PMA PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Edición: 0 ÍNDICE

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1 Hoja 1 de 6 Elaborado: Revisado: Aprobado: Cargo: RMA Fecha: Cargo: RMA Fecha: Cargo: ALCALDE Fecha: ÍNDICE 0. HISTÓRICO DE REVISIONES 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. GENERAL 4. DESARROLLO 5. REGISTROS 6. FORMATOS COPIA CONTROLADA: SÍ NO Nº ASIGNADA A:

2 Hoja 2 de 6 0.-HISTÓRICO DE REVISIONES Las revisiones realizadas de este procedimiento, las fechas y las causas son las siguientes: NÚM. REV. FECHA MODIFICACIONES CON RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR 0

3 Hoja 3 de OBJETO El presente procedimiento tiene por objeto establecer los criterios y las responsabilidades para asegurar la correcta comunicación interna en materia medioambiental en el Ayuntamiento de Ribadeo, así como regular y asegurar la comunicación externa entre el Ayuntamiento y terceras partes en materia medioambiental. 2.- ALCANCE Es de aplicación a todo el personal y a todas las actividades del Ayuntamiento de Ribadeo, que estén dentro del alcance del Sistema. Alcanza las actividades relacionadas con: Comunicar la política, los objetivos y las metas medioambientales, así como informar sobre la evolución del comportamiento medioambiental del Ayuntamiento a todo el personal. Decidir y responder a las preocupaciones del personal en cuestiones relativas a la gestión medioambiental. Comunicar los resultados de carácter general de las auditorías y revisiones del sistema de gestión a todas las personas implicadas. Dar a conocer la política medioambiental y los aspectos más relevantes del sistema de gestión al exterior, así como recibir y responder a las preocupaciones de todas las partes interesadas externas. Queda expresamente fuera del alcance del presente procedimiento, las comunicaciones que el Ayuntamiento de Ribadeo establezca con la Administración Central o Autonómica de carácter rutinario. 3.- GENERAL 3.1. Definiciones Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de los cuales consta el Ayuntamiento. Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc. con carácter medioambiental. Parte interesada: Individuo o grupo relacionado o afectado por actuaciones medioambientales del Ayuntamiento de Ribadeo, tanto externo como interno a la organización y que tienen un interés en el desempeño o éxito de ésta.

4 Hoja 4 de Referencias Serán de referencia los documentos siguientes: Reglamento (CEE) 761/2001, que permite que las organizaciones se adhieran a un sistema comunitario de gestión y auditorías medioambientales. UNE EX Guía para la aplicación de la Norma UNE-EN ISO :1996 a Entidades Locales. Norma UNE-EN-ISO Manual de Gestión Medioambiental. 4.- DESARROLLO 4.1.-Comunicaciones internas (C.I.). C.I. Descendentes: Por parte de cualquier departamento, área o servicio del Ayuntamiento, se establecerán las C.I. medioambientales que se estimen convenientes. Los canales de comunicación serán tales que aseguren que el destinatario recibe la comunicación emitida por el remitente. C.I Ascendentes: El personal del Ayuntamiento de Ribadeo que desee comunicarse con un estamento superior de la misma, dispondrá de los medios y canales necesarios para ello: boletines de empresa, buzón de sugerencia y/u otros. Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se seguirá obligatoriamente la cadena jerárquica. Todas las comunicaciones internas relevantes (desde el punto de vista del receptor) serán obligatoriamente contestadas. Para la comunicación de la Política Medioambiental, el Ayuntamiento distribuirá una copia de la misma a todo el personal del mismo, que se entregará con la nómina o con el contrato en caso de incorporación de personal nuevo. Los canales de comunicación existentes en el Ayuntamiento serán los siguientes: Correo ordinario (entrada y salida). Correo interno (entrada y salida). Correo electrónico. Fax. Orales. Buzones de sugerencias. Las comunicaciones internas se registrarán de acuerdo con el formato F-01/PMA-06-01, o bien se archivará una copia de la original junto con la respuesta. Estos canales de comunicación serán utilizados para recoger las preocupaciones del personal en cuanto al comportamiento medioambiental de la entidad local y el sistema de gestión medioambiental adoptado.

5 Hoja 5 de 6 Respecto al correo electrónico, estas comunicaciones no se registrarán, quedando archivadas en formato digital. Está información será analizada mensualmente por el Responsable de Medio Ambiente (RMA), que contestará de forma particular al interesado, si procede, y/o la dará a conocer al personal que considere oportuno a través del correo electrónico. El RMA es el responsable a su vez de transmitir toda esta información al Concejal de Medio Ambiente a través de informes, con el objeto de que la opinión del personal sea tenida en cuenta en las revisiones del sistema Comunicaciones externas (C.E.). El Alcalde, con el fin de hacer público su compromiso con el medio ambiente, difundirá la política de gestión medioambiental del Ayuntamiento, poniéndola a disposición del público en el tablón de anuncios del mismo. Por su parte, el Concejal de Medio Ambiente difundirá cualquier cuestión de carácter medioambiental que considere relevante y pueda impulsar la gestión medioambiental en su ámbito de influencia. Para ello podrá utilizar los siguientes canales: comunicaciones directas, participación en foros, publicación de artículos en prensa y revistas o medios de comunicación en general. Estas mismas vías podrán ser utilizadas para responder a cualquier cuestión de carácter medioambiental general planteada por otras administraciones, ciudadanos, proveedores, etc. Los aspectos ambientales derivados de comunicaciones externas informales serán controlados por el RMA del Ayuntamiento. Las peticiones de información ambiental así como todo tipo de denuncias, quejas, reclamaciones, etc. pueden ir dirigidas al Ayuntamiento (mediante teléfono, fax, o por correo) con carácter general o a diferentes técnicos con carácter particular, como pueden ser el RMA, el Ingeniero Municipal, etc., en función de su naturaleza; en este caso las peticiones serán analizadas por el técnico que las haya recibido. Cuando vayan dirigidas al Ayuntamiento en general, la persona que recibe la comunicación la pondrá en conocimiento del RMA. Cuando merezcan respuesta, el RMA correspondiente emitirá comunicado de respuesta en base a su procedimiento interno. El RMA que recibe la petición, denuncia o queja llevará un registro de tales cuestiones, donde dejará constancia de la respuesta, y, en caso que se estime necesario, se utilizará la ficha recogida de acuerdo con el formato F-01/PMA

6 Hoja 6 de REGISTROS DOCUMENTO ARCHIVO PERSONA TIEMPO Comunicados internos Área medio ambiente RMA 3 años Comunicados externos Área medio ambiente RMA 3 años

7 F-01/PMA Hoja 1 de 1 FICHA DE COMUNICACIONES Edición: 0 FICHA DE COMUNICACIONES NÚM. FICHA RECEPCIÓN COMUNICACIÓN: EXTERNA INTERNA CENTRO: RECEPTOR: FECHA: PROCEDENCIA: FORMATO: EXTRACTO DE LA COMUNICACIÓN: EVALUACIÓN Y RESPUESTA SERVICIO/DEPARTAMENTO IMPLICADOS: CALIFICACIÓN: CONTENIDO RESPUESTA: FORMATO: ACCIONES EMPRENDIDAS / OBSERVACIONES: FECHA: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: FIRMA: FECHA:

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