UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN MEJORAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE COSTOS DE PROCURA. Por

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1 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN MEJORAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE COSTOS DE PROCURA Por Verónica Rosslynn González Castro INFORME FINAL DE CURSOS EN COOPERACIÓN Presentado ante la ilustre Universidad Simón Bolívar Como Requisito Parcial para Optar al Título de Ingeniero de Producción Sartenejas, Octubre del 2006

2 UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR COORDINACIÓN DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN MEJORAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE COSTOS DE PROCURA Informe de pasantías realizado en la Gerencia de Procura de Empresas Y&V Ingeniería y Construcción AUTOR: Verónica Rosslynn González Castro CARNET Nº: TUTOR ACADÉMICO: Prof. Joaquín Santos TUTOR INDUSTRIAL: Ing. Beatriz Vera Sartenejas, Octubre del 2006 ii

3 MEJORAMIENTO DE LA BASE DE DATOS DE COSTOS DE PROCURA Realizado por Verónica Rosslynn González Castro RESUMEN Empresas Y&V, es una corporación de servicios venezolana, orientada al desarrollo de proyectos de inversión en las áreas de ingeniería, construcción, operación, mantenimiento y gestión ambiental. La Gerencia de Procura, una de las unidades de apoyo técnico a dichos proyectos, se encontraba en la necesidad de aumentar la velocidad de respuesta hacia sus clientes internos, los cuales requerían información de materiales, equipos y servicios adecuada, oportuna y confiable como referencia para la elaboración de ofertas, la estimación de costos y el diseño de productos de valor competitivo. En consecuencia, es necesario contar con una base de datos con los costos de Procura, organizada técnicamente, con la información adecuada y actualizada; la cual constituyó el principal producto de este proyecto. El objetivo trazado para el desarrollo del plan consistió en aumentar el nivel de desempeño de la Gerencia de Procura, en cuanto a, tiempo de respuesta a los clientes internos, mediante el mejoramiento de la base de datos de costos de Procura. El proyecto comprendió cinco fases principales: la primera de ellas consistió en la elaboración de un diagnóstico de la situación inicial, con la finalidad de reconocer las actividades propias de la Gerencia de Procura y su entorno; así como las necesidades respecto a la Base de Datos. En segundo lugar, se planteó el diseño de la Base de Datos de Costos de Procura, con el objetivo de fijar un enfoque de presentación del esquema conceptual y posteriormente llevar a cabo el procedimiento de recolección y almacenamiento de los datos. En tercer lugar, se identificaron los principales elementos relacionados con el proceso de integración, de la base de datos, al Sistema de Información Great Plains de Microsoft, que maneja la empresa. Por otra parte, se consideró la incorporación de un mecanismo de ajuste de los precios originalmente recopilados, considerando para tal fin los costos asociados al tráfico y trámites aduanales e igualmente se incorporó un ajuste por inflación para contar con un valor actualizado en los precios de los artículos. Finalmente, se elaboró una investigación de mercado orientada a conocer el comportamiento de los precios de materias primas que afectan los costos de Procura. En concordancia con la metodología planteada, se obtuvo una base de datos de costos organizada con información adecuada de materiales y equipos; útil, principalmente, para la consulta referencial en el procedimiento de Apoyo de Procura en la Elaboración de Ofertas. Palabras Clave: Procura, Costos, Estimación, Materiales, Base de Datos iii

4 DEDICATORIA Dedico este libro y el empeño en el desarrollo de mi carrera universitaria a mi familia; que me ha proporcionado los principios, la estabilidad y la inspiración para enfrentar cada reto con el mayor compromiso y entusiasmo. A mi novio, siempre presente con su apoyo y comprensión, durante los momentos más demandantes del período de pasantía. A mis amigas, con quienes compartí los momentos de la vida universitaria; el tiempo ha pasado y puedo decir que siempre puedes contar con las verdaderas amistades. A mi tutora, que allanó el camino de la transición entre la Universidad y el ámbito laboral, nunca podré olvidar el apoyo, la paciencia y la vocación de enseñar que mantuvo siempre, no sólo para llevar a cabo el proyecto sino también para contribuir a mi formación profesional y personal. iv

5 AGRADECIMIENTOS Más allá de la formalidad de unas cuantas líneas, quisiera agradecer a Dios por el regalo de la vida y por bendecirme con todo lo necesario, para llegar hasta donde me encuentro hoy. A todas aquellas personas que, de diversas maneras, han estado presentes en las etapas de mi formación, contribuyendo con consejos, palabras de aliento, ejemplos de vida, enseñanzas formales, expresiones de cariño, llamadas de atención y oportuna ayuda cuando la he requerido. A mi familia por su apoyo incondicional y por darme las herramientas para enfrentar cada reto e impulsarme en la lucha por una vida plena. A mi novio por apoyarme en los momentos críticos, producto del cambio entre el entorno académico y el laboral. A mi tutor académico por sus consejos de vida y sus recomendaciones para la ejecución del proyecto. Al personal de Empresas Y&V por recibirme con disposición a colaborar en el desarrollo del proyecto y sobre todo por mostrarse abiertos a compartir sus conocimientos y experiencias conmigo. A mi tutora industrial, por su ejemplo de profesionalismo y entrega al trabajo, sin perder de vista el trato humano a su personal; por su dedicación al desarrollo del proyecto, vocación de enseñanza y disposición a escuchar. v

6 ÍNDICE GENERAL RESUMEN...III DEDICATORIA... IV AGRADECIMIENTOS...V ÍNDICE DE FIGURAS...VIII ÍNDICE DE TABLAS... IX GLOSARIO DE TÉRMINOS...X CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN...12 CAPÍTULO 2: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA RESEÑA HISTÓRICA CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA GERENCIA DE PROCURA...19 CAPÍTULO 3 MARCO TEÓRICO MEJORAMIENTO CONTINUO BASES DE DATOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE PROCURA EN PROYECTOS CLASIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE MATERIALES PRECIOS DE MATERIALES Y EQUIPOS ESTIMACIÓN DE COSTOS...39 CAPÍTULO 4 MARCO METODOLÓGICO DEFINICIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Análisis de los Procesos Diagnóstico de la Base de Datos de Costos Inicial Recolección de Requerimientos y Determinación de Usuarios Potenciales DISEÑO DE LA BASE DE DATOS COSTOS DE PROCURA Diseño Conceptual Procedimiento de Recolección y Almacenamiento de Datos Históricos...55 vi

7 4.3 DEFINICIÓN DE ELEMENTOS PARA LA INTEGRACIÓN AL SISTEMA ERP INCORPORACIÓN DE AJUSTE DE PRECIOS POR TRÁFICO Y ADUANAS INCORPORACIÓN DE MECANISMOS DE AJUSTE DE PRECIO POR INFLACIÓN INVESTIGACIÓN DE MERCADO...64 CAPÍTULO 5 RESULTADOS DEFINICIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL Análisis de los Procesos Diagnóstico de la Base de Datos de Costos Inicial Recolección de Requerimientos y Determinación de Usuarios Potenciales DISEÑO DE LA BASE DE DATOS DE COSTOS DE PROCURA Diseño Conceptual Base de Datos Históricos DEFINICIÓN DE ELEMENTOS PARA LA INTEGRACIÓN AL SISTEMA ERP INCORPORACIÓN DE AJUSTE DE PRECIOS POR TRÁFICO Y ADUANAS INCORPORACIÓN DE MECANISMO DE AJUSTE DE PRECIOS POR INFLACIÓN INVESTIGACIÓN DE MERCADO Mercado del Cobre: Mercado del Acero:...87 CAPÍTULO 6: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES...91 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS...94 ANEXOS...96 ANEXO A: DESCRIPCIÓN DE LOS INCOTERMS...97 ANEXO B: ESTRUCTURA DE CLASIFICACIÓN DE MATERIALES/EQUIPOS ANEXO C: CATÁLOGO DE TUBERÍAS DE ACERO ALEADO ANEXO D: CATÁLOGOS DE VÁLVULAS ANEXO E: TIPO DE CAMBIO BS./US$ ANEXO F: ÍNDICE DE PRECIOS ANEXO G: RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS A LOS GERENTES DE LA ORGANIZACIÓN113 ANEXO H: VISTA DE LA BASE DE DATOS DE COSTOS DE PROCURA ANEXO I: INTEGRACIÓN CARGA DE MATERIALES vii

8 ÍNDICE DE FIGURAS FIGURA 1: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE EMPRESAS Y&V...18 FIGURA 2: ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE PROCURA...19 FIGURA 3: ENTORNO SIMPLIFICADO DE UN SISTEMA DE BASE DE DATOS...22 FIGURA 4: FASES DEL PROCESO DE DISEÑO DE BASES DE DATOS...23 FIGURA 5: DIAGRAMA GENERAL DE GREAT PLAINS...30 FIGURA 6: PROCESO DE PROCURA EN PROYECTOS...32 FIGURA 7: FASES DEL PROYECTO DE PASANTÍA...42 FIGURA 8: MODELO DE CUESTIONARIO CONSULTA DE LA BASE DE DATOS ACTUAL...45 FIGURA 9: ELEMENTOS PARA EL DESARROLLO DEL ESQUEMA CONCEPTUAL DE LA BASE DE DATOS...47 FIGURA 10: PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS...56 FIGURA 11: PRINCIPALES PUERTOS DE DESTINO PARA LA ENTREGA DE MATERIALES/EQUIPOS...59 FIGURA 12: FLUJOGRAMA DE EJECUCIÓN DE PROCURA...67 FIGURA 13: FLUJOGRAMA DE PROCURA EN OFERTAS...68 FIGURA 15: CONSULTA GENERAL DE LA BASE DE DATOS INICIAL...71 FIGURA 16: CONSULTA POR CARGOS DE LA BASE DE DATOS INICIAL...71 FIGURA 14: MODELO ENTIDAD-RELACIÓN...76 FIGURA 15: PROPORCIÓN DE ARTÍCULOS CONTENIDOS EN LA BD POR DISCIPLINA...80 FIGURA 16: RESUMEN DE PRECIOS DEL COBRE...84 FIGURA 17: EVOLUCIÓN DEL PRECIO DEL COBRE...84 FIGURA 18: STOCK DE COBRE MENSUAL DE LA BOLSA DE METALES DE LONDRES...85 FIGURA 19: DEMANDA DE COBRE 2006(E)...86 FIGURA 20: OFERTA DE COBRE 2006(E)...86 FIGURA 21: PROYECCIÓN DEL PRECIO DEL COBRE FIGURA 22: EVOLUCIÓN DEL PRECIO INTERNACIONAL DEL ACERO...87 FIGURA 23: EVOLUCIÓN DEL PRECIO DE PRODUCTOS DEL ACERO...88 FIGURA 24: CONSUMO MUNDIAL APARENTE DE ACERO...89 FIGURA 25: COSTO DE MATERIAS PRIMAS SIDERÚRGICAS POR TN DE ACERO...89 viii

9 ÍNDICE DE TABLAS TABLA 1: INCOTERMS...36 TABLA 2: CLASES DE ESTIMADOS DE COSTOS...39 TABLA 3: DESCRIPCIÓN DE CAMPOS DE LA BASE DE DATOS...50 TABLA 4: REQUERIMIENTOS PARA EL CÁLCULO DE COSTOS DE IMPORTACIÓN...58 TABLA 5: CÁLCULO DE FLETE PRINCIPAL PARA EL CASO DE TUBERÍAS...61 TABLA 6: CÁLCULO DE FLETE PRINCIPAL PARA EL CASO DE VÁLVULAS...62 TABLA 7: CARACTERÍSTICAS DE LAS COMPRAS...70 TABLA 8: RANGO DE VALORACIÓN DE LA BASE DE DATOS...72 TABLA 9: EVALUACIÓN DE LA BASE DE DATOS...72 TABLA 10: DICCIONARIO DE DATOS- MODELO E-R...77 TABLA 11: LISTADO DE PROYECTOS Y OFERTAS...81 TABLA 12: CAMPOS PRELIMINARES...82 TABLA 13: PANEL DE EVALUACIÓN DE CONDICIÓN DE LOS CAMPOS...82 TABLA B1: ESTRUCTURA DE CLASIFICACIÓN DE MATERIALES/EQUIPOS TABLA E1: TIPO DE CAMBIO BCV TRIMESTRAL-PERÍODO ix

10 GLOSARIO DE TÉRMINOS Alloy Steel: acero aleado. Archivo: colección de registros almacenados siguiendo una estructura homogénea. Ball Valve: válvula de bola. BD: Base de Datos. BML: Bolsa de Metales de Londres. Butterfly Valve: válvula mariposa. Campo: es la unidad más pequeña a la cual uno puede referirse en un programa. Desde el punto de vista del programador representa una característica de un individuo u objeto. Carbon Steel: acero al carbono. Cast Carbon Steel: acero al carbono fundido. Cast Bronze: bronce fundido. Check Valve: Válvula check. Cierre de Costos de Procura: se refiere al compendio de costos de materiales, equipos y/o servicios requeridos para determinado proyecto. Se presenta, generalmente, por disciplinas, atendiendo a la estructura del Formato de Presentación del Cierre de Costos de Procura en Ofertas o en cualquier otro formato requerido por el cliente de la empresa. Cotización: conjunto de documentos técnicos y comerciales con los cuales un proveedor somete a consideración de Empresas Y&V el suministro de materiales, equipos y/o subcontratación de servicios. Datos: son hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito, están representados por caracteres que pueden ser numéricos, alfabéticos o alfanuméricos. Diagrama E-R: Diagrama Entidad Relación ERP (Enterprise Resource Planning): Planificación de Recursos Empresariales. Flete: es la resultante del precio parcial del transporte por unidad de peso que la compañía aérea o naviera cobra al remitente a cambio de sus servicios de transporte. Forged Carbon Steel: acero al carbono forjado. Gate Valve: válvula de compuerta. Globe Valve: válvula de globo. Materiales: son aquellos insumos consumibles o instalables que quedan incorporados en la obra, en la cantidad a usar por unidad de medida. x

11 Matriz de Evaluación Comercial: formato que soporta el resultado de la evaluación comercial que ejecuta el Ingeniero de Procura/ Comprador/ Administrador de Contratos. Contiene los elementos necesarios para determinar la cotización comercialmente más conveniente. Equipos: son aquellos insumos como máquinas, herramientas, instrumentos, vehículos, etc., que requiere la obra y pueden comprarse o alquilarse en determinado momento para ser instalados o empleados en la ejecución del proyecto. Gravámenes: son derechos aduaneros y cualquier otro recargo de efectos equivalentes, sean de carácter fiscal, monetario, cambiario o de otra naturaleza, que incidan sobre las importaciones, con excepción de las tasas y recargos análogos cuando correspondan al costo aproximado de los servicios prestados. Oferta: es el conjunto de documentos técnicos y comerciales con los cuales Empresas Y&V participa en los procesos de licitación, para la ejecución de proyectos de inversión. Orden de Compra (OC)/ Servicio (OS): documento que Empresas Y&V entrega a los proveedores para formalizar la compra o adquisición de bienes y/o servicios. Debe contener toda la información relevante (precios, cláusulas, condiciones comerciales, entre otras) acordada con el proveedor y avalada por la Gerencia de Procura. Registro: colección de campos de iguales o de diferentes tipos. SGBD: Sistema de Gestión de Base de Datos. xi

12 12 CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN En esta época de cambios, las empresas buscan elevar sus índices de productividad; lograr mayor eficiencia y brindar un servicio de calidad, estableciendo un desafío a quienes tienen la responsabilidad de tomar decisiones estratégicas, para que adopten una nueva forma de pensar, es decir un enfoque global, que valore la flexibilidad, la velocidad, la innovación, la integración y los retos que surgen de las condiciones de constante cambio. Ante esta realidad, la Gerencia de Procura de Empresas Y&V se encontraba en la necesidad de aumentar la velocidad de respuesta hacia sus clientes internos, los cuales requerían información de materiales, equipos y servicios adecuada, oportuna y confiable como referencia para la elaboración de ofertas, la estimación de costos y el diseño de productos de valor competitivo. En consecuencia, es necesario contar con una base de datos con los costos de Procura, organizada técnicamente, con la información adecuada y actualizada; la cual constituyó el principal producto de este proyecto. El objetivo trazado para el desarrollo del plan consistió en aumentar el nivel de desempeño de la Gerencia de Procura, en cuanto a, tiempo de respuesta a los clientes internos, mediante el mejoramiento de la base de datos de costos de Procura. Lo anterior facilitará el manejo de información de materiales, equipos y servicios. Para este trabajo, se trazó una metodología de recopilación, organización y clasificación de datos técnico-comerciales, de los diferentes materiales, equipos y servicios manejados por la Gerencia de Procura, a la vez fue necesario identificar el mecanismo para compartir, recopilar y mantener este tipo de información. En torno a esta meta principal, se establecieron los siguientes objetivos específicos: Evaluar la situación inicial de los costos de Procura de Empresas Y&V y ajustar el plan propuesto para el mejoramiento de la base de datos en función de las necesidades reales de la Gerencia de Procura. Clasificar los materiales, equipos y servicios de la base de datos, de acuerdo con metodología establecida por las diferentes disciplinas de Ingeniería. Completar y actualizar datos de costos de materiales, equipos y servicios a fin de establecer un almacenamiento confiable y actualizado. Establecer metodología e indicadores para estimación de costos de materiales y equipos típicos.

13 13 Recopilar y ubicar información relevante del mercado relacionada con la base de datos de costos de Procura. Identificar mecanismo para compartir base de datos de costos de Procura con el resto de las unidades de la organización. Establecer mecanismo para el mantenimiento de la base de datos de costos de Procura. A lo largo de los próximos capítulos se presenta el fundamento teórico considerado para alcanzar los objetivos planteados en el proyecto de pasantía; así como el marco metodológico que sirvió de estructura para el mismo. Finalmente, se presentan los resultados, conclusiones y recomendaciones obtenidas a partir de la ejecución de las actividades planificadas y la observación del proceso de ejecución de la procura en la Organización.

14 14 CAPÍTULO 2: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Empresas Y&V es una corporación de servicios venezolana, orientada al desarrollo de proyectos de inversión en las áreas de ingeniería, construcción, operación, mantenimiento y gestión ambiental para los sectores público y privado. 2.1 Reseña Histórica Fue creada en 1985, ante la necesidad del mercado de encontrar integradas las diferentes áreas de servicio, en un solo ente. Empresas Y&V es el resultado de la unión estratégica y progresiva de seis compañías: Y&V Ingeniería y Construcción (antiguamente Yánes y Asociados) con Operación y Montaje (antiguamente Vectra) en el año 1985; y posteriormente Ecoproyectos, Procegas, Construcción y Montaje (anteriormente DRV Construcciones) y Net Tel Comunicaciones. La descripción breve de estas seis compañías es la siguiente: Yanes & Asociados: Empresa consultora de Ingeniería, Procura y Construcción. Siguió el camino dejado por la Oficina Técnica de Ingeniería Adolfo Yanes, cuyas actividades comprenden el período Vectra C.A.: Empresa de Consultoría Técnica Gerencial fundada en 1970, orientada a realizar proyectos y estudios en las áreas de planificación y operación de plantas industriales, Gerencia de Mantenimiento y Aseguramiento de la Calidad. Ecoproyectos C.A.: Empresa de Consultoría Ambiental, fundada en 1989, surge por la iniciativa de un grupo de profesionales en el área de Ecología en Ingeniería Ambiental. Sus operaciones se centran en estudios de impacto ambiental, auditorías ambientales, legislación y gestión ambiental. DRV Construcciones C.A.: Empresa Contratista General que inicia sus operaciones en 1995 en la ejecución de obras de ingeniería y construcción. Procegas C.A.: Empresa de Consultoría de Ingeniería de Procesos y Gas, fundada en el año Su área es la Ingeniería de Procesos para los sectores de petróleo y gas, petroquímica, carbón e industrial.

15 15 Net Tel Comunicaciones C.A.: Empresa de ingeniería, procura, construcción y mantenimiento de proyectos de telecomunicaciones e ingeniería de sistemas.[1] Para el año 2001, se realiza la unión estratégica de estas empresas, surgiendo bajo un enfoque global de mercado la corporación Empresas Y&V con el objetivo de desarrollar una cultura organizacional homogénea, orientada a potenciar las fortalezas individuales de cada unidad, lograr la excelencia de todos sus procesos y servicios. En la actualidad, Empresas Y&V está conformada por cuatro unidades de negocio, las cuales operan bajo la misma estructura organizativa: Y&V Ingeniería y Construcción: Se encarga de diseñar y desarrollar soluciones en el área de ingeniería de consulta y construcción para los sectores de petróleo y gas, petroquímica, industrial e infraestructura. Obtuvo la certificación ISO 9000 FONDONORMA el 22 de julio de 1999, la cual periódicamente ratifica y renueva. Y&V Construcción y Montaje: Busca soluciones integrales en el área de la construcción, asegurando costos, calidad, tiempo de ejecución y seguridad. Y&V Ecoproyectos: Se enfoca en diseñar y desarrollar soluciones en el área del ambiente fundamentalmente en los sectores de petróleo y gas, petroquímico e industrial. Realiza evaluaciones de impacto ambiental, sistema de gestión ambiental, auditorías ambientales y análisis del entorno. Y&V Operación y Mantenimiento: Presta servicios técnicos y gerenciales, especialmente en la operación y mantenimiento de plantas en los sectores de petróleo y gas, petroquímico e industrial.[2] La Corporación ha llevado a sus empresas a ocupar una posición de liderazgo en sus áreas de negocio, apuntaladas por una sólida estructura corporativa que asegura a su personal y a sus clientes una atención y un servicio que satisface sus expectativas y conforme a los planes de crecimiento la empresa ha iniciado la ejecución de operaciones en México, Canadá y Estados Unidos.

16 Características de la Empresa La misión de Empresas Y&V es ser una empresa de clase mundial que promueva el desarrollo de su personal y de la sociedad. Su visión está definida en la siguiente frase: Seremos la empresa a la cual todos los clientes quieren contratar y en donde todas las personas quieren trabajar. Demostraremos que las empresas venezolanas son capaces de alcanzar reconocimiento de clase mundial y nuestro personal logrará el crecimiento personal y profesional, mejorando su calidad de vida y percibiendo la satisfacción de los logros de la organización. Igualmente, a lo largo de la historia de la compañía los miembros de la Organización con dedicación y capacidad de trabajo han instituido ciertos principios clave para el desarrollo, entre ellos: Reconocimiento y respeto al individuo en la búsqueda del desarrollo personal y profesional del capital humano. Mística, pasión y compromiso. Integridad. Sentido del logro. Disposición al reto y espíritu competitivo. Pro-actividad y optimismo. Mejoramiento continuo en búsqueda de la excelencia. Trabajo en equipo. Continuando en el marco de la meta de consolidarse como empresa de clase mundial, es preciso destacar la importancia que juega el compromiso del personal con el cumplimiento tanto de la Política de la Calidad como de la Política de Seguridad, Higiene y Ambiente. La primera de ellas se declara tal como sigue: Satisfacer los requerimientos y expectativas de nuestros clientes, mediante un servicio adecuado, confiable y oportuno, basado en procesos normalizados, un sistema de mejoramiento continuo y el compromiso de su personal con la calidad. [2] En tanto que la Política de SHA se fundamenta en Proporcionar a su personal adecuadas condiciones de trabajo de tal forma que las operaciones se ejecuten con un mínimo de riesgo, preservando así la salud e integridad física de los trabajadores, bienes e intereses de la empresa, así como evitar daños a la propiedad de terceros y la degradación del ambiente. [2]

17 Estructura de la Empresa La estructura organizativa de Empresas Y&V es de tipo matricial y está constituida por una Junta Directiva, un Comité Ejecutivo y 7 Vice-presidencias. Estas unidades se describen a continuación. Junta Directiva: Integrada por el Presidente Ejecutivo y un grupo de Directores Externos nombrados por la Asamblea de Accionistas. Comité Ejecutivo: Conformado por el Presidente Ejecutivo y los Vice-Presidentes de las Unidades de Negocio y Unidades de Apoyo. Vice-Presidencia de Ingeniería: Tiene la responsabilidad del desempeño de todos los proyectos de Ingeniería y aquellos IPC (Ingeniería, Proyecto y Construcción) cuyo alcance lo amerite, independientemente de la empresa que contrate con el cliente. Vice-Presidencia de Construcción: Se encarga de todos los Proyectos de Construcción, así como aquellos IPC cuyo alcance lo amerite, independientemente de la empresa que contrate con el cliente. Vice-Presidencia de Proyectos Especiales: Se encarga de atender los Proyectos que por su envergadura y naturaleza específicas requieran una estructura independiente, en virtud de la importancia que representen frente al volumen de negocios total. Fundamentalmente maneja proyectos IPC de importante valor económico y estratégico para la organización. Vice-Presidencia de Operación y Mantenimiento (O&M): Se encarga de atender los Proyectos de Operación y Mantenimiento que la organización desarrolla en el presente. Vice-Presidencia de Desarrollo de Negocios: Se encarga de buscar oportunidades de negocio, desarrollarlas y materializarlas al ganar proyectos para su ejecución. Vice-Presidencia de Servicios Técnicos: Se encarga de integrar todas las unidades de apoyo técnico a los proyectos en las diferentes unidades de negocios: Ingeniería, Construcción, Proyectos Especiales y O&M. Vice- Presidencia de Servicios Corporativos: Se encarga de apoyar a las diferentes unidades de la organización en cuanto a los servicios que sus Gerencias ofrecen y velar por la implantación adecuada de las políticas administrativas y de control en todas las unidades de la corporación. La representación gráfica de la estructura descrita se observa en la Figura 1:

18 18 Figura 1: Estructura Organizacional de Empresas Y&V [2]

19 19 Estas Vicepresidencias se organizan bajo una estructura, que combina el área funcional y el área de proyectos; y se divide en dos tipos de Unidades: Unidades de Negocios y Unidades de Apoyo. Las Unidades de Negocios son las proveedoras de los servicios que presta la organización a sus clientes y son: Ingeniería, Construcción, Operación & Mantenimiento y Proyectos Especiales. Las Unidades de Apoyo son las responsables de proveer los servicios de soporte que las Unidades de Negocio requieran y son: Desarrollo de Negocios, Servicios Técnicos y Servicios Corporativos. 2.4 Gerencia de Procura El proyecto de pasantía se desarrolló en la Gerencia de Procura, adscrita a la Vice- Presidencia de Servicios Técnicos, cuya organización interna esta conformada de la manera como se expone en la Figura 2. Gerente de Procura Técnico de Procura Coordinador de Materiales Ingeniero de Procura Controlador de Materiales Asistente de Procura Figura 2: Organigrama de la Gerencia de Procura

20 20 CAPÍTULO 3 MARCO TEÓRICO En este capítulo se presentan ciertos aspectos teóricos de interés, que guardan relación con los temas de investigación abordados durante el desarrollo del proyecto. Inicialmente, se indagó acerca del Mejoramiento Continuo, ya que es la filosofía que da origen al proyecto de pasantía, considerando el compromiso de la Gerencia de Procura con la Política de la Calidad de la empresa. Seguidamente, se desarrolló el tema de las Bases de Datos, resaltando su definición, las principales características y las fases del proceso de diseño de las mismas. Por otra parte, considerando el enfoque integral previsto para el desarrollo del proyecto de pasantía, se realizó una investigación documental acerca de los Sistemas de Información, destacando su definición, características y la clasificación principal. A partir de esto se hizo énfasis en la descripción de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), en particular aquel utilizado por la empresa en la que se llevó a cabo el proyecto de pasantía. Asimismo, se abordó el tema de la Gestión de Procura en Proyectos con la finalidad de generar una visión amplia acerca de las actividades asociadas a este proceso y conocer las condiciones comerciales, derivadas de los negocios emprendidos en esta área. Igualmente, se hizo mención a la clasificación y codificación de materiales, como elemento importante dentro del proceso de control, en la ejecución de la Procura. Finalmente, se trataron dos aspectos adicionales relacionados con la función de los datos que estaba previsto se recopilarían. Uno de ellos consistió en el ajuste de precios de materiales y equipos para lograr una referencia vigente de consulta; y en segundo lugar, se investigó acerca de los mecanismos de estimación de costos y la función de los precios referenciales en el desarrollo de estos. 3.1 Mejoramiento Continuo Mejorar un proceso o sistema es equivalente a hacerlo más efectivo y eficiente, de acuerdo a los requerimientos de aquellos que tienen interacción con él; esto se traduce en la aplicación de un conjunto de procedimientos y herramientas con el objetivo de incrementar la calidad del producto o servicio final.

21 21 A través del Mejoramiento Continuo, las empresas buscan identificar y superar sus debilidades, así como consolidar aquellas características que le brindan ventajas competitivas en su entorno de mercado. Entre las ventajas que brinda este tipo de filosofía se pueden mencionar las siguientes: Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos. Permite eliminar procesos repetitivos. Por otra parte, es importante destacar algunos de los obstáculos asociados al desarrollo de una política de mejoramiento continuo: Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa. Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel. En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el Mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo. Hay que hacer inversiones importantes.[3] 3.2 Bases de Datos Una base o banco de datos es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto, almacenados sistemáticamente para su posterior uso [4]. Esta definición es muy general; por lo cual resulta importante mencionar ciertas propiedades que restringen la acepción común del término base de datos: Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones llamado minimundo o universo de discurso. Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con cierto significado inherente.

22 22 Toda base de datos se diseña, construye y puebla con datos para un propósito específico. Está dirigida a un grupo de usuarios y tiene ciertas aplicaciones preconcebidas que interesan a dichos usuarios. [5] En resumen, una base de datos tiene una fuente de la cual se originan los datos, cierto grado de interacción con los acontecimientos del mundo real y un público que está activamente interesado en el contenido de la base de datos. Una representación de estas relaciones se puede apreciar en la Figura 3. Usuarios/ programadores SISTEMA DE BASE DE DATOS Programas de Aplicación/ Consultas SOFTWARE DEL SGBD Software para procesar consultas/programas Software para tener acceso a los datos almacenados Definición de la base de datos almacenada (metadatos) Base de datos almacenada Figura 3: Entorno simplificado de un sistema de base de datos [5] Con la finalidad de proporcionar un entorno que permita la manipulación de la información de la base de datos se emplean Sistemas de Gestión de Base de Datos (SGBD), los cuales están conformados por un conjunto de programas que permite a los usuarios crear y mantener una base de datos. Por tanto, el SGBD es un sistema de software de propósito general que facilita el proceso de definir, construir y manipular bases de datos para diversas aplicaciones.

23 Proceso de Diseño de Base de Datos El problema del diseño de bases de datos puede expresarse así: diseñar la estructura lógica y física de una o más bases de datos para atender las necesidades de información de los usuarios en una organización para un conjunto definido de aplicaciones [5]. Las metas de un diseño de BD son múltiples, entre ellas: satisfacer los requerimientos de contenido de información de los usuarios y aplicaciones especificados; proveer una estructuración da la información natural y fácil de entender, además de apoyar los requerimientos de procesamiento y cualquier otro objetivo de rendimiento, como el tiempo de respuesta, el tiempo de procesamiento y el espacio de almacenamiento. En general, el proceso de diseño de bases de datos consta de dos actividades paralelas, tal como se muestra en la Figura 4. La primera implica el diseño del contenido de datos y estructura de la base de datos; la segunda atañe el diseño del procesamiento de la base de datos y de las aplicaciones de software. Fase1: Recolección y Análisis de Requerimientos Actividad 1 Requerimientos de Datos Actividad 2 Requerimientos de Procesamiento Fase 2: Diseño Conceptual Diseño del Esquema Conceptual y Externo (Independiente del Diseño de Transacciones (Independiente del Fase 3: Elección del SGBD Fase 4: Transformación al Modelo de Datos (Diseño Lógico) Diseño del Esquema Conceptual y Externo (dependiente del Frecuencias, restricciones de rendimiento Fase 5: Diseño Físico Diseño del Esquema Interno (dependiente del SGBD) Fase 6: Implementación Figura 4: Fases del Proceso de Diseño de Bases de Datos [5]

24 24 En el marco de las actividades mencionadas, el diseño de la base de datos comprende cinco fases, las cuales se resumen de la siguiente manera: Fase1: Recolección y Análisis de Requerimientos. A través de la cual se llevan a cabo a las siguientes tareas: Identificación de las principales áreas de aplicación y grupos de usuarios que utilizarán la base de datos. Estudio y análisis de la documentación existente relativa a las aplicaciones. Se repasa otra documentación manuales de políticas, formas, informes y diagramas de organización- para determinar si influye de alguna manera en el proceso de recolección y especificación de requerimientos. Estudio del entorno de operación actual y de los planes de aprovechamiento de la información. Análisis de los tipos de transacciones y de sus frecuencias; así como el flujo de información dentro del sistema. Se especifican datos de entrada y salida de las transacciones. Recolección de respuestas escritas a grupos de preguntas hechas a los posibles usuarios de la base de datos. Estas preguntas se refieren a las prioridades de los usuarios y a la importancia que dan a las diversas aplicaciones. Entrevistas a los individuos clave que ayudarán a estimar el valor de la información y a establecer las prioridades. Fase 2: Diseño Conceptual de la Base de Datos. Consiste en un proceso que involucra las siguientes actividades: 2A. Diseño del Esquema conceptual: Suele estar contenido en un modelo de datos de alto nivel independiente del SGBD, de modo que no puede usarse directamente para implementar la base de datos. La meta es un entendimiento completo de la estructura, la semántica, los vínculos y las restricciones de la BD. El esquema conceptual es una descripción estable del contenido de la BD. La descripción diagramática del esquema conceptual sirve como un vehículo de comunicación entre los usuarios, diseñadores y analistas de la BD.

25 25 En esta fase del diseño, es importante usar un modelo de datos de alto nivel- también llamado modelo de datos semántico o conceptual- que tenga las siguientes características: Expresividad, para distinguir los diferentes tipos de datos, vínculos y restricciones. Sencillez, para que la generalidad de los usuarios no especialistas comprendan y usen sus conceptos. Minimalidad, a través de un número pequeño de conceptos básicos cuyo significado sea distinto y no se traslape. Representación diagramática, para mostrar un esquema conceptual que sea fácil de interpretar. Formalidad, el esquema conceptual expresado en el modelo de datos debe representar una especificación formal, sin ambigüedad, de los datos. Por tanto, los conceptos del modelo deben definirse con exactitud y sin que haya posibilidad de confusión. 2B. Diseño de Transacciones: El propósito es diseñar las características de las transacciones conocidas de la base de datos con independencia del SGBD. Las transacciones más importantes suelen conocerse en la etapa inicial de diseño; por lo cual deberán especificarse durante la misma. Una técnica común para especificar transacciones en un nivel conceptual es identificar su comportamiento de entrada/ salida y funcional. Al especificar los datos de entrada, los datos de salida y el flujo de control interno, los diseñadores pueden especificar una transacción en una forma conceptual independiente del sistema. Las transacciones pueden agruparse en 3 categorías: Transacciones de Obtención, sirven para obtener datos para exhibirlos en pantalla o producir un informe. Transacciones de Actualización, sirven para introducir nuevos datos o modificar datos que ya existen en la base de datos. Transacciones Mixtas, se usan en aplicaciones complejas que obtienen y actualizan datos.

26 26 Fase 3: Elección del SGBD. Es una etapa que depende de varios factores, algunos de ellos técnicos, otros económicos y otros más relativos a las políticas de la organización. Los factores técnicos tienen que ver con la idoneidad del SGBD para la tarea en cuestión. Lo que se debe considerar es el tipo de SGBD (relacional, de red, jerárquico, orientado a objeto u otro), la estructura de almacenamiento y los caminos de acceso que maneja el SGBD, las interfaces con el usuario y programador que estén disponibles y los tipos de lenguaje de consulta. Por otra parte, los aspectos económicos están relacionados con el costo de adquisición del software, costo de mantenimiento, adquisición del hardware, creación y conversión de la base de datos, costo de personal, costo de operación, así como de capacitación para uso y programación. Finalmente, hay varios factores de la organización que influyen en la elección del SGBD, por ejemplo: la familiaridad del personal con el sistema, dado que si el personal ya conoce un SGBD determinado, este puede ser más recomendable porque se reducen los costos de capacitación y tiempo de aprendizaje. Fase 4: Transformación al Modelo de Datos (diseño lógico de la base de datos). Consiste en crear un esquema conceptual y esquemas externos en el modelo de datos del SGBD elegido. La transformación puede realizarse en 2 etapas: Transformación independiente del sistema: involucra la transformación de un esquema conceptual a un esquema relacional, orientado a objetos, jerárquico o de red, de manera independiente del SGBD. Adaptación de los esquemas a un SGBD específico. Fase 5: Diseño Físico de la Base de Datos. Consiste en elegir estructuras de almacenamiento y caminos de acceso específicos para que los archivos de la base de datos tengan un buen rendimiento con las diversas aplicaciones de la base de datos. Cada SGBD ofrece varias opciones de organización de archivos y caminos de acceso, entre ellas diversos tipos de indización, agrupamiento de registros relacionados en bloques de disco, enlace de registros relacionados mediante apuntadores y varios tipos de técnicas de dispersión. Este proceso se reduce a elegir las estructuras más apropiadas para los archivos de la base de datos entre las opciones que ofrece el SGBD.

27 27 Además es importante considerar ciertos factores relacionados con el diseño; tal es el caso del análisis de las consultas y transacciones. Para las consultas es importante especificar lo siguiente: Los archivos a los que tendrá acceso la consulta Los campos sobre los cuales se especificarán cualesquier condiciones de selección incluidas en la consulta. Los campos sobre los cuales se especificarán cualesquier condiciones de reunión o condiciones para enlazar múltiples tipos de registros incluidas en la consulta. Los campos cuyos valores obtendrá la consulta. Por otro lado para cada transacción se debe especificar los archivos que se actualizarán, el tipo de operación de actualización en cada archivo (insertar, modificar o eliminar), los campos sobre los que se especificarán cualesquier condiciones de selección para una operación de eliminación o modificación; y por último, los campos cuyos valores alterará una operación de modificación. Fase6: Implementación del Sistema de Base de Datos. Una vez compilados los diseños lógico y físico, es posible implementar el sistema de base de datos. Se compilan los enunciados escritos en DDL (lenguaje de definición de datos) y en el SDL (storage definition language) del SGBD seleccionado, y con ellos se crean los esquemas de la base de datos y sus archivos (vacíos). En seguida ya puede cargarse (poblarse) la base de datos. En esta etapa, los programadores de aplicaciones deben implementar las transacciones. Se examinan las especificaciones conceptuales de las transacciones y se escribe y se prueba el código de programa correspondiente con órdenes DML (lenguaje de manipulación de datos) incorporadas. 3.3 Sistemas de Información Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos entre otros.

28 28 Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Proporciona la información necesaria a la organización o empresa donde y cuando se necesita. Algunos pueden ser de tipo transaccional, de apoyo a las decisiones y estratégicos.[6] Los sistemas transaccionales, se caracterizan porque a través de ellos se automatizan las tareas y procesos operativos, se puede integrar gran cantidad de información institucional para ser utilizada posteriormente por los funcionarios de nivel operativo de la organización en la toma de decisiones. Los de apoyo a las decisiones, por su naturaleza misma apoyan la toma de decisiones repetitivas y no estructuradas, generalmente son desarrollados por el usuario final, proporcionan información de soporte para los mandos intermedios y la alta gerencia en el proceso de toma de decisiones. Los estratégicos, su función principal no es apoyar la automatización de los procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones, son desarrollados para uso interno, para lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso apoyando al nivel alto de la organización. [7] Dentro de la clasificación de los sistemas de apoyo a las decisiones destaca el uso de los ERP; cuyas principales características se describen a continuación: Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) Deloitte & Touche ha definido ERP como sistemas de paquetes de software de negocios que permiten a las compañías: (1) integrar y automatizar la mayoría de sus procesos de negocio, (2) compartir datos comunes y prácticas en toda la empresa y (3) acceder a información en un entorno de tiempo real.[8] El objetivo de un ERP es coordinar la totalidad del negocio de una empresa, desde el suministro hasta la facturación de clientes; empleando para ello una base de datos centralizada, que facilita el flujo de información entre las funciones de manufactura, compras, finanzas, logística y recursos humanos de la organización.

29 29 Algunas de las ventajas que ofrece un sistema ERP, a la Organización en la cual se desarrolla su implantación son: Consigue la integración de la cadena de suministro, el proceso de producción y el administrativo. Crea un sistema de base de datos común. Puede incorporar procesos mejorados y rediseñados. Aumenta la comunicación y la colaboración mundial. Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocios. El núcleo del paquete de software se codifica en el acto. Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores. Sin embargo, existen algunos elementos que clasifican como desventajas en relación a la implantación de este tipo de sistemas, entre ellas: Es muy caro de adquirir e incluso más costoso de personalizar. Su implantación requiere grandes cambios en la compañía y en sus procesos. Es tan complejo que muchas compañías no pueden acomodarse al mismo. Implica un proceso continuo de implementación, que no puede completarse nunca. Existen pocos expertos en ERP, lo que hace de las dotaciones de personal un problema añadido.[9] Particular atención se dará a Microsoft Great Plains y el módulo ReQLogic, pues es el sistema utilizado en la empresa para la integración de sus procesos de negocio; y su aplicación está relacionada directamente con la iniciativa de automatización de la procura en proyectos Microsoft Great Plains Es un ERP caracterizado por ofrecer ventajas en el manejo de actividades de facturación y cuentas por pagar integrados con conciliación bancaria; además de la integración entre compras y ventas, tal como puede apreciarse en representación de las relaciones de la Figura 5.

30 30 Figura 5: Diagrama General de Great Plains [10] Entre las propiedades de Microsoft Great Plains se destacan: Facilita la personalización del software para que se adapte a las necesidades de la empresa. Fácil para integrar con otras aplicaciones específicas. Great Plains ofrece varias opciones de generación de reportes personalizados, de modo que se puede obtener la información necesaria para una mejor operación del negocio. Utiliza las aplicaciones para reducir errores de reingreso de datos, incrementar acceso a la información y administrar el negocio fluidamente. Esta herramienta es muy útil en el registro de proveedores, ya que se evitará que se registren varias veces al mismo proveedor; si el Rif de la empresa ya está registrado, el programa no permitirá seguir cargando la información. Permite administrar los egresos haciendo un seguimiento a cuentas y saldos de proveedores, ingresando las compras, imprimiendo cheques y utilizando la información exacta y detallada para las necesidades comerciales de manera de controlar los gastos.

31 31 Se pueden entregar los reportes de Great Plains vía o en formato HTML desde la intranet, de modo que los empleados pueden disponer de la información necesaria en cualquier lugar. Microsoft Great Plains posee un gama de herramientas que contribuyen a su desempeño, entre ellos se puede mencionar: Barra de Acceso Rápido que permite organizar las actividades, reportes, sitios Web, consultas y aplicaciones externas de uso frecuente, para la ubicación instantánea de la información y la ejecución de las tareas rápidamente. Generadores de Reportes, que ofrece varias opciones de generación de reportes personalizados, de modo que se puede obtener la información necesaria para una mejor operación del negocio. Great Plains Explorer, cuyo objetivo es generar vistas personalizadas de la información desde Great Plains, (como por ejemplo los 10 clientes más importantes y sus saldos pendientes, los artículos de inventario más vendidos y su existencia, lo que sea importante para la empresa) y grabar las vistas de modo que se puedan revisar en todo momento. Explorer también permite compartir la información de Great Plains con Microsoft Word o Excel. Búsquedas Avanzadas, que permiten ubicar fácilmente cualquier información en Great Plains definiendo los atributos de búsqueda en la pantalla de Búsqueda Avanzada. Asistente de Integración para Microsoft Excel, ya que se trata de una gran aplicación para acumular información desde múltiples fuentes de modo que se pueden obtener importantes informes. Sin embargo, la actualización manual de las planillas es una actividad que consume tiempo y está propensa a errores. El Asistente de Integración de Great Plains para Excel facilita identificar la información que se desea agregar a la planilla y actualizarla cada vez que se recalcula, utilizando la información más reciente y exacta del sistema Great Plains.[10]

32 Módulo ReQLogic En torno a estas posibilidades de integración del sistema, es preciso destacar que una de las iniciativas tomadas en la empresa en la que se ejecutó el proyecto de pasantía ha sido la incorporación de un módulo denominado ReQLogic, cuya función está orientada al manejo de las requisiciones, gastos y flujo de trabajo, en las áreas de procura y compras. Este software está diseñado para los ERP Axapta, Great Plains, Navision y Solomon, con la finalidad de automatizar el proceso de compras y ciclos de reporte; lo cual redunda en la eficiencia, exactitud de los procesos y la reducción de costos. 3.4 Gestión de Procura en Proyectos La Gestión de la Procura en Proyectos involucra el proceso de compra y adquisición de productos o servicios requeridos por el equipo del proyecto, para el desempeño de las actividades del mismo. [11] Una vez que se determinan las necesidades de materiales, equipos y servicios, para la ejecución del proyecto; se lleva a cabo el proceso de Procura presentado en la Figura 6 para cada item, iniciando con el Plan de Compras y adquisiciones hasta la elaboración de Cierre de Contrato. GESTIÓN DE PROCURA EN PROYECTOS INICIO DEL PROYECTO PLAN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES PLAN DE CONTRATACIONES SOLICITUD DE INFORMACIÓN A VENDEDORES SELECCIÓN DE PROVEEDORES ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS CIERRE DE CONTRATOS CIERRE DEL PROYECTO Figura 6: Proceso de Procura en Proyectos [11] Plan de Compras y Adquisiciones: consiste en la identificación de los requerimientos de compra de productos o servicios fuera de la organización; así como la capacidad del equipo de trabajo asignado para completar estas tareas. En resumen se trata de determinar si efectivamente hay una necesidad de compra o contratación, qué se requiere, cuánto,

33 33 cómo, cuándo se adquiere, cuál es el costo y quien ejecuta la compra. El Plan considera además proveedores potenciales, así como el análisis de los riesgos asociados a las decisiones de hacer o comprar, de acuerdo a la capacidad y orientación de negocio de la empresa. Finalmente, cabe decir que la elaboración del Plan de Compras está orientada por la programación del proyecto en general; más se presentan casos en que las decisiones planteadas en el Plan de Compras tienen particular influencia en el Plan de Gestión del Proyecto. Plan de Contratación: consiste en un proceso de preparación de los documentos requeridos para sustentar la comunicación con los vendedores y la selección de los mismos para la realización de las compras. A través de este procedimiento se elaboran los documentos de procura para invitar a licitar, solicitar cotizaciones a los proveedores potenciales, invitar a negociaciones, entre otros. La complejidad o nivel de detalles debe ser consistente con el valor y riesgo asociado al plan de compras o adquisiciones. Solicitud de Información a Vendedores: incluye actividades relacionadas con la obtención datos de los vendedores, así como de ofertas técnico-comerciales de productos y servicios. De esta manera, es posible la creación de un registro de potenciales proveedores calificados para ser convocados a licitar cuando la empresa lo requiera. Selección de Proveedores: consiste en un proceso de recepción de cotizaciones u ofertas y la aplicación de un criterio de evaluación que permita seleccionar uno o más vendedores igualmente calificados y aceptables como proveedor para el proyecto. El precio o costo es uno de los elementos de mayor peso en la selección más no es determinante, ya que el menor precio propuesto no siempre es el menor costo si el vendedor no es capaz de enviar el producto o servicio en un tiempo razonable, por ejemplo. Por otra parte, las ofertas normalmente se pueden separar en técnicas y comerciales, evaluándose separadamente. En ocasiones pueden requerirse múltiples fuentes para el aprovisionamiento de productos o servicios para mitigar los riesgos asociados a la programación de los envíos y la calidad de los requerimientos. El mayor costo potencial asociado con cada vendedor incluyendo pérdidas, descuentos por cantidad y aspectos de reemplazo o mantenimiento deben ser considerados al momento de la selección.

34 34 Algunas herramientas y técnicas para la selección de proveedores pueden ser: - Sistema de Ponderación: es un método para cuantificar datos y minimizar los efectos del juicio personal en la selección del proveedor. La mayoría de los sistemas consiste en asignar un peso numérico a cada criterio, luego se asigna el valor de la evaluación y se multiplica por el peso asignado, totalizando así un puntaje para cada vendedor. - Estimados Independientes: se refiere a un estimado del costo del producto o servicio que permite la comparación con los precios de las ofertas planteados por los vendedores. Diferencias significativas alertan lo inadecuado del contrato. - Sistema de Revisión: consiste en establecer un mínimo de requerimientos de desempeño para uno o más criterios de evaluación y puede emplear un sistema de ponderación y de estimados independientes. Este sistema es usado para proveer un ranking de vendedores elaborando un listado de evaluaciones desde el mejor hasta el peor entre todos los invitados a cotizar. - Negociación de Contratos: clarifica la estructura y requerimientos del contrato ya que se llega a acuerdos mutuos previos a la firma del contrato, tales pueden ser: definición del tiempo y sitio de entrega, mecanismos de ajuste de precios, descuentos por cantidad, entregas parciales, condiciones de pago, etc. Las negociaciones del contrato concluyen con el documento firmado por el comprador y el vendedor. - Sistema de Valoración del Vendedor: son desarrollados por muchas organizaciones y usan información del desempeño pasado del vendedor, evaluaciones de calidad, desempeño en la entrega y cumplimiento contractual. Este sistema normalmente se usa en combinación con el sistema de revisión de las ofertas para la seleccionar el vendedor. - Juicio de Expertos: es usado para la selección de proveedores. La evaluación de las ofertas es complementada por una revisión multidisciplinaria del equipo con experiencia en cada área cubierta por los documentos de procura y el contrato propuesto.

35 35 - Técnicas de Evaluación de Ofertas: la evaluación puede contener componentes objetivos y subjetivos. Los criterios de evaluación, cuando se usan para la evaluación formal de una propuesta, tienen usualmente un peso predefinido, que permite a los involucrados asignar un puntaje que contribuye a la toma de decisiones.[11] El principal resultado del subproceso de selección de proveedores es la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato que se hace a (los) proveedores seleccionados. Adicionalmente, se deriva un aspecto fundamental vinculado al proceso de compras y adquisiciones; se trata de la logística comercial, la cual varía de acuerdo al tipo de negocio (nacional o internacional) que se lleva a cabo con el proveedor y las condiciones comerciales que ambas partes hayan suscrito. Para la comprensión de esta logística comercial es conveniente mencionar la explicación de la operación de Tráfico y Aduanas. El Tráfico puede ser de tipo nacional e internacional, consiste en el paso por el territorio aduanero nacional de mercancías para consumo en otro territorio aduanero y el paso por aduanas del mismo territorio. Los tipos de impuesto asociados a este paso por aduanas son los siguientes: - AD VALOREM: Viene dado por un porcentaje del valor de la mercancía. - ESPECIFICO: Viene dado por un factor de ajuste en unidades del sistema métrico decimal (Bs/Kg o Bs/m 3 ). - MIXTO: Tiene un componente ad valorem y específico. Las mercancías causarán el impuesto aduanero y estarán sometidas al régimen vigente para la fecha de llegado o ingreso a la zona primaria de cualquier aduana nacional habilitada para la respectiva operación. Para ser exigible el impuesto, se requiere la determinación y su liquidación, el cual se logra mediante el proceso de reconocimiento.[12] En el marco de la actividad de intercambio comercial, destaca el uso de los INCOTERMS, que son reglas internacionales para la interpretación de los términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional. La palabra tiene origen en la contracción del inglés de International Comercial Terms.

36 36 El principal objetivo de estas normas es facilitar las operaciones de comercio internacional y delimitar las obligaciones de las partes involucradas para reducir malentendidos, pérdidas de tiempo y dinero. Se conocen trece modalidades de los INCOTERMS, que regulan cuatro aspectos principales: las condiciones de entrega de la mercancía, la distribución de riesgos de la operación, la distribución de costos de la operación y finalmente la distribución de los trámites documentales. Con la finalidad de tener una amplia visión del proceso comercial y reconocer las diferencias en el alcance de cada término descrito, se presenta la Tabla 1 que contiene una estructura comparativa de estas reglas internacionales. [13] La definición cada término está protegida por copyright de la Cámara de Comercio Internacional y se pueden resumir en el Anexo A. Tabla 1: INCOTERMS [13]

37 37 Administración de Contratos: es una actividad que involucra tanto al comprador como al vendedor. Cada parte se asegura de que la contraparte encuentre en el documento obligaciones contractuales y que además sus propios derechos legales estén protegidos. La naturaleza legal de la relación contractual hace imperativo que el equipo que dirige el proyecto esté conciente de las implicaciones legales de las acciones tomadas cuando se administra algún contrato. Algunos de los procesos involucrados en la Administración de Contratos son: la dirección de la ejecución del proyecto, para autorizar el trabajo del contratista en el tiempo apropiado; la elaboración de reportes de desempeño, para monitorear los costos, programación y técnicas de trabajo; el control de calidad, para inspeccionar y verificar la idoneidad del producto o servicio; el control de los cambios, con el fin de garantizar la aprobación y comunicación de los mismos; el monitoreo y control de riesgos, con el fin de asegurar que los mismos sean mitigados y finalmente la función financiera, que incluye el monitoreo de los pagos al proveedor. Cierre de Contratos: involucra la verificación de que todos los trabajos y envíos son aceptables para el proyecto. Este procedimiento lleva asociada una serie de actividades administrativas como la actualización de los registros para reflejar los resultados finales para usos futuros. De acuerdo a los términos y condiciones del contrato el proceso de cierre puede ser aplicable a una fase determinada del proyecto. La terminación temprana del contrato es un caso especial de cierre y puede resultar de un acuerdo mutuo entre las partes o el incumplimiento de una de ellas; en este caso los derechos y obligaciones de las partes debe estar especificada en alguna cláusula del contrato.[11] 3.5 Clasificación y Codificación de Materiales Durante la ejecución de la Procura en proyectos, una de las prioridades es garantizar la trazabilidad de los requerimientos; para lo cual se debe dar especial atención a la administración y manejo de materiales. Para este fin, es bien conocida la importancia del desarrollo de un sistema de clasificación de artículos. Este proceso involucra actividades de catalogación, simplificación, especificación, normalización y estandarización de todos aquellos bienes que desean ser manipulados o controlados, para finalmente obtener un sistema de codificación acorde a las necesidades de la organización.

38 38 Las etapas mencionadas pueden ser descritas como sigue: 1. Catalogación: está orientada a la realización de un inventario de todos los artículos existentes, permitiendo la presentación global de todos los artículos proporcionando una idea general de la colección. 2. Simplificación: consiste en la reducción de la gran diversidad de artículos destinados a cumplir una misma finalidad. 3. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contará con más informaciones sobre el artículo y menores son las dudas respecto a su composición y características. 4. Normalización: indica la manera en la que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, en este caso para el uso de los materiales. 5. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar es representar cada artículo por medio de un código que contiene la información necesaria y suficiente acerca del mismo. Para ello, se hace uso de números y/o letras en combinaciones y secuencias definidas de acuerdo a la aplicación. Los sistemas de codificación más usados son: código alfabético, numérico y alfanumérico. [14] 3.6 Precios de Materiales y Equipos El ajuste de los precios puede realizarse a través de diferentes métodos, de acuerdo al tipo de material o equipo sujeto a análisis, además de la situación de mercado del mismo y las variantes económicas que conforman el entorno comercial. De esta manera, es posible considerar los ajustes por variación de la tasa cambiaria, que consiste en la dolarización de los precios originales del producto y la respectiva conversión mediante la aplicación de la tasa vigente. Por otro lado, destaca también el uso de los índices de precio, que no son más que valores indicadores de precios para una fecha determinada con respecto a otra fecha tomada como base, en nuestro caso se hará referencia a los indicadores del Banco Central de Venezuela, los cuales reflejan los precios con respecto a una base de cálculo 100 para la fecha de 1994.

39 39 Finalmente, existen mecanismos de ajuste basados en fórmulas escalatorias que parametrizan aspectos particulares que afectan el comportamiento de los precios del producto. Por ejemplo se destaca el caso de materiales como el cable, cuyos distribuidores emplean fórmulas de este tipo para el ajuste de precios, las cuales se basan en los precios cotizados en bolsa de la materia prima, en este caso el cobre. 3.7 Estimación de Costos Un estimado de costos es un pronóstico de los costos de los diferentes elementos que integran un proyecto o programa de alcance definido; el cual respalda la toma de decisiones en cada una de las etapas de dicho proyecto. Los estimados de costos pueden agruparse en cinco clases. En la Tabla 2, se detallan sus características, grado de precisión y confiabilidad: Clase de Estimado Objetivo Etapa del Proyecto Información Requerida Método de Estimación Tabla 2: Clases de Estimados de Costos[15] V IV III II I -Planificación a mediano plazo. - Estudios de factibilidad para proyectos - Fondos para ingeniería conceptual Determinación de la necesidad del proyecto. Definición global del proyecto y de sus unidades principales de proceso. Datos históricos de curvas de costo de proyectos similares. - Selección entre varios proyectos y alternativas. - Fondos para ingeniería básica. Ingeniería conceptual 100% completada. Tecnología parámetros claves de diseño de plantas y equipos mayores. Factorizado y curvas de costo de proyectos similares. -Propuestas tentativas al presupuesto de inversiones. - Fondos para ingeniería de detalle y compra de equipos y materiales de largo tiempo de entrega. Ingeniería básica 60% completada y el progreso. Especificaciones de diseño de equipos críticos, diagramas de flujo, instrumentación y control. Factorizado y/o semidetallado. Cotizaciones firmes de equipo de largo tiempo de entrega. - Propuestas firmes al presupuesto de inversiones. - Fondos para ingeniería, procura, construcción y arranque del proyecto. Ingeniería básica 100% completada. Especificaciones de proceso y de los equipos principales, planos de distribución de planta, etc. Mayormente detallado, poca factorización, cotizaciones firmes de los equipos -Análisis de ofertas de contratación. -Control de ejecución de contratos y proyectos. Ingeniería de detalles en etapa de finalización. Planos detallados y cómputos métricos de materiales a granel, plan de contratación. Mayormente detallado, precios unitarios, partidas normalizadas. críticos. Precisión (%) N/A ±10% ±10% ±10% ±10% Confiabilidad 30% 60% 80% 90%

40 40 Como puede apreciarse, los estimados de costos sirven a objetivos como: la evaluación de la factibilidad de los proyectos en su etapa conceptual, el análisis rentabilidad económica, estudios para aprobación presupuestaria, para la comparación de ofertas en las licitaciones y el control de costos en la fase de construcción de proyectos. La confiabilidad de los estimados de costos, depende tanto de la metodología e información de costos de que dispongan los grupos estimadores responsables por su preparación, como de otros factores relacionados con la calidad y grado de definición o de completación de la ingeniería y con los tiempos planificados para el diseño, procura de equipos y materiales, licitación y construcción del proyecto. La calidad de los estimados de costos está ligada a la calidad de la información suministrada por los ingenieros de diseño y por los planificadores y la precisión de dichos estimados en relación al costo final resultante. Está también atada a la efectividad de los métodos de control de costos utilizados durante la ejecución del proyecto.[15]

41 41 CAPÍTULO 4 MARCO METODOLÓGICO De acuerdo con el autor Rojas Soriano: "La investigación es una búsqueda de conocimientos ordenada, coherente, de reflexión analítica y confrontación continua de los datos empíricos y el pensamiento abstracto, a fin de explicar los fenómenos de la naturaleza". Para emprender este proceso cuyo objetivo es alcanzar la comprensión de la realidad, es imprescindible el uso de ciertas técnicas que permiten organizar la investigación, manejar y controlar los datos y orientar la búsqueda de los conocimientos. Las técnicas principales en el marco de la investigación son la Técnica Documental y la Técnica de Campo [16]. La primera de ellas se fundamenta en la recopilación de información y conceptos, que brindan al estudio una base teórica, mediante la consulta de fuentes primarias de información tales como: libros, revistas, informes técnicos y tesis. En segundo lugar se presenta la Técnica de Campo, que permite tanto la observación directa del objeto de estudio, como la recopilación de testimonios relacionados que permitan confrontar la teoría con la práctica en el proceso de investigación. De esta manera, el instrumento de observación se diseña de acuerdo al objeto de estudio, con la meta de explorar aspectos previos, reunir información relevante para interpretar los hechos y de esta manera proceder a describirlos. Es posible distinguir dos clases de observación de campo; una de ellas es simple no controlada y se realiza con el propósito de "explorar" hechos o fenómenos de estudio que permitan precisar la investigación. Por otra parte, se destaca la observación sistemática que se ejecuta en base a un plan preciso, en el que se han establecido variables y sus relación, objetivos y procedimientos de observación. Para la observación simple, los instrumentos más comunes son: la ficha de campo, el diario, registros, tarjetas, notas, mapas, diagramas, cámaras y grabadoras. Para la observación sistemática, los instrumentos más comunes son: el plan de observación, las entrevistas, cuestionarios, mapas, registros, formas estadísticas y mediciones. Los elementos mencionados se conjugan para dar forma a una estructura denominada Diseño de la Investigación, el cual no es más que un plan de acción que permite al investigador precisar los detalles del estudio y establecer las estrategias a seguir para obtener resultados positivos, además de definir la forma de encontrar las respuestas a las interrogantes que inducen el estudio.[16]

42 42 En general, este tipo de plan o proyecto de investigación estima el cumplimiento de los siguientes objetivos: Definir el contexto ambiental del objeto de estudio. Precisar el objeto de estudio. Definir y delimitar el problema de investigación y los aspectos que intervienen. Seleccionar el método y las técnicas adecuadas al objeto de estudio. Organizar y sistematizar las acciones por desarrollar. Describir los recursos necesarios. Verificar la factibilidad del estudio. El método de investigación aplicado, en este proyecto, fue desarrollado considerando las técnicas mencionadas anteriormente y responde a un esquema de actividades planificado en conjunto con la Gerencia de Procura. El proyecto comprendió cinco fases principales, tal como se puede apreciar en la Figura 7. Definición de la Situación Actual Diseño de la Base de Datos Integración al Sistema ERP Investigación de Mercado Mecanismo de Ajuste de Precios por Inflación Ajuste de Precios por Tráfico y Aduanas Figura 7: Fases del Proyecto de Pasantía La primera etapa consistió en la elaboración de un diagnóstico de la situación inicial, con la finalidad de reconocer las actividades propias de la Gerencia de Procura y su entorno; así como las necesidades respecto a la Base de Datos, la determinación de los usuarios potenciales y el soporte tecnológico para la administración de los datos. En segundo lugar, se planteó el diseño de la Base de Datos de Costos de Procura, con el objetivo de fijar un enfoque de presentación del esquema de los datos que permitiera un alto grado de inteligibilidad conceptual e igualmente el desarrollo de un procedimiento de recolección y carga de los datos. En tercer lugar, se indagó acerca del proceso de integración de la base de datos al Sistema de Información Great Plains de

43 43 Microsoft, que maneja la empresa, a fin de identificar el mecanismo para el mantenimiento y acceso a los datos. Por otra parte, se consideró la incorporación de un mecanismo de ajuste de los precios recopilados, considerando para tal fin los costos asociados al tráfico y trámites aduanales e igualmente un ajuste por inflación para contar con un valor actualizado en los precios de los artículos. Finalmente, se elaboró una investigación de mercado con la finalidad de conocer el comportamiento en los precios de los principales commodities, que afectan los costos de procura. 4.1 Definición de la Situación Actual Como ya se mencionó, el enfoque está orientado a determinar los elementos primarios del entorno de ejecución del proyecto y los requerimientos iniciales a considerar para emprender el diseño de la base de datos Análisis de los Procesos Durante el desarrollo de esta fase se aplicó la técnica de investigación documental acerca de los procesos internos para la ejecución integral de los proyectos contratados y se brindó particular atención a los procedimientos de ejecución de la Procura en Proyectos. El objetivo de esta actividad fue obtener una visión amplia del entorno para el desarrollo del proyecto de pasantía, lo cual permitiría identificar la función que cumple la Base de Datos de Costos en este proceso integral. Como actividad complementaria, se concretó el reconocimiento de las actividades Departamentales mediante la asistencia a Reuniones Internas programadas cada quince días como parte de la Política de la Calidad que sostiene Empresas Y&V; y de igual manera hubo interacción permanente con el personal Diagnóstico de la Base de Datos de Costos Inicial Se llevó a cabo un proceso de revisión de antecedentes, en torno a la concepción de la idea de crear un mecanismo para la recopilación y consulta de precios, además de las iniciativas tomadas para cumplir este fin; entre las cuales destaca un proyecto de pasantía previo, orientado a la recopilación y carga de datos de costos.

44 44 Como actividad esencial para el desarrollo de la pasantía, se destaca la revisión y organización de la información existente en la mencionada base de datos; de manera tal que se procedió a un escrutinio de los datos técnicos y comerciales de los materiales y equipos contenidos por cada oferta y proyecto ejecutado por la Gerencia de Procura y que, debido a la naturaleza de los requerimientos, pudieran resultar de interés. Se cuantificó el total de artículos, por proyecto y oferta; así como la proporción de estos que era susceptible a un proceso de clasificación y un posible ajuste de precios. Los criterios establecidos a tal fin se basaron en la fecha referencial de obtención del precio del material o equipo, la existencia de descripciones completas que contengan atributos distintivos y la asociación del artículo a determinado código de proyecto u oferta. A la par de estas actividades se investigó la frecuencia y objetivo de las consultas a la base de datos inicial, así como la valoración del contenido de la información, por parte de los miembros de la Gerencia de Procura. Igualmente, se compiló una serie de sugerencias respecto a los campos útiles para la búsqueda de información y las fuentes alternativas que emplean los compradores para la obtención de los precios. El instrumento empleado para la recopilación de esta información, útil para el diagnóstico, consistió en un cuestionario denominado: Consulta de la Base de Datos de Costos de Procura Actual y puede apreciarse en detalle en el modelo de encuesta de la Figura 8. La población considerada para el estudio constó de 11 personas que, para la fecha, desempeñaban sus funciones en la Gerencia de Procura; entre ellas se encontraban: 6 Ingenieros de Procura, 3 Asistentes y 2 Controladores de Materiales. Luego de aplicar el cuestionario diseñado, se efectuó el análisis de la información recopilada, con el fin de determinar los elementos útiles de la Base de Datos inicial, tanto desde el punto de vista de su estructura como del contenido de los datos existentes.

45 45 CUESTIONARIO: Fecha: Consulta de la Base de Datos de Costos de Procura Actual 1. Cargo: 2. Consulta usted la Base de Datos de Costos de Procura para el desarrollo de sus actividades? Sí No 3. Si la respuesta anterior es Sí pase a la pregunta 4. Si la respuesta es No, especifique el/los motivos en la tabla siguiente y continúe con la pregunta 7 y 8. Otro(especifique) a. No sabía de su existencia b. No conozco la ruta de acceso c. No recuerdo la ruta de acceso d. No requiero la información que contiene e. Desconfío de la calidad de la información que contiene f. No comprendo la estructura de la base de datos g. Considero que la información no es vigente h. Recurro a otras fuentes de información i. 4. Objetivo de sus Consultas a la Base de Datos: a. Proyectos b. Ofertas c. Otro (especifique) 5. Frecuencia de Consulta: a. Baja (Mensual) b. Moderada (Mensual a Semanal) c. Alta (Semanal a Diaria) Explique brevemente la razón de su frecuencia de consulta: 6. Valoración del Contenido de la Base de Datos: Utilidad de los datos Clasificación de equipos Descripción de equipos Facilidades del programa Vigencia de los precios Excelente Muy Buena Buena Aceptable Regular Deficiente 7. Los campos que actualmente componen la Base de Datos son los siguientes: Proyecto/ Oferta Flete Foráneo Asistencia de Arranque Nombre del Equipo Seguro Foráneo Entrenamiento Descripción Nacionalización Precios Totales Precio del Equipo Flete Local Proveedor/ Referencia Tiempo de Entrega Seguro Local Fecha de Cotización Sitio de Entrega Repuestos de Arranque Vigencia de la Oferta N de Cotización Indique los campos que agregaría para la realización de sus consultas: 8. Si recurre a otras fuentes de información, indique cuáles son: Figura 8: Modelo de Cuestionario Consulta de la Base de Datos Actual

46 Recolección de Requerimientos y Determinación de Usuarios Potenciales Para llevar a cabo la recopilación de información entre los usuarios potenciales de la base de datos, se programó un ciclo de entrevistas a Gerentes y Coordinadores de distintas áreas de la Organización, entre ellos: Gerencia de Control de Costos Gerencia de Departamento de Electricidad Gerencia de Departamento de Instrumentación Gerencia de Departamento de Civil y Estructuras Gerencia de Departamento de Procesos Gerencia de Departamento de Mecánica Gerencia de Departamento de Ambiente Gerencia de Sistemas y Tecnología Coordinación de Implantación de ERP En su mayoría, las conversaciones estuvieron orientadas a la obtención de información de acuerdo con la metodología de clasificación de materiales, los requerimientos en cuanto a descripciones de los materiales, precios, tiempos de entrega, información comercial de los artículos e igualmente las sugerencias y recomendaciones en el ámbito de los aspectos técnicos. Luego de cada entrevista, se registró la información por escrito y se reportó a la Gerencia de Procura para discutir aquellas propuestas e ideas que pudieran ser incorporadas al proyecto de la Base de Datos. Por otra parte, la consulta realizada a la Gerencia de Sistemas y a la Coordinación de Implantación de ERP tenía un alcance diferente, orientado a la determinación del soporte tecnológico para la administración de la Base de Datos, lo cual se resume en un análisis de la factibilidad de incorporar los datos históricos recopilados al sistema de información, para su posterior consulta o la evaluación de la alternativa de desarrollar una aplicación de base de datos fuera del sistema. Este análisis se elaboró en conjunto con las unidades mencionadas y la Gerencia de Procura.

47 Diseño de la Base de Datos Costos de Procura El enfoque del proyecto estuvo dirigido a la actividad de diseño conceptual de la estructura de la Base de Datos, la determinación de criterios para la recopilación de los datos que contendría el registro y la identificación de los mecanismos para compartir la información con el resto de las unidades de la Organización Diseño Conceptual Se desarrolló un esquema de la base de datos, con la finalidad de representar y comunicar el universo real que se estudió; así como las interacciones entre los componentes de la estructura y sus principales atributos. En la Figura 9, se representan los elementos considerados para desarrollar el esquema conceptual: Entradas Procedimiento Resultados Listado de Campos Requeridos Listado de Proyectos/ Ofertas Clasificación de Materiales y Equipos Listado de Incoterms Listado de Proveedores/ Rif. registrados en Sistema Definición de los Campos Características y Restricciones de los Campos Identificación de Relaciones Esquema Conceptual Figura 9: Elementos para el Desarrollo del Esquema Conceptual de la Base de Datos Inicialmente se consideraron los campos de la base de datos Octubre y, de acuerdo con la identificación de los requerimientos de los usuarios actuales y potenciales, se reorganizó la estructura del reporte contentivo de la información técnica y comercial, de los materiales y equipos adquiridos en Proyectos o cotizados por proveedores, para la preparación de las Ofertas. Seguidamente, se preparó un listado tentativo de los Proyectos y Ofertas que se considerarían para la recolección de los datos. El criterio de selección, parte del juicio experto de la Gerencia de Procura; dado el conocimiento de procesos de procura de

48 48 proyectos y cierres de ofertas previos y vigentes. Finalmente, se consideró la escogencia de los proyectos más relevantes en cuanto a la proporción de la inversión destinada a la compra de equipos mecánicos, eléctricos, instrumentos y materiales especiales, tales como tuberías de fibra de vidrio. En referencia a las ofertas, se consideró la inclusión de materiales y equipos cotizados durante el año 2006, además de otros cierres relevantes por su contenido de materiales y equipos, útiles en preparación de ofertas ulteriores. Uno de los aspectos más importantes para la organización de los datos, tanto para la recopilación del histórico de las compras y cotizaciones como para la visión de integración al Sistema ERP, fue la incorporación del modelo de clasificación de materiales desarrollado por las Gerencias de Ingeniería. El origen de este modelo provino de un proceso de Implantación de ERP, cuyo componente esencial era la incorporación del módulo ReQLogic, para el manejo integral de la Procura. Una de las fases del proceso de implantación consistió en el desarrollo de un método de codificación de materiales y equipos de las diferentes áreas de Ingeniería; con la finalidad de manejar las requisiciones, cotizaciones, compras, además de realizar actividades de seguimiento y control de materiales; de manera automatizada a través del sistema. La codificación se basó en una estructura de clasificación de materiales y equipos, desarrollada por cada Gerencia de Ingeniería, a través de múltiples propuestas y revisiones, entre las cuales se consideraron aquellas observaciones efectuadas a propósito de la ejecución de este trabajo de pasantía. Cada Gerencia de Ingeniería desarrolló un esquema de categorización con los niveles correspondientes de acuerdo a los atributos comunes de los materiales que manejan. La estructura final de clasificación se muestra en el Anexo B y consiste en 4 niveles por Disciplina. La codificación, consta de la siguiente nomenclatura: X Y En donde:

49 49 X, es el número correspondiente a la disciplina o especialidad de Ingeniería Y, es la letra del primer nivel de clasificación desarrollado y puede variar entre disciplinas , es el número correlativo que cada disciplina asigna al material identificado por los caracteres previamente mencionados. En adición a este esquema, cada disciplina diseñó una generalización de los atributos de los artículos que componen la clasificación, para conformar una matriz con estas características y establecer entonces un sistema de codificación para dichos materiales y equipos. La matriz mencionada, es una tabla de importación cuyo propósito es cargar los atributos de cada material o equipo al sistema. Para el caso de la Base de Datos de Costos hubo restricciones para llevar a cabo el proceso de codificación. Esto se debió a que en principio cada disciplina tiene un custodio de los listados de materiales y equipos; de modo que para el ingreso de nuevos artículos se requiere la verificación de la existencia del código de este material y en caso de que no esté codificado, debe completarse la matriz de atributos correspondiente. En consecuencia, se estimó conveniente que el proceso de codificación se realizara luego de la recopilación y clasificación de los materiales/equipos prevista para este proyecto, considerando el procedimiento de cada Gerencia de Ingeniería. Por otra parte, surgió la necesidad de especificar las condiciones de entrega de los materiales/equipos, mediante el uso de los INCOTERMS, acompañados con el sitio de la entrega, según el caso. Contar con esta información era de gran importancia, considerando que el costo de los artículos está afectado directamente por el transporte y trámites aduanales, además del proveedor, tipo de material y las negociaciones que puedan tener lugar en determinado escenario. El listado de INCOTERMS que se consideró en el planteamiento del esquema conceptual se puede apreciar en la Tabla 1. Finalmente, otro de los aspectos clave fue la incorporación del número de Rif. de los proveedores con el fin de establecer un vínculo entre aquellos que suministraron o cotizaron los precios de los materiales/equipos recopilados en la base de datos, y el registro que Empresas Y&V mantiene en el Sistema Great Plains de Microsoft. En consecuencia, se añadió el número de Rif. de cada proveedor contenido en la base de datos.

50 50 El procedimiento para la elaboración del esquema conceptual consistió en la preparación de un listado con los campos previamente identificados como requerimientos de los usuarios. Luego, se abordó cada campo, con la finalidad de realizar una definición del mismo resaltando su descripción y restricciones; al tiempo que se estructuraron las relaciones entre ellos. Los campos preliminares considerados se muestran en la Tabla 3: Tabla 3: Descripción de Campos de la Base de Datos CAMPO DESCRIPCIÓN FUENTE DE DATOS Proyecto/ Oferta Hace referencia al Origen de la información de costos asociada al Título/Nombre del Proyecto material/equipo. Disciplina Especialidad bajo la cual se agrupa el Esquema de material/equipo. Clasificación Clasificación del Agrupación del Material/Equipo Esquema de Material/ Equipo: considerando la Disciplina. Clasificación Categoría 1 Clasificación del Agrupación del Material/Equipo Esquema de Material/ Equipo: considerando la Categoría 1. Clasificación Categoría 2 Clasificación del Agrupación del Material/Equipo Esquema de Material/ Equipo: considerando la Categoría 2. Clasificación Categoría 3 Proveedor Corresponde al nombre o razón Registro de social del proveedor. Proveedores Nº de Rif. Corresponde al código de Registro de identificación para el proveedor, Proveedores dentro y fuera de la empresa. Costo del Consiste en el costo en US$ en el OC/OS, Cierre Material/Equipo que se incurre para la compra del de Oferta, (US$) material o equipo. Cotizaciones Costo Original del Consiste en el costo en Bs. en el que OC/OS, Cierre Material/Equipo se incurre para la compra del material de Oferta, (Bs.) o equipo. Cotizaciones

51 51 Continuación INCOTERM Son siglas empleadas para la identificación de los términos comerciales involucrados en el proceso de compra-venta de los materiales/equipos. Sitio de Entrega Corresponde a la ubicación geográfica nacional acordada para la recepción del material/equipo adquirido. Flete Foráneo Indica el costo de transporte del material o equipo. En este caso, se trata del transporte principal entre puertos o aeropuertos. Está representado por una proporción (%) del precio del material/equipo. Seguro Foráneo Indica el costo de seguro de la carga a transportar. En este caso, aplica para el transporte principal entre puertos o aeropuertos. Está representado por una proporción (%) del precio del material/equipo. Nacionalización Hace referencia a los costos asociados a la aplicación del arancel de aduanas, la tasa aduanera y la tasa de servicio. Está representado por una proporción (%) del precio del material/equipo. Flete y Seguro Local Costo de seguro de la carga a transportar. Aplica para el transporte principal entre puertos o aeropuertos. Representado por una proporción (%) del precio del material/equipo. OC/OS, Cierre de Oferta, Cotizaciones OC/OS, Cierre de Oferta, Cotizaciones OC/OS, Cierre de Oferta, Cotizaciones o cálculo por medio de estimaciones. OC/OS, Cierre de Oferta, Cotizaciones o cálculo por medio de estimaciones. OC/OS, Cierre de Oferta, Cotizaciones o cálculo por medio de estimaciones. OC/OS, Cierre de Oferta, Cotizaciones o cálculo por medio de estimaciones.

52 52 Continuación Para los casos en los que aplique, OC/OS, Cierre indica el monto por concepto de de Oferta, puesta en marcha del equipo. Cotizaciones Repuestos de Para los casos en los que aplique, OC/OS, Cierre Arranque/ indica el monto por concepto de de Oferta, Operación repuestos específicos para la puesta Cotizaciones en marcha del equipo o el funcionamiento posterior del equipo. Entrenamiento Establece los costos asociados a OC/OS, Cierre algún tipo de adiestramiento de oferta, particular para el funcionamiento del Cotizaciones equipo. Costos Totales Incluyen el costo del material/equipo, Cálculos las operaciones de Tráfico y realizados, Aduanas, Asistencia de Arranque, considerando el Repuestos de Arranque/ Operación, costo del Entrenamiento. material, costos por tráfico y aduanas, además de asistencia de arranque, repuestos y entrenamiento. Nº de Cotización Es la identificación del documento de cotización. La referencia es para el proveedor. El documento contiene la oferta técnica y comercial para el suministro del material/equipo. OC/OS, Cotizaciones Fecha de Cotización Indica la fecha del documento de cotización enviado por el proveedor. OC/OS, Cotizaciones

53 53 Continuación Fecha de la Orden de Compra/Servicio Precios 2006 en Base al Ajuste por IPIC (BCV) Indica la fecha del documento de compra o contratación de servicios. Representa el valor ajustado de los precios del material o equipo, considerando el Índice de Precios de Insumos de la Construcción, emitido en boletín del Banco Central de Venezuela. OC/OS. Cálculo. Como parte del refinamiento de la presentación de los requerimientos se desarrolló el modelo E-R y el diccionario de datos respectivo, con el objetivo principal de describir los datos mencionados anteriormente como entidades, relaciones y atributos. Las entidades en el modelo E-R son objetos básicos del mundo real con existencia, física o conceptual, de tipo independiente. Cada entidad tiene propiedades específicas, llamadas atributos, que la describen. Una entidad particular tendrá un valor para cada uno de sus atributos; estos valores constituyen una parte decisiva de los datos almacenados en la base de datos. Los tipos de atributos que se manejan en el modelo E-R son: simples o compuestos, monovaluados o multivaluados y almacenados o derivados. Los atributos compuestos se pueden dividir en componentes más pequeños, que representan atributos más básicos con su propio significado independiente. Los atributos no divisibles se denominan atributos simples. En su mayoría los atributos tienen un solo valor para una entidad en particular y se denominan monovaluados; sin embargo hay casos en los cuales un atributo puede tener un conjunto de valores para la misma entidad, lo cual indica que es multivaluados. Por otra parte, cuando se relacionan dos o más valores de atributos, se habla de un atributo de derivado y uno derivable, el cual es almacenado. Finalmente, existen ocasiones en las cuales cierta entidad podría no tener ningún valor aplicable para un atributo; en este tipo de situaciones se crea un valor especial llamado nulo. Una restricción importante de las entidades de un tipo es la restricción de clave de los atributos. Los tipos de entidades casi siempre tienen un atributo cuyo valor es distinto para cada entidad individual, estos se conocen como atributos clave.

54 54 Adicionalmente, cabe destacar que los tipos de relaciones tienen ciertas restricciones que limitan las posibles combinaciones de entidades que pueden participar en el modelo. Dos tipos principales de estas restricciones de relación son la razón de cardinalidad y participación. Las razones de cardinalidad especifican el número de relaciones en los que puede participar una entidad; las más comunes son: 1:1, 1:N y M:N. La restricción de participación especifica si la existencia de una entidad depende de qué esté relacionada con otra entidad a través del tipo de relación, puede ser total o parcial. La notación usada para la creación del Diagrama E-R es la siguiente: Símbolo Significado Tipo de Entidades Tipo de Relación Nombre_Categoria_1 Atributo Atributo Clave N_Rif N_Rif Atributo Compuesto kjfhkjdfhkjhdf E1 1 N R E2 Razón de Cardinalidad 1:N para E1:E2 en R

55 Procedimiento de Recolección y Almacenamiento de Datos Históricos Con la finalidad de recolectar los costos y datos técnico-comerciales de los materiales y equipos adquiridos en Proyectos o cotizados para su uso en la preparación de Ofertas, se esquematizó el procedimiento y se determinaron las restricciones para la selección respectiva. Los campos presentados en el modelado son la base para el procedimiento de la recolección. Las fuentes primarias de datos son los siguientes documentos: Orden de Compra (OC)/ Orden de Servicio (OS) Cierre de Oferta de Procura Matriz de Análisis Comercial Cotización La toma de decisiones, orientada a la selección de los grupos de materiales y equipos que se almacenarían en la base de datos, se basó en el juicio experto del Gerente de Procura, quien expresó la necesidad de conservar esa información para el uso de los miembros del equipo en la elaboración de futuras ofertas. De igual manera se consideró como fecha límite de los documentos sujetos a revisión, el año 2002; debido a que la Procura de uno de los proyectos más relevantes para la revisión se efectuó durante ese período, adicionalmente, para proyectos anteriores no se contaba con suficiente documentación. La clasificación del material/equipo se realizó de acuerdo al esquema de agrupación definido por las diferentes disciplinas de Ingeniería y que se expuso en el modelado conceptual. El procedimiento de recolección y registro de la información se presenta en la Figura 10 e inicia cuando el Gerente de Procura selecciona el Proyecto u Oferta e identifica las fuentes de datos que aplican en cada caso, transmitiendo esta información al pasante encargado de la recopilación de los datos.

