Guía de referencia para el participante

Transcripción

1 Guía de referencia para el participante Bienvenido a FlexSystem y a los beneficios de ahorro en impuestos de un Plan de Cafetería Sección 125. Esperamos que encuentre que FlexSystem es un servicio eficiente y valioso. El sitio web de nuestros participantes es y se define como MyTASC a lo largo de esta guía. Esta guía le encaminará a través del proceso de registro inicial, cómo solicitar un reembolso, cómo volver a inscribirse, así como la manera de usar otras varias herramientas de la web del participante. Favor de conservar esta guía para futuras referencias. Si tiene dudas adicionales, contacte a Servicio al Cliente al o inicie sesión en MyTASC y seleccione Contáctenos (Contact US). Índice MyTASC: administración de la cuenta en línea 2 Solicitud para el proceso de reembolso 3 Cambio de opciones 5 Fin del año del plan 5 Tope de $2,500 para FSA de salud 5 Formulario de solicitud de tarjeta TASC adicional para cónyuge o dependientes 6 FX SP

2 MyTASC: administración de la cuenta en línea Se requiere de un correo electrónico válido para acceder a MyTASC. Si usted o su empleador proporcionaron una dirección de correo electrónico al momento de su inscripción inicial, recibirá un correo con un enlace que le llevará a MyTASC. Se le pedirá que establezca su contraseña y, una vez que inicie sesión, puede crear su propio nombre de usuario. Si no cambia su nombre de usuario, permanecerá como su ID de TASC de 12 dígitos que encontrará en su Formulario de solicitud de rembolso que se incluye en esta guía. (Cuando introduzca su ID de TASC de 12 dígitos necesitará introducir las rayas). MyTASC requiere de una dirección válida de correo electrónico para autenticar su cuenta. Si no tiene una dirección de correo electrónico, necesitará obtener una y llamar a Atención al cliente al para que la introduzcan en su perfil antes de acceder a su cuenta en Internet. (Muchos servicios de alojamiento de correo electrónico son gratuitos como Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) Configuración del perfil Para acceder a la configuración de su perfil, haga clic en «Perfil» desde la página del Administrador del participante. Puede cambiar su nombre de usuario si hace clic en «Cambiar» en seguida del Nombre de usuario, introduzca su nombre nuevo y haga clic en «Guardar». Los nombres de usuario deben contener por lo menos 10 caracteres y ser únicos para nuestro sistema. Para evitar la posibilidad de duplicación, puede usar su dirección de correo electrónico como su nombre de usuario. Puede cambiar su contraseña haciendo clic en «Cambiar contraseña» Se le enviará un correo electrónico a su dirección. Seleccione el enlace que aparece en el correo electrónico e introduzca su nueva contraseña. Las contraseñas deben tener un mínimo de ocho caracteres y deben contener por lo menos una letra mayúscula, dos letras minúsculas y un número. Las contraseñas expirarán periódicamente. MyTASC cuenta con servicios de correo electrónico y notificaciones de texto. Inscríbase para recibir notificaciones con respecto a los saldos de su cuenta, solicitudes de reembolso y pagos. Sólo se le envían correos electrónicos relacionados con sus beneficios; no se envía SPAM ni ninguna otra notificación. 1. Introduzca su dirección de correo electrónico y su número móvil en la página del perfil. (Se debe introducir una cuenta de correo electrónico válida para recibir mensajes de texto). Se le enviará un mensaje con un número de verificación a su correo electrónico. 2. Introduzca el número de verificación en su perfil y seleccione OK. Se debe completar el proceso de verificación para autenticar su configuración. 