TEMA 7 GESTIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 TEMA 7 GESTIÓN DE S BIBLIOGRAFÍA Ajenjo, A (2005). Dirección y Gestión de Proyectos: un enfoque práctico. Editorial: Ra-ma, Madrid. *Horine, G (2010). Manual imprescindible de gestión de proyectos. Editorial: Anaya Multimedia, Madrid. *Lewis, J (2004). Las claves de la gestión de proyectos. Editorial: Gestión2000.com ALICIA TANIA ANA MIRIAM

2 ÍNDICE 2.1 Objetivos y algunos aspectos a tener en cuenta en la gestión de proyecto. 2.2 Elementos esenciales de cualquier buen proyecto. 2.3 Desarrollar la misión, visión, las metas y objetivos del proyecto.

3 2.1.1 INTRODUCCIÓN La evaluación de proyecto consiste en analizar la posibilidad de que la empresa compita por un proyecto concreto, el cual se evalúa el tipo de trabajo realizado, el coste que supone realizarlo y el tiempo que se precisará para ello.

4 2.1.2 EVALUACIÓN Y DECISIÓN PRELIMINAR *Preparar una oferta supone: a) TIEMPO b) ESFUERZO c) DINERO

5 * Algunos de los factores que tenemos que considerar son los siguientes: Disponer de los conocimientos necesarios para realizar los trabajos. Disponer de los recursos materiales y humanos. Ser competitivo en el mercado. Negociación del cliente proveedor.

6 Si, tras el análisis anterior, el resultado es que merece la pena ofertar, habrá que seguir un procedimiento: Analizar exactamente el trabajo a realizar. Evaluar el coste de llevarlo a cabo. Fijar el precio de venta. Preparar un documento, llamado documento de oferta

7 2.1.3 ESTIMACIÓN DEL COSTE Y EL PRECIO DEL Para calcular el precio de un proyecto se contempla tres factores que interviene en el coste del proyecto: las horas de trabajo del personal, los costes y los gastos adicionales. Una vez conocido el coste total del proyecto, el precio de venta se calculara añadiendo el beneficio que se pretende obtener de la realización del trabajo.

8 *Análisis del trabajo a realizar. La manera mas habitual de realizar dicho análisis es descomponer el proyecto en paquete de trabajo: Analizar detallada y organizadamente el trabajo. Pre-asignar recurso de personal. Formalizar los requisitos previos y los resultados a obtener de cada tarea.

9 *Estructura de paquetes de trabajo. CONDICIONES Debe ser sencillas como para facilitar la gestión. Debe ser completas para realizarla de manera autónoma. Debe estar asignadas a un responsable único. Debe de tener entradas y salidas de documentos, productos, etc.

10 *Esfuerzo requerido. Es el esfuerzo asociado a la realización de dichas tareas por las personas teniendo también en cuenta el esfuerzo del equipo de trabajo, que no todas las personas rinden de igual manera, sin embargo es peligroso dimensionar el esfuerzo en exceso. Para comprobar si los pasos realizados han sido correctos o no debemos tener en cuenta: El número total de horas La distribución de la carga de trabajo entre categorías. La proporción de esfuerzo entre paquetes de trabajo

11 COSTES Subcontrataciones: son costes de personal ajenos a la empresa. Costes internos: son costes consumibles, de servicios, informáticos etc. Otros costes: como material y equipo, viajes y estancia, etc.

12 Presupuesto y precio de venta del proyecto El presupuesto fija el precio final de venta o suministro al cliente, en función del numero de horas de trabajo. Hay que tener en cuenta : -el coste del horario del personal -los coeficientes de costes de personal (ejemplo: infraestructura del local, teléfono, gastos administrativos..) -las contingencias sobre gastos ( incluye reservas para partidas no previstas inicialmente, ejemplo: reuniones canceladas, retraso de suministro ) FINALMENTE Coste de proyecto CP + SUB + CV

13 OBJETIVOS Y ALGUNOS APECTOS A TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN TEMPORAL DEL Como hemos dicho anteriormente la evaluación del proyecto y la estimación económica del proyecto son importantes al igual que la planificación. Una de las herramientas fundamentales es la descomposición de un proyecto en actividades y sub-actividades que una vez definidas y descritas es preciso analizar cuanto va a durar la ejecución.

14 OBJETIVOS Y ALGUNOS APECTOS A TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN DE La duración viene dada por múltiples factores entre ellos la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles y el tiempo del que dispongamos, pero también hay que tener en cuenta otros factores mas restrictivos : En muchos casos algunas actividades no podrán dar comienzo hasta que otras finalicen. Para ejecutar algunas actividades se precisen recursos que hayan de ser compartidos con otras actividades. Para abaratar costes es recomendable ejecutar unas actividades después de otras.

15 OBJETIVOS Y ALGUNOS APECTOS A TENER EN CUENTA EN LA GESTIÓN DE *Técnica de planificación Las herramientas más populares para la programación de proyecto, es la grafica de Gantt, es un diagrama bi-dimensional en el que se representa las diferentes actividades del proyecto frente al eje de tiempo.

