GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN ADDENDA WALMART

Transcripción

1 GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN ADDENDA WALMART 1. Datos de Cadena Comercial 2. Proceso de Comercio Electrónico con transacciones y plantillas 3. Configuración del Administrador 2000 i. Parámetros de la Empresa ii. Catálogo de Clientes iii. Catálogo de Productos iv. Catálogo de Conexiones Captura de datos en el Administrador 2000 (datos adicionales) para poder generar la addenda Proceso para Generar la transacción en Administrador 2000 v. Descarga de Archivo vi. Generar una descarga Local. vii. Generar una Remisión. viii. Generar una Factura electrónica. ix. Envío del CFD 4. Proceso de Prueba y Validación Página 1 de 29

2 1. Datos de Cadena Comercial Razón Social NUEVA WAL-MART DE MEXICO S. DE R.L. DE C.V. R.F.C. NWM W4 Domicilio: Nextengo Núm. 78 Col. Santa Cruz Acayucan México, D.F. C.P a) Contactos: NOMBRE EMPRESA TELEFONO EXT. Emilio Romero Walmart Iliana Ugarte Ramos Walmart Diana Escobar Mena Walmart Monserrat Hernandez Dominguez Walmart Soporte Edi Walmart Walmart Abraham Trigueros Ekomercio Proceso de Comercio Electrónico con transacciones y plantillas TRANSACCION FORMATO CANAL PLANTILLA PRICAT: ALINEACION DE CATALOGOS ORDER: ORDEN EDI FTP DE COMPRA CONTRL: ACUSE DE RECIBO DE BURO DE SERVICIO ORDEN DE COMPRA DESADV/ASN: AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE RECADV: EDI NOTIFICACION DE RECIBO DE MERCANCIA INVOIC: XML/EDIFACT AS2 ADD-Walmart-Walmart p.xsl FACTURA ELECTRONICA (WALMART) INVOIC: EDIFACT01B LEVICOM ADD-Walmart-Levicom xsl FACTURA ELECTRONICA INVOIC: EDIFACT01B MASTER EDI ADD-Walmart-Masteredi xsl FACTURA ELECTRONICA INVOIC: FACTURA EDIFACT01B PAEBSA ADD-Walmart-Walmart xsl Página 2 de 29

3 ELECTRONICA INVOIC: FACTURA ELECTRONICA CONTRL: ACUSE DE RECIBO DE FACTURA ELECTRONICA APERAK: NOTIFICACION DE ERRORES EN LA FACTURA ELECTRONICA REMADV: AVISO DE PAGO EDIFACT. 01B EKOMERCIO BURO DE SERVICIO BURO DE SERVICIO BURO DE SERVICIO Factura Electrónica Pasos a Seguir y consideraciones Operativas 1. Actualización de los catálogos de artículos de Wal-Mart para los formatos de Negocios Supercenter, Bodega, Supercenter, Bodega,Superama, Sam s, Vips y Suburbia Enviar el catalogo de artículos incluyendo la descripción y su código de barras (UPC) separado por número de proveedor, interno de tu empresa, es decir el que utilizas para la captura de tus facturas a los siguientes correos: miugart@wal-mart.com mdmesco@wal-mart.com Página 3 de 29