3. Seleccione desde la lista de «Notificaciones» cómo quiere que se le contacte (por correo electrónico o mensaje de texto) para cada opción listada (envío de cheque, envío de depósito directo, envío de depósito de My- Cash, Solicitud de reembolso (FRF por sus siglas en inglés) rechazada, RFR recibida, Veriflex recibido). Resumen de la cuenta Para ver sus beneficios actuales y los fondos disponibles, haga clic en el enlace «Administración de la cuenta» desde la página del Administrador del participante. Verá una tabla por separado para cada beneficio que muestra sus fondos disponibles, su elección anual, sus contribuciones totales y los reembolsos totales. También se encuentra listado en esta página su periodo de elegibilidad, el último día para enviar solicitudes de reembolso (fecha final de agotamiento), y si es el caso, la fecha final para el periodo de gracia. Seleccione la pestaña «Contribuciones» para ver las contribuciones individuales para elegir sus beneficios. Puede clasificar por un beneficio o por todos los beneficios con menú desplegable «Filtrar por beneficio» y seleccionar el Filtro por fecha de nómina para seleccionar una nómina. La columna publicada indica si se aplicaron las contribuciones con un Sí o un No. 2 FlexSystem Guía de referencia para el participante

3 También se puede recuperar la información del saldo de la cuenta por medio de un mensaje de texto. Introduzca su número móvil en el perfil de su cuenta y luego envíe un mensaje de texto al con el mensaje TASC CAL. Recibirá un mensaje de texto con su saldo actual casi inmediatamente. Solicitud de reembolso Junto con esta guía recibirá un Formulario de solicitud de reembolso personalizado. Formularios adicionales se pueden descargar desde su página Administrador del participante utilizando el enlace de descarga del Formulario de solicitud de reembolso. En la parte de atrás del Formulario se encuentran valiosos consejos de reembolso (para los formularios que sean enviados por fax o por correo postal). Para enviar las solicitudes de una manera fácil y rápida, pruebe nuestro Asistente en línea de solicitud de reembolsos. Desde su página de Administración del participante, seleccione simplemente el vínculo de Asistente de solicitud de reembolsos y siga las instrucciones para ingresar su solicitud. Atención, si su empleador ha elegido Claim ConneX y usted está inscrito en Claim ConneX para su Medical Out-of-Pocket Flex Plan, su proveedor de seguro médico enviará automáticamente las partes pendientes de pago de sus solicitudes médicas a TASC para que sean procesadas. Esas solicitudes serán reembolsadas automática a su Medical Outof-Pocket Flex Plan. No se requiere ninguna acción para que usted pueda recibir el reembolso de estas solicitudes. Además, si el Plan FlexSystem de su empleador tiene Pedido de reembolsos y usted tiene Medical Out-of-Pocket Flex Plan y un Plan DirectPay, las solicitudes enviadas a través del Asistente en línea de solicitudes de reembolso o a través de su proveedor de seguro médico (prestación Claim ConneX) serán enviados automáticamente al plan que reembolsa primero y luego al plan que reembolsa segundo para su procesamiento. Puede solicitar reembolso en cualquier momento en que incurra en un gasto que califique. El servicio relacionado con el gasto necesita sólo haber ocurrido; no es necesario que se haya pagado antes de solicitar el reembolso. Sólo solicite reembolsos (a) para gastos elegibles incurridos durante el año del plan aplicable, (b) para participantes del plan, y (c) para gastos que no se hayan reembolsado previamente bajo este o cualquier otro plan de beneficios ni se hayan reclamada como deducción de impuesto de ingresos. Es su responsabilidad cumplir con estas directrices y evitar enviar reclamaciones duplicadas o no elegibles. Las solicitudes de reembolso se procesan diariamente. Una vez que se revise y se apruebe una solicitud, se emite un reembolso. La recepción del reembolso depende de su saldo disponible, el correo y los sistemas bancarios. Para el cuidado de dependientes y para reembolsos de primas de seguro no patrocinadas por el empleador, la cuenta debe contener fondos suficientes para el total de la solicitud para que pueda reembolsarse. Si no hay fondos suficientes en la cuenta, el reembolso se limitará únicamente a la cantidad del saldo de la cuenta. El saldo restante de la solicitud permanecerá como ítem abierto hasta que se reciban depósitos adicionales, en cuyo momento se iniciará un reembolso adicional. Los gastos médicos pagados se reembolsarán por la cantidad total de la solicitud, en el entendido de que el total de la solicitud no exceda de la elección total del año del plan y se