SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS

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1 SISTEMAS DE GESTION INTEGRADOS Jaime Céspedes Muñoz Ingeniero Civil Químico, Magíster en Gestión Integrada Medio Ambiente, Riesgos Laborales y Responsabilidad Social, Universidad de Concepción. Coach Ontológico, The Newfield Network. INTRODUCCIÓN Los sistemas de gestión son las herramientas con las cuales cuentan las organizaciones para poder administrar los temas que son relevantes. Existen distintos estándares para administrar la calidad, el medio ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional, la Responsabilidad Social, los recursos humanos o la gestión financiera, lo que se muestra en la tabla Nº1. Tema a administrar Estándar Calidad ISO 9001 Medio Ambiente ISO Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS Responsabilidad Social ISO RIESGO DEL NEGOCIO Amenaza de que un suceso no deseado afecte negativamente las habilidades o capacidades de la organización para lograr sus objetivos, compromisos o el desarrollo de sus estrategias, en forma satisfactoria. Un sistema de gestión lo que hace es que los resultados de una organización se logren debido a un trabajo sistemático y racional, y no por el azar. Los Sistemas de gestión deben estar implementados con el objetivo de disminuir el riesgo del negocio. Actualmente tenemos ejemplos en el país de cierres de planta por una mala gestión ambiental, en el caso de la Salud y Seguridad Ocupacional, la Ley de Subcontratación indica que frente a un accidente grave se deben detener las faenas, es decir, por una mala gestión de S&SO también podemos colocar en riesgo nuestro negocio, con la nueva reforma de la legislación laboral y los tribunales laborales se espera que aumenten los casos de juicios laborales, por lo que una mala gestión de recursos humanos, también coloca en riesgo el negocio. Demás está decir que por una deficiente gestión de calidad es posible perder los clientes y finalmente afectar seriamente los resultados de las empresas. Definiciones de Sistema de Gestión Estructura organizacional, responsabilidades, procedimientos, Revista Celulosa y Papel 17

2 procesos y recursos para la implementación de la gestión. Sistema para establecer la política y los objetivos, y para lograr dichos objetivos. Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización respecto de la calidad. HERRAMIENTAS PARA INTEGRAR SISTEMAS DE GESTION Para implementar integradamente estos distintos temas existen varias herramientas, entre ellas: DNV PROSPER es una herramienta para mejorar las áreas de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad. La misma mide las actividades del Sistema de Gestión, el alcance y la calidad del control gerencial. DNV PROSPER conduce a la administración a identificar, implementar y mejorar los Sistemas de Gestión y las prácticas operativas de SHEQ, de acuerdo con una evaluación de sus necesidades. DNV PROSPER incluye además prácticas del Sistema de Gestión para integrar y reforzar nuevas actividades dentro del Sistema de Gestión SHEQ en general. DNV PROSPER está dirigido a los requerimientos de las normas ISO 9001, ISO 14001, EMAS, BS 8800 y OHSAS y es compatible con el resto de los Sistemas de Clasificación Internacional de Seguridad, (ISRS), Medio Ambiente (IERS) y Calidad (IQRS) de DNV. Los usuarios actuales de estos Sistemas de Clasificación pueden utilizar DNV PROSPER para mejorar su Sistema de Gestión y transformarlo en un Sistema de Gestión Integrado de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad. DNV PROSPER organiza las actividades del sistema en 17 elementos en total. Dichos elementos han sido desarrollados de acuerdo a la estructura de las normas existentes, estableciendo una metodología de medición para alcanzar la mejora continua. Política Planeamiento Implementación Monitoreo y Medición Revisión PROSPER DNV Prosper es una herramienta para realizar una mejora continua en el desempeño del Sistema de Gestión de SHEQ. Permite a las empresas tener un enfoque cabal para la integración de las áreas de Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad en un sólo Sistema de Gestión. DNV Prosper cuantifica las actividades del Sistema de Gestión de SHEQ a través de protocolos de auditorías y la gerencia puede determinar si el Sistema de Gestión se desarrolla conforme a sus expectativas. DNV Prosper puede ayudar a la gerencia a obtener un mejor Control de sus Pérdidas no intencionales; como por ejemplo heridas, enfermedades, pérdidas relativas al medio ambiente, daño a la propiedad y pérdidas en procesos. DNV Prosper hace referencia a los requerimientos de ISO 9001 (Calidad), ISO (Medio Ambiente) y OHSAS (Salud y Seguridad), con la misma metodología de SCISã y a diferencia de éste, posee 17 elementos a implementar. Este manual debe ser adaptado a las necesidades detectadas dentro de la empresa. 15 Estándares HSEC de BHPBilliton (Salud Ocupacional, Seguridad, Medio Ambiente y Comunidades). (ver tabla 2) BHP Billiton tiene y opera una amplia variedad de negocios en distintos países y culturas en el mundo, los cuales, por su naturaleza, podrían afectar la salud y seguridad de la gente, del medio ambiente o de las comunidades. Estos estándares forman la base para el desarrollo y aplicación de los sistemas HSEC de administración en todo nivel en BHP Billiton. El alcance de estos Estándares cubre todos los aspectos y actividades operacionales que tienen el potencial para afectar, en forma positiva o negativa, a la salud y seguridad de personas, al medio ambiente, o a la comunidad. Cubren el ciclo de vida completo de la operación desde la exploración y planificación a la operación, cierre, fuera de servicio, solución y rehabilitación. Los objetivos de estos estándares son: entregar un marco para el sistema de administración HSEC en base de riesgos, consistente con la Política de Administración de Riesgos para toda la empresa de BHP Billiton, y con el ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000 y otros estándares internacionalmente 18 Revista Celulosa y Papel

