MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME PARCIAL DE CONTROL INTERNO Nº AG-I

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1 AUDITORÍA GENERAL INFORME PARCIAL DE CONTROL INTERNO Nº AG-I EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PRUEBAS TEÓRICAS, PRUEBAS PRÁCTICAS DE MANEJO Y EMISIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN VIAL, SEDE SAN JOSÉ DICIEMBRE, // Fax: ageneral@mopt.go.cr San José

2 ÍNDICE 1.- INTRODUCCIÓN ORIGEN DEL ESTUDIO ANTECEDENTES NORMATIVA SOBRE EL TRÁMITE DE INFORMES OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE DEL ESTUDIO PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA NORMATIVA APLICABLE RIESGO COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE RESULTADOS RESULTADOS VALORACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PREGUNTAS DEL SISTEMA DE EXAMEN TEÓRICO CONTROL DE ASISTENCIA A CURSOS Y EXÁMENES CURSOS PARA ILETRADOS Y MANUAL DEL CONDUCTOR DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN DE CONDUCTORES PRUEBAS PRÁCTICAS DE CONDUCCIÓN DIVULGACIÓN DEL RECORRIDO PARA PRUEBAS PRÁCTICAS DEPARTAMENTO DE ACREDITACIÓN DE LICENCIA DE CONDUCIR REVISIÓN A LOS MATERIALES UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS PERFILES EN EL SISTEMA INFORMACIÓN PÁGINA WEB MOPT y COSEVI REVISIÓN A LA FUNCIÓN DE SUPERVISIÓN CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 41 Pág. 30 2

3 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES AUDITORÍA GENERAL INFORME PARCIAL Nº AG-I EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO APLICADO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PRUEBAS TEÓRICAS, PRUEBAS PRÁCTICAS DE MANEJO Y EMISIÓN DE LICENCIAS DE CONDUCIR, DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN VIAL, SEDE SAN JOSÉ 1. INTRODUCCIÓN 1.1. ORIGEN DEL ESTUDIO El estudio se realizó de conformidad con las competencias que ostenta la Auditoría General, de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 22, incisos a) y b) de la Ley General de Control Interno y como parte del punto 09 del Plan de trabajo de esta Auditoría para el año ANTECEDENTES La Dirección de Educación Vial se crea por los elevados índices de accidentes de tránsito, con lamentables pérdidas de vidas humanas y cuantiosos daños materiales, correspondiéndole esencialmente el cumplimiento de todos los aspectos relativos a la educación vial, tendientes a la formación y capacitación de conductores, personal administrativo, grupos especiales y demás personal encargado del manejo y operación de equipos automotores, lo mismo que orientar a los ciudadanos en general, en el conocimiento y respeto a las normas de tránsito. Por disposición del Artículo 249 de la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, No.7331, publicado en La Gaceta No.76 de 22 de abril de 1993, la expedición y regulación de lo relativo a las licencias para la conducción de vehículos pasa a ser función de la Dirección General de Educación Vial. El objetivo primordial de esta Dirección es dotar a los ciudadanos de los conocimientos requeridos para su correcto desempeño como conductores. 3

4 1.3. NORMATIVA SOBRE EL TRÁMITE DE INFORMES De acuerdo con lo dispuesto por la Contraloría General de la República, de la Ley General de Control Interno N 8292, se incorporan en este informe los artículos siguientes, relacionados con el trámite de informes de auditoría. Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de 4

5 treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el Órgano Contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de setiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (...) Igualmente cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente(...) OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Evaluar el sistema de control interno de la Dirección de Educación Vial en la Sede San José, para la evaluación de las pruebas teóricas, pruebas prácticas de manejo, así como al proceso de emisión de la licencia de conducir OBJETIVOS ESPECÍFICOS Verificar la aplicación de la normativa (tanto interna como externa) que regula los procedimientos de Evaluación de las Pruebas Teóricas, Pruebas Prácticas de Manejo y Emisión de Licencias de conducir, relacionada con la homologación de licencias emitidas en el extranjero Determinar el control interno aplicable, su validez, suficiencia, eficiencia y eficacia, valorando los riesgos relacionados con su incumplimiento Verificar el cumplimiento de las funciones que se deben desarrollar para el logro de los objetivos de la Dirección de Educación Vial. 5

6 Revisar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en informes anteriores ALCANCE DEL ESTUDIO Para esta primera parte del estudio se evaluarán los procedimientos de control aplicados en las actividades desarrolladas por los Departamentos de Evaluación de conductores, Control y Registro, Formación y Capacitación y Acreditación de conductores de la Dirección General de Educación Vial, ubicadas en San José. Por ser este un informe parcial lo evaluado en las Oficinas Regionales, se atenderá en un segundo informe PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA Para la realización del estudio se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Administración, mediante revisión de registros, informes, oficios, archivos y observación física, de conformidad con los procedimientos, políticas y lineamientos establecidos por el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público. Además, se examinaron tanto las acciones ejecutadas por la Dirección de Educación Vial y sus Departamentos, a saber, Registro y Control, Evaluación de Conductores, Formación y Capacitación, Acreditación de Licencias de Conducir, en San José y sus Oficinas Regionales así como, la idoneidad del sistema de control existente, para las actividades mediante: Revisión de decretos y disposiciones relacionadas. Análisis de objetivos, funciones, actividades, procesos. Revisión de registros Revisión de informes y advertencias emitidas por la Auditoría General relacionadas. Entrevistas. Visitas a las dependencias involucradas. Análisis de dotación de recursos NORMATIVA APLICABLE El presente estudio se realizó de conformidad con lo dispuesto en la Norma No de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, mediante la aplicación de: 6

