HOSPITAL ENGATIVA II NIVEL Oficina de Gestión Pública y Autocontrol INFORME FINAL AUDITORIA A: GESTION DE TESORERIA VIGENCIA AUDITADA: 2014

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1 PÁGINA: 1 DE 18 HOSPITAL ENGATIVA II NIVEL Oficina de Gestión Pública y Autocontrol INFORME FINAL AUDITORIA A: GESTION DE TESORERIA VIGENCIA AUDITADA: 2014 BOGOTA, 02 DE JUNIO DE

2 PÁGINA: 2 DE 18 Introducción De acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias y/o complementarias, corresponde a la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol llevar a cabo la evaluación de los controles implementados en el Hospital y es por ello que en el Programa de Auditorías Internas de Gestión para la Vigencia 2015 se incluye la verificación de la gestión y resultados de la Gestión de Tesorería. Objetivos General: Efectuar una evaluación sistemática, independiente y objetiva a la Gestión de Tesorería del Hospital durante la vigencia Específicos: Determinar el cumplimiento normativo y procedimental de la Gestión de Tesorería Determinar la efectividad y calidad de los controles que se aplican Verificar el estado de ejecución de los diferentes procedimientos a cargo del área de Tesorería, principalmente aquellos que tienen impacto en los Estados Financieros del Hospital. Establecer el nivel de reconocimiento y revelación de la información que el área de Tesorería entrega internamente (Comités, Contabilidad, Talento Humano, Costos) y externamente (Entes de Control), entre otras. Establecer el manejo de los riesgos asociados a la Gestión de Tesorería Alcance: Gestión integral de Tesorería durante la vigencia 2014, con énfasis en el cumplimiento de exigencias normativas, de políticas y procedimientos; basados en la indagación por entrevistas, recopilación documental y constataciones que respalden con evidencias los pronunciamientos realizados en la auditoría. Elementos de control a auditar: 1. Planeación y Gestión 1.1 Planes asociados a la gestión del área 1.2. Administración del riesgo 1.3 Políticas de operación 1.4 Desarrollo del Talento Humano 1.5 Indicadores de gestión y resultados del área de Tesorería, evaluando específicamente los siguientes aspectos: Recaudo de ingresos Pago de compromisos Manejo de recursos Conciliaciones bancarias 2. Comunicación e información Circularizaciones internas y externas Informes rendidos por el área 3. Evaluación y seguimiento Autoevaluaciones realizadas por el área Planes de mejoramiento 2

3 PÁGINA: 3 DE 18 Metodología Se solicita la información por correspondencia interna el día 05 de febrero del 2015, Con No. de radicado 153. Se analiza la información solicitada; comenzando por verificar las conciliaciones bancarias correspondientes a la vigencia 2014, tomando una muestra de 45 partidas conciliatorias. Se solicita la carpeta de arqueos de caja y se realiza la respectiva tabulación de los mismos. Se realiza revisión del total de conciliaciones de la vigencia 2014 en físico, del movimiento que tuvieron los bancos con validación en el resumen de movimiento de bancos que es generado por el Sistema Hipócrates. Se aplica lista de chequeo a todo el equipo de trabajo de Tesorería. Se realiza acompañamiento a la gestión de recaudo de efectivo en Calle 80, en los Centros y CAMIS Se solicitan Boletines de Tesorería para verificación de recaudos de traslado y consignaciones. Se solicitan al área de Cartera las partidas pendientes por detallar e identificar y se realiza indagación de las actividades que al respecto desarrollan las dos áreas. Se solicita bitácora de recaudo de efectivo para verificar los tiempos transcurridos de recaudo de efectivo en Calle 80. Se hace una verificación de los traslados registrados en el sistema de información Hipócrates y detallados en el report server frente a bitácoras y demás documentos de Tesorería. Criterios normativos Procesos y procedimientos internos del área; Constitución Política Título XII, Capítulo cuarto; Ley 100 de 1993; Decreto Ley 111 de 1996, Decreto 114 de 1996, Estatuto Tributario de Bogotá, Ley 594 del CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La auditoría tuvo las siguientes limitaciones: Terminación contrato de la auditora asignada por la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol Demoras en entrega de la información por parte del área de Tesorería, originada en disponibilidad de tiempo de la Tesorera por las diferentes actividades realizadas y por ser quien atiende directamente la visita. Disponibilidad de tiempo de la jefe de Gestión Pública y Autocontrol para culminar las actividades pendientes de la auditoría, debido a la presentación de informes de orden legal y reglamentario. No obstante lo anterior, la auditoría se ejecuta en su totalidad, de conformidad con los objetivos previstos y de acuerdo con la información suministrada por el área. Como principales conclusiones, se tienen las siguientes: Se debe fortalecer en el grupo de Tesorería el conocimiento de los diferentes aspectos organizacionales del Hospital. El Hospital cuenta con 58 cajas que funcionan en Calle 80, Centros y CAMIS; los recursos recaudados en las mismas fueron trasladados a la Caja Principal Código 01 a través de traslados identificados en el Sistema de Información. Durante la vigencia 2014 se certificaron por Cartera ingresos totales por valor de $ millones de pesos y pagos por $ millones, de acuerdo con reporte de ejecución presupuestal del área de Presupuesto. De las 22 cuentas bancarias activas en el Hospital al cierre de la vigencia 2014, se tienen 13 que corresponden a convenios interadministrativos, algunos de los cuales ya se encuentran finalizados y por lo tanto se requiere validar con la Oficina de Planeación el estado de liquidación de los mismos para proceder al cierre de estas cuentas. Se presentan avances en cuanto a la generación mensual de las conciliaciones bancarias, encontrando 3