16 Ejemplo: Le encargamos a un albañil que nos abra un portón en la valla de una casa, para meter un coche. Esteban identifica las siguientes actividades por realizar: Solicitar al Ayuntamiento el permiso de obra (6 días) Encargar un contenedor para los escombros(1 llamada telefónica) Derribar la parte correspondiente de valla( 1 día ) Colocar y recibir el portón metálico ( 2 días ) Reconstruir los extremos de la valla donde se coloco el portón ( 1 día ) Rebajar el realce de la cera ( 1 día ) Levantar el césped y cimentar dos rodaduras de cemento ( 2 días) Encargar que se retire el contenedor de escombros ( 1 llamada telefónica )

17 También sabe Esteban que hay ciertas restricciones a la hora de ordenar la secuencia, como por ejemplo no poder comenzarse la tarea hasta que no se disponga del permiso del Ayuntamiento. Con el estudio realizado la duración del proyecto es de 17 días, pero Esteban detecta un problema, y es que dura casi tres semana, por ello contrata a un ayudante, Ramón. Finalmente Esteban ha reducido la duración del proyecto a 4 días del trabajo. El diagrama de Gantt es útil para : Calcular los plazos de ejecución y de entrega de los trabajos Ayudar a detectar y reducir los tiempos. Equilibrar la carga de trabajo entre personas.

18 * Técnica de PERT El objetivo general de las técnicas de PERT es ayudar a programar un proyecto individual a coste y duración mínimo. Dichos objetivos son los siguientes: Determinar que actividades son necesarias, y cuando lo son. Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto. Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto. Identificar las actividades críticas. Identificar el camino crítico. Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse.

19 Las técnicas PERT suelen hacer usos de grafos para representar las actividades, en un grafo sólo puede haber un suceso inicial y un suceso final. Calcular la fecha mínima del comienzo de las actividades, denominado MIC, coincide con la fecha mínima de comienzo del suceso del que parte. Calculamos la fecha máxima del comienzo de las actividades, denominado MAC, coincide con la fecha máxima en la que podrían cumplirse los sucesos del proyecto, sin que supieran un retraso en la finalización del mismo.

20 ELEMENTOS ESENCIALES DE CUALQUIER BUEN Qué es exactamente un proyecto de éxito? Un proyecto de éxito y definitivo debe cumplir las siguientes características: - Entregado según lo acordado - Completado dentro del plazo establecido - Completado dentro del presupuesto. - Entregado con calidad. - El proyecto ha cumplido las metas los objetivos y propósitos originales. - Expectativas de todos los implicados cumplidas. - Mantenimiento de relaciones positivas.

21 ELEMENTOS ESENCIALES DE CUALQUIER BUEN Una técnica excelente para que el proyecto tenga éxito: *Aprender de los proyectos en los que ha surgido problemas. *Aprender de los proyectos que han tenido éxitos. *Herramienta fundamentales del jefe de proyecto.

22 ELEMENTOS ESENCIALES DE CUALQUIER Las razones de que surjan problemas se pueden clasificar en dos grupos: 1. Problemas a nivel organizativo. El jefe no puede solucionar el problema, pero puede ejercer cierta influencia sobre ello. 2. Problemas a nivel del proyecto. El jefe tiene una gran influencia.

23 ELEMENTOS ESENCIALES DE CUALQUIER TRABAJO Las herramientas que todo jefe de proyectos debe mantener para gestionar de forma optima un proyecto deben ser: - Documentos de planificación debe ser revisado y aceptado por los implicados y miembros del equipo. - No es necesario redactar los documentos por separado. - Las herramientas fundamentales representan la información clave y los procesos analizados que son necesarios para gestionar de forma efectiva el proyecto.

24 DESARROLLAR LA MISIÓN, LA VISIÓN, LAS METAS Y LOS OBJETIVOS DEL. Antes de que el equipo inicie ningún trabajo debería de dedicar el tiempo en desarrollar la misión, la visión, las metas y los objetivos del proyecto. Un problema es una diferencia entre donde estamos y donde queremos estar, con unos obstáculos existentes que nos impiden salvar fácilmente esas diferencias.

25 DESARROLLAR LA MISIÓN, LA VISIÓN, LAS METAS Y LOS OBJETIVOS DEL. La visión es el aspecto que tendrán los resultados finales. La misión es conseguir la visión. La misión del proyecto puede ser descrita respondiendo a dos preguntas: 1. Qué vamos a hacer? 2. Para quién vamos a hacerlo?

26 DESARROLLAR LA MISIÓN, LA VISIÓN, LAS METAS Y LOS OBJETIVOS DEL. *Desarrollar los objetivos del proyecto. Un objetivo especifica el resultado final deseado. Una declaración de objetivo debe presentar las siguientes cualidades : Ha de ser especifica. Ha de ser cuantificable Alcanzable. Realista. Tiene que tener un limite de tiempo. Finalmente una vez determinado los objetivos, podremos desarrollar los planes de como vamos a conseguirlo.

27 GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN