancia del ciclo de vida. Evaluación ex - ante, seguimiento y control y evaluación ex - post de proyectos. Identificación de proyectos: Análisis de problemas y búsqueda de soluciones. Árbol de problemas y de objetivos para la formulación de alternativas del proyecto. Causas y efectos, medios y fines. Descripción del problema. Análisis y planteamiento de alternativas de solución para satisfacer el objetivo identificado. Preparación de Proyectos. Diagnóstico y optimización de la situación actual. Población de referencia y población objetivo. Análisis de la demanda y su proyección. Estudio de la oferta y producción actual. Determinación del déficit. Identificación de alternativas. Determinación del 3

4 tamaño del proyecto y su evolución. Estudio de localización del proyecto. Aspectos tecnológicos e institucionales. Requisitos de operación y mantenimiento, consideraciones ambientales. Fundamentos de Matemática Financiera y Flujo de Fondos. Valor del dinero en el tiempo. Valor futuro y valor actual. Tasas de interés compuesta y simple. Anualidades. Inflación y tasa de interés. Flujo de fondos. Estado de resultados. Depreciación. Gastos financieros. Ajustes al estado de resultados. Comparación flujo privado flujo social. Inversión inicial. Capital de trabajo. Horizonte de evaluación. Tratamiento de la inflación en flujo de fondos. Evaluación social de proyectos. Introducción a la evaluación social de proyectos, las externalidades como elemento distintivo de la evaluación económica. Ajustes al precio de los insumos y productos en presencia de discrepancias entre el costo social y privado. Los precios sociales: divisas, mano de obra y capital. Las metodologías de costo eficiencia para la evaluación de proyectos sociales sectoriales 4.- Curso de Normativa de Servicios Municipales Capacitar a los Funcionarios Municipales en las diversas materias legales que incidan en su gestión interna, con la finalidad de tener una visión comprensiva de los cambios legales que modifican continuamente las funciones y naturaleza de la acción municipal. Comprender el Marco Jurídico del conjunto de normas constitucionales, legales y reglamentarias y criterios jurisprudenciales que regulan la organización y funcionamiento de las municipalidades, específicamente en lo referido a la normativa que regula la entrega de los Servicios Municipales a la comunidad. 4

5 5.- Curso de Liderazgo y trabajo en equipo para la gestión de calidad Fortalecer al RRHH municipal para desarrollar, mejorar o fortalecer habilidades y destrezas personales para liderar y/o motivar equipos de trabajo. Comprender las diferencias entre equipo y grupo Conocer las características y elementos que componen un equipo eficaz Conocer cómo planificar y organizar el trabajo en equipo Identificar los problemas más habituales de un equipo y cómo resolverlos Reconocer las fases de formación, tormenta, normalización y productividad de un equipo, y cómo actuar en cada una de ellas Desarrollar la habilidad de identificar los roles dentro de un equipo para poder utilizar las mejores capacidades de cada persona Practicar el estilo de dirección apropiado a cada situación Desarrollar habilidades para: delegar, tomar decisiones y resolver problemas Comprender las características de un equipo eficaz: habilidades, objetivos comunes, implicación y responsabilidad, comunicación Utilizar las últimas tendencias en motivación, sus componentes y acciones que se pueden emprender para mejorar la satisfacción del empleado Conocer métodos de evaluación del rendimiento y desarrollo de las personas. Identificar oportunidades y problemas que demandan liderazgo, dentro y fuera de la municipalidad. Pensar sistémicamente e intervenir estrategicamente. Ejercer liderazgo con y sin autoridad Potenciar la capacidad creativa individual y grupal Convertir propósito y compromiso en efectividad Utilizar teorías, estrategias, dinámicas y tácticas de liderazgo 6.- Curso de Familia de Normas ISO 9001 Proporcionar a través de prácticas y colaboración de los participantes, las bases para la interpretación de los requisitos de las normas ISO 9001:2000 y así fortalecer las acciones para un eventual proceso de implementación del sistema de gestión de la calidad en su organización municipal. Sobrevivir en un rol de liderazgo Introducción a la calidad, la normalización y su importancia. Introducción al estudio de la Organización Internacional para la Normalización, objetivos, tareas y funcionamiento.. Brindar herramientas para la planificación e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de la familia ISO 9001 Modelo y requisitos de ISO 9001:2000 Auditorias Interna de Calidad ISO 9001:2000 Documentación de un sistema de Calidad ISO 9001:2000 Conocer y comprender la importancia del cambio para la aplicación de las normas ISO 9001 en la organización. Comprender los fundamentos con relación al 5

6 7.- Curso de Gestión del presupuesto e ingresos municipales 8.- Curso de Gestión de la municipal Aprender a formular, diseñar e implementar Políticas Financieras -medidas y mecanismos viables- que tiendan normar y a aumentar los ingresos actuales, generar nuevos ingresos, disminuir gastos, mejorar la gestión del patrimonio y racionalizar la administración y manejo de las finanzas municipales. Conocer y aplicar estrategias para el área de interviniendo en el proceso administrativo, instrucción y seguimiento a fin de optimizar el desarrollo del capital humano y de la organización municipal. Contratar una que provea a las instancias municipales correspondientes (encargado de recursos humanos, comité bipartito, asociación de funcionarios, etc.) de las herramientas, competencias y habilidades necesarias para gestionar el ciclo de en el municipio. Entre otros aspectos, se deben definir los procedimientos y herramientas para identificar necesidades de alineadas con proceso de acreditación y certificación. Fuentes de ingresos tradicionales. Análisis de la estructura del presupuesto de ingresos municipales de los últimos tres años. Fuentes de gastos tradicionales. Análisis de la estructura del presupuesto de gastos municipales de los últimos tres años. Listado dimensionado de las posibles nuevas fuentes de ingresos y de gastos previsibles para un escenario de 5 años. Identificación, caracterización y determinación del uso de las propiedades municipales. Catastro valorizado del patrimonio municipal (activo fijo). Balance ejecutado de fuentes/gastos en relación con los objetivos estratégicos y la operación del municipio. Balance proyectado de fuentes/gastos en relación con los objetivos estratégicos y la operación del municipio. Políticas y plan de acción referido a los siguientes temas: ingresos tradicionales, gastos, nuevos ingresos y gastos, inversión, patrimonio y gastos asociados a inversiones. Indicadores de control y sistema de gestión para el presupuesto Estimación de los flujos de caja de las situaciones con y sin proyecto del plan de acción propuesto Cálculo de los indicadores económicos. Administración de la. Introducción a las competencias laborales Análisis funcional de puestos: Alineando las competencias. Diagnóstico de Necesidades de Capacitación basado en Competencias. Planificación estratégica de la Diseño del Plan de municipal. Metodología de enseñanza para adultos. Administración del Capital Humano. Evaluación del impacto de la. Presentaciones profesionales: Evidencia práctica. Planes de desarrollo profesional orientados por la. Reforzar la Capacitación Las actividades genéricas de aprendizaje deben estar orientadas al diseño de un Plan de Capacitación Municipal y a la creación de sus instrumentos de diseño, seguimiento, control y evaluación. 6

7 9.- Curso de Probidad, transparencia y rendición de cuentas en el municipio 10. Curso de Control de Gestión municipal la estrategia del municipio, herramientas para priorizar esas necesidades, fundamentos para la elaboración y ejecución de un plan de anual y evaluación del impacto del respectivo plan. La metodología de la consultoría deberá privilegiar el aprendizaje y apropiación de los mecanismos a través del aprender haciendo con un ejercicio que como resultado tenga el plan anual de 2009 Conocer las normas generales de Probidad, transparencia, acceso a la información y su aplicación en el marco municipal para generar compromiso organizacional Identificar el control de gestión como una herramienta de administración. Aprender a aplicar instrumentos de apoyo a la gestión, y saber diseñar e implementar el proceso de control de gestión. Por último, discriminar respecto a las medidas correctivas que hay que tomar, luego de llevar a cabo el proceso de control de gestión. Poder, Estado de Derecho y Rol del Ciudadano. Conceptos de Probidad (Ética Pública) y Corrupción. Principios: juridicidad, razonabilidad, eficiencia, probidad y transparencia y Normas de la Ética Pública. Responsabilidad Funcionaria: sentido y valor en la función pública. Contenidos de la Ley Nº ) y la de transparencia es de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su impacto en los municipios. La Rendición de Cuentas en el marco de la transparencia y accountability municipal Buenas Prácticas Municipales en transparencia y rendición de cuentas. Control de Gestión como una herramienta de administración: Características de los sistemas de gestión; La administración de valor; La administración del cambio; El diagnóstico permanente; El saber limitado y el saber distribuido; Proceso de gestión; La actividad, base del diagnóstico y del control; Gestión por actividades; Relación entre análisis y planificación Instrumentos de apoyo a la gestión: Planificación estratégica; Conceptos de visión, misión, objetivos y metas; Concepto de Unidad Estratégica de Negocio (UEN) y Análisis FODA; Conceptos de programas y presupuestos; Tipología de presupuestos; Ciclos y etapas de confección del presupuesto; Enfoques del presupuesto; Control presupuestario; Establecimiento de condiciones organizacionales; Descripción de estilos organizacionales; Centros de responsabilidad. Diseño e implementación del proceso de control de gestión: Análisis como base del diagnóstico; Establecimiento de parámetros estratégicos y procesos de medición; Orientación hacia el 7

