Aplicación: Tema de la sesión:planes DE ACOGIDA

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1 Aplicación: Tema de la sesión:planes DE ACOGIDA Nota técnica preparada por: Inmaculada Condiño Valerio. Fecha: 2012/2013

2 PLAN DE ACOGIDA El desconocimiento sobre el trabajo que se realiza en una empresa, los nuevos compañeros con los que se desarrollara parte del trabajo y la relación con el que va a ser nuestro jefe, marcan el inicio de cualquier empleado. Una buena acogida permite disminuir los problemas que experimenta las personas de nuevo ingreso. Una vez que el candidato conoce que ha pasado el proceso de selección y procede a firmar el contrato, que lo liga laboralmente a la empresa, es trascendente, que el empleado reciba, información adecuada a cerca de la empresa, y de su puesto de trabajo, para que su integración y adaptación al puesto sea lo mas eficiente posible. RESPONSABLES Habitualmente el responsable es la persona de mayor nivel jerárquico correspondiente al área en que va a trabajar. Aunque se puede recomendar que sean dos en función de la demanda que se trate (forma o informal). Uno de ellos puede ser el orientador, para tratar cuestiones puras de su relación laboral como el contrato de trabajo, la retribución, el cómputo de las vacaciones o explicaciones es de sus funciones. Esta competencia puede ser compartida por los miembros del departamento en que se integre. El segundo responsable será el responsable del departamento que acoge al nuevo colaborador, será el tutor y se encargara de las cuestiones informales, esta figura juega un papel realmente integrador. Se recomienda que el cargo del mentor será rotativo entre todo el persona.

3 Entre las funciones mas especificas que el Mentor ha de seguir son: Ayudar al nuevo empleado a conocer las tareas y funciones que desarrollar en la organización Proporcionarle ayuda cuando la precise Suministrarle las herramientas necesarias para el desempeño de su trabajo de forma adecuada Ayudarle a desarrollar nuevas capacidades, conocimientos y habilidades OBJETIVOS La empresa se marcará una serie de objetivos que quiere conseguir con la elaboración de este plan de acogida: Comunicar el sentimiento de satisfacción por tenerle en la Organización. Hacer comprender en el menor plazo de tiempo los objetivos de la empresa al nuevo ingresado Situar al nuevo ingresado ante las funciones de su puesto e informarle de las relaciones que debe mantener con otras personas o funciones, a partir de su trabajo. Integrar a la persona en la organización. Acogerle con eficacia y cordialidad. ETAPAS 1. Acogida por parte del departamento de Administración/RRHH 2. Presentación de la empresa y del responsable del departamento 3. Información sobre las tareas a desarrollar y puesto a cubrir 4. Presentación del grupo de compañero y colaboradores 5. Entrega del manual de acogida

4 6. Información al resto de compañía sobre la nueva incorporación 7. Formación especifica para el puesto 8. Evaluación y seguimiento DURACION ESTIMADA En el proceso de acogida se deben incluir tanto las actividades citadas anteriormente a la incorporación, como para los días posteriores. El plan de acogida comienza antes de la entrada a la empresa Cuando el trabajador llega a la empresa se debe dar una exposición de la normativa interna por parte de la Dirección que tendrá una duración de una hora aproximadamente. Después se debe contar con un periodo formativo, por norma general, no debe ser superior a 15 días. El proceso del plan de acogida se entiende concluido una vez que ha pasado por el proceso de formación y haya transcurrido al menos un mes desde su incorporación. No obstante, cada persona tiene un tiempo distinto para adaptarse a su puesto. ACOGIDA La mayoría de los nuevos colaboradores llegan a su primer día de trabajo con gran entusiasmo e inquietudes. Es fundamental causar buena impresión, y que perdure durante todo el periodo de integración del empleado. Una acogida planificada y organizada mostrará que se controla la situación y que la organización tiene unos niveles definidos de calidad. Todo lo que acontezca en los primeros días, será elemental para las impresiones del nuevo empleado, estas llegaran a los amigos, a la familiar y a los excompañeros de su anterior trabajo. De ahí, toda acogida de cualquier nuevo

5 empleado, es el reflejo de la empresa, tanto en los productos, como en el servicio que se ofrecen al mundo externo. Una acogida mal planteada o su inexistencia pueden convertir con rapidez a un empleado cuidadosamente reclutado y seleccionada, en una estadística de rotación. Esto implica mas trabajo para la organización, ya que será necesario empezar nuevamente con todo el proceso de selección. Por otra parte, una acogida bien planteada y ejecutada, dará como resultado menos errores y una mejor compresión de los objetivos y resultados que se espera del candidato; esto puede incidir en el mejoramiento del servicio al cliente, de la relaciones entre empleados, en la productividad, mejora la motivación de los empelados, ahorra mal entendidos, frena la rotación de la plantilla, entre otros factores donde puede incidir. En este plan de acogida, el Mentor es una figura primordial. El manual de acogida se puede dividir en cuatro fases, que son: Bienvenida Primer día trabajo Segundo día de trabajo Seguimiento final BIENVENIDA Esta comienza cuando un candidato se pone en contacto con la empresa, interesándose por la vacante que existe de un puesto de trabajo. Los puntos más importantes de la bienvenida, están en la atención telefónica que se da al candidato y en las visitas que este realice a la empresa, en los que se deberá poner un énfasis especial. La recepcionista será quien sea la encargada de atender estos dos aspectos, ya que ella será para el candidato la imagen de la empresa donde

