Sevilla, septiembre 2009

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1 Sevilla, septiembre 2009 METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES FORMATIVAS EN MODALIDAD E LEARNING Financia Organiza

2 Í N D I C E Pág. INTRODUCCIÓN PLATAFORMA CONTENIDOS... 5 La estructura... 5 El formato... 6 Las características... 6 Número de horas para acciones formativas de teleformación... 7 Temporalización de las acciones formativas de teleformación TUTORIZACIÓN... 8 El perfil del tutor... 8 Las tareas del tutor... 8 Personal ligado a la tutorización... 9 Número de alumnos por tutor SEGUIMIENTO Control de la participación Evaluación de los elementos de la acción formativa Formación del técnico de seguimiento Tiempo que la entidad debe mantener los registros CUESTIONARIOS PARA EL SEGUIMIENTO DE CURSOS ON- LINE Cuando la acción no ha finalizado Cuando la acción ha finalizado

3 INTRODUCCIÓN La presente metodología es fruto de la necesidad de diseñar un método que permita realizar un seguimiento eficaz, por parte de los técnicos del SAE, de los cursos en modalidad E-Learning o Blended-Learning. Dicha necesidad surge a raíz de las carencias observadas en el ámbito de E- Learning en cuanto al seguimiento y evaluación de las acciones formativas realizadas en dicho formato, por lo que se fomenta la creación de un proyecto capaz de lograr un seguimiento adecuado, ya que cada vez son más las entidades de formación que, únicamente o al menos en gran parte, desarrollan acciones formativas mediante esta modalidad. Para ello se ha elaborado la presente Metodología a modo de guía de buenas prácticas, para favorecer el buen desarrollo del seguimiento de las acciones formativas de teleformación. El presente documento se fundamenta en una serie de criterios metodológicos correspondientes a los diferentes elementos que influyeron en su diseño. Se concreta del siguiente modo: 3

4 1. PLATAFORMA Toda plataforma de teleformación deberá contar con un mínimo de herramientas básicas: - Herramientas de comunicación síncronas y asíncronas: como mínimo la plataforma deberá contar con foro, chat y correo electrónico. - Herramientas de evaluación formativas y sumativas, del aprendizaje del alumnado - Herramientas de recursos: permiten integrar contenidos de diferentes formatos (html, pdf, Word, swf ). - Herramientas de colaboración: es decir, herramientas que permitan desarrollar una variedad de metodologías formativas individuales y grupales. - Herramientas de gestión: que permitan un seguimiento del proceso de aprendizaje del alumnado aportando información relevante tanto individualmente como del grupo. - Herramientas de personalización: que permitan a los alumnos conocer su propio progreso, crear su página personal, crear anotaciones, etc - Por último, la plataforma deberá ser compatible con el estándar scorm. La plataforma contará además con un perfil específico de usuario de control y seguimiento para facilitar el acceso a la Dirección General de Formación para el Empleo y a las Direcciones Provinciales del Servicio Andaluz de Empleo y realizar así el seguimiento de las acciones formativas que imparta el centro colaborador. En caso de que la plataforma utilizada no tenga la posibilidad de crear un perfil específico para el técnico de seguimiento, la entidad tendrá que facilitar al mismo las claves de acceso con otro perfil. Así mismo, sería recomendable que todas las empresas dieran una sesión informativa sobre la plataforma que utilicen para sus cursos de teleformación al técnico o técnicos que tengan asignados para realizar el seguimiento de la programación de sus acciones formativas de teleformación, en caso de que ellos lo requieran. 4

