Código de ética comercial

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1 Análisis de materiales Pruebas y mediciones Instrumentación en línea Controles industriales Honestidad e integridad en todo lo que hacemos

2 Mensaje del Vicepresidente Estimados colegas, Dentro del grupo Spectris, compartimos ciertos objetivos a largo plazo: Ser la empresa elegida para negocios de mejora de la productividad Proporcionar más valor a largo plazo a nuestros clientes y accionistas Crear una cultura movida por el desempeño en todas nuestras empresas y ser líderes en nuestros mercados elegidos Tenemos estrategias bien definidas dentro del grupo y en cada una de nuestras empresas operativas para lograr estos objetivos. Sin embargo, el éxito no puede ser sustentable si no nos comprometemos con nuestros valores y operamos de acuerdo a ellos. El primero de estos valores es la Honestidad en todos los aspectos de nuestra conducta. Esto incluye comportarse con integridad en el manejo de los negocios, tanto con respecto a nuestros tratos externos con los clientes, proveedores, representantes y competidores, como en nuestro trato interno con nuestros compañeros de trabajo. Este Código de ética presenta nuestras políticas para ayudar a todo el personal de Spectris y a nuestras empresas operativas en este esfuerzo. Comienza por destacar los valores del grupo y busca aclarar qué constituye una conducta ética. Les pido que participen en este esfuerzo y le den todo su apoyo. El éxito sólo llega cuando las palabras se traducen en acciones. John O Higgins Vicepresidente, Spectris plc 1

3 Este Código de ética se afirma en los valores centrales de Spectris. Toma nuestro primer valor, el de la Honestidad e Integridad, e intenta explicarlo como un conjunto más completo de principios guía agrupados bajo tres títulos: Trabajar con socios es, Colaborar con compañeros de trabajo y Proteger la empresa. No pueden formularse reglas prescriptivas para cada circunstancia, pero nuestros valores y el espíritu del Código deben guiarlo para encontrar el curso de acción adecuado y ético. Valores de Spectris Honestidad Comportarnos con absoluta integridad en todo lo que hacemos. Autonomía Crear un ambiente de independencia en la operación de nuestras empresas, en el que se espere que las personas tomen la iniciativa y tengan éxito. Responsabilidad Hacernos cargo personalmente de la responsabilidad de nuestros roles. Cumplimiento Realizar nuestras tareas a los niveles más altos en relación con los compromisos internos y, especialmente, con los compromisos externos hacia nuestros clientes. Rapidez Asegurar que nuestras decisiones es se tomen con un sentido de urgencia, al igual que nuestras acciones. Definiciones Honestidad Decir la verdad, y comportarse sin robar, cometer fraude o quebrantar la ley. Integridad Adhesión ferviente al Código de ética. 2

4 Contenidos Mensaje del Vicepresidente... 1 Código de ética y Valores de Spectris... 2 Introducción: Hacer negocios con honestidad e integridad Responsabilidades de los empleados...5 Responsabilidades de los gerentes...5 Responsabilidades del liderazgo operativo de la empresa...5 Denuncias alternativas...6 Tratamiento de las preocupaciones...7 Prohibición de represalias...7 Utilización del código...7 Trabajar con socios es Tratos justos...8 Regalos y atenciones...9 Sobornos y corrupción...10 Competencia justa Controles es Contactos con terceros Trabajar con terceros Colaborar con compañeros de trabajo Empleo justo Tratamiento respetuoso Salud y seguridad Derechos humanos Proteger la empresa Bienes de la empresa Cumplimiento financiero Información...22 Sistemas informáticos Conflictos de intereses...25 Autoridad y controles internos Reconocimiento del Código de ética

5 Introducción: Hacer negocios con honestidad e integridad Nuestros valores de honestidad e integridad son los cimientos de nuestra reputación y de nuestra forma de hacer negocios. Entonces, además de la integridad personal que cada uno trae a su trabajo en la empresa, necesitamos demostrar una integridad organizativa, asegurando que todos nuestros esfuerzos combinados estén en línea con nuestros valores y compromisos. Los valores de nuestra empresa subyacen a los importantes compromisos que tenemos con nuestros clientes, el mercado, nuestras comunidades y otras partes interesadas. Nuestra filosofía grupal de operar con autonomía y responsabilidad les proporciona a nuestras empresas la forma más eficaz de alcanzar nuestros altos estándares. Nuestros valores, y en particular la exigencia de honestidad e integridad, son la base de este modelo operativo. Este Código de ética fija la norma de cómo hacemos nuestros negocios. Está diseñado para asegurar que todos los empleados tomen decisiones coherentes con nuestros valores y que nos ayuden a cumplir con nuestros numerosos compromisos. Se aplica a los miembros de la Junta Directiva y a todos los empleados de todas las empresas del grupo Spectris. Además, el grupo debe intentar hacer negocios sólo con socios cuyas empresas realicen prácticas es que coincidan con el espíritu de este Código. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 4

