West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc. (WSFSSH) Política y Prácticas de Confidencialidad

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1 Política: West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc. (WSFSSH) Política y Prácticas de Confidencialidad La West Side Federation for Senior and Supportive Housing Inc. (WSFSSH) y sus empleados, consultores y voluntarios deben proteger todos los derechos a la intimidad y vida digna de los inquilinos / residentes. La WSFSSH anima a los inquilinos / residentes a respetar sus propios derechos a la privacidad y dignidad. Información confidencial es información privada sobre la persona. Algunos Ejemplos de Información Privada Información que revela la identidad de una persona a extraños: Ejemplos típicos incluyen: nombres, números de la seguridad social, fechas de nacimiento. Otro tipo de información también puede revelar la identidad de una persona. (Por ejemplo, si uno de nuestros inquilinos / residentes fuera un artista famoso, comentar su historial como artista revelaría su identidad a cualquier persona familiarizada con pintores de campos de colores en la Ciudad de Nueva York en los años cincuenta). Información que potencialmente pudiera causar daño al inquilino / residente: No es justo que gran parte de la sociedad discrimine, pero es una realidad de nuestras vidas. Las áreas de discriminación incluyen (pero no se limitan a) diagnósticos de SIDA, diagnósticos de enfermedades mentales, orientaciones sexuales, religión, estado civil, parentesco, historial de no tener hogar, renta, diagnósticos de abusos de sustancias nocivas, vivir en residencias especializadas. Cualquier información que el inquilino / residente pueda optar a no compartir con otros: alguna información en privado, incluso si no hay un daño resultante aparente. Nuestra cultura valora la privacidad. Valoramos el derecho de la persona a decidir cuánto de su vida quiere compartir con otros. Esto significa que nuestros inquilinos / residentes tienen el derecho a decidir qué información sobre sus vidas compartir y el derecho a decidir con quién compartir dicha información. Cuando no salvaguardamos información privada, dañamos a los inquilinos / residentes al no respetar sus derechos a tomar estas decisiones. Prácticas: I. Recoger Información: A. La WSFSSH solicita información privada sobre inquilinos / residentes sólamente en con el objeto de proporcionar servicios. Por consiguiente, la WSFSSH

2 sólamente solicita la información privada que es esencial para propocionar el cuidado y los servicios a inquilinos / residentes. B. Fotografías y grabaciones auditivas y de video no pueden realizarse sin la aprobación clara del director del programa y/o del gerente del edificio y con el consentimiento del inquilino / residente. (También ver: Política sobre Fotografía y Grabaciones Auditivas y de Video de la West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc., un anexo a este documento). II. Compartir Información con Personas Fuera de la WSFSSH: A. Compartir Información Cuando el Inquilino / Residente ha Firmado una Autorización Para Publicarla. En practicamente cada caso, la información puede compartirse con proveedores externos, familia de origen, familia por afiliación, o amigos, sólamente con el consentimiento escrito del inquilino / residente o tutor legal. La WSFSSH protege la privacidad del inquilino / residente divulgando sólamente la información o documentación específica en la que el inquilino / residente haya dado su consentimiento. B. Compartir Información Cuando No Hay una Autorización Para Publicarla. 1. Las Ordenes Judiciales que Autorizan Publicar Información obligan a la divulgación de información aun cuando no haya un consentimiento del inquilino / residente. La WSFSSH protege de la mejor manera posible de acuerdo con sus posibilidades la confidencialidad de los inquilinos / residentes durante el transcurso de los procesos judiciales. Cuando un tribunal u otra institución legalmente autorizada ordena la divulgación de información confidencial y dicha divulgación pudiera causar daño al inquilino / residente, la práctica de la WSFSSH es la de solicitar que el tribunal retire la orden, limite la orden de un modo restringido, o mantenga el secreto sumarial. 2. Reglamentos Estatutarios pueden obligar a la divulgación de información confidencial a auditores gubernamentales y/o instituciones regulatorias. La WSFSSH limita la divulgación a información precisa solicitada por auditores y/o inspectores. Cuando la ley lo permite, la WSFSSH extrae información que identifique al inquilino / residente (por ejemplo, nombres, números de la seguridad social) con anterioridad a las divulgaciones. 3. Situaciones de Emergencia: La WSFSSH puede divulgar información privada cuando dicha divulgación sea necesaria para evitar daños graves, previsibles e inminentes al inquilino / residente o a otra persona que pueda ser identificada. Si dicha divulgación es necesaria, sólamente se compartirá la información que sea necesaria a fin de prevenir el daño. (Por ejemplo, en los casos de cuidados de emergencias médicas, es medicamente vital para los servicios de emergencia y para los miembros del departamento de emergencia saber las medicinas de un inquilino / residente. No es medicamente vital que