5 2. CONTENIDOS 2.1. La estructura: La estructura de los contenidos de las acciones formativas en modalidad e-learning será modular. Esto es, estarán estructuradas por una serie de unidades de aprendizaje (ya sean llamadas módulos, unidades, temas.). Cada módulo ó unidad de aprendizaje contará con una introducción a modo de presentación, unos objetivos, unos contenidos y un resumen de la unidad. Todas las unidades contarán con un ejercicio de autocomprobación y una actividad, ya sea individual o grupal (dinámicas de grupo como pueden ser el braimstorming o tormenta de ideas, Phillips 66, ). Todas las acciones formativas contarán con una guía de usuario para el tutor y otra para el alumno sobre cómo navegar por la plataforma, así como de una guía didáctica para el alumno que deberá contener, en líneas generales, la siguiente información: - Presentación: utilidad de la guía - Nombre de la acción formativa - Datos de los tutores del curso (nombre/s, apellidos, teléfono/s y correo/s electrónico/s). - Horario de los tutores - Modo de acceso al curso - Objetivos y contenidos de la acción formativa - Temporalización - Metodología - Recursos - Criterios de evaluación - Compromiso de calidad del centro en relación a tiempo de demora en responder a correos electrónicos con dudas, en corregir las tareas de aprendizaje o los exámenes, así como el procedimiento para tramitar reclamaciones y quejas. 5

6 - Orientaciones al alumnado acerca de cómo organizarse para aprender a través de teleformación: distribución y organización del tiempo de aprendizaje. - Requisitos mínimos del equipo informático del alumno para la realización del curso. - Requisitos mínimos del alumnado sobre conocimientos informáticos. Ambas guías, de usuario y didáctica, pueden ser refundidas en una sola que deberá ser enviada al alumno por vía electrónica o postal El formato: El formato de los contenidos en e-learning deberá cumplir un mínimo de interactividad. Esto es, no podrán limitarse a presentaciones en formato texto, ya sean Word o Pdf Las características: Para evaluar las características que todo contenido ha de cumplir en la modalidad e-learning, se ha tratado de medir tan sólo las características que son claramente objetivables, con el fin de facilitar el seguimiento por parte de los técnicos. Se trata de dos características básicas: - Los contenidos deberán ser de carácter interactivo. Ejemplos de ello pueden ser el uso de vídeos, de animaciones, de hipermedia, etc. - Los contenidos contarán con soportes didácticos, que pueden ser guías didácticas incluidas en la plataforma, biblioteca virtual, glosario de términos, etc. 6

7 2.4. Número de horas para acciones formativas de teleformación: Se recomienda que cada unidad de aprendizaje tenga una duración máxima de 15 horas para las acciones formativas de duración inferior a 270 horas. Cuando una acción formativa supere las 270 horas, ya sea por estar destinada a la obtención de una titulación o acreditación oficial, o que por norma o convenio sea exigida una duración mayor, podrá ajustarse un número de horas de duración diferente por unidad, justificándolo adecuadamente. Todas las unidades incluidas en una acción formativa no tendrán que tener forzosamente la misma duración Temporalización de las acciones formativas de teleformación: Se recomienda que para cursos de menos de 100 horas, la temporalización (tiempo en días de duración del curso) sea la correspondiente a establecer entre 1 hora y 1 hora y media por día natural de dedicación del alumno al curso. Es decir, si un curso de teleformación cuenta con 50 horas de duración, la temporalización del mismo se establecerá entre 33,3 y 50 días en función de concretar 1 hora o 1 hora y media al día de dedicación al curso. Para cursos de 100 horas o más, la temporalización del curso se adecuará en función de cada caso, no quedando sujetos a la norma anterior. 7