3 reconocidos, que apoyan la implementación de la Carta y la Política HSEC en todo BHP Billiton; establecer y formalizar las expectativos para el desarrollo e implementación progresivo de sistemas de administración e implementación de sistemas de administración HSEC más específicos y detallados en todos los niveles de BHP Billiton; entregar criterios que se puedan auditar, contra los cuales se puede evaluar los sistemas de administración HSEC en todo BHP Billiton; y entregar una base desde la cual se pueda fomentar un mejoramiento continuo hacia las mejores prácticas en la industria. Tabla nº 2: 15 Estándares BHPBilliton Estándar 1 Liderazgo y Responsabilidad para Decisiones 2 Requerimientos Legales y Control de Documentos 3 Administración de Riesgo y Cambios 4 Planificación y Metas 5 Conciencia, Competencia y Comportamiento 6 Salud e Higiene 7 Comunicación, Consulta y Participación 8 Comportamiento Comercial, Derechos Humanos y Asuntos Indígenas 9 Diseño, Construcción y Puesta en Marcha 10 Operaciones y Mantención 11 Proveedores, Contratistas y Socios 12 Pericia en el Manejo del Producto 13 Informe e Investigación de Incidentes 14 Administración de Crisis y Emergencias 15 Monitoreo, Auditoria y Revisión En el sistema NOSA se debe auditar la efectividad del sistema implementado, teniéndose en cuenta especialmente, la frecuencia de ocurrencia de los distintos tipos de incidentes, lo cual otorgará a la empresa una calificación de entre 0 y 5 estrellas, mientras que, con OHSAS o ISO o ISO 9001 una organización sólo tiene que probar la implementación del sistema y no se califica la eficacia de cumplimiento de cada uno de sus elementos. El resultado de la auditoría de certificación en el caso de OHSAS será que la organización certifica o no certifica, en tanto que-de acuerdo al sistema NOSA, podrá merecer 0 estrellas en cuyo caso no certifica; 1, en cuyo caso se considera la certificación baja; 2 estrellas, o sea una calificación de sistema débil, 3 estrellas, un sistema bueno, 4 muy bueno, 5 excelente y la certificación NOSCAR supone un reconocimiento especial. En el caso de NOSA, respecto del sistema de gestión S&SO si la organización tiene un caso fatal pierde la estrellas y debe comenzar de nuevo el proceso de certificación, además el Indice de Frecuencia (IF) limita la cantidad de estrellas que puede obtener. Es decir, la certificación va asociada fuertemente al desempeño de la organización. CONCEPTOS BASICO EN LA ARQUITECTURA DE SISTEMAS DE GESTION 1.- Ciclo de Mejoramiento Continuo Para entender de mejor como manera operan los sistemas de gestión, es preciso conocer el ciclo de mejoramiento continuo. El cual tiene 4 componente: - PLANIFICACION (PLAN) - IMPLEMENTACION (DO) - MONITOREO Y CONTROL (CHECK) - ACCION PARA MEJORAR (ACT) Planificar También en la minería existe el estándar NOSA (National Occupational Safety Association, Sudáfrica), el cual da las pautas para implementar sistemas HSEQ (Salud Ocupacional, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad) 5 Secciones Revisar y Actuar Implementar 72 Elementos 300 Estándares mínimos 2000 Estándares mínimos detallados Medir y Controlar Revista Celulosa y Papel 19