6 quiere ingresar a trabajar, se tratara de ser amable y educada con la persona, se evitaran comentarios con otros compañeros de trabajo, que puedan dar una mala interpretación, se evitara largas esperas tanto al teléfono como antes de las entrevistas o pruebas que realice. Estas esperas serán en una sala bien acondicionada. PRIMER DIA El primer contacto del nuevo colaborador con la empresa debe ser siempre con el Mentor, el cual deberá recibirlo, siendo puntual y haciéndolo sentir cómodo, ya que cando se inicia una andadura en una nueva empresa, normalmente se esta nervioso y fuera de lugar. La impresión que se saque del mando intermedio se proyectará sobre la organización. Con el candidato se tendrá una pequeña charla introductoria en la que se le ampliaran las funciones a desarrollar en su puesto de trabajo, no se le atestara de información referente a su nuevo trabajo y de que tiene o no que hacer, a que no podrá asimilarlo todo, con la sufriente claridad y objetividad. Se le dará la información sobre la empresa de manera condensada, para vender la imagen de la empresa, también llamado Marketing Interno, los temas que se expondrán serán los siguientes: -Historia de la empresa -Valores y principios de la empresa -Estructura organizacional En resumen, se pretende orientar al recién incorporado en todos aquellos aspectos propios de la empresa costumbre, mentalidad, servicios, estilos de relaciones y procedimientos para que se desenvuelva eficazmente dentro de ella. Al finalizar esta charla se le ofrecerá la oportunidad de hacer todas las preguntas que crea conveniente y a que manifieste las posibles dudas que tenga, sobre los aspectos comentado, también se formalizara el contrato de trabajo, con la firma de toda la

7 documentación necesaria para el ingreso del candidato a la empresa. Es conveniente que durante esta charla y las sucesivas, evitar las llamadas telefónicas e interrupciones. Una vez terminada esta, que tendrá una duración entre 1 ó 2 horas, se pasara a enseñar el lugar o espacio físico, que previamente ya estará preparado, donde trabajara a partir de este momento, en el que se le suministrara todo los materiales de trabajo que pueda necesitar en el desempeño de sus funciones, así como también, un pequeño manual de empleado en el que se hace contar, todas las normas básicas de comportamiento en la empresa, como son horario de entrada y salida, comida, desayuno, descansos, permisos y toda la posible información que tendrá que tener en cuenta a lo largo de su permanencia en la empresa, así como los posibles documentos que tenga que cumplimentar, informándole de cómo poder rellenarlos. Mas tarde, se le harán las primeras presentaciones del personal de su mismo departamento, sus futuros colaboradores y compañeros de trabajo, las dependencias donde se encuentra el departamento. Ya el nuevo empleado situado en el ámbito de su nueva empresa y de su puesto de trabajo, se le encomendará los primeros trabajos que tendrán que ser rutinarios y sencillos para que vaya empezando a funcionar poco a poco y se haga cargo de la situación. El mentor finalizara el día con una nota positiva, hablando uno momentos con el empleado, comentando sus impresiones a cerca de lo desarrollado durante el día despidiéndose hasta el día siguiente, dejándole una buena impresión. SEGUNDO DIA En el inicio del día también será el mentor el que reciba al empleado. Al empezar se podrán supervisar los trabajos realizados el día anterior, analizando los posibles

8 problemas que tuvo ayudándole a resolverlo, mas tarde se seguirá con las presentación de las personas mas allegadas al departamento, de las cuales el podrá necesitar algún contacto para recabar información que le sea útil. Se programara la visita a las dependencias de la empresa para que el empleado conozca las instalaciones de la compañía Una vez terminada la visita, ya se le podrán encomendar las tareas propias de su puesto de trabajo, explicándole los pormenores que podría suscitar la elaboración de este. Se deberá ir supervisando periódicamente el trabajo que desarrolla el empleado e ir orientándole en toda las facetas. SEGUIMIENTO FINAL Una vez el nuevo colaborador ya esta realizando su trabajo, es preciso realizar un seguimiento, que lo ejecutará siempre el mentor con el fin de comprobar las diferentes aptitudes y actitudes referentes al trabajo que sigue a continuación: La adaptación al nuevo equipo humano y a la cultura de la empresa. Si cumple las previsiones realizadas, respecto a sus dotes intelectuales, de aptitud, formación, actitud y disposición al trabajo. A lo largo del seguimiento se programaran reuniones de trabajo con los miembros de su departamento, con los posibles colaboradores que puedan aportar algo en su desempeño, en las que se debatirán y discutirán funciones, organización e interrelación con el nuevo empleado. El mentor debe encontrase regularmente con el nuevo empleado hasta la finalización del seguimiento, para poder responder a posibles preguntas y cuestiones que tenga, si como asegurarse de que todo marcha de acuerdo con el plan inicial que