56 56 Figura 10: Procedimiento de Recolección de Datos Una vez establecido esto, se procedió en primer lugar a la revisión de las Órdenes de Compra (OC) y Órdenes de Servicio (OS) en el caso de los proyectos; y la revisión de los Cierres de Procura en el caso de las Ofertas.

57 57 Si todos los datos requeridos se hallaban en estos documentos iniciales mencionados, el paso siguiente consistía en registrar el material/equipo, entendiéndose esto como llenar los campos correspondientes a la información técnico-comercial asociada al material/equipo. Finalmente, se clasificaba el artículo de acuerdo al esquema de Ingeniería. En los casos en que la revisión no arrojaba todos los datos requeridos, la consulta estaba orientada al análisis comercial y en última instancia a las cotizaciones enviadas por los proveedores. 4.3 Definición de Elementos para la Integración al Sistema ERP Durante el período de pasantía se observó que uno de los principales intereses de Empresas Y&V ha sido la automatización e integración de los procesos de negocio, a fin de lograr mayor eficiencia en todas sus funciones lo cual a la vez redunda en beneficios para el cliente. Es así como la implantación de sistemas de información se ha convertido en la expresión del lema de mejoramiento continuo, a través de la reciente incorporación del módulo de requisiciones ReQLogic al sistema Great Plains de Microsoft. En concordancia con la vigencia de los planes de automatización de las funciones de Procura, se consideró evaluar dos opciones para el manejo de la Base de Datos; es decir registro, consulta, acceso o mantenimiento de la información. La primera de ellas, consiste en el desarrollo de una aplicación compatible con el sistema, que mediante la asignación de una ruta de acceso pudiera ser consultada por usuarios y manipulada por el respectivo administrador. De igual manera, se consideró la alternativa de emplear la plataforma proporcionada por el Sistema ERP de la Organización, Great Plains de Mcrosoft, específicamente el módulo recién adquirido para el manejo de las requisiciones, control de materiales y compras, denominado ReQLogic. Para realizar la debida comparación entre las opciones, se expuso el caso ante la unidad de Coordinación de Implantación de ERP con el fin de elaborar un análisis conjunto y determinar si los campos existían en el sistema para la obtención de los datos o si se era posible incorporarlos.

58 Incorporación de Ajuste de Precios por Tráfico y Aduanas De acuerdo con los requerimientos planteados por la Gerencia de Procura se consideró la incorporación de un ajuste de los precios EXW(internacional), FOB, FAS, FCA, CIF y DDU, a precios DDP; de manera que cuando el usuario consultara la Base de Datos obtuviera el Precio final considerando la entrega en territorio venezolano, específicamente en el sitio de la obra asociado a determinado proyecto. Este requerimiento, implica la consideración de una serie de variables que normalmente intervienen en el proceso de importación. A tal fin, se presenta como primer paso la separación de los grupos de materiales cuya entrega es EXW(internacional), FOB, FAS, FCA, CIF y DDU para posteriormente determinar los costos asociados a cada proceso de tráfico y aduanas en particular. En resumen, se elaboró la Tabla 4, marcando los cálculos de costos requeridos conforme a la tabla de INCOTERMS, presentada en la Tabla 1. INCOTERM Tabla 4: Requerimientos para el Cálculo de Costos de Importación FLETE FORÁNEO SEGURO FORÁNEO NACIONALIZACIÓN FLETE Y SEGURO LOCAL EXW X X X X FOB X X X X FAS X X X X FCA X X X X CIF X X DDU X Para el cálculo de la nacionalización, se clasificó el Material de acuerdo al Arancel de Aduanas de Venezuela [17], con la finalidad de determinar el gravamen correspondiente y seguidamente se añadió el 1% por Ad Valorem (0.5% Impuesto Seniat y 0.5% Impuesto a la Tesorería Nacional) y 0.5% por gestión aduanal. En consecuencia, se formuló la Ecuación 1, para obtener un porcentaje total de Nacionalización sobre el precio CIF del material. Nacionalización = Gravamen * CIF + 1%*CIF + 0.5%CIF [Ec.1]

59 59 El caso de los fletes merece un tratamiento especial; que inicia por definir los orígenes y destinos observados en la recolección de datos para cada caso de entrega. A continuación, se realizó el mismo procedimiento para los casos de los fletes y seguro local determinándose los principales orígenes y destinos en el territorio nacional; entre los cuales destacan los puertos nacionales presentados en la Figura 11. Estos puertos son el destino de los materiales/equipos importados, a los cuales se aplicó el cálculo de flete foráneo; y a su vez son origen para el traslado de materiales/equipos hacia las obras. Maracaibo La Ceiba Guaranao Puerto Cabello La Guaira Guanta El Guamache Carúpano Puerto Sucre Figura 11: Principales Puertos de Destino para la Entrega de Materiales/Equipos A partir de la revisión de estos aspectos se investigó acerca de las modalidades de transporte de carga internacional y nacional; así como de las tarifas aplicadas para el cálculo de los costos. Es preciso considerar que existen las modalidades de cálculo de flete por peso de carga o por volumen de carga. Ante el volumen y la diversidad de los materiales/equipos contenidos en la base de datos, se estimó conveniente la aplicación de una estandarización de los costos por concepto de flete y seguro, mediante la asignación de un porcentaje, cuyo valor proviene de estimaciones basadas en la experiencia y juicio experto de los miembros de la Gerencia de Procura.

60 60 Para el caso del Flete Foráneo, el valor asignado corresponde al 2% del precio EXW, en tanto que el Seguro Foráneo se estimó en 0,75% del Precio EXW sumado al transporte. En el caso de Flete y Seguro Local, se asumió un valor de 2,75% del precio CIF. Sin embargo, hubo excepciones a la aplicación de estos valores; esencialmente en el caso de la carga suelta representada por tuberías y accesorios para tuberías, como por ejemplo el caso de las válvulas. En consecuencia, para las tuberías, se determinó el peso en Kg. por metro de tubería a través del uso de los catálogos; para posteriormente aplicar la tarifa de flete por Kg. Con las válvulas, se llevó a cabo un procedimiento similar, acudiendo a los catálogos para estimar el peso y luego aplicar la tarifa de flete. Caso Tuberías de Acero: Para el cálculo del Flete y Seguro Local se aplicó la tarifa estándar para carga suelta proporcionada por el proveedor especializado en el área. Esta tarifa implica un costo por volumen de carga o por peso. En el caso de las tuberías de acero, se seleccionó la tasa por peso. Para efectuar los cálculos se determinó el peso de las tuberías en Kg/m, de acuerdo a las características encontradas en la descripción. De esta manera se investigó en los catálogos correspondientes (Ver Anexo C): la norma, el material, el diámetro nominal y el Schedule; para hallar el peso de la Tubería seleccionada. Posteriormente, con las tarifas de flete en $/Kg., se obtuvo el costo aproximado para el transporte de dicho material. Caso Válvulas: Se elaboró un listado de las válvulas y se determinó el peso de las válvulas por medio del uso de los catálogos, de acuerdo al material, norma, tamaño y tipo (Ver Anexo D). Con este peso y la tarifa proporcionada por el proveedor especializado en el área se calculó el flete correspondiente. La principal restricción para la elaboración de la tarea de ajuste a precios DDP es la diversidad en los tipos de carga considerados y en consecuencia, el manejo de materiales que se lleva a cabo en cada caso; lo cual redunda en los costos de importación. Para el desarrollo de este estudio, se aplicó este tipo de ajuste por tratarse de datos históricos cuyos costos asociados a las operaciones de tráfico y aduanas, reales o estimados, no estaban especificados bajo un análisis unitario. Por el contrario, en casos de compras anteriores los costos están calculados en función de la situación particular de importación; es decir se presentaban casos de traslados de lotes de materiales/equipos comunes, grupos no comunes o

61 61 equipos individuales, de acuerdo a las condiciones entre el proveedor y la empresa. De esta manera, la información tal como se recopiló no reflejaba estos costos unitarios, por concepto de importación, que se querían representar en la base de datos. Por otra parte, en el caso de la recolección de datos cuya fuente provenía de las ofertas, se aplicaba el mismo mecanismo que en los proyectos o en otros casos se recurría a una estimación que tampoco mostraba los costos unitarios perseguidos. Teniendo en cuentas estos factores, la decisión estuvo orientada al planteamiento del porcentaje estándar mencionado y la particularización en los ejemplos de tuberías y accesorios para tuberías. Al abordar este escenario, se consultó la tarifa por peso en Kg. de carga suelta, fijando el origen internacional en el Puerto de Houston y el destino nacional en el Puerto de Guanta, para el caso de flete y seguro foráneo; en tanto que para el caso local, se fijó como origen el Puerto de Guanta y como destino la Planta de Jose, ubicado al oriente del país. Así, una vez obtenidos los pesos se calculó el flete correspondiente. Para reflejar esto, se elaboró un cuadro con los precios, el flete, y la proporción del precio que este representaba. El ajuste de Precios EXW, FOB, FAS, FCA y CIF a DDP en el caso de las tuberías y las válvulas arrojó los esquemas, de la Tabla 5 y Tabla 6 respectivamente; los cuales resultaron útiles para la estimación del flete unitario principal y local. Para mostrar el procedimiento se colocó una muestra de este listado de materiales. NORMA DEL MATERIAL Tabla 5: Cálculo de Flete Principal para el Caso de Tuberías SCHEDULE DIÁMETRO PESO (Kg./m) CANTIDAD (m) TARIFA DE FLETE (US$/Kg) TOTAL FLETE PRINCIPAL(US$/m) TOTAL FLETE LOCAL(US$) B /4" 2,2 1 0, , B " 3,24 1 0, , B S 1 1/2" 4,18 1 0, , B S 3" 11,65 1 0, , B S 4" 8,36 1 0, , B " 16,07 1 0, , B " 28,26 1 0, , B S 12" 36,45 1 0,

62 62 Tabla 6: Cálculo de Flete Principal para el Caso de Válvulas TIPO TAMAÑO CLASE MATERIAL NORMA DEL MATERIAL FACING PESO (Lb.) PESO (Kg.) TARIFA DE FLETE (US$/Kg) TOTAL FLETE PRINCIPAL(US$) TOTAL FLETE LOCAL(US$) GATE 2" 150 FORGED CARBON STEEL A105 BW 31,8 70,1 0, , GATE 3" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 57,32 126,4 0, , GATE 4" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 121,2 267,2 0, , GATE 8" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 328,5 724,2 0, , GATE 6" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF ,4 0, , GATE 10" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 522,5 1151,9 0, , GATE 12" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF ,7 0, , GATE 3" 300 CAST CARBON STEEL A216 RF 123,4 272,0 0, , GATE 4" 300 CAST CARBON STEEL A216 RF 180,8 398,6 0, , GATE 6" 300 CAST CARBON STEEL A216 RF 363,8 802,0 0, , GATE 4" 300 CAST CARBON STEEL A216 RF 299,8 660,9 0, , GATE 8" 300 CAST CARBON STEEL A216 RF ,5 0, , GLOBE 3" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 92,59 204,1 0, , GLOBE 4" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 147,7 325,6 0, , GLOBE 6" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 251,3 554,0 0, , GLOBE 1" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 57,32 126,4 0, , GLOBE 1.5" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 57,32 126,4 0, , GLOBE 2" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 57,32 126,4 0, , CHECK 1.5" 150 ALLOY STEEL A351 * 18 39,7 0, , CHECK 4" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 101,4 223,5 0, , CHECK 6" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 185,2 408,3 0, , CHECK 8" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF 315,3 695,1 0, , CHECK 20" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF ,9 0, , BALL 1.5" 150 ALLOY STEEL A351 * 18 39,7 0, , BALL 3" 150 ALLOY STEEL A351 * 46,3 102,1 0, , BALL 1" 300 CAST BRONZE B61 * 3,2 7,1 0, , BALL 2" 300 CAST BRONZE B61 * 11,5 25,4 0, , BUTTERFLY 8" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF ,1 0, , BUTTERFLY 20" 150 CAST CARBON STEEL A216 RF ,8 0, ,

63 Incorporación de Mecanismos de Ajuste de Precio por Inflación El proceso inflacionario en la Economía, juega un papel clave ya que incide directamente en los costos asociados a cualquier etapa de las actividades productivas del país. Sin duda el sector de la Construcción no escapa de esta realidad, surgiendo entonces la necesidad del ajuste de los precios de este tipo de insumos, de acuerdo al comportamiento de la inflación. En el caso de la Base de Datos de Procura, se tiene una gama de precios de materiales y equipos de Ingeniería y Construcción, que se adquirieron en proyectos o se cotizaron al momento de preparación de ciertas ofertas. Las fechas de estos precios varían en un rango desde el año 2002 al Esta es una razón fundamental para considerar oportuna la aplicación de un índice que permita obtener un valor actualizado de los materiales y equipos contenidos en la Base de Datos. Por otra parte, surgió la idea de elaborar un ajuste de los precios considerando las variaciones en la paridad cambiaria, lo cual también constituye un elemento a evaluar, al comprender que el país ha atravesado un proceso de devaluación de la moneda durante el período de tiempo en el que se ubica el conjunto de equipos y materiales de la base de datos. Una vez planteados los escenarios posibles, se consideró la realización de una consulta a la Gerencia de Finanzas de Empresas Y&V, con la finalidad de analizar las propuestas y avalar la selección del mecanismo de ajuste con las áreas de la organización que tienen autoridad en la materia. El ajuste por inflación fue el procedimiento elegido; ya que responde más fielmente al comportamiento de los precios en el mercado, de acuerdo con lo afirmado por la Gerente de Finanzas, además del hecho de que al efectuar una comparación, el mayor precio está reflejado por el ajuste de inflación. El método para la aplicación del ajuste, consistió en una fase de investigación documental acerca de la inflación y sus indicadores a nivel nacional e internacional; así como el origen y aplicación de estos indicadores macroeconómicos. Inicialmente, se había considerado la actualización de los precios atendiendo a las variaciones en la paridad cambiaria, para ello se tomó de las emisiones del Banco Central de Venezuela, el tipo de cambio correspondiente a cada trimestre durante el período comprendido entre el año 2002 y el tercer trimestre del año

64 64 En relación a esto, se presenta la Anexo E con el compendio de estos promedios trimestrales, útiles para el cálculo del valor actual de los materiales y equipos acorde con la variación de la moneda. Para la presentación del mecanismo de Ajuste de los precios considerando el efecto de la inflación, se empleó el histórico estadístico emitido por el Banco Central de Venezuela del Índice de Precios de Insumos de la Construcción, presentado en el Anexo F. En esta se evidencia que el ajuste por IPIC proporciona un estimado de precios más elevados que el caso de la variación en la paridad cambiaria. Esta razón en adición a la recomendación de la Gerencia de Finanzas convergen para la utilización del segundo método mencionado en este caso, con fines de actualizar los precios contenidos en la BD. 4.6 Investigación de Mercado Los equipos metal mecánicos, así como los cables, representan una amplia proporción del volumen de materiales adquiridos para el desarrollo de los proyectos de construcción. Por esta razón, se indagó acerca del comportamiento de los precios de las materias primas de estos productos terminados, particularmente del cobre y el acero. Para llevar a cabo esta investigación, se consultó el histórico de los precios de ambos rubros, en el período comprendido entre enero del año 2005 y julio del año 2006; e igualmente se determinaron las principales causas que inciden en la variación de los mismos.

65 65 CAPÍTULO 5 RESULTADOS La ejecución del método de trabajo planteado en el capítulo previo, condujo a la obtención de una serie de resultados, que serán presentados de acuerdo al diseño de la investigación. 5.1 Definición de la Situación Actual A través de la técnica de documentación, se identificó el proceso principal que ejecuta la empresa en el desempeño de sus funciones; así como las actividades de propias de la Gerencia de Procura. A continuación, se analizó el Mapa de Procesos de la empresa, el flujograma de Ejecución de Procura y el flujograma de Apoyo en la Elaboración de Ofertas con el objetivo de obtener la visión del entorno general del proyecto de pasantía Análisis de los Procesos El proceso mostrado en la Figura 11, inicia cuando la Vicepresidencia de Desarrollo de Negocios identifica algún cliente potencial y, de acuerdo a los requerimientos de servicio se elabora una Oferta Técnico-Comercial que se presenta al cliente para su consideración. Una vez que se otorga la Buena Pro y se procede a la firma del respectivo contrato, adjudicando a Empresas Y&V la ejecución del proyecto, se determina la Gerencia del Proyecto para dar inicio a la planificación, ejecución y control del mismo, bien sea en el área de Ingeniería, Procura, Construcción o una combinación de estos servicios. Finalmente, el proyecto se completa en su totalidad y se presenta un cierre al cliente, con la expectativa de satisfacción de los requerimientos planteados; además de la generación de utilidades para Empresas Y&V. Desde que se emprende la elaboración de la Oferta hasta que se produce el Cierre del Proyecto, se lleva a cabo un proceso de planificación y gestión estratégica. De igual manera, se realiza un proceso de seguimiento y medición para promover mejoras; al tiempo que se desarrolla la gestión de los recursos disponibles en la Organización, para la ejecución de las actividades concernientes al proyecto de inversión.