8 cumplimiento de la estrategia; Determinación de actividades críticas para el cálculo de indicadores de rendimiento; Horizonte de medición y validez de los parámetros de control; Operación de centros de responsabilidad; Indicadores de control de gestión; Evaluación de la coherencia de las actividades con la estrategia; Medidas correctivas y de gestión; Apoyo en la toma de decisiones 11. Curso de Planificación Estratégica Municipal Aprender a desarrollar un proceso de Planificación Estratégica, que determine a nivel integral y funcional la misión institucional; definiendo objetivos estratégicos, productos, programas de acción y presupuestación de recursos a corto, mediano y largo plazo, y manejar un sistema de control de gestión, orientado a la formación de indicadores y medición de estándares de desempeño a nivel integral y funcional. La Capacitación debe considerar como elemento esencial actividades genéricas de aprendizaje orientadas a la creación de indicadores para el Control de Gestión de las Unidades y Programas del municipio. Definición de la visión del municipio (declaración permanente cuya finalidad es la de comunicar la naturaleza de la existencia de la organización en términos de propósitos corporativo, ámbito de los servicios a prestar, marco conceptual que regula las relaciones entre la municipalidad y su comunidad; y declara los objetivos amplios de desempeño del municipio), que considera la misión, segmentación de áreas relevantes, interrelación entre las diferentes áreas (estrategia horizontal) y filosofía corporativa (programa del gobierno local). Misión de la organización, considerando situación actual y futura esperada, en un listado finito de pares servicios/clientes (comunidad) priorizados, estableciendo los principales para la misión estratégica y liderazgo competitivo (forma particular de enfrentar con ventaja las aspiraciones del municipio). Evaluación de las interrelaciones, oportunidades y amenazas relacionadas con el ambiente externo de la organización, relativas a las misiones propuestas, considerando como plataforma el diagnóstico y análisis estratégico del PLADECO. Identificar las fortalezas y debilidades de la organización municipal, relativas a las misiones propuestas. Análisis estratégico de cada una de las misiones propuestas y la redefinición necesaria para su viabilidad. Factores claves para lograr el éxito a nivel integral y para áreas relevantes Objetivos generales y específicos; políticas; y estrategias (para el municipio y las áreas consideradas relevantes). Programas con planes de acción definidos y perfil de proyectos internos (incorporando los establecidos en el módulo básico) y externos. Para el municipio y las áreas consideradas relevantes. Indicadores de corto, mediano y largo plazo; estableciendo estándares y niveles de desviación 8

9 permisibles. Definir y desarrollar cuadros de mandos y modelo de operación del sistema. Definición clara de centros de responsabilidad (como parte del sistema de control de gestión e insumo para el diseño organizacional), procesos claves y fuentes de información. Matriz de Marco Lógico y conceptos básicos de Cuadro de Mando Integral. 3. Ofertas de Capacitación La demanda de financiamiento para iniciativas de en este Fondo debe asumir como marco referencial las áreas temáticas prioritarias que han sido detectadas en el marco de la elaboración del Plan de Mejoras del Municipio. La presentación de cursos debe estar asociada a la oferta de disponible en el mercado, y que sean ejecutadas por personas jurídicas, de preferencia OTEC certificadas, Universidades y Centros de Capacitación de reconocido prestigio. 4. Proceso de presentación de propuestas a. Duración de los cursos: 1. Podrán postular de acuerdo a la categoría (A o B) a un máximo de dos o tres cursos por municipalidad. 2. Los cursos deben tener una duración entre 16 a 20 horas presenciales. 3. Los cursos seleccionados deberán ejecutarse en un plazo máximo que no supere al 30 de Noviembre b. Selección de las propuestas: A objeto de analizar, evaluar y seleccionar las propuestas para su financiamiento, se constituirá una Comisión de Selección, compuesta por representantes del Programa de Apoyo a la Acreditación de los Servicios Municipales y el Sistema Nacional de Capacitación Municipal. c. Requisitos específicos para el financiamiento: 9