4 PÁGINA: 4 DE 18 todas las cuentas debidamente conciliadas a diciembre 31 de 2014, no obstante, aún se registran siete cuentas que presentan partidas conciliatorias por valor de $607 millones de pesos, entre ellas, la cuenta No con partidas correspondientes a enero del No se hace entrega en todas las cajas del efectivo recaudado a diario y, aunque a nivel del Sistema de Información los facturadores hacen el cierre y efectúan los correspondientes traslados y por parte de la Tesorería se efectúa la revisión correspondiente para verificar estas operaciones, se pueden generar riesgos de pérdida de recursos, más cuando en cada sitio el único dispositivo de seguridad con que se cuenta son las cajas fuertes que se utilizan para depositar los recursos al cierre diario, no así en el momento de recaudo. Durante la vigencia 2014 se realizaron un total de 76 arqueos a las cajas, concentrándose en un 89% en Calle 80 y a nivel de la Caja principal que maneja directamente la Tesorería, no se realizó ninguno, lo que denota la necesidad de fortalecer controles frente al manejo de estos recursos, más cuando su depósito final al banco presenta una frecuencia semanal.. De la verificación efectuada por la Oficina frente al registro en bitácoras y traslados efectuados a la Caja principal por el sistema de información, se encontró correspondencia en los mismos. Así mismo, frente a los recursos recaudados, la entrega a la empresa transportadora y su consignación en bancos. Dentro de los documentos que soportan la gestión de Tesorería se encuentran los boletines diarios de tesorería, los cuales se están generando sólo al cierre de cada mes, lo que desvirtúa su naturaleza y propósito. La Tesorería no mantiene la custodia del total de letras que son tramitadas por el área de Salud Pública con ocasión de la entrega de ayudas técnicas, lo que evidencia la necesidad de realizar la revisión conjunta por parte de las dos áreas para identificar las que han generado un derecho para el Hospital y allegarlas a la Tesorería para los fines pertinentes. 4

5 PÁGINA: 5 DE 18 OBSERVACIONES 1. Módulo de Control de Planeación y Gestión Acuerdos Protocolos - Compromisos éticos: No se conoce por todo el equipo de trabajo la versión actual del Código de Ética y Buen Gobierno del Hospital. Desarrollo del Talento Humano: El área está integrada por 3 personas cuya vinculación y actividades a cargo se describen a continuación: Nombre Tipo de Vinculación Nivel Obligaciones o funciones Recorrido del recaudo del dinero por los diferentes centros de atención (Es de aclarar que en los centros se recauda una Marco Antonio Rodríguez Castro Contrato OPS Técnico de Tesorería vez por semana) y calle 80. Custodia del dinero recogido, Verificación contra el sistema, Conteo y entrega a la transportadora, Manejo de documentos manuales contra informes de facturas, Realización de arqueos de caja, Armado de boletines en el manejo de cajas. Recepción; verificación archivo de causaciones, el cual entrega a contabilidad de manera mensual; causaciones diarias de casos especiales como servicios públicos, Sili Cardozo López Contrato OPS Técnico de Tesorería impuestos y prioridades de pago, preparación órdenes de pago y gestión por diferentes áreas para su trámite de pago; elaboración de cheques, impresión de letras de cambio; elaboración cheques; entrega de documentación al área de Gestión Documental. Luz Esperanza García Cardona Provisionalidad, Cargo Tesorera, Código 201, Grado 18 Profesional Universitario Manejo del Módulo de Caja y Bancos; manejo del portal de bancos; participación en la programación, supervisión, evaluación y control de las actividades financieras y contables que se realicen en Tesorería y demás funciones señaladas en el manual de funciones del Hospital. Fuente: Información Tesorería Febrero de 2015 El área de Tesorería en la actualidad no cuenta con un técnico en tesorería, por retiro de la persona encargada de registrar la totalidad de los movimientos en Bancos en el sistema de información. Capacitaciones: No hubo participación en las capacitaciones ofrecidas por el Hospital. Planes y programas: El área de Tesorería no cuenta con un plan de acción específico; reporta el cumplimiento de actividades para el POA del área Financiera del Hospital, específicamente la meta de Realizar el 100% de las conciliaciones bancarias y depuración de las cuentas del área de tesorería (Incluye la aplicación de pagos pendientes por identificar), con un cumplimiento del 100% al cierre de 5