3 estas personas que prestan servicios de emergencia sepan los diagnósticos actuales). Para salvaguardar la privacidad, se recomiendan las consultas a un colega y/o a un supervisor. Los empleados sólamente compartirán la información que contenga la hoja de emergencia del inquilino / residente hasta que haya tenido lugar dicha consulta. III. Compartir Información con Personas Dentro de la WSFSSH A. Compartir Información con Otros Inquilinos / Residentes: La información privada no se comparte con otros inquilinos / residentes sin el consentimiento del inquilino / residente, con dos excepciones considerables. Si no se ha perdido un inquilino / residente, los otros inquilinos / residentes pueden ser informados a fin de que se recabe información para ayudar en la búsqueda. Si un inquilino / residente está fuera del edificio, para la salud y el bienestar de la comunidad se puede compartir información limitada a fin de calmar los temores de los otros inquilinos / residentes. (Por ejemplo, se puede compartir información de que el inquilino / residente está en el hospital o fuera de la ciudad, o simplemente en algún lugar seguro. No se compartirá información sobre diagnósticos, lugar del hospital, o destino de una visita, sin el consentimiento del inquilino / residente). B. Compartir Información con otros Empleados de la WSFSSH: Los edificios de la WSFSSH y los programas operan en base a un trabajo de equipo. Por lo tanto, una persona relacionada con los programas de la WSFSSH puede compartir información con otras personas relacionadas con los programas de la WSFSSH. 1. Información sobre los comportamientos actuales públicamente observados de un inquilino / residente puede ser compartida con todos los miembros del equipo. Esta información sobre el funcionamiento actual es importante para todos los miembros del equipo con el objeto de prestar servicios. 2. Información sobre el historial, diagnósticos, confidencias compartidas y tratamientos específicos de un inquilino / residente es compartida sólamente sobre una base de necesidad-de-saber. Necesidad-de-saber significa que: a. sólamente se compartirá la información necesaria para proporcionar servicios apropiados, b. y que la información se compartirá sólamente con la persona o personas cuyas responsabilidades incluyan proporcionar esos servicios. IV. Salvaguardar Información

4 La WSFSSH toma precauciones para proteger la privacidad de la información del inquilino, bien sea dicha información por escrito, verbal o electrónica. Estas salvaguardias continúan siendo mantenidas incluso cuando el inquilino / residente se ha mudado o ha fallecido. A. Los Archivos del Inquilino / Residente se guardan en un lugar seguro, cuyo acceso está limitado a los empleados que proporcionan el tratamiento apropiado. B. Los Archivos de Emergencia del Inquilino / Residente se guardan en un lugar seguro cuyo acceso está limitado a los empleados que proporcionan cuidados de emergencia. Estos archivos sólamente contienen la información necesaria para propocionar a las personas que prestan cuidados médicos la información que se necesita para los servicios de emergencia. C. Los Libros de Anotaciones de las Instalaciones se guardan en un lugar seguro cuyo acceso está limitado a los miembros del equipo. D. Los Registros de las Instalaciones que contienen información confidencial (información del censo, anotaciones del alquiler) se guardan en un lugar seguro cuyo acceso está limitado a los empleados que están directamente involucrados en el mantenimiento de estos registros. E. Información en Ordenadores: A los empleados se les anima a salvaguardar información confidencial asegurándose de que ningún archivo, registro o información confidencial sea accesible a observadores casuales en los ordenadores de los empleados cuando dicho empleado está ausente. F. En la Transmisión de Información Escrita por correo, fax, u otros medios electrónicos, la WSFSSH tomará todas las precauciones a su alcance para asegurarse de que la información escrita sea transmitida de tal manera de que sólo tenga acceso a ella la persona autorizada para recibirla. G. Conversaciones con o sobre el Inquilino / Residente: Se harán todos los esfuerzos para animar a que los inquilinos / residentes comenten temas privados en lugares privados. Conversaciones sobre un inquilino / residente, ya sea en persona o por teléfono, nunca se mantienen en lugares comunes (halls, ascensores, espacios abiertos) o en zonas donde terceros puedan oir la conversación (salas con ventanas abiertas, espacios donde las puertas no insonoricen el ruido). En situaciones de emergencia, cuando no haya zonas privadas disponibles y en la medida de lo posible, no se menciona información que identifique al inquilino / residente. H. Formación y Publicaciones:

5 Información confidencial que revelara la identidad del inquilino / residente nunca será compartida en el contexto de formación, trabajos en clases o publicaciones sin el permiso por escrito del inquilino / residente, del director del programa y/o del gerente del edificio y del director ejecutivo. V. Divulación de los Límites de la Confidencialidad Los empleados de la WSFSSH, de una manera consistente y clara, comparten sus políticas sobre confidencialidad con los inquilinos / residentes y explican los límites sobre la misma. A. Las órdenes judiciales pueden obligar a la divulgación de información confidencial sin el consentimiento del inquilino / residente. B. Reglamentos estatutarios pueden obligar a la divulgación de información confidencial a auditores gubernamentales y/o instituciones regulatorias. C. La WSFSSH puede divulgar información privada cuando dicha divulgación sea necesaria para evitar daños graves, previsibles e inminentes al inquilino / residente o a otra persona que pueda ser identificada. D. Los edificios y programas de la WSFSSH operan en base a un trabajo de equipo. Por lo tanto, una persona de la WSFSSH relacionada con los programas puede compartir información con otras personas de la WSFSSH que estén relacionadas con dichos programas ya que nuestros servicios son prestados por medio de un equipo. No obstante, esta información sólamente será divulgada sobre una base de necesidad-de-saber. E. Algunos de nuestros edificios, en virtud de su desarrollo, financiación, o situación geográfica, pueden ser identificados por la comunidad en general como lugares que proporcionan servicios a personas con necesidades particulares. Aunque esta información no se comparte de una manera rutinaria en el transcurso de las actividades diarias, es, sin embargo, de dominio público. VI. La Resolución de Ambigüedades en Temas de Confidencialidad: Cuando surgen situaciones donde los límites de la confidencialidad son díficiles de determinar, el equipo está disponible para ayudar. Dentro de cualquier edificio o programa, la decisión final recae en el director del programa y/o en el gerente del edificio junto con el jefe clínico. El Comité de Etica de la WSFSSH proporciona un foro para la evaluación y la deliberación. Dentro de la WSFSSH en su conjunto, el director ejecutivo o la persona designada por éste es el árbitro final.

6 VII. Incumplimiento de la Confidencialidad: Si alguien, accidentalmente, incumple la confidencialidad, este incumplimiento debe ser puesto immediatamente en conoimiento del supervisor de esta persona; la omisión de hacerlo puede terminar en acciones disciplinarias.

7 Apéndice I Política sobre Fotografías y Grabaciones Auditivas y de Video West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc. (WSFSSH) Objeto de esta política: Fotografías, cintas de video, y cintas auditivas pueden ser adiciones importantes en las vidas de los inquilinos / residentes de los edificios de la West Side Federation for Senior and Supportive Housing, Inc. (WSFSSH). No obstante, estas tecnologías también dan lugar a importantes cuestiones de confidencialidad y privacidad del inquilino / residente. Las siguientes políticas tienen como objeto propocionar salvaguardias a la confidencialidad y privacidad del inquilino / residente. Aparatos de Grabación a Plena Vista: Bajo ninguna circunstancia se esconderán aparatos de grabación activos (cámaras estáticas, cámaras de video o grabadoras de cintas). No se permiten cámaras y grabadoras ocultas. Cámaras de Seguridad: Se encuentran cámaras de seguridad en un número de edificios de la WSFSSH. Estas cámaras están a plena vista en áreas comunes de los edificios. Las cintas y/o imágenes de estas cámaras tienen como único objeto la seguridad y la ejecución de dicha seguridad. Grabaciones para Uso Interno: Fotos de inquilinos / residentes, cintas de video de fiestas, y cintas grabadas de actividades en grupo pueden enriquecer los objetivos del programa y de tratamiento de nuestros edificios. Los siguientes requisitos tienen como objeto salvaguardar la privacidad de los inquilinos / residentes, los cuales pueden elegir no ser grabados, y/o los inquilinos / residentes pueden desear que no se muestren sus fotografías en zonas comunes del edificio. Se requiere permiso verbal del inquilino / residente antes de que se haga cualquier foto, video o cinta audiovisual del inquilino / residente. El aparato de grabación debe estar en plena vista. El inquilino / residente debe tener el derecho a rechazar ser fotografiado, filmado o grabado. Se requiere permiso verbal del inquilino / residente antes de que cualquier fotografía del inquilino / residente se muestre en una zona común (en las paredes del edificio, en álbumes de fotos para la residencia). Grabaciones para Uso Fuera del Edificio: De vez en cuando, se solicitan permisos para que fotografías y/o grabaciones del inquilino / residente se muestren fuera de los recintos de un edificio en particular: se requiere permiso / consentimiento escrito del director ejecutivo de la WSFSSH y se require permiso / consentimiento escrito del director del programa y/o gerente del edificio y

8 se requiere permiso / consentimiento escrito del inquilino / residente a ser fotografiado / grabado, antes de que pueda tener lugar cualquier grabación para ser diseminada fuera del edificio. El aparato de grabación debe estar en plena vista. El inquilino / residente debe ser libre de rechazar ser fotografiado, filmado o grabado.

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