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1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA UNIDAD PROFESIONAL ADOLFO LÓPEZ MATEOS SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE POSGRADO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL APOYO AL SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES. CASO: LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN T E S I S QUE PARA OBTENER EL GRADO DE M A E S T R O E N C I E N C I A S EN INGENIERÍA DE SISTEMAS P R E S E N T A: ING. ÁNGEL MORALES GONZÁLEZ DIRECTOR DE TESIS: M. en C. LEOPOLDO ALBERTO GALINDO SORIA Abril 2008

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3 INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL SECRETARIA DE INVESTIGACION Y POSGRADO CARTA CESION DE DERECHOS En la Ciudad de México, D. F., el día 24 del mes Abril del año 2008 el(la) que suscribe Ángel Morales González alumno (a) del Programa de Maestría en Ingeniería de Sistemas con número de registro B adscrito a la Sección de Estudios de Posgrado e Investigación de la E.S.I.M.E. Unidad Zacatenco, manifiesta que es autor(a) intelectual del presente Trabajo de Tesis bajo la dirección del M. en C. Leopoldo Alberto Galindo Soria y cede los derechos del trabajo intitulado: Sistema de Información para el Apoyo al Seguimiento de la Planeación de Requerimientos de Materiales. Caso: La Industria de la Construcción Instituto Politécnico Nacional para su difusión, con fines Académicos y de Investigación. al Los usuarios de la información no deben reproducir el contenido textual, graficas o datos del trabajo sin el permiso expreso del autor y/o director del trabajo. Este puede ser obtenido escribiendo a la siguiente dirección: Si el permiso se otorga, el usuario deberá dar el agradecimiento correspondiente y citar la fuente del mismo. Nombre y Firma Ing. Ángel Morales González

4 SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL APOYO AL SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES. CASO: LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN RESUMEN El presente trabajo, tiene como objetivo mostrar el desarrollo de un Sistema de Información para el apoyo de la Planeación de Requerimiento de Materiales para el área de almacén de una constructora. Este Sistema de Información está basado en la Planeación de Requerimiento de Materiales más conocido como Material Requierement Planning (MRP), que proporciona un control de inventarios para una Industria de la Construcción. El desperdicio de materiales de construcción y el mal control de los inventarios, y el costo excesivo de los sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) en el mercado de software orilla la realización de este trabajo de Tesis. Para lograr la realización de este Proyecto de Tesis se aplicó la Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información Basado en Computadoras (LAGS). Aún más, la metodología aplicada dentro del Sistema de Información es sistémica y sistemática; lo que ayuda a una mejor planeación de la evaluación técnica económica de los inventarios dentro del área del Almacén de una constructora. Se espera que, con este trabajo se apoye a la Industria de la Construcción para un mejor control de inventarios, por medio de un Sistema de Información orientado para este fin y así tener una visión sistémica e integral.

5 "SYSTEM OF INFORMATION FOR THE SUPPORT TO THE PURSUIT OF THE MATERIALS REQUIREMENT PLANNING. CASE: THE INDUSTRY OF THE CONSTRUCTION" ABSTRACT The present work, has as objective to show the development of a System of Information for the support of the Planning of Requirement of Materials for the area of a manufacturer's warehouse. This System of Information this based on the Planning of better known Requirement of Materials as Materials Requierement Planning" (MRP) that provides a control of inventories for a Industry of the Construction. He wastes of construction materials and the bad control of the inventories, and the excessive cost of the systems Enterprise Resource Planning" (ERP) in the software market it borders the realization of this work of Thesis. To achieve the realization of this Project of Thesis the Methodology it was applied for the Based Development of Systems of Information in Computers (LAGS). Even more, the methodology applied inside the System of Information is systemic and systematic; what helps to a better planningn of the economic technical evaluation of the inventories inside the area of the Warehouse of a manufacturer. It is expected that, with this work he/she leans on to the Industry of the Construction for a better control of inventories, by means of a System of Information guided for this end and this way to have a systemic and integral vision.

6 ÍNDICE ÍNDICE Índice de Figuras y Tablas Glosario de Términos Introducción vi xi xv 0.1 Presentación del Proyecto de Tesis xv 0.2 Marco Metodológico para el Desarrollo del xviii Proyecto de Tesis Actividades para el desarrollo de la tesis: xviii 0.3 Presentación del Documento de Tesis xix Contenido del documento de Tesis. xix Estructura de la Tesis y su relación con el documento correspondiente. xx Capítulo 1.- Marco Contextual y Conceptual Marco Contextual Evolución de los sistemas MRP Breve panorama de los sistemas ERP Descripción básica del funcionamiento de un 4 sistema MRP La Pequeña y Mediana Empresa (PYME) en México Marco Conceptual Pirámide de conceptos Breve descripción de los términos principales representados en la pirámide de conceptos. 9 Capítulo 2.- Análisis de la Situación Actual Evaluación de Sistemas Semejantes Sistema manejador de Base de Datos de la 12 empresa Oracle Sistema ERP de la empresa SAP Sistema ERP de la empresa PeopleSoft Justificación del Proyecto de Tesis Definición de Objetivos Objetivo general 15 ANGEL MORALES GONZAEZ i

7 ÍNDICE Capítulo 3.- Análisis para el Desarrollo del Sistema de Información Metodología a Aplicar para el desarrollo del Sistema de Información Basado en Computadora [LGS, 2007]. 3.2 Fase 1 Análisis. Subfase 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente Actividad Conocer el Medio Ambiente General Actividad Identificar la: estructura organizacional de una industria de la construcción y del área donde se desarrollará el sistema Actividad Conocer el Medio Ambiente Particular Actividad Identificar las Funciones de la Industria prototipo dónde se desarrollará el Sistema de Información Basado en Computadora Actividad Elaborar un diagrama de funcionamiento del sistema actual ( Cómo se transforma?) Actividad Identificar los procesos actuales ( Cómo lo hacen?) Actividad Identificar y recopilar u obtener todo tipo de documentación o información Actividad Identificar o definir los alcances del sistema: Actual y futuro. 3.3 Fase 1 Análisis. Subfase 1.2 Análisis, Evaluación y Diagnóstico del Sistema Actual Actividad Identificación de las necesidades de información por enfoque y elementos sistémicos Actividad Identificación de posibles elementos sistémicos: entradas, salidas, procesos, controles, datos, tiempos, volúmenes, etc. Es decir: Creación de la: Tabla Sistémica ANGEL MORALES GONZAEZ ii

8 ÍNDICE Actividad Evaluación y diagnóstico del sistema de información actual. 3.4 Fase 1 Análisis. Subfase 1.3 Propuesta General de Solución Actividad Elaboración del Plan de Trabajo (detallado) Actividad Elaboración del Diagrama de Flujo del nuevo sistema Actividad Definición de la estructura del nuevo sistema. Creación de las Tablas sistémica y Metodológica del nuevo sistema Actividad Definición del nuevo marco normativo del sistema de información futuro Actividad Análisis del Costo / Beneficio de la creación del nuevo sistema de información. 3.4 Fase 1 Análisis. Subfase 1.4 Reporte del Análisis. Capítulo 4.- Fases de: Diseño, Construcción, Implantación y Operación del Sistema de Información 4.1 Fase 2.- Diseño. Subfase 2.1 Revisión de la Propuesta General de Solución. 4.2 Fase 2.- Diseño. Subfase 2.2 Diseño de la Arquitectura del Sistema de Información Fase 2 Y 3.- Diseño y Construcción de las 58 Interfases del Sistema de Información Diseño y construcción de la interfase de acceso Diseño y construcción de la interfase del inicio de 59 la aplicación del Sistema de información Diseño y construcción de la interfase del Módulo 60 de Catálogos del Sistema de información Diseño y construcción de la interfase del Módulo 61 de Entradas del Sistema de información Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Procesamiento del Sistema de información. 63 ANGEL MORALES GONZAEZ iii

9 ÍNDICE Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Consultas del Sistema de información Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Generación de Reportes del Sistema de información. 4.4 Fase 4.- Implantación del Sistema de Información Basado en Computadora Estrategia para la implantación Fase 5.- Operación y Mantenimiento del Sistema de Información Basado en Computadora Actividad 5.1 y 5.2 Procesos de problemas reportados y proceso de solicitudes de cambio Actividad 5.3 Modificaciones al Sistema de Información Actividad 5.4 Identificación de nuevas necesidades del Sistema de Información. Capítulo 5.- Valoración de Objetivos, Resultados, Trabajos Futuros y Conclusiones del Trabajo de Tesis Valoración de los Objetivos Valoración del Objetivo General Valoración de Objetivos Específicos Valoración de Resultado Obtenidos del Trabajo de Tesis Trabajos Futuros Conclusiones del Trabajo de Tesis. 79 Referencias Bibliográficas 80 Referencias de Internet 82 Contenido de los Anexos 83 Anexo A.- Metodología LGS para la Construcción de un Sistema de Información Basado en Computadoras. A.1 ANGEL MORALES GONZAEZ iv

10 ÍNDICE Anexo B.- Descripción del Módulo de Catálogos del Sistema de Información. Anexo C.- Descripción del Funcionamiento del Sistema de Información. B.1 C.1 ANGEL MORALES GONZAEZ v

11 ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS Introducción Figura 0.1 Medio Ambiente General para proponer la mejora en un área de la Industria de la Construcción. [Galindo, 2005]. xx Capítulo 1.- Marco Contextual y Conceptual Tabla Figura 1.1 Esquema general de un sistema ERP 3 [www.erp.com.mx]. Figura 1.2 Esquema general de un sistema MRP. 4 Figura 1.3 Estructura del Producto (BOM). 5 Figura 1.4 Sistema de planeación de requerimientos de materiales [Aldana, 2004]. 6 Tabla 1.2 Clasificación de las PYMES por número de 7 trabajadores. Tabla 1.3 Clasificación de las PYME en Europa 7 [www.eif.eu.int]. Tabla 1.4 Clasificación de las Industrias Medianas de la 8 Construcción usurias del Sistema MRP [Garcia, 1995]. Figura 1.5 Pirámide de conceptos del proyecto de tesis 9 Capítulo 2.- Análisis de la Situación Actual Tabla 2.1 Tabla 2.2 Figura 2.1 Proveedores de sistema MRP, ventajas y desventajas [Benchmarking, 2005]. Proveedores de sistema ERP y sus costos [Aldana, 2004]. Estructura propuesta del Sistema de Información Basado por Computadora Capítulo 3.- Análisis para el Desarrollo del Sistema de Información Figura 3.1 Metodología LGS para el desarrollo de Sistemas 17 ANGEL MORALES GONZAEZ vi

12 ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS Tabla 3.1 de Información Basados en Computadoras. [Galindo, 2007]. Marco Metodológico para el Desarrollo del sistema de Información [Galindo, 2007]. 19 Figura 3.2 Diagrama de la Metodología LGS, para su Fase 1 de Análisis del Sistemas de Información Basados en Computadoras [Galindo, 2007]. Figura 3.3 Diagrama de la Metodología LGS, para su Fase 1 de Análisis del Sistemas de Información Basados en Computadoras y su Subfase 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente Figura 3.4 Figura 3.5 Entorno en forma holística de la Industria de la construcción. Organigrama (Básico) de una Industria Prototipo de la Construcción [Fuente Propia] Figura 3.6 Estructura Organizacional del Área de Almacén. 28 Figura 3.7 Figura 3.8 Figura 3.9 Figura 3.10 Figura 3.11 Diagrama tipo Mapa Mental, de un Almacén prototipo de una Constructora [Buzan Buzan, 1996]. Diagrama de Casos de Uso modificado, de un Almacén prototipo de una Constructora. Nomenclatura para Diagramas de Flujo de Datos (DFD). Diagrama de Flujo de Datos, de nivel 0 de los Datos Actuales. Diagrama de Flujo de Datos, nivel 1 con los Datos Actuales Figura 3.12 Diagrama de la Metodología LAGS, en su Fase 1 de análisis del Sistema de información Basado en Computadoras y su Subfase 1.2 Análisis, Evaluación y Diagnóstico del Sistema Actual. 38 ANGEL MORALES GONZAEZ vii

13 ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS Tabla 3.2 Tabla de necesidades de apoyo informático. 39 Tabla 3.3 Tabla 3.4 Tabla sistémica con los Elementos del Sistema Actual [Galindo, 2007]. Diagnóstico de las Amenazas, Oportunidades, Debilidades, Fuerzas [David, 1997] Figura 3.13 Diagrama de la Metodología LAGS, en su Fase 1 de análisis del Sistema de información Basado en Computadoras y su Subfase 1.3 Propuesta General de Solución. 43 Tabla 3.5 Figura 3.14 Tabla 3.6 Tabla 3.7 Tabla 3.8 Plan de Trabajo para el Desarrollo del Sistema de Información Basado en Computadoras. Definición del Nuevo Diagrama de Flujo de Datos Nivel 1. Tabla Sistémica con la Estructura Propuesta para el del Nuevo Sistema de Información. Costos del Equipo y Accesorios requeridos para la Construcción del Sistema de Información a construir. Costos Generales del Sistema de Información desarrollado Capítulo 4.- Fases de: Diseño, Construcción, Implantación y Operación del Sistema de Información Figura 4.1 Diagrama de la Metodología LGS, en sus Fases 2 y 3 de Diseño y construcción del Sistema de información Basado en Computadoras. 53 Figura 4.2 Enfoque Sistémico del Contexto de Operación del Sistema de Información Basado en Computadora propuesto. 55 Figura 4.3 Arquitectura del Sistema de Información. 56 Figura 4.4 Tabla Visual de Contenidos del Sistema de 57 Información Basado en Computadora. Figura 4.5 Diseño y construcción de la Interfase de acceso al 58 ANGEL MORALES GONZAEZ viii

14 ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS Sistema de Información Basado en Computadora. Figura 4.6 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic para ingresar a la aplicación del Sistema de Información. 59 Figura 4.7 Diseño y construcción de la Interfase de inicio de la aplicación del Sistema de Información. 59 Figura 4.8 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic para el inicio de la aplicación del Sistema de Información. 60 Figura 4.9 Figura 4.10 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Catálogos del Sistema de Información. Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Entradas del Sistema de Información Figura 4.11 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic para el Módulo de Entradas del Sistema de Información. 62 Figura 4.12 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Procesamiento del Sistema de Información. 63 Figura 4.13 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic para el Módulo de Procesamiento del Sistema de Información. 64 Figura 4.14 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Consultas del Sistema de Información. 64 Figura 4.15 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic para el Módulo de Consultas del Sistema de Información. 65 Figura 4.16 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Generación de reportes del Sistema de Información. 66 Figura 4.17 Diagrama de la Metodología LGS, en su Fase 4 de Implantación del Sistema de información Basado en Computadoras. 67 ANGEL MORALES GONZAEZ ix

15 ÍNDICE DE FIGURAS Y TABLAS Figura 4.18 Plan de trabajo para la Implantación del Sistema de Información. 69 Figura 4.19 Diseño de Salida para el Usuario. 70 Figura 4.20 Consulta de Existencias de Material realizadas en el Sistema de Información. 71 Figura 4.21 Diagrama de la Metodología LGS, en su Fase 5 de Operación y Mantenimiento del Sistema de información Basado en Computadoras. 72 Capítulo 5.- Valoración de Objetivos, Resultados, Trabajos Futuros y Conclusiones del Trabajo de Tesis Figura 5.1 Gráfica de Resultado Obtenidos. 76 Tabla 5.1 Análisis de Rentabilidad. 77 Figura 5.2 Alcance del Sistema de Información Realizado y Trabajos Futuros. 78 ANGEL MORALES GONZAEZ x

16 GLOSARIO DE TÉRMINOS GLOSARIO DE TÉRMINOS Almacén Término Descripción Se considera una área de resguardo temporal de materiales y es en donde se realizan diferentes tipos de transacciones. El administrador del sistema registrará los usuarios de cada almacén de tal forma que un encargado de un almacén no pueda hacer transacciones de otro. Administración Bases de Datos Construcción Costo preparación de Conjunto de procesos de planificación, organización, ejecución, coordinación y control que se ejercen en un organismo social para que alcance sus objetivos [Muñoz, Pérez, 1989]. Colección o depósito de datos integrados, con redundancia controlada y con una estructura que refleja las interrelaciones y restricciones existentes en el mundo real. La construcción es el arte o técnica construir, es decir, de hacer o realizar las obras de un edificio o de hacer y llevar a buen fin la realización de una obra pública o de ingeniería civil. Los costos de preparación son aquellos generados al inicio de producción de cada una de las partes fabricadas y son expresados en cantidades monetarias. La razón por la que se da en pesos es que es la suma de diferentes tiempos y el valor por hora cambia en los diferentes procesos. Data WareHouse Entrada o salida de inventario Un Data Warehouse o Almacén de Datos, es una colección de datos: orientado a temas, integrado, no volátil, de tiempo variante, que se usa de soporte en el proceso de toma de decisiones. [Galindo, 2006]. El nivel de inventario inicial es un valor encontrado por un inventario físico de las partes en los diferentes almacenes y normalmente es una cantidad que debe ser igual a aquella de los libros de contabilidad de las empresas. ANGEL MORALES GONZAEZ xi

17 GLOSARIO DE TÉRMINOS Término Esquema Estrategias Estructura Evaluación Explosión materiales Industria Información de Descripción El diseño de la estructura que constituye una tabla o base de datos se conoce como esquema. Un esquema casi nunca se modifica. Son acciones que permiten orientar los esfuerzos del negocio para el logro de los objetivos estratégicos. Todos los productos que se entregan a un cliente son partes o artículos terminados y están formados por una serie de partes ensambladas que constituyen la parte terminada. Los componentes se integran a la parte terminada en forma de estructura, de la misma forma que en un organigrama. Describe el proceso de evaluar de acuerdo con un criterio de reglas de interpretación y valoración, definidas para la toma de decisiones y para la mejora. Un producto terminado está formado por componentes. La explosión de materiales es el proceso que se encarga de descomponer el producto terminado en los componentes que lo integran. Conjunto de operaciones materiales ejecutadas para la obtención, transformación o transporte de uno o varios productos naturales. Es un conjunto de datos que al relacionarse adquieren sentido o un valor de contexto o de cambio. Inventario de seguridad (también Stock de seguridad) Es una medida de referencia, que usa para ir midiendo la mejora continua en la administración de los inventarios y es el nivel del inventario al que los administradores del sistema desean llegar en un período de tiempo determinado. Implosión materiales Mano de Obra de Una vez que las partes terminadas han sido explosionadas, el proceso de implosión se encarga de ver si hay partes iguales en las diferentes estructuras y sumarlas para poder mostrar la necesidad de cada una de ellas. Denominación de los salarios, los costos pueden dividirse en directos e indirectos. ANGEL MORALES GONZAEZ xii

18 GLOSARIO DE TÉRMINOS Término Materiales Número de parte Sistema MRP Parte Planeación Proceso de lotes Sistema ERP Seguimiento Sistema Descripción Son los principales recursos que se usan en la producción. Estos se transforman en bienes terminados con la adición de mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. A cada componente que se utiliza en un artículo terminado se denomina parte. La parte se identifica por un número único, dado por el departamento de ingeniería. Cada vez que se da de alta un nuevo número de parte, el sistema evita la duplicación del mismo. Por sus siglas en inglés: Material Requierement Planning (Planeación de Requerimiento de Materiales). Se designa a uno de los componentes del producto terminado que sale o entra al almacén. Es el sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio de circunstancias. [Munch, García, 2004]. Proceso el cual se efectúa fuera de línea, esto es sin intervención de ningún operador y de forma automática [SAP AG, 2001]. Por sus siglas en inglés, Enterprice Resource Planning (Planificación de los Recursos de la Empresa), aplicación integrada de gestión, modular y que cumple las necesidades de las distintas áreas de negocio de una empresa cualquiera [SAP AG, 2001]. Proceso mediante el cual se recopilan sistemáticamente y con cierta regularidad los datos referidos al desarrollo de un programa a lo largo del tiempo. Es una serie de elementos interrelacionados que realizan alguna actividad, función u operación. Se puede definir también como un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo. [Van Gigch, 2001]. ANGEL MORALES GONZAEZ xiii

19 GLOSARIO DE TÉRMINOS Término Sistema de Información Sistema de Información Basado en Computadoras Descripción Un sistema de información se puede definir como el conjunto de funciones y procedimientos encaminados a la captación, desarrollo, recuperación, almacenamiento, etc., de información en el seno de una organización. Es un conjunto integrado de programas de computadora y equipos y servicios de cómputo, cuyo propósito fundamental es: obtener y proporcionar información de apoyo, a las funciones de la institución [Galindo, 2005]. Tiempo de entrega En el Sistema de Información, el tiempo de entrega es el tiempo que toma tener una parte a disposición de la producción, desde que se detecta la necesidad de la misma y se coloca un pedido a un proveedor. Suministro Provisión, por lo general regular y en cantidad importante; como la de víveres, utensilios y pertrechos a las tropas, a los detenidos o presos./abastecimiento. Tecnologías de información Corresponden con metodologías, sistemas complejos, técnicas y herramientas, tanto de software, como de hardware y de telecomunicaciones, que se agrupan e interactúan para proporcionar soluciones integrales completas en diversos ámbitos de la administración, las finanzas, la producción y la automatización de las operaciones en los diferentes niveles de funcionamiento de una organización. [Galindo, 2005] ANGEL MORALES GONZAEZ xiv