6 PÁGINA: 6 DE 18 la vigencia. Estructura Orgánica del Hospital: No todo el equipo de trabajo conoce la estructura orgánica del Hospital. Indicadores: Solamente se maneja el indicador establecido para el POA. Dependencia jerárquica de la Tesorería: El área depende directamente de la Gerencia, de conformidad con lo establecido en el Manual de Funciones del Hospital, adoptado mediante Acuerdo 007 de 2008 de la Junta Directiva. Funcionalmente y así se indica por el grupo, depende directamente de la Subgerencia Administrativa y Financiera. Administración del Riesgo: En la actualización de los mapas de riesgos realizada en la vigencia 2014, se establecieron los riesgos relacionados con el proceso de Gestión de Apoyo Corporativo y dentro de éste, algunos específicos relacionados con la gestión de Tesorería. La administración de estos riesgos requiere que toda el área los conozca y que se implementen los controles definidos. Otros aspectos generales: No hay claridad en todo el equipo de trabajo con respecto al proceso institucional al cual pertenecen y que de acuerdo con la nueva estructura corresponde al de Gestión de Apoyo Corporativo. No hay claridad en todo el equipo de trabajo en relación con los planes a los cuales aporta gestión el área de tesorería y por ende, sobre los indicadores que se manejan. Estándares de calidad del área: No se identifican con claridad, siendo esta una de las metas establecidas en el POA del área Financiera. Estos estándares hacen referencia a manejar versiones vigentes de la documentación del área; utilizar los formatos que se encuentran publicados en el Listado Maestro de Documentos; manejar acciones de mejora frente a debilidades que se detecten en el área; hacerse partícipes y cumplir las acciones que se establezcan dentro el Sistema Único de Acreditación; satisfacción de los usuarios internos y externos, etc. Área de Trabajo: El área de trabajo conserva buenos espacios para los funcionarios, no obstante se encuentran reducidos debido a la gran cantidad de documentación que reposa en la oficina. No se cuenta con estantes para el archivo inactivo y el archivo de gestión que faciliten la organización, conservación y búsqueda de los documentos. No se cuenta con suficiente iluminación. La ventanilla para atender al cliente interno o externo no es funcional. 6

7 PÁGINA: 7 DE 18 Ventanilla Tesorería Puesto de trabajo Archivos de Tesorería Puesto de trabajo 2.2 ASPECTOS ESPECIFICOS DE LA GESTION La Tesorería del Hospital Engativá tiene en su ciclo de gestión el recaudo de ingresos y el pago de compromisos; de estas dos actividades se desprende la administración de los recursos que ingresan ya sea vía bancos o efectivo y pagos con tarjetas débito o crédito, estos últimos recibidos en cada una de las 58 cajas que funcionan distribuidas en Calle 80, Centros y Camis. En la vigencia 2014, el total de ingresos certificados por Cartera ascendió a $ millones y el total de compromisos pagados y reportados por Presupuesto fueron $ millones. Para registro de los ingresos y su entrega a la Tesorería identificada como Caja 01 o Principal, se generaron desde las diferentes cajas un total de traslados, que incluyeron durante el primer cuatrimestre los envíos de pagos bancarios realizados por las empresas pagadoras de servicios de salud y gestionados de esa manera por la Caja 77 a cargo del área de Cartera. El valor total de estos traslados fue de millones para la vigencia Los Giros de Tesorería ascendieron en la vigencia 2014 a $ millones de pesos. El movimiento general de los bancos durante la vigencia 2014 se señala en la tabla siguiente: 7

8 PÁGINA: 8 DE 18 Mes CONSIGNACIONES NOTAS DEBITO NOTAS CREDITO EGRESOS Saldo Inicial ,53 Enero ( ) Febrero ( ) Marzo ( ) Abril ( ) Mayo ( ) Junio ( ) Julio ( ) Agosto ( ) Septiembre ( ) Octubre ( ) Noviembre ( ) Diciembre ( ) Total ( ) Saldo Final Fuente: Resumen Movimiento Bancos Vigencia Sistema Hipócrates Cuentas Bancarias y Conciliaciones El Hospital cuenta con un total de 22 cuentas bancarias activas a 31 de diciembre de 2014, de las cuales, tres son corrientes y 19 son de ahorro. El cuadro siguiente permite ver el tipo de cuentas, el concepto que se maneja en cada una y sus saldos iniciales y finales en la vigencia auditada: No. Cta Tipo de cuenta Banco Concepto Saldo Inicial Extracto Enero/2014 Saldo Final Extracto Diciembre/ Ahorros Bancolombia Convenio , , Ahorros Bancolombia Convenio 182 de , , Ahorros Bancolombia Convenio 2473 de , , Ahorros Bancolombia Convenio 382 de , , Ahorros Bancolombia Convenios Ferias 009/04 y 08/ , , Ahorros Davivienda Recursos propios , Ahorros Bancolombia Concesión Cardioglobal , , Ahorros Davivienda Recursos propios , , Cancelada Davivienda Ahorros , Cancelada Davivienda Ahorros 2.954, Ahorros Bancolombia Convenio 2474/2012 Obra Emaus , , Ahorros Bancolombia Convenio 2234 de , , Ahorros Bancolombia Convenio 2007/2012 Dotación Ferias , , Ahorros Bancolombia Convenio 2582 de 2012 Dotación Emaus , , Ahorros Bancolombia Convenio 2479 de , Ahorros Bancolombia Convenio 2554 de 2012 Diseños Infraestructura , Ahorros Bancolombia Convenio 2333 de , , Ahorros Bancolombia Convenio Infraest , ,90 8

9 PÁGINA: 9 DE Ahorros Bancolombia Recursos propios , , Ahorros Bancolombia Recursos propios , , Corriente Bancolombia Recursos propios , , Ahorros Davivienda Recursos propios , , Corriente Davivienda Recursos propios , , Corriente Davivienda Recursos propios , ,96 Total , ,74 Fuente: Extractos bancarios Vigencia Tesorería El Hospital tiene 5 cuentas con Davivienda y 17 con Bancolombia; trece con destinación específica por tratarse de recursos de convenios interadministrativos. Se observa la existencia de cuentas que no registran operación diferente a intereses o notas créditos, para las cuales es necesario evaluar la posibilidad de su cierre, teniendo en cuenta que algunas corresponden a convenios que ya fueron ejecutados en su totalidad. Conciliaciones Se observa que el área presenta al cierre de la vigencia conciliaciones actualizadas de todas las cuentas bancarias, por ello es que informa cumplimiento del 100% de la meta fijada en el POA de Realizar el 100% de las conciliaciones bancarias y depuración de las cuentas del área de tesorería, no obstante de la revisión efectuada se determina que se mantienen partidas conciliatorias por valor de $607 millones, algunas pendientes desde la vigencia 2013, tal como se observa a continuación: No. cuenta Saldo Final Extracto Saldo Final Mov Bancos Diferencia ( ) , ,95 ( ) ( ) Total pendiente conciliar a Dic/ Fuente: Conciliaciones Bancarias Tesorería Observación Partidas pendientes de conciliar desde septiembre de 2014 Partidas pendientes de conciliar desde marzo de 2014 Partidas pendientes de conciliar desde marzo de 2014 Partidas pendientes de depurar desde enero de 2013 Partidas pendientes de conciliar de diciembre de 2014 Partidas pendientes de conciliar desde mayo de 2014 Partidas pendientes de conciliar desde febrero de 2014 En cuanto a aspectos de forma de las conciliaciones bancarias, se observa que en la vigencia 2014 no se utilizó el formato identificado con el código FGF09 que se encontraba vigente en el Listado Maestro de Documentos, así mismo, en el mes de diciembre se observa que aparece en el documento de conciliación un mismo número de cuenta contable para varias cuentas bancarias (Bancos 001 y 043 con cuenta contable y bancos 037, 039 y 041 con la cuenta contable ). Verificación partidas conciliatorias De la muestra tomada y teniendo en cuenta que no se entregaron todos los soportes solicitados, se realizan las siguientes observaciones: Se evidenció partida de vigencia anterior en la cuenta 8118 con respecto a la cual no se realizó el pago completo de la partida a la orden de pago No del 16 de abril del 2012, llevándose a cabo el 9

10 PÁGINA: 10 DE 18 ajuste correspondiente con NC 812 del 1/05/2014 y tomado como un aprovechamiento de vigencias anteriores, determinación tomada teniendo en cuenta la prescripción de la misma. Se observa en esta cuenta 8118 que en el documento en el cual se registran valores consignados por la transportadora- hay un mayor valor pagado por $26.581; en el boletín del día 16 de junio del 2014 se encuentran dos recibos de caja con número no reportados como anulados, por lo cual se genera la diferencia de mayores o menores valores pagados. Al solicitar información para seguimiento de las partidas pendientes por identificar de años anteriores, se observaron dificultades para la ubicación de los documentos, debido a que el archivo del área no se encuentra organizado en su totalidad. Tanto en el área donde funciona la Tesorería como en una bodega alterna se tienen documentos del archivo de gestión para los cuales no se ha realizado el correspondiente tratamiento archivístico. Archivo Tesorería Bodega en el Sótano Se observan en esta misma cuenta que las partidas relacionadas a continuación y que corresponden a valores descontados por el Banco, en su momento no fueron registradas en el libro de bancos quedando como partida conciliatoria pendiente en libros desde la vigencia 2013: PARTIDAS CREDITO PENDIENTES EN LIBROS Intereses de Sobregiro 2, Intereses de Sobregiro 6, Intereses de sobregiro 6, Total 14, Fuente: Tesorería En mayo del 2014 se hace consignación por valor de $14.978, partida pendiente por causar con el documento consignado, dado que no se refleja dicho movimiento en los libros. Analizada la situación, se evidencia que si estas partidas en su momento tuvieron responsabilidad por parte del área de tesorería, debía existir una cuenta por cobrar para realizar dicha consignación y poderla reflejar en los libros contables, tal como aparece en el registro conciliatorio. Es de aclarar que toda partida o movimiento que se realiza en los bancos o en efectivo debe ser fiel copia en los libros contables. Manejo de efectivo y cuadre de Caja: El efectivo que se recibe en el Hospital se recepciona a través de 58 cajas ubicadas tanto en Calle 80 como en los Centros y CAMIS; estas cajas se encuentran a cargo de facturadores. Los conceptos por los cuales se recibe efectivo son pago servicios médicos, arrendamientos, servicios públicos locales en arrendamiento, abonos o pagos letras de cambio suscritas por los usuarios, pago curso de manipulación de alimentos, sobrantes de caja. 10