4 2.- Modelo de Proceso Uno de los principales aportes de la ISO 9001:2000 es el concepto de Modelo de Proceso, el cual define que la mejor manera de administrar un sistema de gestión es por procesos. La única restricción que tiene un proceso es que la salida debe ser distinta de la entrada, por lo tanto en una organización se pueden definir procesos muy pequeños o muy grandes. La clave está en definir el tamaño adecuado del proceso para gestionarlo. proceso para establecer las acciones correctivas/preventivas/mejora adecuadas con el fin de alcanzar los objetivos y metas establecidos. ISO 9001 pide como requisito describir la red e interacción de procesos de una organización. RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACION Características de un proceso bien gestionado: El enfoque de procesos significa dar una visión global a un área - identificando las entradas/salidas del proceso, - estableciendo las interrelaciones con otros procesos, - estableciendo los elementos de control y medición para el desempeño del proceso, - El dueño del proceso. - El Objetivo del proceso Tener los límites bien definidos. Tener una misión claramente definida. Identificar todas las partes interesadas. Conocer las expectativas y necesidades de las partes interesadas, los riesgos. Disponer de objetivos e indicadores. Tener asignados recursos suficientes. Incorporar un sistema de medida. Identificar las interrelaciones con otros procesos. Estar documentado y auditado. ESQUEMAS DE PROCESO DE LOS SISTEMAS DE GESTION El objetivo de un proceso determina la forma de gestionarlo y operarlo, es muy distinto si el objetivo de un proceso de almacenamiento es tener 0 stock a prestar un servicio de almacenaje just in time, ambas filosofías son completamente distintas, por esto es clave determinar claramente cuáles son los objetivos de los procesos de una organización. Una vez desarrollado el enfoque de procesos, se debe aplicar el Ciclo de Mejoramiento Continuo a cada proceso: ISO Revisión por la Gerencia 4.2 Política 4.6 Planificación P: describir y poner en práctica los elementos de la planificación del proceso, D: los elementos de operación en la rutina diaria del proceso, C: los elementos para el seguimiento, medición y control y, A: describir y poner en práctica los elementos para el análisis crítico del 4.5 Verificación y Acción Correctiva 4.5 Implementación y Operación 20 Revista Celulosa y Papel

5 MODELO SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL MODELO SISTEMA DE GESTION S&SO OHSAS REQUISITOS ISO 9001: Revisión por la Gerencia 4.5 Verificación y Acción Correctiva 4.2 Política MODELO SISTEMA DE GESTION S&SO 4.6 Planificación 4.5 Implementación y Operación Requisitos Sistema de Gestión - Manual - Control de Documentos - Control de Registros Responsabilidad de la Dirección - Política - Planificacion de la Calidad - Responsabilidad y Autoridad - Revisión por la Dirección Gestión de los Recursos - Capacitación y Competencia - Infraestructura - Ambiente de Trabajo Realización del producto - Planificación de la producción - Ventas - Diseño y Desarrollo - Compras - Control de la Producción - Identificación y Trazabilidad - Propiedad del Cliente - Preservación del Producto - Control de Equipos de seguimiento y medición Medición, Análisis y Mejora - Satisfacción del Cliente - Monitoreo Proceso - Monitoreo Producto - Auditorías Internas - Control producto No Conforme Acción Correctiva y Preventiva PORQUE INTEGRAR LOS SISTEMAS DE GESTION? Porque tienen muchos requisitos en común: Políticas Manejo de la Documentación Manejo de los Registros Objetivos y Metas Programas de Gestión Revista Celulosa y Papel 21

