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1 DOCUMENTACIÓN Informatiza tu asociación MODULO 2 LEGISLACION, CONTABILIDAD Y DOMICILIACION 1

2 LEGISLACIÓN Libros de Contabilidad Una novedad que establece en su Artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, es la necesidad de llevar por parte de todas las Asociaciones de llevar una... contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes..., es decir, una contabilidad por partida doble y Analítica. Esta obligación queda matizada en la Disposición Adicional tercera del Real Decreto 1497/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones, en la que se establece lo siguiente: "DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA. Régimen contable de las asociaciones. 1. Serán de aplicación obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que procedan, las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artículo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril. 2. Reglamentariamente se desarrollará un modelo de llevanza de la contabilidad que podrá ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias: 1. Que el total de las partidas del activo no supere euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance. 2. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a euros. 3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco." Hasta la entrada en vigor de la nueva ley de Asociación, bastaba con llevar una contabilidad por partida simple si la asociación no estaba declarada de Utilidad Pública ni estaba dada de alta en el I.A.E. Sin embargo, éste es un sistema que no sólo nos ofrece muy poca información económica para la toma de decisiones, sino que se puede quedar corto en caso de que la entidad esté dada de alta en algún epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas o esté declarada de Utilidad Pública. En el primer caso, es decir, con alta en el I.A.E.,estaremos obligados por el Título III del Código de Comercio a llevar una contabilidad adaptada al Plan General Contable. Una asociación no declarada de Utilidad Pública no está obligada a llevar su contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos (aunque, de todas formas, es recomendable). En el segundo caso, no será el Título II del Código de Comercio, sino la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, por su Art. 3.8, aplicable también a Asociaciones de Utilidad Pública, la que obliga a llevar una contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos. 2

3 Control económico El control económico en una entidad sin ánimo de lucro, ya sea Asociación o Fundación, se puede ver desde dos perspectivas: Necesidades internas de información económica para: * Toma de decisiones * Difundir los datos económicos de la entidad Obligaciones legales de información económica para: * Cumplir la legalidad contable y fiscal * Justificar subvenciones La información económica tiene tres fases: Presupuestos o fase de planificación Contabilidad o fase de recogida de datos Balances o fase de evaluación Obligaciones contables de las Entidades Sin Ánimo de Lucro En cuanto a las obligaciones contables, hay que distinguir entre los siguientes casos: Fundaciones. Asociaciones declaradas de Utilidad Pública. Asociaciones con actividades económicas, no declaradas de utilidad pública que están dadas de alta, en el I.A.E. Asociaciones sin actividades económicas, no declaradas de utilidad pública que no están dadas de alta, en el I.A.E. Obligaciones derivadas de la justificación de subvenciones Una parte importante de los ingresos de las Entidades Sin Ánimo de Lucro la constituyen las Subvenciones públicas. Por este motivo, incluimos a continuación las obligaciones derivadas de la obtención de Subvenciones públicas. Según aparece en el Art a. de la Sección IV del Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria, se entiende por subvención: "A toda disposición gratuita de fondos públicos realizada por el Estado o sus Organismos autónomos a favor de personas o entidades públicas o privadas, para fomentar una actividad de utilidad o interés social o para promover la consecución de un fin público" De igual modo, en el Art de la Sección IV del Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General Presupuestaria, se establece el concepto de beneficiario y sus obligaciones: "4. Tendrá la consideración de beneficiario de la subvención el destinatario de los fondos públicos que haya de realizar la actividad que fundamentó su otorgamiento o que se encuentre en la situación que legitima su concesión. 3