desccontarán los reembolsos que se realicen previamente. Tarjeta TASC Es posible que su empleador haya elegido la característica de la tarjeta TASC para su Plan. La tarjeta TASC contiene dos cuentas en una tarjeta: MyBenefits y MyCash. La tarjeta TASC se solicita para los participantes en el momento en que se aprueba su inscripción. La tarjeta se genera a nombre del participante y se envía directamente a su domicilio junto con el Convenio del Tarjetahabiente. Se proporcionan también las instrucciones de activación junto con la tarjeta y los participantes necesitarán activar la tarjeta TASC antes de usarla la primera vez. Los participantes pueden visitar o pueden llamar a Servicio al Cliente al MyBenefits. La tarjeta TASC se ve como una tarjeta normal de débito, pero se usa como tarjeta de crédito para los gastos médicos, de cuidado de dependientes o de transportación que sean elegibles, en base a los fondos disponibles en su cuenta de beneficios. En lugar de pagar de su bolsillo y de esperar el reembolso, la tarjeta TASC le permite pagar los gastos elegibles al momento de recibir el servicio ( o cuando se compre un producto elegible). Las compras hechas con la tarjeta están limitadas a los tipos seleccionados de plan, y también a los productos con un sistema de aprobación de información de inventario (IIAS) en efecto para identificar las compras elegibles según la FSA. Cuando usa su tarjeta TASC, la cantidad que gaste se deduce automáticamente del saldo de su plan FlexSystem Guía de referencia para el participante 3

4 y se le paga directamente al proveedor autorizado. Recuerde guardar sus recibos ya que debe conservar registros y documentos que respalden y validen las transacciones de su tarjeta TASC. En algunos casos, se le podría solicitar que presente sus recibos u otra documentación relacionada. Si un negocio no acepta la tarjeta TASC, envíe una solicitud por Internet (a o envíe por correo o fax su solicitud en papel a la dirección que se encuentra en su Formulario de solicitud de reembolso. MyCash. La tarjeta TASC es una manera conveniente de acceder a los fondos de MyCash (rembolsos), simplemente deslice su tarjeta con un vendedor o en un cajero automático (ATM). Los fondos de MyCash pueden gastarse de cualquier manera o en cualquier parte donde se acepten las tarjetas de débito Visa; las compras no se limitan a un establecimiento ni por tipo de gasto. Visite el Administrador de My- Cash (información del titular de la tarjeta) dentro de MyTASC ( para solicitar un NIP para usar en el cajero automático. MyWay. Con dos cuentas en una tarjeta, la tarjeta TASC es más versátil que nunca. Use la tarjeta CARD a su manera! Evite vergonzosos rechazos, los fondos de MyCash pueden usarse para pagar los gastos elegibles si no hay fondos disponibles en su cuenta de MyBenefits. Compre artículos de menudeo y de cuidado de la salud juntos en una sola transacción; la tarjeta TASC es suficientemente inteligente para saber que los gastos elegibles se pagan con MyBenefits y los que no lo sean se retiran de My- Cash. Transfiera fondos en cualquier momento y por cualquier cantidad (hasta el saldo de sus fondos). Además, ahorre dinero con MyCash, cuando los reembolsos se acumulen en la cuenta de MyCash se puede usar el acumulado especial para algún viaje o hacer compras. Para conocer más sobre la tarjeta TASC, visite su página web en Tarjeta TASC con acceso exclusivo a MyCash Si su empleador no ha elegido a la tarjeta TASC para su plan de beneficios y usted no ha optado por el depósito directo para sus rembolsos, recibirá una tarjeta TASC especial con acceso exclusivo a My- Cash. La tarjeta sirve únicamente como tarjeta de rembolso. No tendrá acceso a los fondos de los beneficios. Los rembolsos para los gastos de beneficios elegibles se depositarán en su cuenta MyCash. Puede acceder a los fondos de MyCash si desliza su tarjeta TASC en cualquier establecimiento que acepte Visa o en cualquier cajero automático (con un NIP). También puede visitar el Administrador de MyCash en MyTASC para configurar una transferencia. Depósito directo Para establecer el depósito directo de los fondos de MyCash a una cuenta bancaria personal, visite el