BASES DE LICITACIÓN N SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP BANCO CENTRAL DE CHILE GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS

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1 BASES DE LICITACIÓN N SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP BANCO CENTRAL DE CHILE GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS MARZO

2 Índice Página 1. Introducción Estudio de los antecedentes Responsabilidad por el estudio de antecedentes Cumplimiento de leyes, reglamentos y de otras disposiciones Precio Responsabilidad de la Empresa Responsabilidad por violaciones de patentes y/o derechos de Autor Confidencialidad Calendario de actividades Consultas y aclaraciones Plazo y forma de presentación de las ofertas Garantías Apertura de ofertas Evaluación de ofertas y Resolución de la Licitación Publicidad de aspectos de la Licitación, de los Oferentes, de las ofertas recibidas y del Contrato Del Contrato Desistimiento Conflicto de intereses Resolución de conflictos Legislación aplicable Gastos y demás desembolsos Domicilio ANEXOS Anexo A: Calendario de Actividades Anexo B: Especificaciones Técnicas Anexo C: Estructura de Presentación de Ofertas Anexo D: Modelo de Contrato a Suscribir

3 BASES DE LICITACIÓN 1. Introducción El Banco Central de Chile requiere contratar mediante el presente proceso de Licitación, hasta 3 empresas para realizar desarrollos y mejoras por grupo de especialidades, en los módulos y productos SAP que posee, conforme a los requerimientos internos de las distintas unidades. Los 3 grupos de especialidades y las horas estimadas a utilizar durante el primer año del contrato son las siguientes: i. HCM, PORTAL HH. ii. Seguridad HH. iii. Módulos FI, CO, FM, MM, ABAP y productos PI, Screen Personas, Solman, SPP, Netweaver (Basis) HH Estos servicios se formalizarán mediante sendos contratos marco de un año de duración, con un máximo de dos renovaciones por igual período (vigencia máxima 3 años), estableciendo tarifas unitarias por hora hombre para distintos tipos de profesionales, sin comprometer el uso de las horas hombre señaladas precedentemente. Una empresa puede ser adjudicataria de uno, de dos o de los tres grupos definidos, y se suscribirá sólo un contrato por empresa, fusionando las garantías de cumplimiento correspondientes. En adelante los servicios de desarrollo y mejoras se denominarán el Servicio o los Servicios. Por otra parte, las Empresas interesadas en participar en este proceso, se mencionarán indistintamente como la Empresa o el Proveedor o el Oferente y el Banco Central de Chile, como el Banco. Las presentes Bases de Licitación contienen las condiciones técnicas, administrativas, legales y económicas, bajo las cuales será contratada por el Banco la provisión de los Servicios, así también como las formalidades que las Empresas deberán cumplir al presentar sus propuestas. Para adjudicar esta Licitación, las ofertas recibidas se evaluarán considerando los antecedentes contenidos en la misma, tanto en sus aspectos técnicos como económicos, y será resuelta de acuerdo con los criterios que se indican en el numeral 14 de estas Bases. La adjudicación será formalizada mediante la suscripción de un Contrato, de acuerdo al Modelo de Contrato incluido como Anexo D de estas Bases. 3

4 Las Empresas interesadas en participar en este proceso de Licitación, deberán comunicarlo por escrito, dentro del plazo indicado para estos efectos en el Calendario de Actividades, a los s cguajard@bcentral.cl y licitaciones@bcentral.cl, indicando en el Asunto: LICITACIÓN SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP: INTERÉS EN PARTICIPAR, señalando Razón Social, RUT y domicilio de la Empresa, además del nombre, teléfono y la cuenta de correo electrónico de la persona de contacto, correo que la empresa deberá mantener vigente durante el proceso de Licitación o dar aviso por escrito en caso de modificación. Forman parte integrante de estas Bases de Licitación, los siguientes documentos: Anexo A: Calendario de Actividades. Anexo B: Especificaciones Técnicas. Anexo C: Estructura de Presentación de Ofertas. Anexo D: Modelo de Contrato a Suscribir. 2. Estudio de Antecedentes La Empresa será responsable del estudio de los antecedentes, de los requerimientos contenidos en éstos y de la valorización de cada uno de los elementos que conforman su propuesta por los Servicios. De igual modo, la sola participación de una Empresa invitada a esta Licitación, implica la aceptación pura y simple de las presentes Bases y sus Anexos. 3. Responsabilidad por el estudio de antecedentes Si existiere alguna omisión o error por parte de la Empresa con respecto al análisis y evaluación de los antecedentes, así como de la valorización u otros elementos de su Oferta, ésta no estará eximida de la obligación de proveer los Servicios conforme al precio y dentro de los plazos de su propuesta, y de acuerdo con las especificaciones técnicas señaladas en estas Bases de Licitación. 4. Cumplimiento de leyes, reglamentos y de otras disposiciones La Empresa será responsable de cumplir con todas las leyes, reglamentaciones, ordenanzas y disposiciones gubernamentales vigentes en Chile y liberará al Banco de todas las responsabilidades y daños que pueda producir el incumplimiento de las mismas. 5. Precio El precio ofertado por las Empresas deberá ser expresado en pesos y comprender todo impuesto, derecho, arancel, permiso, comisión, remuneración, estipendio u honorario y, en general, toda suma o gasto que sean necesarios para proveer los Servicios, según lo 4