6 Capacitación Comunicaciones No Conformidades, acciones correctiva y preventivas Monitoreo Auditorías Internas Revisión gerencial Sistema Legal Estructura y Responsabilidad Todos los elementos nombrados anteriormente se pueden integrar desde la perspectiva de la Seguridad, la Calidad y el Medio Ambiente. En el control operacional se puede escribir la documentación en forma integrada, ya que los operarios deben hacer las cosas con seguridad, con calidad y con cuidado por el medioambiente, por lo tanto no hay dobles discursos, ni discursos confusos donde se plantee que un tema es más importante que otros. En la administración de riesgos se puede integrar identificando los peligros y evaluando los riesgos tanto para la calidad, la seguridad y el medioambiente. Se reduce la duplicación o superposición de funciones en los 3 sistemas. Es más fácil de monitorear y administrar por la gerencia. Si se hace un sistema apegado al negocio se logra aumentar la rentabilidad del negocio, debido a un mejor análisis de lo que sucede (mejor tratamiento de las desviaciones). IDEAS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Elaborar un Sistema Integrado de Gestión apegado al negocio, donde los objetivos, metas y Programa sean simplemente el Business Plan. Si fuera así cada jefe seguiría mensualmente el desempeño del SGI sin problemas. Normalmente los programas de gestión ambiental y de S&SO van por caminos distintos que los del Plan Operativo o Presupuesto de las organizaciones, por lo que tienen menor importancia en su seguimiento y control. Esto significa que las variables críticas para la Calidad, la Seguridad y el Medio Ambiente, son aquellas que se definen desde la planificación estratégica del negocio, y finalmente están en el Business Plan de la organización. Este Business Plan debe ser coherente con las directrices corporativas (si existe una casa matriz), con las necesidades de los clientes y con las exigencias legales. De esta manera existe un solo sistema de Gestión en la organización. Aplicar fuertemente el modelo de procesos de ISO 9001:2000. Basar toda la gestión en los procesos y sus interacciones. Los procesos pueden analizarse desde los puntos de vista de la Seguridad, la Calidad y/o el Medioambiente. Aplicar concepto del ciclo de mejoramiento continuo (PDCA) a cada proceso. Aplicar concepto del ciclo de mejoramiento continuo (PDCA) al Sistema de Gestión Integrado como un gran proceso. Como es el caso de la ISO y la OHSAS donde su esquema base es el Ciclo de Mejoramiento Continuo. Todo Sistema de Gestión puede ser diseñado de acuerdo al ciclo PDCA. Elementos de Planificación Elementos de Operación Elementos de Verificación y Control Herramientas de Mejoramiento De esta manera nos independizamos de las normas y sólo tenemos un SGI propio de nuestra organización, el cual puede responder a cualquier norma que esté en el mercado. El objetivo es que el SGI funcione permanentemente y pueda se auditado bajo cualquier estándar en cualquier momento, y no haya que estar preparando la auditoría, que ante la aparición de un nuevo estándar, éste rápidamente puede ser ingresado al SGI de acuerdo a la lógica PDCA. Se deben definir los objetivos y metas de los procesos, y estos deben ser coherentes con los objetivos corporativos y con las necesidades del proceso, así se tiene una planificación top-down, y también downtop, lo cual enriquece el mejoramiento continuo de los procesos. Enfatizar en la Gestión del Cambio, lo que define que ante cualquier cambio, antes de hacerlo, se evalúe los riesgos y se analice las consecuencias que tiene sobre todo el sistema de gestión, de esta forma se puede planificar mejor y aumenta la productividad de la organización. 22 Revista Celulosa y Papel

7 IDEAS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Como hemos visto existen las herramientas técnica para poder desarrollar Sistemas de gestión Integrados. Ahora bien la pregunta que surge es si en nuestras organizaciones existen las mentes que puedan hacer una gestión integrada en el dá a día de las operaciones. Nomalmente en las organizaciones nos encontramos con distintos problemas que impiden la gestión integrada, algunos son: - Pérdida o Ganancia de Poder. Cuando se define migrar hacia un sistema d egestión integrado, surgen conflictos en las organizaciones por saber quién o qué área será la que administrará el sistema de gestión y por lo tanto surgen pugnas entre los equipos de calidad, medio ambiente y seguridad por tomar el control del sistema. - Débil planificación. Cuando no se planifica adecuadamente una actividad o proceso, a la hora de la operación normalmente el usuario debe optar por la caldad, la seguridad el medio ambiente, cuando esto sucede nromalmente primará la calidad o la producción. Para evitar esto, las tareas deben ser planificadas con todos los elementos de calidad, productividad, seguridad, medio ambiente y responsabilidad social. - Débil participación de los trabajadores. Tratamos de imponer un cambio cultural en la organización y lo hacemos en forma jerárquica utilizando el concepto de comando y control. La debilidad es que aquí estamos trabajndo en cambio que tiene que ver con los valores de las personas, por lo que un valor sólo un valor cuando se adopta voluntariamente. Esto produce mucha inercia y mucha resistencia en la organizaciones, y algunas veces producen el fracaso de la implementación de los Sistemas de Gestión Integrados. Por lo tanto a mi juicio el cambio cultural es un desafío mayor que debe ser abordado correctamente para lograr tener un Sistema de Gestión Integrado de excelencia. Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo. Evoca primero en los hombres y las mujeres el anhelo del mar libre y ancho. (Antoine de Saint-Exupery). Revista Celulosa y Papel 23