AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

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1 AVISO SOBRE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD INFORMACIÓN IMPORTANTE SOBRE SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD En vigencia desde el 15 de noviembre de 2007 Revisado: agosto de 2013 ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN DE SALUD Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CUIDADOSAMENTE Y COMPÁRTALO CON SU CÓNYUGE Y OTROS DEPENDIENTES QUE ESTÉN CUBIERTOS CONFORME AL PLAN GUILDNET MANAGED LONG TERM CARE, GUILDNET GOLD, GUILDNET GOLD PLUS Y GUILDNET HEALTH ADVANTAGE. ESTE AVISO SE APLICA A LAS OFICINAS DEL PLAN Y A LOS SERVICIOS QUE EL PLAN BRINDA A TRAVÉS DE SUS SOCIOS COMERCIALES. INTRODUCCIÓN Durante el tiempo en que le brindemos la cobertura de salud, el plan tendrá acceso a información sobre usted, a la cual la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996 (generalmente conocida como HIPAA ) ha considerado como información de salud protegida (PHI, por sus siglas en inglés). Este Aviso describe las prácticas de privacidad del plan respecto de la información médica y explica nuestras obligaciones y sus derechos con respecto al uso y la divulgación de su información de salud protegida. Este Aviso también se aplica a otros socios comerciales que colaboran en la administración del plan. Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso, póngase en contacto con el funcionario de privacidad del plan mediante la dirección y el número de teléfono que figuran al final de este Aviso. NUESTRO COMPROMISO CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN MÉDICA Comprendemos que su información médica y de salud es información personal. Nuestro compromiso es proteger su información médica. De acuerdo con la HIPAA, su información de salud protegida incluye cualquier información individual identificable que se relacione con su salud física o mental en el pasado, presente o futuro, la atención médica que recibió o los pagos realizados por dicha atención médica, incluido su nombre, dirección, fecha de nacimiento y número del Seguro Social. Este Aviso abarca cualquier PHI que conserve el plan. Su médico o proveedor personal de atención médica pueden implementar diferentes políticas o avisos con respecto al uso y la divulgación de su PHI. La ley nos exige lo siguiente: garantizar la privacidad de su PHI;

2 brindarle este Aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad respecto de su PHI; notificar a los individuos afectados en caso de que se viole su PHI desprotegida; y respetar los términos del Aviso (vigentes actualmente o posteriormente enmendados). CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU PHI I. Usos y divulgaciones para tratamientos, pagos u operaciones de atención médica El plan puede usar o divulgar su PHI en relación con el tratamiento que reciba de un proveedor de atención médica, con el pago que realicemos por dicho tratamiento y con nuestras operaciones de atención médica. El plan hará todo lo posible por divulgar solo la cantidad mínima necesaria de la PHI a fin de lograr el objetivo particular de la divulgación. Para el tratamiento: Si bien el plan no brinda tratamiento, podemos usar o divulgar su PHI a fin de respaldar la provisión, coordinación o administración de su tratamiento de atención médica. Esto implica también que podemos divulgar su PHI ante sus proveedores de atención médica, entre los que se incluyen médicos, personal de enfermería, técnicos y otros empleados del hospital que estén involucrados en su cuidado. Por ejemplo, si durante una emergencia, usted no puede darle a su médico su historia clínica, el plan puede compartir esa información (si tiene conocimiento de ella) con un médico de la sala de emergencias, de modo que este médico pueda brindarle los servicios médicos correspondientes. Para el pago: Generalmente, el pago se refiere a las actividades en relación con el procesamiento de reclamaciones por su atención médica (incluidos facturación, administración de reclamaciones, subrogación, revisiones por necesidad médica y adecuación de la atención y revisión de la utilización y de las autorizaciones previas). Podemos usar o divulgar su PHI por motivos de pago, por ejemplo, para determinar su elegibilidad para obtener los beneficios del plan, facilitar el pago por tratamientos o servicios que usted recibe de sus proveedores de atención médica, determinar la responsabilidad de beneficios en virtud del plan o coordinar la cobertura de su plan con otro plan de salud. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI ante su proveedor de atención médica a fin de determinar si un tratamiento particular es médicamente necesario o si el plan cubrirá dicho tratamiento. También podemos compartir su PHI con un proveedor de servicios de revisión de la utilización o certificación previa. Además, podemos compartir su PHI con otra entidad a fin de brindar asistencia en la adjudicación o subrogación de reclamaciones. Operaciones de atención médica: Podemos usar o divulgar su PHI como parte de las funciones administrativas o comerciales generales del plan que debemos llevar a cabo para trabajar como plan de salud. Por ejemplo, es posible que debamos revisar su PHI como parte de las iniciativas del plan para detectar casos de fraude, uso indebido y abuso por parte de proveedores de atención médica. Además, podemos usar su PHI para realizar lo siguiente: actividades de evaluación de calidad y mejoras y otras actividades relacionadas con la cobertura del plan, envío de reclamaciones para la cobertura de lucro cesante (o cobertura en exceso), realización o coordinación de revisiones médicas, servicios legales o servicios de auditoría. Divulgación ante terceros: En aquellos casos en los que se divulgue su PHI ante terceros que brinden servicios en nombre del plan (es decir, un socio comercial), celebraremos un contrato por escrito con dicha Página 2 de 8