4 Requisitos Previos El sistema del Administrador 2000 requiere, para la correcta recepción y envío de Transacciones Comerciales Electrónicas a la Cadena Comercial, que el usuario tenga cubiertos los siguientes puntos: Tener conocimiento de lo que es el Plan de Trabajo de Wal Mart (ver Plan de Trabajo de Wal Mart). PLAN DE TRABAJO DE WALMART.DOC Conexión a Internet No. de Proveedor proporcionado por Wal Mart. No. de ID proporcionado por Wal Mart. No. de Calificador que también es asignado por Wal Mart. Abrir, por medio del Buró de Servicio, un Buzón FTP para el almacenamiento de los documentos electrónicos, así como la asignación del password, usuario y puerto para el mismo. Tener asignado un Numero Global de Localización (GLN). Contar con el GLN de Wal Mart, y en caso de ser necesario el de los Centros de Distribución (CEDIS). GLN (Julio 10).doc El Catálogo de Productos debe estar estandarizado según las normas de la AMECE (código EAN) 3. Configuración del Administrador 2000 i. Parámetros de la Empresa No. de Localización Global Archivo / Parámetros de la Empresa / Domicilio / No. de Localización Global ej. Carpetas para la descarga de documento, así como la carpeta de los documentos procesados. La primera sirve para determinar en donde deben ser depositados los documentos que se descarguen durante el proceso de comercio electrónico, mientras que la segunda le sirve al sistema para mover ahí los documentos que fueron recibidos y han sido procesados ya por el sistema. Archivo / Parámetros de la Empresa / CE / Archivos Descargados / Directorio... C:\Archivos de Programa\A2\Empresas\Nombre de la Empresa\Descargados Archivo / Parámetros de la Empresa / CE / Archivos Procesados / Programa\A2\Empresas\Nombre de la Directorio... C:\Archivos de Empresa\Procesados Página 4 de 29

5 ii. Catálogo de Clientes 1) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / Domicilio... / provedi@wal-mart.com Capturar 2) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / Domicilio... / No. De Localización Global ej Capturar Página 5 de 29

6 3) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / Nombre: NUEVA WALMART DE MEXICO S. DE R.L. DE C.V. Capturar 4) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / R.F.C. Capturar 5) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / No. De Proveedor ej Capturar No. De Proveedor: Introduzca el No. De Proveedor que le fue asignado por Walmart este debe contar con 9 dígitos de no ser así, rellenaremos los campos restantes con 0 a la izquierda. 6) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / Plazo de Pago xx días ej. 60 días Capturar 7) Catálogos / Clientes / Cliente / {Generales} / Maneja Destinos Habilitar Página 6 de 29

7 8) Catálogos / Clientes / Cliente / CFD/CE / Referencia Receptor: ej. MXGU582 Capturar Referencia Receptor: Este dato corresponde al ID de WalMart. Donde es necesario anexarle al final los siguientes caracteres :8 (Identificador de WalMart). Lo proporciona Provedi. 9) Catálogos / Clientes / Cliente / CFD/CE / Referencia Emisor: ej. MXGU582 Capturar Referencia Emisor: Se captura el ID del Buró de servicio, el cual es proporcionado por el Buro de Servicio encargado de realizar el envío. 10) Catálogos / Clientes / Cliente / CFD/CE / Socio_Comprador Wal-mart Wal-mart Selección Página 7 de 29

8 11) Catálogos / Clientes / Cliente / CFD/CE / Plantillas Addenda / + Documento: FACE Selecionar Plantilla: C:\Archivos de programa\c2k\a2\empresas\nombre de la Empresa \ ADD-Walmart-Levicom xsl Seleccionar iii. Catálogo de Productos En lo que respecta a los productos, se deberá de tener cuidado que los productos tengan asignada la unidad base de acuerdo a como lo defina el comprador 1) Catálogos / Productos / Producto / Código Código: Capturar en este campo el código EAN o UPC que maneje este producto (12 a 13 dígitos) 2) Catálogos / Productos / Producto / Unidad Base / Pza Pieza Seleccionar 3) Catálogos / Productos / Producto / Adicional / Clientes / + / Página 8 de 29

9 Cliente : Nueva Walmart {Seleccionar} Código: {Capturar} Cliente: Indicar el cliente de Nueva Walmart de Mexico Código Cliente: Capturar el código SKU que maneja este producto iv. Catálogo de Conexiones 1) Catálogos / Conexiones / Nuevo Registro / Clave: XXX p.ej. WAL Nombre de la Conexión: WALMART/SUBURBIA {Capturar} Canal: FTP {Seleccionar} Usuario: Es proporcionado por el Buró de Servicio. Password: Es el que le corresponde al Usuario IP: Puerto: 21 Selecciona el Registro { } Nota: Los datos de IP y el Puerto corresponden solo a los que tengan contratado el Servicio de Buró con Paebsa. Si se cuenta con algún otro Buró, estos datos le serán proporcionados por el mismo. Página 9 de 29