11 PÁGINA: 11 DE 18 Cada facturador diariamente realiza un cuadre de caja y elabora el respectivo traslado a la Caja 01 dejando siempre un saldo $0 al cierre, mecanismo de control implementado para garantizar que el efectivo recibido durante cada turno, corresponda a lo facturado y sea enviado a la Tesorería del Hospital. Diariamente cada facturador deposita en una caja fuerte los sobres con lo recaudado, entrega y registra en una bitácora los traslados realizados a través del Hipócrates. Por parte de la Tesorería, se hace un recorrido semanal para recoger los sobres depositados por los facturadores y los documentos de traslado respectivo; se confronta el total de sobres depositados en cada caja fuerte contra lo registrado en la bitácora y se dejan las anotaciones correspondientes. En ejecución de la auditoría, se hizo acompañamiento a la ejecución de esta actividad por el técnico designado para la misma en Tesorería, observando que a nivel de Calle 80 se cuenta con acompañamiento de la Compañía de Vigilancia, no así en los Centros y CAMIS. Igualmente, el recorrido se hace con un conductor del Hospital y en un vehículo del Hospital, debiendo garantizarse por estas dos personas la custodia de los recursos recogidos. Cumplido cada recorrido, se procede con las actividades relativas al cuadre general de la caja, clasificando por día los sobres, comparando las cifras que tiene el sistema de información con la cantidad efectivamente entregada; esto se relaciona en el formato FGF 16; en caso que se presente un descuadre se realiza memorando al área encargada de los facturadores para informar las diferencias y solicitar su aclaración. Situaciones observadas: No hay entrega diaria al cierre de cada turno del efectivo recaudado por parte de algunos facturadores, pese a que sí se efectúa el cuadre de caja respectivo y traslado en el sistema. La observación se mantiene por cuanto se observa en la bitácora calle 80 que no todos los días se entrega todo el efectivo recaudado por parte de algunos facturadores. En las bitácoras no se diligencia de manera completa y clara cada traslado registrado; no se indica por ejemplo la caja a la que corresponde; no se diligencia el nombre del facturador; se cambian los números de las cajas lo que origina diferencias en relación con lo registrado en el Hipócrates; no se registran en todos los casos datos que aclaren diferencias entre el valor del TRASLADO y los valores depositados en los sobres. Siendo una herramienta de control interno establecida por el área de Tesorería debe reflejar claramente la información requerida para que se logre trazabilidad de la misma frente a las operaciones registradas en el sistema de información Hipócrates. Por tratarse de una herramienta de control, debe mantenerse la completitud de los registros en cada bitácora reiterando las instrucciones correspondientes a los facturadores. Debe tenerse en cuenta que en el Instructivo de Tesorería GA-I-55 Recorrido Custodia y Consignación de efectivo, en la actividad No. 4, es citado dicho libro. Se observaron algunos días en los cuales se entrega un mayor o menor número de sobres con respecto a los traslados registrados en la bitácora y por parte de la Tesorería se hace anotación al margen de lo realmente recibido. Se acepta la aclaración hecha por Tesorería en el sentido que se trata en la mayoría de los casos de voucher de pago con tarjeta y que son documentos que se entregan por los facturadores. En los centros y CAMIS no se cuenta con dispositivos que permitan hacer la salvaguarda del efectivo recibido por los facturadores; situación ya informada en auditoría realizada a la gestión de facturación 11

12 PÁGINA: 12 DE 18 del Hospital. Se observa que las puertas de las oficinas no cuentan con una chapa en buen estado; no hay cajillas de seguridad para mantener el efectivo. UPA QUIRIGUA -Ubicación facturador UPA QUIRIGUA Caja utilizada UPA MINUTO - Ubicación de Caja Fuerte UPA MINUTO - Ubicación de caja fuerte CAMI FERIAS- Chapa puerta acceso área de facturación en mal estado CAMI FERIAS- Custodia del efectivo bajo el teclado del computador Verificado el sistema de información, se encuentra que los días que mayor recaudo tiene el Hospital son los Lunes, Miércoles y Viernes (verificación último trimestre del 2014, fuentes No. 30 y 31), información que debe tenerse en cuenta para la programación de los diferentes recorridos. Se realiza tabulación de los soportes de la carpeta de arqueos de caja del Hospital vigencia 2014, encontrando que durante dicha vigencia se realizaron un total de 76 arqueos de caja en 22 puntos de facturación, de los cuales el 89% fueron en Calle 80 (38 arqueos en Consulta Externa, 9 en Urgencias, 6 en Laboratorio y 15 arqueos más en el resto de servicios); a nivel de Centros y CAMIS, se realizaron en el año solamente 10 arqueos, que corresponden al 11% del total. Frente a la Caja principal 01 del Hospital, no se evidenció la realización de arqueos en la vigencia auditada, teniendo en cuenta que se requiere su ejecución como mecanismo de control y de autocontrol. Los arqueos de caja menor se constituyen en una forma de control administrativo de las mismas y esta responsabilidad compete al responsable de la caja como mecanismo de autocontrol- y al ordenador del 12