6 Todos los empleados tienen la responsabilidad de: Cumplir con todas las leyes y normas aplicables y mencionar cualquier conflicto que exista entre las leyes/normas y el Código de ética u otras políticas y prácticas. Comprender el Código y todos los otros requisitos necesarios para realizar su trabajo. Mencionar sus dudas o preocupaciones con respecto a la conducta e informar de cualquier sospecha de violación de la ley, las normas, el Código, otra política de la empresa, o cualquier tema de salud y seguridad. Le sugerimos que en primera instancia realice sus denuncias ante su gerente inmediato o un ejecutivo superior de su empresa, incluido el funcionario de ética o cumplimiento designado. Otra opción es realizar sus denuncias mediante la Línea de información Spectris. Los gerentes de todos los niveles tienen el deber adicional de: Asegurar que su personal (i) conozca y comprenda este Código y otras políticas y procedimientos relacionados con su trabajo y (ii) demuestre un cumplimiento de estas normas. Alentar a los empleados a que muestren sus dudas o preocupaciones con respecto a la conducta. Ocuparse de las dudas y preocupaciones de los empleados de forma oportuna y, en caso de no saber cómo responder, buscar orientación. Los Presidentes/Directores ejecutivos operativos de la empresa y sus equipos de liderazgo deben: Poner a disposición de todos los empleados este Código de ética y las políticas y procedimientos adicionales que se espera que cumplan. Proporcionar modos suficientes para que los empleados presenten sus preguntas o preocupaciones sobre la conducta. Demostrar los valores de la empresa y un compromiso con una conducta responsable en todas sus acciones. Cualquier empleado que quebrante las políticas de este Código de ética, en su letra o en su espíritu, estará sujeto a acciones disciplinarias, que pueden llegar al despido. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 5

7 Denuncias alternativas Si tiene alguna preocupación pero no se siente cómodo mencionándola a su gerente, o si la ha mencionado pero no ha sido tratada de forma adecuada, puede informar de esta preocupación utilizando la Línea de información de Spectris plc. Este recurso debe utilizarse como medida alternativa si los otros canales no ayudan a resolver el problema. Cuando se pone en contacto con la Línea de información, su denuncia es manejada por un representante independiente que identifica con claridad su preocupación y la transfiere al representante de Spectris plc adecuado. Puede hacer una denuncia anónima, si lo desea. Debe comprender que en ciertas situaciones, una denuncia realizada de forma anónima puede limitar la capacidad de la empresa para investigar y resolver el problema. Póngase en contacto con la Línea de información de Spectris plc en o en los siguientes números: Alemania Australia Brasil Canadá China (Sur) China (Norte) Corea del Sur (2da opción) (auto respuesta en coreano) Dinamarca España Estados Unidos Finlandia Francia Hong Kong Hungría India Italia Japón (auto respuesta en japonés) Noruega Países Bajos Polonia Reino Unido República Checa Singapur Sudáfrica Suecia Suiza Taiwán Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 6

8 Tratamiento de las preocupaciones La empresa se compromete a tratar de forma responsable todas las preocupaciones presentadas de buena fe. Investigará toda preocupación que se haya informado y, donde haya ocurrido una violación, realizará una acción correctiva para resolver el tema. En ocasiones, los empleados pueden sentirse presionados a cumplir con ciertos resultados operativos, hacer cerrar los números o acoplarse a otras decisiones. Si bien la motivación de alcanzar altas expectativas es apropiada y necesaria para un negocio exitoso, ningún empleado debería sentir nunca que debe recurrir a una conducta no ética o ilegal. La empresa respalda su compromiso de operar con honestidad e integridad: para todas las operaciones y actividades en todo momento. Si siente que le están pidiendo que haga algo que no es correcto, siempre tiene con quién hablar: su gerente, su ejecutivo superior, el equipo legal, el secretario de Spectris plc o la Línea de información de Spectris. La responsabilidad de la empresa es proporcionarle recursos útiles que puedan ayudarle; su responsabilidad es usarlos. Prohibición de represalias La empresa no tolerará ningún tipo de represalia contra un individuo que denuncie de buena fe una posible conducta indebida o que proporcione asistencia en una investigación. Realizará acciones correctivas contra cualquier empleado que haya tomado represalias contra alguien por estas acciones, sea cual fuere su cargo. Utilización del código La intención del Código de ética no es cubrir todas las situaciones con las que usted pueda encontrarse. Lo que hace es proporcionar normas generales para muchos temas comunes y recursos que puede utilizar para resolver otros temas de ética y cumplimiento. Si tiene dudas con respecto a cuál es la acción adecuada, hágase las siguientes preguntas sobre el tema: Hacia qué partes interesadas tiene responsabilidades y compromisos la empresa? Cuáles son mis responsabilidades específicas en mi trabajo? Qué leyes, normas, normas industriales o políticas de la empresa se refieren a este tema? Qué persona puede ayudarme a resolver este tema correctamente? Qué opciones debería tener en cuenta para determinar cuál es la mejor respuesta? Nunca dude en buscar asesoramiento adicional de su gerente, un ejecutivo superior o un miembro del equipo legal. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 7

9 Trabajar con socios es La reputación de nuestra empresa se resume en cómo trabajamos con los demás: la confianza que desarrollamos con ellos y los compromisos que hacemos y cumplimos. Las interacciones y conversaciones diarias de nuestros empleados con nuestros clientes, proveedores y otros socios es marcan la diferencia en nuestro éxito. Realice estas interacciones con la mayor honestidad e integridad. Evite hacer tratos con socios cuyas prácticas es no se adhieran al espíritu de este Código. Tratos justos Siempre trate de forma justa a los socios es de la empresa, incluidos los clientes, proveedores, distribuidores, agentes y otros representantes, actuales o potenciales. Nunca manipule, oculte o utilice indebidamente la información privilegiada, ni presente datos reales de forma falsa, ni participe en otras prácticas injustas. Responda a todas las preguntas de los clientes y los proveedores con la verdad. Nunca engañe a nuestros clientes respecto de ninguno de nuestros productos o servicios. Nuestros clientes y socios es confían en que nos comportemos de forma honesta e íntegra, y en que demostremos un compromiso con nuestros valores en todas nuestras acciones. Nunca son adecuadas las acciones que ponen en duda nuestro compromiso con el trato justo. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 8

10 Regalos y atenciones Intercambie regalos, entretenimiento y otras atenciones adecuadas donde esté permitido, y sólo para construir una relación, nunca como incentivo para una conducta indebida. En las circunstancias apropiadas, intercambiar regalos modestos, entretenimiento o ciertas atenciones puede ayudarnos a formar o fortalecer relaciones con nuestros socios es. Un regalo pequeño puede ser un gesto de buena voluntad; una cena de negocios puede ser una oportunidad para conocer mejor a un cliente o a un proveedor. Los regalos y atenciones no apropiados sugieren una influencia indebida en las transacciones es e indican intentos de realizar negocios mediante tácticas ilegítimas. Lo que no debe hacerse: Ofrecer, dar o aceptar un regalo que sea: Mayor que el valor nominal/modesto sin autorización previa por escrito de un ejecutivo superior. Ofrecer, dar o aceptar entretenimientos que: No involucren al anfitrión como parte del evento (por ejemplo, recibir billetes para un evento es un regalo, no entretenimiento). Sean lujosos o costosos (por ejemplo, asistir a un evento deportivo muy importante es excesivo), sin autorización de un ejecutivo superior. Ofrecer, dar o aceptar un regalo, entretenimiento otra atención o cualquier cosa de valor que sea: Ilegal o no permitido por las políticas organizativas de quien lo recibe. No acostumbrado o no apropiado en el país o en la industria. Posiblemente visto como un intento de influir sobre quien lo recibe para que tome una determinada decisión ; por ejemplo, un regalo hecho por un proveedor a un receptor que está actualmente evaluando al proveedor para un posible contrato. Vea las políticas de regalos, entretenimiento y atenciones de su empresa para conocer los límites monetarios para los regalos y las normas relacionadas. Situación Está visitando a un proveedor potencial en un país al que nunca ha viajado. Luego de una reunión por la tarde, el representante del proveedor le ofrece llevarle a conocer el entretenimiento local y seguir con sus conversaciones. Resolución Antes de ir a un país a conocer a un socio actual o potencial, pregunte a una fuente informada qué atenciones se consideran adecuadas e inadecuadas. En esta situación, si no está seguro de qué significa entretenimiento local, pregunte a su contacto. Si todavía no está seguro de que esta actividad se apropiada, sugiera algo que sea modesto y que sepa con seguridad que es apropiado. O bien ofrezca entretener al representante del proveedor de un modo que usted considere apropiado, como una cena modesta. Después de todo, el propósito es conocer mejor al proveedor y crear una relación, no poner su reputación ni la de su empresa en riesgo. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 9

11 Sobornos y corrupción Demuestre integridad en sus acciones y nunca intercambie nada de valor que pueda considerarse un incentivo indebido para una acción. Antes de realizar alguna acción que pueda ser cuestionable, pregúntese si su apariencia puede poner en cuestionamiento la integridad o la reputación de la empresa, o la suya propia. Nuestros negocios se basan en la excelencia de nuestros productos y servicios, nunca en el intercambio de pagos indebidos u otras cosas de valor. Tenemos presente que, en ocasiones, la imagen de lo que intercambiamos también puede no ser buena para la empresa. Los pagos indebidos siempre están mal; la empresa prefiere perder un negocio si la única opción es realizar un pago indebido. Lo que no debe hacer: Ofrecer, dar o aceptar algo de valor con la intención (o que parezca tener la intención) de influir en una decisión. Algo de valor puede ser un pago o un regalo, pero también entretenimiento, otra atención, un favor, una oferta de trabajo u otro beneficio. Luego de una transacción, ofrecer, dar o aceptar cualquier tipo de retribución con el objetivo de facilitar la transacción. Una retribución puede ser un bono, un incentivo o cualquier cosa de valor, potencialmente de un cliente o un tercero. También puede venir disfrazado como un regalo o una forma de entretenimiento. Hacer pagos a funcionarios menores del gobierno para facilitar o acelerar trámites, por ejemplo para que algún elemento pase más rápidamente por la aduana, o incluso para obtener un permiso que más tarde se obtendría igualmente. Las leyes de la UE y las políticas de la empresa prohíben estos pagos. Utilizar un agente, contratista u otro representante de la empresa para hacer un pago o entregar algo de valor que usted no tenga permitido proporcionar. Hacer negocios con socios que se sepa que han participado en sobornos u otras prácticas corruptas, a menos que sea con la aprobación del Secretario de Spectris plc. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 10

12 Tenga en cuenta las siguientes preguntas para evitar prácticas corruptas: Siento la necesidad de entregar algo de valor para asegurar que se firme un contrato? El regalo o atención que puedo ofrecer es infrecuente en la cultura local o en el contexto? Me daría vergüenza revelar que acepté cierta cosa de un socio a un compañero de trabajo, mi gerente o un miembro de mi familia? Sé qué es legal y qué no es legal ofrecer, dar o aceptar en el lugar en el que estoy haciendo negocios? Sé qué pueden aceptar de mí mis socios es? Si respondió sí o no está seguro con respecto a alguna de estas preguntas, pida consejo a su gerente, su ejecutivo superior o a un miembro del equipo legal. Situación Hemos contratado a un consultor que en ocasiones ayuda a la empresa a obtener permisos que se necesitan para una nueva instalación. Ha solicitado una suma cuantiosa para hacer el trabajo. La tarifa es mayor que la que ha solicitado en el pasado por su trabajo, y está un poco por encima de lo que esperaríamos que cobre. También tenemos prisa por abrir la instalación y nos damos cuenta de que eso puede requerir trabajo adicional. Resolución Es una buena práctica considerar con cuidado las situaciones que se desvían de las circunstancias normales. Por supuesto que el consultor podría estar pidiendo una suma adecuada por el trabajo adicional que se necesita en un período reducido. Por otra parte, la cantidad extra puede estar destinada a pagar un soborno para conseguir un permiso o para acelerar su otorgamiento. Tenemos la responsabilidad de tomar recaudos razonables para asegurar que nadie utilice fondos de la empresa para pagar sobornos, aunque sean terceros. Entonces, debe investigar más el tema hasta sentirse seguro de que el consultor no utilizará la tarifa con propósitos indebidos. Por ejemplo, puede a) asegurarse de que el consultor comprenda la política de la empresa con respecto al pago de sobornos, b) preguntar al consultor cuál es la razón de la tarifa más elevada, o c) pedir al consultor que firme un acuerdo especial de que no utilizará los fondos de esta situación para un propósito ilegal. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 11

13 Competencia justa Ayude a asegurar que la empresa compita de forma justa en todos los mercados mientras compite de forma vigorosa para servir a nuestros clientes. Siga todas las leyes de competencia y adhiérase a las normas de la empresa relacionadas con la competencia justa. La empresa tiene un compromiso con la competencia vigorosa y justa y creemos que podemos lograr ambos objetivos a la vez. Si su trabajo se relación con la ización, las ventas, la fijación de precios o los contactos, usted debe comprender especialmente cuáles son las reglas de competencia relacionadas con su trabajo. Las leyes pueden variar en cada uno de nuestros mercados, y en algunos países las leyes de competencia se aplican a las actividades y a los individuos por fuera de su mercado original. Los hechos específicos de cada situación de competencia son muy pertinentes para determinar si es apropiado. Comente estos datos con su gerente, un ejecutivo superior o un miembro del equipo lega para identificar la solución correcta. Tratar con los competidores No realice en nombre de la empresa ningún acuerdo o compromiso con un competidor potencial o actual con la intención de una competencia injusta, o que parezca sugerirla. No comente siquiera estos acuerdos o compromisos con un competidor ni intercambie con él cualquier información relacionada. Si en una reunión en la que participen competidores surge alguno de los temas indebidos que se mencionan a continuación, diga que le parece que la conversación es indebida, excúsese inmediatamente e informe del tema al asesor legal de la empresa. Tales situaciones pueden poner en riesgo la reputación de la empresa y su capacidad de seguir izando sus productos y servicios. Los temas indebidos incluyen: Arreglo de precios, que significa fijar precios con los competidores, o incluso intercambiar información de precios con los competidores. Asignación de mercados, clientes o territorios entre competidores. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 12

14 Arreglo de licitaciones, que significa hacer acuerdos con competidores por licitaciones (por ejemplo, hacer un acuerdo para asegurar que un competidor gane una licitación, y otro gane otra). Boicotear junto con los competidores a un individuo o un grupo de clientes o proveedores, o negarse junto con los competidores a tratar con cierto cliente o proveedor. Restricciones junto con los competidores de los niveles de producción o los canales de distribución. Antes de comenzar cualquier conversación u otra comunicación con un competidor acerca de un acuerdo de asociación, como una empresa conjunta, busque primero el consejo del Secretario de Spectris plc o el asesor legal de su empresa. Tratar con clientes y proveedores No realice en nombre de la empresa ningún acuerdo o compromiso con un cliente, distribuidor, proveedor o tercero, potencial o actual, con la intención de una competencia injusta, o que parezca sugerirla. Los temas indebidos pueden incluir: Tratos exclusivos, mediante los cuales, como condición de seguir haciendo negocios con un cliente o proveedor, le exigimos que no haga negocios con otra empresa. Acuerdos de ventas ligadas que, por ejemplo, requieran que un cliente compre un producto para poder comprar otro producto no relacionado. Tratos de reciprocidad en los que, por ejemplo, un proveedor debe comerciar con la empresa para que la empresa siga haciendo negocios con él. Prácticas de interferencia, tales como sugerir a un cliente o proveedor que no haga negocios o que deje de hacer negocios con los competidores de la empresa. Situación Un competidor le mencionó que uno de los proveedores de la empresa está desarrollando un producto que competirá con los productos actuales de las dos empresas. Gran parte de los ingresos del proveedor provienen actualmente de su comercio con las dos empresas. El competidor le sugirió que si el proveedor no mantiene su nivel actual de ingresos, los planes para el nuevo producto del proveedor podrían retrasarse, o incluso detenerse. Entonces, el competidor indicó que las dos empresas deberían hablar de si realmente necesitan trabajar con el proveedor actual, o si deberían buscar otro proveedor. Resolución Para demostrar el compromiso de la empresa con la competencia justa, tenemos ciertas responsabilidades. En primer lugar, nunca debemos hablar con un competidor de ideas sobre cómo limitar la competencia. En ciertas situaciones, también tenemos que ser cautos incluso con las señales que podríamos enviar a un competidor sobre nuestras intenciones. Todas nuestras acciones deben ser independientes de las de la competencia. Además, debemos tener cuidado incluso con las acciones independientes que buscan limitar la competencia. En esta situación, usted debe detener cualquier comunicación con el competidor inmediatamente y mencionar la situación a la asesoría legal. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 13