10 2) Catálogos / Conexiones / Walmart/Suburbia / Adicional / + / {Envío} Cliente: Transacción: Directorio: Nombre de Archivo: Asignar la Clave correspondiente a Walmart o Suburbia Seleccionar INVOIC Seleccionar Colocar el directorio que nos sea proporcionado por el Buró de Servicio ej. /send Capturar o copiar ruta Serie.Folio.xml Seleccionar 3) Catálogos / Conexiones / Walmart/Suburbia / Adicional / + / {Descarga} Directorio: Descripción: Cliente: Nombre Cliente: /receive Capturar Nombre de la ubicación de nuestro directorio ej. Descargados Capturar Asignar la Clave correspondiente a Walmart o Suburbia Seleccionar Aparece al seleccionar la clave. Página 10 de 29

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12 Proceso para Generar la transacción en Administrador 2000 v. Descarga de Archivo Una vez que el comprador haga el envío de las Prefacturas y éstas sean recibidas por el canal de comunicación (Edicom), se deberá de llevar a cabo la descarga de archivos de forma local, vaya a la opción Descargar Archivos ubicada dentro del icono CE de los movimientos de facturación: Módulos / Facturación / Movimientos / CE / Descarga de Archivos / Elija la conexión correspondiente y el Administrador llevará acabo la descarga de archivos. a) Conexión: Walmar/Suburbia {Selección} b) Ubicación: Descargados {Selección} c) Descargar Ejecutar v. Captura de Pedido Una vez terminada la descarga de archivos, el siguiente paso es Procesarlos, para generar el pedido, posteriormente la Remisión y de ese modo poder generar la Factura Electrónica. Para generar el Pedido realizaremos lo siguiente: Damos clic en el botón de Consulta y procesa siguiente ventana: el cual nos mostrara la Módulos / Facturación / Movimientos / CE / Consultar/Procesar Archivos / Socio Walmart Seleccionar Comprador Todas Seleccionar Transacción Todas Seleccionar Página 12 de 29

13 Seleccionamos el Registro que tiene en la Transacción la Palabra ORDERS (es así como se conocen los pedidos en el comercio electrónico) y damos doble clic sobre él. Inmediatamente nos mostrará el módulo de facturación con un documento nuevo para su captura lo que haremos en esta ventana será asignar en el tipo de documento de Pedido de Cliente (PEDC). Si notamos el sistema se encargara de rellenar los campos de acuerdo a los datos que contiene la Order los cuales son el Cliente, No. De Proveedor, No. de O.C. y fechas, así como los productos contenidos en la Orden de Compra. Página 13 de 29

14 No. De Proveedor Se obtiene de Catálogo de Clientes No. Orden de Compra Capturar Recepción: 10/06/2011 Seleccionar Plazo Pago: 60 días Se obtiene de Catálogo de Clientes Se procede a dar de alta el documento. Veremos que nos aparece nuevamente la ventana de Descarga, así que solo la cerraremos. Lo siguiente a realizar es ligar nuestro pedido a una remisión. Página 14 de 29

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16 Para realizar el ligue de Pedidos el proceso es el siguiente: Entramos al modulo de facturación y en este creamos un nuevo documento asignándole el tipo de documento de Remisión a Cliente (REMC), y ligamos nuestro pedido con la remisión a través del Asistente para ligar documentos. Módulos / Facturación / Movimientos / Nuevo Documento / REMC Página 16 de 29

17 Nota: Es necesario verificar que los datos del domicilio del Destinatario sean correctos y que tengan asignado el GLN del CEDI correcto. Ya creada nuestra Remisión el siguiente paso es generar la Factura (CFD), para realizar este paso, ligaremos nuestra Remisión al Recadv previamente descargado del Buro. Habilitamos la Consulta de Archivos presionando el botón mostrara una ventana como la siguiente: el cual Página 17 de 29