7 Ley General de Control de Interno Nº Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC ). Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE) Normativa interna de la Auditoría General del MOPT que regula la ejecución de los estudios de auditoría. Reglamento Autónomo de Servicios del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. La Gaceta No.213 del 03 de noviembre de Decreto No.3635-MOPT. Procedimiento de Evaluación de la Prueba Práctica de Manejo, tomado del SIOR. Decreto Ejecutivo No , sobre el Reglamento de Evaluaciones Prácticas de manejo para la obtención de licencias de conducir. Manual de funciones y procedimientos del Departamento de Evaluación de Conductores (PA ). Ley de Tránsito No.9078 Procedimiento para la matrícula del curso teórico de educación vial (PA ). Código de Ética del MOPT. Manual de Procedimientos de Regionales en Educación Vial Manual de Procedimientos en formación y capacitación (PA ). Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), publicado en la Gaceta No. 26 del 26 de enero de RIESGO De acuerdo con lo establecido en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), específicamente en el inciso c) del punto 05 de la Norma 203, para efectos de sus estudios, las auditorías internas deben considerar los resultados de la Valoración del Riesgo Institucional. En ese sentido; esta Auditoría General implementó una Matriz de Riesgos, que hace una valoración a nivel de procesos y que a la vez conforman el Universo Auditable de esta Auditoría. Según información extraída de esa Matriz, los procedimientos de la Dirección General de Educación Vial reflejaron la siguiente información: 7

8 CUADRO No.1 MATRIZ DE RIESGOS DE AUDITORÍA GENERAL (UNIVERSO AUDITABLE) Fuente: Matriz de Riesgo de la Auditoría General. La metodología aplicada señala que el riesgo a nivel de procesos se mide por su nivel de cumplimiento, el cual se establece en función de los estudios de control interno, advertencias, denuncias, cumplimiento de recomendaciones y demás estudios de carácter especial, obteniendo para este proceso un nivel de riesgo alto según la siguiente escala: CUADRO No.2 Ponderación NIVEL DE CUMPLIMIENTO Rango inferior Rango superior Alto 0 3 Medio 4 6 Bajo 7 10 Fuente: Metodología para la evaluación de Riesgos 8

9 Esta Auditoría efectuó la evaluación correspondiente, con el propósito de evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección relacionados con el tema en estudio, para disminuir el riesgo. De acuerdo con la Estructura de Riesgos Institucional, aquellos que se encuentran asociados a esta Dirección son los siguientes: Riesgo de Operación, por desactualizaciones en los manuales de organización, funciones y procedimientos de la Institución y por ende afecta el Plan de Trabajo de la Dirección y de los Departamentos que la conforman. Riesgo de Fraude, los empleados, usuarios y proveedores pueden perpetuar fraudes contra la Institución por fallas en los sistemas, como en el caso del dictamen médico. Riesgo de Satisfacción al usuario, la falta de enfoque en los usuarios amenaza la capacidad de la Institución para cumplir o exceder las expectativas de los usuarios, como las fallas en la página web. Riesgo de Asignación de Recursos, un proceso inadecuado de la distribución de recursos y de información que lo respalde, puede impedir que no se cumpla con los objetivos establecidos, en este caso el exceso de inventario de material para licencias. Riesgo de Disponibilidad de Información, por mantener información de planeamiento o de otra índole inexistente, poco realista, irrelevante y no confiable puede causar decisiones y conclusiones incorrectas, en el tema relacionado con mantener funciones dentro del SIOR que los Departamentos no llevan a cabo. Cabe destacar que durante la evaluación se determinaron riesgos que no se encuentran dentro de la Estructura Institucional, por lo que es conveniente su valoración: Riesgo de Comunicación, los canales inefectivos de comunicación pueden resultar en mensajes que son inconsistentes, al no existir evidencia física de las supervisiones realizadas. Riesgo de Planificación y Presupuesto, la falta de información sobre planeación y presupuestos, puede causar conclusiones y decisiones financieras inapropiadas, en el caso del material vencido que se mantiene en los inventarios de plásticos para licencias. 9

10 1.9. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE RESULTADOS En atención a la Norma Nº 205 Comunicación de Resultados del Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el día viernes 12 de diciembre del año en curso, se remitió el borrador del Informe a la Dirección General de Educación Vial vía electrónica, convocando a reunión para el 17 de diciembre 2014 a las 14 horas, o que las hicieran llegar por escrito en esa misma fecha, para analizar las observaciones y/o aclaraciones que correspondan e incorporarlas en la emisión final del Informe. 10

11 2-RESULTADOS 2.1. VALORACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La Dirección General de Educación Vial, tiene a su cargo los Departamentos de Formación y Capacitación, Registro y Control, Evaluación de Conductores y Acreditación de Licencias de Conducir, en San José y sus Oficinas Regionales. Este informe parcial solo incluye lo evaluado en las Oficinas de San José, posteriormente se tratará lo evaluado en las Regionales. Cuadro No.3 Organigrama de la Dirección General de Educación Vial Fuente: Tomado del SIOR DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN El Departamento de Formación y Capacitación de la Dirección General de Educación Vial, es el encargado de todo lo relacionado con la aplicación de los exámenes teóricos, el cual tiene como principal objetivo, de acuerdo con el Sistema de Información Organizacional (SIOR) de la Dirección General de Planeamiento Administrativo, Dotar a los ciudadanos de los conocimientos requeridos para su correcto desempeño como conductores de vehículos. La aplicación de los exámenes teóricos esta normada por el Manual de Funciones y procedimientos del Departamento de Formación y Capacitación, cuya última actualización fue en junio La aplicación de los exámenes teóricos para los cursos regulares y en la modalidad de tutoría son realizados por los usuarios directamente en la 11

12 aplicación que tiene desarrollada el Sistema de Acreditación de Conductores (SAC). La prueba teórica consta de 40 preguntas, donde los usuarios deben seleccionar una opción de respuesta de tres que presenta el sistema y cuentan con 50 minutos para contestar el examen. Para optar por el examen los usuarios, previo pago en las entidades bancarias autorizadas, deben matricularse por medio de la página WEB del Consejo de Seguridad Vial ( o llamando al número del Call Center. En relación con la aplicación de los exámenes se obtuvieron los siguientes resultados: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Funciones y procedimientos del Departamento de Formación y Capacitación, contiene la descripción de los siguientes procedimientos: - Curso teórico de Educación Vial o Transporte Público en su modalidad regular o iletrado. - Aplicación de exámenes del curso teórico de Educación Vial o Transporte público en la modalidad de iletrado. - Aplicación de exámenes del curso teórico de Educación Vial o Transporte Público en la modalidad tutoría o Especial. - Capacitación a conductores de Transporte de materiales peligrosos y a cuerpos especiales. - Capacitación a futuros instructores y evaluadores de conductores. - Diseño de los Manuales de Educación Vial - Solicitud, control, utilización y cierre del libro de Actas. De igual forma el Manual detalla algunas otras actividades que desarrolla el Departamento de Formación y Capacitación, a saber: - Entrega de exámenes para el curso teórico en la modalidad de iletrados a los Departamentos Regionales. - Recibo, revisión y devolución de exámenes calificados del curso teórico en la modalidad de iletrados a los Departamentos Regionales. - Elaboración y mantenimiento de preguntas del sistema de examen teórico. - Asesoría y supervisión técnica. 12

13 En relación con el citado Manual, de acuerdo con el Sistema de Información Organizacional (SIOR) de la Dirección General de Planeamiento Administrativo, se oficializó mediante oficio PA del 12 de junio de 2010 y no se registran actualizaciones a la fecha, lo que se evidencia en información y procedimientos desactualizados, por ejemplo, se menciona una cantidad de preguntas diferente a la actual, se indica una entidad financiera para el pago de derechos que no opera actualmente en el país (HSBC), números de teléfono del Call Center que ya no corresponden, entre otros. Al respecto, se debe indicar que en cada actividad y procedimiento incluidos en el Manual, se señala que se debe comunicar por escrito a Planeamiento Administrativo, los cambios que ocurran, a fin de mantenerlos debidamente actualizados, aspecto que no se está cumpliendo, dado que desde su oficialización a la fecha han transcurrido 4 años sin que se hayan efectuado modificaciones. La desactualización del citado Manual implica que no existe una adecuada descripción de las actividades que deben seguirse para desarrollar las funciones, no se precisa la responsabilidad de las unidades administrativas que intervienen, los plazos para su ejecución y no se describen los documentos o recursos necesarios para su debida aplicación. Lo anterior representa un riesgo para la Administración porque se imposibilitan o dificultan, entre otros, los siguientes aspectos: Utilización de esa información como una guía para la aplicación uniforme de las labores, de manera que su ejecución sea eficiente, eficaz y económica. La inducción y adiestramiento del personal. Determinación de desviaciones en su ejecución y su oportuna corrección. La supervisión que deben ejercer los superiores inmediatos sobre las labores que desarrollan los subordinados. La labor de los órganos de fiscalización superior, al no tener parámetros para valorar la ejecución de labores. 13

14 Al respecto, las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República establecen, en la norma 1.2, como uno de los objetivos del Sistema de Control Interno lo siguiente: b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales. El citado cuerpo normativo, en cuanto a la exigencia y oportunidad de la información, en su norma 4.4, establece lo siguiente: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma PREGUNTAS DEL SISTEMA DE EXAMEN TEÓRICO Como parte de las funciones que de acuerdo con el SIOR le corresponden al Departamento de Formación y Capacitación, se encuentra Elaborar y mantener debidamente actualizadas las preguntas del Sistema de Examen Teórico. Al respecto, ante consulta efectuada por esta Auditoría sobre la forma en que se desarrolla esa función, se nos indicó que existe una Comisión formada por cuatro funcionarios del Departamento que se encarga de la formulación e inclusión de las preguntas, las que después de ser revisadas y aprobadas por el Jefe del Departamento, único con perfil para aprobar, cambiar o eliminar, son incluidas en la base de datos que el sistema posee, de la cual el mismo toma las preguntas en forma aleatoria para desplegárselas a los usuarios cuando realizan los exámenes; procedimiento que se nos indicó, se realiza trimestralmente, directamente en el sistema. 14

15 Para la aplicación de esta función, en el Manual de Funciones y Procedimientos del Departamento de Formación y Capacitación, se incluye una actividad denominada Elaboración y mantenimiento de preguntas del Sistema Examen Teórico, en el cual se describen los pasos a seguir para su aplicación, los que no corresponden a lo descrito en el párrafo anterior debido a que, como se indicó en el apartado de este informe, el citado Manual no ha sido actualizado. Con el propósito de determinar la actualización de las preguntas se solicitó a la Asesoría en Tecnologías de Información del COSEVI, la cantidad de preguntas ingresadas al sistema por año desde el 2009 hasta a la fecha, así como las que no han sido modificadas desde su incorporación al sistema, obteniéndose los resultados que se muestran en el siguiente cuadro: Año Cuadro No. 4 Preguntas ingresadas al Sistema de Examen Teórico que no han sido modificadas Años 2009 a la fecha Preguntas ingresadas Preguntas no modificadas Porcentaje (1) % % % % % % TOTAL % (2) Nota: (1) Porcentaje que representan las preguntas que no han sido modificadas con respecto de las ingresadas. (2) Es el promedio simple de los seis años. Fuente: Elaboración propia con los datos suministrados por ATI COSEVI. Del cuadro anterior se observa que de las preguntas ingresadas cada año, en promedio el 81.37% no han sido modificadas, por lo que en caso de que las mismas se divulguen entre futuros usuarios, existe el riesgo de que al momento de efectuar el examen, conozcan de previo las preguntas que el sistema genere, obteniendo un calificación que le permita optar por una licencia de conducir, no necesariamente acorde con los conocimientos necesarios para que se desempeñe debidamente como conductor, con los consecuentes riesgos que esto representa. 15

16 Con el propósito de determinar si lo anterior reflejaba algún comportamiento indicativo de que eventualmente exista conocimiento previo por parte de los usuarios de las preguntas, se consultó a la Asesoría en Tecnología de Información del COSEVI, sobre la cantidad de exámenes contestados en distintos rangos de tiempo, cuyos resultados se muestran en el siguiente cuadro: Periodo Menos de 10 minutos Entre 10 y 20 minutos Entre 20 y 30 minutos Entre 30 y 40 minutos Entre 40 y 50 minutos ,827 40,184 36,690 16,724 6, ,325 32,057 43,017 22,334 8,404 01/01/2014 al 31/05/ ,098 21,738 10,552 3,517 TOTAL 6,579 88, ,445 49,610 18,446 Fuente: Información extraída del SAC por Asesoría en Tecnología de Información del COSEVI. El cuadro anterior refleja que entre el 01 de enero de 2012 y el 31 de mayo de 2014, 6,579 usuarios respondieron las 40 preguntas en 10 minutos o menos, lo que representa en promedio 15 segundos para leer cada pregunta, seleccionar la respuesta correcta de tres posibles y que el sistema le despliegue la siguiente, lo que significa, incluyendo todo ese proceso, que contestaron 4 preguntas por minuto, mientras que 88,339 usuarios, utilizaron en promedio 30 segundos, lo que significa que contestaron 2 preguntas por minuto. Sobre el particular, mediante oficio AG se consultó a la Dirección General de Educación Vial, si se ha determinado el tiempo mínimo por pregunta que requiere un usuario para contestar el examen y si se efectúan análisis de los datos relacionados con la aplicación de las pruebas teóricas, recibiéndose como respuesta que el tiempo establecido para responder cada pregunta es 1.25 minutos, el cual puede variar dependiendo de las particularidades de cada usuario (oficios DG y DG ). No obstante, el tiempo indicado se refiere al tiempo máximo por pregunta que resulta de dividir el tiempo máximo para efectuar el examen, que es 50 minutos, entre las 40 preguntas que consta el examen. Pero no se indicó por parte de la Dirección General de Educación Vial de la existencia de un parámetro relacionado con la duración mínima por pregunta que pueda ser utilizado como indicativo de que eventualmente algunos usuarios podrían conocer por anticipado las respuestas, debido al poco tiempo que utilizan para responder el examen, situación riesgosa que 16

17 podría materializarse considerando el hecho de que en promedio el 81.37% de las preguntas no ha sido modificadas desde su inclusión al sistema. Además, de acuerdo con información suministrada por funcionarios de la Asesoría en Tecnología de Información del COSEVI, el sistema no tiene encriptadas las preguntas y respuestas, por lo que funcionarios con acceso al sistema podría enterarse de las preguntas y respectivas respuestas, lo que aunado a lo indicado anteriormente, aumenta el riesgo de que se filtren hacia los usuarios CONTROL DE ASISTENCIA A CURSOS Y EXÁMENES La Dirección General de Educación Vial brinda el curso Básico de Seguridad Vial y el de Transporte Público, en la modalidad Regular, que es de asistencia obligatoria de lunes a jueves y el viernes se realiza el examen, el cual es aplicado por un instructor diferente al que impartió el curso. De acuerdo con el procedimiento denominado Curso teórico de educación vial o de transporte público en la modalidad regular o iletrado contenido en el Manual de Funciones y procedimientos del Departamento de Formación y Capacitación, que si bien es cierto está desactualizado, en lo que respecta a este aspecto se nos indicó se mantiene igual, por lo que en caso de que un usuario no asista un día, presenta la respectiva justificación, para poder permanecer en las siguientes lecciones, en caso de faltar más de un día, el Instructor en la lista de Control de Asistencia, en el espacio de la firma, anota Desertor y en caso de no presentarse el estudiante, anota NSP (No se presentó). En relación con este aspecto, esta Auditoría recibió y dio trámite a una denuncia en la cual se expusieron varios casos en los cuales en las listas de asistencia, los instructores consignaron que determinados usuarios no se presentaron a realizar la prueba teórica, no obstante, en el sistema de acreditación de conductores aparecen registrados con el examen aprobado. Como parte de los resultados de la investigación efectuada en atención a la citada denuncia, se emitió la Advertencia No. AG del 16 de diciembre de 2013, en la cual se expusieron las situaciones determinadas y se efectuaron recomendaciones tendientes a subsanarlas. Asimismo, mediante oficio AG del 09 de diciembre de 2013, se remitió a la Sección Especializada de Tránsito del Organismo de Investigación Judicial la denuncia. 17

18 Como parte de la implantación de esas recomendaciones, mediante oficio ST del 18 de febrero de 2014 la Dirección General de Educación Vial solicitó a la Asesoría en Tecnología de Información del COSEVI, asignar una clave a cada instructor para que registren en un nuevo módulo del Sistema de Acreditación de Conductores, los usuarios que no se presentaron de manera que el sistema imposibilite la realización en forma posterior. En la verificación efectuada sobre este aspecto, se determinó, el cumplimiento por parte del instructor del control de asistencia y el registro de los usuarios que no se presentaron con NSP en la lista respectiva, tal como se muestra en la siguiente figura: Figura N 1 - Lista de Control de Asistencia. No obstante, en visitas efectuadas a la sede ubicada en Paso Ancho, se determinó que el registro en el módulo desarrollado para este fin en el sistema de Acreditación de Conductores, no se efectúa uniforme por parte de los instructores, ya que algunos lo realizan en forma inmediata y otros después que termine el examen. Además se manifestó por parte de los evaluadores que si bien recibieron capacitación sobre el módulo, no existe un procedimiento que indique la forma y el momento de efectuar este registro, de manera que su aplicación sea en forma consistente por parte de todos los evaluadores. 18

19 Lo anterior, podría propiciar que el registro no se efectúe con el riesgo de que un usuario pueda realizar el examen a pesar de que falte un día y no justifique su ausencia, o del todo no asista al curso, ya que si por alguna situación, sea dolosa o por error, no se registra la ausencia ya sea en las listas de asistencia o en el sistema, el instructor que aplica la prueba, que es diferente al que imparte el curso, no tendría forma de enterarse y podría aplicar la prueba, dado que el sistema no lo impediría CURSOS PARA ILETRADOS Y MANUAL DEL CONDUCTOR Como se indicó, el curso para Iletrados está suspendido debido a que se está definiendo el material didáctico y las preguntas correspondientes para que los usuarios efectúen los exámenes por medio del sistema, los que serán reprogramarlos para inicios del año 2015, situación que ocurre desde diciembre de Adicionalmente, de acuerdo con el oficio DG del 27 de enero de 2014 de la Dirección General de Educación Vial, el Manual del Conductor se encuentra agotado, situación que obedece a que no se han reimpreso nuevos ejemplares por parte de la Universidad Estatal a Distancia (UNED) entidad encargada de esa labor, debido a que se está desarrollando un nuevo manual que incluye la nueva Ley de Tránsito, el cual está en trámite de aprobación por parte de la Junta Directiva el COSEVI, no obstante, a la fecha no ha sido publicado el nuevo Manual. Según noticia está para enero En el citado oficio se instruyó coordinar con la UNED para que el manual se pusiera a disposición de los usuarios de manera digital, sin embargo a la fecha tampoco se encuentra disponible de esa forma. Los aspectos anteriores, presentes desde hace un año, afectan el proceso enseñanza aprendizaje de los usuarios, la imagen de la Institución por no dotar al usuario del insumo principal para su capacitación y consecuentemente la consecución del objetivo principal del Departamento de Formación y Capacitación de la Dirección General de Educación Vial, que es Dotar a los ciudadanos de los conocimientos requeridos para su correcto desempeño como conductores de vehículos. Al respecto, la norma 1.2 del Manual Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) referida a los objetivos del Sistema de Control Interno (SCI), establece: 19

20 1.2 Objetivos del SCI. El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo. b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales. c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima, y a que sus operaciones contribuyan con el logro de los objetivos institucionales. d. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico. El SCI debe contribuir con la institución en la observancia sistemática y generalizada del bloque de legalidad DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL Como parte del presente estudio se obtiene del Sistema de Información Organizacional (SIOR), la información referente a este Departamento y se realiza una entrevista con el Jefe y Subjefe del Departamento, el día 01de diciembre del año De la entrevista realizada se desprende que como principales funciones están la apertura de la oferta de matrícula para los cursos Teórico de Educación Vial o de Transporte Público, en sus diferentes modalidades (regular, tutoría o suficiencia), así como la apertura o creación del expediente electrónico único y la realización de cambios de estatus migratorios para extranjeros. Para realizar estos cambios de estatus migratorio, se solicita a los usuarios presentar original y copia de los documentos de identificación y es responsabilidad del funcionario de la ventanilla que realiza el trámite, verificar que toda la documentación esté correcta, para proceder a actualizar el expediente, con base en la documentación aportada. 20

21 Cada funcionario custodia y archiva los documentos que respaldan los trámites que efectúan. En cuanto a la forma de custodiar estos documentos, se determinó que: 1. El Departamento no cuenta con espacio suficiente y los dispositivos para el adecuado archivo de la documentación. 2. Se observó que los documentos se mantienen en folder organizados por mes, sin embargo no se encuentran foliados. 3. No se lleva un correcto control sobre los mismos. Lo anterior representa el riesgo de que la información de respaldo utilizada para efectuar los trámites se pierda o se dificulte su ubicación en caso de ser necesario verificar algún dato o trámite efectuado. Para lo anterior se debe tomar en cuenta lo establecido en la norma 5.5 del Manual Normas de control interno para el Sector Público (N CO- DFOE), que dispone lo siguiente: Archivo institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos. Lo anterior incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte electrónico, así como otras condiciones pertinentes. De la atención brindada por este Departamento a los usuarios, según lo manifestó la Subjefe del Departamento, se ha determinado que cuando un usuario se presenta a efectuar algún trámite en el Departamento de Acreditación de Conductores ubicado en la Uruca y requiere un cambio de estatus migratorio para poder efectuarlo, se le indica que se traslade hasta la sede de Educación Vial en Paso Ancho para que lo efectúe en el Departamento de Registro y Control, una vez ahí, como parte del procedimiento, el sistema indica si el usuario tiene infracciones pendientes de pago, en caso afirmativo, en algunas oportunidades debe desplazarse de nuevo al Departamento de Infracciones del COSEVI ubicado en la Uruca, para la respectiva cancelación. 21

22 Posteriormente, regresar de nuevo al Departamento de Control y Registro en Paso Ancho con las infracciones canceladas para efectuar el cambio de estatus y regresar al Departamento de Acreditación de Conductores en la Uruca para finiquitar el trámite que originalmente requería. Situación que genera disconformidad en los usuarios ya que deben invertir tiempo y recursos en esta tramitología, que pudo evitarse si se le informa desde el inicio en el Departamento de Acreditación de Conductores, que tiene infracciones pendientes, que pueden ser canceladas en el Departamento de Infracciones que también se ubica en la Uruca, evitándole al usuario desplazamientos innecesarios y no afectando la imagen de la Institución. Además se evidencia un incumplimiento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, No DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN DE CONDUCTORES El objetivo primordial de este Departamento es garantizar que los futuros conductores conduzcan adecuadamente, por lo que cuenta con 42 evaluadores distribuidos en las diferentes Regionales y en la Sede Central de la Dirección de Educación Vial. Actualmente están trabajando en un manual para realizar las pruebas en las pistas, sin embargo, se evidenció mediante las visitas que se hicieron a la pista de evaluación situada en el parqueo institucional del MOPT, Plaza Víquez, que los evaluadores no cuentan con manuales de procedimientos actualizados que respalden el trabajo por realizar. Lo anterior revela un Riesgo de Operación, por desactualizaciones en los manuales de organización, funciones y procedimientos de la Institución y por ende afecta el Plan de Trabajo de la Dirección y de los Departamentos que la conforman. Adicionalmente se incumple con el punto 4.2 sobre los Requisitos de las Actividades de Control, establecidos en las Normas de Control Interno para el Sector Público, en lo referente a: e. Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación 22

23 De la observación efectuada a las actividades que desarrolla este Departamento y de la entrevista realizada el día 02 de diciembre del año 2014 a la Licda. María Eugenia Salazar Salaverry y Lic. Tobías Barrantes Solís, Jefe y Subjefe respectivamente, pudimos concluir que cumple con las funciones, las cuales se encuentran oficializadas en el SIOR. En la Dirección General de Educación Vial, persiste la práctica de solicitar mediante las boletas de autorización o vistos buenos, al Departamento de Evaluación de Conductores, la inclusión de usuarios, para que puedan realizar la prueba práctica en el momento que exista un espacio por un usuario que no se presentó. Aspecto determinado en el Informe de Control Interno AG-I denominado ESTUDIO SOBRE EL CONTROL INTERNO APLICADO A LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN VIAL. La inclusión de usuarios con visto bueno de la Dirección General de Educación Vial, para la obtención de una cita de prueba práctica, por parte del Departamento de Evaluación de Conductores, deja en evidencia que NO SE CUMPLE con lo establecido en el procedimiento, esto porque tal y como se indica en el mismo, los usuarios para obtener una cita luego de haber cancelado el monto correspondiente, deben llamar al Call Center para que sean ellos quienes asignen la fecha y hora de la prueba práctica, o matricularse en la página del COSEVI, donde en algunos casos los usuarios tienen que esperar hasta dos meses para poder realizar la prueba práctica. Con respecto a lo anterior, es importante mencionar lo que indica la Ley General de Control Interno (No. 8292) en el inciso a) de su artículo No. 15, referido a los deberes del jerarca y de los titulares subordinados sobre las Actividades de Control: ( ) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.( ) (Subrayado no es del original) Además las Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) en su punto 4.1 Actividades de control indica: ( ) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y 23

24 los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad. ( ) Adicionalmente al incumplimiento del procedimiento existente, lo anterior representa una debilidad del sistema, ya que este no advierte o imposibilita la inclusión de personas para que efectúen la prueba práctica sin haber obtenido previamente una cita por medio del Call Center o la página web de Educación Vial, lo que representa un eventual favorecimiento a esos usuarios al poder realizar la prueba con antelación a los que deben seguir el procedimiento establecido PRUEBAS PRÁCTICAS DE CONDUCCIÓN La aplicación de Pruebas Prácticas se encuentra regulada por el Procedimiento llamado Evaluación de la prueba práctica de Manejo, oficializado mediante oficio PA del 4 agosto de 2009, en el Sistema de Información Organizacional (SIOR) El procedimiento indica con detalle los pasos a seguir para la realización de la prueba práctica de manejo: 1. Cancelación del derecho por parte del usuario en las entidades bancarias autorizadas. 2. Llamar al Centro de llamadas para solicitar la cita para la prueba práctica de manejo, donde el usuario selecciona la fecha, hora y sede. 3. Presentación con la documentación establecida (de acuerdo con el tipo de licencia a solicitar) al Departamento de Evaluación de Conductores en San José o las oficinas Regionales, donde el evaluador asignado, aplica de forma rigurosa las 5 fases establecidas en el formulario DPA-723 Boleta de Evaluación de Prueba Práctica de Manejo. La PRUEBA PRÁCTICA consta de 5 fases que deben ser aprobadas por el usuario para considerarlo apto, estas cinco fases son: Fase I: Documentación (se revisan los documentos que previamente el usuario ha presentado en ventanilla). Fase II: Condición del vehículo. 24

25 Fase III: Pista de prueba con conos. Fase IV: Señalamiento vial. Fase V: Comportamiento y destreza. Actualmente todas las fases son valoradas por el mismo evaluador, por lo que se determina que el riesgo detectado en el informe AG-I , emitido en Diciembre de ese mismo año, aún se mantiene. Tal y como se comentó en su oportunidad esto debido a que se da un contacto inmediato y aislado entre el usuario y el evaluador, lo que podría facilitar el hecho de convenir entre las partes la aprobación en forma eventualmente fraudulenta de las pruebas. La evaluación de las Fases IV: Señalamiento vial y Fase V: Comportamiento y destreza, que se realizan en carretera, en el caso de pruebas prácticas de las motos es efectuada por un solo evaluador, con hasta 09 motos a la vez, quien debe conducir el vehículo institucional para efectuar la prueba en carretera, por lo que debe verificar por los retrovisores lo que hacen las personas que están siendo evaluados. Este procedimiento limita el accionar del evaluador en cuanto a una adecuada calificación de estas fases ya que debe evaluar simultáneamente dos o más usuarios y además conducir el vehículo. Al respecto hay que señalar lo que indican las Normas de Control interno para el Sector Público, en el punto 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas Adicionalmente esta situación expone a la Institución a diferentes Riesgos como: Satisfacción al Usuario, ya que el hecho de llevar varias pruebas a la vez, mientras conduce y califica podría ser cuestionable por el hecho de que no se pueden realizar con total eficacia las tres acciones al mismo tiempo, por lo que este procedimiento lleva a los usuarios a la presentación de apelaciones por la ineficacia del mismo. Riesgo de Operación, este se da por el resultado de operaciones ineficientes e ineficaces en satisfacer a los usuarios y alcanzar los objetivos de la Institución. 25

26 DIVULGACIÓN DEL RECORRIDO PARA PRUEBAS PRÁCTICAS Mediante las entrevistas y visitas realizadas a la sede de Educación Vial en San José se determina que no existe un croquis para el recorrido que se realiza durante la Prueba Práctica en carretera, lo cual si se pudo observar en otras Regionales del país, como lo es el caso de Guápiles y Pérez Zeledón. Lo descrito en el párrafo anterior expone al Departamento de Evaluación de Conductores a un Riesgo de Satisfacción al Usuario, por el incumplimiento de no presentar información que necesita el usuario para tener un mayor conocimiento sobre lo que se le evaluará. Este riesgo además afecta la imagen de la Institución. Al respecto el Manual Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) establece, en cuanto a la calidad de la información lo siguiente: 5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad. Para las Pruebas en la Pista con conos si existe un croquis que está a disposición de los usuarios en el Departamento de Acreditación de Conductores y en la página WEB de Educación Vial, con la finalidad de que los usuarios conozcan el procedimiento que se les aplicará, no así para el recorrido en carretera. A continuación se presenta un detalle del croquis mencionado en el párrafo anterior. 26

27 Cuadro No.5 Croquis Pista de Conos San José-Plaza Víquez La Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial No. 9078, Publicada en el Alcance No. 165 a La Gaceta nº 207 de 26 de octubre de 2012, establece en su artículo No. 221 lo siguiente: ARTÍCULO Principios aplicables a las pruebas A cualquier prueba de conocimientos o destrezas, directamente relacionada con la habilitación o rehabilitación de conductores, se le aplicarán los principios de razonabilidad, continuidad, publicidad, imparcialidad e igualdad; para ello, los contenidos serán públicos y para su aplicación estarán disponibles en horarios accesibles. El órgano competente para realizar las pruebas deberá publicitar, debida y ampliamente en el primer mes de cada año, los parámetros para evaluar a los aspirantes a conductor, en el diario oficial La Gaceta y en medios de cobertura y circulación nacional acreditados. La definición del puntaje necesario para aprobar dichas pruebas será definido reglamentariamente, atendiendo a principios de seguridad vial y de racionalidad. No se podrá exigir el cumplimiento de un desempeño perfecto. En el caso de la prueba práctica de manejo, el evaluador deberá dar a conocer al interesado el resultado de la evaluación una vez finalizada la prueba. 27

