I JORNADAS SOBRE ORGANIZACIÓN N DE EVENTOS DEPORTIVOS. Captación y Gestion del voluntariado QUEBRANTAHUESOS GETXO 24 Abril 2009

Transcripción

1 I JORNADAS SOBRE ORGANIZACIÓN N DE EVENTOS DEPORTIVOS Captación y Gestion del voluntariado QUEBRANTAHUESOS GETXO 24 Abril 2009

2 EL CLUB / LA QH CLUB DEPORTIVO BÁSICO ENTIDAD SIN ÁNIMO DE LUCRO 350 SOCIOS TODOS VOLUNTARIOS. Nadie cobra nada Conocer la teoría ( gráficos Pert, diagramas flujo. Etc.) Después ponerle ALMA Y CORAZÓN

3 EL CLUB. HISTORIA 1 EL Club fue creado en el año 1984 Inicialmente 40 socios Participación en pruebas cicloturistas de Aragón y de toda España ( Bilbao, Lagos de Covandonga, etc) Organización de Marchas cicloturistas de 250 participantes. (Al Balneario de Panticosa, San Juan de la Peña, etc. ) Organización Fiestas del Pedal

4 EL CLUB. HISTORIA 2 Actual 350 socios Equipos de escuelas, Cadetes, Juniors Organizar más de 15 carreras al año para estas categorías. Presencia en todos los estamentos de ciclismo. Consejo Aragonés del Deporte DGA Vicepresidente FAC Presidente Comisión Cicloturismo RFEC Comisión Delegada y Junta Directiva RFEC AEC Junta Directiva UCI Comisión Cicloturismo

5 LA QH. HISTORIA Primera edición en el año Con 362 participantes y euros de presupuesto. (33 euros/part. ) Año anterior QH de prueba. Ninguna presencia de clubes de Aragón. Actual participantes euros presupuesto (45 euros/ part.)

6 QH Características generales Circuito UCI GOLDEN BIKE Prueba CICLODEPORTIVA. Velocidad libre Ranking por nº de participantes (9.656) 1ª española y 3ª mundial Cada participante paga una inscripción Participantes agrupados por edades y sexo en 10 categorías Control de tiempos con CHIP Trofeos al primero de cada categoría Diploma personalizado y medalla correspondiente a todos los participantes

7 Son 205 km de prueba con 4 puertos de montaña, lo que son metros de desnivel acumulado Por número de participantes y calidad es la 1ª cicloturista española y la 3ª mundial Los ciclistas entrenan durante más de 6 meses para este día Referencia Nacional e Internacional Prueba de resistencia. El primero 6 horas el último 12 horas Hace cinco años nació la Treparriscos, una prueba de 90 kilómetros para los ciclistas menos preparados

8 En la Quebrantahuesos cicloturistas participan en la prueba Más de personas colaboran en la organización y señalización 180 personas forman el equipo médico

9 SALIDA

10 Km en bici entre todos los participantes equivale a 44 vueltas a la Tierra o 4,6 veces la distancia entre la Tierra y la Luna 29,5 millones de euros es el valor de las bicicletas presentes en la prueba metros de desnivel de subida superados por los participantes equivale a veces la altura del Everest

11 Ideas fundamentales I NUNCA se planteo con FINES CREMATISTICOS o como medio para obtener ingresos para el club Organizada por las inquietudes y GANAS DE HACER LAS COSAS. Creerse la idea. Un GRUPO BASE DE PERSONAS compacto, unido e ilusionado como motor de la prueba Apostar claramente por la CALIDAD INNOVAR constantemente apoyados en las NUEVAS TECNOLOGÍAS Repercutir los posibles beneficios en AUMENTAR LA CALIDAD Intentar CONTAGIAR LA ILUSIÓN OBJETIVOS CLAROS

12 Ideas fundamentales II SABER LA TEORIA de organización pero luego PONERLE ILUSIÓN, ALMA Y CORAZÓN. CONOCER A FONDO SOBRE LO QUE SE ORGANIZA. PONER CANALES PARA ESCUCHAR, ENTENDER Y ATENDER a participantes, patrocinadores y colaboradores voluntarios. CREER EN LO QUE SE HACE. NO MORIR DE ÉXITO

13 Temas básicos. b 1 Antes de plantear la prueba Prospección del mercado ( a quién va dirigida, hay demanda, posibilidades) Aprender visitando/participando en pruebas similares Tener experiencia en organizaciones similares (menos ambiciosas). Consejeros La zona tiene solera en esa actividad Pensar como participante y no como organizador Podemos hacerlo?

14 Temas básicos. b 2 Antes de salir al mercado Fecha a elegir (coincidencias) Recorrido (paisaje, dureza) Nombre ( fácil recordar, identificativo, alusivo) Logotipo (único, sencillo, repetitivo) EN NUESTRO CASO TODO ACIERTOS PLENOS Y BÁSICOS

15 Temas básicos. b 3 Aspectos económicos. Equilbrar presupuesto INGRESOS Precio de la inscripción Patrocinadores Difícil encontrar único importante Instituciones ofrecen apoyo Colaboradores para temas concretos GASTOS Plantear y cuantificar todos los posibles gastos. Evitar sorpresas Dejar margen importante para varios Clasificar por su necesidad

16 Equipo humano Comité organizador -8 personas -Decisiones por votación -Reparto de responsabilidades Voluntarios. FUNDAMENTALES - Colectivos de la localidad -Miembros del propio club -Personales, TODO SABIÑÁNIGO -Colectivos de la región

17 FISIOTERAPEUTAS Son 18 años de colaboración, sin ellos los ciclistas no podrían recuperarse tan rápido Más de ciclistas pasan por sus manos y sus caras cambian de cansancio a felicidad Su trabajo es el más reconocido, son el centro de atención ya que son lo únicos que consiguen relajar a los participantes Un gran trabajo que finalmente suma minutos de masaje

18 VOLUNTARIOS LIMPIEZA DEL RECORRIDO OS ANDARINES D ARAGÓN

19 Servicios médico m sanitarios Duchas. Tren turístico. W.C. en salida y en el recorrido Fisioterapeutas Personal médico Hospitales. Convenios Complejo plan evacuación y emergencias PSICÓLOGOS DEPORTIVOS 1 palet de Suero Glucosado CCOM CENTRO DE CONTROL

20 70 Fisioterapeutas en meta 10 Fisioterapeutas en puntos de avituallamiento 10 Ambulancias convencionales 2 S.V.B. 6 Motos medicalizadas 3 Hospitales de Campaña 9 U.V.I. móviles(s.v.a.) 9 Coches de apoyo y enlace 120 perspnal Médico en carretera 50 Socorristas HELICÓPTERO 112

21 COMO HACER LAS NECESIDADES FISIOLÓGICAS?

22 W.C. PORTÁTILES TILES

23 Asistencia mecánica Fijos en 5 puntos Móviles 14 vehículos Total 50 mecánicos en ruta

24 Seguros Tema fundamental Obligatoriedad para todos los participantes Seguro de responsabilidad civil y de Daños a terceros (R.C.) Seguro de la organización (UCI Mil Mptas) Coberturas de acuerdo con la ley

25 Permisos / Autorizaciones UCI Guardia civil de Tráfico Federación Española de Ciclismo Prefectura francesa. Gendarmería Gobierno Civil de Huesca Dirección General de Tráfico Policía local Ayuntamientos por donde circula Ubicación avituallamientos Policía nacional fronteras Parque Nacional francés ** Solicitados con mucha antelación **

26 La seguridad durante la prueba volverá a estar controlada por patrullas mixtas de motoristas Estas patrullas están formadas por un miembro de la Gendarmería francesa y otro de la Guardia Civil Española HELICÓPTERO GUARDIA CIVIL Se cuenta con la presencia de ciclistas de rojo encargados de velar por la seguridad vial. TODOS JUNTOS POR LA SEGURIDAD VIAL Y continuamos con el premio al Club Ciclista Más Seguro

27 Desde la Quebrantahuesos siempre se han apoyado nuevas medidas a favor de respeto al medio ambiente. DECÁLOGO Por eso se incluye la campaña de Puntos limpios encesta tu basura Se crean grupos de limpieza del recorrido. 30 PERSONAS. Recorrido a pie. Os Andarines de Aragón Entregar maillots blancos, encargados de velar por el respeto al MEDIO AMBIENTE

28 SIN FRONTERAS

29 RESPETO AL MEDIO AMBIENTE PROGRAMAS EUROPEOS

30 Publicidad / Promoción Fundamental el boca a boca Prensa escrita Radio y televisión Trípticos (13.000) Carteles (1.000) Presentaciones oficiales Internet. WEBB premiada Boletín mensual de noticias Publicidad móvil en camiones Filmación en vídeo Fotos de cada participante (Africa del Sur, Fotógrafos del DAKAR )

31 Medios técnicos t / Informática Tema básico y fundamental Aplicaciones última generación Escuela profesional Salesianos de Zaragoza Inscripciones Clasificaciones Localización G.P.S Control tiempos con chip

32 Inscripción participantes Facilitar los papeleos Enviamos pre-inscripción. Base de datos e.mails Inscripción por Internet Pago ON LINE con pasarela de pago. Inscritos en 4 MINUTOS, cuando faltan 130 días para la QH Carta, e.mail y SMS de confirmación de inscripción con la asignación del dorsal Salida en función del tiempo de años anteriores

33 Salida y llegada Colocación de infraestructuras Control de salida. CHIP Control de llegada y tiempo Ausencia de vehículos aparcados Animación durante 9 horas

34 Señalizaciones Fijas ( 250 carteles)(colocación y retirada) Móviles (total 80 personas) Coches apertura marcha Aviso a automovilistas Iluminación túneles Escarrilla y Hoz

35 Avituallamientos en ruta 5 avituallamientos completos. TRAILERS 4 avituallamientos sólo líquidos. CISTERNAS Todos de modo autoservicio QUE NO FALTE NADA EN NINGÚN AVITUALLAMIENTO Ubicación de los puntos Preparación previa Montaje de cada punto Limpieza y recogida de basuras

36 Avituallamientos Avituallamiento voluntarios En ruta Cena PREVIA (250 personas) Cena POSTERIOR (700 personas) Avituallamiento en llegada Macarrones (900 Kgr. Macarrones 490l. aceite oliva, 650Kgr aceitunas) bocadillos botes de Kaiku Cerveza FRESCA

37 6,7 TONELADAS de fruta Se pelan plátanos 8,5 TONELADAS de hielo litros de bebida litros de cerveza FRESCA Si contáramos una a una habría ruedas 7horas es el retardo de tiempo entre el primero y el último Se utilizan imperdibles (20,3 Kgr)

38 ALOJAMIENTOS Estimación ciclista y acompañantes Alojamientos reservados con un año de antelación Alojamientos completos en 60 Km. alrededor de Sabiñánigo. Ingresos DIRECTOS estimados en la zona (330 Mptas)

39 Comunicaciones Situar repetidores especiales para ampliar cobertura propia. Apoyo radioaficionados de la zona Utilizar emisoras portátiles para organización. Teléfonos móviles. Fallos Enlace permanente C.C.O.M Centro de Control Gran Camión de Comunicaciones

40 Clasificaciones / Trofeos Estimar número de medallas de cada clase Listados de clasificación general y por categorías Diplomas completos (RAPIDEZ Y PRECISIÓN) Trofeos especiales (20) Publicación completa de resultados en prensa e Internet Envío de y SMS personal con tiempo Comunicación a cada club de la clasificación de sus participantes

41 Otros servicios Autobuses escoba (6) Trailer escoba para bicicletas PARKING DE BICICLETAS (1.500 bicis ) 3 Camiones trailers para avituallamientos Nave para preparación de material avituallamientos Nave para guardar materiales hasta próxima edición

42 PARKING DE BICIS

43 Actividades auxiliares 1 Feria de ciclismo. Feria gastronómica Exposición filatélica tema ciclismo con matasellos especial Obra de teatro tema ciclismo Verbenas Visitas gratuitas a museos Charlas de profesionales Actuaciones folclóricas Actuaciones musicales

44 Actividades auxiliares 2 Rallye Fotográfico Maratón de spinning Exposición bicicletas especiales Bici record Guinnes 60 personas Acceso gratuito a piscinas Homenaje a ex ciclistas Exposiciones fotográficas Edición Libro

45 Agradecimientos del A patrocinadores club Propaganda en webb, trípticos, carteles, prensa, radio, TV, zona inscripciones Posibilidad de sampling Entrega de recuerdos Felicitación de NAVIDAD

46 A participantes Bolsa conteniendo Maillot Folletos turísticos / Revistas Información completa Bote ciclista Dorsal, Chip, Placa Bici, Placa fotógrafo Felicitación cumpleaños Felicitación Navidad Sorteos material deportivo

47 A voluntarios Camiseta Detalle Quebrantahuesos (Sudadera...) Felicitación de Navidad Cena final Sorteos de material deportivo Reparto de bocadillos y bebida durante la prueba

48 Beneficios de la actividad Zona / Localidad Gran promoción Llenar hostelería en época baja Participantes que vuelven en familia de vacaciones Club Aumento espectacular de socios Aumento de actividades Economía saneada Escuela de ciclismo Equipo de cadetes y de Juniors

49 RESUMEN FINAL. MUY IMPORTANTE. RECUERDA SEGUROS (Departamento Jurídico ) CONVENIOS Y CONTRATOS FIRMADOS. AVALES SEGURIDAD (participantes, público, voluntarios ) MEDIO AMBIENTE VOLUNTARIOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNET

50 -HAZTE CICLOTURISTA. HARÁS S BIEN - SI TIENES DOS RUEDAS SABIÑÁ ÑÁNIGO TE ESPERA -LA QUEBRANTAHUESOS ENAMORA, SABIÑÁ ÑÁNIGO SEDUCE -LA QUEBRANTAHUESOS ILUSION Y MAGIA