18 Previo a la generación de la factura, deberá de existir la remisión, con el mismo número de orden de compra, correspondiente al RECADV, como se muestra: No. Orden de Compra: p.ej vi. Generar una Factura electrónica. Para llevar a cabo la generación de la factura, deberá de hacerse la liga de documentos, consistente en ligar la RECADV a la Remisión para obtener la Factura. Vaya a la opción Consulta/Procesar Archivos, ubicada dentro del icono CE de movimientos de facturación: Módulos / Facturación / Movimientos / / Consultar/Procesar Archivos Socio: WALMART {Seleccionar} Comprador: Todos {Seleccionar} Transacción: Todos {Seleccionar} Consultar {Ejecutar} En ella ubicaremos el RECADV correspondiente a nuestra OC este dato lo verificamos en la Casilla llamada Campo Genérico 1. Lo seleccionamos y damos doble clic sobre él lo cual provocara la generación de un nuevo documento en el cual indicaremos que se trata de una Factura Electrónica en el tipo de documento y realizaremos el ligue de la Remisión a nuestra Factura. Página 18 de 29

19 : Indique la clave del tipo de documento correspondiente a la factura electrónica (CFD) y de clic al botón Ligar Docs... y siga los pasos para seleccionar la Remisión a ligar. Una vez seleccionada, el sistema desplegará una ventana donde le irá mostrando, una a una, las partidas contenidas en el RECADV y las correspondientes a la Remisión, para que manualmente sea seleccionada su correspondencia. Página 19 de 29

20 Nota: Es importante mencionar que los destinos deben contener todos los datos del domicilio así como en GLN del CEDI. Se asigna el password de la llave privada. Y con esto queda generado nuestro CFD. Página 20 de 29

21 Para hacer el envío del CFD desde el modulo de facturación seleccionamos la factura que se va a enviar. Ya que la hemos seleccionado Damos Clic sobre el botón de Envía el documento o CFD. Esperamos un momento a que el puntero del mouse deje de verse, y con esto el CFD viaja a través del FTP y llega al buro de servicios, en dónde se valida y pública. 1) Proceso de Prueba y Validación CONSULTA DE BURO ELECTRONICO Para consultar el estatus del documento enviado al Buzón Electrónico es necesario acceder al sitio del mismo que contratamos. En este caso es el de Paebsa al cual entramos con la siguiente dirección Ya en el sitio se muestra una pantalla como la siguiente: Página 21 de 29

22 De donde nos dirigiremos a la siguiente ubicación: Buró Electrónico En donde es necesario introducir el Usuario y Password que nos fueron proporcionados. Página 22 de 29

23 Ya dentro del Buró Electrónico nos aparecerán en forma de listado los mensajes que se derivan del envió que realizamos los cuales pueden ser un Control o un APERAK, así como las Ordenes de Compra que nos deposita WalMart. Archivo en Formato Edi Control Página 23 de 29

24 Archivo en Formato Edi Control. Página 24 de 29

25 Archivo en Formato Doc Orders. Página 25 de 29

26 Página 26 de 29

27 Archivo en Formato Doc REMADV Página 27 de 29

28 Archivo en Formato Doc General. Página 28 de 29

29 ANEXOS Estándar de captura de estados en el Administrador para la addenda de WalMart. AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA BAJA CALIFORNIA SUR CAMPECHE COAHUILA COLIMA CHIAPAS CHIHUAHUA DISTRITO FEDERAL DURANGO GUANAJUATO GUERRERO HIDALGO JALISCO ESTADO DE MEXICO MICHOACAN MORELOS NAYARIT NUEVO LEON OAXACA PUEBLA QUERETARO QUINTANA ROO SAN LUIS POTOSI SINALOA SONORA TABASCO TAMAULIPAS TLAXCALA VERACRUZ YUCATAN ZACATECAS Página 29 de 29