66 66 Figura 11: Mapa de Procesos de Empresas Y&V [2] En particular la labor de la Gerencia de Procura consiste en llevar a cabo el proceso de adquisición de bienes y contratación de servicios, requeridos en proyectos; garantizando la mejor relación costo-beneficio, así como la recepción en el sitio acordado, en el momento oportuno y cumpliendo la calidad solicitada. La ejecución de la Procura parte de una planificación integral del proyecto; en función a la cual se emiten las requisiciones de materiales y equipos de las distintas áreas de Ingeniería que abarca el proyecto. Una vez recibidas las requisiciones en la Gerencia de Procura se inicia el proceso de solicitud de cotizaciones, por medio del cual se recopilan las ofertas de los proveedores invitados a participar. Seguidamente se procede al registro y evaluación de los proveedores; así como al análisis técnico-comercial de las ofertas recibidas que permitirá la toma de decisiones respecto a la adjudicación de la Orden de Compra. Una vez efectuada la compra, el procedimiento continúa mediante el seguimiento. Se destacan casos que requieren una labor de Nacionalización, para lo cual se preparan las operaciones de tráfico y aduanas.

67 67 Finalmente, se coordina el transporte y despacho, en caso de que así haya quedado establecido en la Orden de Compra colocada; se recibe e inspecciona lo adquirido y se realiza el cierre de la compra. En resumen, la Gerencia de Procura comprende las actividades de: Planificación de la Procura de Proyectos, Registro de Proveedores, Compras, Seguimiento, Tráfico y Aduanas, Inspección y Control tanto de materiales como del proyecto en general. Estas actividades se encuentran reflejadas en la Figura 12 y son ejecutadas de acuerdo con los procedimientos de Procura y el sistema de Calidad de la empresa. Figura 12: Flujograma de Ejecución de Procura [2] Por otra parte, además de las actividades señaladas, la Gerencia de Procura ejecuta el proceso de Apoyo en la Elaboración de Ofertas que se presenta en la Figura 13, que consiste en la preparación de un cierre de Procura que contiene un conjunto de costos de materiales, equipos y/o servicios requeridos para determinado proyecto, tras haber efectuado un ciclo de solicitudes de cotización y el análisis técnico-comercial respectivo.

68 68 Figura 13: Flujograma de Procura en Ofertas [2] La revisión de los procedimientos y funciones en torno a la Gerencia de Procura arrojó la identificación del proceso de Apoyo de Procura en la Elaboración de Ofertas, como aquel que demandaba una Base de Datos de Costos para la obtención de precios referenciales.

69 69 En el Flujograma de dicho procedimiento, Figura 13, se observa un comentario que refleja la Base de Datos de Costos de Procura como una herramienta útil, en aquellos momentos en los que hay restricción de tiempo y no se dispone de cotizaciones para determinar los precios de materiales, equipos y servicios. Los tiempos estimados de respuesta a las solicitudes de cotización varían de acuerdo al material o equipo requerido, la oferta del producto en el mercado y las condiciones particulares de los proveedores invitados al proceso de licitación. Hay ocasiones en las cuales es posible extender el plazo para la recepción de las cotizaciones, afectando la planificación de la elaboración de la oferta y por otro lado resaltan casos en los que no es posible la prórroga y debe preparase un estimado que permita dar respuesta a la solicitud. Es allí donde se destaca la importancia del instrumento desarrollado en el transcurso de la pasantía, para la ejecución de las actividades de la empresa, contribuyendo a evitar las alteraciones de la planificación y ofreciendo una alternativa confiable ante la carencia de cotizaciones requeridas con urgencia para la elaboración de los estimados para proyectos, en sus diversas clases, tal como se menciona en el Capítulo Diagnóstico de la Base de Datos de Costos Inicial El proceso de revisión de la BD previamente elaborada permitió la distinción del tipo de materiales que manejaba la empresa en los procesos de Procura en Proyectos y además fue útil para determinar las características generales de las compras efectuadas, que a su vez contribuyeron a sentar criterios para la construcción del nuevo esquema de recopilación de los datos. Dichas características están condensadas en la Tabla 6. Adicionalmente, se produjo el descarte de los datos recopilados hasta octubre de 2005, considerando la ausencia de aspectos clave para el almacenamiento y actualización de los precios, tal es el caso de la ausencia de fecha de la compra o cotización, unidad de medida de los materiales y la procedencia del material/equipo, dado que en algunos casos no se contaba con el código de proyecto u oferta de la cual se obtuvo la información.

70 70 CARACTERÍSTICAS Tabla 7: Características de las Compras DESCRIPCIÓN Grado de centralización: Elevado, debido a que se lleva a cabo la Procura tanto para proyectos de inversión externos a la organización como para las compras internas, que bien pueden estar caracterizadas por la adquisición de activos y materiales consumibles para el cumplimiento de las funciones de cada unidad de la Organización, o pueden estar orientadas a la ejecución de proyectos de construcción o remodelación de la infraestructura de la Empresa. Heterogeneidad de las compras: Elevada, dado que la diversidad de los proyectos, demanda materiales, equipos y servicios ajustados a requerimientos particulares para cada caso. La Gerencia responde a los requerimientos de las siguientes Disciplinas de Ingeniería para la ejecución de los Proyectos y preparación de las Ofertas al mercado externo: Mecánica, Instrumentación, Electricidad, Procesos, Arquitectura, Civil y Estructuras. Origen de los aprovisionamientos: Variable, dado que la procedencia puede ser nacional o internacional, dependiendo de la oferta en el mercado de los materiales o equipos requeridos para el desarrollo de los proyectos. Destino final de los aprovisionamientos: Nacional, ya que los lugares de ejecución de las obras están ubicados en territorio venezolano. Las regiones principales son aquellas adyacentes a las Plantas Petroleras. Tipo de Proveedores: Variable, se distingue tanto proveedores nacionales como foráneos. Debido a las características de las compras registradas en la base de datos inicialmente existente, tales como la alta variabilidad y heterogeneidad de las compras, origen de los aprovisionamientos y tipo de proveedores, se estableció la necesidad de formalizar la manera de presentar los datos relacionados con estos aspectos en la base de datos mejorada, de este proyecto.

71 71 Por otra parte, como producto de la etapa de diagnóstico, se presentan a continuación los resultados de la aplicación del cuestionario Consulta de la Base de Datos de Costos de Procura Actual, cuyo modelo se encuentra en la Figura 8, en fecha comprendida entre el 17 de abril y el 21 de abril del 2006 a los miembros del equipo de Procura: 1. El 73% de los miembros de la Gerencia de Procura no consultaba la base de datos. Consulta Sí 27% No 73% Figura 15: Consulta General de la Base de Datos Inicial 2. La proporción de las consultas por cargo dentro de la Gerencia de Procura era la siguiente: Consultas 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 4 2 Ing.de Procura Asistente Controlador de Materiales 3 0 Cargos 1 1 No Si Figura 16: Consulta por Cargos de la Base de Datos Inicial 3. Entre los usuarios de la base de datos se contaba 1/3 de los Ingenieros de Procura, cuyas consultas eran útiles al realizar cotizaciones para ofertas y proyectos. La proporción restante no consultaba la base debido a las siguientes razones: Recurrían a otras fuentes de información. Realizaban actividades relacionadas con las compras internas, cuya información no estaba contenida en la base.

72 72 No recordaban la ruta de acceso. No conocían la ruta de acceso (en el caso de un Ingeniero de reciente incorporación al equipo de trabajo). 4. Los Ingenieros de Procura que consultaban la base de datos, realizaban esta operación con una frecuencia aproximada de una vez al mes: sólo cuando no consiguen precios u ofertas en otros medios, o como referencia complementaria en proyectos y ofertas. 5. Uno de los Controladores de Materiales recurría a la base de datos en casos de nuevos proyectos y normas a la obra, en el otro caso no se consultaba debido a que se recurría a otras fuentes de información. 6. Para la valoración del contenido de la base de datos, se empleó la siguiente escala: Tabla 8: Rango de Valoración de la Base de Datos Deficiente 1 Regular 2 Aceptable 3 Buena 4 Muy Buena 5 Excelente 6 La calificación promedio, obtenida a partir de la evaluación realizada por los usuarios de la base de datos, se presenta a continuación: Tabla 9: Evaluación de la Base de Datos Atributo Puntaje Utilidad de los datos 3 Clasificación de equipos 3 Descripción de equipos 3 Facilidades del programa 3 Vigencia de los precios 3

73 73 Se puede observar que, el puntaje promedio que se otorgó a la Base de Datos fue de 3 puntos, equivalente a una calificación Aceptable, bajo el criterio de los usuarios encuestados. Lo cual da indicios para comenzar a indagar en las posibles mejoras a la Base de Datos inicial. 7. Las Asistentes de Procura manifestaron no requerir los datos que proporcionaba este sistema para la realización de sus actividades. 8. La información que el personal de la Gerencia de Procura sugirió se incluyera en la base de datos fue la siguiente: Repuestos para dos años de operación Ubicación del proveedor y contactos. Compras internas. Subdivisiones en productos y sub-productos. Código del material. Datos del Proveedor. En el caso de equipos: indicar si incluye prueba y especificar cuáles. 9. Las fuentes alternativas de información a las que recurría el equipo de la Gerencia de Procura, para consultar precios y/o características de los equipos eran: Proveedores (licitaciones, páginas web o por teléfono) Catálogos de proveedores disponibles en Internet Archivos de otros proyectos u ofertas Guías referenciales como Data Construcción y Petroguía Tomando como fundamento los resultados del cuestionario, fue posible destacar lo siguiente: La Base de Datos no se utilizaba como fuente de consulta para la realización de los procedimientos de oferta y proyectos de la Gerencia de Procura. Los principales usuarios identificados fueron los Ingenieros de Procura con el fin de obtener información de precios de equipos y materiales para realizar ofertas.

74 74 Se detectó la necesidad de incorporar información adicional a la base de datos, tal como registro de compras internas, contactos con proveedores y repuestos para dos años de operación. La fuente de consulta de precios de materiales y equipos consistía en el contacto directo con los proveedores, inicialmente con los marcadores y posteriormente con contactos hallados en Internet Recolección de Requerimientos y Determinación de Usuarios Potenciales A partir de la serie de entrevistas realizadas a los representantes de las unidades organizativas de la empresa se obtuvo el siguiente compendio de información, útil en la determinación de los usuarios potenciales, así como los requerimientos de información y tecnología. El contenido de dichas entrevistas puede observarse en el Anexo G. Luego de las entrevistas a consideraciones: las distintas gerencias, se llegó a las siguientes La Gerencia de Control de Costos y la Gerencia de Procura se presentó como potencial usuario final de la Base de Datos y las Gerencias de Ingeniería se mostraron como potenciales usuarios esporádicos para consultas de referencia. Se observó la necesidad de emplear la codificación de materiales diseñada para el Sistema Req Logic. Se consideró la inclusión de una identificación del Proyecto/ Oferta, dado que la Gerencia de Control de Costos maneja los nombres de las ofertas, más no el de los proyectos. Se reconoció la idea de incluir el campo Unidad, no contemplado inicialmente en la base de datos existente. Se decidió estudiar el contenido del campo Sitio de Entrega, para incluir especificación del lugar geográfico y otros términos de la entrega. Se determinó que en la base de datos debían aparecer los nombres de los proveedores tal como estaban registrados en el Registro de Proveedores, Fabricantes y Subcontratistas de Empresas Y&V. Esto con el fin de

75 75 estandarizar la manera de nombrar a los proveedores y evitar duplicidad de información. Se promovió la utilización de la codificación del Registro de Proveedores de Procura. Se identificó la importancia de realizar un estudio de ajuste de precios mediante índices económicos: Cambio oficial, Índice de Precios al Consumidor (IPC) emitidos por el Banco Central de Venezuela, fórmulas escalatorias para el cálculo de aumentos sobre los precios de algunos materiales. Se consideró la idea de incluir un listado de fuentes de consulta alternativa a la Base de Datos de Costos. 5.2 Diseño de la Base de Datos de Costos de Procura Siguiendo la metodología planteada en el Capítulo 4, se definieron los datos requeridos y se estableció el procedimiento; para finalmente obtener el Modelado Conceptual de la Figura 14, de la base de datos Diseño Conceptual El modelado se realizó considerando los conceptos fundamentales que forman parte del contenido de la Base de Datos; y que a su vez son producto de la recopilación de los requerimientos planteados por los usuarios. Además se consideró la descripción del equema, las características de cada uno de sus elementos y la simbología presentada en el Capítulo 4. Cabe destacar que el diagrama muestra los atributos principales reflejados en la base de datos; lo cual complementa la información de la descripción de los campos preliminares. Adicionalmente se agregó un diccionario de datos del Diagrama E-R de la Figura 14, el cual permite explicar las entidades y campos, así como el tipo de dato que los conforma.

76 76 N_Cotización Fecha_de_cotización N_orden de compra Fecha_de_OC Tiempo_de_entrega N_Rif Nombre Dirección Teléfono Sitio_de_entrega COTIZACION (1,n) (1,1) OFRECE (1,n) (1,1) (1,1) PROVEEDOR Sigla_INCOTERM Flete_foraneo Seguro_foraneo Cantidad Costo Unitario Costo_Total_Material CONTIENE CONSIDERA (1,n) INCOTERM Descripción Flete_local Seguro_local Cod_Material/Equipo (1,n) MATERIAL_O_EQUIPO Descripcion Cod_proyecto/oferta Titulo_proyecto/oferta Unidad_de_Medida (1,1) Arancel_de_Aduanas PERTENECE (1,n) PROYECTO/OFERTA Lugar_de_ejecucion Cliente Cod_Categoria_1 Nombre_Categoria_1 Cod_Categoria_2 CATEGORIA_1 (1,n) INCLUYE (1,1) CATEGORIA_2 (1,1) (1,n) Nombre_Categoria_2 INCLUYE INCLUYE PERTENECE (1,n) (1,n) DISCIPLINA (1,1) CATEGORIA_3 Cod_Disciplina Cod_Categoria_3 Nombre_Disciplina Nombre_Categoria_3 Figura 14: Modelo Entidad-Relación El diccionario de datos correspondiente a la descripción de las entidades y atributos puede expresarse en la Tabla 10.

77 77 Tabla 10: Diccionario de Datos- Modelo E-R Entidad Descripción Atributos Descripción Cotización Documento que contiene la oferta técnicocomercial de materiales/equipos, que presenta el proveedora a Empresas Y&V. N_Cotización Fecha_de_Cotización Tiempo_de_entrega Sitio_de_entrega N_Orden_de_Compra Fecha_de_OC Identificador de la Cotización Fecha de emisión de la Cotización Tiempo de Entrega (en semanas) del Material/Equipo, de acuerdo al proveedor Sitio de entrega del Material/Equipo, de acuerdo al proveedor Identificador de la Orden de Compra. Fecha de emisión de la Orden de Compra. Tipo de Atributo y Dominio Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Secuencia de hasta 15 caracteres. Simple, monovaluado. Tipo Date. Acepta valores nulos. Simple, monovaluado, no nulo. Número entero con valores entre 0 y 99. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 30 caracteres. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Secuencia de hasta 15 caracteres. Simple, monovaluado. Tipo Date. Acepta valores nulos. Material/Equipo Proveedor Artículos adquiridos o solicitados por Empresas Y&V a los distintos proveedores del mercado. Empresas a las cuales se compra o solicita cotización de Materiales/Equipos requeridos en proyectos. Cod_Material/Equipo Descripción Unidad_de_Medida Arancel_de_Aduanas N_Rif Nombre Identificador del Material/Equipo Características técnicas del Material/Equipo Unidad de Medida de la Cantidad de Material/Equipos Impuesto por importación de Materiales/Equipos, de acuerdo a la clasificación del Arancel de Aduanas de Venezuela. Identificador del Proveedor Nombre o Razón social del Proveedor Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia compuesta por un carácter y número desde1 hasta Clave. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 1000 caracteres. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 5 caracteres. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Número entero con valores, desde 1 hasta 300, con formato de porcentaje. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Secuencia de hasta 10 caracteres. Clave. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Secuencia de hasta 50 caracteres.