5 requerido por el Banco, en las fechas que éste indique, de forma tal que ninguna otra suma deba ser pagada a la Empresa por los Servicios a que este proceso de Licitación se refiere. 6. Responsabilidad de la Empresa La Empresa se obligará a responder ante el Banco de todo daño, perjuicio, deterioro, pérdida o extravío de artículos y equipos del Banco, que se originen en las dependencias institucionales, que ocurran en las horas en que la Empresa provee los Servicios y que se encuentren a su cargo o que se originen por responsabilidad de su personal por cualquier causa o motivo. 7. Responsabilidad por violaciones de patentes y/o derechos de Autor La Empresa se hace exclusivamente responsable de toda violación a derechos de propiedad intelectual y/o industrial legalmente constituidos, que sea resultante de su participación en esta Licitación, de la eventual adjudicación de la misma y en consecuencia, de los Servicios que por esta vía venda o provea al Banco. Esta responsabilidad comprende aquellas violaciones que sean cometidas por la propia Empresa o el personal a su cargo; se extenderá a todos los pagos que deban ser realizados en razón de indemnizaciones y multas, así como a todos otros gastos o costos resultantes; y comprenderá todas aquellas violaciones cometidas dentro de los 5 (cinco) años siguientes a la participación de la Empresa en la Licitación o vigencia del Contrato respectivo. Las indemnizaciones y multas referidas en esta sección serán aquellas que sean determinadas en una sentencia judicial firme o en una transacción aprobada por la Empresa. En el evento que el Banco sea notificado de cualquier demanda, acción o reclamación a los derechos referidos en el párrafo anterior, por parte de un tercero, relacionada con la violación de derechos de patente, licencias o derechos de autor de dicho tercero antes mencionado, el Banco pondrá en conocimiento de la Empresa, a la brevedad, dicha situación a fin de que ésta pueda constituirse en tercero coadyuvante del proceso respectivo. Cualquier transacción que pueda convenir el Banco con el tercero demandante y cuyo pago deba ser asumido por la Empresa, deberá ser previamente aprobada por escrito por la Empresa. 8. Confidencialidad Por su participación en esta Licitación, la Empresa asume como obligación la de mantener y resguardar la confidencialidad de la información que les sea proporcionada por el Banco. Por consiguiente, se deja expresa constancia que todos los documentos e información proporcionada a la Empresa o de la que tome conocimiento ésta, con ocasión de la ejecución de la presente Licitación o en su etapa preparatoria, por la naturaleza legal de la misma, tienen el carácter de confidencial y reservada y, por lo tanto, no pueden ser divulgados a terceros en ninguna forma, obligándose por lo tanto la Empresa, a mantener 5

6 bajo reserva y usar dicha información sólo para los fines previstos en esta Licitación, y a no imprimir, transferir, transmitir o grabar mediante cualquier medio, difundir, dar a la publicidad o de cualquier otra manera divulgar a algún tercero, información confidencial o reservada del Banco Central de Chile. La Empresa declarará tener conocimiento que Información Confidencial o Reservada del Banco Central de Chile, significa cualquier documento, material de trabajo, iniciativas, datos o cualquier otro antecedente o información que diga relación ya sea con las operaciones, actos, contratos, negocios, investigaciones o proyectos del Banco y, en general, con todas aquellas materias a que se refiere dicha declaración. Para los efectos señalados, la Empresa deberá suscribir una Declaración de Confidencialidad que deberá formar parte de la Oferta Técnica de la Empresa, utilizando para ello el Formulario que se adjunta para estos efectos en el Anexo C de estas Bases de Licitación. Finalmente, se deja constancia que el Banco Central de Chile se rige por el principio de transparencia en el ejercicio de la función pública en los términos del artículo 65 bis de la Ley Orgánica Constitucional que lo rige, por lo que resolverá las peticiones de información que se formulen sobre antecedentes de la empresa relativos a esta Licitación, en los términos establecidos en dicha legislación. 9. Calendario de actividades El proceso de Licitación se ajustará al calendario de actividades señaladas en el Anexo A, adjunto a las presentes Bases. El Banco podrá modificar el Calendario de Actividades, lo que deberá ser informado por escrito a las Empresas, mediante su publicación en el sitio Web del Banco ( y mediante correo electrónico a todas las Empresas que hayan manifestado su interés en participar en esta Licitación. 10. Consultas y aclaraciones Corresponderá a los Oferentes efectuar y solicitar, en las fechas señaladas en el Anexo A de las Bases, las consultas y aclaraciones correspondientes a este proceso de Licitación, como asimismo, respecto de posibles inconsistencias, omisiones u errores en las Bases y en sus Anexos. Asimismo, en esta instancia corresponderá a las Empresas manifestar cualquier condición o situación adicional o distinta de lo establecido por el Banco en estas Bases, instancia en la cual el Banco se pronunciará respecto del planteamiento efectuado. Las consultas y aclaraciones para este proceso de Licitación se realizarán de acuerdo a las fechas señaladas en el Anexo A, denominado Calendario de Actividades. 6

7 Las consultas de los Oferentes deberán formularse por a cguajard@bcentral.cl, y licitaciones@bcentral.cl, haciendo referencia a CONSULTAS- LICITACION : Servicio de Mejora Evolutiva ERP. El Banco comunicará las aclaraciones y respuestas a dichas consultas, dentro del plazo indicado en el Calendario de Actividades, lo que se hará extensivo a todos los Oferentes, mediante su publicación en el sitio Web del Banco. Adicionalmente, el Banco las informará a las Empresas que hayan manifestado su interés en participar en esta Licitación, utilizando la cuenta de informada por éstas, la cual deberán mantener vigente durante el proceso de Licitación o dar aviso por escrito en caso de modificación. Dichas Empresas deberán confirmar el recibo o, en su defecto, comunicar que no las han recibido. En el caso que la Empresa no envíe comunicación alguna, el Banco asumirá que éstas se recibieron conforme. Para todos los efectos, el o los documentos de aclaraciones y respuestas a consultas que el Banco envíe, formarán parte integral de las Bases de Licitación. 11. Plazo y forma de presentación de las ofertas Las propuestas se presentarán en la Oficina de Partes del Banco, ubicada en la calle Morandé N 115, tercer piso, Santiago, hasta las 14:00 horas de la fecha señalada para tal efecto en el Calendario de Actividades, en la forma señalada en el presente numeral y de acuerdo a lo estipulado en Anexo C de las Bases. No serán abiertas y se devolverán al proponente respectivo, las ofertas que fueren presentadas con posterioridad a la hora y fecha indicadas. La oferta deberá estar contenida en Dos sobres cerrados, según se detalla en Anexo C. En ambos sobres se indicará lo siguiente: Banco Central de Chile Gerencia de Servicios Logísticos Morandé N 115, Piso 3, Santiago Licitación : Servicio de Mejora Evolutiva ERP Nombre del Oferente: Domicilio del Oferente: 11.1 El sobre N 1 deberá ser caratulado como Oferta Técnica, y deberá contener la garantía correspondiente a la seriedad de la oferta, especificada en el siguiente numeral, junto con todos los antecedentes requeridos en la Sección N 1 del Anexo C de estas Bases. 7

8 11.2 El sobre N 2 deberá ser caratulado como Oferta Económica y contendrá solo el valor de los Servicios de acuerdo a lo establecido en la Sección N 2 del Anexo C. La oferta económica deberá ser Pura y Simple, de tal manera que sólo se indique el precio ofertado por los Servicios, más el impuesto que corresponda, considerando estrictamente el formato presentado por el Banco, sin incorporar observaciones o condiciones adicionales respecto de la oferta presentada. En la eventualidad que un Oferente deseara que se considere o incluya una condición o situación adicional o distinta de lo establecido por el Banco en estas Bases, ello deberá ser planteado en la etapa de consultas y aclaraciones señaladas en el numeral 10 de estas Bases, instancia en la cual el Banco se pronunciará respecto del planteamiento efectuado. La oferta deberá tener una validez mínima de 60 días corridos. Las ofertas deben considerar el total de lo requerido para la cabal provisión de los Servicios, según lo señalado en las presentes Bases de Licitación y conforme se estipula en el Anexo B. El Banco se reserva el derecho de no considerar válidas aquellas ofertas que no cumplan con estas exigencias. Si por cualquier motivo la Empresa que haya sido invitada o que haya declarado su interés en participar de este proceso, decidiera no presentar una oferta, deberá enviar una comunicación de excusa indicando esta situación y el motivo de su desistimiento. En caso contrario, el Banco se reserva el derecho de no considerar a la Empresa en futuras licitaciones. 12. Garantías a. Garantía por seriedad de la oferta: La oferta Técnica (Sobre N 1), deberá incluir una garantía de seriedad de la oferta por el monto de $ y con vigencia mínima de 60 días corridos, contados desde el día hábil bancario siguiente a la última fecha para la presentación de las ofertas, señalada en el Calendario de Actividades. La garantía de seriedad de la oferta será puesta a disposición para su retiro por los Oferentes una vez comunicada formalmente la resolución de la Licitación, excepto la(s) correspondiente(s) a la(s) empresa(s) adjudicataria(s) respectiva(s). En este último caso, la(s) garantía(s) correspondiente(s) podrá(n) ser retirada(s) por la(s) Empresa(s) una vez suscrito el Contrato, y previa recepción conforme de la garantía de cumplimiento de Contrato, señalada en la letra b) del presente numeral. El Banco podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta en los siguientes casos: i. Cuando la Empresa desista de su oferta con anterioridad a la fecha original fijada por el Banco para resolver la Licitación, ii. Cuando la empresa adjudicataria no presente la garantía de cumplimiento de Contrato, en las condiciones señaladas en la letra b) del presente numeral y, 8

9 iii. Cuando la empresa no suscriba el Contrato en las condiciones señaladas en el numeral 16 de estas Bases. b. Garantía por cumplimiento de Contrato Para garantizar el fiel cumplimiento de las obligaciones que deriven del Contrato que se suscriba, la Empresa adjudicada deberá presentar a más tardar al momento de suscribir el Contrato, una garantía por un monto de $ para el grupo i, $ para el grupo ii y $ para el grupo iii, que deberá tener fecha de vigencia superior en 60 días a la fecha de término del contrato, obligándose la Empresa a prorrogarla, renovarla o reemplazarla, según sea el caso, en todas las oportunidades que sea necesario mientras se encuentren vigentes las obligaciones que se caucionan en dicho Contrato. Esta prórroga, renovación o reemplazo, deberá ser efectuada por la Empresa con no menos de 10 días hábiles bancarios de anticipación a la fecha de vencimiento de la Garantía en poder del Banco. El no cumplimiento oportuno de esta obligación facultará al Banco para hacer efectiva la garantía que se encuentre en su poder. En el evento que la Empresa no presente la garantía por cumplimiento de obligaciones señalada en el párrafo precedente, el Banco podrá hacer efectiva la garantía por Seriedad de la Oferta, señalada en la letra a) del presente numeral. c. Tipos de Garantía: Para los efectos de las garantías señaladas en las letras a) y b) del presente numeral, las Empresas podrán hacer entrega de uno de los siguientes tipos de garantía: Boleta Bancaria de Garantía: Deberá ser pagadera a la vista y tomada directamente por la Empresa a favor del Banco Central de Chile. Póliza de seguro de garantía con cláusula de ejecución inmediata o Póliza de caución a primer requerimiento, emitida por una compañía de seguros establecida en Chile y depositada en la Superintendencia de Valores y Seguros, cuya cobertura permita hacer efectiva la totalidad de la garantía al solo requerimiento del Banco. Para los efectos indicados, la glosa de esta garantía deberá señalar que ella se extiende Para garantizar la seriedad de la oferta o Para garantizar el fiel cumplimiento del Contrato, según sea el caso. 13. Apertura de ofertas La apertura de las Ofertas se llevará a cabo en dos instancias: a) Apertura de Sobre N 1: La apertura del Sobre N 1 será de carácter privado y se realizará en la fecha indicada en el Calendario de Actividades, con la presencia de 9

10 un Abogado de la Fiscalía del Banco, del Gerente de Servicios Logísticos o su representante, del Gerente de Gestión Estratégica y Riesgo Operacional o su representante. En dicha oportunidad se verificará la entrega de los antecedentes solicitados y de la garantía por seriedad de la oferta, levantándose un acta interna del proceso que será suscrita por los funcionarios del Banco. Las Empresas que hayan dado cumplimiento a los requisitos exigidos por el Banco para presentar la oferta técnica y presenten una situación solvente, de acuerdo con los antecedentes financieros presentados por el Oferente y con los antecedentes comerciales que consten de fuentes de acceso público, serán evaluadas técnicamente. Efectuada la evaluación de los antecedentes de las ofertas técnicas, el Banco determinará las Empresas técnicamente elegibles, las cuales serán consideradas para la etapa siguiente, de evaluación de los aspectos económicos. El Banco comunicará a los Oferentes cuyas propuestas no sean consideradas técnicamente elegibles, devolviéndoles el Sobre N 2 con su oferta económica sin abrir. b) Apertura del Sobre N 2: La apertura del Sobre N 2, que contendrá el valor de la Oferta Económica de las Empresas técnicamente elegibles, se realizará en la fecha indicada en el Calendario de Actividades. Este proceso se efectuará en las mismas condiciones y con los mismos participantes señalados en el párrafo anterior y podrá asistir también un representante de cada Oferente que desee presenciar dicho acto y que, en virtud de la evaluación efectuada por el Banco, haya sido considerado técnicamente elegible, circunstancia que el Banco les comunicará oportunamente, junto con indicarles el lugar y la hora en que se llevará a efecto la apertura. De la asistencia de los representantes de los Oferentes se dejará constancia con su nombre y firma en un registro habilitado para estos efectos. Se establece que una vez abiertas las Ofertas, el Banco se reserva el derecho a solicitar mayores precisiones o aclaraciones respecto de ellas. 14. Evaluación de Ofertas y Resolución de la Licitación La Licitación será adjudicada de entre los Oferentes considerados técnicamente elegibles, a aquellos cuyas Ofertas Económicas representen el Precio Total más bajo por cada uno de los tres grupos de especialidades. Un mismo Oferente podrá ser adjudicatario de más de un grupo de especialidades, y eventualmente podrá se adjudicatario del total de los tres grupos de especialidades. Para ser consideradas técnicamente elegibles, y pasar a la fase final de evaluación económica, los Oferentes deberán cumplir con lo siguiente: 10

11 i. Cumplir con todos los requisitos de presentación de la Oferta, según lo establecido en el Anexo C de estas Bases ii. Cumplir satisfactoriamente con los siguientes requerimientos mínimos: a) La Empresa deberá ser partner de SAP Chile con al menos 5 años de experiencia b) Contar con al menos 3 clientes con servicios similares a los solicitados en el presente documento en los últimos 5 años c) Los consultores deberán contar con: A lo menos 3 años de experiencia en implementación de proyectos y/o mantenimiento y/o soporte del ERP SAP. Certificación ERP SAP según su especialidad. Conocimiento funcional de los módulos de su especialidad. Conocimiento de metodología ASAP. Conocimientos en procesos de negocio de su especialidad. Capacidad de realizar especificaciones técnicas y funcionales de calidad. Conocimiento de SAP Marketplace (notas oss, scn, etc.) Experiencia en preparación manuales y capacitación a usuarios finales. Los conocimientos específicos que debe tener cada consultor, según su especialidad, especificados en el numeral 10 del Anexo B iii. Obtener una Calificación Técnica igual o superior a 3,0 (sobre un máximo de 5), según calificación que se efectuará a cada propuesta técnica, considerando los siguientes factores: Factores Ponderación (%) Curriculum de la empresa 30% Curriculum del equipo 40% Encuesta clientes 30% El valor del Precio Total de cada oferente por cada grupo de especialidad para estos efectos se determinará considerando lo siguiente: GRUPO i Valor Tarifa Ponderada Tarifa Especialidad Ponderación Consultor HCM (THCM) 35% Consultor PORTAL (TP) 35% Consultor ABAP (TAHCM) 20% Jefe de proyecto (TJP) 10% Precio Total Ponderado Grupo i 100% 11

12 GRUPO ii Valor Tarifa Ponderada Tarifa Especialidad Ponderación Consultor de Seguridad 70% Consultor ABAP 20% Jefe de proyecto (TJPR&P) 10% Precio Total Ponderado Grupo ii 100% GRUPO iii Valor Tarifa Ponderada Tarifa Especialidad Ponderación Consultor FI (TFI) 15% Consultor CO (TCO) 10% Consultor FM (TFM) 10% Consultor MM (TMM) 15% Consultor ABAP 10% Consultor PI (TPI) 10% Consultor SOLMAN (TSOL) 10% Consultor Screen Personas (TSP ) 2.5% Consultor SPP (SPP) 2.5% Consultor Basis (TB) 10% Jefe de proyecto (TJP) 5% Precio Total Ponderado Grupo iii 100% Si se presentara una igualdad en la Oferta Económica con el Precio Total más bajo en un grupo de especialidades, se adjudicará la Licitación a la Empresa que obtenga mejor puntaje en la evaluación técnica para el grupo correspondiente. Sin perjuicio de lo anterior, el Banco se reserva el derecho de elegir la propuesta que resulte más conveniente entre aquellas que resulten elegibles conforme a lo establecido en estas Bases, o de declarar desierta la Licitación cuando no se presenten Ofertas elegibles o cuando éstas no resulten convenientes a sus intereses con sujeción a lo previsto en las presentes Bases, sin derecho de los Oferentes a entablar acción o reclamo por indemnizaciones, retribuciones o compensaciones de ninguna especie. El Banco comunicará por escrito a cada uno de los Oferentes el resultado de la Licitación, en la fecha señalada para ello en el Anexo Calendario de actividades. 12

13 15. Publicidad de aspectos de la Licitación, de los Oferentes, de las ofertas recibidas y del contrato Por el solo hecho de participar en la Licitación, los Oferentes declaran que aceptan y autorizan al Banco para divulgar, en todo o en parte, los términos y condiciones de esta Licitación acerca de la individualización de los participantes, las ofertas recibidas y del Contrato que se suscriba, conforme sea pertinente y los criterios en razón de los cuales fue seleccionada una determinada oferta, en la medida que ello se contemple como parte de los requerimientos de su política de transparencia institucional o que ello se le demande o requiera de conformidad con cualquier norma legal, como asimismo al Ministerio de Hacienda y al Congreso Nacional, a petición de estos. En caso que un tercero solicite información proporcionada por la Empresa al Banco vinculada con esta licitación y que no hayan sido divulgada por el Banco, este último notificará a la Empresa tal requerimiento en los términos y para los efectos de lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley N , siempre que se refiera a antecedentes que puedan afectar derechos de la Empresa participante. 16. Del Contrato Una vez resuelta la Licitación y dentro del plazo máximo de 5 días hábiles bancarios, contados desde la comunicación de la adjudicación de la Licitación, el Banco enviará a la(s) Empresa(s) adjudicataria(s) el Contrato por los Servicios, el cual deberá ser suscrito por ésta(s) en un plazo no superior a los 5 días hábiles bancarios contados desde la fecha de su envío. La no suscripción del Contrato o la no entrega de la garantía de cumplimiento dentro del plazo indicado, dará derecho al Banco para dejar sin efecto la adjudicación de la Licitación, sin derecho a reclamo, acción o indemnización alguna por parte del adjudicatario y para hacer efectiva la garantía por seriedad de la oferta establecida en las Bases. El Contrato contendrá las condiciones establecidas en el Modelo que se adjunta como Anexo D, incorporando en lo que corresponda, las condiciones de la oferta presentada por la Empresa adjudicada y que hayan sido aceptadas por el Banco, además de las adecuaciones que resulten del proceso de consultas y aclaraciones de esta Licitación. A más tardar al momento de suscribir el Contrato, la Empresa adjudicada deberá entregar la Garantía por fiel cumplimiento del Contrato, conforme a lo señalado en el numeral 12 letra b) y en la cláusula respectiva del Modelo de Contrato que se adjunta como Anexo de estas Bases. Para todos los efectos legales, la Empresa adjudicada deberá aceptar que las presentes Bases, al igual que su Oferta, como asimismo las consultas, respuestas y aclaraciones, formarán parte integrante del Contrato. 13

