Administración de inventarios

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1 Administración de inventarios Ing. Ind. Abel Olivares Ampuero Papel de la administración de inventarios en las operaciones Una vez que se ha pronosticado la demanda de los productos a ser fabricados, se requiere definir el inventario necesario para servir a esa demanda Funciones del inventario Aislar a la empresa de las fluctuaciones de la demanda y proporcionar un stock de mercancías que permita al cliente elegir entre ellas Aprovechar los descuentos por cantidad Protegerse contra la inflación y aumento de precios 1

2 Tipos de inventarios Inventario Etapa del proceso Número y valor Tipo de demanda Otros Materia Prima Producto en proceso Producto terminado Clase A Clase B Clase C Independiente Dependiente Mantenimiento Operativos Administración de inventarios Problema 1 : Como clasificar el inventario Problema 2 : Cuanto inventario mantener y cuando pedirlo Clasificación de inventario ABC El método ABC divide el inventario en tres clasificaciones en base al volumen de ventas anuales siguiendo el principio de Pareto Para obtener el volumen anual en dólares de cada tipo de producto se multiplica la demanda anual por el costo unitario Los productos clasificación A son aquellos que en cantidades físicas representan el 15% pero en volumen monetario, representan entre el 70 y 80% 2

3 Clasificación de inventario ABC Los productos clasificación B son aquellos que en cantidades físicas representan el 30% pero en volumen monetario, representan entre el 15 y 25% Los productos clasificación C son aquellos que en cantidades físicas representan el 55% pero en volumen monetario, representan sólo el 5% Clasificación de inventario ABC Clasificación de inventario ABC % en USD A B Clase % en USD % Items A B C % en # de items C 3

4 Políticas con respecto a ABC Los recursos utilizados en desarrollar alianzas o relaciones con proveedores deben ser mayores en productos clase A. Los inventarios clase A deben tener un control mucho más ajustado que los items clase B o C, es decir debe realizarse la toma física del inventario con mayor frecuencia. Los pronósticos en la demanda de items clase A debe ser mucho mas cuidadosa que en items B y C. Toma de inventario físico Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo. En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta, pesa, mide o hace el estimativo de la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de inventario. Exactitud del inventario físico Aunque la exactitud deseada del inventario físico contra el registrado en el kardex o el sistema depende de la organización, la APICS sugiere inconsistencias máximas de hasta 0.2% en clase A, 1% en clase B y hasta 5% en clase C. 4

5 Costos asociados a la administración del inventario Costos de mantenimiento del inventario: son aquellos asociados a tener el inventario Costos de pedido: son los que se generan cada vez que se hace un pedido a un proveedor. En su cálculo debe involucrarse desde el tiempo que se toma para efectuar el pedido por todos los que intervienen desde la cotización hasta la revisión y aprobación, hasta los gastos de transporte y recepción de la mercancía, sin olvidar incluir los gastos administrativos pertinentes al pago de la factura. Costos asociados a la administración del inventario Costos de preparación: son los que se generan cada vez que se inicia la producción de un pedido. Los costos de preparación incluyen gastos por el diseño y preparación de las máquinas y herramientas, capacitación de los trabajadores y pérdidas anormales iniciales que se producen durante la calibración de los equipos. Costos de mantenimiento de inventario Estos costos están formados por: Costos de piso: renta, depreciación, impuestos, seguros Costo de manipuleo: equipos, combustibles, personal Costo de personal administrativo Costo de inversión en inventario Costo por daños y obsolescencia 5

6 Costos de almacenamiento en función del valor del inventario Costos de piso: 3-10% Costo de manipuleo: 1-3.5% Costo de personal: 3-5% Costos de inversión en inventario: 6-24% Costos por daños y obsolescencia: 2-5% Costo total de almacenamiento: inventario Aprox. 26% del valor del *Todas estas cifras son aproximadas y pueden variar sustancialmente dependiendo de la naturaleza delnegocio, de la localización y los tipos de interés vigentes Modelos de inventarios Modelo de Lote Económico (EOQ) Lote Económico con Producción y consumo simultáneo (POQ) Modelo con descuento en las cantidades Modelo de pedido a intervalo de tiempo fijo Modelos probabilístico: demanda incierta, tiempo de aprovisionamiento incierto y combinación de ambos Modelo de lote económico EOQ: Supuestos La demanda es conocida, constante e independiente El plazo de aprovisionamiento es constante La recepción del pedido es instantánea y completa No hay descuentos por cantidad Los únicos costos variables son los de pedido y de almacenamiento 6