Administrador de MyCash (dentro de MyTASC), Programar una transferencia. Ingrese la información de su cuenta bancaria, después establezca que ocurra una transferencia automática cada vez que ingresen fondos a su cuenta de MyCash. Con la a transferencia (depósito directo), los fondos se envían desde su cuenta de MyCash a la de su banco en un plazo de 48 a 72 horas después de una sumisión completa. Recuerde verificar el recibo de los depósitos antes de girar cheques en base a los pagos que espera. TASC no es responsable de ningún cobro que realice su banco asociados con los cargos de sobregiro. Solicitudes de reembolso en línea Enviar solicitudes de reembolso en línea es fácil! Aquí están los sencillos pasos que debe seguir: 1. Vaya a inicie sesión para acceder a su cuenta y haga clic en Asis-tente de solicitud de reembolso. 2. Ingrese toda la información necesaria (Fecha de servicio, Tipo de servicio, Cantidad (a reembolsarse), Descripción del servicio, Nombre del proveedor, etc.). Cada gasto en que incurra deberá enviarse individualmente. No combine varios 3. Antes de ingresar su solicitud, revísela cuidadosamente y corrija cualquier error que pueda haberse cometido. 4. Asegúrese de revisar su información de contacto y de depósito directo para confirmar que sea correcta. 5. Recuerde enviar sus recibos! Para enviar un recibo luego de haber enviado la Solicitud de reembolso en línea, puede imprimir una portada Veriflex seleccionando el vínculo Portada Veriflex (Veriflex Coversheet) bajo la sección Reembolsos (Reimbursements). Seleccione el vínculo asociado a la ID de solicitud apropiada. 6. Después de imprimir la portada VeriFlex, junte sus documentos. Realice una copia de sus recibos originales en una hoja de papel tamaño 8-1/2 x 11. (Conserve los recibos 4 FlexSystem Guía de referencia para el participante

5 originales para sus registros). Coloque los recibos de cada gasto detallado en la portada VeriFlex detrás de la misma. Si envía varias portadas, cada portada debe tener sus respectivos recibos detrás de la portada VeriFlex correspondiente. Si un recibo cubre los gastos de múltiples portadas VeriFlex, realice una copia del recibo que se enviará detrás de cada portada VeriFlex. Recuerde poner fecha y firmar sus formularios antes de enviarlos. Se rechazará cualquier formulario sin firma. 7. Envíe por fax o por correo postal la portada y el(los) recibo(s) a FlexSystem. Si envía un fax, por favor envíe cada portada y sus recibos de forma separada. Solicitudes de rembolso de MyTASC Mobile Enviar una solicitud de rembolso por medio de la aplicación MyTASC Mobile es aún más rápido que nuestro asistente en línea. Simplemente ingrese la información que se requiere como se le solicita y adjunte su recibo justo en la Solicitud de rembolso ya sea tomando una foto nueva con su dispositivo móvil o seleccionando una imagen ya existente. Administración de sus solicitudes Para ver sus Solicitudes de reembolsos y Pagos, haga clic en Administración de la cuenta desde la página Administración del participante. Haga clic en la sección Reembolsos (Reimbursements). Los pagos se encuentran en la sección Reembolsos/Desembolsos y muestran la fecha en la que se inició el pago, la cantidad y la forma de pago que se utilizó (Tarjeta TASC, depósito directo o Cuenta MyCash). Las solicitudes de reembolso enviadas se muestran en la sección RFR enviados (Submitted RFRs). Utilice el filtro de beneficios para ver las peticiones de un beneficio específico o para ver todas las solicitudes. Esta tabla de resumen muestra fecha de envío, ID de solicitud, cantidad solicitada, tipo de beneficio, estado Veriflex, estado del pago y cómo se recibió la solicitud. También puede ordenar dentro de cada columna haciendo clic en el título de la columna. Para ver más detalles, haga clic en el vínculo Detalles (Details) en la columna ID de solicitud (Request ID). Este vínculo proporciona información adicional acerca de la solicitud individual, que incluye: fecha de servicio, tipo de servicio, descripción del servicio y nombre del proveedor. Administrador de MyCash (MyCash Manager) Para ayudarle a administrar los fondos de My- Cash, creamos una página web especial