15 Acciones independientes No permita ni ayude a que la empresa participe en cualquier acción que tenga la intención específica de sacar a algún competidor del mercado o competir de algún modo injusto. Los temas indebidos incluyen: Mantenimiento del precio de reventa, o intentar presionar a un cliente para que fije el precio de reventa de un producto o servicio a cierto nivel. Fijación de precios predatoria, como fijar precios por debajo del costo para sacar a un competidor del mercado. Discriminación de precios, por ejemplo, fijar precios de forma injusta para ciertos clientes en base a características que es indebido considerar, tales como la raza o el género de la gerencia. Reunir información competitiva Reúna información sobre el mercado competitivo de fuentes correctas. Típicamente, las fuentes públicas son apropiadas, e incluyen los periódicos, el material del competidor que esté disponible al público, conversaciones con clientes y observaciones de los productos y servicios del competidor que están disponibles en el mercado. Nunca acepte información confidencial que le transmita un competidor de forma directa. Verifique con la asesoría legal antes de utilizar cualquier información sobre la competencia que esté marcada como confidencial, por ejemplo Sólo para uso interno o Confidencial para la empresa. Nunca utilice un agente, consultor o tercero para obtener información competitiva que la ley no le permite obtener a usted. Representaciones de los competidores Ayude a la empresa a competir principalmente en base a la fortaleza de sus productos y servicios, y no a la debilidad de los productos y servicios de la competencia. No menosprecie a los competidores o a sus productos y servicios, particularmente con comentarios que no puedan sustanciarse. Asegúrese de que todas las comparaciones de productos se basen en datos reales o en las comunicaciones o izaciones del competidor. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 14

16 Controles es Apoye las responsabilidades de la empresa en relación al comercio transfronterizo y cumpla con los requisitos para exportación, re-exportación y embargo fijados por los países en los que hacemos negocios. La mayoría de los países en los que realizamos negocios regulan el traslado de productos, servicios e información por sus fronteras. Si su trabajo involucra trasladar productos, servicios o información a través de las fronteras nacionales, asegúrese de conocer las políticas y los procedimientos de la empresa y los requisitos legales relacionados. Es importante que todos los empleados conozcan por adelantado los pasos necesarios de las exportaciones o importaciones para evitar problemas durante el traslado efectivo de los materiales. Sepa lo siguiente: Exportaciones Muchos países requieren que ciertos materiales reciban aprobación para ser exportados, como aquellos relacionados con cierta propiedad intelectual o que tengan usos militares reales o potenciales. Las exportaciones requieren documentación y una indicación de si el material va a ser re-exportado. En algunas situaciones, los individuos pueden tener ciertas restricciones para proporcionar información o tecnología a un ciudadano extranjero o para enviar o llevar esta información fuera del país. Importaciones - Muchos países exigen cierta documentación, declaraciones, tarifas, permisos y etiquetas para los productos importados. Embargos - Ciertos países restringen o prohíben la exportación de productos, servicios, información o conocimiento a ciertos países, empresas o individuos. Conozca las reglas del país donde trabaja, o del país de origen si va a re-exportar productos. Los requisitos de la empresa también incumben a los agentes u otros representantes que hagan negocios para la empresa o actúen en su nombre. Para más información, repase la Política de cumplimiento en el control de exportaciones de Spectris plc y póngase en contacto con el Funcionario de cumplimento de control de exportaciones, o lea su Manual de cumplimento de control de exportaciones. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 15

17 Contactos con terceros Muestre cuidado por los bienes y la reputación de la empresa. Hable con terceros o proporcióneles información acerca de las operaciones de la empresa sólo si está autorizado para hacerlo. Muchos terceros se interesan en las actividades de la empresa: inversores, controladores, comunidades locales, la prensa, proveedores potenciales, y otros. Necesitamos comunicarnos de forma clara, unificada y precisa con los terceros. Así lo exige nuestro compromiso con la honestidad y la integridad Comuníquese con dichos terceros cuando esté autorizado. Envíe todos los pedidos de información que no esté autorizado a proporcionar a su gerente o al personal de comunicaciones de su empresa o al equipo legal. Permita que los controladores que se pongan en contacto con usted sepan que la empresa quiere ayudar y que usted tiene la obligación de enviar el pedido a la persona correcta dentro de la empresa. Si tiene preguntas, póngase en contacto con su gerente, el personal de comunicaciones de su empresa o un ejecutivo superior. Si el tema concierne a Spectris plc, póngase en contacto con el gerente de comunicaciones del grupo. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 16

18 Trabajar con terceros Proteja la reputación de la empresa: asegúrese de que los terceros que trabajen para la empresa cumplan con nuestros valores y normas. Contratamos a diversos terceros (agentes, contratistas, consultores y otros representantes) para trabajar para la empresa y, en ocasiones, para representarla. Dado que estos terceros nos ayudan a formar relaciones con otros socios y en algunos casos representan a la empresa, es imperativo que comprendan nuestro enfoque hacia los negocios y nuestras normas de conducta. Específicamente: Evalúe adecuadamente a los terceros potenciales antes de contratarlos para asegurar que tengan un historial de prácticas es responsables y que su enfoque de negocios esté en línea con el de la empresa. Aclare a los terceros las expectativas de la empresa con respecto a cómo realizan sus negocios para la empresa, según se identifique en cualquier acuerdo o contrato; proporcióneles el Código de ética de la empresa con la expectativa de que cumplan con todos los temas aplicables (ciertos conflictos de interés no se aplicarán a los terceros, aunque esperamos que informen a la empresa de cualquier situación potencial que pueda entrar en conflicto con sus deberes hacia la empresa). No utilice a terceros para realizar prácticas es indebidas. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 17