9 se acometió en la selección del candidato, manteniendo un dialogo, cuyo fin es obtener un buen feedback con toda la organización. El seguimiento del empleado no remirar con el periodo o de prueba, sino que seguirá en menor medida hasta la jubilación del trabajador o posible baja de empresa. PROCESO DE SEGUIMIENTO FUNCION El seguimiento o también llamado evaluación del candidato va a servir para identifica los posibles problemas e irregularidades que se hayan podido producir en los primeros momentos de la integración, así como analizar conjunto de actuaciones, educativas y técnicas, que s ponen en marcha para garantizar el acompañamiento de cada persona en su itinerario formativo y laboral hacia la inserción en el mundo del trabajo y servirán para solucionarlo mas adelante. Adema sirve para identificar la validez del candidato y su adecuación al puesto. OBJETIVOS Validar la manera en que el individuo ha sido integrado en la organización. Velar por su cumplimiento correcto, reforzando los aspectos positivos y trabajando los aspectos conflictivo o de dificultad que vayan surgiendo.

10 MEDIOS El seguimiento será diferente dependiendo al departamento que pertenezca. Se basara en una entrevista individual, la cual estará bien organizada y programada en tiempo y contenido, se le comunicara al empleado con una antelación de 2 días mínimo. Se l e comunicara por escrito o mediante correo electrónico. Entrevistas individuales Utilizaremos por cada entrevista un documento de seguimiento don constan: -Compromiso del último encuentro -Formación -Aptitudes personalidad-estado física y psíquica -Nuevos problemas aparecidos -Mejoras a destacar -Orientación conclusiones -Compromisos nuevos -Fecha de la próxima entrevista Este documento correctamente relleno será firmado y archivado en el departamento de Administración. DURACION Lo primero a tener en cuentas, es que 15 días antes de que acabe el periodo de formación hay que tener un primer seguimiento apara ver como le va al nuevo trabajador. Después se hace un seguimiento exhaustivo recibiendo las impresiones del trabajador y de sus compañeros directos, cliente o de su responsable directo inmediato en la primera semana de incorporación, para comprobar o confirma que

11 todo ha ido bien. Al cabo de 15 días, al cabo de un mes, y si se trata de un contrato temporal de larga duración, se volverá a hacer al cabo de tres meses.

12 Ejemplo de Manual de Acogida: INDICE Carta de bienvenida Información de la Clínica Misión Visión Principios y Valores Servicios Organigrama Información Laboral Horarios Información retributiva Permisos y licencias Calendario de fiestas oficiales Situación de Baja Otros servicios a su disposición Contacto Localización

13 CARTA DE BIENVENIDA Bienvenido/a a la Clínica Sánchez Trancon de Badajoz A partir de este momento formaras parte del equipo humano de nuestra organización, integrada en el grupo Tecnolaser. Nuestra empresa desarrolla un servicio dedicado al diagnostico y tratamiento oftalmológico actuando con la máxima calidad científico tecnología y accesibilidad para todas las personas. Nuestros profesionales son la pieza clave de la organización, en la atención integral y de calidad al usuario, esta caracterizada por la profesionalidad de sus miembros. Deseamos que el ambiente de trabajo sea lo mas agradable posible y que nuestros profesionales se sientan a satisfechos formando parte de nuestro equipo En este manual detallamos la misión, visión y objetivos, así como otros temas con el ánimo de introducirte en nuestra filosofía y facilitarte la orientación en la clínica Todos nos alegramos de tu incorporación y te ayudaremos a que tu integración te resulte más fácil La Dirección Clínica Sánchez Trancon

