Circular de Auditoría Nro. 04/2006
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- Rafael Barbero Lozano
- hace 7 años
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1 Circular de Auditoría Nro. 04/2006 Análisis de Cuentas Corrientes Con la presente se informa el nuevo programa de análisis de cuentas corrientes, que tiene por objeto incluir una mayor cantidad de cuentas al mencionado análisis. La estructura del mismo, básicamente no presenta demasiados cambios en cuanto a la planilla conocida, destacándose como rasgo distintivo el hecho de que solamente se deben incorporar los precios (tanto de cereales u oleaginosas como la cotización del dólar) y la fecha del análisis junto a la fecha en diferido, por cuanto las cuentas a considerar serán leídas automáticamente por el nuevo listado. Los pasos para su emisión son los siguientes: 1) A la fecha del análisis, se imprimirá el listado que compara saldos de mayor con saldos de cuentas corrientes, de manera que no existan diferencias entre los mencionados saldos, obteniéndose el mismo de la siguiente manera: Sistema de Administración A Contabilidad General, C Consultas, F Control de Cuentas con Desarrollo, siendo la fecha del mismo la elegida para efectuar el análisis. 2) Para la impresión del listado de análisis propiamente dicho, se procederá de la siguiente manera: en el menú, Sistema de Administración se deberá ir a B Cuentas Corrientes, C Reportes, E Análisis de Cuentas Corrientes. A) En esta opción aparecerá el nuevo modelo de análisis en el cual se determina el rango de cuentas corrientes a analizar y las cuentas que se contemplan en el mencionado listado. Aquí aparece la primera gran diferencia con el modelo vigente, en virtud del cual el nuevo modelo no implica carga de cuenta alguna, puesto que las mismas ya están cargadas automáticamente. B) Respecto del Grupo de Cuentas dando enter, el cursor lleva a la opción: ordenado O Importe Decreciente (esta opción es la sugerida para trabajar, siendo las restantes 1: Alfabéticamente, 2: Tipo y Código de Cuenta Corriente). C) En Fecha Saldos se cargará la fecha elegida para efectuar el mencionado análisis teniendo en cuenta la premisa del punto 1), y luego se elegirá la fecha en diferido, siendo ésta aquella que contemple los movimientos de cuenta corriente en el plazo más lejano posible. D) En cuanto al Tipo de Listado, el sistema sugiere 3 con cuentas granarias (esta opción es la sugerida para trabajar, siendo las restantes O Saldos Diferidos Separados, 1 Saldos Diferidos Juntos, 2 Masa Crítica) y Tipo de Saldos: O Todos los saldos (esta opción es la sugerida para trabajar, siendo las restantes 1: Saldos Deudores; -1: Saldos Acreedores). La línea de importe mínimo y cosecha 1)..2).. se dejará sin cargar dato alguno, puesto que el cursor directamente lleva a cotización cereales y moneda.
2 E) De esta manera se llegará a Cotización y Moneda, donde HOME permitirá abrir la pantalla de carga de los precios de cereales y oleaginosos, siendo el precio, el del disponible y en el precio canje y precio anticipo, se cargarán precios futuros. Concluida la carga de los precios, el sistema permite, en cotización moneda, opción 2 Dólar Estadounidense, la carga de la cotización del dólar tipo comprador y del tipo vendedor (las otras opciones son 1: Peso, 10: Otras Bases). Esta es otra diferencia con el actual sistema puesto que en el nuevo se deberá cargar ambas cotizaciones. También se cargará el precio del flete a puerto Rosario, de manera tal que, para todos los casos, al momento de validar saldos, se entenderá por precio disponible, el del disponible menos flete a puerto, y por precio futuro, el precio futuro menos flete a puerto. Luego en Incluye pendiente?, el sistema sugiere SI, que es la opción que se deberá considerar (siendo la otra alternativa NO). Respecto a última cosecha se considerará la que corresponda de acuerdo al momento del análisis respectivo. (por ejemplo: si el análisis se realiza en mayo de 2006, la cosecha será 6, si el mismo se efectúa en septiembre de 2006 la cosecha será 7). F) En cuanto a Valores, se trabajará con O Valores Actuales (siendo la otro opción la 1: Valores Históricos) y Agencia, el número de Centro Cooperativo Primario que corresponda al análisis a efectuar. G) En Precio Existencia, el sistema sugiere 5 Soja (que es la opción que será considerada); el precio será el disponible (disponible menos flete). H) Actualizacion Cer, seguirá considerándose 1. 