78 78 Continuación Sigla_INCOTERM Descripción Identificador de los términos comerciales internacionales. Según los estándares internacionales son 13. Significado de las siglas en inglés y en español. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 3 caracteres. Clave Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 100 caracteres. INCOTERM Proyecto/ Oferta Términos y Condiciones Comerciales que aplican a la compra o cotización del Material/Equipo. Proyecto u Oferta para la cual se efectúa la Gestión de Procura. Flete_foráneo Seguro_foráneo Flete_local Seguro_local Cod_proyecto/oferta Título_proyecto/oferta Lugar_de_ejecución Transporte principal desde el puerto o aeropuerto internacional hasta el puerto o aeropuerto de entrega acordado. Seguro de la carga, desde el puerto o aeropuerto hasta el puerto o aeropuerto de entrega acordado en territorio nacional. Seguro de la carga desde el puerto o aeropuerto nacional hasta el sitio de entrega acordado en territorio nacional. Transporte principal desde el puerto o aeropuerto nacional hasta el sitio de entrega acordado. Identificador del proyecto/oferta. Nombre del proyecto/oferta. Lugar de realización de la obra. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Número entero con valores, desde 1 hasta 300, con formato de porcentaje. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Número entero con valores, desde 1 hasta 300, con formato de porcentaje. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Número entero con valores, desde 1 hasta 300, con formato de porcentaje. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Número entero con valores, desde 1 hasta 300, con formato de porcentaje. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 12 caracteres. Clave. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 100 caracteres. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 30 caracteres. Cliente Empresa para la cual se está ejecutando el proyecto o ante la cual se presenta la oferta para licitar. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 30 caracteres.

79 79 Continuación Disciplina Categoría_1 Categoría_2 Categoría_3 Especialidad de Ingeniería bajo la cual se agrupa el Material/Equipo requerido. Agrupación por tipo de Material/Equipo, según la Disciplina de Ingeniería. Agrupación por tipo de Material/Equipo, según la sub-clasificación de la Categoría 1. Material/Equipo, según la sub-clasificación de la Categoría 2. Cod_Disciplina Nombre_Disciplina Cod_Categoría_1 Nombre_Categoría_1 Cod_Categoría_2 Nombre_Categoría_2 Cod_Categoría_3 Nombre_Categoría_3 Identificador de la Disciplina. Nombre de la especialidad de Ingeniería. Identificador de la Categoría 1. Nombre que describe la primera clasificación del material/equipo, de acuerdo a la Disciplina. Identificador de la Categoría 2. Nombre que describe la segunda clasificación del material/equipo, de acuerdo a la Categoría 1. Identificador de la Categoría 3. Nombre que describe la tercera clasificación del material/equipo, de acuerdo a la Categoría 2. Simple, monovaluado, no nulo. Número entero entre 1 y 6 (1=Piping, 2=Instrumentación, 3=Civil, 4=Electricidad, 5= Procesos, 6=Mecánica) Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 15 caracteres. Simple, monovaluado, no nulo. 1 carácter: letra entre la letra A y la Z. Simple, monovaluado, no nulo. Secuencia de hasta 50 caracteres. Simple, monovaluado, no nulo.debe asignarse código. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Secuencia de hasta 50 caracteres. Simple, monovaluado, no nulo.debe asignarse código. Simple, monovaluado, acepta valores nulos. Secuencia de hasta 50 caracteres Base de Datos Históricos El principal resultado de esta fase del proyecto se concentró en el archivo de datos recopilados cuya presentación puede observarse en la vista del usuario correspondiente al Anexo H. A partir de la revisión del contenido de esta tabla de datos recopilados, se contabilizó un total de 4245 materiales/equipos registrados y se representó la proporción de estos por Disciplina o especialidad de Ingeniería, tal como se presenta en el Figura 15 siguiente:

80 80 Artículos por Disciplina 0% 13% 34% Mecánica-Piping Instrumentación Civil y Estructuras Electricidad 29% Procesos Mecánica-Equipos 5% 19% Figura 15: Proporción de Artículos Contenidos en la BD por Disciplina El 34% de los materiales pertenecen a la Disciplina de Mecánica, en la especialidad de Piping o tuberías, en tanto que los materiales y equipos de Electricidad representan un proporción del 29%. Estos resultados, son congruentes con la alta proporción de las compras totales que simbolizan estos materiales en los proyectos de construcción que se consideraron en el proceso de recolección. Sin embargo, tal como se presentará más adelante, los precios asociados a estas adquisiciones están determinados por una serie de factores de especial consideración por las variaciones en el mercado de los costos de la materia prima. Aquellos artículos de especial utilidad en la consulta de los usuarios en momentos cuando el factor tiempo es crítico son aquellos de la Disciplina Instrumentación representados por un 19%; al igual que los equipos de Mecánica con una proporción del 13 % en la base de datos. Tal como en los casos anteriores, las proporciones son reflejo de las compras en programadas o ejecutadas en los proyectos. El listado definitivo de Proyectos y Ofertas de los cuales se obtuvo el total de materiales/equipos para el registro se muestra en la Tabla 10 a continuación:

81 81 Tabla 11: Listado de Proyectos y Ofertas LISTADO DE PROYECTOS Y OFERTAS CÓDIGO TÍTULO 1200 "WASTE WATER TREATMENT PLANT-AMERIVEN PLANT" AR "INGENIERÍA, PROCURA, CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO ADECUACIÓN DE EFLUENTES PLANTAS DE OLEFINAS" "INGENIERÍA, PROCURA, CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO ADECUACIÓN DE EFLUENTES PLANTAS DE OLEFINAS" (ANTES DE LA REACTIVACIÓN) "ADDITIONAL PROFESSIONAL SERVICES FOR DACION FIELD DEVELOPMENT- PHASE II" "ADDITIONAL PROFESSIONAL SERVICES FOR DACION FIELD DEVELOPMENT- PHASE II" "IPC DEL ALMACÉN DE LUBRICANTES Y QUÍMICOS DEL COSH Y MEJORAS DEL EDIFICIO DE ESTACIÓN DE BOMBEROS" "INGENIERÍA-REHABILITACIÓN DE LA PLANTA DE UREA Y AMONÍACO-EL TABLAZO" "OBRAS CIVILES Y ELÉCTRICAS/INSTRUMENTACIÓN Y MECÁNICAS 1260 ASOCIADAS AL PROYECTO DE NUEVA ÁREA DE ALMACENAJE DE MATERIALES" 1262 "COOKER SATELLITE CONTROL ROOM-EPC" 1264 "REMODELACIÓN EDIFICIO SEDE PFIZER-LOS RUICES" 1278 "OLEODUCTO BACHAQUERO-PUERTO MIRANDA" P-0017 "REMODELACIÓN PISO 4" CY CY CY CY YVC YVC YVI "JOSE ORIMULSION PLANT PROJECT" "FIELD FACILITIES AND NEW DEHIDRATION/DESALTING TRAIN SYSTEM PROJECT" "IPC. AUMENTO DE CAPACIDAD DE LA PLANTA DE PEAD POLINTER" "NEW AMONIA-UREA PLANT" "CONSTRUCCIÓN EDIFICIO SEDE ADMINISTRATIVA ENELVEN FUERZAS ARMADAS" "PLANTA DE TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN DE AGUAS EFLUENTES EN PATIO DE TANQUES PUNTA GORDA" "IPC DE LAS OBRAS DENOMINADAS BALANCE DE PLANTA DEL PROYECTO DE LA PLANTA TERMOELÉCTRICA ALBERTO LOVERA Y LAS EDIFICACIONES DEL PROYECTO PLANTA EZEQUIEL ZAMORA" En total se almacenó información de 12 proyectos y 7 ofertas, considerando materiales/equipos de las diferentes disciplinas de Ingeniería.

82 Definición de Elementos para la Integración al Sistema ERP A través de las conversaciones con la Coordinación de Implantación de ERP, se acordó la evaluación de la factibilidad de integrar la recopilación de los datos históricos de las compras de años anteriores al sistema e igualmente se solicitó la revisión de los campos pre-definidos con la finalidad de determinar si ya estaban contemplados en el Sistema ReQLogic, para que a partir de su implantación se hiciera posible la consulta directa. En consecuencia, se obtuvo la siguiente identificación de la condición de las columnas de datos de la Tabla 11, en función a los Sistemas involucrados (ReqLogic, Great Plains), como se presenta en la Tabla 12: Tabla 12: Campos Preliminares Proyecto/ Oferta Seguro Foráneo Precios Totales Nombre del Equipo Nacionalización Proveedor Descripción Flete Local Fecha de Cotización Precio del Equipo Seguro Local Validez de la Oferta Tiempo de Entrega Repuestos de Arranque/ Op. Nº de Cotización Sitio de Entrega Asistencia de Arranque Fecha de la OC/OS Flete Foráneo Entrenamiento Nº OC/OS Tabla 13: Panel de Evaluación de Condición de los Campos Datos que figuran en ambos sistemas. Excepción: Ofertas. Sin embargo Información ReQLogic-Great Plains puede efectuarse como un tipo de requisición sin ciclo de aprobación, pero con el manejo de solicitud de cotización a Proveedores Manejo de Importación Debe implementarse en Great Plains Información que no figura en el sistema pero que puede incorporarse con Datos Extra el extender. Considerando los aspectos señalados por la Gerencia de Sistemas en la entrevista especificada en el Anexo G, el análisis de la Coordinación de Implantación de ERP arriba presentado, así como el funcionamiento del Sistema Integral de Procura; se concretó que posterior a la recolección de los datos se procedería a la codificación de los materiales/equipos, para finalmente efectuar un proceso de importación de los listados en el Sistema Great Plains y módulo ReQLogic. El esquema de clasificación y codificación de materiales se mencionó en el Capítulo 4, mientras que el proceso de importación ya se encontraba documentado en la empresa y era aplicado para la importación de los listados de materiales codificados de las distintas disciplinas. El detalle del proceso se encuentra en el Anexo I.

83 83 Debido al tiempo de ejecución de este proyecto, solo fue posible identificar el mecanismo para la integración de la base de datos de costos al Sistema ERP; por lo que el desarrollo de la adaptación de este proceso deberá retomarse en el corto plazo a fin de diseñar, planificar y hacer efectiva la integración. 5.4 Incorporación de Ajuste de Precios por Tráfico y Aduanas A través de la aplicación de este procedimiento, a los datos que requerían el ajuste a DDP, fue posible contribuir a que el usuario consultara los costos ya considerando el impacto del tráfico y aduanas. La principal restricción o limitación en la incorporación de este mecanismo, consistió en la heterogeneidad de los materiales; ya que no existía uniformidad que permitiera establecer un criterio único para la aplicación de porcentajes estándar de costos de tráfico y aduanas. En algunos casos fue posible algún tipo de aproximación; sin embargo el fundamento recae en el juicio experto, induciendo de esta manera un error en los cálculos, tal como se observó en el cálculo de los fletes. 5.5 Incorporación de Mecanismo de Ajuste de Precios por Inflación El principal producto de esta fase se reflejó la tabla de consulta de la base de datos, en la cual se muestran los precios ajustados, en virtud de la aplicación de este mecanismo. En general, la recopilación de los costos asociados a la compra y adquisición de materiales y equipos, así como la presentación de dichos datos, permitió la agilización de las consultas de precios en momentos críticos del procedimiento de Apoyo de Procura en Ofertas, en los cuales no era posible recurrir a una cotización específica para el artículo. 5.6 Investigación de Mercado Tal como se expresó en el contexto del marco metodológico, la investigación de mercado abarca un estudio en el comportamiento de los precios de commodities que afectan los costos de ciertos materiales metalmecánicos y eléctricos Mercado del Cobre: El cobre es un Commodity cuyo precio está determinado por el comportamiento de la Economía Mundial. Los commodities son materias primas que no se pueden diferenciar entre si, ya que han sufrido procesos de transformación muy pequeños e

84 84 insignificantes. Por ello a nivel internacional existe un único precio, tal como ocurre con el cobre, petróleo, gas natural, azúcar, maíz, etc. En el caso del cobre, el precio está determinado por los movimientos en la Bolsa de Metales de Londres (LME), que es el mayor mercado del mundo en opciones y contratos a futuro de metales no ferrosos. El precio al 24 de julio de 2006 es de 329,354 US$/ lb; en tanto que el promedio del año a la fecha es de US$/ lb aproximadamente 1,7 veces superior al promedio del año Precio 24 de Julio: Promedio Julio a la fecha: Promedio año 2006 a la fecha: Promedio año 2005: 329,354 US$/ lb. 351,164 US$/ lb. 283,928 US$/ lb. 167,100 US$/ lb. Figura 16: Resumen de Precios del Cobre [18] La evolución de los precios durante este año (Figura 17), muestra una tendencia al alza durante los primeros meses y un descenso en el mes de junio, que muestra la susceptibilidad de este mercado al entorno macroeconómico global. Figura 17: Evolución del Precio del Cobre [19]

85 85 La causa de este comportamiento de descenso en los precios, se debió a la incertidumbre sobre el aumento en las tasas de interés en los Estados Unidos; lo cual motivó a los inversionistas a alejarse de activos riesgosos como las acciones y las materias primas, para privilegiar las inversiones con renta fija.[18] Al existir altas tasas de interés, se contrae la actividad productiva, trayendo como consecuencia la reducción en la demanda de materias primas como el cobre y finalmente un descenso en el precio. Esta situación se regularizó a través del anuncio del incremento en la tasa de 0.25 puntos hasta 5.25% y una pausa en el alza para agosto, lo cual se refleja en la evolución del precio, durante este mes.[18] De nos ser por el problema mencionado, los factores que normalmente causan el alza en los precios se concentran en 3 elementos: Los bajos niveles de inventario en Bolsa, que se estima garantizan 0.6 semanas de consumo mundial.(figura 18) Figura 18: Stock de Cobre Mensual de la Bolsa de Metales de Londres [19] El mejoramiento de los indicadores de demanda, debido al crecimiento, no sólo de los países industrializados, sino el auge de los emergentes. Actualmente, los principales consumidores de Cobre son: China, EU, Japón, Alemania, entre otros. (Figura 19)

86 86 Figura 19: Demanda de Cobre 2006(e) [18] La restricción de la oferta, cuya estimación para el 2006 se muestra en el Figura 20,se debió a huelgas en las minas del grupo México: La Caridad y Cananea y la negociación del contrato laboral de La Escondida en agosto. Figura 20: Oferta de Cobre 2006(e) [18] En relación a la proyección de los precios del cobre, fue posible observar (Figura 21) que la tendencia es hacia un promedio en 2006 entre US$/ lb, es decir 1,6 veces mayor al 2005 y en 2007 aproximadamente se ubicaría entre US$/ lb, 1.5 veces superior al 2005, considerando que se mantienen las expectativas de crecimiento económico en China y estados Unidos; así como el incremento en la producción debido a la nueva inversión prevista para la entrada del Sin embargo, hay que prevenir los sesgos hacia la sobreestimación de la producción, que según los expertos ya se encuentra al límite de la capacidad instalada.

87 87 Figura 21: Proyección del Precio del Cobre [18] Mercado del Acero: El acero a diferencia del cobre, no se cotiza en Bolsa, pero su precio si se regula por los mercados internacionales. En la Figura 22, se observa la evolución del precio internacional del acero, a través del uso de un índice de precios de Base 100 para Figura 22: Evolución del Precio Internacional del Acero [20] El comportamiento se caracteriza por un alza importante en los precios durante el 2004, alcanzando niveles record, principalmente debido a la fuerte demanda de China. En 2005, muchas razones llevaron a una corrección importante en los precios cercana al 25%. Algunos de los factores relacionados con este descenso y estabilización son: - Los altos inventarios, debido al miedo en el incremento de los precios. - Incremento en la producción de China. - Incremento en el costo de la materia prima.

88 88 - Consolidación de las compañías productoras. - Recortes de producción como medida para estabilizar los precios y asegurar los márgenes. No obstante la caída observada, los precios permanecieron altos según estándares históricos. Para el 2006, los precios han permanecido estables pero con tendencia al alza; esto lo refleja la opinión de los compradores, recopilada por purchaisingdata.com en la cual 62% indica que los precios se incrementarán. Este comportamiento también se puede observar a través de la Figura 23 que presenta los precios en $/Ton de acuerdo al tipo de producto. Figura 23: Evolución del Precio de Productos del Acero [21] Como se mencionó anteriormente, el ritmo acelerado de desarrollo económico, especialmente en Asia ha impactado dramáticamente el consumo de estos materiales y su precio. En la Figura 24 se aprecia la proyección de este consumo, destacándose el repunte de China en comparación con otros países.

89 89 Figura 24: Consumo Mundial Aparente de Acero [22] A pesar de que se ha producido un incremento en la producción de acero, al China convertirse en el principal productor, el incremento de precio de las materias primas tal como el hierro, el carbón metalúrgico y la energía, afectan la estructura de costos de la siderurgia mundial y puede observarse en la Figura 25. Figura 25: Costo de Materias Primas Siderúrgicas por Tn de Acero [22] El análisis de la situación comercial global de las materias primas cobre y acero durante el período enero-agosto-2006, arrojó dos consideraciones; la primera de ellas está orientada a destacar importancia de la interpretación y uso de esta información por la

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