14 La Empresa adjudicataria de este proceso de contratación no podrá ceder o traspasar el Contrato a que dé lugar el mismo ni sus obligaciones, bajo forma o título alguno. De acuerdo a las características de las obligaciones que la Empresa asumirá en dicho Contrato, y si ello fuere factible y técnicamente conveniente, podrá subcontratar el cumplimiento de algunas de dichas obligaciones, siempre que lo haya declarado en su Oferta técnica y haya sido aceptado por el Banco. En todo caso, los servicios subcontratados no podrán corresponder a servicios propios de la esencia y naturaleza de las obligaciones que asume en virtud de esta contratación. Asimismo, por la tal subcontratación no cesa, en caso alguno, la responsabilidad de la Empresa por la administración, calidad, garantía de trabajos, materiales, elementos y componentes; el cumplimiento de plazos y de los pagos que como Contratista pueda adeudar a los Subcontratistas, así como de los impuestos de cualquier naturaleza que los pueda gravar, y del cumplimiento de las leyes en la forma que la Empresa está obligada con el Banco, en especial, y siempre que ello sea pertinente, de la legislación laboral. 17. Desistimiento Si comunicada la adjudicación de la Licitación, la Empresa adjudicada desistiera de formalizar el Contrato, se le impedirá participar nuevamente en Licitaciones del Banco, salvo que justificare, a plena satisfacción de éste, los motivos de su desistimiento. En este evento y sin perjuicio de lo anterior, el Banco podrá aceptar cualquiera de las otras propuestas presentadas o realizar nuevamente un proceso de Licitación si lo estima conveniente y se hará efectiva la garantía que cauciona la seriedad de la Oferta. Si la comunicación de adjudicación de la Licitación no se enviara en la fecha máxima establecida para ello en el Anexo Calendario de Actividades, la Empresa participante tendrá derecho a desistirse y retirar los antecedentes, documentos y garantías presentados, sin cargo para el Banco, siendo éste el único efecto legal de la referida falta de comunicación de aceptación de la propuesta. 18. Conflicto de intereses La Empresa oferente deberá declarar si tiene o no conflicto de intereses para participar en esta Licitación del Banco. Se entiende que existe dicho conflicto respecto del Oferente en toda negociación, acto, contrato u operación en que sea parte, tenga interés, intervenga o tenga cualquier otra forma de participación, algún funcionario del Banco, su cónyuge o sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, como asimismo, las sociedades o empresas en las cuales éste sea director, gerente, apoderado, o dueño directo o a través de otras personas naturales o jurídicas, de un 5% o más de su capital o las sociedades o empresas en las que alguna de las personas antes mencionadas, sea director o dueño directo o indirecto del 5% o más de su capital; y las personas por quien el funcionario del Banco actúe como 14

15 representante, asesor o consultor. Asimismo, constituye tal especie de conflicto cualquier otra situación de la cual tenga conocimiento el Oferente que pueda influir en la decisión del Banco respecto de la adjudicación del presente proceso de Licitación. En caso de que exista conflicto de intereses, el Oferente podrá optar igualmente por participar en esta Licitación, declarando por escrito dicha situación, con la especificación correspondiente, al momento de presentar su Oferta. Lo anterior, es sin perjuicio de la obligación del Oferente de informar por escrito al Banco, tan pronto tuviere conocimiento de ello, de cualquier situación sobreviniente constitutiva de conflicto de interés en los términos ya relacionados, que se origine con posterioridad a la declaración antedicha. En este caso, el Banco se reserva el derecho de evaluar las circunstancias específicas y determinar si se considerará o no elegible la respectiva Oferta. La veracidad y exactitud de la declaración indicada será considerada por el Banco una condición esencial y determinante en la participación del Oferente en la presente Licitación y, en su caso, respecto de la eventual adjudicación de la misma, motivo por el cual la infracción de esta exigencia producirá la exclusión del Oferente del proceso de evaluación de ofertas correspondiente y, en su caso, facultará al Banco para exigir la resolución inmediata del Contrato que se celebre, todo lo cual es sin perjuicio de que el Oferente se obliga a asumir las responsabilidades legales y contractuales consecuentes, en caso de inexactitud, falsedad u omisiones de tal declaración. Para los efectos señalados, la Empresa deberá suscribir una Declaración de Conflicto de Intereses que deberá formar parte de la Oferta Técnica de la Empresa, utilizando para ello el Formulario que se adjunta para estos efectos en el Anexo C de estas Bases de Licitación. 19. Resolución de conflictos Cualquier dificultad que pudiera producirse entre las partes con motivo de la aplicación, interpretación, cumplimiento, incumplimiento, validez o resolución de la presente Licitación, así como del Contrato, se someterá a la jurisdicción de los Tribunales Ordinarios de Justicia de la comuna de Santiago. 20. Legislación aplicable Se aplicará la legislación de la República de Chile a la presente Licitación y al Contrato a que ella de lugar. 21. Gastos y demás desembolsos Todos los gastos, derechos, impuestos y demás desembolsos en que incurran los Oferentes con motivo de los términos, documentos y contratos contemplados en las presentes Bases o a que de cualquier forma dé origen la Licitación, serán de cargo exclusivo de los Interesados, Oferentes y/o del adjudicatario, según corresponda. 15

16 22. Domicilio Para todos los efectos legales que pudieran derivarse de las presentes Bases de Licitación así como del Contrato que de ella pudiera derivar, las partes fijan domicilio especial en la comuna de Santiago. 16

17 ANEXO A CALENDARIO DE ACTIVIDADES LICITACIÓN N SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP BANCO CENTRAL DE CHILE GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS MARZO

18 ANEXO A CALENDARIO DE ACTIVIDADES LICITACIÓN SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP El proceso de Licitación contemplado en las presentes Bases, se ajustará al siguiente calendario de actividades: ACTIVIDADES FECHAS (Plazos máximos) Publicación de las Bases de Licitación 17 marzo 2016 Comunicación de interés de las Empresas en participar de este proceso 24 marzo 2016 Recepción de consultas 29 marzo 2016 Hasta las 14:00 horas Publicación de Respuestas a consultas y aclaraciones escritas 1 abril abril 2016, Presentación de Ofertas * Hasta las 14:00 horas Apertura de Ofertas Técnicas 8 abril 2016 Apertura de Ofertas Económicas 14 abril 2016 Comunicación de la Resolución de la Licitación 29 abril 2016 Envío de contrato a firma de la Empresa adjudicada 5 mayo 2016 Suscripción del Contrato 12 mayo 2016 Inicio de Servicio 16 mayo 2016 Nota (*): De acuerdo a lo señalado en la letra a) del numeral 12 de las Bases de Licitación, y numeral 2 de la Sección N 1 del Anexo C, la garantía por seriedad de Oferta a incluir en el Sobre N 1 Oferta Técnica, deberá tener una vigencia mínima de 60 días corridos, contados desde el día hábil bancario siguiente a la fecha máxima señalada para la presentación de las Ofertas. Es decir, con vigencia al menos, hasta el 7 de junio de 2016, señalando en su glosa que ella se extiende para Garantizar la seriedad de la oferta. 18

19 ANEXO B ESPECIFICACIONES TÉCNICAS LICITACIÓN N SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP BANCO CENTRAL DE CHILE GERENCIA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS MARZO

20 ANEXO B ESPECIFICACIONES TÉCNICAS SERVICIO DE MEJORA EVOLUTIVA ERP 1. INTRODUCCIÓN En el marco del proceso habitual de desarrollo del sistema ERP utilizado en la gestión de compras, gestión contable, gestión presupuestaría, beneficios y compensaciones y gestión de capital humano que realiza el Banco y la necesidad de satisfacer nuevas solicitudes de proyectos generadas al interior de éste, se requiere cubrir nuevas necesidades funcionales, a través de mejoras evolutivas en los diferentes módulos implementados. Considerando la diversidad de proyectos a cubrir, la actividad administrativa necesaria para generar los distintos procesos de contratación asociados a cada necesidad específica y las expectativas de resultados de las áreas de negocio, se ha definido cubrir las necesidades de desarrollo, a través de un Contrato Marco, al amparo del cual se desarrollen los servicios requeridos por el Banco. En ese contexto, el Banco, ha definido como estrategia realizar una Licitación abierta al mercado, para adjudicar hasta 3 empresas especialistas en ERP SAP con la experiencia y conocimientos necesarios para llevar a cabo el desarrollo, pruebas y puesta en producción para los distintos proyectos que se desarrollen, agrupados en las siguientes especialidades: i. HCM, PORTAL. ii. Seguridad. iii. Módulos FI, CO, FM, MM, ABAP y productos PI, Screen Personas, Solman, SPP, Netweaver (Basis). Estas contrataciones permitirán al Banco realizar los desarrollos y mejoras, a través del o los proveedores adjudicatarios, dejando como tareas internas el conocimiento del negocio y la administración y gestión de los proyectos. Los desarrollos de mejoras y proyectos se realizarán en las actuales aplicaciones del ERP SAP para los siguientes módulos funcionales y productos implementados: FI Financial, CO Controlling, FM, Fund Management, MM Material Management, HCM Human Capital Management, Desarrollos ABAP, BASIS, PI Process Integration, Seguridad (Roles y Perfiles), Screen Personas, SOLMAN Solution Manager, SPP SAP Sap Productivity Pak y PORTAL. Adicionalmente se podrían implementar otros módulos y aplicaciones de SAP ERP no habilitados actualmente. 20

21 La propiedad del código fuente que resulte del desarrollo de las componentes de software será del Banco Central de Chile. 2. SITUACIÓN ACTUAL DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO El Banco cuenta con el Sistema SAP versión ECC 6.0 con EHP7, SP15 Netweaver: Release c, con los componentes FI, CO, FM, MM, HCM, PI, Screen Personas, SOLMAN, SPP y PORTAL en operación. FI Financial CO Controlling FM Fund Management MM Material Management HCM Human Capital Management PI Process Integration Seguridad Screen Personas SOLMAN Solution Manager SPP Sap Productivity Pak PORTAL El detalle de los procesos se encuentra documentado en los respectivos BBP, que podrán ser consultados por las Empresas adjudicatarias del Servicio. a) Esquema de servidores Landscape ERP Configuración del landscape en 3 Ambientes, Productivo: 1 mandante (ERP/400) Test : 2 mandantes, (ERT/200 y ERT/230) Desarrollo: 3 mandantes (ERD/100, ERD/110 y ERD/120) Plataforma virtualizada en ambiente IBM AIX con Power HA en ambientes productivos. Sistema operativo, AIX 6.1 TL6 Motor de datos, ORACLE 11Gr2. Con Dataguard en ambientes Productivos Dimensiones actuales: ERP: (IC= # 1,6 Core, 32 GB Ram APP1=# 0,5 Core, 16 GB Ram, APP2=# 0,5 Core, 16 GB Ram, APP3=# 0,5 Core, 16 GB Ram, APP4=# 0,5 Core, 16 GB Ram). ERT:(# 0,5 Core, 16 GB Ram) 21

