COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

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Nieves Salas Padilla
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1 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA UNIDAD DE NEGOCIO ARGENTINA OESTE 0 Mayo 2004 Mayo 2006 Revisión Fecha de aprobación Fecha revisión programada Puntos revisados Palabras clave: Revisión ANyP Comunicación; Gestión SGSyMA Carlos Di Persia Aprobó Director UNAO Gonzalo López Fanjul Si este documento está impreso, es una copia no controlada. Página 1 de 6

Revisión ANyP Comunicación; Gestión SGSyMA Carlos Di Persia Aprobó Director UNAO

2 1 OBJETO Establecer la metodología para canalizar y administrar las comunicaciones relacionadas con la gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad. 2 ÁMBITO DE APLICACIÓN Aplicable a toda la Unidad de Negocio Argentina Oeste. 3 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 Definiciones Comunicación interna: comunicación referente a la gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad establecidas entre los diferentes individuos o grupos de individuos de la Unidad de Negocio Argentina Oeste. También se consideran comunicaciones internas aquellas mantenidas con proveedores, contratistas y el resto de la Compañía. Comunicación externa: comunicación referente a la gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad entre la Unidad de Negocio Argentina Oeste y partes interesadas. Parte interesada: individuo o grupo de individuos involucrados o afectados con el desempeño de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad de la Unidad de Negocio Argentina Oeste, y que no tiene vinculo laboral alguno con la misma, incluyendo organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, autoridades, medios de prensa, superficiarios, vecinos, público en general. 3.2 Abreviaturas No aplica 4 RESPONSABILIDADES Genéricas: Según Proc PR-DIR-00-AO Control de documentos Específicas: Las personas o grupos de personas que tienen responsabilidades específicas en el cumplimiento de este procedimiento son: Gerente de Relaciones Externas UNAO Director de UE / Gerencia Gerente MASC UNAO Representante de la Dirección Todo el personal Página 2 de 6

1 Definiciones Comunicación interna: comunicación referente a la gestión de Medio Ambiente, Seguridad y Calidad establecidas entre los diferentes individuos o grupos de individuos de la Unidad de

3 5 DESARROLLO 5.A. DESCRIPCIÓN DE LA TAREA 5.A.1. Comunicación interna Las comunicaciones internas que considera el presente procedimiento son las destinadas a asegurar la difusión de: la Política de medio ambiente, seguridad y calidad de la UNAO. los objetivos, documentos y programas del SGSyMA. otra información relacionada con el Medio Ambiente, la Seguridad y la Calidad. Las comunicaciones relacionadas con la gestión de Seguridad y Medio Ambiente entre todos los niveles de la UNAO se realizan a través de los siguientes medios: Módulo de Comunicaciones: es un servicio de administración informática de los registros de comunicación interna que dispone la UNAO, este módulo está disponible en la siguiente dirección: En la aplicación informática del SGSyMA, este módulo está ubicado en: Planificación \ Comunicaciones Este módulo de comunicaciones no alcanza a todo el personal contratado. Notas en Papel: a. Notas que son distribuidas y quedan registros con firma de su recepción; b. Notas informativas que por su carácter no tienen registro de distribución o firma. Difusión en Carteleras: distribuidas en la UNAO, las cuales son administradas por los responsables designados. Señalización: distribuida adecuadamente en el ámbito de la UNAO. Correo electrónico: en forma complementaria los usuarios registrados disponen de este servicio para las comunicaciones. Actas y registros: comunicaciones escritas relacionadas con Medio Ambiente, Seguridad y Calidad destinadas a difundir aspectos vinculados con estos temas. Proveedores de bienes y de servicio: las comunicaciones se pueden realizar a través de las siguientes alternativas: libro de órdenes de servicio, libro de pedidos de empresa, actas, notas, fax, correo electrónico, de forma verbal y otras. El Director UE/ Gerente es responsable de asegurar la gestión de las comunicaciones internas y externas de la UE/Gerencia, la mejora continua en la gestión de las comunicaciones internas y el tratamiento de las inquietudes relativas a las comunicaciones internas. Página 3 de 6

los objetivos, documentos y programas del SGSyMA. otra información relacionada con el Medio Ambiente, la Seguridad y la Calidad.