3) El listado de análisis de cuentas corrientes así obtenido, que básicamente respeta la misma estructura que el conocido, deberá ser validado con los desarrollos y/o listados de inventario de las diversas cuentas corrientes. Para la mencionada validación es necesario tener en cuenta lo siguiente: a) El saldo neto que surja de la columna de saldo deudor y saldo acreedor, a la fecha elegida para la realización del análisis de cuentas corrientes, se deberá validar con los desarrollos a la misma fecha, de las siguientes cuentas corrientes: 1-Ctas Ctes Asociados, 2- Ctas Ctes Subcentros, 15-Ctas Ctes No Asociados, 16-Ctas Ctes Balanceados, 25- Comp. Subproductos Har. y Aceite, 26-Compradores de Haciendas, 29-Vendedores de Haciendas, 71-Ctas Ctes Arequito y 73-Ctas Ctes Asociados MAT. Importante: en caso de existir cuentas dentro de los desarrollos de algunas de las cuentas mencionadas, los saldos de las mismas NO deberán ser consideradas para la validación del saldo, puesto que los mismos se toman en otra columna. b) Dentro de la columna de insumos, el sistema considera las unidades de las cuentas 85-Ctas Ctes Asociados Insumos U$S, 86-Ctas Ctes No Asociados Insumos U$S y los canjes facturados no cancelados. Para la validación del saldo de la columna de insumos, se considerará, para las cuentas corrientes 85 y 86, un listado que será emitido a partir del Sistema de Administración punto N Inventario, C Reportes, M Inventario de Cuentas Corrientes con Unidades que se cargará con los siguientes datos: Centro: Centro Cooperativo Primario que corresponda.
3 Cliente Desde: 85 Hasta: 86. Saldos a Fecha: fecha que corresponda al análisis de cuentas corrientes. Cuenta Madre: Cuentas Corrientes Título: Insumos U$S. Tipo/Cuenta: 0 Activo, que es la opción elegida, siendo la otra la 1 Pasivo. El total en $ por insumos de las cuentas corrientes 85 y 86 se obtendrá multiplicando las unidades de dólares obtenidas de acuerdo al listado anterior por el tipo de cambio vendedor (punto 2 E). Los canjes se obtendrán a partir de la impresión del siguiente listado: Sistema de Administración, C Cereales, B Sub-Sistema de Compras, E Sub-Sistema de Canjes, Q Valorización de Canjes. Esta última nos abre a la siguiente pantalla: Cosecha: 6 (para analizar este año) Cereal: el que corresponda (las opciones son los distintos cereales) Precio: deberá ser el precio futuro (futuro menos flete) tal como se menciona en el punto 2 E. Tipo: 3-Facturados (siendo las otras opciones O Todos los Canjes, 1 Canjes Valorizados, 2-Canjes sin Valorizar). Clase: 2-No Cancelados (siendo las otras opciones O Todos, 1 Cancelados). Fecha: coincidente con la fecha insertada en la planilla de análisis. Ordenado: O-Alfabéticamente, 1-Tipo y Código de Cta Cte. (elección indistinta). Moneda: 1 Peso, opción sugerida (siendo la otra 2 Dólar Estadounidense) Cotización: O-Rosario, opción sugerida (siendo las otras 10 cotización vendedor, 11 cotización comprador) El listado que se obtiene totaliza en una columna denominada Valor a la Fecha, el valor actualizado de los canjes. La suma de los valores obtenidos de los listados de canjes de los diversos cereales, maíz y soja, por ejemplo, más el valor en $ de los insumos dólares, permitirá validar el saldo de la columna insumos del listado de análisis de cuentas corrientes. c) La columna Anticipos, se validará con listados que, para cada cereal, se obtendrán de la siguiente manera: Sistema de Administración, C Cereales, B Sub-Sistema de Compras, C Reportes, C Anticipos No Cancelados, esto permite abrir la pantalla: Cereal: 2 (Maíz, por ejemplo). Hasta Fecha: coincidente con la fecha insertada en la planilla de análisis. Tipo de Comprobante: se sigue con enter. Productor Desde: 1 (Asociados), Hasta: 15 (No Asociados) Para cada cereal, el valor de los anticipos se obtiene de la siguiente manera: las operaciones de cosecha 06, se obtienen multiplicando los kilos por el precio oportunamente establecido (precio futuro menos flete según punto 2 E), más el importe neto en $ de todas las operaciones que NO sean cosecha 06. Para facilitar el control de éstas operaciones, en el listado de anticipos, para cada cuenta corriente, se agrega a la derecha de la fecha de cada operación, la mención del tipo de cosecha a la cual corresponde cada una de las mismas.