14 MISION DE LA CLINICA Prestar excelentes servicios Oftalmológicos en el centro más confortable, utilizando las más avanzadas técnicas, con los profesionales mejor formados, con la mejor calidad/precio para lograr una empresa sostenible. VISION DE LA CLINICA Excelente centro de cuidados e innovación oftalmológica en el oeste de la península ibérica Reconocido por atraer el talento El servicio personalizado al paciente Su compromiso sanitario con la sociedad PRINCIPIOS Y VALORES Desde la Organización 1. La excelencia como modelo de gestión 2. la mejor tecnología y nivel científico 3. capta e impulsa el talento 4. protege al trabajador 5. Sostenibilidad de la organización Hacia el Paciente 1. Confianza y Respeto 2. Trato personalizado por la empatía 3. Confidencialidad 4. Preocupación por el bienestar del paciente 5. Asistencia continuada e integrada Hacia el Trabajador 1. Comparte conocimiento 2. Trabaja en Equipo 3. Calidad deontológica 4. Desarrolla su talento

15 5. Uso eficiente de los recursos Hacia la Sociedad 1. Fomento de los hábitos saludables 2. Colaboración en el desarrollo de Extremadura y Portugal 3. Respeto por el Medio Ambiente 4. Beneficio Empresarial legitimo 5. Cumplir la legislación vigente SERVICIOS Su servicio se encuentra distribuido en las siguientes Unidades Medicas: Unidad de Cataratas Unidad de Estrabismo Unidad de Oftalmología Infantil Unidad de Cirugía refractiva Unidad de Cornea y Transplante Unidad de Oculoplastia y Cosmética Ocular Unidad de Baja Visión y Prótesis Unidad de Optometría y Lentes de Contacto Unidad de Retina y Vítreo

16 Estructura Organizativa Dirección General Gerencia Responsable de Calidad Área Administrativa Área Médica Área RRHH Área Comercial Área Mantenimiento Área I+D+I Responsable de Administración Atención al Paciente Área Médica Responsable Formación Responsable Comercial Responsable Mantenimie nto Responsable I+D+I Oftalmólogo Informático Recepcionista Óptico Auxiliar Administrativo Enfermero Auxiliar

17 Página17 INFORMACION LABORAL HORARIOS LUNES A VIERNES: DE 8:30 a 15:00 hrs. de 16:00 a 20:30 hrs. INFORMACION RETRIBUTIVA Nómina El abono se realizara por transferencia bancaria El departamento de personal que encargara de entregar el recibo de salario mensualmente Pagas Extraordinaria A cada trabajador le corresponde 2 pagas extraordinarias que serán abonadas en el mes de Julio y Diciembre I.R.P.F El porcentaje de retención que se aplica en tu nomina, se obtiene del calculo individualizado en función de su retribución y de su situación familiar. Por eso es importante que comuniques al Departamento de Personal cualquier cambio en su situación familiar (nacimiento de un hijo, adopción...) Se te facilitara el certificado de retenciones del año inmediatamente anterior, en el caso de no formar parte de nuestra empresa, puede pasar por el departamento de personal o pedirlo por cualquier otra vía (teléfono, correo...) Escuela de Negocios de Extremadura

18 Página18 PERMISO Y LICENCIAS Vacaciones Todos los empleados de la Clínica tienen derecho a disfrutar 30 días naturales de vacaciones. Esos 30 días se repartirán en los siguientes periodos del año: -Semana Santa, mes de abril -San Juan, mes de Junio -Verano, mes de agosto -Navidades, mes de diciembre Estos 30 días se acordaran conjuntamente entre la empresa y el trabajador Permisos y Licencias Para solicitar permisos o licencias tienes que rellenar una solicitud que te facilitara la responsable de RRHH La dirección te confirmara la autorización del permiso solicitado Lo relacionado a los permisos y licencias están establecidos por el Estatuto de los Trabajadores CALENDARIO DE FIESTAS OFICIALES El calendario de fiestas oficiales estará a su disposición en el tablón de anuncio SITUACION DE BAJA Baja por enfermedad común En el caso de encontrase enfermo debe comunicarlo lo antes posible a al empresa Tiene un plazo de tres días para presentar la Baja por Enfermedad en recepción Los partes de confirmación los presentaras semanalmente en recepción, si lo desea podrá enviarlo vía fax. Escuela de Negocios de Extremadura

19 Página19 Cuando sea dado de Alta, deberá comunicarlo en el plazo de 24 horas, así como entregar el parte. Baja por accidente laboral En caso de accidente en el centro de trabajo, acudirá al centro más cercano posible. Baja por maternidad Si ha tenido un hijo tendrá derecho a 16 semanas de baja por maternidad Si ha tenido mas de un hijo, el período de baja por maternidad aumenta en dos semanas por cada uno de ellos En el caso de ser padre, tendrá derecho a disfrutar de la baja por paternidad OTROS SERVICIOS A SU DISPOSICION La clínica cuenta con una Cafetería: El horario de la cafetería es de 08:00 hrs. a 22:00 hrs.de Lunes a Viernes CONTACTO LOCALIZACION Badajoz Sánchez Trancon C/ La Violeta, Nª6 EDIFICIO TECNOLASER (Frente a hospital materno infantil) Badajoz Escuela de Negocios de Extremadura