4 El RD debe canalizar las comunicaciones internas hacia los responsables de su tratamiento. 5.A.2. Comunicación externa Las comunicaciones externas que considera el presente procedimiento son las destinadas a: recibir, documentar y contestar inquietudes / reclamos de las partes interesadas. informar situaciones de emergencia, acorde a la normativa. poner a disposición del público la Política de Seguridad y Medio Ambiente de la UNAO. cursar otras comunicaciones de carácter eventual que la Dirección de la UNAO considere necesario dar a conocer. El Gerente de Relaciones Externas es responsable de asegurar la gestión de las comunicaciones con las partes interesadas, la mejora continua en la gestión de las comunicaciones externas y el tratamiento de las inquietudes relativas a las comunicaciones externas. La UNAO dispone de una línea telefónica denominada Línea Verde de Repsol YPF, a través del número , para recibir inquietudes y/o aportes de medioambiente de partes interesadas. Esta línea telefónica tiene un sistema de grabación de las inquietudes y/o aportes medioambientales, el cual es revisado por el RD mensualmente. Las comunicaciones recibidas a través de este medio deben ser registradas en el módulo "Comunicaciones" por el RD. La UNAO integra un sistema de respuesta de emergencias de carácter Corporativo, por el cual las distintas Líneas de Negocio se apoyan mutuamente ante emergencias que afecten a una de ellas. Este sistema se activa a través de los números telefónicos: Para accidentes en el transporte en la zona de la Refinería Luján de Cuyo Emergencias en Logística (Transporte por oleoductos y poliductos troncales). La UNAO dispone de un Emergencias Familiares para aquellas contingencias originadas en el domicilio particular de los empleados propios, siendo su función colaborar en el aviso al personal propio afectado y la colaboración en caso de ser necesario. El personal que trabaja en el ámbito de la UNAO, al recibir una comunicación de partes interesadas, debe registrarla en el módulo "Comunicaciones", consignando el tema, fecha y persona u organización que efectúa la comunicación, en el caso de estar habilitado a realizarlo. Si no esta habilitado debe informar al Inspector de contrato respectivo para su registro. Página 4 de 6

informar situaciones de emergencia, acorde a la normativa. poner a disposición del público la Política de Seguridad y Medio Ambiente de la UNAO.

5 El tratamiento de aquellas comunicaciones que se encuentren sistematizadas mediante el cumplimiento de un requisito legal aplicable o un procedimiento deben tramitarse de acuerdo a la gestión ya definida. Para aquellas que no se encuentren sistematizadas el RD debe asegurar el procedimiento a seguir para dar la respuesta adecuada. Toda información que se difunda a través de medios de comunicación (diarios, revistas, otros), referentes al desempeño en Medio Ambiente, Seguridad y Calidad de la UNAO, debe ser registrada por el RD en el módulo "Comunicaciones". 5.A.3. Tipos de comunicaciones internas / externas: Las comunicaciones internas / externas pueden ser de los siguientes tipos: Informes: comunicaciones destinadas a informar eventos, acontecimientos y otros temas relacionados con la gestión de medio ambiente, seguridad y calidad. Estas comunicaciones no requieren respuesta. Inquietudes: comunicaciones destinadas a realizar consultas referentes a la gestión de seguridad y medioambiente, las cuales necesitan respuesta. 5.A.4. Comunicación en situación de contingencia Las comunicaciones e informes tanto internos como externos, en situaciones de emergencia / contingencia, deben realizarse de acuerdo a lo establecido en el Plan de contingencias de la UNAO (0130-PC-DIR-00-AO). 5.B. ASPECTOS DE SEGURIDAD ESPECIFICOS No aplica. 5.C. ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES ESPECIFICOS No aplica. 6 REDACTORES Y REVISORES Nombre y Apellido Sector UN/UE/Gcia Redactó Revisó Jorge Pozzo EXP AO Rev.0 Horacio Perez MSC EP Rev.0 Oscar Roijals Asesor externo AO Rev.0 Jorge Ferreyra MSC AO Rev.0 7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Procedimiento 0001-PR-DIR-00-AO Control de documentos Procedimiento 0110-PR-DIR-00-AO Formación Procedimiento 0118-PR-DIR-00-AO Preparación y respuesta ante una contingencia Página 5 de 6

Toda información que se difunda a través de medios de comunicación (diarios, revistas, otros), referentes al desempeño en Medio Ambiente, Seguridad y Calidad de la UNAO, debe ser registrada por el RD

6 Procedimiento 0121-PR-DIR-00-AO Comunicación e investigación de accidentes e incidentes Procedimiento 0122-PR-DIR-00-AO Oportunidad de mejora Procedimiento 0123-PR-DIR-00-AO Auditorias 8 REGISTROS Y ANEXOS 0108-RE-01 Registro electrónico de Comunicaciones, ubicado en la aplicación informática del SGSyMA. Página 6 de 6

0123-PR-DIR-00-AO Auditorias 8 REGISTROS Y ANEXOS 0108-RE-01 Registro

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