3 entidad que estipule que esta también debe proteger la privacidad de su PHI. II. Divulgación ante sus representantes Personas que participan en su atención médica o en el pago de dicha atención: A menos que se oponga por escrito, el plan puede divulgar su PHI a un amigo cercano o familiar que participe en su atención médica o que contribuya con los pagos de dicho atención, pero solo en la medida en que resulte relevante para la participación de dicho amigo o familiar en su atención o en el pago de dicha atención. Por ejemplo, si un familiar o cuidador se comunica con el plan con conocimiento previo de una reclamación, el plan puede confirmar si se recibió y se pagó o no dicha reclamación. También podemos divulgar su PHI ante cualquier entidad pública o privada autorizada que brinde asistencia en caso de desastre. Divulgación ante sus representantes personales: Podemos divulgar su PHI ante sus representantes personales de acuerdo con la ley estatal aplicable y la HIPAA. Además, puede autorizar a un representante personal para que reciba su PHI y actúe en su nombre. Póngase en contacto con el funcionario de privacidad para obtener una copia del formulario correspondiente para autorizar a las personas que pueden recibir esta información. III. Otros usos y divulgaciones permitidas El plan también puede usar o divulgar su PHI por cualquiera de los siguientes motivos: Solicitud de la ley: Podemos usar o divulgar su PHI en la medida en que lo exija la ley federal, estatal o local. Si la ley lo solicita, se le notificará acerca de cualquier uso o divulgación. Salud pública: Podemos divulgar su PHI por motivos de salud y seguridad pública ante una autoridad de salud pública que esté autorizada en virtud de la ley a recopilar o recibir dicha información. Se puede usar o divulgar su PHI a fin de prevenir o controlar enfermedades (incluidas enfermedades transmisibles), lesiones o discapacidades. Si una autoridad de salud pública lo indica, podemos divulgar también su PHI ante una agencia de gobierno extranjero que colabore con la autoridad de salud pública. Supervisión de la salud: Podemos divulgar su PHI ante una agencia de supervisión de la salud para que se realicen actividades autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y acciones legales. Las agencias de supervisión que recopilan esta información incluyen agencias del gobierno que supervisan el sistema de atención médica, programas de beneficios del gobierno, otros programas regulatorios del gobierno y leyes de derechos civiles. Abuso o negligencia: Podemos divulgar su PHI ante cualquier autoridad de la salud pública autorizada por ley a recibir información sobre abuso, negligencia o violencia doméstica si creemos razonablemente que usted ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. En este caso, la divulgación se realizará de acuerdo con los requisitos de las leyes federales y estatales aplicables, y le informaremos que se realizó o se realizará dicha divulgación, a menos que dicho aviso genere riesgo de daños graves. Para impedir una amenaza grave a la salud o la seguridad: Podemos usar o divulgar su PHI cuando sea necesario a fin de evitar una amenaza grave a su salud y seguridad o a la salud y seguridad pública o de otra Página 3 de 8