4 La suma de los valores obtenidos de los listados de anticipos no cancelados de los diversos cereales, permitirá validar el saldo de la columna anticipos del listado de análisis de cuentas corrientes. d) La columna Granarias, se validará con listados que, para cada tipo de cuenta, se obtendrán de la siguiente manera: Sistema de Administración, B Cuentas Corrientes, B Consultas, H Saldos de Cuentas Corrientes y Saldos de Unidades. Las cuentas a tener en cuenta son las siguientes: Granarias: cuentas , el total en pesos se obtendrá multiplicando las unidades de granos por el precio disponible (precio disponible menos flete según punto 2 E), para cada tipo de cereal y/u oleaginosa. Convenios Dólares: cuentas 23-90, el total en pesos se obtendrá multiplicando las unidades de dólares de los convenios de pago en dólares por el tipo de cambio comprador (punto 2 E). Documentos a Cobrar en Dólares: cuenta 49, el total en pesos se obtendrá multiplicando las unidades de dólares de los documentos a cobrar en dólares por el tipo de cambio comprador (punto 2 E). La suma de los valores en pesos obtenidos de los listados de las cuentas granarias, más los pesos de, convenios de pago en dólares y documentos a cobrar en dólares, permitirá validar el saldo en pesos de la columna granarias del listado de análisis de cuentas corrientes. e) La columna C.C.Convenios, incluye la suma de los saldos de las siguientes cuentas: 8-Ctas Ctes Convenios, 9-C.C. Documentos Descontados, 10-Deudores Hipotecarios, 11-Deudores Prendarios, 12-Documentos a Cobrar, 13-C.C. Dep. Asociados Dólares, 14- C.C. Dep. Asociados Pesos, 22-C.C: No Asociados x Convenios $, 24-C.C: No Asociados x Convenios, 75-Cheques diferidos en cartera, 76-Cheques diferidos descontados, 96-Mercado a Término Rosario, 98-Mercado a Término Buenos Aires. Además se deberá agregar, a efectos de la validación del saldo de la columna, los saldos de las cuentas , incluidas en las cuentas: f) Deudores en Gestión, esta columna deberá ser validada con el desarrollo de la cuenta 27 Deudores en gestión. Aquí se deberá tener en cuenta que dentro de dicho desarrollo, la cuenta 27 puede presentar cuentas que son, por ejemplo, de deudores varios, compradores de cereales, etc, con lo cual se deberá, al momento de efectuar la mencionada validación, depurar dicho saldo. g) Previsión, esta columna deberá ser validada con el desarrollo de la cuenta 65 Previsión Deudores Incobrables y de la cuenta 66, Previsión Deudores sin adecuar Ley Aquí se deberá tener en cuenta que dentro de dicho desarrollo la cuenta 65 y/o 66 pueden presentar cuentas que son de deudores varios, compradores de cereales, etc, con lo cual se deberá, al momento de efectuar la mencionada validación, depurar dichos saldos. A efectos de lograr un mejor control, al final del listado se agrega una enumeración de cuentas relacionadas que permite visualizar, para cada cuenta, Saldo Cta Cte, Saldo Mayor y Diferencia, en caso de que las hubiere.
5 Debido a que el sistema trabaja en función de unidades valorizadas y cuentas relacionadas, es de fundamental importancia controlar ambos aspectos, es decir, las unidades que componen las cuentas y que las mismas estén correctamente relacionadas. Para saber que cuentas no están relacionadas se imprimirá el listado mencionado en el punto b) (N-Inventario), el cual permite identificar mediante un asterisco, a la izquierda de cada cuenta, cuales reúnen esa condición. A partir del mismo se analizará, si corresponden que estén relacionadas o no. (por ejemplo, cuenta 27 por inventario, si es una cuenta de deudores varios, está bien que no esté relacionada a una cuenta 1 o 15). El listado así obtenido será el que servirá de base para el análisis de cuentas corrientes. Sin otro particular, aprovechamos la oportunidad de saludarle muy atentamente.
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