Manual de instalación. BIABLE Great Plains-Dynamics

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1 Manual de instalación BIABLE Great Plains-Dynamics

2 Manual de instalación 2 Introducción general BIABLE es una herramienta que facilita la disponibilidad de información estratégica en tiempo real a partir de los Sistemas de Información Empresarial (ERPs), brindando autonomía a los diferentes usuarios y generando seguridad y confianza en el proceso de toma de decisiones. BIABLE permite integrar las diferentes fuentes de información, aprovechando todo el poder de Microsoft Excel para generar reportes de gestión inteligentes a partir de funciones parametrizables por el usuario. También posee características para procesos de Data Minning y Drill Down. BIABLE se constituye en una herramienta que posibilitará el acceso a la información, dejando de lado las dificultades ocasionadas al momento de extraer información de los sistemas transaccionales. Esta herramienta permitirá a todos aquellos usuarios (gerentes, directores o todos aquellos que requieran de acceso a la información) hacer uso de tres elementos de Excel (Listados, Tablas Dinámicas y Consultas). Además se pueden crear plantillas adaptables a cada usuario y a cada necesidad, brindando la oportunidad de que un reporte se convierta en algo muy simple y sencillo de elaborar. A partir de ahora, bastarán algunos clics para obtener el reporte en línea y en muy poco tiempo. Introducción a las conexiones Para que una tabla o una consulta sean vistas en Excel de acuerdo a los datos que necesita un usuario, es importante que dicha información esté almacenada en una base de datos. BIABLE realiza todo el trabajo por el usuario, pero hay que indicarle dónde se encuentran sus datos. La siguiente figura muestra la estructura de proceso para obtener en BIABLE los datos que el usuario necesita:

3 Manual de instalación 3 FIGURA Estructura de proceso de conexión de BIABLE con la información empresarial Los siguientes conceptos deben tenerse en cuenta en la manipulación de datos con BIABLE y las bases de datos: Fuente Es el registro de un determinado tipo de transacciones en la empresa y que puede servir para obtener respuestas a las consultas que se formulen a BIABLE, cada registro en una fuente suele tener una fecha y unos valores numéricos. Ejemplos: facturas, asientos contables, comprobantes de nómina. Clasificador Es cada uno de los criterios que pueden usarse para agrupar la información en una fuente. Por lo general, los clasificadores poseen un código que los identifica y un nombre comprensible para los humanos. Ejemplos: productos, cuentas contables, clientes, conceptos. Base de datos Es el lugar donde los sistemas informáticos (Total 360) almacenan los datos que procesan y necesitan ser conservados, su estructura está determinada por el modelo de la base de datos, el software que las administra se conoce como DBMS y el estándar de Windows para acceder a ellas es el ODBC.

4 Manual de instalación 4 El Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de mapeos de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. N O T A La Conexión Indica a BIABLE la ubicación de una base de datos y el mediador que se usará según el modelo de la base de datos que tenga la información de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de datos. Consultas Para solicitar información a BIABLE, debe construirse una consulta que le defina BIABLE qué tendrá que retornar. Cada consulta incluye: la conexión que indica la ubicación de la base de datos a consultar, la fuente de donde se obtendrá la información y los parámetros que especifican cuales datos de la fuente retornar. Para toda conexión, es importante: El nombre y ubicación del servidor donde se encuentra alojada la base de datos. El nombre de la base de datos. Cuál es el sistema de información que utiliza la empresa para gestionar sus transacciones. Cuál es el tipo de base de datos. Instalación de BIABLE Para instalar BIABLE, tenga en cuenta los siguientes requerimientos: Procesador Pentium de 1.2 GHz o superior. 512 MB de Memoria RAM o superior. 1GB si desea utilizar las plantilla de Supersociedades y Tendencias de Ventas 400 MB de espacio disponible en el disco duro o superior. Sistema operativo Windows 2000, XP o superior. Microsoft Office XP o superior Base de datos con acceso ODBC El usuario debe tener permisos de instalación y escritura en la carpeta Archivos de programa en la unidad C:\, ya que el instalador guardará sus archivos principales en: - Sistemas operativos de 32 bits: Windows XP: C:\Archivos de Programa\Vision Tecnologica\ Windows Vista y Windows 7: C:\Program Files\Vision Tecnologica\ - Sistemas operativos de 64 bits: Windows 7: C:\Program Files(x86)\Vision Tecnologica\