8 3. TUTORIZACIÓN 3.1. El perfil del tutor: El perfil del tutor deberá cumplir los siguientes requisitos: Titulación y/o experiencia suficiente en el Área Profesional correspondiente a la acción formativa. Formación y/o experiencia en la metodología de teleformación, y con competencias tutoriales y tecnológicas que le permitan la adecuada autorización de las acciones formativas Su comprobación se hará mediante la revisión del currículum vitae antes del inicio de la acción formativa Las tareas del tutor: Las tareas del tutor serán las siguientes: Deberá resolver las dudas planteadas por los alumnos. Se recomienda que la resolución se realice en un máximo de 24 horas cuando el número de alumnos no supere los 25, y de 48 horas máximo cuando el número de alumnos sea superior a 25. Debe orientar, motivar y asesorar al alumnado, haciendo dinamizar los medios que emplea la plataforma para que exista mayor comunicación entre alumnos-tutor y entre ellos mismos. Debe organizar un sistema de tutorías adecuado en cuanto a tiempos, modos y herramientas de comunicación que optimice el aprendizaje. El tutor se encargará de corregir las actividades del alumnado. Se recomienda que dicha corrección se realice en un plazo máximo de 5 días cuando el número de alumnos no supere los 25, y de 10 días máximo cuando el número de alumnos sea superior a 25. Demostrará habilidades comunicativas utilizando las distintas herramientas de comunicación con el objetivo de fomentar la interacción entre el alumnado, proporcionando un feedback positivo, así como un seguimiento de la evolución de su aprendizaje. Se encargará de evaluar las tareas individuales y grupales de los alumnos a lo largo del curso. Se encargará de evaluar la prueba final del alumnado. Hará uso en todo momento del correo electrónico que contenga la plataforma, con el fin de mejorar el control del seguimiento de sus tareas por parte del técnico de seguimiento. 8

9 3.3. Personal ligado a la tutorización: Para impartir la modalidad de teleformación, el centro dispondrá de un equipo de tutores a distancia y teletutores en número suficiente cuya función principal será realizar el seguimiento y evaluación de los alumnos/as y resolver las dudas planteadas por éstos con respecto a la temática del curso. En el proceso de tutorización participarán al menos dos profesionales: - Uno de ellos será experto en la materia propia de la acción formativa. Resolverá las dudas planteadas por los alumnos con respecto a la temática del curso y será la encargada de realizar el seguimiento de los alumnos. - El otro será el encargado de controlar la parte técnica de la acción formativa. Resolverá los problemas planteados por los alumnos con respecto al funcionamiento de la plataforma. También podrá hacer seguimiento de alumnos. - El seguimiento de los alumnos podrá hacerlo cualquiera de las dos figuras, o una tercera si el Centro lo considera conveniente Número de alumnos por tutor Cada tutor podrá tutorizar como máximo a 60 alumnos al mismo tiempo. 9

10 4. SEGUIMIENTO El seguimiento se hará al alumnado, al tutor y a la acción formativa en general 4.1. Control de la participación: El control de la participación del alumnado se llevará a cabo teniendo en cuenta los indicadores que se establecen a continuación: - Antes de cumplir el 10% de la duración total del curso, el alumno tendrá que haberse conectado a la plataforma al menos una vez. En caso contrario podrá ser expulsado. La entidad tendrá hasta el 25% de la duración total del curso para sustituirlo por otro participante. (ORDEN TAS/718/2008 de 7 de marzo. Artículo 12. Apartado. 3: ( ) Si se produjeran abandonos de trabajadores durante el primer cuarto de la duración de la acción formativa se podrán incorporar otros trabajadores a la formación en lugar de aquellos. Si los abandonos tuvieran lugar con posterioridad al mencionado período se admitirán desviaciones por acción de hasta un 15% del número de participantes que las hubiera iniciado. - Se recomienda el establecimiento de una sesión presencial inicial para todos los cursos de teleformación con el fin de mostrar a los participantes el funcionamiento de la plataforma, facilitarles las claves de acceso a la misma, así como para hacerles entrega del material. - Se recomienda que en todas las acciones formativas en modalidad e- learning se establezca una sesión presencial por cada 30 horas de duración en un curso. - El técnico de seguimiento deberá tener acceso, siempre que lo requiera, a todas las pruebas realizadas por los alumnos, con el fin de poder realizar una valoración más eficaz de los mismos. En el caso de que existan sesiones presenciales, el seguimiento de la acción formativa por parte del técnico durante dichas sesiones se hará según el modo tradicional de seguimiento de acciones formativas en modalidad presencial. 10