28 Si la prueba fuera reprobada, se deberá indicar con claridad y por escrito los ítems evaluados y el resultado obtenido en cada uno. Se deberán garantizar mecanismos adecuados para la revisión o impugnación de la calificación final, cuya existencia se dará a conocer a la persona evaluada al notificarle el resultado. (Subrayado no es del original) DEPARTAMENTO DE ACREDITACIÓN DE LICENCIA DE CONDUCIR Este Departamento cuenta con 16 funcionarios, se encuentra ubicado en La Uruca en las oficinas del COSEVI. Entre sus principales funciones está la emisión de licencias de conducir y la homologación de licencias emitidas en el extranjero. En relación con la homologación de licencias expedidas en otros países, el procedimiento que se sigue se encuentra divido en dos pasos, el primero es la revisión de documentos para la autorización o visto bueno, en el que se verifica la documentación aportada por los usuarios y datos de la licencia del extranjero, como lo son el país de origen, nombre, apellidos, fecha de ingreso al país, licencia del país de origen, fecha de emisión y vencimiento de la misma, así como las categorías de licencias permitidas al extranjero. Además de lo anterior y cuando así se requiera, se solicita a los extranjeros el registro de entradas y salidas y traducción de documentos cuando los mismos no se encuentren en idioma español. De todos estos documentos se le solicita fotocopia al usuario, para luego ser archivados. Una vez concluido el proceso de revisión, se procede con el segundo paso, que consiste en el ingreso de los datos en el sistema de Acreditación de Conductores, el funcionario encargado revisa nuevamente la documentación y verifica que cuente con el visto bueno otorgado por el funcionario que efectuó la revisión inicial de los documentos, procede a crear el expediente del conductor que consiste en el registro de datos personales del extranjero en el sistema indicado, luego se verifica que el conductor no tenga infracciones pendientes de cancelar, esto porque en algunos casos los Oficiales de Tránsito realizan partes a extranjeros que son anotados al pasaporte o cédula de residencia. Este trámite de homologación de Licencias para extranjeros es realizado a nivel nacional solo en este Departamento y el visto bueno para efectuar el trámite solo lo proporcionan el Jefe y el Subjefe, lo que ocasiona molestias a los usuarios debido a que deben trasladarse desde diferentes partes del 28

29 país a realizar este trámite, alegando la existencia de diferentes sedes regionales cercanas al lugar en que se encuentran. Adicionalmente, esta situación ocasiona que al ser el único lugar en el cual se efectúa el trámite y que solo lo pueden realizar el Jefe y el Subjefe, se presentan muchos usuarios provocándose demoras en la atención y el consecuente disgusto por la espera, además del traslado antes citado. Esto induce a la Administración Activa a un Riesgo de Satisfacción al Usuario, ya que la falta de enfoque en los usuarios amenaza la capacidad de la Institución para cumplir las expectativas de los usuarios. Adicionalmente se evidencia un posible incumplimiento de las Normas del Sector Público, específicamente la Norma 4.5 relacionada con las Actividades de Control que establecen lo siguiente: Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas En relación con el dictamen médico que deben presentar los usuarios como requisito para los trámites, actualmente es digital, por lo que para consultarlo los funcionarios aceden al sistema denominado Servicios Digitales para Médicos Colegiados (SEDIMEC), en el cual verifican si está vigente y las eventuales restricciones que el usuario presenta, lo anterior por medio del número de dictamen o por el número de cédula del usuario. Este sistema no se encuentra enlazado con el Sistema de Acreditación de Conductores, de manera tal que relacione automáticamente al usuario que efectúa el trámite en licencias, con la persona a la que pertenece el dictamen, situación que permite que la consulta que efectúa el funcionario que realiza el trámite de licencias, en relación con el dictamen, sea sobre otra persona que eventualmente presenta condiciones de salud y restricciones física diferentes. Esto por cuanto los sistemas de Acreditación de Conductores y el del Colegio de Médicos no se encuentran entrelazados, lo que eventualmente podría permitir, por ejemplo, la utilización de un mismo dictamen médico en varios usuarios. 29

30 Esta situación expone a la Institución ante un Riesgo de Fraude, esto porque los funcionarios usuarios pueden realizar actividades fraudulentas para beneficio personal, exponiendo a la Institución. Por otra parte el Manual Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO-DFOE), en las Normas sobre Actividades de Control, específicamente en la norma sobre Regulaciones y dispositivos de seguridad El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados, para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios que deban utilizarlos REVISIÓN A LOS MATERIALES UTILIZADOS EN EL PROCEDIMIENTO DE EMISIÓN DE LICENCIAS. Como parte de la revisión efectuada a los materiales utilizados en el proceso de emisión de licencias, se visitó la bodega en la cual se custodian determinándose lo siguiente: 1. Se cuentan con cámaras de vigilancia y respaldo de videos. 2. La bodega tiene puerta de seguridad. 3. Se mantiene con aire acondicionado y deshumidificador. 4. La custodia de las llaves la tiene el bodeguero, el Jefe y Subjefe del Departamento. 5. Se llevan registros de acceso y de entrega de materiales. De lo anterior se concluye que existe un adecuado control de la bodega y del material que se custodia, sin embargo, pudimos determinar con base en declaraciones realizadas por el Jefe del Departamento que actualmente se está utilizando material vencido, esto porque se había realizado un pedido muy grande y la demanda no ha ameritado el uso de los insumos que se solicitaron. Con esta situación se identifica para la Dirección General de Educación Vial un Riesgo de Planificación y Presupuesto, ya que se han adquirido materiales, sin una adecuada planificación en función con su consumo, lo que podría generar pérdida de recursos por desaprovechamiento de material. 30