13 PÁGINA: 13 DE 18 gasto de la caja menor, dado que tal como lo señala el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores del Distrito Capital en el numeral 10.2, estos deben establecer los controles internos para garantizar el adecuado uso y manejo de los recursos. La Oficina de Gestión Pública y Autocontrol puede incluir estos arqueos en el Programa Anual de Auditorías y debe velar por el cumplimiento de las disposiciones administrativas. Verificados cuatro meses de la vigencia 2014 (marzo, junio, agosto y diciembre), se encuentra que en promedio por mes se hicieron 8.25 recorridos para recoger el efectivo de las cajas fuertes, es decir que en promedio cada tres o cuatro días se están visitando los puntos de facturación. En el mes de diciembre se presentó el mayor lapso de tiempo, dado que los recursos recaudados del 5 al 14 se recogieron hasta el día 15, situación que puede generar riesgos en cuanto a pérdida de recursos, teniendo en cuenta que se observan casos en los cuales los facturadores no entregan los sobres al cierre de cada turno. Se hizo verificación de los registros en las bitácoras de la Calle 80 y se confrontaron con los traslados registrados en el sistema de información para las cajas 23, 66, 75 durante toda la vigencia 2014 y otras cajas en fechas aleatorias, se formularon observaciones y se revisaron al detalle con la Tesorería, quedando aclaradas en su totalidad. Se verificaron 237 traslados del mes de diciembre de 2014 para constatar correspondencia frente a los valores consignados en el banco, encontrando correspondencia en los mismos. Se verificaron 58 traslados de los meses de enero y octubre de 2014 para constatar su entrega en los recorridos respectivos, encontrando correspondencia. Se verificaron 548 traslados realizados durante la vigencia 2014 para constatar su registro en bitácora, encontrando correspondencia en los mismos. Del consecutivo de traslados de la vigencia, en el sistema de información no aparece el No , sin que se pudiera constatar en Tesorería las causas de su eliminación del sistema de información. Se solicitó a Tesorería el total de ingresos que se tuvieron en la vigencia 2014 discriminados por concepto, información que al cierre no fue entregada. La información que se entrega por Tesorería corresponde al informe del cuarto trimestre de 2014 para la Junta Directiva en el cual se relaciona el recaudo en cajas de la vigencia y el recaudo por concepto de letras de cambio. La administración de la Tesorería debe permitir conocer el detalle de los ingresos totales que llegan al Hospital, independiente que el área de Cartera maneje información con respecto a pagadores y arrendatarios. Boletines diarios de Tesorería La Tesorería emite Boletines diarios de Tesorería, se tiene un consecutivo diario por mes, es decir, se encontrarán en el año doce boletines No. 01 y así sucesivamente. Se observan saldos negativos en varios boletines, especialmente en los correspondientes a las cuentas bancarias 9852, 8118 y Se mantiene la observación por cuanto es lo encontrado en la auditoría, esto debe formar parte de la gestión de administración de la tesorería que de acuerdo con lo informado en respuesta al informe preliminar, ya se ha venido subsanando al mejorar el proceso de partidas pendientes de identificar. Los boletines diarios no se están generando diariamente sino mensualmente, lo que es contrario a su periodicidad y propósito. Se mantiene la observación porque si el boletín se elabora solamente al finalizar el mes para evitar los cambios que se generan y afectan la Caja 01 desde los facturadores, entonces se desvirtúa su propósito que es conocer diariamente el flujo de recursos de que dispone el Hospital para sus operaciones. 13

14 PÁGINA: 14 DE 18 Consignaciones Los soportes de las consignaciones y el comprobante de consignación se encuentran archivados en cada uno de los boletines diarios. Se evidencia que los valores trasladados a Caja Principal 01 corresponden con los boletines diarios de caja; de igual manera las consignaciones efectuadas por la transportadora y reflejadas en los extractos bancarios. (Meses verificados: enero, junio diciembre). De igual manera se observa que los depósitos recaudados día a día por las cajas son reconocidos o consignados al banco en lapsos de tiempo mayores a cinco días después de la entrega que realizan los facturadores a la Caja Principal 01, lo que denota la necesidad de realizar arqueos periódicos a esta Caja y fijar como política de operación una periodicidad para la consignación de estos recursos a los bancos. Los arqueos periódicos deben formar parte de las actividades de autocontrol del área o del ordenador del gasto, de conformidad con lo establecido en el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores del Distrito Capital en el numeral 10.2 (controles administrativos), sin perjuicio de los que programe la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol en el Programa Anual de Auditoría del Hospital. En el instructivo GA-I-55 Recorrido Custodia y Consignación de Efectivo se sugiere incluir la periodicidad con que se llevarán a cabo las consignaciones en los bancos. En el Anexo 1 de este informe se detallan algunas observaciones con respecto a los movimientos diarios registrados en los cuadres de caja y verificación de la correspondencia de las consignaciones al Banco. Las diferencias registradas en el Anexo 1. reflejan la situación observada, relacionada con que hay una entrega de efectivo por un valor mayor al registrado en el boletín, lo que se traduce en unos recursos sobrantes frente a los cuales se verifica que fueron consignados en el banco. Se acepta la aclaración efectuada. Consignaciones descargadas por cartera: Al indagar el proceso del área de Cartera frente a las consignaciones recibidas por parte de los diferentes pagadores se observa que para el año 2014 hay un valor pendiente por detallar de $ y para el año 2013 se tenía un valor de $ , lo que representa un incremento del 8.41%. (Ver Anexo 2). Revisado el proceso de consignaciones y/o transferencias de los pagadores, se observa que en estos casos en que no se ha detallado o identificado a qué corresponde el pago, se genera un recibo de caja, luego se realiza nota debito de cartera para cancelar el recibo de caja y posteriormente se realiza nota crédito para realizar el respectivo detalle del pago en la cartera, situación que genera afectación en el libro de bancos, debiendo revisarse por las dos áreas si se está generando una correcta causación en este libro, de conformidad con los principios de causalidad y revelación de la información. Se acepta la aclaración hecha en respuesta al informe preliminar. Pagos El total de pagos de la vigencia 2014 discriminado por concepto durante la vigencia 2014 fue el siguiente: GIROS POR CONCEPTO TOTAL APORTES DEDUCCIONES