5 Manual de instalación 5 Ejecute el archivo biablesetup.exe y haga clic en Siguiente a todas las preguntas del instalador. Preferiblemente tenga Excel y todos los programas cerrados antes de iniciar la instalación. FIGURA Proceso de instalación de BIABLE

6 Manual de instalación 6

7 Manual de instalación 7 Durante la instalación, aparecerá una ventana solicitando Serial y Clave de Registro. Cuando el producto no está registrado, al abrir Excel le aparecerá una ventana cuyo estado es No registrado. En la pestaña Clave de Activación encontrará el Identificador de Usuario en formato hexadecimal, el cual consta de 8 caracteres alfanuméricos que van desde el número 0 (cero) hasta el 9, y desde la letra A hasta la F. Seleccione este código, cópielo y envíelo a nuestro personal de soporte, al correo electrónico solicitando Clave de activación. El Departamento Comercial le suministrará un Número Serial y una Clave de Activación, los cuales constan de 16 caracteres hexadecimales. Por favor, ingréselos en las casillas correspondientes y finalice oprimiendo el botón Registrar.

8 Manual de instalación 8 FIGURA. Registro del producto Recuerde que el contrato de mantenimiento anual del producto, le permite gozar de nuestras versiones más recientes y soporte gratuito durante un año. Ésta es una de las ventajas de estar actualizado. Al momento de solicitarle los parámetros de configuración presione Aceptar o Cancelar. La configuración se hará más adelante en la sección Configuración de conexiones y opciones. FIGURA Configuración de opciones

9 Manual de instalación 9 Inicie Microsoft Excel y aparecerá una nueva barra de Complementos. Si tiene instalado Excel 2003, la barra aparecerá en el extremo derecho de la ventana, como lo muestra la siguiente figura FIGURA. La barra de BIABLE siempre aparecerá en esta ubicación cada vez que inicie Excel Si tiene instalado Excel 2007 o 2010, la barra aparecerá al final como una nueva cinta de opciones, llamada Biable como lo muestran las siguientes figuras. FIGURA La cinta de opciones para BIABLE siempre aparecerá en esta ubicación cada vez que inicie Excel 2007 o 2010 respectivamente

10 Manual de instalación 10 Configuración de opciones Abra Excel y haga clic en el botón Configuración desde la cinta de opciones Biable Haga clic en el botón Opciones del Programa 1. En la pestaña Configuración inicial : y tenga en cuenta las siguientes opciones: 1.1. Opciones de la aplicación e información del registro. Marque la casilla si desea que la configuración de opciones e información de registro sea guardada por usuario. Cada usuario tendrá su propio conjunto de opciones. Al marcar esta opción, la configuración será guardada en el registro del sistema operativo y será visible sólo por el usuario actual. En el campo Ruta de almacenamiento, puede digitar una ruta global donde sea posible acceder a ella. La carpeta indicada debe tener permisos de lectura y escritura.

11 Manual de instalación 11 Almacenar la configuración en archivos tiene la ventaja de que es más fácil restaurarla en la eventualidad de que el equipo sufra algún daño irreversible. Adicionalmente podría ubicarse la configuración en un directorio compartido de tal forma que varios usuarios de una misma compañía puedan compartir la configuración Conexiones Marque la casilla si desea que BIABLE almacene la configuración de conexiones por usuario. Cada usuario tendrá su propio conjunto de conexiones.

