Manual de instalación. BIABLE Great Plains-Dynamics

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1 Manual de instalación BIABLE Great Plains-Dynamics

2 Manual de instalación 2 Introducción general BIABLE es una herramienta que facilita la disponibilidad de información estratégica en tiempo real a partir de los Sistemas de Información Empresarial (ERPs), brindando autonomía a los diferentes usuarios y generando seguridad y confianza en el proceso de toma de decisiones. BIABLE permite integrar las diferentes fuentes de información, aprovechando todo el poder de Microsoft Excel para generar reportes de gestión inteligentes a partir de funciones parametrizables por el usuario. También posee características para procesos de Data Minning y Drill Down. BIABLE se constituye en una herramienta que posibilitará el acceso a la información, dejando de lado las dificultades ocasionadas al momento de extraer información de los sistemas transaccionales. Esta herramienta permitirá a todos aquellos usuarios (gerentes, directores o todos aquellos que requieran de acceso a la información) hacer uso de tres elementos de Excel (Listados, Tablas Dinámicas y Consultas). Además se pueden crear plantillas adaptables a cada usuario y a cada necesidad, brindando la oportunidad de que un reporte se convierta en algo muy simple y sencillo de elaborar. A partir de ahora, bastarán algunos clics para obtener el reporte en línea y en muy poco tiempo. Introducción a las conexiones Para que una tabla o una consulta sean vistas en Excel de acuerdo a los datos que necesita un usuario, es importante que dicha información esté almacenada en una base de datos. BIABLE realiza todo el trabajo por el usuario, pero hay que indicarle dónde se encuentran sus datos. La figura 1 muestra la estructura de proceso para obtener en BIABLE los datos que el usuario necesita:

3 Manual de instalación 3 FIGURA 1. Estructura de proceso de conexión de BIABLE con la información empresarial Base de datos BIABLE Conexión Sistema de información Empresarial Mediador Los siguientes conceptos deben tenerse en cuenta en la manipulación de datos con BIABLE y las bases de datos: Fuente Es el registro de un determinado tipo de transacciones en la empresa y que puede servir para obtener respuestas a las consultas que se formulen a BIABLE, cada registro en una fuente suele tener una fecha y unos valores numéricos. Ejemplos: facturas, asientos contables, comprobantes de nómina. Clasificador Es cada uno de los criterios que pueden usarse para agrupar la información en una fuente. Por lo general, los clasificadores poseen un código que los identifica y un nombre comprensible para los humanos. Ejemplos: productos, cuentas contables, clientes, conceptos. Base de datos Es el lugar donde los sistemas informáticos almacenan los datos que procesan y necesitan ser conservados, su estructura está determinada por el modelo de la base de datos, el software que las administra se conoce como DBMS y el estándar de Windows para acceder a ellas es el ODBC. El Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de mapeos de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. La Conexión Indica a BIABLE la ubicación de una base de datos y el mediador que se usará según el modelo de la base de datos que tenga la información de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de datos. Consultas

4 Manual de instalación 4 N O T A Para solicitar información a BIABLE, debe construirse una consulta que le defina BIABLE qué tendrá que retornar. Cada consulta incluye: la conexión que indica la ubicación de la base de datos a consultar, la fuente de donde se obtendrá la información y los parámetros que especifican cuales datos de la fuente retornar. Para toda conexión, es importante: El nombre y ubicación del servidor donde se encuentra alojada la base de datos. El nombre de la base de datos. Cuál es el sistema de información que utiliza la empresa para gestionar sus transacciones. Cuál es el tipo de base de datos. Instalación de BIABLE Para instalar BIABLE, tenga en cuenta los siguientes requerimientos: Procesador Pentium de 1.2 GHz o superior. 512 MB de Memoria RAM o superior. 200 MB de espacio disponible en el disco duro o superior. Sistema operativo Windows 2000, XP o superior Microsoft Office XP o superior Base de datos con acceso ODBC El usuario debe tener permisos de instalación y escritura en la carpeta Archivos de programa en la unidad C:\. Ejecute el archivo biablesetup.exe y haga clic en Siguiente a todas las preguntas del instalador. Preferiblemente tenga Excel y todos los programas cerrados antes de iniciar la instalación. Los archivos serán copiados en la carpeta C:\Archivos de programa\vision Tecnologica. (Figura 2) FIGURA 2 Proceso de instalación de BIABLE

5 Manual de instalación 5 Durante la instalación, aparecerá una ventana solicitando Serial y Clave de Registro. (Figura 3) FIGURA 3. Registro del producto N O T A Tenga en cuenta el número que aparece como Identificador de Usuario. Este número será el que usted debe suministrar al equipo de Visión Tecnológica S.A., ellos le entregarán el Número Serial y la Clave de Activación. Escriba un a y especifique el Identificador de Usuario. A vuelta de correo, ellos le enviarán el Número Serial y la Clave de Activación. Dispone de 15 días a partir de la instalación para realizar el proceso de registro. Pasado este tiempo, la herramienta no seguirá leyendo los datos propios de las conexiones o compañías creadas por el usuario. Al momento de solicitarle los parámetros de configuración, tenga en cuenta las siguientes opciones como muestran las siguientes figuras:

6 Manual de instalación 6 FIGURA 4. Configuración de opciones Dentro de la pestaña Tablas dinámicas, haga clic en el botón Usar infozoom clásico para configurar los OWC (Office Web Components). (Figura 5) FIGURA 5. Configuración de opciones

7 Manual de instalación 7 Office Web Components Microsoft Office Web Components es una colección de controles de Component Object Model (COM) para publicar hojas de cálculo, gráficos y bases de datos en el Web. También se usa para ver estos elementos cuando se publican y para ver páginas de acceso a datos. Si tiene instalados Microsoft Office FrontPage 2003, Microsoft Office Access 2003 y Microsoft Office Excel 2003, Office Web Components le permite publicar datos interactivos como parte de un sitio Web. Office Web Components, usado con Microsoft Internet Explorer versión 5.01 o posterior, le permite ver un control publicado (hoja de cálculo, gráfico o base de datos) en una página Web y ver páginas de acceso a datos. Es importante la configuración de esta opción, pues permite a Infozoom crear las tablas dinámicas correctamente.

8 Manual de instalación 8 Luego de haber configurado el OWC, finalice la instalación (Figura 6) FIGURA 6. Finalización de la instalación Cuando termine de instalar, active nuevamente el botón Utilizar SmartZoom y termine con Aceptar. (Figura 7) FIGURA 7. Active el botón Utilizar SmartZoom En la ficha Grupos active la opción Procesar Localmente en Biable dentro de Grupos de Clasificadores. (Figura 8)

9 Manual de instalación 9 FIGURA 8. Active la opción Procesar Localmente en Biable. En la ficha Infocontable active la opción Forzar Rangos de Cuentas usando y escriba en el espacio en blanco la letra Z. (Figura 9). FIGURA 9. Active la opción Forzar Rangos de Cuentas usando Z

10 Manual de instalación 10 En la ficha Globales, haga clic en el segundo botón Examinar que pertenece a la opción Seleccione la ruta donde están almacenados los mediadores. Busque la ruta donde tiene ubicados los mediadores de su sistema de información. Los mediadores se guardan en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\vision Tecnologica\Biable\Mediadores. (Figura 10) FIGURA 10. Configure la ruta de ubicación de los mediadores Termine de configurar haciendo clic en Aceptar. Inicie Microsoft Excel y aparecerá una nueva barra de Complementos. Si tiene instalado Excel 2003, la barra aparecerá en el extremo derecho de la ventana, como lo muestra la figura 11. FIGURA 11. La barra de BIABLE siempre aparecerá en esta ubicación cada vez que inicie Excel 2003.

11 Manual de instalación 11 Si tiene instalado Excel 2007, la barra aparecerá al final como una nueva cinta de opciones, como lo muestra la figura 12. FIGURA 12. La cinta de opciones para BIABLE siempre aparecerá en esta ubicación cada vez que inicie Excel Configuración de BIABLE con Great Plains-Dynamics Las bases de datos que opera Great Plains-Dynamics son creadas, modificadas y administradas por SQL Server. Motor de base de datos de SQL Server Es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger datos. El Database Engine (Motor de base de datos) proporciona acceso controlado y procesamiento de transacciones rápido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos más exigentes de su empresa. El Database Engine (Motor de base de datos) también proporciona compatibilidad completa para mantener una alta disponibilidad Para crear una conexión a una base de datos de SQL no es necesario crear DNS, pues los ODBC Y OLEDB son proveedores de datos directamente creados por Microsoft y los encontrará siempre en cualquier máquina con Windows instalado. Cree una conexión nueva en BIABLE Antes de crear una conexión nueva en BIABLE, copie el mediador Great Plains que le suministra nuestro equipo de Visión Tecnológica en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\vision Tecnologica\Biable\Mediadores. Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de mapeos de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. Estos archivos tienen como extensión.med

12 Manual de instalación 12 Para crear una conexión nueva en BIABLE, ingrese a Excel, y en la barra de BIABLE, haga clic en el botón Configuración Aparecerá la siguiente ventana (Figura 13). Seleccione el mediador Dinámica Gerencial y haga clic derecho en Nueva Conexión FIGURA 13. Configuración de conexiones Suministre el código (nombre), la descripción y seleccione el mediador Great Plains. (Figura 14). FIGURA 14. Creación de una nueva conexión En la ficha Avanzada, haga clic en el botón Editar conexión. Seleccione el proveedor correspondiente a SQL Server. (Figura 15). Haga clic en Siguiente.

13 Manual de instalación 13 FIGURA 15. Propiedades de una conexión En la ficha Conexión: 1. Seleccione el nombre del servidor, 2. El nombre de usuario y contraseña para ingresar al servidor. Active la opción Permitir guardar contraseña y 3. Seleccione la base de datos. (Figura 16). Pruebe la conexión y haga clic en Aceptar FIGURA 16. Propiedades de una conexión

14 Manual de instalación 14 Para guardar esta conexión en BIABLE, haga clic en el botón Aceptar Para verificar que la conexión haya sido creada correctamente, haga clic en el botón Seleccionar de la barra de herramientas BIABLE. Seleccione la conexión que acaba de crear y haga clic en + para desplegar los diferentes clasificadores. Si los puede ver, significa que su conexión fue creada correctamente (Figura 17) FIGURA 17. Verifique que la conexión se haya realizado con satisfacción.

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