7 Modelo de Lote Económico EOQ Costo Anual Costo de pedido inventario Cantidad optima de pedido (Q*) almacenamiento Cantidad pedida + pedido Por que sube el costo de almacenamiento? Si se compran más unidades, más unidades se deben almacenar Orden de compra Description Qty. Microondas 1 Cantidad ordenada Orden de compra Description Qty. Microondas 1000 Cantidad ordenada Por que baja el costo de pedido? El costo se reparte entre mas unidades 1 Orden (Costo unit $ 0.32) 1000 Ordenes (Costo unit $320) Orden de compra Description Qty. Microondas 1000 Cantidad ordenada Purchase Purchase Order Order Orden Description Purchase Description de compra Order Qty. Qty. Description Description Microwave MicrowaveQty. Qty. 1 1 Microondas Microwave 1 1 7

8 EOQ : inventario almacenamiento almacenamiento almacenamiento Inventario promedio Cantidad de pedido 2 x x Costo unitario de almacenamiento por año Costo unitario de almacenamiento por año Q 2 x H EOQ : pedido o preparación pedidos Número de órdenes por año x Costo de orden pedidos pedidos Demanda anual # de unidades por orden D Q x S x Costo de orden EOQ : Costo total de almacenamiento y pedidos Debido a que los costos directos de los productos adquiridos no son afectados por la cantidad pedida, no se consideran en este modelo como parte del costo, por lo que el costo total de almacenamiento y pedidos esta dado por la siguiente relación Costo total Q D H + 2 Q S 8

9 EOQ : Hallando la cantidad óptima de pedido La cantidad optima es cuando las curvas de costo anual de inventario y costo anual de pedido se encuentran: pedidos almacenamiento D Q S Q 2 H Q 2 Q * 2DS H 2DS H EOQ: Cuando ordenar? Nivel de inventario Cantidad optima de pedido (Q*) Inventario promedio (Q*/2) Punto de reorden (ROP) Lead Time tiempo de espera tiempo EOQ : Hallando el punto de reorden ROP El punto de reorden es el punto donde hay que hacer una nueva orden asegurándose que el tiempo que demore en llegar no sea mayor que el tiempo en que nos quedemos sin existencias ROP Demanda diaria x Tiempo de demora de una nueva orden (en días ) ROP d x L d D Numero de días trabajados en el año 9

10 POQ : Lote Económico con Producción y consumo simultáneo En el modelo EOQ se asume que el inventario se repone inmediatamente. Sin embargo hay situaciones en las que el inventario se repone a cierta tasa, tal es el caso de cuando una área produce para otra en una planta. En este caso se utiliza el modelo POQ cuyos demás supuestos son idénticos al EOQ, a excepción de que el costo de pedido se llama ahora costo de preparación y que no hay tiempo de aprovisionamiento. Production Order Quantity : POQ Nivel de inventario Nivel de inventario sin demanda Q* Parte del ciclo con producción Máximo inventario: Q (1- d/p) Comienza Termina el el suministro suministro Parte del ciclo sin producción Time POQ : Hallando la cantidad óptima de pedido Cantidad óptima de pedido Q p * 2DS d H 1 - Max nivel p de inventario Q - ( 1 d p) Costo de almacenamiento Costo total Q d 1 H 2 p Q d D 1 H + S 2 p Q - Costo de pedido ( ) D S Q d demanda diaria p producción diaria 10

11 Modelos de descuento por cantidad Para aumentar sus ventas muchas empresas ofrecen a sus clientes descuentos en el precio en función del tamaño del pedido Por esta razón hay que considerar en el modelo el ahorro que podría producirse por pedir mayor cantidad, por lo que la formula del costo total sería la siguiente: Q D Costo total IP + S + PD 2 Q Modelos de descuento por cantidad En este caso la cantidad óptima de pedido viene dada por la siguiente relación, que se la obtiene de forma similar que la anterior con la diferencia que debido a que los precios varían, el costo unitario de almacenamiento ya no es constante H sino que se lo expresa como un porcentaje constante I del costo P, para cada P que ofrece el proveedor según las cantidades pedidas Q * 2DS IP Modelos de descuento por cantidad Como existirá un precio diferente P para cada tramo de descuento, existirán varias Q* Ciertas Q* podrían estar por debajo del rango mínimo para obtener ese precio por lo que deben ajustarse hasta llegar a dicho valor Luego se comparan los costos totales obtenidos para cada Q* y se elige la de menor costo 11