12 Manual de instalación 12 Al marcar esta opción, la configuración será guardada en el registro del sistema operativo y será visible sólo por el usuario actual. En el campo Ruta de almacenamiento, puede digitar una ruta global donde sea posible acceder a ella. La carpeta indicada debe tener permisos de lectura y escritura. Almacenar la configuración de conexiones en archivos tiene la ventaja de que es más fácil restaurarla en la eventualidad de que el equipo sufra algún daño irreversible. Para empresas que posean más de tres licencias de BIABLE, se aconseja ubicar la configuración en un directorio compartido de tal forma que todos los usuarios usen la misma configuración. Si usted no marca estas casillas, las respectivas configuraciones se almacenarán en los archivos biable.config y conexiones.config de forma predeterminada en: Para Windows XP: C:\Documents and Settings\[usuario]\Datos de Programa\Vision Tecnologica\Biable Para Windows Vista y Windows 7: C:\Users\[usuario]\AppData\Roaming\Vision Tecnologica\Biable IMPORTANTE: Debe reiniciar Excel para aplicar estos cambios. No establezca ninguna otra configuración hasta tanto no reinicie la aplicación. 2. En la pestaña Globales configure las rutas de esquemas y mediadores. Tenga en cuenta que si este campo aparece en blanco, significa que será la ruta predeterminada

13 Manual de instalación 13 IMPORTANTE: Si los directorios de almacenamiento de mediadores y esquemas son diferentes a los predeterminados, deberá reiniciar Excel para forzar la recarga de estos archivos. 3. En la pestaña Grupos configure la ruta de grupos globales y de conexión sin olvidar marcar las opciones adecuadas en los cuadros Grupos de Clasificadores y Grupos de Conexiones 4. Termine de configurar las opciones que considere necesarias en las pestañas restantes y presione el botón Aceptar para almacenar los cambios en la configuración de Biable.

14 Manual de instalación 14 Configuración de BIABLE con Great Plains-Dynamics Las bases de datos que opera Great Plains-Dynamics son creadas, modificadas y administradas por SQL Server. Motor de base de datos de SQL Server Es el servicio principal para almacenar, procesar y proteger datos. El Database Engine (Motor de base de datos) proporciona acceso controlado y procesamiento de transacciones rápido para cumplir con los requisitos de las aplicaciones consumidoras de datos más exigentes de su empresa. El Database Engine (Motor de base de datos) también proporciona compatibilidad completa para mantener una alta disponibilidad Para crear una conexión a una base de datos de SQL no es necesario crear DNS, pues los ODBC Y OLEDB son proveedores de datos directamente creados por Microsoft y los encontrará siempre en cualquier máquina con Windows instalado. Cree una conexión nueva en BIABLE Antes de crear una conexión nueva en BIABLE, copie el mediador Great Plains que le suministra nuestro equipo de Visión Tecnológica en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\vision Tecnologica\Biable\Mediadores. Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de mapeos de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. Estos archivos tienen como extensión.med Para crear una conexión nueva en BIABLE, ingrese a Excel, y en la barra de BIABLE, haga clic en el botón Configuración Aparecerá la siguiente ventana. Seleccione el mediador Dinámica Gerencial y haga clic derecho en Nueva Conexión FIGURA. Configuración de conexiones

15 Manual de instalación 15 Suministre el código (nombre), la descripción y seleccione el mediador Great Plains. FIGURA. Creación de una nueva conexión En la ficha Avanzada, haga clic en el botón Editar conexión. Seleccione el proveedor correspondiente a SQL Server. Haga clic en Siguiente. FIGURA Propiedades de una conexión

16 Manual de instalación 16 En la ficha Conexión: 1. Seleccione el nombre del servidor, 2. El nombre de usuario y contraseña para ingresar al servidor. Active la opción Permitir guardar contraseña y 3. Seleccione la base de datos. Pruebe la conexión y haga clic en Aceptar FIGURA Propiedades de una conexión Para guardar esta conexión en BIABLE, haga clic en el botón Aceptar Para verificar que la conexión haya sido creada correctamente, haga clic en el botón Seleccionar de la barra de herramientas BIABLE. Seleccione la conexión que acaba de crear y haga clic en + para desplegar los diferentes clasificadores. Si los puede ver, significa que su conexión fue creada correctamente FIGURA Verifique que la conexión se haya realizado con satisfacción.

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