19 Colaborar con compañeros de trabajo Nuestro personal es nuestro mayor recurso. Sus innovaciones, impulso y espíritu convierten las buenas ideas e intenciones en éxito práctico. Por ello, es vital que en nuestros lugares de trabajo, todos los empleados sean valorados, tratados con respeto, y estén protegidos de daños y otros riesgos. Vea también Información personal bajo Información, página 23. Empleo justo Demuestre el compromiso de la empresa con la justicia en las oportunidades de empleo. Tome decisiones de empleo teniendo en cuenta los méritos del individuo y las necesidades de la empresa, no consideraciones indebidas. Nos esforzamos por crear un lugar de trabajo positivo en el que los empleados sean reconocidos y premiados por sus esfuerzos y sus contribuciones únicas. Si contrata o dirige a otros, tome las decisiones relacionadas con el reclutamiento, la contratación, la compensación, los beneficios, las promociones y otros temas relacionados con el empleo según el desempeño y las destrezas del individuo y las necesidades de la empresa. No tome estas decisiones teniendo en cuenta el género, la raza, el origen étnico, la religión, la edad u otras características indebidas. Para más información, vea la política de contratación de su empresa o el manual de recursos humanos. Tratamiento respetuoso Muestre respeto por sus compañeros de trabajo y socios es; nunca se comporte de forma indebida con ellos. En un lugar de trabajo positivo, los empleados se sienten respetados y cómodos con los demás. Muestre respeto a sus compañeros de trabajo y socios es. No participe en ninguna conducta que pueda considerarse irrespetuosa, intimidante, agresiva, violenta o de acoso, incluida cualquier forma de acoso sexual. Para más información, vea la política de contratación de su empresa o el manual de recursos humanos. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 18

20 Salud y seguridad Promueva la salud y la seguridad de la empresa en su trabajo diario. Cumpla con las leyes, normas y políticas de la empresa relacionadas. Mencione sus preocupaciones sobre salud o seguridad a su gerente o al personal de seguridad de la empresa. Promovemos un lugar de trabajo positivo en el que todos los empleados se sientan seguros y protegidos del daño. Sólo así pueden los empleados rendir al máximo y contribuir de forma eficaz al éxito de la empresa. Para ayudar a la empresa a cumplir con este objetivo, se espera que usted: Siga todas las leyes, normas y políticas de la empresa relacionadas con la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Asista a las sesiones de formación necesarias antes de utilizar equipos que requieran una formación especial. Utilice los equipos protectores, la ropa y otros dispositivos de seguridad que sean necesarios para el trabajo. Informe a su gerente de cualquier situación que encuentre que no sea saludable o segura. Se asegure de que los socios es que trabajan en nuestras instalaciones cumplan con las prácticas de salud y seguridad. Nunca utilice drogas ilegales ni permanezca bajo su influencia cuando realice negocios para la empresa. Asegúrese de que cualquier uso de alcohol esté restringido y limitado a las funciones sociales de la empresa, y sea aprobado por la gerencia de la empresa. Se asegure de que cualquier medicación de deba tomar no interfiera con sus deberes laborales, y especialmente con la operación de equipos o vehículos. Para más información, vea la Política de Salud y Seguridad de Spectris plc, la política de salud y seguridad de su empresa, y las instrucciones específicas de uso de los equipos que utilice. Derechos humanos Demuestre el compromiso de la empresa con los derechos humanos. Asegúrese de que las operaciones de la empresa se adhieran a estas importantes normas. Situación Se ha mudado del Reino Unido para trabajar en otra empresa que opera en Europa Oriental. Las normas de seguridad de los equipos no son tan estrictas como en el RU, y las leyes locales no se ocupan de los requisitos de seguridad para ciertos equipos. Usted investiga si esta situación le permitirá acelerar la producción en el equipo, ya que no tiene que seguir la norma del RU. Resolución La salud y la seguridad son prioridades importantes para la empresa. Si observa que algo no está bien, tiene el deber de cuestionarlo. En esta instancia, puede existir una razón legítima para la diferencia de las normas, y tal vez pueda aprovechar esa diferencia. Pero en primer lugar, usted y la gerencia de la empresa deben investigar la causa de la disparidad en las normas para determinar un curso de acción apropiado. Por encima de todo, queremos asegurar la seguridad de nuestros empleados en el trabajo. La empresa apoya las normas sobre derechos humanos y exige una conducta responsable con respecto a: Derechos y oportunidades de empleo. Prohibición del acoso en el lugar de trabajo. Apoyo para los individuos discapacitados. Prohibición del uso de trabajo forzado o trabajo infantil. Prácticas ambientales y condiciones de trabajo seguras. Libertad de asociación y negociación colectiva. Para más información, vea la Política de derechos humanos de Spectris plc y la política de su empresa sobre derechos humanos. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 19

21 Proteger la empresa Nuestro éxito se crea en el trabajo diario de operar nuestro negocio. La diferencia entre una empresa medianamente exitosa y una gran organización depende de cosas como la efectividad con que manejamos nuestros recursos, evitamos conflictos y realizamos controles. Como somos un grupo de empresas, la autonomía y el emprendimiento sólo nos sirven cuando podemos confiar mutuamente en todas nuestras entidades. Por esta razón, la honestidad e integridad personales son vitales para el éxito de cada empresa y del grupo en general. Bienes de la empresa Para asegurarnos de aprovecharlos al máximo, utilice todos los recursos de la empresa debidamente y protéjalos del uso indebido, la pérdida o la destrucción. Los accionistas de la empresa cuentan con que utilicemos sabiamente los recursos de la empresa. Además, necesitamos utilizar los recursos de la empresa de forma eficiente y adecuada para cumplir mejor con nuestros clientes. Nuestra capacidad de competir con éxito exige que encontremos las formas más responsables de trabajar con estos importantes recursos. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 20