22 ERD:(# 0,5 Core, 16 GB Ram) N máximo de usuarios en ambiente ERP: 134 b. N máximo de usuarios en ambiente DES: 5 N máximo de usuarios en ambiente QA: 134 d. Tamaños de bases de datos y tasa de crecimiento anual: ERP: 330 GB, 12 GB/Año (aprox.) ERT: 461 GB, 5 GB/Año (aprox.) ERD: 461 GB, 5 GB/Año (aprox.) b) Esquema de Servidores Landscape SAP PI Configuración del landscape en 3 Ambientes, Productivo (PIP): Test (PIT): Desarrollo (PID): Plataforma virtualizada en ambiente IBM AIX con Power HA en ambientes productivos. Sistema operativo, AIX 7.1 TL3 Motor de datos, ORACLE 11Gr2. Con Dataguard en ambientes Productivos Dimensiones actuales: PIP: (# 1,2 Core, 24 GB Ram ) PIT:(# 1 Core, 24 GB Ram) PID:(# 0,5 Core, 16 GB Ram) Tamaños de bases de datos y tasa de crecimiento anual: - PIP: 15 GB, 2 GB/Año (aprox.) PIT: 15 GB, 0,5 GB/Año (aprox.) PID: 15 GB, 0,5 GB/Año (aprox.) c) Esquema de servidores Landscape PORTAL Configuración del landscape en 3 Ambientes, Productivo (POP): Test (POT): Desarrollo (POD): Plataforma virtualizada en ambiente IBM AIX con Power HA en ambientes productivos. Sistema operativo, AIX 6.1 TL6 Motor de datos, ORACLE 11Gr2. Con Dataguard en ambientes Productivos 22

23 Dimensiones actuales: POP: (# 1,3 Core, 24 GB Ram ) POT:(# 0,8 Core, 16 GB Ram) POD:(# 0,5 Core, 16 GB Ram) BANCO CENTRAL DE CHILE Tamaños de bases de datos y tasa de crecimiento anual: POP: 15 GB, 2 GB/Año (aprox.) POT: 15 GB, 0,5 GB/Año (aprox.) POD: 15 GB, 0,5 GB/Año (aprox.) d) Esquema de servidores Landscape SOLMAN Configuración del landscape en 1 Ambiente, Productivo (SMX): 1 mandante (SMX/500) Plataforma virtualizada en ambiente IBM AIX con Power HA en ambientes productivos. Sistema operativo, AIX 7.1 TL3 Motor de datos, ORACLE 11Gr2. Con Dataguard en ambientes Productivos Dimensiones actuales: SMX: (# 1 Core, 24 GB Ram ) Tamaños de bases de datos y tasa de crecimiento anual: - SMX: 240 GB, 2 GB/Año (aprox.) e) Desarrollos El Banco cuenta con 108 Desarrollos, los que deberán ser considerados en el momento de realizar evaluaciones y propuestas de solución para los requerimientos que realice en Banco. 3. ALCANCE DEL SERVICIO El modelo de servicio requerido se compone en general de tres tipos de servicios, relacionados e integrados, los cuales son: a) Mejora correctiva y evolutiva Incluyen cambios correctivos y evolutivos, cuya intervención sobre las aplicaciones SAP cubiertas por el servicio, requieren modificación al Workbench y/o al Customizing con el objetivo de modificar las funcionalidades disponibles con el fin de corregir la causa raíz del problema. 23

24 b) Mantenimiento Evolutivo Proveer consultoría funcional o programación para implementar soluciones a requerimientos especificados del Banco. Estos requerimientos consisten principalmente en la necesidad de mantenimiento evolutivo o de ampliaciones a las funcionalidades habilitadas en la plataforma SAP. Está orientado a mejorar los procesos de negocio implementados en SAP, mediante modificaciones funcionales que persiguen optimizar las funcionalidades y/o capacidades de la plataforma SAP. Las tareas asociadas son las siguientes: Implementación de recomendaciones de análisis causa-raíz. Consultoría o programación para implementar funcionalidades adicionales. Desarrollo de nuevos formularios, reportes o programas. Modificación de formularios, reportes o programas existentes. Modificación de configuraciones actuales. Generación de extractores e interfaces. Entrega de información de tablas y campos que faciliten el acceso externo a ellas. Análisis y optimización de aplicaciones. Diseño de soluciones a problemas. Estimación de los recursos necesarios para la solución del problema. c) Asesorías Diseño de soluciones que permitan abordar nuevos requerimientos del negocio. Comprende servicios tales como asistir a usuarios claves (key user) en la realización de pruebas funcionales y/o en la especificación de requerimientos de modificaciones. Adicionalmente, orienta respecto a capacidades actuales de la plataforma SAP y diseña o evalúa posibles implementaciones o modificaciones al sistema en consideración de aspectos técnicos, funcionales y de negocio. El objeto de la asesoría es proveer de orientación analítica en cuanto a evaluar y comprender soluciones o alternativas de solución ante situaciones que lo ameriten. Entre las actividades se contemplan: Asistencia para la especificación de requerimientos. Capacitación respecto a funcionalidades y capacidad de la plataforma instalada SAP. Elaboración de propuestas de solución y análisis de viabilidad técnica, funcional y de negocio, para propuestas de proyectos de cualquier envergadura, no asignados aún o asignados a terceros. Entrega de información del modelo de datos, la estructura de las bases de datos o información de las tablas. 24

25 d) Horario y lugar de prestación de servicio El proveedor deberá prestar sus servicios en horario hábil bancario, es decir, en días hábiles de lunes a viernes de 9:00 a 20:00 horas. Los servicios deberán ser ejecutados en modalidad presencial cuando se requiera. e) Entregables Todas las soluciones deben quedar con la documentación suficiente que permita contar con información respecto al requerimiento, análisis, evaluación, diagnóstico, recomendaciones y soluciones de este. No podrá ser cerrada una actividad de mejora o un proyecto que no tenga toda la documentación requerida. Los documentos mínimos que se deben generar para cada requerimiento, son los siguientes: Evaluación y dimensionamiento de esfuerzo, tiempo y HH (Cronograma de trabajo). Descripción de causa del problema. Propuesta de solución, esta debe explicar el diseño de la solución, responder el porqué y el cómo se adoptará la solución. Especificaciones técnicas y funcionales de consultoría: detalle de configuraciones, identificación de tablas, rutinas (user exit, bapis, etc.) involucradas en la solución. Documentos de pruebas unitarias: detalle de las pruebas realizadas por consultoría en ambiente de Desarrollo. Éstas deben reflejar y corresponder a lo requerido por el Key User del Banco. Documentos de pruebas integrales: detalle de las pruebas realizadas por Key User del Banco. Manuales: instructivos y Manuales relacionados con la solución. Listado de órdenes de transporte generadas. Minutas de reunión con los acuerdos y temas tratados en las asesorías relacionadas a la solución. Todos los entregables serán en el formato definido según metodología para mejora evolutiva y de gestión de proyectos del Banco, estos serán revisados, autorizados y almacenados en SOLMAN para mantenciones y proyectos, según corresponda. El proveedor deberá comenzar y terminar cada modificación de la aplicación y actualización de esfuerzo en el plazo establecido en el cronograma de trabajo. La interrupción, cancelación del servicio o modificaciones al cronograma original deberá ser autorizado por el Banco. 25