11 4.2. Evaluación de los elementos de la acción formativa: El modo de evaluar cada uno de los elementos que intervienen en el desarrollo de una acción formativa en modalidad e-learning serán los siguientes: - De la plataforma, se medirá el cumplimiento de la aparición de herramientas básicas establecidas dentro de la plataforma. - De los contenidos, se evaluará el cumplimiento de la estructura modular, de la interactividad de los mismos, de las características, y del número de horas de las unidades de aprendizaje que contenga el curso. - La satisfacción del alumno se medirá mediante el cuestionario de evaluación de la calidad de la acción formativa. Dicho cuestionario será entregado a los alumnos de forma obligatoria y lo rellenarán al finalizar la acción formativa. - La capacitación del tutor podrá medirse mediante el currículum vitae del tutor; mediante las visitas de seguimiento del técnico (ya sea in-situ, cuando la modalidad sea blended-learning, o mediante la plataforma, a través de la herramienta de gestión que permite controlar el seguimiento de cada alumno, así como del tutor cuando la modalidad sea e-learning o blended-learning); y a través del cuestionario de evaluación de la calidad de la acción formativa, mediante el apartado denominado Sistema tutorial, que se entregará a todos los alumnos de forma obligatoria una vez finalizada la acción formativa. Del tutor se evaluará en qué medida cumple o no con la realización de sus tareas establecidas en cuanto al seguimiento de los alumnos y al control de la actividad de los mismos dentro de la plataforma (ir al apartado de tutorización tareas del tutor arriba señalado). - La capacitación del alumno. Habrá dos tipos de Certificados para los alumnos que finalicen las acciones formativas: de Asistencia y de Aprovechamiento. 11

12 Serán considerados como alumnos finalizados los participantes que realicen el 75% de las actividades propuestas durante el curso, aún no habiendo superado dichas actividades ni la evaluación final. En este caso, los alumnos no serán aptos y recibirán un Certificado de Asistencia o diploma a que hace referencia el artículo 11.2 del Real Decreto 395/2007 de 23 de marzo por el que se regula el subsistema de formación profesional para el empleo. Según se cita en la ORDEN TAS/718/2008, de 7 de marzo, artículo 12, apartado 3: en las acciones formativas impartidas mediante la modalidad a distancia convencional o teleformación se considerará que han finalizado la acción aquellos alumnos que hayan realizado al menos el 75% de los controles periódicos de seguimiento de su aprendizaje a lo largo de la misma. Los participantes serán considerados aptos cuando hayan realizado y superado el 75% de las actividades propuestas durante el desarrollo del curso y superen la evaluación final del mismo corregida por el tutor. En este caso el Certificado que recibirán será el de Aprovechamiento. Cuando un alumno no realice las actividades mínimas obligatorias no recibirá ningún certificado y no será considerado apto. Cuando la formación vaya dirigida a la obtención de Certificados de Profesionalidad, se tendrán en cuenta los criterios establecidos en el Real Decreto 34/2008 de 18 de Enero por el que se regulan los Certificados de Profesionalidad. - La organización de la acción formativa se evaluará mediante la medición del cumplimiento del programa establecido previamente; a través de los cuestionarios de satisfacción de los alumnos; y mediante un foro de opiniones que tendrá la plataforma para que alumnos y técnicos de seguimiento puedan interactuar y tratar temas relativos al funcionamiento y a la organización de la acción formativa, y para que el técnico facilite a los alumnos sus datos de contacto (nombre, teléfono y ) al inicio del curso. 12