15 PÁGINA: 15 DE 18 IMPUESTOS OPS PLANTA PROVEEDORES CAJA MENOR DEVOLUCIONES SERVICIOS TOTAL GIROS Fuente: Área de Tesorería abril de 2015 Durante la vigencia 2014 se elaboraron un total de órdenes de pago de las cuales se presenta un total de 498 órdenes anuladas, lo que representa un 3.81% de error en el proceso. Estas anulaciones, que en valor ascendieron a $ millones frente a $ millones pagados en la vigencia tienen como concepto errores de digitación en fecha, concepto o suspensión del pago. Se acepta la respuesta, no obstante los controles establecidos por el área deben estar encaminados a minimizar los errores identificados, dado que su ocurrencia genera reprocesos y desgaste administrativo. La tabla siguiente muestra la participación por cada concepto de anulación: Conceptos de anulación No. anulaciones % por cantidad Valor anulaciones % por valor ERROR DE DIGITACIÓN CONCEPTO Y FECHA % 2,683,198, % ERROR DE DIGITACION EN FECHA O SUSPENSIÓN DE PAGO % 383,510, % ERROR DE DIGITACIÓN EN LA OBSERVACIÓN O FECHA % 3,674,002, % ERROR DE DIGITACION FECHA Y BANCO % 2,770,715, % ERROR DE DIGITACIÓN POR CODIGO O CUENTA BANCARIA % 496,673, % ERROR EN DILIGENCIAMIENTO DEL CHEQUE % 65,244, % Total general % 20,146,688, % Fuente: Tesorería Ordenes de pago anuladas Órdenes de pago de proveedores: De acuerdo a una muestra aleatoria de los pagos efectuados a los proveedores por diferentes conceptos, se observaron algunos casos puntuales que deben ser objeto de control tales como que la firma de la certificación no corresponde al supervisor del contrato; en algunas órdenes de pago se observa que falta el soporte del pago en bancos, en el soporte del pago de los servicios de telefonía no se encuentra el soporte completo del mismo; pago de de sanción e intereses (orden de pago No 51538); error en el banco a pagar en la orden de pago No , requiriendo esto realizar una transferencia para reclasificar el pago al banco correspondiente pero no se anula la orden de pago; facturas para pago con antigüedad superior a 4 meses, entre otros. Lo anterior se registra en el Anexo 3. Letras de cambio Las Letras de cambio se manejan por un formato en word con codificación FGF (GA-F-62 en su actualización para el 2015-, llevándose el control del consecutivo en el libro de entrega de letras que se maneja en la tesorería. De acuerdo con la información reportada, se tiene un total de 3990 letras de cambio cuyo saldo a enero 15

16 PÁGINA: 16 DE 18 de 2015 asciende a $1.145 millones de pesos y cuya antigüedad se refleja en la siguiente tabla: Año Total letras Sin fecha ven (prestación servicio entre 2004 y 2008) 1892 Total 3990 Fuente: Reporte de letras Tesorería Estas letras de cambio fueron expedidas por un valor total de $1.273 millones de pesos, de los cuales se han recibido pagos por valor de $127 millones de pesos, lo que representa un porcentaje de recuperación del 9.9%. Tanto la Tesorería como Cartera deben solicitar concepto a la Oficina Jurídica para determinar el estado de prescripción de estos títulos valores y proceder a su cancelación y baja del sistema de información. Del total de letras relacionadas, solamente el 10% corresponden a particulares y el resto el pagador identificado son EPS, la Secretaría Distrital de Salud y el Fondo Financiero Distrital de Salud. Letras de Cambio entregadas a Salud Pública: Durante la vigencia 2014 se entregaron un total de 299 letras, con la numeración señalada a continuación: Fecha de entrega Consecutivo Total letras 22 de febrero de a la de abril de a la de abril de a la En el libro de letras queda registrada esta entrega, se informa que las originales suscritas por los titulares reposan en Tesorería y que la custodia y control de estas la lleva la misma área. Se requiere igualmente una labor de depuración entre la Tesorería y Salud Pública para determinar cuáles letras se encuentran vigentes y proceder a la anulación de las demás con su correspondiente soporte. De acuerdo con respuesta otorgada por Tesorería, esta área no tiene la custodia del total de letras expedidas por Salud Pública con ocasión de la entrega de ayudas técnicas, razón de más para que se realicen acciones conjuntas a efectos de determinar el estado real y ubicación de estos títulos valores a favor del Hospital. Se recuerda que en el Manual de Funciones del Hospital, la custodia de los títulos valores se encuentra asignado al cargo de Tesorero. Se observaron letras impresas en blanco que no tienen aún el formato publicado en el Listado Maestro de Documentos, debe procederse a su actualización para que haya conformidad con la versión vigente 16