26 f) Integración de las soluciones BANCO CENTRAL DE CHILE Se requiere que todas las soluciones tengan un grado de integración respecto al impacto que producen en el sistema. Se entiende que la Empresa maneja un conocimiento avanzado de la solución implementada en el Banco, con el nivel de detalle, que le permita detectar cuáles son los focos de procesos críticos y sus riesgos funcionales respecto a definiciones y aplicaciones tanto estándares como desarrollos customizing ( Z ), ya sea por controles implementados y/o de funcionalidades que fueron adaptadas de acuerdo a requerimientos específicos que requería la solución del Banco. De acuerdo a lo anterior, se necesita que las soluciones estén resguardadas respecto a la integridad funcional y en caso de ser alteradas por errores u omisiones, sea la consultoría quien se haga cargo de la solución con un nivel de respuesta prioritario al ser detectadas, sin costo adicional para el Banco. 4. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS PARA LOS SERVICIOS A continuación se detallan los requerimientos genéricos para el desarrollo y/o mejora de componentes del ERP SAP: Requerimiento N 1: Especificaciones de Sizing y Equipamiento El proveedor deberá proporcionar los requerimientos de equipamiento y licencias para el funcionamiento para cada componente que se cotice, en base a la información de volúmenes y cantidad de transacciones indicadas en cada solicitud de cotización, incluyendo todos los elementos necesarios para su funcionamiento, considerando los ambientes de producción, pruebas y desarrollo, de acuerdo a lo descrito en el punto Descripción del Entorno Tecnológico. La entrega de antecedentes deberá además incluir una estimación del dimensionamiento de espacio, procesamiento y recursos de memoria requerido para cada componente a desarrollar, considerando las características del sistema de almacenamiento que dispone el Banco. Requerimiento Nº 2: Desempeño Cada solución deberá permitir un buen desempeño de operación inicial y futura. La solución deberá permitir que el tiempo de respuesta promedio para aquellas transacciones en línea no excedan los 5 segundos, y para las consultas e informes Batch (fuera de línea), no más de 3 horas. 26

27 Requerimiento N 3: Garantías de los productos y servicios La Empresa deberá considerar un período de 4 meses de garantía por cada producto desarrollado, sin costo adicional para el Banco. La garantía será renovada sucesivamente por períodos similares al original, en caso de fallas de la componente. Requerimiento N 4: Checklist para entrega de Sistemas a Producción A continuación se indica la documentación que la Empresa deberá proporcionar para pasar un sistema desarrollado a Producción. 1. Documentación Software Aplicativo Descripción General del Sistema Software, Versiones, Release y Plataforma 2. Resultado de Pruebas de Aceptación 3. Procedimientos para la Manipulación de Datos 4. Procedimientos para restablecer una versión anterior 5. Procedimientos de Operación Habilitación del servicio y cada uno de sus componentes Deshabilitación del servicio y cada uno de sus componentes Tiempos estimados de procesos de Habilitación y Deshabilitación Horarios de Servicio (Sin uso, Bajo, Medio y Crítico) Uso de Casillas FTP Uso de Servicios de datos Procedimientos de Respaldo Procedimientos de Recuperación Sistemas relacionados Procedimientos de Explotación Flujo del proceso Pautas del Proceso Pautas de Reproceso Mensajes del Sistema, Alarmas y Cursos de Acción Normas Especiales de Explotación Respaldos de Explotación 6. Procedimientos para la administración de Seguridad 7. Procedimiento de Administración de Perfiles de Usuarios 8. Procedimientos de Monitoreo: Monitoreo Interno Procesos de Carga Monitoreo de Hardware Monitoreo de RED Monitoreo de Software 27

28 Monitoreo Externo de Utilización de Recursos del servidor. Disponibilidad Tiempos de respuesta Problemas Conocidos 9. Procedimientos de Contingencia 10. Manuales y Pautas Manual de operación para Usuarios finales Procedimientos de Ayuda Funcional y Técnico Procedimientos de Apoyo para la Mesa de Ayuda Procedimientos de Apoyo para el área de Soporte 5. PLAN GENERAL DE TRABAJO A continuación se detalla el plan general de trabajo para la provisión del servicio de desarrollo, realización de pruebas, puesta en producción y soporte, según corresponda. Paso 1: Cotización del Servicio de Mejora Continua Las especificaciones funcionales de carácter específico a cada módulo que el Banco solicite serán entregadas a la Empresa mediante un documento escrito, denominado Cotización de Servicio de Mejora Continua, firmado por el Interlocutor Válido del Banco. Éste debe contener las especificaciones del requerimiento de la mejora que se requiere realizar por parte del Banco. Paso 2: Envío de cubicación del servicio de mejora continua. La cubicación del servicio a proporcionar debe ser enviada por la Empresa dentro de 5 días hábiles bancarios, una vez enviada la solicitud de Cotización de Servicio de Mejora Continua. La cotización debe contener la propuesta de solución y la respectiva cubicación en horas por cada fase de proyecto y desglosado por cada especialista, además se debe identificar las fechas de inicio y término de cada etapa. Paso 3: Aceptación del servicio de mejora continua por parte del Interlocutor Válido del Banco. El Interlocutor Válido del Banco deberá responder dentro de 5 días hábiles bancarios a contar de la fecha de recepción de la cotización. Paso 4: Inicio de actividades según metodología de gestión de proyectos del Banco. Las actividades se inician con una reunión de coordinación entre los miembros del equipo de proyecto tanto por el lado del Banco como por parte de la Empresa. 28