22 La propiedad de la empresa consiste en instalaciones, equipos, suministros, materias primas y otros recursos físicos. Específicamente: Utilice todos los recursos de la empresa con cuidado. Asegúrese de que la empresa aproveche su valor. No utilice los recursos para usos personales ni los retire de las instalaciones de la empresa sin la aprobación de su gerente. No deseche recursos grandes, tales como equipos o materias primas, sin autorización. Los fondos de la empresa pueden incluir el efectivo, los equivalentes de efectivo, las tarjetas de crédito de la empresa, los recibos y otros documentos que representen transacciones de fondos. Específicamente: Utilice los fondos de la empresa sólo para propósitos es y asegúrese de que todas las transacciones queden debidamente registradas. Asegúrese de que los pagos a terceros se realicen debidamente. Esté alerta a los signos que puedan indicar acciones indebidas, tales como términos de pago que violen contratos o pagos a personas o en lugares que sean distintos del nombre registrado. Además, utilice debidamente cualquier propiedad o fondo que nuestros socios es compartan con la empresa o que se utilicen en los negocios de la empresa. Para más información, vea el Manual de políticas y contabilidad del grupo Spectris plc, y las políticas de su empresa. Cumplimiento financiero Asegúrese de que la empresa cumpla totalmente con las normas aplicables relacionadas con las declaraciones de impuestos de todo tipo, impuestos a las importaciones y exportaciones, lavado de dinero, controles de moneda extranjera y temas similares. Busque orientación de inmediato ante cualquier sugerencia de que puede evitarse pagar ciertos impuestos y otras cargas declarando en menos ciertos valores o pagos en monedas extranjeras o jurisdicciones extranjeras. Pueden indicar una conducta ilegal. Situación Un cliente suele ayudar a la empresa a comprender las ofertas de la competencia. Le ha ofrecido ciertos materiales de un competidor, tales como materiales de ización, un artículo o publicación escrito por el competidor, una lista de clientes y un documento que dice Información confidencial. No revelar. Resolución Los clientes pueden ayudarnos a comprender nuestro ambiente competitivo. Debemos asegurarnos de aceptar su asistencia con amabilidad, y declinar respetuosamente lo que no podemos aceptar. En este caso, podemos aceptar materiales de ización si estos materiales se comparten libremente en el mercado. Podemos aceptar el artículo siempre y cuando sea la copia original; por otra parte, necesitamos respetar el derecho de propiedad intelectual y obtener el artículo por nuestro lado, lo que puede significar pagarlo. La lista de clientes, aunque no esté indicado, es confidencial; piense en el modo en que nosotros tratamos nuestras listas de clientes. Entonces, no podemos aceptarla. Tampoco podemos aceptar el último documento, que está marcado como confidencial, del mismo modo que esperamos que quienes reciben ese tipo información de parte nuestra no la compartan sin nuestro permiso. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 21

23 Información Proteja estos importantes recursos de la empresa: utilice y proteja debidamente la información que pertenezca a la empresa o que se comparta con ella. La información con la que trabajamos es esencial para nuestro éxito. Proporciona conocimiento importante que nos permite servir a nuestros clientes y competir de forma eficaz. Algunas veces, otros nos confían su información. Debemos utilizar toda esta información sabiamente y con cuidado para aprovecharla al máximo. Propiedad intelectual La propiedad intelectual de la empresa consiste en innovaciones y otros trabajos o materiales únicos que la empresa puede proteger mediante patentes, marcas registradas, marcas de servicio o derecho de autor. Igualmente importante es la información confidencial que nos proporciona una ventaja competitiva (conocida como secretos es), que debemos proteger para que no sea revelada a otros sin autorización específica. Si usted desarrolla innovaciones, conocimiento u otra información que pueda protegerse como propiedad intelectual de la empresa, informe de ello a su gerente, para que la empresa pueda determinar si debe protegerse y cómo. Proteja toda la propiedad intelectual de la empresa colocando rótulos de protección a este material y asegurando que otros no la utilicen de forma indebida. Utilice la propiedad intelectual de otros según los requisitos de uso apropiados. Por ejemplo, distribuya el material protegido por derecho de autor según lo permita ese derecho de autor. Información confidencial y protegida Cualquier información que no hagamos pública puede considerarse información confidencial y protegida de la empresa. Nuestros clientes, proveedores y otros también pueden compartir su información confidencial y protegida con nosotros. Utilice nuestra información confidencial y protegida y la de los demás sólo con fines es, protéjala de una revelación o un uso indebidos, y deséchela únicamente siguiendo los procedimientos de la empresa. Revele esta información sólo a individuos que la necesiten con un fin y, si es información particularmente delicada, con autorización. Revele la información de terceros sólo con su permiso. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 22