20 INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN 0.1 PRESENTACIÓN DEL PROYECTO DE TESIS Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito de la industria de la construcción, actualmente, requiere impulsar los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales, con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas de la compañía que contribuyen para la generación de sus productos y servicios. Entre las industrias que trabajan por montaje se cuentan algunas de las actividades productivas de mayor relevancia para la economía actual, principalmente; las mecánicas, automóviles, motores, electrónicos y construcción, etc. La propia naturaleza del producto hace que este se vaya ensamblando en sucesivas etapas que convergen hacia un tronco principal: la línea de montaje final. Se configuran así verdaderas redes en las que cada punto de unión es alimentado por algunos o muchos componentes, dando lugar a una estructura con tiempos asociados. Hasta alrededor de 1960, en los países más industrializados y hasta avanzada la década del 70, en los restantes, la programación de la producción por montaje se hacía mediante archivos que eran atendidos por verdaderos ejércitos de empleados, donde cada archivos representaba una pieza, componente, subensamble o ensamble. Considerando, lo anterior, el objetivo principal de estos sistemas es controlar el proceso de producción en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de fabricación. La producción en este entorno supone un proceso complejo, con múltiples etapas intermedias, en las que tienen lugar procesos industriales que transforman los materiales empleados, se realizan montajes de componentes para obtener unidades de nivel superior que a su vez pueden ser componentes de otras, hasta la terminación de una construcción, listo para ser entregado a los clientes externos. ANGEL MORALES GONZAEZ xv

21 INTRODUCCIÓN La complejidad de este proceso es variable, y es muy importante para la industria de la construcción, por todas las variables de los procesos constructivos que existen. Los sistemas básicos para planificar y controlar estos procesos constan todos ellos de las mismas etapas, si bien su implantación en una situación concreta depende de las particularidades de la misma. Pero, todos ellos abordan el problema de la ordenación del flujo de todo tipo de materiales en la empresa para obtener los objetivos de producción eficientemente: ajustar los inventarios, la capacidad, la mano de obra, los costes de producción, los plazos de fabricación y las cargas de trabajo en las distintas secciones a las necesidades de la producción. Sin excesos innecesarios, que en cubren gran parte de los problemas de producción existentes, ni rigideces que impidan la adecuación a los cambios continuos en el entorno en que actúa la empresa Los sistemas tipos MRP (Materials Requirement Planning: Planeación de Requerimientos de Materiales), son una solución relativamente nueva a un problema clásico en producción: el de controlar y coordinar los materiales para que se hallen a punto cuando son precisos y al propio tiempo sin necesidad de tener un excesivo inventario. La gran cantidad de datos que hay que manejar y la enorme complejidad de las interrelaciones entre los distintos componentes traen consigo que, antes los estudios que se han realizado en la industria Mexicana; especialmente, en la industria de la construcción, donde hay cambios sustanciales en los cambios de materiales de construcción, esto afecta directamente a esta industria, que debe de tener un mayor control de sus inventarios que equivalen a un 25 a 30 porciento de su capital. El MRP, siendo éste más que un sistema de gestión de Inventarios. El MRP, no es un sistema sofisticado surgido del ambiente universitario, sino que, por el contrario, es un sistema sencillo, que procede de la práctica y que, gracias al ordenador, funciona y deja obsoletas las técnicas clásicas en lo que se refiere al tratamiento de artículos de demanda dependiente. Todo ello, ha propiciado que el número de empresas en México que utilizan esta técnica hayan crecido en forma acelerada. Cabe señalar que los sistemas MRP, no constituyen un cuerpo de conocimientos cerrado, sino que han estado evolucionando en forma continua. Inicialmente, se usaba el MRP para programar inventarios y producción (Sistemas MRP I) luego se fue incluyendo la planeación de la capacidad de los recursos (Sistemas MRP II ), y por último, una vez desarrollado los otros sistemas, se amplía el sistema a la planificación y control de otros departamentos de la empresa (Sistemas MRP III ), y de Justo a Tiempo (JIT, por sus siglas en inglés). ANGEL MORALES GONZAEZ xvi

22 INTRODUCCIÓN En múltiples aplicaciones se considera como sistema MRP II, a todos los avances posteriores al sistema MRP I; es decir, planeación de capacidad de recursos, e integración de todas las áreas funcionales de la empresa. Es interesante resaltar que mediante esta técnica se consigue coordinar conjuntamente las actividades de las distintas áreas de la industria de la construcción, lo cuál está de acuerdo con la concepción sistémica de la misma y es la mejor forma de conseguir beneficios sustanciales en la aplicación del MRP en dicha industria. Entonces, en el proyecto de tesis se propone, realizar un sistema de información basado en computadora, utilizando el sistema MRP. ANGEL MORALES GONZAEZ xvii

23 INTRODUCCIÓN 0.2 MARCO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO DE TESIS Ahora, se presenta a continuación las actividades para desarrollar el proyecto tesis, basado en una metodología para su creación [Galindo, 2005]: Actividades para el desarrollo de la tesis: Actividad 1 Identificar tema Recopilar documentación referente Analizar tema Definir propuesta Definir marco contextual y conceptual Actividad 2 Identificar la situación actual del Medio Ambiente Actividad 3 Analizar, evaluar y diagnosticar a los sistemas actuales semejantes al propuesto en la tesis Actividad 4 Definir la metodología a emplear para el desarrollo del sistema de información basado en computadora. Actividad 5 Desarrollar el sistema de información, en la Figura 0.1, se muestra el marco metodológico para el desarrollo de la tesis. Actividad 6 Presentar resultados obtenidos, evaluar resultados de la aplicación Actividad 7 Revisar el cumplimiento de los objetivos Actividad 8 Definir trabajos futuros Actividad 9 Conclusiones Actividad 10 Redactar tesis ANGEL MORALES GONZAEZ xviii

24 INTRODUCCIÓN 0.3 PRESENTACION DEL DOCUMENTO DE TESIS Contenido del documento de Tesis. El documento de tesis está constituido por cinco capítulos, los cuales conforman el contenido de investigación para la tesis, que a continuación se describen: Entonces, en el marco Metodológico, para el desarrollo de la tesis se describen las actividades para su creación y en cada una de las mismas describen los pasos para su desarrollo, consiguiendo con ello un orden para lograr el objetivo principal que es concluir la tesis. En el capítulo uno, se presenta el Marco Contextual que da un panorama general de los inicios del sistema MRP; asimismo, se presenta el Marco Conceptual, que resume los principales conceptos involucrados para la realización de la tesis. En el capítulo dos, se presenta el análisis de la situación actual, realizando un diagnóstico de los principales productores de software que apoyan a los inventarios con el sistema MRP, evaluando los principales sistemas; y de esta forma se justifica el proyecto de tesis. Se definen los objetivos y metas de la tesis. En el capítulo tres, continuar con el análisis, utilizando la metodología utilizada [Galindo, 2007], para el desarrollo del Proyecto de Tesis, así como el análisis del Medio Ambiente, las necesidades y la Propuesta General de Solución del nuevo Sistema de Información. En el capítulo cuatro, se revisará la Fase de Análisis del Sistema de Información Basado en Computadoras, se realizó el Diseño del sistema, la Construcción e Implantación de las interfaces de las entradas y salidas (Almacén de Datos), la base de datos y se maneja su Operación del Sistema de Información. En el capítulo cinco, se presenta la valoración de los objetivos, a través de los cuales se plantean los trabajos futuros necesarios y se exponen las conclusiones del Proyecto de Tesis. Por último, se presentan las referencias bibliográficas, las referencias de la Internet y los Anexos con la información complementaria. ANGEL MORALES GONZAEZ xix

25 SIBC BD SEGUIM IENTO M RP Plan de Requerim iento de Ma teria les ERP INTRODUCCIÓN Estructura de la Tesis y su relación con el documento correspondiente. Con base, a lo anterior, en seguida, se presenta el medio ambiente general donde se propone la mejora en un área de la industria de la Construcción, mostrando con esto el que será la estructura y el resultado del documento y Proyecto de Tesis: ANTES CAMBIO DESPUÉS Industria de la Construcción Introducción Presentación del Proyecto de Tesis Marco metodológico Presentación del documento de Tesis Industria de la Construcción (Mejorado) Situación Actual de la Industria de la Construcción (con alguna situación en un área o general) Otras Competencias Capítulo 1 Pirámide conceptual Descripción de elementos de la Tesis Capítulo 2 Análisis de los sistemas semejantes Justificación del Proyecto de Tesis Objetivo del Proyecto de Tesis Cómo llegar? S.I VENTAJAS DESVENTAJAS S.1 POCAS MUCHAS S.2 POCAS MUCHAS Situación Mejorada de la Industria de la Construcción Otras Competencias Modelo o idea a obtener. Sistema de información de Apoyo SISTEMA DE INFORMACIÓN Almacén Almacén Por medio de: Capítulo 3 F1 ANÁLISIS Metodología para el desarrollo del Sistema de Información Basado en Computadoras (LAGS) Conocimiento del Medio Ambiente Identificación de Necesidades de Apoyo Informático Propuesta General de Solución Para Obtener Capítulo 4 F2 Diseño F3 Construcción F4 Implantación F5 Operación del Sistema de Información Técnicas de: Cómo hacer? Observación Herramientas Con qué hacer? Metas o Producto Qué obtener en particular? Capítulo 5 Valoración de Objetivos, Trabajos futuros, Conclusiones del trabajo de Tesis. Bibliografía Referencias de la Internet Anexos Figura 0.1 Medio Ambiente General para proponer la mejora en un área de la Industria de la Construcción. [Galindo, 2005]. ANGEL MORALES GONZAEZ xx

26 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL En este capítulo, se presenta un panorama general de los inicios de MRP; asimismo se presentan los principales conceptos que integran este proyecto de tesis. 1.1 MARCO CONTEXTUAL Evolución de los sistemas MRP. Hasta alrededor de 1960, en los países más industrializados y hasta avanzada la década del 70, en los restantes, la programación de la producción por montaje se hacía mediante archivos que eran atendidos por verdaderos ejércitos de empleados, donde cada archivos representaba una pieza, componente, subensamble o ensamble. Establecido un plan de producción los responsables de los archivos correspondientes a los productos finales calculaban los requerimientos de componentes y productos necesarios para fabricarlos y los comunicaban a los encargados de los archivos respectivos, y así se seguía de unos a otros, a través de la red, hasta llegar a las primeras piezas, que solían venir de proveedores. A estos se les solía comunicar un plan de requerimientos, donde generalmente los tres primeros meses eran tomados como en firme y los siguientes tres como una estimación. Como es obvio, la forma de programar era lenta, rígida, y terreno fértil para toda clase de errores. Se fueron desarrollando así prácticas tendientes a mejorar los programas, a acumular grandes inventarios de partes y las industrias de montaje adquirieron un perfil paquidérmico, tan antieconómico como inflexible. Este panorama cambió radicalmente para la industria del montaje con dos adelantos fundamentales que nacieron y se desarrollaron en las décadas del 60 y el 70: el sistema MRP (Material Requierement Planning/ Planeación de los Requerimientos de Materiales) y la producción justo a tiempo, en la Tesis, se empleará la sigla MRP. En múltiples aplicaciones se considera como sistema MRP II, a todos los avances posteriores al sistema MRP I. Es decir, la planeación de capacidad de recursos, e integración de todas las áreas funcionales de la empresa. Es interesante, resaltar que, mediante este sistema se consigue coordinar conjuntamente las actividades de las distintas áreas de la empresa, lo cuál está de ANGEL MORALES GONZALEZ 1

27 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL acuerdo con la concepción sistémica de la misma y es la mejor forma de conseguir beneficios sustanciales en la aplicación del MRP. Ahora, se muestra en la siguiente tabla, la evolución y características de los sistemas MRP: Tabla 1.1 Características de los sistemas MRP y ERP SISTEMA MRP (o MRP I) AÑO DE INICIO EN LA CARACTERÍSTICAS INDUSTRIA 60 Y 70 Esta orientado a los productos, dado que, a partir de las necesidades de aprovisionamiento de materiales (programar inventarios y producción), se planean las componentes necesarios. Es prospectivo, pues la planificación se basa en las necesidades futuras de los productos. Sólo abarca la producción. Es una base de datos integrada que debe ser empleada por las diferentes áreas de la empresa. MRP II 80 Planifica la capacidad de recursos de la empresa y control de otros departamentos de la empresa. Principal punto de apoyo en la demanda, y estudios de mercado. Abarca más departamentos, no sólo producción si no también el de compras, calidad, financier. Surge del estudio del comportamiento de las empresas. Permite la mejora continua en cuanto a la calidad de los productos para, en caso de error replanificar la producción. Actúa en tiempo real. Mayor productividad. Tiene capacidad de simulación, de forma que permite determinar que ocurriría si se produjeran determinados cambios en las circunstancias del comportamiento del sistema productivo. (respecto a acontecimientos futuros) Mejora la capacidad organizativa con el fin de aumentar le competitividad. ERP 90 Bases de datos centralizadas Componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las operaciones. En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez. (Datos deben ser consistentes, completos y comunes). Las empresas deben modificar de sus procesos para alinearlos con los del sistema ERP. Un sistema ERP incluye un conjunto de aplicaciones ERP o módulos. Típicamente hay un software para cada unidad funcional. Tendencia actual es ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas industrias. APLICACIÓN Producción (Inventarios) Administración, Compras, Calidad, aspectos financieros Todas las áreas de la industria En la Tabla anterior, se muestran, las características de los sistemas MRP y ERP, así como su aplicación dentro de la industria. ANGEL MORALES GONZALEZ 2

28 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL Breve panorama de los sistemas ERP. Ahora, se describe que es un sistema de Planeación de Recursos de la Empresa, (por sus siglas en inglés: ERP, Enterprise Resource Planning); y que en la tesis, se emplearán las siglas ERP. En seguida se define que es un sistema ERP.- Es sistema integrado de información o Enterprise Resource Planning system (ERP) se define como un sistema de información para identificar, planear y controlar todos los recursos de la empresa, requeridos para tomar, hacer, embarcar y contabilizar las ordenes del clientes en una empresa de manufactura, distribución o servicio. [www.erp.com.mx]. En la siguiente figura, se muestra un panorama general, del sistema MRP que integran el sistema ERP, y que una parte fundamental de un sistema de información empresarial: SISTEMA MRP II SISTEMA MRP I SISTEMA ERP Figura 1.1 Esquema general de un sistema ERP [www.erp.com.mx]. ANGEL MORALES GONZALEZ 3

29 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL Descripción básica del funcionamiento de un sistema MRP. A continuación, se muestra el funcionamiento del sistema MRP, describiendo brevemente la interrelación de los tres elementos básicos del sistema de Planeación de Requerimientos de Materiales, el MPS recibe los pedidos (procedentes de mercadotecnia) y, en base a la demanda de los clientes fijos y los pronósticos de la demanda de clientes aleatorios se determina el Plan Maestro de Producción, que responde esencialmente a las preguntas de qué se debe fabricar y cuándo, dentro de una política de un plan agregado de producción. Este plan maestro se combina con la estructura del producto, y con los archivos de la lista de inventarios procesándose en el sistema MRP que a su vez emite los programas de producción y/o aprovisionamiento. Este ciclo se modifica de acuerdo a la factibilidad de los programas emitidos por el MRP: Figura 1.2 Esquema general de un sistema MRP ANGEL MORALES GONZALEZ 4

30 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL Ahora, de la figura 1.2, se describen los tres elementos básicos de un sistema MRP: Plan Maestro de Producción, (por sus siglas en inglés: MPS, Master Production Schedule).- Nos indica en base a los pedidos de los clientes y los pronósticos de demanda, qué productos finales hay que fabricar y en qué plazos debe tenerse terminados. El cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto) Estructura del Producto o Lista de Materiales, (por sus siglas en inglés: BOM, Bill Of Materials).- Es el despiece de cualquier conjunto complejo que se produzca es un instrumento básico de los departamentos de ingeniería de diseño para la realización de su cometido. Tanto para la especificación de las características de los elementos que componen el conjunto como para los estudios de mejora de diseños y de métodos en producción. Desde el punto de vista del control de la producción interesa la especificación detallada de las componentes que intervienen en el conjunto final, mostrando las sucesivas etapas de la fabricación. La estructura de fabricación es la lista precisa y completa de todos los materiales y componentes que se requieren para la fabricación o montaje del producto final, reflejando el modo en que la misma se realiza. Entonces, en la Figura 1.3, se muestra un esquema de la Estructura de un Producto en forma general: NIVEL 0 Estructura del producto (BOM) PRODUCTO FINAL A (1) Los números entre parentesis indican la cantidad del componente que se necesita para elaborar el subproducto o producto del siguiente nivel El nivel indica el grado de elaboración 1 B (2) C (3) 2 D (1) E (4) F (2) G (5) H (4) Figura 1.3 Estructura del Producto (BOM) ANGEL MORALES GONZALEZ 5

31 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL Stock.- El estado del inventario, que considera las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas. Para el cálculo de las necesidades de materiales que genera la realización del plan maestro de producción se necesitan evaluar las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los materiales y componentes que intervienen, según especifican las listas de materiales. En la Figura 1.4, se muestra en un sistema de planeación de requerimientos de materiales que es un factor importante para obtener el éxito de la Industria de la Construcción dado que integra los elementos de Industria: Figura 1.4 Sistema de planeación de requerimientos de materiales [Aldana, 2004] ANGEL MORALES GONZALEZ 6

32 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL La Pequeña y Mediana Empresa (PYME) en México PYME es el acrónimo de Pequeñas y Medianas Empresas, que para este proyecto de tesis se utilizará; y que se refiere a todas las micro, pequeñas y medianas empresas. Para lograr una completa comprensión de lo que es una PYME no basta con una definición. En México la principal variable para definir una microempresa es el número de empleados con los que cuenta la compañía; se establecieron los siguientes parámetros: [www.diariooficial.gob.mx]. Tabla 1.2 Clasificación de las PYMES por número de trabajadores. Clasificación por Número de Trabajadores Sector / Tamaño Industria Comercio Servicios Microempresa Pequeña Empresa Mediana Empresa Gran Empresa 251 o más 101 o más 101 o más Fuente: Diario Oficial de la Federación México, 30 de diciembre de 2002 En el ámbito mundial, la definición está basada en cantidad de empleados, volúmenes de ventas o resultados contables; como ejemplo tenemos Europa: Tabla 1.3 Clasificación de las PYME en Europa. [www.eif.eu.int] Categoría Empresarial Empleados Volumen de ventas Hoja de Balance Tamaño mediano < 250 < 50 millones < 43 millones Pequeña < 50 < 10 millones < 10 millones Micro < 10 < 2 millones < 2 millones Fuente: The European Investment Bank and the European Investment Fund Hoy en día las PYMES son indispensables debido al peso que ejercen en la generación de empleo y aportación al PIB, además de haber contribuido al desarrollo de muchos países. Un ejemplo es la Unión Europea, en donde de sus 19 millones de empresas registradas, el 93% cuenta con menos de 10 empleados y sólo el 1% cuenta con más de 249 trabajadores. Por su parte, en Estados Unidos el 50% son microempresas. En México, la microempresa juega un papel determinante. De acuerdo con el Sistema de Información Empresarial Mexicano (SIEM), la microempresa representa 91%, la pequeña 6%, la mediana 2% y la grande 1% del universo ANGEL MORALES GONZALEZ 7

33 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL empresarial y de acuerdo a cifras recientes del INEGI de 2005, las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas dan empleo a 15.6 millones de personas quienes representan 38.7% de la población ocupada. Se ha escogido este punto de vista para el tratamiento de este tema, porque al ser el sistema MRP, para una PYME una filosofía de trabajo para la pequeña y la mediana industria mexicana en la que se relacionan los diferentes departamentos de una organización, éste busca entender las interrelaciones dentro y entre los subsistemas, así como entre la organización y su medio ambiente. A continuación se presenta una clasificación de empresas, de acuerdo con el uso que hacen de Sistema MRP: Tabla 1.4 Clasificación de las Industrias Medianas de la Construcción usurias del Sistema MRP. [Garcia, 1995] CARACTERÍSTICAS Uso del sistema para gestionar la empresa Trabaja en todas, o virtualmente en todas, las áreas de la empresa Rendimiento excepcional Uso del sistema para programar pedidos y cargas Trabaja fundamentalmente en fabricación y materiales Muy buenos resultados Uso del sistema para emitir pedidos Trabaja fundamentalmente en fabricación y materiales Trabaja en proceso de datos y dista mucho de los demás Es contemplado como otro fracaso de la computación Resultados: desilusión, frustración y derroche de tiempo y dinero CLASE % de eficiencia A B C D <50 La industria mediana de la construcción en México no se caracteriza por ser gran usuaria de Sistema MRP, por lo que, de acuerdo con la clasificación mostrada, se encuentran en la clase D. Esto representa un campo de grandes oportunidades para analizar por qué estas filosofías sistémicas de trabajo no han mejorado en México dentro de las industrias medianas de la construcción. Ahora bien, se presenta a continuación, el marco conceptual, donde se definirán los principales conceptos que intervienen, en el Proyecto de Tesis: ANGEL MORALES GONZALEZ 8