que está disponible al pulsar el enlace de Administrador de MyCash en MyTASC en Desde el Administrador de MyCash, puede ver la actividad reciente, la información actualizada de la tarjeta, enviar una solicitud de NIP para el cajero automático, guardar información de la cuenta bancaria y transferir fondos a una cuenta bancaria personal. Cambio de elecciones Puede cambiar su elección durante el año del plan únicamente bajo ciertas circunstancias y sólo en un plazo de 30 días después del evento que califique. Por ejemplo, si se casa o se divorcia, tiene un hijo, o experimenta un cambio en su estado laboral puede cambiar sus elecciones. (Vea a su empleador para que le proporcione una lista completa de circunstancias y el formulario adecuado que se debe usar). Final del año del plan Generalmente, hay un periodo de transición al final del año de su plan durante el cual puede incurrir y/o enviar gastos. Revise con su empleador para que le brinde más detalles sobre su plan. El año del plan cierra oficialmente después del periodo de transición al final del año del plan, o más pronto si así lo indica su empleador. Una vez cerrado, cualquier fondo no utilizado se regresará a su empleador. Un poco antes de que finalice el año del plan, tendrá la oportunidad de volver a inscribirse en su Plan Flex. Consulte con su empleador sobre el procedimiento específico para su reinscripción. Si su empleador usa la opción FlexSystem por Internet para realizar reinscripciones, siga las siguientes instrucciones para volver a inscribirse en su Plan Flex. Tope de $2,500 para FSA de salud A partir de enero de 2013, las reducciones en el salario de los empleados para una Cuenta de Gastos Flexible (FSA) se limitan a $2,500 por año del plan. Este límite entra en efecto con su siguiente Plan Médico FSA que empieza el o después del 1 de enero de 2013 Los límites se clasifican anualmente por la inflación. FlexSystem Guía de referencia para el participante 5

6 Solicitud de tarjeta TASC adicional para un cónyuge o un dependiente Si su empleador le ofrece la tarjeta TASC, por qué no darle a su dependiente la flexibilidad de su propia tarjeta TASC. La tarjeta TASC adicional le ofrece a su cónyuge o dependiente la misma conveniencia y ventajas que usted disfruta! Para solicitar una tarjeta TASC para su cónyuge o dependiente, sólo llene las secciones 1,2 y 3 a continuación, firme y ponga la fecha en la solicitud y envíe por fax al para su proceso. Cómo se emite la tarjeta TASC? La tarjeta TASC y el Convenio para el Tarjetahabiente se enviarán por correo directamente a su dirección en un plazo de 7-15 días laborales. Puedo tener más de una tarjeta TASC adicional? Cada participante recibe una tarjeta adicional para su cónyuge o dependiente sin costo alguno. Aplicará un cargo de $10.00 por cada tarjeta TASC subsecuente que se genere. Este cargo se deducirá de su cuenta de FlexSystem a la creación de la(s) tarjeta(s). Cada solicitud puede usarse para solicitar una tarjeta adicional; las solicitudes subsecuentes requerirán de solicitudes adicionales. Sección 1: Información del participante Nombre del empleado (Apellido, Nombre, Inicial) # de ID de 12 dígitos de TASC del empleado Nombre del empleador # de ID de 12 dígitos de TASC del empleador Sección 2: información del cónyuge o dependiente Nombre del cónyuge o dependiente (Apellido, Nombre, Inicial) Autorización del participante para una tarjeta adicional Entiendo que la persona arriba nombrada tendrá acceso a mi(s) cuenta(s) de gastos flexible(s). Acepto toda responsabilidad de todas las transacciones de la tarjeta TASC en que incurra la persona arriba nombrada y de enviar la documentación de respaldo, según se solicite, para esas transacciones de la tarjeta TASC. Reconozco y acuerdo que con el uso inapropiado o fraudulento de la tarjeta TASC, o a la terminación del empleo, regresaré inmediatamente todas las tarjetas TASC emitidas contra la cuenta de mi empleador. Sección 3: Convenio Por el presente solicito una Tarjeta TASC adicional para el cónyuge o dependiente arriba nombrado. Entiendo y acepto los términos de autorización anteriores. Firma del participante Fecha TASC 2302 International Lane Madison, WI