31 Al respecto, la norma 1.2 del Manual Normas de control interno para el Sector Público (N CO-DFOE) referida a los objetivos del Sistema de Control Interno (SCI), establece: 1.2 Objetivos del SCI. El SCI de cada organización debe coadyuvar al cumplimiento de los siguientes objetivos: a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo PERFILES EN EL SISTEMA Del análisis efectuado a la información recopilada para el desarrollo de este estudio, relacionada con los perfiles en el sistema asignados a diferentes funcionarios de la Dirección General de Educación Vial, se determinó que existe uno denominado CONSULTAR TEÓRICO el cual según el documento aportado por Asesoría en Tecnología e Información del COSEVI, permite registrar las calificaciones de aquellos exámenes hechos por medio digital en el cual el resultado no fue incluido en la base de datos por problemas de comunicación basándose en las preguntas contestadas por el usuario. También permite consultar los cursos que se van a realizar determinado día. Además permite consultar la matrícula de un estudiante en determinado curso. En el citado documento, adicionalmente se indican los cargos que tienen asignados esos perfiles, los cuales se detallan a continuación: Instructores de Evaluación de Conductores. Jefe Departamento Formación y Capacitación. Subjefe Departamento de Capacitación. Encargado de Inclusión de Preguntas. Secretaria de Departamento de Formación y Capacitación. Jefe del Departamento de Control y Registro. Subjefe Departamento de Control y Registro. Secretaria del Departamento de Control y Registro. Técnico de Ventanilla Control y Registro. Instructor de pruebas teóricas. De lo anterior se desprende que varios funcionarios de diferentes Departamentos, de acuerdo con la información suministrada, pueden registrar calificaciones y consultar la matrícula de un estudiante en 31

32 determinado curso, aspecto que representa un riesgo de eventual manipulación de datos y utilización de la información en forma indebida, ya que podría propiciase la comunicación entre usuarios y funcionarios con el propósito acordar alguna actuación irregular. De acuerdo con lo manifestado por la Subjefe del Departamento de Control y Registro, solo la Jefatura y ella están autorizados para incluir la nota de un usuario, lo cual no es consistente con la información aportada, que como se indicó, varios funcionarios tiene ese rol o perfil en el Sistema de Acreditación de Conductores. Además, lo anterior representa el riesgo de que se estén otorgando perfiles (permisos que se le dan a un usuario para el uso de un sistema de información) y roles (establecen los niveles de manejo y acceso a la información), que no corresponden a las tareas que deben realizar los funcionarios en el sistema de Acreditación de Conductores, además todo lo anterior incumple con lo establecido en las Normas técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información (N CO- DFOE) en su punto inciso e) que indica: ( ) Asignar los derechos de acceso a los usuarios de los recursos de TI, de conformidad con las políticas de la organización bajo el principio de necesidad de saber o menor privilegio. Los propietarios de la información son responsables de definir quiénes tienen acceso a la información y con qué limitaciones o restricciones. ( ) Asimismo, las Normas de Control Interno para el Sector Público en el punto 5.8 Control de sistemas de información indica: ( ) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información y de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter. ( ) (Subrayado no es del original) INFORMACIÓN PÁGINA WEB MOPT y COSEVI Los usuarios de los diferentes servicios que presta la Dirección General de Educación Vial, pueden obtener información por medio de la página WEB de Educación Vial o adicionalmente en la página WEB del Consejo de Seguridad Vial 32

33 De la revisión efectuada a la información contenida en esas páginas se determinó que no es consistente por cuanto el detalle y la información contenida en cada una no es la misma, lo cual puede ocasionar confusión en los usuarios. Sobre este tema, mediante el oficio de Advertencia AG del 25 de mayo de 2011, se recomendó a la Dirección General de Educación Vial, entre otros aspectos lo siguiente: En virtud de esta situación, se recomienda actualizar a la mayor brevedad la información contenida en el Sitio Web de Educación Vial, para los trámites de licencias y pruebas prácticas, así como velar porque la información que se incluye en el sitio, que es para los usuarios tanto externos como internos, sea veraz y actualizada, pero sobre todo que cumpla con lo estipulado en la Ley de Tránsito actual. No obstante, como parte de los procedimientos aplicados en el desarrollo de este estudio, se efectuó una verificación de la información contenida en la página Web de la Dirección General de Educación Vial, específicamente en el apartado denominado Curso Teórico, la cual contenía información no actualizada de horarios, entidades financieras para efectuar el pago de los derechos de matrícula y carecía de información relativa al horario específico del curso de transporte público, lo que inducía a error al usuario, generándose, consecuente un efecto negativo en la imagen institucional. Previo a la emisión de este informe, el contenido de la página Web de la Dirección General de educación Vial, fue actualizado, pero su actualización fue ante la consulta efectuada por esta Auditoría al respecto y no como una acción de la Administración Activa en aplicación de la anterior recomendación o por una práctica en procura de mantener la información actualizada y debidamente informados a los usuarios. A pesar de la actualización, en el apartado de la página denominado Requisitos para Matrícula se indica que los costarricenses la deben realizar únicamente por medio de la página o del Call Center, pero el número no se indica. Asimismo se determinó que en el apartado de prueba práctica de la página de Educación Vial, existen los enlaces que a continuación se detallan, de los cuales se describe el resultado de su verificación: Puntos a evaluar en la prueba práctica. Ver aquí: al accionar este enlace se genera un error. 33

34 Requisitos de prueba práctica: despliega una guía de matrícula que hace referencia a un número telefónico para programar la cita que actualmente no corresponde. Nuevo recorrido pista de pruebas prácticas, Sede Central: se despliega el croquis del recorrido de las pista de conos de San José. Carro automático se permite para prueba práctica. Ver decreto aquí: despliega el Decreto Ejecutivo No MOPT Reglamento sobre los tipos de vehículos a utilizar en la realización de los exámenes prácticos de manejo para la obtención de la correspondiente licencia de conducir y posterior operación de los vehículos automotores. Reglamento de pruebas prácticas de manejo: al accionar este enlace se genera un error. Adicionalmente, en el mismo apartado de la prueba práctica se hace referencia a un artículo No. 15 relacionado con la caducidad del derecho a la prueba práctica de manejo, pero no se indica a qué documento pertenece y si está vigente. Las personas pueden realizar la matrícula por medio de la página web del COSEVI, en la cual se indica que para realizar la prueba teórica, la asistencia es obligatoria, sin embargo, se pudo observar que en la página cuando se matricula el Curso de Transporte Público, no se indica que la asistencia es obligatoria lo que puede inducir en errores a los usuarios. Situación que representa un Riesgo de Satisfacción al Usuario, debido a la a la información incompleta dentro de la página web para el proceso de matrícula. Ver cuadro No. 6. Cuadro No.6 Matrícula Cursos Teóricos-Transporte Público Fuente: Tomado de la página web del COSEVI 34