4 persona. Sin embargo, toda divulgación se realizaría únicamente ante una persona que ayude de forma razonable a evitar o reducir la amenaza. Procedimientos legales: Podemos divulgar su PHI durante cualquier procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a la orden de un tribunal o de un tribunal administrativo. Además, podemos divulgar su PHI en ciertas condiciones en respuesta a una citación, una solicitud de descubrimiento u otros procesos legales ordenados por un tribunal, en cuyo caso la parte que solicita esta información debe realizar todos los esfuerzos razonables para notificárselo y darle la oportunidad de oponerse a la divulgación. Cumplimiento de la ley: Podemos divulgar su PHI si así lo requiere un funcionario de cumplimiento de la ley como parte de ciertas actividades relacionadas con el cumplimiento de la ley. Médicos forenses, directores de funerarias y donación de órganos: Podemos divulgar su PHI ante médicos forenses o examinadores médicos por motivos de identificación u otras obligaciones autorizadas por la ley. También podemos divulgar su PHI ante directores de funerarias, conforme la ley lo autoriza, a fin de permitir que estas personas cumplan con sus obligaciones. Podemos divulgar dicha información en casos en que se determine de manera razonable que la muerte es inminente. Podemos también divulgar su PHI por motivos de donación de órganos cadavéricos, ojos o tejidos. Investigación: Se nos permite divulgar su PHI ante investigadores siempre que la investigación que realizan haya sido aprobada por una junta de revisión institucional que estableció protocolos para garantizar la privacidad de su PHI. Actividad militar y seguridad nacional: Cuando las condiciones son adecuadas, podemos usar o divulgar la PHI de personas que forman parte del personal de las Fuerzas Armadas: (1) para que se realicen actividades que las autoridades de mando militar consideren necesarias; o bien (2) para otorgar esta información a autoridades militares extranjeras si usted es miembro de ese servicio militar extranjero. También podemos divulgar su PHI ante funcionarios federales autorizados que llevan a cabo actividades de seguridad e inteligencia nacional. Compensación laboral: Podemos divulgar su PHI a fin de cumplir con las leyes de compensación laboral y con otros programas similares legalmente establecidos. Presos: Si usted se encuentra detenido en una institución correccional o está bajo la custodia de un funcionario de cumplimiento de la ley, podemos divulgar su PHI ante la institución o el funcionario si esto fuese necesario para que dicha institución le brinde atención médica, para proteger su salud y seguridad y la de otras personas o para proteger la seguridad de la institución correccional. Usos y divulgaciones requeridas: Debemos divulgar su PHI ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. ( HHS ) para investigar o determinar nuestro cumplimiento con las regulaciones federales con respecto a la privacidad. USOS Y DIVULGACIONES DE PHI QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN POR ESCRITO El plan no usará ni divulgará su PHI con los siguientes propósitos sin obtener antes su Página 4 de 8