17 PÁGINA: 17 DE 18 del mismo y que corresponde al código GA-F-62. (Letras revisadas: 7271 a la 7290). Devoluciones a Pacientes En este proceso el control que se lleva es solicitud de la devolución por parte del área de Facturación, luego de esta solicitud se informa al beneficiario y se realiza el giro, se hace el seguimiento por parte del área para la correspondiente actualización en el sistema de información. Se está gestionando concepto ante la Oficina Jurídica con respecto a devoluciones de la vigencia 2004 por valor de $ para presentar ficha de saneamiento al Comité de Sostenibilidad Contable del Hospital. Inversiones De acuerdo con la nueva normatividad de las NIIF, el Hospital debe determinar si los recursos entregados a la cooperativa APC debe ser clasificada como una Inversión, labor que se encuentra en desarrollo. 2. Módulo Evaluación y seguimiento El área de Tesorería participa en el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en el cual se evalúa y recomienda la gestión de depuración de la información financiera del Hospital, entre esta la relativa a la gestión de tesorería. Mensualmente se lleva a cabo el cruce de interfaces con el área de Contabilidad, herramienta que permite evaluar el estado de la información generada en el área de Tesorería y establecer los correctivos necesarios. Se ejecutan acciones de mejora en el marco de auditorías realizadas por la Oficina de Gestión Pública y Autocontrol. Se informa la realización de reuniones mensuales de la oficina, pero no se elaboran actas que permitan evidenciar su realización y compromisos adquiridos. 3. Eje Transversal de Comunicación e información Por parte de la tesorería se presentan en forma periódica los siguientes informes: SIVICOF, Copagos, Cruce de Interfaces y Giros, cuya frecuencia es mensual; informe de agendas estratégicas para la Junta Directiva de acuerdo con los requerimientos que se hagan. La información de tesorería se registra en el sistema de información Hipócrates en las fuentes 50 (órdenes de pago que poseen causación de facturas) y 70 (órdenes de pago que no poseen causación desde el modulo de cuentas por pagar como Talento Humano o los pagos de aportes voluntarios que ya están incluidos en la causación inicial desde cuentas por pagar). Se informa que el sistema de información permite modificar las fechas de los traslados, lo que puede generar riesgos o demoras en entrega de los recursos recaudados en las cajas. El área genera comunicaciones con otras dependencias del Hospital para efectos de aclaración de la información que llega con ocasión de las diferentes operaciones que afectan la información y movimientos de la misma. En revisión del módulo de tesorería se observa que existencia consistencia en la información verificada contra soportes físicos. RECOMENDACIONES Utilizar los formatos publicados en el listado maestro. (Conciliaciones Bancarias con código GA-F-57, versión 3 del 23/02/2015; Letras de Cambio con código GA-F-62, versión 3 del 25/02/2015). Solicitar al área de servicios de apoyo acompañamiento in situ por parte de los vigilantes al recaudo que se realiza en los centros dado que las condiciones de seguridad presentan debilidades. 17

18 PÁGINA: 18 DE 18 Solicitar al área de servicios de apoyo que se suministren elementos de seguridad para la custodia del dinero a cada uno de los cajeros y/o facturadores (puesto de trabajo y cajillas para seguridad del efectivo) Generar en tiempo real los documentos que soportan y evidencian el estado de tesorería, como los boletines diarios de caja, las consignaciones, etc. Ampliar la cobertura y frecuencia de los arqueos de Caja. Circularizar al área de Facturación para que se haga exigible el cumplimiento por parte de todos los facturadores en la entrega a diario de los recursos recaudados en caja. Así mismo, que se mejore el registro de la información en cada una de las bitácoras. Mantener uniformidad en los registros contables, realizar notas aclaratorias en los documentos cuando se presente alguna eventualidad y verificar la correspondencia entre lo registrado en el sistema de información y los registros en físico o en otras fuentes de información. Documentar las políticas de operación que regulan la gestión de la tesorería, como en el caso de la frecuencia de recorridos para recoger el efectivo recibido en cada una de las cajas. Implementar indicadores de gestión para medir el cumplimiento de las actividades en la Tesorería (anulación de recibos de caja, recaudo de efectivo, devoluciones a paciente entre otros) Revisar la homogeneidad de los documentos que se generan en el área junto con sus soportes, para que en todas se conformen de la misma manera, por ejemplo soportes en boletines de caja, comprobantes de pago anexados, etc. Proceder a la organización del inventario documental del área, hacer tratamiento archivístico a la documentación que reposa en el área y llevar a cabo la correspondiente transferencia documental. Solicitar concepto a la Oficina Jurídica con respecto a las letras de cambio que tienen una vigencia superior a dos años con el fin de analizar su prescripción y proceder de conformidad. Igualmente, depuración de las letras de cambio que corresponden a Salud Pública. Anexos Se entregan vía correo electrónico los siguientes anexos: Anexo 1: Observaciones movimientos cuadres de caja Anexo 2: Reporte Cartera consignaciones sin detallar Anexo 3: Muestra órdenes de pago revisadas Nombre y firma del Auditor(es): Auditores: Vo. Bo.: Jefe OGPA Elizabeth Forero Auditora parte inicial del proceso LILIANA RIVERA Firma: Liliana Rivera Fecha de auditoría: febrero a abril de 2015 Fecha informe preliminar: Abril 30 de 2015 Fecha Informe Final. Junio 2 de