34 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL 1.2 MARCO CONCEPTUAL Una vez comentado el entorno contextual, en el que ubica el medio ambiente del proyecto de tesis, ahora, se presentan los conceptos principales para ello, se emplea una estructura denominada pirámide conceptual [Galindo, 2005] Pirámide de conceptos En la figura 1.5, se muestra en forma de pirámide donde se muestran los principales conceptos de forma general que se emplearon en el proyecto de tesis: Figura 1.5 Pirámide de conceptos del proyecto de tesis Breve descripción de los términos principales representados en la pirámide de conceptos Después de haber mostrado los principales conceptos que se utilizan en el proyecto de tesis, en la pirámide, se hace una breve descripción de los mismos: ANGEL MORALES GONZALEZ 9

35 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL SISTEMA: Es una serie de elementos interrelacionados que realizan alguna actividad, función u operación. Se puede definir también como un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo. [Van Gigch, 2001]. ADMINISTRACION: Conjunto de procesos de planificación, organización, ejecución, coordinación y control que se ejercen en un organismo social para que alcance sus objetivos [Muñoz, Pérez, 1989]. SUMINISTRO: Provisión, por lo general regular y en cantidad importante; como la de víveres, utensilios y pertrechos a las tropas, a los detenidos o presos./abastecimiento. INDUSTRIA: Conjunto de operaciones materiales ejecutadas para la obtención, transformación o transporte de uno o varios productos naturales. INFORMACION: Es un conjunto de datos que al relacionarse adquieren sentido o un valor de contexto o de cambio. PLANEACIÓN: Es el sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio de circunstancias. [Munch, García, 2004]. SISTEMA DE INFORMACIÓN: Un sistema de información se puede definir como el conjunto de funciones y procedimientos encaminados a la captación, desarrollo, recuperación, almacenamiento, etc., de información en el seno de una organización. MATERIALES: Son los principales recursos que se usan en la producción. Estos se transforman en bienes terminados con la adición de mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. CONSTRUCCIÓN: La construcción es el arte o técnica construir, es decir, de hacer o realizar las obras de un edificio o de hacer y llevar a buen fin la realización de una obra pública o de ingeniería civil. SEGUIMIENTO: Proceso mediante el cual se recopilan sistemáticamente y con cierta regularidad los datos referidos al desarrollo de un programa a lo largo del tiempo. EVALUACIÓN: Describe el proceso de evaluar de acuerdo con un criterio de reglas de interpretación y valoración, definidas para la toma de decisiones y para la mejora. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN: Corresponden con metodologías, sistemas complejos, técnicas y herramientas, tanto de software, como de hardware y de telecomunicaciones, que se agrupan e interactúan para proporcionar soluciones ANGEL MORALES GONZALEZ 10

36 CAPÍTULO 1.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL integrales completas en diversos ámbitos de la administración, las finanzas, la producción y la automatización de las operaciones en los diferentes niveles de funcionamiento de una organización. [Galindo, 2005] SISTEMA DE INFORMACIÓN: Un sistema de información es un conjunto de actividades básicas que permiten la captura, almacenamiento, comprobación, manipulación, integración y análisis de Datos. En resumen, en este capítulo, se realizó una breve descripción del Contexto de los sistemas MRP, asimismo se muestra los principales documentos básicos del sistema MRP, así como también se describe su procedimiento. Continuando con los principales conceptos involucrados para la realización del Proyecto de Tesis, representados en la pirámide de conceptos; y describiendo cada uno de ellos. En el siguiente capítulo, se realizará un análisis de la situación actual, de los sistemas que existen, para realizar un diagnóstico, justificando así el Proyecto de Tesis. ANGEL MORALES GONZALEZ 11

37 CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL En el capítulo anterior, se definieron los principales conceptos que interviene en el proyecto de tesis; en este capítulo, se presenta un panorama de los principales productores de software que apoyan la planeación de requerimiento de materiales, se analizan sus ventajas y desventajas, y así se justifica la realización de este proyecto de tesis. 2.1 EVALUACIÓN DE SISTEMAS SEMEJANTES A continuación, se realiza una evaluación de los principales sistemas de software que existen en el mercado orientados al seguimiento de la planeación de requerimiento de materiales, en el caso, de la Industria de la Construcción, que dentro de sus módulos consideran el sistema MRP: Sistema manejador de Base de Datos de la empresa Oracle [www.oracle.com]. Ventajas: Tiene aplicación para la industria automotriz, electrónica e industria petrolera. Desventajas: No cuenta con una aplicación para la industria de la construcción, el costo de la Licencia gira entre doscientos mil dólares y un millón quinientos mil dólares, y su implantación es demasiado costosa Sistema ERP de la empresa SAP [www.sap.com/mexico/index.epx]. Ventajas: Tiene aplicación para la industria automotriz, electrónica, farmacéutica e industria petrolera. Desventajas: No cuenta con una aplicación para la industria de la construcción, el costo de la Licencia oscila entre doscientos mil dólares y dos millones quinientos mil dólares, y su implantación es demasiado costosa Sistema ERP de la empresa PeopleSoft [www.peoplesoft.com]. Ventajas: Se aplica a la industria automotriz y manufacturera Desventajas: No cuenta con una aplicación para la industria de la construcción, el costo de la Licencia oscila entre doscientos mil dólares y un millón quinientos mil dólares, y su implantación es demasiado costosa. ANGEL MORALES GONZALEZ 12

38 CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Ahora, en la siguiente Tabla, se muestran las ventajas y desventajas de los sistemas semejantes, al que se pretende en el Proyecto de Tesis: Tabla 2.1 Proveedores de sistema en general, ventajas y desventajas [Benchmarking, 2005] SISTEMA VENTAJAS DESVENTAJAS Oracle Se aplica a la: industria Cuenta con un porcentaje de automotriz, electrónica, planeación menor a un 50%, no manufacturera e industria cuenta con aplicaciones hacia petrolera. la industria de la construcción, los costos son muy elevados tanto para la licencia como para SAP Se aplica a la industria automotriz, electrónica, manufacturera, petrolera y farmacéutica. PeopleSoft Se aplica a la industria automotriz y manufacturera. su implantación. Cuenta con un porcentaje de planeación menor a un 40%, no cuenta con aplicaciones hacia la industria de la construcción, los costos son muy elevados tanto para la licencia como para su implantación. Cuenta con un porcentaje de planeación menor a un 40%, no cuenta con aplicaciones hacia la industria de la construcción, ya que su campo de aplicación es muy reducido, los costos son muy elevados tanto para la licencia como para su implantación. ANGEL MORALES GONZALEZ 13

39 CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL Además en la siguiente tabla, se muestran, los principales proveedores en el mercado de los ERP (Planeación de Recursos de la Empresa), aplicación integrada de gestión, modular y que cumple las necesidades de las distintas áreas de negocio de una empresa cualquiera [SAP AG, 2001]: Tabla 2.2 Proveedores de sistema ERP y sus costos [Aldana, 2004]. Proveedores Producto Pais de Origen Great Plains (Microsoft) Solomon Software Estados Unidos Directa Venta Costo por licencia (en miles de dólares) 30 a 50 Consultor promedio por día (en dólares) 400 a 800 QAD MFG PRO Estados Directa 50 a a 800 Unidos Invensys No disponible Holanda Invensys 200 a (antes Baan) Estados Unidos JDEdwards OneWorld Estados Directa 150 a 1, Unidos PeopleSoft PeopleSoft Estados Directa 200 a 1, Unidos Oracle Oracle Aps Estados Directa 200 a 1,500 1,000 Unidos SAP- ERP R/3 mysap Alemania Directa 200 a 2,000 1,200 Empiria ERP Estados Directa 80 a a 700- Unidos Power Business Estados Directa 50 a a 600 Dashboard Intelligence Unidos tableros de control. KPI s Kepler Kepler - ERP Estados Directa 40 a a 500 Unidos A continuación, conforme a lo antes mostrado, se justificará el Proyecto de Tesis. ANGEL MORALES GONZALEZ 14

40 CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 2.2 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE TESIS Como se observa del análisis anterior no hay un producto o Sistema de Información, que permita desarrollar, controlar y costear adecuadamente y en forma completa los proyectos de la Industria de la Construcción, por lo tanto, la planeación y su correspondiente seguimiento de los requerimientos de materiales de la Industria de la Construcción, y sobre todo continuar siguiendo paso a paso de una a otra etapa para evitar los desvíos referidos para la industria de la construcción, sobre todo la justificación, para elaborar este proyecto es debido a los altos costos de las compañías que distribuyen y/o construyen dicho software. Por lo tanto, se propone en el Proyecto de Tesis desarrollar un Sistema de Información Basado en Computadoras que permita apoyar al Seguimiento de la Planeación de Requerimientos de Materiales de la Industria de la Construcción en el contexto de un sistema MRP. 2.3 DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Para conseguir lo anterior, se deben de establecer objetivos que son lo fundamento par el desarrollo del proyecto de tesis, que a continuación se definen Objetivo general Desarrollar un sistema de información de seguimiento de la planeación de requerimientos de materiales, para apoyar a la subdirección de Almacén en la administración de los materiales en una Industria Mediana de la Construcción Mexicana. Objetivos específicos Analizar el medio ambiente General de una Industria Mediana de la Construcción y en particular la Subdirección de Almacén para obtener la situación actual. Conocer el estado actual de los sistemas de planeación existentes que apoyan a la industria mediana de la construcción para mejorar su competitividad, capacidad informática y servicio al cliente; Analizar, diseñar, construir un sistema de información basado en computadora para apoyar a la planeación de la industria de la construcción. ANGEL MORALES GONZALEZ 15

41 CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL En sí, se desea crear una estructura como la siguiente: ERP MRP SIBC BD SEGUIMIENTO Plan de Requerimiento de Materiales Evaluación Figura 2.1 Estructura propuesta del Sistema de Información Basado por Computadora. En síntesis, en este capítulo se presentó una descripción de la situación en el mercado de productores de software, se realizó una evaluación de las ventajas y desventajas que se presentan el los sistemas más que consideran en alguno de sus módulos el sistema MRP, asimismo se realizó la Justificación y los Objetivos del proyecto de tesis. En el siguiente capítulo, se presentará la Metodología que se propone para desarrollar el proyecto de tesis, considerando cada una de sus etapas. ANGEL MORALES GONZALEZ 16

42 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En el capítulo anterior se definieron la situación actual de los principales sistemas que existen en el mercado y su evaluación de las mismas y una descripción general del Sistema de Información a desarrollar; por lo tanto se tiene un panorama general del Proyecto de Tesis. Entonces, ahora se inicia su desarrollo presentando la metodología para el mismo y su primera fase. 3.1 METODOLOGÍA A APLICAR PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORA [LGS, 2007]. La metodología a utilizar para este proyecto será, la metodología LGS, que fue desarrollada por Galindo [Galindo, 2007]. A continuación, en la figura 3.1, se describe cada una de las fases de la metodología LGS: METODOLOGÍA PARA DESARROLLAR: SISTEMAS DE INFORMACIÓN BASADOS EN COMPUTADORAS (LGS) Marzo de 2007 FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 4.- IMPLEMENTACIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente 2.1 Revisión de la Propuesta del Análisis 3.1 Construcción de Programas y/o Modelos 4.1 Preparación de la Implementación 5.1 Proceso de Problemas Reportados 1.2 Análisis, Evaluación y Diagnóstico del Sistema Actual 2.2 Diseño Preliminar 3.2 Desarrollo de Procedimientos de usuario 4.2 Verificar Condiciones para la Implementación 5.2 Proceso de Solicitudes de Cambios 1.3 Propuesta General de Solución 2.3 Diseño Detallado 3.3 Pruebas y Aceptación del Sistema 4.3 Reporte de la Implementación del Sistema 5.3 Modificaciones al Sistema 1.4 Reporte del Análisis 2.4 Reporte del Diseño 3.4 Reporte de la Construcción del Sistema 5.4 Revisión y Evaluación del Comportamiento 5.5 Identificación de Nuevas Necesidades Figura 3.1 Metodología LGS para el desarrollo de Sistemas de Información Basados en Computadoras. [Galindo, 2007]. ANGEL MORALES GONZALEZ 17

43 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A continuación se define cada una de las fases en forma general la metodología LGS para la Construcción de Sistemas de información Basados en Computadoras [Galindo, 2007]. FASE 1 Análisis.- Es la primer fase del Ciclo de Vida del Sistema de Información, y se define la satisfacción de una necesidad y los recursos necesarios y se enfoca en dividir un problema en partes y desarrollar soluciones, de las actividades del usuario y su óptica del problema, el conocimiento de las actividades del usuario y su óptica del problema es un requisito a cubrir. FASE 2 Diseño.- El diseño recibe del análisis, la propuesta general de solución y genera actividades para crear el sistema, que sirvan de guía a las etapas posteriores. FASE 3 Construcción del Sistema.- En esta fase, se desarrollan programas y procesos para instalarse en un entorno de computadoras que sean útiles a la empresa o industria. FASE 4 Implantación.- En esta fase del ciclo de vida, se define la integración del Hardware y software y pruebas de los programas del sistema hasta ponerlos totalmente operacionales. FASE 5 Operación y Mantenimiento.- Es la aplicación real del sistema a la producción y las actividades necesarias para los problemas que se presenten en el sistema. En seguida, en la tabla 3.1, se muestra la metodología para el desarrollo de Sistemas de Información Basados en Computadoras, considerando las fases, actividades de cada fase, herramientas que nos ayudan a lograr las metas: ANGEL MORALES GONZALEZ 18

44 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 3.1 Marco Metodológico para el Desarrollo del sistema de Información [Galindo, 2007] METODOLOGÍA Qué hacer general? Fase 1 Análisis Fase 2 Diseño del Sistema de Información Fase 3 Construcción del Sistema de Información Fase 4 Implantación del Sistema de Información Fase 5 Operación y Mantenimiento del Sistema de Información ACTIVIDAD Qué hacer particular? Subfase 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente. Actividad Conocer el Medio Ambiente General. Actividad Identificar la Estructura Organizacional de la Empresa y del Área Donde se Desarrollará el Sistema. Actividad Conocer el medio Ambiente Particular. Actividad Identificar las Funciones que se Realizan en el Área Particular ( Qué hacen?). Actividad Elaborar un Diagrama de Funcionamiento del Sistema Actual ( Cómo se transforma?). Actividad Identificar los Procesos Actuales ( Cómo lo hacen). Actividad Identificar y Recopilar u Obtener Todo Tipo de Documentación o Información. Actividad Identificar o Definir los Alcances del Sistema: Actual y Futuro. Subfase 1.2 Análisis, Evaluación y Diagnóstico del Sistema Actual Actividad Identificación de las Necesidades de Información por Elementos Sistémicos. Actividad Identificación de Posibles Elementos Sistémicos: Entradas, Salidas, Procesos, Controles, Datos, Tiempos, Volúmenes, etc. Es decir: Creación de la: Tabla Sistémica [Galindo, 2007]l. Actividad Evaluación y Diagnóstico del Sistema de Información Actual. Subfase 1.3 Propuesta General de Solución. Actividad Elaboración del Plan de Trabajo (detallado). Actividad Elaboración del Diagrama de Flujo del Nuevo Sistema. Actividad Definición de la Estructura del Nuevo Sistema. Creación de las Tablas Sistémica y Metodológica del Nuevo Sistema. Actividad Definición del Nuevo Marco Normativo. Actividad Análisis del Costo/Beneficio de la Creación del Nuevo Sistema. Subfase 1.4 Reporte del Análisis (Elaborar documento o reporte con la propuesta general para la construcción del nuevo sistema). Subfase 2.1. Revisión de la propuesta General de Solución y Análisis. Subfase 2.2. Diseño Preliminar. Actividad Diseño y construcción de la Interfase Módulo de Extracción de Datos. Actividad Diseño, Construcción e Implantación de la Interfase de Cálculo. Actividad Diseño, Construcción e Implantación del Módulo de Carga de datos al SAP. Actividad Diseño, Construcción e Implantación de la interfase de: Módulo de Acceso al Sistema de Información. Actividad Diseño de Base de Datos. Actividad Implantación Total del Sistema de Información. Actividad Diseño, Construcción e Implantación del Sistema MRP. Construcción en el lenguaje de programación correspondiente de los elementos del Sistema: Entradas, Salidas, procesos, controles, distribuciones para el Usuario. Implantación de la Base de Datos Implantación de las Entradas, procesos, Salidas, controles para el Usuario. Implantación de la Base de Datos Preparación, Ejecución, Posprocesamiento. -Operar el Sistema en forma normal. -Revisar para detectar posibles problemáticas. -Dar Mantenimiento y adecuación de acuerdo a necesidades del Usuario. TECNICAS Cómo hacer? Observación y entrevistas, elaboración de Cuestionarios Diagramas de Flujo de Datos (DFD) Mapas Mentales Casos de uso modificados Cómo redactar objetivos Recopilación de documentos Entrevistas, Recopilación de documentos. Diagramad de flujo Modelo entidad relación Diseño de Base de datos Entrevistas Programación Puesta en ambiente de Producción por medio del Sistema MRP Realizar una revisión de la información obtenida en las fases anteriores HERRAMIENTAS Con qué hacer? Procesador de Textos Power Point Procesador de Textos Lenguajes de Computación Procesador de Textos Visual Basic Sistemas para activar los programas en el ambiente de Producción Sistemas para activar los programas en el ambiente de Producción METAS Qué obtener en particular? Identificar el medio y las áreas donde se genera el problema Analizar la problemática y elaborar una propuesta general de solución. Elaboración de un Sistema de información que cumpla con las expectativas definidas. Construir el sistema de Información para la toma de decisiones. Integración a los Sistemas Saber que se cuenta con la Información necesaria para la operación del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 19

45 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 3.2 FASE 1 ANÁLISIS. SUBFASE 1.1 CONOCIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE. Una vez expuesta la metodología, se prosigue a aplicar la Fase 1, de Análisis, realizando una descripción de la actividad, presentando las técnicas a emplear, las herramientas y los resultados obtenidos en cada actividad. Esta fase, se describe mediante el siguiente esquema: FASE 1 ANÁLISIS Para el Desarrollo del SIBC SUBFASE 1.1 CONOCIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE ACTIVIDAD Conocer el Medio Ambiente General ACTIVIDAD Identificar la: Estructura organizacional de la empresa y del área donde se desarrollará el sistema ( Dónde esta?) ACTIVIDAD Conocer el medio ambiente particular ACTIVIDAD Identificar las Funciones que se realizan en el área ( Qué hacer?) ACTIVIDAD Elaborar un Diagrama de funcionamiento del sistema actual ( Cómo se transforma?) SUBFASE 1.2 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ACTUAL ACTIVIDAD Identificación de las necesidades de su información por enfoque y elementos sistémicos ACTIVIDAD Identificación de posibles elementos sistémicos: entradas, salidas, procesos, controles, datos, tiempos, volúmenes, etc. Es decir: Creación de la: "Tabla Sistemica" [Galindo, 2007] ACTIVIDAD Evaluación y diagnóstico del sistema de información actual SUBFASE 1.3 PROPUESTA GENERAL DE SOLUCIÓN ACTIVIDAD Elaboración del Plan de Trabajo (detallado) ACTIVIDAD Elaboración del Diagrama de Flujo del nuevo sistema ACTIVIDAD Definición de la estructura del nuevo sistema. Creación de las "Tablas Sistémica y Metodológica" del nuevo sistema ACTIVIDAD Definición del nuevo marco normativo ACTIVIDAD Análisis del Costo/Beneficio de la creación del nuevo sistema ACTIVIDAD Identificar los procesos actuales ( Cómo lo hacen?) ACTIVIDAD Identificar y recopilar u obtener todo tipo de documentación o información SUBFASE 1.4 Elaborar documento o reporte con la propuesta general para la construcción del nuevo sistema FASE 2. DISEÑO Para el desarrollo del SIBC ACTIVIDAD Identificar o definir los alcances del sistema: Actual y futuro Figura 3.2 Diagrama de la Metodología LGS, para su Fase 1 de Análisis del Sistemas de Información Basados en Computadoras [Galindo, 2007] ANGEL MORALES GONZALEZ 20

46 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En la primera subfase.- Identificar el medio ambiente y las áreas en donde se desenvuelve el problema, así como los elementos y relaciones fundamentales que serán objeto de estudio (Conocer el pasado (Ayer)). Ahora, se describen, las actividades a desarrollar de la Fase 1. Análisis del Sistema de Información Basado en Computadoras. FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. FASE 4.- IMPLANTACIÓN SUBFASE 1.1 CONOCIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE SUBFASE 1.2 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ACTUAL SUBFASE 1.3 PROPUESTA GENERAL DE SOLUCIÓN Figura 3.3 Diagrama de la Metodología LGS, para su Fase 1 de Análisis del Sistemas de Información Basados en Computadoras y su Subfase 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente Actividad Conocer el Medio Ambiente General. El conocer el Medio ambiente General ayuda para desarrollar la elaboración del proyecto de tesis, y en particular el Sistema de Información, es necesario conocer previamente en términos generales, la naturaleza del problema en cuestión, por tal motivo es necesario investigar los antecedentes de la situación a tratar. En la siguiente, figura se muestra el medio ambiente holístico de la Industria de la Construcción; que ayuda a conocer su entorno, y sus interrelaciones con los demás subsistemas: ANGEL MORALES GONZALEZ 21

47 East West North 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Medio ambiente holístico de la Industria de la Construcción SECRETARÍA DE ECONOMÍA LEYES Y REGLAMENTOS DE CONSTRUCCIÓN SHCP PROYECTOS Proveedores Industria Clientes ENTORNO Figura 3.4 Entorno en forma holística de la Industria de la construcción Ahora, se describe el marco normativo del proceso actual, es decir, se obtiene la normatividad que actualmente rige al proceso específico donde se desarrollará el Sistema de Información Basado en Computadora. A continuación, se muestra un panorama de las normas utilizadas para la calidad del software: (SPICE) ISO/IEC TR Proceso de Mejora de la Capacidad de Determinación del Software (por sus siglas en inglés: SPICE, Software Process Improvement Capability determination). ANGEL MORALES GONZALEZ 22

48 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN El modelo describe los procesos que una organización puede ejecutar, adquirir, suplir, desarrollar, operar, evolucionar, brindar soporte de software y todas las practicas genéricas que caracterizan las potencialidades de estos procesos. El SPICE consta de las siguientes partes: Parte 1: Conceptos y guía de introducción (Concepts and introductory Guide) Parte 2: Un modelo para la administración de procesos (A model for process management) Parte 3: Rating de los procesos (Rating process) Parte 4: Guía para conducir las evaluaciones (Guide to conducting assesment) Parte 5: Construcción, selección y uso de las herramientas e instrumentos de evaluación (Construction, selection and use of assesment instrument and tools) Parte 6: Cualificación y entrenamiento de los asesores (Qualification and training of assessors) Parte 7: Guía para usarse en el mejoramiento de los procesos (Guide for use in process improvement) Parte 8: Guía para usarse en la determinación capacidad de procesos de terceros (Guide for use in determining supplier processs capability) Parte 9: Vocabulario (Vocabulary) CMM CMMI El modelo de madurez de las capacidades Integradas (por sus siglas en inglés: CMM- CMMI, Capability Maturity Model Integrated). El CMM - CMMI es un modelo de calidad del software que clasifica las empresas en niveles de madurez. Estos niveles sirven para conocer la madurez de los procesos que se realizan para producir software. Los niveles CMM - CMMI son 5: Inicial o Nivel 1 CMM - CMMI. Este es el nivel en donde están todas las empresas que no tienen procesos. Los presupuestos se disparan, no es posible entregar el proyecto en fechas, te tienes que quedar durante noches y fines de semana para terminar un proyecto. No hay control sobre el estado del proyecto, el desarrollo del proyecto es completamente opaco, no sabes lo que pasa en él. Repetible o Nivel 2 CMM - CMMI. Quiere decir que el éxito de los resultados obtenidos se pueden repetir. La principal diferencia entre este nivel y el anterior es ANGEL MORALES GONZALEZ 23

49 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN que el proyecto es gestionado y controlado durante el desarrollo del mismo. El desarrollo no es opaco y se puede saber el estado del proyecto en todo momento. Definido o Nivel 3 CMM - CMMI. Resumiéndolo mucho, este alcanzar este nivel significa que la forma de desarrollar proyectos (gestión e ingeniería) esta definida, por definida quiere decir que esta establecida, documentada y que existen métricas (obtención de datos objetivos) para la consecución de objetivos concretos. La mayoría de las empresas que llegan al nivel 3 paran aquí, ya que es un nivel que proporciona muchos beneficios y no ven la necesidad de ir más allá porque tienen cubiertas la mayoría de sus necesidades. Cuantitativamente Gestionado o Nivel 4 CMM - CMMI. Los proyectos usan objetivos medibles para alcanzar las necesidades de los clientes y la organización. Se usan métricas para gestionar la organización. Optimizado o Nivel 5 CMM - CMMI. Los procesos de los proyectos y de la organización están orientados a la mejora de las actividades. Mejoras incrementales e innovadoras de los procesos que mediante métricas son identificadas, evaluadas y puestas en práctica. Normalmente las empresas que intentan alcanzar los niveles 4 y 5 lo realizan simultáneamente ya que están muy relacionados. La implantación de un modelo de estas características es un proceso largo y costoso que puede costar varios años de esfuerzo. Norma ISO 9000: Calidad de Software ISO 9001:2000. Modelo para conseguir la calidad total en el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio post-venta. ISO :1991. Guía para la aplicación de la norma ISO 9001 al desarrollo, suministro y mantenimiento de software. En todo caso, nos certificaríamos según ISO No añade ni cambia los requerimientos de la ISO Los amplia y aclara. Otras normas aplicables: ISO :1994. Gestión de la calidad y elementos del sistema de calidad (Guía per establecer el QA). ISO 8402:1994. Gestión de la calidad y garantía de la calidad. Vocabulario. ISO 12207:1995. Procesos del ciclo de vida del software. ISO/IEC 9126:1991. Características de la calidad de un producto software. ISO/IEC 12119:1995. Productos software: evaluación y test. ISO/IEC 14102:1995. Guía para la evaluación y selección de herramientas CASE. ANGEL MORALES GONZALEZ 24

50 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Ahora, se describen algunas técnicas, para el modelado de Software: Lenguaje Unificado de Modelado (por sus siglas en inglés: UML, Unified Modeling Language) es el lenguaje de modelado de sistemas de software más conocido y utilizado en la actualidad. Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema de software. UML ofrece un estándar para describir un "plano" del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocios y funciones del sistema, y aspectos concretos como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes de software reutilizables. Es importante resaltar que UML es un "lenguaje" para especificar y no para describir métodos o procesos. Se utiliza para definir un sistema de software, para detallar los artefactos en el sistema y para documentar y construir. En otras palabras, es el lenguaje en el que está descrito el modelo. Se puede aplicar en una gran variedad de formas para dar soporte a una metodología de desarrollo de software (tal como el Proceso Unificado Racional), pero no especifica en sí mismo qué metodología o proceso usar. Herramientas UML: Diagramas de caso de uso Diagrama de clases Diagrama de estados Diagrama de secuencias Diagrama de actividades Diagrama de colaboraciones Diagrama de componentes Diagrama de distribución Una vez que conozcamos las herramientas usaremos en cada momento las más adecuadas a nuestras necesidades. RUP El Proceso Unificado Racional (por sus siglas en inglés: RUP, Rational Unified Process) es un proceso de desarrollo de software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodología estándar más utilizada para el análisis, implementación y documentación de sistemas orientados a objetos. El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada organización. ANGEL MORALES GONZALEZ 25

51 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN También se conoce por este nombre al software desarrollado por Rational, hoy propiedad de IBM, el cual incluye información entrelazada de diversos artefactos y descripciones de las diversas actividades. El RUP divide el proceso de desarrollo en ciclos, teniendo un producto final al culminar cada una de ellos, estos a la vez se dividen en fases donde se debe tomar una decisión importante: Concepción: se hace un plan de fases, se identifican los principales casos de uso y se identifican los riesgos Elaboración: se hace un plan de proyecto, se completan los casos de uso y se eliminan los riesgos Construcción: se concentra en la elaboración de un producto totalmente operativo y eficiente y el manual de usuario Transición: se Instala el producto en el cliente y se entrena a los usuarios. Como consecuencia de esto suelen surgir nuevos requisitos a ser analizados. Mantenimiento: una vez instalado el producto, el usuario realiza requerimientos de ajuste, esto se hace de acuerdo a solicitudes generadas como consecuencia del interactuar con el producto. Estas, normas no son aplicadas a las industrias medianas de la construcción, y sobre todo en la mayoria de empresas grandes de México, y solo sirven para evaluar el software implantado, en el Modelo CMM, como por ejemplo Pemex a alcanzado el Nivel 2 [Fuente: Galindo]. La técnica de UML, no es una metodología solo es una herramienta de Apoyo; y lo que corresponde a El Proceso Unificado Racional, no es una metodología completa, pues no considera, el análisis que es indispensable desde el punto de vista sistémico. La metodología LGS, para la cración de Sistemas de Información Basada en Computadoras, es robusta y se ha aplicado a más de 2,000 proyectos que estan funcionado en la actualidad. A continuación, se describen las normatividades que rigen a la Industria de la Construcción: Reglamento de Construcción para el D.F. [www.df.gob.mx]. Ley de Urbanismo y Construcción. [www.df.gob.mx]. Las Leyes varían según el Estado de la República. [www.normateca.gob.mx]. ANGEL MORALES GONZALEZ 26

52 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividad Identificar la: estructura organizacional de una industria de la construcción y del área donde se desarrollará el sistema. Para el desarrollo de la elaboración del proyecto del sistemas de información basado en computadora, es necesario conocer previamente en términos generales, la naturaleza del problema en cuestión, por tal motivo es necesario investigar la estructura básica de una industria de la Construcción prototípica (modelo o caso de estudio) en México; para conocer el área de oportunidad. Entonces, la estructura organizacional correspondiente se presenta a continuación: DIRECTOR GENERAL DIRECTOR OBRAS DIRECTOR DE PROYECTOS DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECTOR DE OBRA SUBDIRECTOR DE PROYECTOS SUBDIRECTOR DE CONTABILIDAD SUBDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN SUBDIRECTOR DE ALMACÉN ÁREA DONDE SE IMPLANTARÁ EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Figura 3.5 Organigrama (Básico) de una Industria Prototipo de la Construcción [Fuente Propia] Como se muestra en el Organigrama anterior el área de oportunidad, para realizar el Proyecto de Tesis es el Almacén. En esta actividad, se identifica también la Estructura Organizacional del Área donde se desarrollará el Sistema de Información Basado en Computadora, asimismo, un aspecto fundamental para poder conocer el medio ambiente del sistema de información a desarrollar consiste en identificar la estructura organizacional del Almacén, en la cual se llevará a cabo el desarrollo. Lo cual nos ayudará a ubicar las áreas que apoyarán al sistema así como a quién se deberá entrevistar y solicitar información para la construcción del mismo. ANGEL MORALES GONZALEZ 27

53 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A continuación, se muestra el área particular (Almacén), para la cual se desarrollará el Sistema de Información: SUBDIRECTOR DE ALMACEN JEFE DE DEPTO. ALMACEN JEFE DE DEPTO. DE INVENTARIOS ÁREA DE RECEPCIÓN ÁREA DE DISTRIBUCIÓN ÁREA DE ALTAS, BAJAS, DESALOJOS Y DESTINO ÁREA DE REGISTRO Y CONTROL ÁREA DE APOYO ADMINISTRATIVO Figura 3.6 Estructura Organizacional del Área de Almacén Actividad Conocer el Medio Ambiente Particular Una vez que se ubicó en el área en que se desarrollará el Sistema de Información, a continuación, a través, de un mapa mental se identifica la razón de ser, su objetivo, su visión y su misión; es decir, definir el ambiente en que se desarrollará el Sistema de Información Basado en Computadora. En la Figura 3.5, por medio de un mapa mental [Buzan, Buzan, 1996], se presenta una descripción general del desarrollo del Sistema de Información, producto principal del Proyecto de Tesis: ANGEL MORALES GONZALEZ 28

54 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Mapa Mental del Área del Almacén de la Industria de la Construcción Tener capacidad de respuesta oportuna, suficiente y de calidad, que permita proporcionar los materiales y equipo de construcción requeridos por las diferentes obras, en aspectos de almacenes e inventarios. VISIÓN Administrar los inventarios de la Industria, con el fin de recibir y distribuir los materiales adquiridos, así como llevar el control global del inventario y el destino final de los mismos. MISIÓN ALMACÉN POLÍTICAS OBJETIVOS FUNCIONES Dirigir y autorizar los procedimientos para la operación de los almacenes y el registro de los inventarios de los materiales y equipo de construcción. Controlar los procesos de recepción, almacenaje y despacho de materiales, así como el de registro de inventarios de activo fijo, para dar atención a las solicitudes de las diferentes obras. Reducir el tiempo de notificación a las unidades responsables de la disponibilidad de los materiales a través del registro y seguimiento estricto de la fecha de recepción. Reducir el tiempo de respuesta de la atención de las solicitudes de movimientos al inventario, mediante la implementación del Sistema de Inventarios. Figura 3.7 Diagrama tipo Mapa Mental, de un Almacén prototipo de una Constructora [Buzan Buzan, 1996] A continuación, se menciona, el medio ambiente particular, esto nos ayudará a conocer el área, donde se llevará a cabo el desarrollo del Sistema de Información Basado en Computadora. ANGEL MORALES GONZALEZ 29

55 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Misión del Almacén Administrar los inventarios de la Industria, con el fin de recibir y distribuir los materiales adquiridos, así como llevar el control global del inventario y el destino final de los mismos. Visión del Almacén Tener capacidad de respuesta oportuna, suficiente y de calidad, que permita proporcionar los materiales y equipo de construcción requeridos por las diferentes obras, en aspectos de almacenes e inventarios. Objetivos del Almacén Reducir el tiempo de notificación a las unidades responsables de la disponibilidad de los materiales a través del registro y seguimiento estricto de la fecha de recepción. Reducir el tiempo de respuesta de la atención de las solicitudes de movimientos al inventario, mediante la implementación del Sistema de Inventarios Actividad Identificar las Funciones de la Industria prototipo dónde se desarrollará el Sistema de Información Basado en Computadora. En esta, actividad se debe de obtener las funciones del área en particular y las relacionadas con el desarrollo del Sistema de información Basada en Computadora; en síntesis se debe de obtener el medio ambiente particular donde se implantara el sistema. En seguida, se describen las funciones principales de la Industria de la construcción, esto nos coloca en el área de oportunidad donde se implantará el Sistema de Información, para el Apoyo de la toma de decisiones en la evaluación del proyecto del almacén. La Industria de la Construcción, se dedica a la Construcción y edificación de estructuras de acero y concreto, urbanización, proyectos arquitectónicos, control de obras. Albañilería y carpintería, en general su función es crear infraestructura, mantenimiento preventivo y correctivo a lo ya existente. ANGEL MORALES GONZALEZ 30

56 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A continuación, se identifican las funciones del área particular donde se desarrollará el sistema de información, es importante, reconocer las funciones del área particular donde se desarrollará el Proyecto de Tesis, ya que basándose en ellas se puede crear la estructura del sistema; además de que es conveniente para tener una idea más apropiada de la aplicación que se desarrollará. Se recuerda que en este caso, es el almacén de la empresa constructora. Principales Funciones del Área del Almacén: Dirigir y autorizar los procedimientos para la operación de los almacenes y el registro de los inventarios de los materiales y equipo de construcción. Difundir la normatividad vigente a las diferentes Direcciones, para unificar la operación de éstas en materia de almacenes e inventarios. Controlar los procesos de recepción, almacenaje y despacho de materiales, así como el de registro de inventarios de activo fijo, para dar atención a las solicitudes de las diferentes obras. Dirigir y autorizar la implementación de acciones encaminadas a la actualización permanente de los inventarios de materiales y activo fijo de la Constructora. Dirigir y controlar el proceso de aplicación de penas convencionales a los proveedores que incurran en retraso en la entrega de materiales, para dar cumplimiento a la normatividad vigente. Dirigir y controlar el desarrollo de los programas de capacitación en materia de almacenes e inventarios, al personal responsable de la administración de los almacenes, para mantener actualizados los conocimientos en la materia. Dirigir la implementación de los sistemas que se generen para el mejoramiento de los procesos de almacenamiento y registro de inventarios. Dirigir, controlar y evaluar la implementación y desarrollo de los programas al interior del Almacén y Inventarios, para asegurar su cumplimiento oportuno. Autorizar los reportes periódicos y especiales, para atender con oportunidad los requerimientos de información de las diferentes direcciones e instancias internas y externas. Dirigir y coordinar la atención de las auditorias realizadas por los diferentes áreas de fiscalización, así como la implementación de las acciones tendientes a solventar las observaciones formuladas y aquellas necesarias para evitar su recurrencia. ANGEL MORALES GONZALEZ 31

57 Eas t Wes t No rth 1st Qtr 2n d Qtr 3rd Qtr 4th Qtr CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividad Elaborar un diagrama de funcionamiento del sistema actual ( Cómo se transforma?). En esta actividad se debe obtener, el funcionamiento del sistema actual, es decir, la transformación de la información o proceso en una forma gráfica. Ahora en la siguiente figura, se muestra un panorama donde se puede identificar la transformación de la información a través de un Diagrama de Casos de Uso Modificado [Galindo, 2005b], esta técnica tiene como finalidad poder identificar los elementos o actores que participan en el proceso y las interconexiones básicas entre los mismos: DIAGRAMAS DE CASOS DE USO Recibir proyecto de construcción Cliente Solicita información de materialesdel inventario Dirección de Proyectos y Obras ALMACÉN Consultar catálogo impreso o en archivo digital si hay existencias Registrar resultado de consulta de materiales Dirección de Administración Recibir ordenes de pedidos de material Registrar entradas y salidas de materiales en inventarios Actualizar información de catálogo Figura 3.8 Diagrama de Casos de Uso modificado, de un Almacén prototipo de una Constructora. ANGEL MORALES GONZALEZ 32

58 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN La figura anterior, sirve de antecedente para crear un modelo más detallado de la descripción y operación de los procesos y a partir de él, construir un Diagrama de Flujo de Datos (DFD) [Yourdon, 1979], del sistema actual; es decir, presentar todos los componentes que conforman el sistema y como esta relacionado entre sí. Siendo está una técnica que emplea conceptos gráficos, su fundamento se basa en el uso de símbolos iconográficos, cuyos símbolos veremos a continuación: Ahora, se muestran los símbolos, que se utilizaran para el desarrollo de los Diagramas de Flujo de Datos: Símbolos utilizados para elaborar un Diagramas de Flujo de Datos Flujo de Datos Procesos Origen o Destino de Datos Lugar de Almacenamiento de Datos Figura 3.9 Nomenclatura para Diagramas de Flujo de Datos (DFD). Diagramas de Flujo de Datos (DFD) Actuales. El objetivo de estos diagramas es para conocer cómo se realizan los procesos involucrados en forma gráfica, para esto se utilizó la técnica de elaboración de Diagrama de Flujo de Datos (DFD), técnica empleada en la Metodología LGS [Galindo, 2007]. Estos diagramas se elaboraron con la información obtenida por una constructora. ANGEL MORALES GONZALEZ 33

59 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A continuación, se muestra un Diagrama de Flujo Nivel 0, donde muestra el proceso interno con sus entradas y salidas: Diagrama de Flujo de Datos actual Nivel 0 INFORMACIÓN DE: INFORMACIÓN DE: ENTRADA Proyecto de construcción SALIDA Informe de resultados Consulta de Inventarios Altas Bajas Registro y Control Recepción Distribución Registro de consulta ALMACÉN SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS Registro en Excel Reporte de inventario Pedidos de material Figura 3.10 Diagrama de Flujo de Datos, de nivel 0 de los Datos Actuales. En la figura anterior, se observa un Diagrama de Flujo de Datos de nivel 0, esto es, considerando el proceso en una caja negra, solamente presenta las entradas y salidas sin conocerse procesos involucrados. ANGEL MORALES GONZALEZ 34

60 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A continuación, en la gráfica se muestra un Diagrama de Flujo de Datos de Nivel 1, donde aparecen las relaciones que presentan los procesos involucrados en la operación del área de Almacén: DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS ACTUALES NIVEL 1 INICIO DE PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN Información de inventarios P1 Registrar y ordenar información recibida Información registrada y ordenada Información para almacenar P2 Almacenar información registrada y ordenada A1 Almacenamiento de información Direcciones de Admon, Proyectos y Obras Resultados de consulta P3 Proceso de consulta de catalogos Registros de solicitud de información A2 Información almacenada ordenada Datos del regitro del proyecto Información comparada de para ser almacenada P6 Información comparada para ser almacenada Elaborar reporte de resultados Reporte de resultados A4 Archivo de reporte P4 Comparación de información o registros Información consultada Información para su almacenamiento P5 Consulta de información Información comparada Consulta A3 Almacenamiento de información comparada Figura 3.11 Diagrama de Flujo de Datos, nivel 1 con los Datos Actuales. En el Diagrama de Flujo de Datos Nivel 1, se muestran las relaciones que presentan los procesos involucrados, los almacenamientos de información, los centros de control y resultado final esperado. ANGEL MORALES GONZALEZ 35

61 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividad Identificar los procesos actuales ( Cómo lo hacen?). Recepción de materiales (entradas), el Departamento de Almacén recibe los pedidos de material emitidos por la Dirección de Administración, revisa que la documentación que contenga las especificaciones técnicas, nombre de la obra número de pedido y proveedor lugar de distribución y fecha de entrega. Salidas de Almacén, el encargado del almacén recibe los vales de salida de materiales, solicitados por las direcciones de Proyectos, Obras y Administración, revisan que contengan numero de requisición, obra solicitada, código del material, nombre especifico del material, cantidad, costo del material, nombre y la firma de aceptación de los materiales del residente de obra, nombre y firma del encargado del almacén y del Administrado. Registro y control de inventarios, finalmente al recibir o entregar material, lo registra en una hoja de Excel, las entradas y salidas de material, y así dar un reporte a la Dirección de Administración del Inventario del Almacén Actividad Identificar y recopilar u obtener todo tipo de documentación o información. El proceso de control de inventarios es parcialmente manual y se apoya de la herramienta de la hoja de cálculo de Excel para tener el registro de entradas y salidas de material de construcción. En el proceso, de control y registro de inventarios en Excel, considera formatos tipo kardex, y por vales elaborados de entradas y salidas elaborados de igual manera con la herramienta de la hoja de cálculo de Excel Actividad Identificar o definir los alcances del sistema: Actual y futuro. En sistema actual los registros de inventarios se realizan en una hoja de cálculo de Excel y se imprimen cada periódicamente y se archivan dichos documentos, asimismo una vez verificada la información se envían los documentos para su conciliación y conocimiento de las diferentes direcciones de la constructora. Con la creación de éste sistema de información basado en computadora, se pretende planear y controlar de forma eficiente y eficaz los inventarios del área de almacén de una industria de construcción. Por esto se propone una solución de automatizar los procesos, efectuando cálculos de montos de costos con la carga de datos con el fin de reducir considerablemente la posibilidad de errores en la manipulación de datos. ANGEL MORALES GONZALEZ 36

62 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En resumen, el la fase 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente, se mostró en términos generales, la naturaleza del problema en cuestión, mostrando los antecedentes de la situación del área donde se lleva a cabo el sistema de información basado en computadoras (Proyecto de Tesis). ANGEL MORALES GONZALEZ 37

63 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 3.3 FASE 1 ANÁLISIS. SUBFASE 1.2 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ACTUAL. En esta Segunda Subfase, se analizará, se evaluará y se realizará un diagnóstico de los requerimientos de información así como la problemática e identificación de los requerimientos de apoyo informático (Identificar el Hoy ). En la siguiente figura, se describen, las actividades a desarrollar en la Fase 1.- Análisis del Sistema de Información Basado en Computadoras. FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. FASE 4.- IMPLANTACIÓN SUBFASE 1.1 CONOCIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE SUBFASE 1.2 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ACTUAL SUBFASE 1.3 PROPUESTA GENERAL DE SOLUCIÓN Figura 3.12 Diagrama de la Metodología LGS, en su Fase 1 de Análisis del Sistema de información Basado en Computadoras y su Subfase 1.2 Análisis, Evaluación y Diagnóstico del Sistema Actual Actividad Identificación de las necesidades de información por enfoque y elementos sistémicos. La identificación de necesidades, es el estudio actual del área del Proyecto de Tesis, es decir, es encontrar como opera y donde puede o debe mejorarse. Una necesidad o requerimiento, es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema y puede consistir en una forma de captar y procesar datos, producir información, controlar una actividad, o apoyar la toma de decisiones. Por lo tanto, la identificación de las necesidades implica estudiar el sistema existente. A continuación, se presentan las necesidades de información por elementos sistémicos: ANGEL MORALES GONZALEZ 38

64 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 3.2 Tabla de necesidades de apoyo informático PROBLEMÁTICA Para elaborar la captura de las altas y bajas de material, se sigue un procedimiento, poco práctico y un tanto lento, ya que ésta se toma de un archivo de Excel, se borran los datos y se introducen los nuevos. Para conocer los materiales en existencia no existe una base de datos, y se elabora prácticamente manual la localización por medio del nombre del material. Para elaborar los reportes de inventario depende de únicamente de una persona. NECESIDADES Contar con un sistema que permita la captura de altas y bajas materiales, que por medio de un código ya establecido, permita conocer que tipo de material es y conocer los datos históricos de cada material y sin tener que capturar los datos más de una vez. Creación de una clasificación de inventarios, y creación de un catálogo de materiales. Contar con información fidedigna (real), del catálogo de inventarios. Imprimir el reporte de resultados a partir de los datos almacenados en el sistema. Optimizar el tiempo de captura de datos, para tener los inventarios actualizados y al día. En seguida, se describen las posibles entradas, salidas, procesos, controles, datos, tiempos, volúmenes, etc. Es decir, la creación de la Tabla Sistémica Actividad Identificación de posibles elementos sistémicos: entradas, salidas, procesos, controles, datos, tiempos, volúmenes, etc. Es decir: Creación de la: Tabla Sistémica. A continuación, considerando las necesidades de apoyo informático definidos en la recopilación de todo tipo de documentación o información, se presenta la identificación y análisis de los elementos del sistema actual para que así se cree una estructura que sirva de base para definir como serán esos elementos sistémicos en el sistema de información basado en computadoras. Ahora, en la siguiente tabla, se hace un resumen de los elementos sistémicos básicos, los datos que se introducen en el sistema y en que procesos se emplean, las entradas, salidas y los tiempos de respuesta empleada durante los procesos. ANGEL MORALES GONZALEZ 39

65 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 3.3 Tabla sistémica con los Elementos del Sistema Actual [Galindo, 2007] Subsistemas Procesos Entradas Salidas Tiempos / volúmenes Datos Proyectos y Proyecto de Planos Catálogo de 1 a 3 Cantidad y Obras construcción (proyecto Obra semanas características ejecutivo) del material Almacén Administración Proporcionar información de los materiales en existencia Entradas de material Salidas material Distribución de materiales de Hace orden de pedido Solicitud de la información de inventarios Orden pedido Vale Salida material Orden salida material Lista material faltante Análisis de la Tabla sistémica: Controles Comparación con otros proyectos Solicitud de la 3 a 4 horas / Cantidad de La información 100 a 200 materiales en información de los hojas existencia es obtenida inventarios de los existentes reportes de la hoja de cálculo de Excel de Afectación al Pueden Características, Comparación área contable variar los cantidad del de pedidos e inventarios tiempos material, fecha anteriores. dependiend o del material entre 1 y 4 horas de Afectación al Pueden Características, Vales de de área contable variar los cantidad del salida de e inventarios tiempos material, fecha material dependiend o del material entre 1 y 4 horas / día de Vale de salida Pueden Destino de la Vale de de de material variar los obra, ubicación salida de tiempos de la obra material dependiend o del material entre 1 y 4 horas / día de Solicitud de 1 a 2 días / Características, Se hace pedido día cantidad del pedido de material, fecha acuerdo a las cantidades solicitada por el catálogo de cantidades y conceptos de obra. Como se observa, las operaciones que el sistema realiza, involucran varios procesos manuales, como son los reportes de los inventarios, las entradas y salidas de los mismos, así como la interrelación entre las otras áreas. Este proceso además de ser muy lento, inducía que se cometieran errores, por lo que ANGEL MORALES GONZALEZ 40

66 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN hay la necesidad de crear un Sistema de Información Basado en Computadoras, para acelerar el proceso y facilite el manejo de información disminuyendo la posibilidad de fallas en el manejo manual de los datos Actividad Evaluación y diagnóstico del sistema de información actual. Después de realizar, el análisis del sistema actual y considerar sus necesidades, la problemática encontrada se orienta hacia una mala integración que permita realizar interrelaciones entre las diferentes áreas, así como una forma más transparente para los usuarios (información en tiempo real), asimismo los procesos actuales pueden provocan mayores errores y perdidas de tiempo en el manejo de la información. Los factores de eficiencia y efectividad del sistema de información actual deben ser atendidos para garantizar un sistema que pueda competir con calidad con sistemas similares; además, considerando que este sector industrial importante, es el nicho de mercado que puede poner a cualquier constructora en un nivel de competencia real. La información que se presenta, muestra parcialmente las condiciones actuales de la una industria de la construcción e identifica un área de oportunidad para la mencionada industria. El sistema deberá cubrir no sólo la parte informática, sino que también debe cubrir las partes tecnológica, estructural y filosófica de su implantación. La forma de evaluación y diagnóstico del sistema de información actual, se utiliza la matriz par formular Estrategias de Amenazas-Oportunidades-Debilidades- Fuerzas (FODA). [David, 1997]. En la siguiente tabla, se muestran, las debilidades y amenazas del sistema actual, asimismo se observan las fortalezas y oportunidades. ANGEL MORALES GONZALEZ 41

67 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 3.4 Diagnóstico de las Amenazas, Oportunidades, Debilidades, Fuerzas [David, 1997]. FUERZAS F DEBILIDADES D OPORTUNIDADES O 1. Reducción de tiempos de reabastecimiento y costos de los proveedores. 2. Rentabilidad patrimonial. 3. Incremento de productividad. 4. Creciente demanda de soluciones Tecnológicas estratégicas. 5. Proceso de reestructuración administrativa. 6. Penetración en mercados. AMENAZAS A 1. Acceso a personal directivo y operativo. 2. Personal con experiencia en el ámbito control de inventarios. 3. Infraestructura de punta en las áreas. 4. Inversiones y liquidez. 5. Nivel de productividad. ESTRATEGIAS FO 1. Desarrollar nuevos sistemas de información. 2. Disponer de Recursos para la creación de nuevas tecnologías de información. 5. Apoyo continuo al desarrollo del control de inventarios. 6. Incrementar las aplicaciones de los Sistemas Informáticos a las demás áreas. 7. Promover la utilización de la infraestructura de áreas. ESTRATEGIAS FA 1. Falta de inventario real de competencias. 2. Perdida de de espacios. 3. Errores humanos en los ingresos de datos. 4. Tiempos de reabastecimiento. 5. Rupturas de inventarios 6. Necesidad de incrementar productividad y disminuir costos. 7. Falta de eficiencia en los procesos. ESTRATEGIAS DO 1. Establecer controles de inventarios en tiempo real. 2. distribución del espacio de almacén. 3. Atender la demanda de inventarios de las obras. 4. Abastecer oportunamente las obras. 5. Incrementar la productividad ESTRATEGIAS DA 1. Creciente penetración de competidores. 2. Rápida asimilación de tecnología por competidores. 3. Insuficiente satisfacción por parte de las obras en proceso y por ende del clientes. 4. Preferencia del cliente por realizar inversiones en tecnologías. 1. Incrementar la aplicación de de sistemas de información. 2. Competir con las nuevas tecnologías de información para mayor facilidad de gestión. 3. Mayor costo de materiales. 1. Establecer un inventario real. 2. Apoyo suficiente al área de almacén. 3. reabastecimiento oportuno del proveedor. 4. Oportuna compra de materiales a través de una comunicación entre áreas. 5. Localizar Inversiones para Desarrollo Tecnológico. El análisis de Estrategias de las Amenazas, Oportunidades, Debilidades, Fuerzas (FODA) es un Instrumento de ajuste importante que ayuda a los directivos a desarrollar cuatro tipos de estrategias: estrategias de fuerzas y debilidades, estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzas y amenazas y estrategias de debilidades y amenazas. ANGEL MORALES GONZALEZ 42

68 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 3.4 FASE 1 ANÁLISIS. SUBFASE 1.3 PROPUESTA GENERAL DE SOLUCIÓN. En esta Tercera Subfase, se dará una Propuesta General de Solución y el Reporte del análisis (Proponer el Mañana ). A continuación, se describen, las actividades a desarrollar en la Fase 1.- Análisis del Sistema de Información Basado en Computadoras: FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. FASE 4.- IMPLANTACIÓN SUBFASE 1.1 CONOCIMIENTO DEL MEDIO AMBIENTE SUBFASE 1.2 ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA ACTUAL SUBFASE 1.3 PROPUESTA GENERAL DE SOLUCIÓN Figura 3.13 Diagrama de la Metodología LAGS, en su Fase 1 de Análisis del Sistema de información Basado en Computadoras y su Subfase 1.3 Propuesta General de Solución Actividad Elaboración del Plan de Trabajo (detallado). En el desarrollo del Proyecto de Tesis, se requiere de un Plan de Trabajo para su seguimiento, por lo que en la Tabla siguiente, se tiene el programa de actividades en forma calendarizada para el desarrollo del Sistema de Información Basado en Computadoras: Como se observa, se propone su desarrollo, considerando el Plan de Trabajo, con una duración de 5 meses, implantadose en el mes de marzo de ANGEL MORALES GONZALEZ 43

69 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 3.5 Plan de Trabajo para el Desarrollo del Sistema de Información Basado en Computadoras No ACTIVIDAD Duración NOV DIC ENE FEB MAR (días) 1 Análisis 60 Subfase 1.1 Conocimiento del Medio Ambiente. 42 Subfase 1.2 Análisis, Evaluación y Diagnóstico del Sistema 14 Actual Subfase 1.3 Propuesta General de solución. 14 Subfase 1.4 Reporte del Análisis (Elaborar documento o 14 reporte con la propuesta general para la construcción del nuevo sistema). 2 Diseño 35 Subfase 2.1 Revisión de la Propuesta General de Solución y 14 análisis. Subfase 2.2 Diseño Preliminar 14 Subfase 2.3 Diseño Detallado 21 Subfase 2.4 Reporte del Diseño 21 3 Construcción 28 Subfase 3.1 Construcción de Programas 21 Subfase 3.2 Desarrollo de Procedimientos de Usuarios 14 Subfase 3.3 Pruebas y aceptación del Sistema 14 Subfase 3.4 Reporte de la Construcción del sistema 7 4 Implantación 21 Subfase 4.1 Preparación de la Implantación Subfase 4.2 Verificar Condiciones para la Implantación Subfase 4.3 Reporte de la Implantación 5 Operación y Mantenimiento 21 Subfase 5.1 Proceso de Problemas Reportados 14 Subfase 5.2 Proceso de Solicitudes de Cambio 14 Subfase 5.3 Modificaciones al Sistema 14 Subfase 5.4 Revisión y evaluación del Comportamiento Actividad Elaboración del Diagrama de Flujo del nuevo sistema. A continuación, se muestra el nuevo Diagrama de Flujo de Datos donde se muestra en forma gráfica la nueva relación entre los proceso; en el nuevo DFD, Nivel 1, incluye la consulta automática del sistema integral de información del Almacén: ANGEL MORALES GONZALEZ 44

70 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN La propuesta de cambio, permitirá desarrollar consultas rápidas y con esto la funcionalidad del Sistema de Información del Almacén, para el apoyo en la Evaluación Técnica - Económica del área de Almacén de una Industria de la Construcción (Proyecto de Tesis). NUEVO DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS NIVEL 1 Información para almacenar Transacciones de movimientos de inventario Información de inventarios P1 Registrar los documentos a SIB de inventarios Información registrada y ordenada Información para ser comparada y almacenada A1 A1 Almacenamiento de transacciones Almacenamiento de información de requerimientos de programas y proyectos A1 Almacenamiento de Cambios de demanda A1 Almacenamiento de compras Direcciones de Admon, Proyectos y Obras P4 Comparación de información o registros Información comparada Información comparada de para ser almacenada Resultado A3 Almacenamiento de información comparada Reporte de resultados P6 Elaborar reporte de resultados Almacenar reporte A4 Archivo de reporte Figura 3.14 Definición del Nuevo Diagrama de Flujo de Datos Nivel 1. En la figura anterior, se mostró el Nuevo Diagrama de Flujo de Datos Nivel 1, se observa el flujo de los procesos propuestos del área de Almacén procesos que permitirán mejorar la operación de control de los inventarios con base al Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 45

71 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividad Definición de la estructura del nuevo sistema. Creación de las Tablas sistémica y Metodológica del nuevo sistema. La técnica aplicada se basa en identificación, agrupación, y después analizar los diversos elementos sistémicos por grupos parecidos; es decir reunir o integrar, juntar y analizar los procesos o transformaciones, también reunir y analizar las entradas correspondientes, las salidas, los volúmenes, los grupos de datos o de información y su distribución. En la siguiente Tabla, se resumen los elementos sistémicos actuales con que se ampliaron y redefinieron los procesos para la nueva estructura del Sistema de Información Basado en Computadoras. ANGEL MORALES GONZALEZ 46

72 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Tabla 3.6 Tabla Sistémica con la Estructura Propuesta para la creación del: Nuevo Sistema de Información Subsistemas Procesos Entradas Salidas Tiempos / volúmenes Proyectos y Proyecto de Planos Catálogo de 1 a 2 Obras construcción (proyecto Obra, semanas ejecutivo) Estructura del producto Almacén Administración Proporcionar información de los materiales en existencia Altas de inventarios Bajas de inventarios Distribución de materiales Hace orden de pedido Solicitud de la información de inventarios Orden pedido Vale Salida material Orden salida material Lista material faltante de de de de de de Consulta de información de inventarios del SIBC Afectación al área contable e inventarios Afectación al área contable e inventarios Vale de salida de material Solicitud pedido Análisis de la nueva Tabla Sistémica: 10 minutos / día Datos Cantidad características del material Cantidad materiales existencia y de en Controles Comparación con otros proyectos y SIBC La información es obtenida del SIBC Pueden Características, Comparación variar los cantidad del de pedidos tiempos dependiend material, fecha anteriores. y el SIBC o del material entre 30 y 60 minutos Pueden Características, Vales de variar los cantidad del salida de tiempos material, fecha material y el dependiend SIBC. o del material entre 10 y 15 minutos / día Pueden Destino de la Vale de variar los obra, ubicación salida de tiempos de la obra material. dependiend y el SIBC o del material entre 1 y 2 horas / día de 1 a 2 horas / Características, Se hace día cantidad del pedido de material, fecha acuerdo a las cantidades solicitada por el SIBC. En el análisis a la Tabla sistémica del nuevo Sistema de Información Basado en Computadoras, la propuesta de solución permitirá eliminar los errores ocasionados por los retrasos ocasionados por no contar con un control exacto de los inventarios, además de reducir el tiempo de realizar los pedidos de los materiales que se utilizarán en las nuevas construcciones. ANGEL MORALES GONZALEZ 47

73 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividad Definición del nuevo marco normativo del sistema de información futuro. El nuevo marco normativo del área del Almacén, se establece sobre la base de los procesos establecidos en la Propuesta General de Solución a desarrollar en el sistema de Información Basado en Computadoras (Proyecto de Tesis), para el Apoyo al Seguimiento de la Planeación de Requerimiento de Materiales de una Constructora. Enseguida, se muestra el marco normativo del nuevo sistema: El sistema proporcionará la información sobre los materiales y sus cantidades de existencia, código del material, número de pedido y obra que se destinará. El usuario del sistema no tendrá acceso a modificar la información. El responsable de la actualización del sistema deberá mantener en secreto las claves de acceso, passwords o cualquier otra forma de acceso. La información sólo podrá ser actualizada por el personal responsable del control de inventarios o en su defecto por la persona que se designe como responsable. La actualización deberá realizarse al día, para que los usuarios puedan utilizar la información de forma eficiente. Los vales de salida de materiales del Almacén, se recibirán de lunes a sabado en un horario de 9:00 a 15:00 horas Actividad Análisis del Costo / Beneficio de la creación del nuevo sistema de información. En esta actividad, se consideran los salarios del personal adecuado y el costo de arrendamiento de los recursos materiales, el personal que implementará el Sistema de Información. Para determinar el estudio Económico se requiere realizar las siguientes operaciones: Cálculo de los costos totales En el diseño del Sistema de Información para el Desarrollo del Proyecto, se consideran los costos de: mano de obra, compra y mantenimiento del equipo empleado, depreciaciones, consumo de energía eléctrica, materiales directos (tarjetas inteligentes, discos, papel, entre otros). ANGEL MORALES GONZALEZ 48

74 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Ahora, se presenta la tabla de los equipos necesario para el óptimo funcionamiento del Sistema de Información: Tabla 3.7 Costos del Equipo y Accesorios requeridos para la Construcción del Sistema de Información. COSTO DE LOS EQUIPOS CONFIGURACION A CONFIGURACION B IMPRESORA COSTO DE LOS EQUIPOS Procesador: Core 2 Duo Disco duro: 100 GB Disco flexible: 3 ½ Monitor color: 14 Velocidad: 1.8 Ghz Memoria Ram: 1Gb Unidad: ComboDVD/CD-RW Impresora: 10 ppm, negro Procesador: Core 2 Duo Disco duro: 160 GB Disco flexible: 3 ½ Monitor color: 14 Velocidad: 2.2 Ghz Memoria Ram: 2 Gb Unidad: ComboDVD/CD-RW Impresora: 30 ppm, negro COSTO UNITARIO VOLUMEN REQUERIDO COSTO TOTAL (PESOS) $9, $90, $11, $55, COSTO UNITARIO VOLUMEN REQUERIDO COSTO TOTAL (PESOS) HP LaserJet 4000 $4, $20, HP LaserJet 8000 $10, $21, HP LaserJet 8400 $13, $13, Accesorios, misceláneos, y material de papeleria $15, $15, TOTAL 23 $203, ANGEL MORALES GONZALEZ 49

75 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Los cálculos de la figura 3.8, han sido elaborados con base a la información obtenida y comparada de diversas fuentes. [www.conasami.gob.mx/]. Mediante el análisis efectuado, se determinó que para el desarrollo del Sistema de Información en necesario tener los recursos estimados en la siguiente Tabla: Tabla 3.8 Costos Generales del Sistema de Información desarrollado. Categoría Salario por día (pesos) Horas/Hombre Costo (pesos) 1 Líder de Proyecto , Especialista Señor , Técnico ,108.7 Especializado 1 Programador ,424 Costo de 6, arrendamiento hardware Materiales 20, Total 138, Los beneficios que se obtienen al realizar el Sistema de Información, es considerar la reducción de inventarios, que equivalen aproximadamente al 30% de los activos de una empresa. Lo que se pretende con este sistema es reducir las compras innecesarias de materiales, y reducir los costos de mantener de inventarios innecesarios. A continuación, se mencionan algunos de los beneficios que al reducir los costos implicados en la gestión de inventarios, que se reducirían al realizar el Sistema de Información [García, 1995]: Costos de almacenamiento. Costos de lanzamiento de pedido Costo de adquisición Costo de ruptura de stock Costos de almacenamiento.- Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión stock, incluye todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: Costos Financieros de las existencias Gastos de almacén Seguros Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías. Costos de lanzamiento de pedido.- Los costos de lanzamiento de pedido incluyen todos los costos en que incurren cuando se lanza una orden de compra como son: ANGEL MORALES GONZALEZ 50

76 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Costos implícitos del pedido: Costos de transporte, costos de supervisión y seguimiento, etc. Costos administrativos vinculados al pedido Costos de recepción e inspección. Costos de adquisición.- Cada vez que se formula un pedido de compra se gasta tiempo y dinero. La suma de todos los gastos anuales de estos departamentos se prorratea entre el número de pedidos hechos en el año y que obtienen así el costo unitario por pedido de compra. Costo de ruptura de stock.- Los costos de ruptura o de rotura de stock incluyen el conjunto de costos por la falta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente estado de resultados. Esto ocasiona disminución del ingreso por ventas ANGEL MORALES GONZALEZ 51

77 CAPÍTULO 3.- ANÁLISIS PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 3.4 FASE 1 ANÁLISIS. SUBFASE 1.4 REPORTE PROPUESTO DEL ANÁLISIS. En esta Cuarta Subfase, se elabora un documento o reporte con la propuesta general para la construcción del nuevo sistema lo cual es el resultado de la subfase anterior. A continuación, se muestra la propuesta general de solución y lo documentos que proporciona: Tabla en que se mencionen los nuevos elementos sistémicos de entradas, salidas requeridas, procesos a realizar, archivos, controles necesarios, volúmenes, tiempos, de respuesta como de desarrollo. Planes y programas de trabajo y posible análisis de un costo beneficio. Nuevo Marco Normativo. Descripción de las funciones que se realizan. Diagramas de Flujo de Datos, en que se describa el nuevo flujo de funcionamiento. Éstos elementos, ya se presentaron en la fase anterior, y constituyen el documento de la Propuesta General de Solución o Reporte Propuesto del Análisis. En resumen, en este capítulo, se desarrolló la Fase 1 de Análisis, en la que se recopiló la información necesaria para identificar y diagnosticar los problemas que existen en el área, donde se implantará el Sistema de Información Basado en Computadoras. Con esta información se sientan las bases para el siguiente capítulo y siguiendo con las fases de Diseño, Construcción e Implementación del sistema de información ANGEL MORALES GONZALEZ 52

78 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CAPÍTULO 4.- FASES DE: DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En el capítulo anterior, se describió la Metodología [LGS, 2007], utilizada para el Proyecto de Tesis, se realizó la Fase de Análisis, donde se definió el Medio ambiente, la forma en que desarrollaban las actividades y la Propuesta General de Solución del nuevo Sistema de Información. En este Capítulo, se ejecutarán las fases de: Diseño, Construcción, Implantación y Operación del Sistema de Información Basado en Computadoras, conforme a la Metodología aplicada para el Proyecto de Tesis. Entonces, se continúa con la fase de Diseño y Construcción: FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. FASE 4.- IMPLANTACIÓN Figura 4.1 Diagrama de la Metodología LGS, en sus Fases 2 y 3 de Diseño y construcción del Sistema de información Basado en Computadoras. ANGEL MORALES GONZALEZ 53

79 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 4.1 FASE 2.- DISEÑO. SUBFASE 2.1 REVISIÓN DE LA PROPUESTA GENERAL DE SOLUCIÓN. Considerando, la información recopilada hasta este capítulo, se realizó una revisión de los procesos definidos en la fase de análisis. Tomando en cuenta, la Tabla de Elementos Sistémicos propuesta, se mejoran los procesos con el nuevo Sistema de Información, el cual puede generar reportes de los diferentes procesos que se efectúan en el Área de Almacén de una constructora. Con base en la propuesta, se puede definir la estructura o arquitectura del Sistema de Información Basado en Computadoras, que permitirá obtener un mejor control de inventarios utilizando el sistema MRP, en el área de Almacén de una constructora. ANGEL MORALES GONZALEZ 54

80 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 4.2 FASE 2.- DISEÑO. SUBFASE 2.2 DISEÑO DE LA ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. A continuación, se muestra el Enfoque Sistémico del Contexto de Operación del Sistema de Información Basado en Computadoras propuesto: PLAN MAESTRO DE PRODUCCIÓN ESTRUCTURA DEL PRODUCTO MRP MÓDULO DE ENTRADAS MÓDULO DE PROCESAMIENTO MÓDULO CATÁLOGOS SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORA (SIBC) BASE DE DATOS MÓDULO DE GENERACIÓN DE REPORTES (SALIDAS) MÓDULO DE CONSULTA INVENTARIOS CAMBIO DE DEMANDA Figura 4.2 Enfoque Sistémico del contexto de Operación del Sistema de Información Basado en Computadora propuesto. ANGEL MORALES GONZALEZ 55

81 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Ahora, después de haber mostrado el enfoque sistémico de la operación del Sistema de Información Basado en Computadoras propuesto, se define a detalle la estructura de la Arquitectura del Sistema de Información, mostrando sus módulos y elementos que conforman el sistema, que se ha establecido con base a la Propuesta General de Solución: MÓDULO DEENTRADAS MRP CAMBIO DE DEMANDA RECEPCIONES TRASPASOS DEVOLUCIONES MRP INFORMACIÓN DE MATERIALES VALIDAR CAMBIO DE ORDENES AJUSTES (CANTIDAD Y VALOR) MANT. REQUISICIONES MANT. EXISTENCIAS MANT. TRASPASOS MANT. PARTES ALMACÉN USUARIO MODULO DE PROCESAMIENTO VALIDACIÓN CONTRA EL BANCO DE DATOS TRANSACCIONES DEINVENTARIOS ACTUALIZACIÓN EXISTENCIAS TRASPASOS VALES PENDIENTES PARTES RECEPCIONES DE COMPRAS REQUERIMIENTOS POR SALIDAS PLANEADAS CONTABILIDAD DE INVENTARIOS ANALISIS DE DISPO- NIBILIDAD ANALISIS DE REQUE- RIMIENTOS GENERACIÓN DE MANT. ARCH. LOCALES GENERACIÓN DE REPORTES MANTENI- MIENTO DE ARCHIVOS LOCALES RECEPCIONES DEPEDIDOS CON FACTURA REPORTE DIARIO A ALMACÉN ENTRADA DE DATOS EN LINEA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS MÓDULO DECONSULTA ALM ACÉN Y DIRECCIONES TRANSACCIONES DE INVENTARIOS MODULO DE CAPTURA Y VALIDACIÓN EXISTENCIAS VALES PENDIENTES TRASPASOS PARTES SUMARIO DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES PEDIDOS REQUISICIONES TRANSACCIONES ACUMULADAS PARAMETROS MÓDULOS DE CONSULTA BASE DE DATOS ORDENES EXIST ENCIAS IM PRESIÓN ARCHIVOS LOCALES MANTENIMIENTO DEARCHIVOS LOCALES ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVOS MÓDULO DEGENERACIÓN DEREPORTES (SALIDAS) GENERACIÓN DE REPORTES TRIMESTRALES REPORTES TRIMESTRALES Y SEMESTRALES A CONTABILIDAD DE INVENTARIOS ACTUALIZACIÓN DE RESERVACIONES GENERACIÓN DE REPORTES MENSUALES REPORTES MENSUALES CORTES DE LAS TRANSACCIONE S ACUMULADAS TRANSACCIONES PROCESADAS EN ELMES EXTRACCIÓN DE INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS EXTRACCIÓN DEL CICLO DE CONTEO GENERACIÓN DE REPORTES SEMANALES REPORTE SEMANAL Figura 4.3 Arquitectura del Sistema de Información Propuesto. ANGEL MORALES GONZALEZ 56

82 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Ahora, se describen, en general, cada uno de los módulos que conforman la estructura: Módulo de Entradas.- Es una forma sencilla, de comunicación del Usuario con el Sistema de Información. Este módulo se construyó, para que permita la interrelación con los demás que módulos que conforman el Sistema de Información Módulo de Procesamiento de Información.- En el cual, se realizarán los procesos de análisis de validación de información, entre el Módulo de Entradas y la Base de Datos. Módulo de Consulta.- En este módulo, es la forma de consultar en forma seleccionada los datos necesarios, para el Apoyo de la Planeación de Requerimiento de Materiales, el cual presenta las pantallas de despliegue, o en ocasiones en forma impresa. Módulo de Generación de Reportes.- En el cual, presentan los informes de forma impresa de las transacciones, presentando problemas que están pasando, detalles históricos y el comportamiento de los inventarios. En la siguiente figura, se muestran los contenidos del Sistema de Información el detalle de la interrelación entre los procesos a emplear y la Jerarquización (privilegios) de cada usuario la define el Administrador del sistema. SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL APOYO AL SEGUIMIENTO DE LA PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE MATERIALES. CASO: LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN MODULO DE CATÁLOGOS MODULO DE ENTRADAS MODULO DE PROCESAMIENTO MODULO DE CONSULTA MODULO DE GENERACIÓN DE REPORTES CATÁLOGO DE MATERIALES TRANSACCIÓN DE INVENTARIO INFORMACIÓN DE MATERIALES DEL PROYECTO CAMBIOS DE DEMANDA VALIDACIÓN DE ENTRADAS ACTUALIZACIÓN DE CATÁLOGOS ACTUALIZACIÓN DE ARCHIVOS CONSULTAR EN PANTALLA CATALOGOS DE MATERIALES CONSULTA DE EXISTENCIAS CONSULTA CATALOGO DE ORDENES GENERAR INFORMES DE REPORTES DIVERSOS IMPRIMIR INFORMES CATÁLOGO DE PARTES O COMPONENTES ALTAS BAJAS CATÁLOGO DE ESTRUCTURAS CATÁLOGO DE ALMACENES CATÁGO DE CLIENTES CATÁLOGO DE PROVEEDORES Figura 4.4 Tabla Visual de Contenidos del Sistema de Información Basado en Computadora. ANGEL MORALES GONZALEZ 57

83 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 4.3 FASE 2 y 3.- DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE LAS INTERFASES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN. A continuación, se muestran las interfases, de acceso al sistema, del Módulo de Entradas, Módulo de Procesamiento, Módulo de Consulta y del Módulo de Generación de Reportes: Elementos y herramientas para la construcción del Sistema de Información Basado en Computadoras: Software y Lenguaje de Programación: Para la construcción del Sistema de información, se realizará en el ambiente Windows siendo éste amigable, y fácil de utilizar; y se utilizará un lenguaje de programación orientado a objetos para la creación de las interfases y el funcionamiento de las mismas, con el Lenguaje Visual Basic Versión 6.0, que es un lenguaje sencillo y amigable para realización de la programación. Así mismo es necesario, el programa de hoja de calculo de Excel, para la generación de los reportes. El hardware necesario, para el óptimo funcionamiento y la instalación del Sistema de Información se muestra en la Tabla Diseño y construcción de la interfase de acceso. En la siguiente figura, se muestra el acceso al Sistema de Información, considerando, en la interfase, la clave de usuario y contraseña que serán asignados por el administrador del sistema. Figura 4.5 Diseño y construcción de la Interfase de acceso al Sistema de Información Basado en Computadora. ANGEL MORALES GONZALEZ 58

84 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Ahora, se muestra un fragmento del código del lenguaje de programación en Visual Basic Ver. 6.0, para el acceso al Sistema de Información. Private Sub Bt_acerca_Click() frmsplash.show End Sub Private Sub Bt_Actualizar_Click() Screen.MousePointer = vbhourglass M_Unidad.Show Unload Me Screen.MousePointer = vbdefault End Sub Dim DescripError As String * 200 Dim LongitReal As Integer Dim ErrorNativo As Long rc = SQLAllocEnv(hEnv) rc = SQLAllocConnect(hEnv, hdbc) Figura 4.6 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic Ver. 6.0, para ingresar a la aplicación del Sistema de Información Diseño y construcción de la interfase del inicio de la aplicación del Sistema de información. Ahora, se muestra la Interfase que se presenta al iniciar la aplicación del Sistema de Información. Figura 4.7 Diseño y construcción de la Interfase de inicio de la aplicación del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 59

85 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Como ejemplo de la Construcción de la Interfaz, se presenta un fragmento del código del Lenguaje de programación en Visual Basic Ver. 6.0, para el programa de inicio de la aplicación del Sistema de Planeación de Requerimiento de Materiales. Private Sub bt_ctusos_click() Cat_Mat.Show End Sub Private Sub bt_piezas_click() Screen.MousePointer = vbhourglass Ag_entrada.Show Unload Me Screen.MousePointer = vbdefault End Sub Private Sub Bt_Consultas_Click() Screen.MousePointer = vbhourglass reportes.show Figura 4.8 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic Ver. 6.0, para el inicio de la aplicación del Sistema de Información Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Catálogos del Sistema de información. Los requerimientos o datos de información de entradas del sistema, se indican en los denominados catálogos y en las bases de datos de los mismos, que deben presentar a los usuarios, de tal forma que éstos puedan capturan la información propia de la constructora, previamente al uso del sistema. De esta forma se lleva a cabo la descripción y, a partir de los mismos, se conforma las bases de datos. Los catálogos son las bases de datos que requiere el sistema para poder operar y que permiten la mejora continua en la operación del usuario del sistema. De aquí que su utilidad sea mayor mientras esté mejor integrada. Se definen los siguientes catálogos para el sistema: Catálogo de materiales (artículos) Catálogo de partes o componentes Catálogo de estructuras. Catálogo de almacenes. Catálogo de clientes. Otros Catálogos por considerar. ANGEL MORALES GONZALEZ 60

86 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Para un mayor detalle, ver Anexo B. En seguida, se muestra, la interfase del Módulo de Catálogos: Figura 4.9 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Catálogos del Sistema de Información Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Entradas del Sistema de información. La esta interfase del sistema, es importante, pues se encarga de solicitar los datos que son necesarios para efectuar la Planeación de Requerimiento de Materiales, ya que nos indica la cantidad necesaria de materiales que son necesarios para realizar un proceso constructivo. En el menú de Entradas, contiene tres funciones: Transacciones.- Esta función, identifica (rastrea) entradas o salidas de inventarios, fecha de entrada y salida, que es de mayor importancia en un sistema de planeación, ya que es la base de tiempo para la entrega de materiales. Información de Materiales.- Se capturan las especificaciones, de los materiales, que son requeridos en una determinada obra. Cambios de Demanda.- En esta función, se capturan los datos del cambio de obra o proyecto, asimismo, proporciona las modificaciones hacia nuevos proyectos, esto quiere decir, que hay que hacer un cambio de materiales. ANGEL MORALES GONZALEZ 61

87 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A continuación, se muestra la interfase del Módulo de entradas: Figura 4.10 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Entradas del Sistema de Información. En la siguiente figura, se presenta un fragmento del código del Lenguaje de programación en Visual Basic Ver. 6.0, del Módulo de Entradas: Private Sub Form_Load() Select Case gl_entrada Case 1 Bt_Catalogos.Visible = False Bt_UsCont.Visible = False Bt_salida.Visible = False Bt_mater.Visible = False Case 2 Bt_Catalogos.Visible = False bt_agregar.visible = False Bt_Actualizar.Visible = False Bt_UsCont.Visible = False Bt_indices.Visible = False Figura 4.11 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic Ver. 6.0, para el Módulo de Entradas del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 62

88 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Procesamiento del Sistema de información. Es la parte del programa en que el sistema integra todos los datos de entrada del mismo. El sistema de Planeación de Materiales es un programa conductor o programa de control maestro. Tiene como objetivos este Módulo: 1. Hacer un resumen de los pedidos de los clientes; 2. De acuerdo con las necesidades de los clientes y con los tiempos de entrega de los proveedores en los cuales se incluye la producción, calcular lo que se necesita comprar a los proveedores, las partes que se necesitan fabricar, los artículos terminados por embarcar y recibir; 3. Indicar a los administradores del sistema los componentes que están en estado crítico y que pueden ocasionar entregas tardías a los clientes o paros de la producción; Por ser el primer paso del sistema de programación maestro, las entradas deben ser extremadamente importantes. Sin ésto, se invalida el concepto de planeación. Para lograr lo anterior el sistema realiza los siguientes procesos: Explosión de materiales Implosión de materiales Corrimientos de acuerdo a tiempos de entrega Comparación contra disponibles Consolidaciones Reporte de proveedores Reporte de acumulados A continuación, se muestra la interfase del Módulo de Procesamiento: Figura 4.12 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Procesamiento del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 63

89 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En la siguiente, figura se presenta un fragmento del código del Lenguaje de programación en Visual Basic Ver. 6.0, del Módulo de Procesamiento: rc = SQLGetData(hStmt, 1, SQL_C_CHAR, id, Len(id), 0) If (rc% = SQL_ERROR) Or (rc% = SQL_INVALID_HANDLE) Then GoTo Fallo rc = SQLGetData(hStmt, 2, SQL_C_CHAR, desc, Len(desc), 0) If (rc% = SQL_ERROR) Or (rc% = SQL_INVALID_HANDLE) Then GoTo Fallo Dim tmp As String cmb_unidad.additem MiTrim(desc) unidadid(i) = MiTrim(id) i = i + 1 Loop rc = SQLFreeStmt(hStmt, SQL_DROP) cmb_unidad.listindex = 0 Exit Sub Fallo: rc = SQLError(hEnv, hdbc, hstmt, CodigoError, ErrorNativo, DescripError, 200, LongitReal) If MiTrim(CodigoError) = "08003" Or MiTrim(CodigoError) = "08001" Or MiTrim(CodigoError) = "01000" Or Figura 4.13 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic Ver. 6.0, para el Módulo de Procesamiento del Sistema de Información Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Consultas del Sistema de información. En esta interfase, muestra las consultas, de los catálogos, o procesamiento de datos, para que así el usuario, tenga en consideración la los movimientos de los Materiales. Ahora, se muestra la interfase del Módulo de Consulta: Figura 4.14 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Consultas del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 64

90 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En la siguiente figura, se presenta un fragmento del código del Lenguaje de programación en Visual Basic Ver. 6.0, del Módulo de Consultas: rc = SQLFreeStmt(hStmt, SQL_DROP) Exit Function Fallo: rc = SQLError(hEnv, hdbc, hstmt, CodigoError, ErrorNativo, DescripError, 200, LongitReal) If MiTrim(CodigoError) = "08003" Or MiTrim(CodigoError) = "08001" Or MiTrim(CodigoError) = "01000" Or MiTrim(CodigoError) = "08S01" Then ok$ = MsgBox("No existe conexion hacia la base de datos, La aplicacion se cerrara", 16, "Error") End Else ok$ = MsgBox(DescripError, 16, "Error = " + CodigoError) End If rc = SQLFreeStmt(hStmt, SQL_DROP) End Function Function cargacombo_periodo() Combo1.List(0) = "Enero - Febrero - Marzo" Combo1.List(1) = "Abril - Mayo - Junio" Combo1.List(2) = "Julio - Agosto - Septiembre" Combo1.List(3) = "Octubre - Noviembre - Diciembre" End Function Function cargacombo_anio() Dim n As Integer Dim anio As String * 5 n = 0 cmd = "SELECT DISTINCT anio FROM proce" Figura 4.15 Fragmento de código en lenguaje de programación Visual Basic Ver. 6.0, para el Módulo de Consultas del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 65

91 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Diseño y construcción de la interfase del Módulo de Generación de Reportes del Sistema de información. La siguiente interfase de salida del sistema, se encarga de proporcionar los reportes, diarios, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, de los requerimientos de materiales, transacciones de inventarios entre otros: Figura 4.16 Diseño y construcción de la Interfase del Módulo de Generación de reportes del Sistema de Información. Ahora, se continúa con la fase de Implantación de acuerdo con la estructura de la metodología: ANGEL MORALES GONZALEZ 66

92 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 4.4 FASE 4.- IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORA. Ahora, se muestra, el desarrollo de la Fase 4.- Implantación del Sistema de Información: FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. FASE 4.- IMPLANTACIÓN Figura 4.17 Diagrama de la Metodología LGS, en su Fase 4 de Implantación del Sistema de información Basado en Computadoras Estrategia para la implantación. Para la instalación del Sistema de información, se ha definido un plan por etapas cuyo propósito es segmentar el esfuerzo de instalación en módulos controlables. Se pretende con este enfoque instalar el sistema por partes y en forma gradual, para evitar el sobrecargar a los usuarios con un cambio de gran magnitud en un corto tiempo y asegurar que cada una de las partes instaladas funcionan adecuadamente antes de instalar la siguiente. La instalación del Sistema de Información se ha dividido en las siguientes etapas: I. Mantenimiento Básico del Inventario. II. Administración de Inventarios. Estas etapas, están orientadas únicamente a controlar los inventarios y a proporcionar las funciones de apoyo para la administración de los almacenes. ANGEL MORALES GONZALEZ 67

93 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Etapa I. Mantenimiento básico del inventario.- Los objetivos de esta etapa son los siguientes: 1. Permitir por medio del Sistema de Información, controlar y registrar las transacciones básicas del inventario a través de un proceso en línea en cada uno de los almacenes. Esto proporcionará información oportuna sobre los inventarios, así como mayor exactitud en las existencias. 2. Proporcionar catálogos actualizados de materiales, tanto al Almacén como a los usuarios de materiales para facilitar la búsqueda de información sobre el material en existencia. Para alcanzar estos objetivos, se implantarán las siguientes funciones: Control de Inventarios Información sobre saldos disponibles - Recepción de material - Salidas - Informes de existencias y de control físico Clasificación de Materiales Mantenimiento la base de datos de materiales y generación de catálogos - Actualización de la base datos de materiales - Información a los usuarios - Mantenimiento de Información de referencia Etapa II. Administración de Inventarios.- Los principales objetivos de esta etapa son los siguientes: 1. Proporcionar información oportuna que permita controlar la calidad del servicio, así como los niveles de inventario. 2. Mejorar la eficiencia y precisión de las actividades de administración de inventarios y planeación de requerimientos. 3. Controlar los códigos de materiales para evitar duplicidad y mejorar la calidad de la información de inventarios. ANGEL MORALES GONZALEZ 68

94 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Para alcanzar estos objetivos, se implantarán las siguientes funciones: Control de Inventarios Control de órdenes de materiales - Requisiciones de compra - Traspasos - Reservaciones - Generación de reportes gerenciales Clasificación de Materiales Consulta de en línea (mediante diversos métodos de acceso) Planeación de Requerimientos Planeación de materiales para programas de demanda Planeación de materiales para proyectos (obras) Consolidación de demandas A continuación, se muestra en la siguiente figura el programa de la Fase de Implementación los resultados obtenidos, una vez concluido el Proyecto de Tesis del Sistema de Información: ACTIVIDAD 2008 Duración (días) MAR ABR 31-MAR-08 4-ABR ABR ABR ABR-08 Implantación 19 J V L M M J V L M M J V L M M J V L M M Preparación de la Implantación del sistema 7 Implantación real del sistema con el usuario 10 Reporte de la implantación del sistema para 5 obtener información Análisis de la respuesta del usuario 4 Figura 4.18 Plan de Trabajo para la Implantación del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 69

95 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Ahora, se muestran diversas salidas como ejemplo de la aplicación del Sistema Implantado, que del Modulo de Reportes, tiene la opción de Importar Información a las hojas de cálculo y proporcionando un formato. Como se muestra a continuación: En la siguiente figura, se muestra, la salida de Módulo de Reportes de la Planeación de Requerimiento de Materiales y Seguimiento del programa de la Fase de Implementación, una vez concluido el Sistema de Información: Figura 4.19 Diseño de Salida del reporte de la Planeación de Requerimiento de Materiales y Seguimiento. En el anterior reporte, nos indica la planeación de los requerimientos de materiales y el seguimiento, mostrando el reporte, Código del producto o artículo, Código del nivel, Plazo de entrega en semanas, Disponible, Existencia de seguridad, y los materiales Asignados a otros productos, asimismo muestra todos las componentes ANGEL MORALES GONZALEZ 70

96 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN necesarias, para realizar el producto, también muestra las recepciones programadas de la recepción. En la siguiente figura, se muestra, la salida de reporte de existencias del programa de la Fase de Implantación, una vez concluido el Sistema de Información: Figura 4.20 Consulta de Existencias de Material realizadas en el Sistema de Información. En la anterior figura, muestra el reporte de existencias de materiales en el Almacén, proporcionando: la clave del producto, la descripción, la unidad de medida, las existencias del material, costo, costo promedio, fecha de recepción, en general todo con respecto a los materiales que se encuentran en el Almacén. ANGEL MORALES GONZALEZ 71

97 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN 4.5 FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORA. A continuación, se describe, el desarrollo de la Fase V.- Operación y Mantenimiento del Sistema de Información: FASE 1.- ANÁLISIS FASE 2.- DISEÑO FASE 3.- CONSTRUCCIÓN FASE 5.- OPERACIÓN Y MANTTO. FASE 4.- IMPLANTACIÓN Figura 4.21 Diagrama de la Metodología LGS, en su Fase 5 de Operación y Mantenimiento del Sistema de información Basado en Computadoras Actividad 5.1. y 5.2 procesos de problemas reportados y proceso de solicitudes de cambio. En esta fase, se plantean las actividades para dar a conocer la forma de trabajar con la información después de desarrollado el Sistema de Información Basado en Computadora, así como el reporte y detección de problemas y efectuando los cambios y modificaciones al sistema. Cuando se lleve a cabo la operación del Sistema de Información, se deben considerar las actividades establecidas, de acuerdo a lo siguiente: Establecimiento de la forma de operar de los programas. Monitoreo de la forma en que los programas llevan a cabo sus tareas. Revisión de las bitácoras del sistema. Pruebas de acceso. Así mismo se identifican las nuevas necesidades amen de conseguir una mejora continua del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ 72

98 CAPÍTULO 4.- FASES DE DISEÑO, CONSTRUCCIÓN, IMPLANTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Actividad 5.3 Modificaciones al Sistema de Información. Consiste en revisar lo que se llevó a cabo en las fases anteriores, es decir, que basándose en esta revisión se realizan los cambios, siempre y cuando sean necesarios. Así mismo, se revisan las especificaciones de los equipos de cómputo, considerando las necesidades del Sistema de Información. Dentro de este aspecto se pueden llevar a cabo las siguientes actividades: Organización de las Bases de Datos. Respaldo automático de los archivos resultantes del proceso. Calendarización de los programas de capacitación a usuarios finales. Difusión para dar a conocer la forma de operación del Sistema de Información. Otro punto a destacar es la elaboración de toda la documentación de principio a fin, la cual debe ser entendida por cualquier persona, para que en caso de que se requiera hacer adecuaciones futuras por parte de otras personas, estas puedan remitirse a la información previamente elaborada Actividad 5.4 Identificación de nuevas necesidades del Sistema de Información. En la actividad, de evaluación se puede realizar considerando el funcionamiento del sistema; asimismo para identificar nuevas necesidades se repite nuevamente el ciclo de la metodología LGS y así se realiza una mejora continua del Sistema de Información. Por ultimo se concluye, que una buena metodología como esta, permitirá que el desarrollo de los Sistemas de Información Basados en Computadora, pueden llevarse a cabo sin contratiempos ya que dicha metodología indica los pasos que se deben seguir para alcanzar los resultados deseados. En este capítulo, se mostró el Diseño, Construcción, Implementación y Operación y Mantenimiento del Sistema de Información. En el siguiente capítulo, se presenta la Valoración de Objetivos, Trabajos Futuros y Conclusiones del Trabajo de Tesis. ANGEL MORALES GONZALEZ 73

99 CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS En los capítulos anteriores, se describió la Metodología utilizada para el Proyecto de Tesis, se realizó las Fases de Análisis, Diseño, Construcción, Implementación y operación, Sistema de Información. En este Capítulo, se realizará la Valoración de Objetivos, Trabajos Futuros y Conclusiones del trabajo de Tesis. 5.1 VALORACIÓN DE LOS OBJETIVOS. Revisando el desarrollo del trabajo presentado, cumple con los requerimientos funcionales detectados en la justificación y entonces lo que continua es la Valoración del cumplimiento de los Objetivos Valoración del Objetivo General. Desarrollar un sistema de información de seguimiento de la planeación de requerimientos de materiales, para apoyar a la subdirección de Almacén en la administración de los materiales en una Industria Mediana de la Construcción Mexicana, en los capítulos anteriores se dió cumplimiento a éste y a los objetivos particulares, como se resume en este capítulo. Los objetivos específicos fueron: Valoración de Objetivos Específicos. Analizar el medio ambiente General de una Industria Mediana de la Construcción y en particular la Subdirección de Almacén para obtener la situación actual. ANGEL MORALES GONZALEZ 74

100 CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS Conocer el estado actual de los sistemas de planeación existentes que apoyan a la industria mediana de la construcción para mejorar su competitividad, capacidad informática y servicio al cliente; Se concretó la definición y el análisis del entorno operativo de la Industria Mediana de la Construcción, en lo que se relaciona con la revisión de los procesos que se llevan a cabo en el área de la Subdirección de Almacén. Analizar, diseñar, construir un sistema de información basado en computadora para apoyar a la planeación de la industria mediana de la construcción. Se analizó, se diseñó y construyó una interfase amigable para el usuario del Sistema. Se diseñó y construyó en módulos lo necesario para que se realicen operaciones básicas de consulta al sistema. Se considera, que el sistema administrador de materiales bajo la Planeación de Requerimiento de Materiales, reduce los inventarios, pues solo se compran los materiales necesarios para determinada obra determinada. Por lo que se puede afirmar que se cumplen con los objetivos de la tesis. Además se puede añadir los siguientes comentarios: El análisis, debe ser preciso, ya que a partir de allí, se detectará la mejor propuesta de solución de un Sistema de Información. Cuanto mayor sea la cantidad de información, esta propuesta será de mayor calidad y sobre todo la satisfacción del cliente. Con lo que respecta al sistema de Planeación de Requerimiento de Materiales, es un excelente sistema de control de inventarios, pero como cualquier otro sistema aislado tiene errores y fallas en su aplicación. Sin embargo, hay que remarcar acerca de él, que conjugándose con el sistema MRP II o bien el SAP forman un gran sistema, que beneficia a toda una empresa Valoración de Resultado Obtenidos del Trabajo de Tesis. A continuación, se realiza una valoración de los resultados obtenidos al Implantar el Sistema de Información Basado en Computadora para el Apoyo al Seguimiento de la Planeación de Requerimientos de Materiales de una Constructora: ANGEL MORALES GONZALEZ 75

101 CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS Beneficios: 1. Reducción del trabajo 2. Reducción en el tiempo de respuesta 3. Mayor tiempo para planear y programar 4. Reducción de tiempos muertos 5. Reducción de actividades manuales de calculo 6. Información actualizada del control de inventarios 7. Determinación más precisa de los requerimientos de materiales 8. Agilización del proceso de requerimientos 9. Mayor tiempo en la toma de decisiones operacionales 10. Mejora la atención de los clientes 11. Eliminar duplicidad de esfuerzos 12. Aprovechamiento del recurso humano Ahora, se muestra en la siguiente gráfica, los resultados programados a obtener después de Implementar el Sistema de Información, se reducen los inventarios de 30% a un 15%; esto implica la reducción de igual manera del capital de la Constructora, es decir, es sus estados financieros tendrá una disponibilidad de efectivo mayor y reduce los gastos de mantener un inventario. 30% 30% 20% 15% 10% 0% 1 2 S1 Figura 5.1 Gráfica de Resultado Obtenidos. A continuación, se presenta un análisis de la posible rentabilidad de Implantar el Sistema de Información: DETERMINACIÓN DE LA TMAR Como la tasa de inflación del año pasado fue inferior al 5%, entonces para este proyecto se puede establecer una TMAR (Tasa Mínima Aceptable de Retorno) de alrededor del 30%, en donde 5% es originada por la propia inflación y el 25% restante correspondería como una recuperación de capital anual que presenta la empresa: ANGEL MORALES GONZALEZ 76

102 CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS Tabla 5.1 Análisis de Rentabilidad. Flujo Concepto Valor - Inversión, materiales equipos, capacitación, $341, mano de obra, (pesos) + Beneficios estimados (pesos) $400,256 - Costo de mantenimiento año 1 (pesos) $35,250 - Costo de mantenimiento año 2 (pesos) $20,000 - Costo de mantenimiento año 3 en adelante $ 10,250 (pesos) - Impuestos (%) 15 + Valor de salvamento sobre la inversión en equipo 5 (%) - Depreciación (%) 5 Vida útil de los equipos 7 Tasa de descuento (p.u.) 0.08, 0.10, 0.15 y 0.20 Tasa de crecimiento anual (%) 3 Los resultados obtenidos en el análisis de rentabilidad para la implantación del Sistemas de Información necesarios en la gestión del Almacén, evidentemente indican los grandes beneficios económicos y técnicos. Los beneficios serían sustanciales para la empresa constructora, como a sus clientes, por el apoyo que brinda la Industria de la Construcción, a México, reduciendo tiempos de respuesta para la construcción. Por lo anterior, se tienen el sustento requerido de haberse implantado el Sistema de información, y haber tomado la decisión de solicitar los recursos, técnicos, económicos y humanos necesarios a la Implantación del Sistemas de Información en el área de Almacén. ANGEL MORALES GONZALEZ 77

103 CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS 5.2 TRABAJOS FUTUROS. Es continuar con el mantenimiento periódico al sistema de Información generado en el presente Trabajo de Tesis; también, considerando el dinamismo de los Sistemas de Información, y sobre este en particular, se puede extender su aplicación, considerando la integración de todos los Sistemas de Información que tienen relación con la administración de materiales. Otro punto a destacar para trabajos futuros, es la creación de un Cubo de Datos (Data WareHouse), para que la planeación sea estratégica y no sólo operacional y para el Apoyo a la Toma de Decisiones. En la siguiente figura, se muestra lo alcanzado en el presente Trabajo de Tesis, y el trabajo que para crear un Sistema Integral de Administración de materiales se deja para un futuro: PLANEACIÓN DE REQUERIMIENTOS DEMANDAS CONSOLIDADAS CONTROL DE INVENTARIOS INF. DE PEDIDOS COMPRAS CUENTAS POR PAGAR PROCESO DE CONSOLIDACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS CONSUMO RECEPCIÓN DE PEDIDOS REQUISICIONES Y RECEPCIONES CLASIFICACIÓN DE MATERIALES PRECIOS CATALOGOS CONSULTA EN LINEA VALOR CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE INVENTARIOS FACTURAS PAGOS APROBADOS ANÁLISIS DE NECESIDADES DE EFECTIVO CHEQUES COMPRAS, FINANZAS, TESORERIA SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL PRESENTE TRABAJO DE TESIS TRABAJOS FUTUROS RECEPCIÓN Y COMPROBACIÓN DE FACTURAS APROBACIÓN DE PAGOS ANÁLISIS DE REQUISICIÓN DE EFECTIVO PAGO A PROVEEDORES Figura 5.2 Alcance del Sistema de Información Realizado y Trabajos Futuros. ANGEL MORALES GONZALEZ 78

104 CAPÍTULO 5.- VALORACIÓN DE OBJETIVOS, RESULTADOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS 5.3 CONCLUSIONES DEL TRABAJO DE TESIS. El resultado, del análisis y desarrollo de trabajo de Tesis está contenido en los siguientes puntos: Se construyó un sistema de información para el apoyo al seguimiento de la planeación de requerimientos de materiales en una industria prototipo de la construcción, con esto se obtiene: la seguridad en el servicio (MRP) caso: la industria de la construcción. Mediante la utilización del Sistema de Información Basado en computadora para Apoyo a la Evaluación Técnica-Económica de Proyectos en el Área de Almacén, se logrará mejorar la operación del Área, ya que facilita el análisis mediante la información que proporcionará por medio de los datos que se obtendrán en el Sistema Información El sistema de información creado con base al sistema MRP, constituye un sistema completo de gestión de la producción cuyos puntos fuertes se encuentran principalmente en la planificación. En este trabajo de investigación se usa el termino Sistema, no como aplicación de software, sino como la creación de un Proyecto completo o Sistémico en el cual interviene a personal involucrado con varias disciplinas y elementos diversos de la empresa y con un desarrollo sistemático. Para realizar la Tesis se puso en práctica los conocimientos adquiridos en la Maestría en Ciencias con Especialidad en Ingeniería de Sistemas que se imparte en la Sección de Estudios de Postgrado e Investigación en la Escuela Superior de Ingeniería Mecánica y Eléctrica del Instituto Politécnico Nacional, empleando en particular, las materias de Teoría General de Sistemas, Sistemas de Información, Planeación y Administración de Sistemas de Información y Administración de Sistemas de bases de Datos. Todas ellas integradas en un objetivo de crear un sistema de información con visión y aplicación lo más completa posible y con un desarrollo metodológico o sistemático. ANGEL MORALES GONZALEZ 79

105 Referencias Bibliográficas Referencias Bibliográficas [Aldana, 2004] Aldana, C.R. Sistema de Planeación de Requerimientos de Materiales para la Pequeña y la Mediana Industria Mexicana Tesis de Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas, SEPI-ESIME-Zacatenco, IPN, México, D. F., [Buzan, Buzan, 1996] Buzan T., Buzan B., El Libro de los Mapas Mentales, Ediciones Urano, Madrid, España [Bustamante, 2006] Bustamante, A., Principios de Administración de Operaciones, 1ª. Edición, Ed. Espanta (UPIICSA-IPN), México D. F., México, [David, 1997] [García, 1995] David, F. R., Conceptos de Administración Estratégica. 5ª. Edición, Editorial Prentice Hall, México D. F., México, García G., Domínguez M.A, Ruiz A. Dirección de Operaciones: Aspectos Táctico y Operativos en la Producción y los Servicios, McGraw-Hill, Madrid, España, [Galindo, 2007] Galindo, L. A., Reporte Técnico: Sistemas de información, SEPI, ESIME, IPN, México, D. F., México, Marzo [Galindo, 2006B] [Galindo, 2006] Galindo, L. A., Reporte Técnico: Diseño e Implantación de Grandes y Complejos Sistemas de Bases de Datos, Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas, SEPI, ESIME-Zacatenco, IPN, México, D. F., México, Galindo, L. A., Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas de Información Basados en Computadoras, Memorias del 8º Congreso Nacional de Ingeniería Electromecánica y de Sistemas, SEPI-ESIME-Zacatenco. IPN, México, D. F., México, Noviembre de [Galindo, 2005] Galindo, L. A., Reporte Técnico: Planeación y Administración de Sistemas de Información Maestría en Ciencias en Ingeniería de Sistemas, SEPI, ESIME- Zacatenco, IPN, México, D. F., México, ANGEL MORALES GONZALEZ 80

106 Referencias Bibliográficas [Munch, García, 2004] Munch, G. L., García, M. J., Fundamentos de Administración, 5ª Edición, Ed. Trillas, México, D. F., México, [Pressman, 1998] [SAP AG, 2001] [Van Gigch, 2001] [Yourdon, 1979] Pressman R., Ingeniería del Software: Un Enfoque Práctico, 5ª Edición, Mc Graw Hill, Madrid, España, SAP México, Compendio de Manuales de Cursos, SAP AG, México, D. F., México, 2001 Van Gigch, Teoría General de Sistemas, 2ª Edición, Ed. Trillas, México, D.F., México, Yourdon, E. Análisis Estructurado Moderno, Editorial: Prentice Hall, México, D. F., México, ANGEL MORALES GONZALEZ 81

107 Referencias de Internet Referencias de Internet Página: Descripción: Sistema MRP Visión General del SAP Teoría General de Sistemas Soluciones Oracle SAP Internacional Oracle internacional PeopleSoft internacional Comisión Nacional de los Salarios Mínimos Sistemas ERP. The European Investment Bank and the European Investment Fund Diario Oficial de la Federación, México, 30 de diciembre de 2002 Gobierno del Distrito Federal (Leyes) ANGEL MORALES GONZALEZ 82

108 Contenido de los Anexos Contenido de los Anexos: Anexo A.- Metodología LGS para la Construcción de un Sistema de Información Basado en Computadoras. A.1 Anexo B.- Descripción del Módulo de Catálogos del Sistema de Información. B.1 Anexo C.- Descripción del Funcionamiento del Sistema de Información. C.1 ANGEL MORALES GONZALEZ 83

109 ANEXO A ANEXO A.- METODOLOGÍA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN BASADOS EN COMPUTADORAS. [GALINDO, 2007]: Se explican las actividades de: Análisis, Diseño, Construcción, Implantación, así como la de Operación y Mantenimiento. También, se sugieren algunas posibles técnicas y herramientas que hacen posible su desarrollo. FASE I.- Análisis, esta etapa constituye, la primera fase del Ciclo de Vida del Sistema de Información y se enfoca totalmente al intento de seccionar un posible problema en las partes que lo conforman para intentar comprenderlo, así como desarrollar soluciones de carácter general que fuesen aplicables. Para su estudio y aplicación, la fase de análisis se divide en tres etapas o subfases: Primera Subfase: Identificación y conocimiento del medio ambiente o Análisis de la situación actual o Investigación preliminar (Conocer el Ayer ). En ésta subfase se sugiere efectuar las siguientes actividades: -Obtener o definir el medio ambiente general en donde se realizan los procesos que apoyará el Sistema Computacional. -Obtener el marco organizacional u organigrama de la empresa y del área donde se implantará el sistema, así como de las posibles áreas relacionadas. Hay que recordar que los Sistemas se realizan por y para personas. Segunda Subfase: Análisis e identificación de los requerimientos de información o análisis de la problemática e identificación de los requerimientos de apoyo informático (Identificar o Analizar el Hoy ). En ésta subfase se sugiere efectuar las siguientes actividades: Identificación de posibles: entradas, salidas, procesos, archivos y/o bases de datos, controles, tiempos, volúmenes. Es decir, se debe obtener básicamente, los Elementos de un Sistema. Tercera Subfase: Propuesta General de Solución y Reporte del análisis (Proponer el Mañana ). ANGEL MORALES GONZALEZ A.1

110 ANEXO A Hay que recordar que en la fase de análisis, él o los analistas al trabajar con los empleados o directivos, deben estudiar el proceso que actualmente se efectúa para contestar estas preguntas clave: 1. Qué se está haciendo? (What) 2. Cómo se está haciendo? (How) 3. Cuándo ocurre? (When) 4. Dónde ocurre? (Where) 5. Por qué ocurre? (Why) 6. Quién lo hace? (Who) 7. Qué tan serio es el problema? 8. Cuál es la causa principal. Fase II Diseño.- Es la segunda etapa del Ciclo de Vida de un Sistema de Información, se reciben los productos finales del análisis (es decir, la Propuesta General de Solución) y fundado en ellos, "TRADUCE", los lineamentos que de ahí emanan en postulados de carácter técnico, que sirvan de guía a las etapas posteriores, sin perder nunca de vista el contexto determinado, por el concepto de sistema aprobado en la propuesta del análisis. Entonces, el Diseño de los Sistemas de Información Computacionales es: la colección de actividades necesarias para conducir (ampliando y adaptando los postulados de la propuesta del análisis) a la creación del sistema hasta el momento en que las instrucciones o procesos de cada programa computacional puedan ser codificadas por el programador o creadas en una herramienta automática de construcción, tal como una tipo CASE (Computer Aided Software Engineering) o 4GL, o implantados por medio de un Sistema Manejador de Bases de Datos (DBMS, por sus siglas en inglés), como lo son: Oracle, Informix o Access. De donde, la etapa de diseño de un sistema de información está técnicamente orientada a responder a la pregunta: Cómo hacerlo?, una vez que en la etapa de análisis se ha propuesto: Qué hay qué hacer?. Las etapas o subfases en que, usualmente, se divide ésta fase, son las siguientes: 1a. Subfase: Diseño preliminar o conceptual o lógico. 2a. Subfase: Diseño detallado o particular o procedural del sistema. A continuación, se comentan brevemente las actividades que se sugiere realizar en cada una de estas subfases: Subfase primera: Diseño preliminar.-en ésta primera etapa, el objetivo es el desarrollar un modelo conceptual mediante "acercamientos" sucesivos esto es, partiendo de lo general a lo particular. ANGEL MORALES GONZALEZ A.2

111 ANEXO A Entonces, un primer intento de modelo consiste básicamente: en un diagrama que identifica: los datos de entrada, describe vaga y brevemente los procesos internos y sus relaciones entre si y enumera las salidas. Segunda Subfase: Diseño Detallado.-corresponde virtualmente a la construcción de las especificaciones de cada programa, lo que viene a ser el puente entre la idea general o preliminar del diseñador y el equipo de programadores o implementadores. Fase III: Construcción.- Es la etapa donde se escriben o desarrollan los programas o procesos en la computadora es normalmente la actividad individual más operativa (e incluso tediosa), en el desarrollo de un sistema de información basado en computadoras. Las tareas o actividades inherentes a la etapa de programación pueden identificarse como sigue: 1.-Identificación de los propósitos del programa y con ellos la primera aproximación lógica a las rutinas que la computadora debe efectuar y a los límites (Alcances) del programa. 2.-Definición de la secuencia lógica en que los datos de entrada deberán ser procesados y su operación (también secuenciadas lógicamente) por las rutinas. 3.-Traducción del planteamiento lógico del proceso (anterior), a códigos de programación entendidos por el procesador especial o lenguaje de programación llamado compilador o una interfaz de más alto nivel, por medio de la operación denominada codificación de instrucciones. Es éste el último momento de reanalizar la decisión tomada por el diseñador acerca del lenguaje a utilizar o de Sistema Manejador de Bases de Datos a emplear. 4.-Compilar y operar las instrucciones mediante el uso de procesadores (compiladores) específicos, a fin de "depurar" los posibles errores de sintaxis y/o de lógica cometidos al codificar o al emplear una interfaz de más alto nivel. El proceso de compilación "traduce" las instrucciones codificadas en un lenguaje de programación, "intermedio", a un lenguaje de "máquina" comprensible y ejecutable por la computadora. 5.- Prueba del programa; esta tarea implica suministrar al proceso computacional datos de entrada "artificiales" para observar su ejecución, confrontando paso por paso las especificaciones (especificadas en las tablas de decisiones y secuencias de actividades) previas, con los resultados de la ejecución. Los datos de prueba objetivos y circunstancias posibles a enfrentar por el programa. ANGEL MORALES GONZALEZ A.3

112 ANEXO A 6.-Descripción de actividades a ser realizadas por el personal que maneje operativamente el programa. Fase IV: Implantación.-La implantación o instalación del sistema tiene que ver, en primera instancia, con las consideraciones de hardware y software del mismo y usualmente, se lleva a cabo con posterioridad a la prueba del sistema. Es difícil de precisar el punto inicial de la etapa de instalación del sistema, principalmente, porque cuando se empieza ésta actividad, algunos de los programas o procesos que lo componen, no están completamente operacionales y documentados. Asimismo, no es fácil determinar cuando finaliza la instalación y cuando se inicia la operación. Sin embargo, para la instalación o implantación del sistema se sugiere realizar algunas actividades, tales como: Entrenamiento del usuario. Efectuar una completa revisión del Sistema, lo que involucra la: Conversión del sistema. Otras actividades a realizar en la implantación: - Documentación final del Sistema. - Transferencia del Sistema a control de producción. - Orientación Gerencial. Problemas más comunes en la fase de instalación: - Falta de planeación para la instalación del sistema. - Falta de conocimiento en el manejo de datos u operación del sistema. - Falta de instrucciones de operación o instrucciones incorrectas. Fase V: Operación y Mantenimiento.-La etapa de operación del sistema, es aquélla en la cual el sistema instalado, se transfiere del área de desarrollo a la de operación y queda totalmente bajo control de la instancia encargada de la producción. ANGEL MORALES GONZALEZ A.4

113 ANEXO A En esta etapa, por lo tanto, el sistema ha pasado finalmente de la fase de desarrollo a su fase de operación y será necesario evaluarlo para comprobar los resultados. La operación del sistema impone algunos requisitos de interés para el grupo de análisis y de programación, tales como: Conformación del sistema a "estándares de instalación y operación. Utilidad del uso de manuales de operación. Evaluación de la eficiencia de los procesos computacionales. Mantenimiento de los programas o módulos. Obtención de mejoras en la operación. Revisión del sistema. ANGEL MORALES GONZALEZ A.5

114 ANEXO B ANEXO B.- DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE CATÁLOGOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CATÁLOGOS DEL MÓDULO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN: Los requerimientos o datos de información de entrada del sistema, se indican en los denominados catálogos. De esta forma se lleva a cabo la descripción y, a partir de los mismos, se puede crear las bases de datos. Los catálogos son las bases de datos que requiere el sistema para poder operar y que permiten la mejora continua en la operación de la empresa usuaria del sistema. De aquí que su utilidad sea mayor mientras esté mejor integrada. Se definen los siguientes catálogos del el sistema: Catálogo de materiales (artículos). En este catálogo se incluyen los materiales de construcción. Catálogo de partes o componentes Los elementos comprendidos son las partes o los componentes que se utilizan en la fabricación del producto terminado. Dentro de este catálogo, además de la descripción del componente, debe existir la información sobre: tiempo de entrega o fabricación, lote económico en caso de existir, costo unitario (valor de la última adquisición), costo de preparación en caso de ser de fabricación o costo de ordenamiento en caso de ser compra, tiempo estándar de fabricación, valor del inventario de seguridad en caso de ser requerido, unidad de medida (de compra y de entrega a producción), porcentaje asignado por proveedor, nivel de ingeniería, activo o no activo. Es conveniente que estos catálogos se separen en tres diferentes categorías: por especificaciones de proceso, por especificaciones de producto y por especificaciones especiales. El sistema debe ser capaz de manejar cambios de ingeniería. Algunas características importantes de este catálogo son las siguientes: ANGEL MORALES GONZALEZ B.1

115 ANEXO B 1. Los componentes que estén en el último nivel de la estructura son componentes de compra y que finalmente son solicitados a los proveedores para ser abastecidos. 2. Los componentes pueden estar en un nivel intermedio, pero si es necesario que salgan de la empresa para que se les haga una operación deben ser considerados como materiales que se solicitan a proveedores. 3. Los componentes pueden estar formados por varios componentes y debe ser posible el transferir el conjunto de componentes al hacer una transacción de inventarios. Esta transacción puede ser de almacén a almacén y como uno de los almacenes puede ser de desperdicio, todos los componentes deben ser considerados como tal hasta que si hay posibilidad de salvamento, puedan ser ingresados nuevamente a los almacenes como componentes en buen estado. 4. Cuando es integrado un producto terminado y es entregado al cliente, el sistema debe considerar que todos los componentes salen de almacenes (materia prima y mano de obra). 5. Los componentes pueden ser parte de diferentes productos terminados y es muy importante que cuando esto ocurra, tengan la misma denominación. 6. Los cambios de ingeniería afectan a los componentes en todos los productos terminados, esto es, no puedan afectar a un solo producto terminado si el componente es usado en varios productos terminados. Es muy usual que las empresas permitan esto, creando un vicio de aceptación de mala calidad en la elaboración de los productos que fabrica. 7. En los componentes, un cambio de ingeniería afecta la utilización de los materiales y puede dejar obsoletos a materiales en proceso, por lo que es importante que las fechas de vigencia sean analizadas con detenimiento antes de su utilización. 8. Los proveedores que surtirán los artículos y los porcentajes de las necesidades. Catálogo de estructuras El catálogo de estructuras es la forma en que cada uno de los componentes se integra en los artículos terminados. De la programación de este catálogo depende la flexibilidad que tenga el sistema. El programar una sola estructura es relativamente fácil aún con muchos componentes, pero manejar múltiples artículos con múltiples componentes es un problema de programación. ANGEL MORALES GONZALEZ B.2

116 ANEXO B Las estructuras de los artículos terminados son árboles que se estructuran conforme a lo que se indica en la figura siguiente: Donde: Figura B.1 Conjuntos de productos terminados y sus componentes [Aldana, 2004]. =Cantidad del componente = Componente j, que forma parte del componente i y está en el nivel Ni de la estructura y del que se requieren a piezas. Esta forma de manejo de estructuras, permitirá al programador poder realiza la explosión de materiales usando la teoría de los conjuntos. Catálogo de almacenes En cuanto al catálogo de almacenes, el sistema debe ser flexible y el usuario debe tener la capacidad de crear en él la cantidad de almacenes que requiera su operación. Estos almacenes pueden ser: de recibo de materiales, de materia prima, de proceso (la cantidad de procesos que tenga en su fabricación), de desperdicio, de mermas, de maquiladores, de producto terminado, etcétera. En cada uno de éstos, los catálogos contarán con localizaciones de los productos almacenados, si es requerido, o podrá manejar almacenaje variable. En el ANGEL MORALES GONZALEZ B.3

117 ANEXO B sistema, el usuario indicará cuáles almacenes deben ser considerados como almacenes productivos y cuáles son almacenes de material que no puede ser usado en la producción. En este tipo de sistemas lo más importante es definir en cuáles almacenes se tiene materiales disponibles para la producción y en cuáles otros se tienen materiales que están en cuarentena, son desperdicio, están en inspección o que, por alguna razón, están detenidos y no pueden ser usados en la fabricación. Nuevamente, si los almacenes son de materiales no disponibles, no deben ser considerados en los requerimientos de materiales. Sin embargo, el sistema debe dar la posibilidad de poder evaluar la magnitud de los materiales en estas condiciones. En las localizaciones de los almacenes debe existir la posibilidad de hacer bloqueos de materiales. Se debe considerar que los catálogos de almacenes sólo son éstos y que sus tablas deben estar relacionadas con el proceso de transacciones entre almacenes (movimientos de materiales entre almacenes). Catálogo de clientes El de clientes es un catálogo con todos los datos del cliente. Los datos importantes que debe contener el catálogo son los siguientes: Datos generales del cliente: nombre, dirección, teléfonos, correo electrónico, contactos y niveles de decisión; Datos de facturación: los que requiere una factura para imprimirse como: nombre, dirección, Registro Federal de Causantes, etcétera; Datos de embarque: cantidad de mercancía entregada, lugar adonde se envía y forma de facturación; Seguros: Tipo de seguro que cubre el cliente en su embarque y en sus pagos; Datos de matrices y sucursales: para grandes clientes que manejan matrices y sucursales, el sistema es capaz de recibir pedidos a través de las matrices y enviar pedidos a las sucursales; Datos de los representantes que atienden al cliente; Datos de precios: los clientes reciben diferentes tratamientos de precios en artículos iguales, dependiendo del volumen de compra y de las ANGEL MORALES GONZALEZ B.4

118 ANEXO B negociaciones que se hagan, por lo que se deben considerar los precios acordados con el cliente. Muchas veces se requieren procesos si los precios están en función del volumen de compra y no al cliente. Catálogo de proveedores El catálogo de proveedores tiene una estrecha relación con la filosofía de trabajo Justo A Tiempo. En un programa de planeación de materiales, JAT es tal que sigue políticas de entrega justo a tiempo y es prácticamente imposible trabajar con el sistema si los proveedores no surten con altos niveles de calidad y de puntualidad. De la confiabilidad del abasto de los materiales dependerán los niveles de inventario y que los programas se cumplan de acuerdo a lo planeado. En el pasado se adelantaban los programas de entrega a los proveedores con tres meses firmes y seis estimados, lo cual originaba que en la mayoría de los artículos surtidos se llevaran inventarios mayores a tres meses y muchas veces hasta de seis meses. En la actualidad, las empresas que están usando estas filosofías y estos programas de trabajo, dan a sus proveedores programas con horizontes de seis meses pero con programas de entregas diarias y, en algunos casos, hasta horarias. Entregar materiales en el momento que se necesita tiene como efecto que los inventarios se reduzcan, al mismo tiempo que duran los artículos en los lugares previos al ensamble. Por eso, para implantar el programa se requiere establecer tres puntos importantes en la filosofía de trabajo de la empresa: Trabajo justo a tiempo con altos niveles de calidad (usualmente tres defectuosos por millón de partes); Flexibilidad en los procesos de manufactura (tiempos muy reducidos de preparación en la maquinaria); Alta confiabilidad de los proveedores y de los procesos. En la siguiente figura, se ejemplifica el efecto en los inventarios, de acuerdo con el tiempo de entrega de los proveedores: ANGEL MORALES GONZALEZ B.5

119 ANEXO B Figura B.2 Ventajas sobre los inventarios por el uso de la planeación de materiales. Conforme se reduce el tiempo de entrega del proveedor, se reduce la cantidad de inventario que es necesario mantener en la empresa para poder producir sin problemas. El sistemas de información, llevan un sistema de evaluación de los proveedores;es importante, que maneje el sistema la estadística de defectuosos y gráficas para mejora continua de cada uno de los diferentes proveedores y de los defectos que se entregan en los diferentes artículos. Se consideran también como proveedores a los procesos dentro de la planta que fabrican artículos para ser ensamblados. La filosofía del sistema de información, es poder trabajar con diferentes proveedores. Esto es, en el momento de colocar pedidos, el sistema debe poder colocar pedidos del mismo artículo a diferentes proveedores, dependiendo del grado de confiabilidad o de los precios a los que surte. Debe tenerse cuidado con usar el precio como factor de surtimiento. Es importante considerar la calidad y la confianza de surtimiento del proveedor antes de analizar el precio. Este catálogo tiene todos los datos del proveedor. Los datos deben ser suficientes para con ellos poder colocar órdenes de compra con instrucciones de embarque, políticas de pago, Otros catálogos por considerar Existen otros catálogos que deben ser considerados, por ser usados en una gran cantidad de empresas. Se incluyen entre éstos: Agentes, Unidades de Medida, Compradores, Tipos de empaque, Familias, Causas, Claves de acceso al sistema, como los más usuales. ANGEL MORALES GONZALEZ B.6

120 ANEXO C ANEXO C.- DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN En este anexo, se encuentran los pasos necesarios para la utilización del Sistema de Información para el Apoyo al Seguimiento de la Planeación de Requerimientos de Materiales del área de Almacén de una constructora: A partir de este momento podrá iniciar con la funcionalidad de la aplicación y capturar la información necesaria para el funcionamiento del mismo. El usuario y contraseña serán asignados por el administrador del Sistema de Información, una vez que se capture esta información usted podrá ingresar a la aplicación. Figura C.1 Ingresar a la Aplicación del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ C.1

121 ANEXO C Pantalla Inicial de Aplicación En está pantalla, se puede acceder a los diferentes módulos del Sistema de Información, conforme a los privilegios otorgados por el administrador del sistema. La siguiente figura, es la pantalla que se presenta al iniciar la aplicación: Figura C.2 Pantalla de inicio de la aplicación del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ C.2

122 ANEXO C Menú de Catálogos: Ahora, se muestra en la siguiente pantalla los catálogos, donde puede dar de alta, modificar, guardar, borrar o buscar los datos de Materiales, Partes o Componentes, Estructura, Clientes, Proveedores y Almacenes: Ahora se muestra un ejemplo, en la siguiente pantalla, donde se capturan, los datos necesarios de un nuevo material para dar de alta en el catálogo: Figura C.3 Pantalla del Catálogo de Materiales para agregar, actualizar, borrar o modificar materiales del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ C.3

123 ANEXO C Agregar Entradas, aquí se podrán dar modificar las cantidades de los inventarios, de contiene tres funciones: Transacciones.- Esta función, identifica (rastrea) entradas o salidas de inventarios, fecha de entrada y salida, que es de mayor importancia en un sistema de planeación, ya que es la base de tiempo para la entrega de materiales. Información de Materiales.- Se capturan las especificaciones, de los materiales, que son requeridos en una determinada obra. Cambios de Demanda.- En esta función, se capturan los datos del cambio de obra o proyecto, asimismo, proporciona las modificaciones hacia nuevos proyectos, esto quiere decir, que hay que hacer un cambio de materiales. Aquí cabe resaltar la siguiente pantalla, que es la Orden de Producción, que da inicio al Control de Inventarios y la Consolidación de los pedidos, después de haber capturado los datos de las pantallas de transacciones; se continua en Información de Materiales, pues es donde se capturan las ordenes de producción, que da pauta a lo que se necesita producir e indica los materiales necesarios para determinado proyecto: Figura C.4 Pantalla de Orden de Producción ANGEL MORALES GONZALEZ C.4

124 ANEXO C Menú de Procesamiento del Sistema de información. Es la parte del programa en que el sistema integra todos los datos de entrada del mismo. El sistema de Planeación de Materiales es un programa conductor o programa de control maestro. Tiene las siguientes funciones el procesamiento de datos: 1. Hacer un resumen de los pedidos de los clientes; 2. De acuerdo con las necesidades de los clientes y con los tiempos de entrega de los proveedores en los cuales se incluye la producción, calcular lo que se necesita comprar a los proveedores, las partes que se necesitan fabricar, los artículos terminados por embarcar y recibir; 3. Indicar a los administradores del sistema los componentes que están en estado crítico y que pueden ocasionar entregas tardías a los clientes o paros de la producción; Por ser el primer paso del sistema de programación maestro, las entradas deben ser extremadamente importantes. Sin esto, se invalida el concepto de planeación. Para lograr lo anterior el sistema realiza los siguientes procesos: Explosión de materiales Implosión de materiales Corrimientos de acuerdo a tiempos de entrega Comparación contra disponibles Consolidaciones Reporte de proveedores Reporte de acumulados A continuación, se muestra la pantalla de Procesamiento y de explosionar del artículo: Figura C.5 Pantalla de artículos a explosionar. ANGEL MORALES GONZALEZ C.5

125 ANEXO C Una vez que se realiza la explosión de materiales, el sistema visualiza: Los requerimientos acumulados (requerimientos antes de comparar contra inventario). Que se muestra en la siguiente pantalla: Figura C.6 Pantalla de Requerimientos después de la explosión de materiales. Los requerimientos después de verificar la disponibilidad en inventarios (lo que realmente se requiere producir o comprar). El sistema permite que los usuarios calculen de manera sencilla sus costos de fabricación, para evitar pérdidas. Menú de Consultas: En esta pantalla, se muestra las consultas, de los catálogos, o procesamiento de datos, para que así el usuario, tenga en consideración la los movimientos de los Materiales y los requerimientos (Figura A.6) de material como en forma de consulta o imprimir dependiendo de los privilegios con cedidos por el administrador del sistema. Pantalla de consulta: Figura C.7 Pantalla de Consultas. ANGEL MORALES GONZALEZ C.6

126 ANEXO C Pantalla de Consulta del catálogo de proveedores, esta función muestra, las ordenes, compras, devoluciones y operaciones, realizas con los diferentes proveedores: Figura C.8 Pantalla de Consultas de Catálogo de Proveedores. Pantalla de Consulta de Inventarios, aquí aparecen los datos de los registros de los inventarios: Figura C.9 Pantalla de Consultas de Inventarios. ANGEL MORALES GONZALEZ C.7

127 ANEXO C Menú de Generación de Reportes del Sistema de información: En esta pantalla se encuentra los diferentes reportes que realiza el Sistema de Información. Así mismo los reportes se pueden exportar a la Hoja de Calculo de Excel, enviarlos por Mail, o txt. Proporciona reportes, diarios, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, de los requerimientos de materiales, transacciones de inventarios entre otros: Figura C.10 Pantalla de Generación de reportes del Sistema de Información. ANGEL MORALES GONZALEZ C.8

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