12 Modelos de descuento por cantidad Costo Total Precio 1 Precio 2 Precio 3 Costo mínimo que no esta en el rango del descuento Cantidad minima para el descuento (precio 2) Cantidad pedida Q Cantidad minima para el descuento (precio 3) Modelo de pedido a intervalo fijo En este sistema se formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma que en el momento de recibir el pedido, el stock recupere el nivel deseado. Tamaño de lote(q) Nivel requerido de inventario Inventario existente Pedidos no recibidos + Pedidos de clientes Modelo de pedido a intervalo fijo Nivel máximo(t) Q 2 Q 4 Inventario actual Q 1 P Q 3 P P Tiempo 12

13 Modelos probabilísticos Los modelos probabilísticos son aplicables cuando la demanda de un producto, el tiempo de aprovisionamiento o cualquier otra variable, no es conocida pero puede especificarse por medio de una distribución de probabilidad Demanda Modelos probabilísticos En estos casos los niveles de inventario serán mayores cuanto mas incertidumbre haya en la demanda o en el tiempo de aprovisionamiento. Aparecen los stocks de seguridad El nivel de seguridad requerido por la administración es otra variable que afectará los niveles de inventario. En resumen a mayor incertidumbre y mayor nivel de seguridad requerido, mayores serán los inventarios de seguridad obtenidos con los modelos probabilísticos Modelo probabilístico con demanda incierta Probabilidad de no quedar sin existencias 95% del tiempo Probabilidad de quedar sin existencias (5% de area bajo la curva) Demanda promedio durante el tiempo de espera ROP? kits 350 Stock de seguridad 0 z Q Número de desviaciones estandar 13

14 Calculando el ROP en demanda incierta ROP Demanda x Tiempo de demora + Número de x Desv.estándar diaria de una nueva orden desv.estándar durante tiempo L para % de seguridad requerido ROP d x L + Zσ dlt σ dlt σ d x L σ d desviación estándar de la demanda diaria Z Número de desviaciones estándar para el nivel de seguridad requerido Calculando el ROP en tiempo de aprovisionamiento incierto ROP Demanda x Tiempo de + Número de x Demanda x Desv. diaria demora de desv.estándar diaria estandar de nueva orden para % de seguridad tiempo de requerido demora ROP d L + Z d σ lt σ lt desviación estándar del tiempo de demora Z Número de desviaciones estándar para el nivel de seguridad requerido Calculando el ROP con tiempo de aprovisionamiento y demanda inciertas ROP d L + Zσ dlt where σ d desviación estándar de la demanda diaria σ lt lt desviación estándar del tiempo de aprov. σ dlt (tiempo medio de demora x σ d2 ) + (demanda diaria promedio) 2 σ lt lt 2 14

15 Conclusiones La administración de inventarios debe responder a las preguntas de cómo clasificar el inventario, cuanto pedir y cuando pedirlo. El inventario representa una importante inversión para las empresas la cual muchas veces es mayor que la necesaria ya que se prefiere tener inventario extra por si acaso que inventario justo a tiempo La clasificación ABC permite mejorar el control de los inventarios y reducir los costos en la toma física del mismo. Conclusiones Los costos relevantes que intervienen en las decisiones de inventarios son los costos de almacenamiento y los costos de pedido o preparación. El modelo EOQ parte de varios supuestos para determinar el tamaño optimo del lote y generalmente se utiliza cuando se refiere a proveedores externos o que están en otra localización geográfica. El modelo POQ es similar al modelo EOQ, pero se lo utiliza en ambientes de abastecimiento interno entre áreas de una misma fábrica. Conclusiones El modelo de descuento por cantidades considera el valor del descuento en la mercadería además del costo de pedido y de almacenamiento. El modelo por intervalos fijos pide un tamaño de lote que permita llegar al nivel de inventario deseado. Los modelos probabilísticos a diferencia de los determinísticos introducen variables aleatorias con desviaciones estándar determinadas que permita enfrentar la incertidumbre con inventarios de seguridad para el nivel de seguridad requerido. 15

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