10 Será requisito que las municipalidades presenten cursos y consideren en ella la siguiente información: Nombre de los cursos propuestos, Número estimado de participantes, Compromiso del Alcalde(sa) para facilitar la asistencia a los cursos. Para esto es requisito fundamental llenar formulario de postulación de acuerdo a formato presentado por la SUBDERE, con la respectiva firma del Alcalde. d. Municipios participantes: Para todo efecto, las municipalidades estarán representadas por sus Alcaldes o Alcaldesas, que deberán designar un representante que oficiará como contraparte técnica permanente con SUBDERE, para efectos de coordinación, seguimiento y rendición de cuentas, durante el desarrollo de los cursos. Se recomienda que las contrapartes sean las mismas que participan en esta calidad en el Programa de Apoyo a la Acreditación de los Servicios Municipales. 5. Cronograma de trabajo a. Recepción de propuestas Las propuestas se recibirán hasta el 26 de Junio de 2009, las que deberán ser enviadas al siguiente correo electrónico: capacitacion.municipal@subdere.gov.cl con copia a pamela.vizcarria@subdere.gov.cl o en su defecto, al Fax Las propuestas que se presenten fuera de este plazo, no serán evaluadas, quedando marginadas del proceso. Los municipios deberán enviar OBLIGATORIAMENTE los siguientes documentos: Convenio de Colaboración completado con los antecedentes del municipio y según los montos que correspondan a las categorías A o B. Ficha de presentación de las iniciativas (3 ó 2) 10

11 Ambos documentos se encuentran disponibles en: b. Consultas: Desde el día 05 al 24 de junio de 2009 deberá hacerse llegar cualquier consulta y/o solicitud de aclaración por mail al correo dentro del plazo indicado anteriormente. c. Evaluación de las propuestas: El proceso de evaluación de las propuestas se realizará desde el 30 de junio al 06 de julio de Antecedentes obligatorios para la presentación de las propuestas Requisitos Municipio A Municipio B Ficha de Postulación firmada por el Alcalde(sa) Convenio de firmado por el Alcalde (formato SUBDERE) Siempre Siempre Siempre Siempre Convenio de firmado por el Alcalde (formato SUBDERE): Los cursos adjudicados por los municipios serán materia de un convenio con SUBDERE, a fin de transferir los recursos para su financiamiento. La firma de este convenio deberá realizarse al mismo tiempo de la presentación de los cursos. El citado convenio debe ser remitido en 3 ejemplares de igual tenor, debidamente firmado, timbrado y con la correspondiente fecha. A su vez, se le debe adjuntar la Ficha de Postulación, todo ello a nombre del Sr. Sixto Carrasco Vielma, Secretario Ejecutivo Sistema Nacional de Capacitación, División de Municipalidades, Morandé 115 piso 10º. El formato del Convenio y Ficha de Postulación se encontrarán disponibles en el link del Sistema Nacional de Capacitación Municipal: 11

12 En el caso de que la Municipalidad adjudicataria no firme el Convenio antes señalado o no cumpla con las fechas estipuladas en el cronograma de trabajo, SUBDERE podrá reasignar los recursos a las propuestas de otras municipalidades. 7. Aprobación y ejecución de los cursos Notificado el Alcalde o Alcaldesa respectiva de la selección de la propuesta, y una vez firmado el convenio, la contraparte técnica del organismo postulante procederá a informar a SUBDERE respecto del inicio del proceso de contratación de los respectivos cursos, lo cual deberá efectuarse de acuerdo a la Ley , vigente para compras y contrataciones del sector público. 8. Solicitud de recursos La municipalidad podrá solicitar los recursos a SUBDERE, una vez finalizada la ejecución de los cursos. Para esto, se requiere cumplir con los siguientes requisitos: La SUBDERE, transferirá los fondos, para lo cual se deberá hacer llegar a la oficina de partes de SUBDERE (Morandé 115 piso 10 Santiago) y al correo pamela.vizcarria@subdere.gov.cl, con copia a capacitacion.municipal@subdere.gov.cl, un oficio del Alcalde o Alcaldesa, solicitando los recursos respectivos, adjuntando los siguientes documentos: Solicitud de Recursos y Certificado de Aprobación Técnica (formato SUBDERE) Código de licitación en el Sistema de Compras Públicas Orden de Compra emitida por el Portal MERCADOPUBLICO.CL Decreto de adjudicación respectivo Contrato y decreto alcaldicio que lo aprueba Fotocopia de factura o boleta de honorarios, según corresponda Boleta de garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato Informe final de evaluación del proceso (Formato SUBDERE) Informe de evaluación (Formato SUBDERE) Planilla de asistentes al curso en Excel (Formato SUBDERE) Los formatos se encontrarán disponibles el portal Web específicamente en el link del Sistema Nacional de Capacitación Municipal: 12