4 Son obligaciones del beneficiario: 1. - Realizar la actividad o adoptar el comportamiento que fundamenta la concesión de la subvención Acreditar ante la entidad concedente o, en su caso, ante la entidad colaboradora o las Comunidades Autónomas, la realización de la actividad o la adopción del comportamiento, así como el cumplimiento de los requisitos y condiciones que determinen la concesión o disfrute de la ayuda El sometimiento a las actuaciones de comprobación, a efectuar por la entidad concedente o, en su caso, la entidad colaboradora o las Comunidades Autónomas, y a las de control financiero que corresponden a la Intervención General de la Administración del Estado, en relación con las subvenciones y ayudas concedidas y a las previstas en la legislación del Tribunal de Cuentas Comunicar a la entidad concedente o, en su caso, a la entidad colaboradora o a las Comunidades Autónomas, la obtención de subvenciones o ayudas para la misma finalidad, procedente de cualesquiera Administraciones o entes públicos nacionales o internacionales. En este sentido, tendremos que presentar las facturas legales correspondientes que justifiquen el gasto del dinero recibido, en el modo, lugar y plazo establecidos por la convocatoria. Para que una factura sea legal, debe contener la siguiente información: Datos del proveedor Nombre Dirección CIF Nº de la factura (No albarán) Sello y/o firma Datos de nuestra entidad Nombre Dirección CIF Otros datos Fecha Concepto Importe IVA desglosado o especificación de "IVA Incluido" Además se adjuntará el justificante de pago (ya sea mediante recibo, resguardo de ingreso bancario o transferencia) o bien quedará claro en la factura que ésta ha sido pagada. En cuanto al resto de documentos acreditativos del gasto, (Nóminas, TCs de la S.S., impresos de Hacienda, etc.) deberán ser impresos legales o normalizados y debidamente sellados y firmados por el organismo competente. 4

5 Tipos de contabilidad Contabilidad por Partida Simple Sólo se apuntan las Entradas y Salidas de la tesorería, es decir, de la caja y los bancos. Mediante este sistema, no distinguimos entre gastos e inversiones, no llevamos control de lo que debemos o nos deben y no sabremos exactamente cual es el valor de nuestra entidad. Sin embargo, simplifica mucho la tarea de contabilizar los movimientos económicos de la entidad. Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que utilizamos el criterio de caja, porque los gastos e ingresos se apuntan cuando modifican el saldo de caja (tesorería). Contabilidad por Partida Doble Se apuntan todos los movimientos económicos que se producen en la entidad, haya o no haya movimiento monetario. Esto significa, por ejemplo, que si nos conceden una subvención pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses más tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesión y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estará recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen. Con este sistema de contabilidad, sí distinguiremos entre gastos e inversiones, obligándonos a amortizar estas últimas, sí llevaremos control de lo que debemos y nos deben, y sí sabremos el valor de nuestra entidad en todo momento. Por el contrario complica la tarea de contabilizar los movimientos económicos de la entidad. Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro. Contabilidad No Analítica Es la contabilidad ordenada exclusivamente según la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento económico en general. Puede ser por partida simple o por partida doble y con ella no llevaremos el control de los gastos e ingresos referidos a cada proyecto o actividad desarrolladas por nuestra entidad. Contabilidad Analítica Es la contabilidad ordenada con el criterio de la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento económico en general, pero también con el criterio de las distintas actividades o proyectos que desarrollemos en la entidad. Con este sistema podremos saber los gastos e ingresos de cada uno de los proyectos o actividades que desarrolle nuestra entidad. 5

6 CONTABILIDAD Para qué sirve La Contabilidad sirve, básicamente, para: Conocer los Gastos e Ingresos que hemos tenido en un período de tiempo concreto. Conocer los Acreedores y Deudores que tenemos pendientes de cobrarnos o pagarnos. Conocer el saldo de dinero del que podemos disponer. Conocer el valor de nuestra entidad en un momento determinado. Información de partida Para comenzar a elaborar la contabilidad de nuestra entidad debemos partir de la siguiente información: Proyectos o actividades de los que deseamos obtener información diferenciada. Cuentas de gastos, ingresos, acreedores, deudores, tesorería, inversiones, existencias y financiación básica que vamos a utilizar en nuestra contabilidad. Valor o Patrimonio (Pt) de nuestra entidad al comienzo de la contabilidad, calculado como la suma de los Bienes (B) y Derechos (D), y disminuidos por nuestras Obligaciones (O). De esta manera comenzaremos la contabilidad calculando: B + D - O = Pt, o lo que es lo mismo, B + D = Pt + O - Al primer término de la igualdad lo llamaremos Activo (A) - Al segundo término de la igualdad lo llamaremos Pasivo (P) De manera que partiremos de la siguiente igualdad: A = P Ejemplo de Activo y Pasivo: Activo Pasivo Concepto Importe Concepto Importe Equipos informáticos 900 Patrimonio Mobiliario 150 Caja 160 Banco Ayuntamiento deudor Socios deudores Préstamo bancario Letras del ordenador Total Activo Total Pasivo

7 Elaboración Una vez valorado el inventario inicial, es decir, el valor de los Bienes, los Derechos, las Obligaciones y, por tanto, el Patrimonio, iremos haciendo apuntes de los movimientos económicos indicando en el Debe la cuenta que recibe el dinero y en el Haber la cuenta de la que sale ese dinero, donde el primer apunte será el propio inventario inicial. Veamos un ejemplo de la contabilización del inventario inicial y de algunos movimientos habituales: Eq. informáticos 900 Inversiones Mobiliario 150 Inversiones Caja 160 Tesorería Banco 940 Tesorería Ayuntamiento deudor Deudores Socios deudores 900 Deudores Préstamo bancario 500 Acreedores Letras del ordenador 150 Acreedores Fondo social Patrimonio Totales Al día siguiente compramos folios para la actividad de Apoyo Escolar y los pagamos con dinero de caja, por un importe de Compras papelería 3 Apoyo escolar Caja 3 Tesorería Totales 3 3 Una semana más tarde cobramos la subvención que nos debía el Ayuntamiento Banco Tesorería Ayuntamiento deudor Deudores Totales

8 Dos días después, nos concede la Comunidad una subvención de para nuestra actividad de Campamentos, que nos la deja a deber Comunidad deudora Deudores Ingresos por subvenciones Campamentos Totales El 1 de febrero pagamos al banco el préstamo que la debíamos Préstamo bancario 500 Acreedores Banco 500 Tesorería Totales Como se puede observar, al final de cada apunte, el Debe y el Haber deben sumar lo mismo. Contabilidad Analítica con Partida Simple Una vez vistos los distintos modelos de contabilidad adaptaremos nuestra contabilidad a aquella que pueda acogerse mejor a nuestras posibilidades. Dado que es recomendable tener una contabilidad adaptada pero no es necesario tener una contabilidad por doble partida ya que habitualmente no estamos considerados como una asociación de tipo 4 (Asociaciones sin actividades económicas, no declaradas de utilidad pública que no están dadas de alta, en el I.A.E.) la contabilidad que utilizaremos diariamente será la analítica con partida simple. Para gestionar esta contabilidad, podremos utilizar una hoja de Excel básica o bien la herramienta Gestión Interna propuesta anteriormente. Para ello, son posicionaremos en la pestaña Asientos Contables rellenado en cada casilla aquellos valores que estimemos oportunos. 8

9 El programa está diseñado para poder utilizar una contabilidad por partida doble, pero como este no va a ser el caso habitual, podremos utilizar el campo Analítica para poner la actividad o el porqué del gasto, de esta forma, podremos ir reflejando y viendo los gastos que una actividad ha tenido y tenerlo en cuenta para futuros proyectos o bien para preparar listados de balances Domiciliaciones Otra de las cuestiones que suelen plantearse en algunas asociaciones es el cobro de cuotas anuales. Estas cuotas, pueden controlarse mediante la aplicación Gestión Interna desde la pestaña Domiciliaciones. Esta utilidad permite tener un control de que pagos han sido realizados y la fecha del próximo pago, así como el importe y si ha sido cobrado. En el ejemplo que se muestra a continuación, se visualiza un socio llamado Jorge Manrique que debería haber pagado la cuota el día 01/02/2012, sin embargo, existe una socia llamada Alejandra López que ha pagado la cuota y la próxima revisión la tiene el día 01/01/2023 El programa tiene un avisador que permite comprobar cada vez que se arranca que pagos hay pendientes de tal modo que estaremos avisados y al día de aquellos cobros que tengamos que realizar. 9

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