5 autorización por escrito: Notas de psicoterapia: Excepto por algunas pocas excepciones que la ley permite (como defensa legal en un procedimiento que inicia contra nosotros), no usaremos ni divulgaremos ninguna nota de psicoterapia de profesionales de salud mental (notas breves que documentan contenidos de las conversaciones mantenidas durante las sesiones de asesoramiento) sin obtener antes su autorización por escrito. Comercialización o ventas: A menos que nos entregue una autorización previa por escrito, no usaremos ni divulgaremos su PHI a los fines de ninguna actividad comercial paga ni la venderemos. Otros usos y divulgaciones de su PHI: Otros usos y divulgaciones de su PHI que no se describen en este Aviso solo se realizarán mediante su autorización previa por escrito. Si usted nos brinda una autorización por escrito para usar o divulgar su PHI con fines distintos de los que se establecen en este Aviso, puede revocar esa autorización por escrito en cualquier momento. Si lo hace, ya no usaremos ni divulgaremos su PHI para los fines indicados en su autorización por escrito. Sin embargo, usted comprende que no podemos retractarnos de ninguna divulgación que ya hayamos hecho con su autorización y que estamos obligados a conservar los registros de los servicios que le suministramos. NO USO O DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN GENÉTICA CON FINES DE ASEGURAMIENTO La ley prohíbe que el plan use o divulgue PHI que contenga información genética de una persona con fines de aseguramiento. Generalmente, la información genética incluye información acerca de las diferencias en el ADN de una persona que pueden aumentar o disminuir sus probabilidades de contraer una enfermedad (por ejemplo, diabetes, enfermedades cardíacas, cáncer o enfermedad de Alzheimer). PROTECCIONES ESPECIALES ADICIONALES En virtud de la ley federal o estatal, las protecciones de privacidad especiales adicionales pueden aplicarse a cierta información confidencial, como información genética, información relacionada con el VIH, información sobre tratamientos de alcoholismo y el abuso de sustancias e información de salud mental. Si tiene preguntas, póngase en contacto con nuestro funcionario de privacidad a la dirección que figura debajo. SUS DERECHOS Respecto de la PHI que conservamos con nosotros, usted tiene los siguientes derechos: Derecho a inspeccionar su información y obtener copias de esta: Mientras esta información se encuentre en nuestro poder, usted puede obtener una copia de la PHI que se incluye en un conjunto designado de registros. Se trata de registros que se utilizan para realizar inscripciones, pagos, adjudicaciones de reclamaciones, administración médica y otras decisiones. Para solicitar acceso a la PHI, inspeccionarla u obtener una copia de cualquiera de ellas, debe enviar una solicitud por escrito a nuestro funcionario de privacidad a la dirección que figura debajo e indicar la información específica que desea obtener. También puede pedirnos que le otorguemos la copia de la PHI directamente a otra persona que usted designe por escrito. Si solicita una copia de la PHI, indique de qué manera desea recibirla (en papel o formato electrónico). Podemos aplicar un cargo para cubrir Página 5 de 8

6 los gastos de producción, copiado y envío de la PHI solicitada. En determinadas circunstancias limitadas, es posible que deneguemos su solicitud de inspección y copia de la PHI. Por ejemplo, conforme a la ley federal, no puede inspeccionar ni fotocopiar notas de psicoterapia o información compilada a fin de anticiparse razonablemente a acciones o procedimientos civiles, criminales o administrativos, o de usarla en estos casos. Si se le niega el acceso a esta información, se les brindará a usted o a su representante personal una denegación por escrito en donde se indican los motivos de la denegación, una descripción de cómo puede ejercer sus derechos de revisión y una descripción de cómo puede presentar su reclamación ante el plan y ante HHS. Derecho a solicitar una restricción en el uso y la divulgación de su PHI Puede solicitar que se restrinjan el uso y la divulgación de su PHI para realizar tratamientos, pagos u operaciones de atención médica. También puede solicitar que se restrinjan el uso y la divulgación de su PHI ante integrantes de su familia, familiares, amigos u otras personas que usted identifique y que participan de su cuidado. Sin embargo, no estamos obligados a aceptar la restricción que usted solicite. Si aceptamos su solicitud, no usaremos ni divulgaremos su PHI a fin de no violar dicha restricción, a menos que sea necesario hacerlo para brindar tratamiento de emergencia o que cancelemos la restricción con su consentimiento o sin este. Si no está de acuerdo con la cancelación, la restricción se aplicará a la PHI creada o recibida antes de que reciba nuestro aviso de cancelación de la restricción. Para solicitar una restricción, debe escribirle a nuestro funcionario de privacidad a la dirección que figura debajo e indicar (1) cuál es la información que desea restringir, (2) si desea restringir el uso, la divulgación o ambos y (3) quién es la persona a la que desea que se aplique dicha restricción. Derecho a presentar una solicitud para recibir comunicaciones confidenciales mediante medios alternativos o en lugares alternativos: Nos adaptaremos a su solicitud razonable para que reciba nuestras comunicaciones de la PHI mediante medios alternativos o en lugares alternativos si la solicitud incluye una declaración que indique que, si se usan los procedimientos de comunicación regulares del plan para divulgar la información, usted puede correr peligro. Envíe su solicitud por escrito a nuestro funcionario de privacidad a la dirección que figura debajo. Derecho a enmendar su PHI: Si considera que su PHI que obra con nosotros es incorrecta o está incompleta, puede solicitar que se realicen enmiendas. Su solicitud debe presentarse por escrito ante nuestro funcionario de privacidad. Además, debe indicar un motivo que respalde su solicitud. Podemos rechazar su solicitud de enmienda si no se presenta por escrito o si no incluye un motivo que la respalde. Además, podemos rechazar su solicitud si nos pide que enmendemos información que: no hayamos originado nosotros, a menos que la persona o entidad que haya originado la PHI ya no se encuentre disponible para realizar la enmienda; no se incluya en los registros que mantiene el plan; no sea parte de la información que se podría inspeccionar y copiar legalmente; Página 6 de 8