24 Información de terceros También tenemos el deber de utilizar apropiadamente la información que pertenezca a terceros, incluidos los clientes, otros socios es y dueños de información, incluidos los competidores. Mantenga la confidencialidad de la información que un cliente o socio comparte con la empresa. No la revele a otras partes sin el permiso del dueño. Utilice la propiedad intelectual de otros, tal como artículos con derecho de autor, las marcas registradas y otra información que exija la obtención de una licencia, según las normas y restricciones de uso apropiado. Asegúrese de que los productos y las prácticas es no violen los derechos de patente, confidencialidad, marca registrada u otros derechos de los competidores u otros terceros. Ver también Reunir información competitiva en la página 14. Abuso de información privilegiada Cierta información importante y confidencial que, si se revelara, podría influir en la decisión de un inversor de comprar o vender acciones, se denomina información privilegiada. Esta información puede referirse a sucesos o actividades importantes, por ejemplo: ganancias corporativas, adquisiciones potenciales, lanzamientos de producto pendientes, ingreso a nuevos mercados o reestructuraciones. La información privilegiada incluye información importante y confidencial tanto de nuestra empresa como de nuestros socios es. Proteja cuidadosamente la información privilegiada; revélela sólo a quienes estén autorizados a recibirla. Nunca utilice esta información como base para comerciar con las acciones de la empresa (si tiene acceso a información privilegiada de la empresa, pida el consentimiento del Secretario de Spectris plc antes de comprar y vender acciones). Nunca proporcione información privilegiada a terceros que puedan utilizarla como base para comprar y vender acciones. Información personal La empresa reúne información de los empleados para manejar los beneficios y otros servicios. Si trabaja con información personal de los empleados, utilícela sólo con fines es y proporciónela sólo a terceros que estén autorizados a tenerla. Ciertas regiones y países, como la Unión Europea, restringen las formas en que esta información puede obtenerse, utilizarse y transferirse entre países. Situación Mientras trabaja para uno de los clientes de la empresa, se entera de que el cliente está haciendo investigaciones en una nueva área de productos. Esta investigación suena como un negocio muy lucrativo, y usted piensa si puede aconsejarle a su mejor amigo que aproveche la situación. Resolución Cuando trabajamos con clientes, tenemos el deber de proteger su información confidencial y protegida, especialmente cuando nuestro acuerdo con ellos estipula este deber. Nunca debemos aprovecharnos de la confianza que depositan en nosotros al darnos acceso a su información. En este caso, la investigación puede considerarse propiedad intelectual, así que tenemos un deber adicional de actuar con responsabilidad y no utilizar de forma indebida la información que obtenemos. Esto es lo que esperaríamos de nuestros proveedores, también. Información y presentaciones precisas Los clientes, controladores y otras partes interesadas confían en que la empresa proporcione información precisa sobre nuestras operaciones y productos. Así lo exige nuestro compromiso con la honestidad y la integridad En todas las situaciones, sea preciso cuando: Transmita información confidencial, de acuerdo con los lineamientos de Spectris plc. (Vea el Manual de políticas y contabilidad del Grupo Spectris plc para más información) Informe de gastos y reclamos según las políticas de su empresa. Presente las características y el desempeño de los productos y servicios de la empresa. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 23

25 Sistemas informáticos Mantenga la integridad de nuestros recursos informáticos: utilícelos con cuidado y según los procedimientos de la empresa, y protéjalos del uso indebido y el daño. Los sistemas informáticos, los programas y la información son herramientas importantes para manejar el negocio. Su integridad física y su seguridad son críticas para nuestras operaciones y nos permiten atender mejor a nuestros clientes. La tecnología informática incluye todas las redes, ordenadores, programas, teléfonos, dispositivos digitales personales, información y sistemas y acceso a Internet. Se espera que usted: Proteja todos los sistemas informáticos ante un acceso o utilización indebidos; esto incluye los ordenadores personales y los ordenadores portátiles. Utilice métodos de protección para acceder a los sistemas informáticos de la empresa, tales como claves de seguridad e ingresos apropiados. Evite que otros accedan a nuestros sistemas informáticos sin autorización. No introduzca programas no aprobados, sin licencia o potencialmente maliciosos en los sistemas. Utilice estos sistemas sólo para usos es aprobados. Pueden utilizarse para usos personales simples si esto no implica una actividad paralela y no viola ninguna de las normas anteriores. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 24

26 Conflictos de intereses Evite los intereses y actividades personales que puedan entrar en conflicto con los intereses de la empresa o sus deberes con la empresa. En ocasiones, un interés personal puede diferir de nuestra responsabilidad hacia la empresa. Como parte de nuestro trabajo, tenemos la responsabilidad de asegurar que las actividades personales no entren en conflicto con nuestros deberes laborales y nuestra lealtad con la empresa. Muchas veces, estos conflictos pueden resolverse con pequeños ajustes. Todos los empleados tienen el deber de analizar los conflictos de intereses potenciales con su gerente para asegurarse de que se aborden los conflictos reales. Actividades externas No participe en actividades es personales con los clientes, proveedores y competidores de la empresa, ya sea en calidad de empleado, voluntario, consultor, o cualquier otra función de asesoría. Asegúrese de que sus actividades y otros intereses personales no es, como el trabajo para organizaciones sin fines de lucro o comunitarias, no entre en conflicto con su trabajo. Intereses financieros No tenga intereses financieros personales invertidos en un competidor, cliente o proveedor. Además, informe a su gerente si su pareja u otro miembro de su familia que viva con usted tiene ese tipo de intereses. Esta restricción no incluye la propiedad mediante un fondo de inversiones, en el que usted no puede controlar la compra o la venta de títulos valores específicos, ni las inversiones pequeñas en empresas que cotizan en bolsa. Si no está seguro de si una inversión es pequeña, consulte con un miembro del equipo legal. Oportunidades corporativas Informe a su gerente de cualquier innovación, idea u otra propiedad intelectual que usted u otros desarrollen mientras realizan trabajo para la empresa, de modo que la empresa pueda protegerlos y beneficiarse de ellos. Trabajar con familiares Informe a algún ejecutivo superior de las situaciones en las que usted podría realizar negocios de la empresa directamente con un familiar o un amigo cercano que trabaja para un cliente o proveedor actual o potencial. Además, revele las situaciones en las que usted puede tener que responder a un familiar o un amigo cercano dentro de la empresa, o supervisarle. Situación Su hermana maneja un negocio de insumos para productos industriales. Usted observa que su inventario incluye ciertas piezas de maquinaria que su empresa utiliza. Dado que conoce a las personas correctas en la empresa, ella le ofrece la oportunidad de cerrar el trato con su empresa a cambio de una comisión. Resolución En este caso, sus deberes con la empresa podrían causar un problema si usted está trabajando como agente de la empresa de insumos de su hermana. Nuestro compromiso es mantener transacciones con distancia, lo que significa que no queremos que exista siquiera la apariencia de que nuestros intereses por la empresa están divididos. Esta situación particular probablemente genere un conflicto; si no está seguro de la situación, comente el tema con su gerente. Honestidad e integridad en todo lo que hacemos 25

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