13 4.3. Formación del Técnico de Seguimiento: Para los técnicos del SAE que realicen seguimiento de acciones formativas en formato e-learning sería necesario que recibieran formación específica en la modalidad de teleformación o e-learning previamente, así como formación adecuada de la presente Metodología. A su vez, sería recomendable que a dichos técnicos se les facilitara una guía de usuario en CD o a través de la plataforma, en la que se explique el modo de utilización de las herramientas de gestión para la realización del seguimiento de los alumnos, del tutor y de la acción formativa en general Tiempo que la Entidad debe mantener los registros Las empresas que imparten formación en formato e learning deben conservar los registros de cada acción formativa durante un periodo de 4 años contados a partir de la finalización de dicha acción. 13

14 CUESTIONARIOS PARA EL SEGUIMIENTO DE CURSOS ON-LINE 14

15 CUESTIONARIO PARA EL SEGUIMIENTO DE CURSOS ON-LINE CUANDO LA ACCIÓN FORMATIVA NO HA FINALIZADO 1. La plataforma cuenta con las siguientes herramientas básicas: Herramientas de comunicación: la plataforma cuenta con foro, chat y correo electrónico. Herramientas de evaluación: existen ejercicios de autocomprobación y actividades. Herramientas de recursos que permitan integrar contenidos de diferentes formatos (html, pdf, Word, swf ). Herramientas de colaboración que permitan al alumno trabajar en grupo (p.e. wiki) Herramientas de creación de grupos que permitan crear grupos separados de alumnos y asignar herramientas específicas a estos grupos (p.e: foros de grupos). Herramientas de seguimiento para que el alumno pueda conocer su progreso en el curso, y una herramienta de gestión para que el tutor pueda realizar el seguimiento de cada alumno (tablas estadísticas para conocer el progreso de los alumnos nº de conexiones, progreso en evaluaciones, participación en foros y/o chats, etc. -). La plataforma cuenta con un perfil específico para el técnico de seguimiento La plataforma cuenta con un foro de opiniones para alumnos y técnicos de seguimiento. La plataforma permite ver los participantes conectados en cada momento. Observaciones: 15

16 2. Los contenidos presentados en el curso cumplen con las recomendaciones establecidas: La estructura del curso es modular Cada unidad contiene: introducción, objetivos, contenidos y resumen Cada unidad cuenta con un ejercicio de autocomprobación Cada unidad cuenta con una actividad, ya sea individual o grupal. Son interactivos (vídeos, animaciones, hipermedia ) Se presentan en soporte multimedia (no se limitan a documentos Word o pdf) Cuentan con soportes didácticos (p.e. guía didáctica para orientar al alumno, biblioteca virtual, glosario de términos ) La acción formativa cuenta con una evaluación final. El curso cumple con la recomendación establecida en cuanto a horas de duración por unidad. (Cursos de hasta 270 horas: las unidades tienen una duración máxima de 15 horas). El curso cumple con la recomendación establecida en cuanto a temporalización total del curso. (Cursos de menos de 100 horas: será la correspondiente a establecer 1 hora o 1 hora y media por día natural de dedicación del alumno al curso.). Observaciones: 3. En cuanto a la tutorización: El perfil del tutor es el exigido (experiencia y formación suficientes así como formación en metodología de la teleformación y conocimientos informáticos). El curso cuenta, al menos, con dos profesionales durante la duración del mismo (uno experto en la materia y otro para controlar la parte técnica). Observaciones: 16

17 4. En relación al progreso de los alumnos/as: Observaciones: El curso cuenta con tablas estadísticas para conocer el progreso de los alumnos (número de conexiones, progreso en evaluaciones, participación en foros y/o chats ). 5. Sesiones presenciales: Observaciones: El curso cuenta con una sesión inicial de carácter presencial (para explicar el funcionamiento de la plataforma, dar claves de acceso, entregar el material ) 6. Observaciones generales: 17