7 sea correcta y esté completa. Derecho a recibir un registro de las divulgaciones: Tiene derecho a solicitar un registro (es decir, una lista) de ciertas divulgaciones no habituales de su PHI. En general, la lista no incluirá divulgaciones que se hayan realizado: en relación con la recepción de tratamiento, nuestros pagos de dicho tratamiento y operaciones de atención médica; ante usted en relación con su propia PHI; en virtud de su autorización por escrito; ante personas que participan de su cuidado o por otros motivos de notificación permitidos; por motivos de seguridad e inteligencia nacional, o ante instituciones correccionales o funcionarios de cumplimiento de la ley. Para solicitar una lista de divulgaciones, póngase en contacto con nuestro funcionario de privacidad a la dirección que figura debajo. Tiene derecho a recibir un registro de las divulgaciones de PHI que se hayan realizado en un período de seis años (o menos) a partir de la fecha en que se solicitó el registro. Su solicitud debe indicar cómo desea recibir la lista (es decir, en papel o formato electrónico). El primer registro que usted solicita en un período de 12 meses será sin cargo. Si realiza solicitudes adicionales dentro de dicho período, se le cobrarán los costos de provisión del registro. Le notificaremos los costos, y usted puede elegir retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de incurrir en costos. Procesaremos su solicitud de registro en un plazo máximo de 60 días después de la recepción de su solicitud. Este período puede prolongarse, cuando sea necesario, durante 30 días más. Si esto llegara a ocurrir, se le notificará por escrito acerca de las razones de la demora y la fecha en la que le entregaremos el registro. Derecho a obtener una copia en papel de este Aviso: Puede solicitar una copia en papel de nuestro Aviso sobre prácticas de privacidad en cualquier momento, incluso si ha acordado previamente recibir el Aviso en formato electrónico. Las solicitudes se deben enviar al funcionario de privacidad a la dirección que figura debajo. RECLAMACIONES Si usted considera que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una reclamación por escrito ante nosotros a la dirección que figura debajo o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE.UU.: Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services, Hubert H. Humphrey Building, 200 Independence Avenue S.W., Washington, D.C No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja. Página 7 de 8

8 CAMBIOS EN ESTE AVISO Nos reservamos el derecho a modificar los términos de este o cualquier Aviso posterior en cualquier momento. Si optamos por realizar cambios, el Aviso revisado entrará en vigencia para toda la PHI que mantengamos en ese momento. Este Aviso está publicado en nuestro sitio web. Si realizamos un cambio importante a este Aviso, publicaremos el Aviso revisado antes de la fecha de entrada en vigencia del cambio importante junto con información sobre el cambio y sobre cómo obtener el Aviso revisado en nuestra próxima correspondencia anual para miembros. Si no publicamos este Aviso en nuestro sitio web, le brindaremos información sobre el cambio importante y sobre cómo obtener el Aviso revisado para miembros en un plazo de 60 días a partir de la fecha del cambio. PREGUNTAS O SOLICITUDES Si tiene alguna pregunta con respecto a este Aviso o a los temas que en él se abordaron o desea presentar una solicitud como se describió anteriormente, póngase en contacto con: Privacy Officer Jewish Guild Healthcare 15 West 65 th Street New York, New York Página 8 de 8 PA13_05_GN Notice of Privacy_SPA

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