18 CUESTIONARIO PARA EL SEGUIMIENTO DE CURSOS ON-LINE CUANDO LA ACCIÓN FORMATIVA HA FINALIZADO 1. La plataforma cuenta con las siguientes herramientas básicas: Herramientas de comunicación: la plataforma cuenta con foro, chat y correo electrónico. Herramientas de evaluación: existen ejercicios de autocomprobación y actividades. Herramientas de recursos que permitan integrar contenidos de diferentes formatos (html, pdf, Word, swf ). Herramientas de colaboración que permitan al alumno trabajar en grupo (p.e. wiki) Herramientas de creación de grupos que permitan crear grupos separados de alumnos y asignar herramientas específicas a estos grupos (p.e: foros de grupos). Herramientas de seguimiento para que el alumno pueda conocer su progreso en el curso, y una herramienta de gestión para que el tutor pueda realizar el seguimiento de cada alumno (tablas estadísticas para conocer el progreso de los alumnos nº de conexiones, progreso en evaluaciones, participación en foros y/o chats, etc. -). La plataforma cuenta con un perfil específico para el técnico de seguimiento La plataforma cuenta con un foro de opiniones para alumnos y técnicos de seguimiento. La plataforma permite ver los participantes conectados en cada momento. La plataforma permite al técnico el acceso a las pruebas realizadas por los alumnos. Observaciones: 18

19 2. Los contenidos presentados en el curso cumplen con las recomendaciones establecidas: La estructura del curso es modular Cada unidad contiene: introducción, objetivos, contenidos y resumen Cada unidad cuenta con un ejercicio de autocomprobación Cada unidad cuenta con una actividad, ya sea individual o grupal. Son interactivos (vídeos, animaciones, hipermedia ) Se presentan en soporte multimedia (no se limitan a documentos Word o pdf) Cuentan con soportes didácticos (p.e. guía didáctica para orientar al alumno, biblioteca virtual, glosario de términos ) La acción formativa cuenta con una evaluación final. El curso cumple con la recomendación establecida en cuanto a horas de duración por unidad. (Cursos de hasta 270 horas: las unidades tienen una duración máxima de 15 horas). El curso cumple con la recomendación establecida en cuanto a temporalización total del curso. (Cursos de menos de 100 horas: será la correspondiente a establecer 1 hora o 1 hora y media por día natural de dedicación del alumno al curso.). Observaciones: 19

20 3. En cuanto a la tutorización: El perfil del tutor es el exigido (experiencia y formación suficientes así como formación en metodología de la teleformación y conocimientos informáticos). Resuelve las dudas planteadas por los alumnos (en un máximo de 24 horas cuando los alumnos no superan los 25, y en un máximo de 48 horas si el número de alumnos es superior a 25). El tutor corrige las actividades del alumnado (en un plazo máximo de 5 días cuando el número de alumnos no supere los 25, y de 10 días máximo cuando el número de alumnos sea superior a 25). El tutor evalúa la prueba final del alumnado El tutor utiliza siempre el correo de la plataforma para resolver las dudas de los participantes. El tutor actúa como guía del alumnado, estableciendo tutorías telemáticas periódicas, foros ; dinamizando al grupo; y en general orientando al alumnado durante todo el proceso de enseñanza-aprendizaje El curso cuenta, al menos, con dos profesionales durante la duración del mismo (uno experto en la materia y otro para controlar la parte técnica). Observaciones: 20

21 4. En relación al progreso de los alumnos/as: El curso cuenta con tablas estadísticas para conocer el progreso de los alumnos (número de conexiones, progreso en evaluaciones, participación en foros y/o chats ). Observaciones: 5. Sesiones presenciales: Observaciones: El curso cuenta con una sesión inicial de carácter presencial (para explicar el funcionamiento de la plataforma, dar claves de acceso, entregar el material ) El curso tiene establecidas sesiones presenciales cada 30 horas de duración. 21

22 6. Al finalizar la acción formativa: Se entrega a todos los participantes el cuestionario de evaluación de la calidad de la acción formativa (ya sea mediante la plataforma o en alguna de las sesiones presenciales, si las hubiera). Observaciones: 7. Observaciones generales: 22

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