Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 7 Fecha de Vigencia: 03 / 12 / 15 VERSIÓN 1 Adopción del procedimiento HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FALLON DIANNE OSORIO PEDREROS Asesora 30/11/15 DAVID CAMILO SALGADO Tercer Secretario de Relaciones Exteriores 30/11/15 REVISÓ CARGO FECHA ANA CAROLINA ZAPATA Coordinadora (e) Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa 01/12/15 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 02/12/15

2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para editar, publicar y administrar los diferentes contenidos, fotografías, videos y audios que tengan relación con la gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores en las páginas web a cargo del mismo. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la solicitud y finaliza con la publicación de la información en la sección de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores que corresponda. 3. BASE LEGAL Ley 1712 de 2014 y Decreto 103 de 2015 sobre Ley de Transparencia. Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 1078 de 2015 Gobierno en Línea Decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. Resolución vigente por la cual se establecen las funciones del Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa. 4. DEFINICIONES COMUNICADOS: Documento con la posición oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o el Gobierno de Colombia sobre un tema de interés nacional o internacional. CONTENIDO NO PUBLICABLE: Información que no corresponde a actividades propias de la gestión de las misiones permanentes, embajadas y consulado; contenidos publicitarios o de propaganda. EQUIPO DIGITAL: El Equipo Digital es un grupo de soporte que cuenta con ingenieros desarrolladores, editores de contenidos y diseñadores que están al servicio de la Cancillería, las embajadas, los consulados y las misiones permanentes. DISCURSO: exposición de la postura del Canciller, el Presidente, embajadores o cónsules frente a un tema específico que se haya pronunciado en público. SECCIONES Y SUBSECCIONES: Cada una de las divisiones y subdivisiones temáticas de las páginas de internet de Cancillería, embajadas, consulados y misiones permanentes, identificadas a través de los

3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 3 de 7 diferentes botones del menú de las mismas páginas. Los tipos de contenidos que reúnen esas secciones se clasifican de la siguiente manera: Información general: contenidos destinados a actualizar otras secciones de las páginas como datos de contacto, horarios de atención, etc. Trámites y servicios: contenidos informativos sobre los trámites y servicios a los que puede acceder el ciudadano en el Ministerio de Relaciones Exteriores. Sala de prensa: sección de las páginas de internet de Cancillería, embajadas, consulados y misiones permanentes en la que se publican contenidos informativos y actuales, relacionados con la actividad propia de la gestión del Ministerio y de las misiones diplomáticas, entre ellos noticias, imágenes, videos y eventos. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS DE-CE-01 Código de Buen Gobierno CO-IN-04 Recomendaciones para publicación en las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores. CO-PT-12 Fotografía y Video. CO-PT-18 Elaboración de documentos informativos Manual vigente para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea Entidades del Orden Nacional. 6. REGISTROS Correos electrónicos de recepción de solicitudes de publicación. Correos electrónicos de confirmación de publicación de contenidos. Matrices de control 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN FUNCIONAMIENTO DEL EQUIPO DIGITAL La edición y publicación de los contenidos de las páginas de internet a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores se realiza únicamente por parte del Equipo Digital. El Equipo Digital opera en continuo desarrollo con la Estrategia de Gobierno En Línea. El Equipo Digital se encargará de tener personal disponible durante 16 horas del día (6:00 a.m. 10:00 p.m. hora local colombiana). Adicionalmente, funcionará en horarios especiales y ampliará esa cobertura cuando las solicitudes de publicación en el horario restante sean más frecuentes y constantes, a fin de atender las necesidades de las misiones en el horario hábil correspondiente a cada sede diplomática.

4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 4 de 7 El Equipo Digital atenderá los requerimientos de publicación en un tiempo máximo de 3 (tres) horas, de modo que las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, los consulados, las embajadas y las misiones permanentes tendrán siempre una respuesta oportuna; en caso de que sea necesario solicitar información adicional las 3 horas empiezan a correr cuando se tenga el material completo. En caso de que la solicitud tenga carácter urgente, el Equipo Digital resolverá el requerimiento de manera inmediata. En caso de que el material remitido sea insuficiente, el Equipo Digital se comunicará con el remitente de la solicitud vía correo electrónico; si existe la necesidad de solicitar explicaciones vía telefónica, se dejará constancia de la conversación por escrito, también a través de un correo electrónico. De igual forma, cualquier modificación que el remitente solicite deberá hacerlo por escrito para que quede el registro correspondiente de los cambios. El Equipo Digital se encargará de clasificar las solicitudes para definir, en primera instancia, si se trata de contenidos publicables o no de acuerdo con el instructivo Recomendaciones para publicación en las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores. Es decir, que no tenga información publicitaria y/o que no refleje las acciones misionales de los consulados, las embajadas y las misiones, y, en segundo lugar, para establecer la sección de la página web en la que se deben publicar. Asimismo, para establecer si requieren desarrollos adicionales de parte de los ingenieros o diseñadores del Equipo Digital. Una vez los contenidos hayan sido publicados, el Equipo Digital informará de dicha actualización a través de un correo electrónico. El solicitante deberá revisar la actualización de la información en su página web. Declinación de responsabilidades: La información publicada por el Equipo Digital en las páginas web a cargo del Ministerio de Relaciones Exteriores es responsabilidad del jefe de misión o del director del área encargada. El Equipo Digital parte del supuesto de que el emisor de la solicitud de publicación tiene el aval de su jefe inmediato, por lo tanto, en caso de que se llegue a publicar información clasificada, reservada, inexacta y/o inconveniente, la responsabilidad recaerá sobre el remitente, conforme a lo previsto en el instructivo Recomendaciones para publicación en las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores. LINEAMIENTOS PARA LAS SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN Todas las solicitudes de publicación se recibirán únicamente a través de un correo electrónico enviado por el delegado de la dirección, embajada, consulado o misión diplomática de Colombia en el exterior, a Deberán adjuntar los materiales necesarios para subir ese contenido, de acuerdo con las siguientes características: Textos: los textos para las noticias, eventos y otras secciones deben adjuntarse en archivos de Word o procesadores de texto. Los discursos, resoluciones, notas u otros documentos oficiales deben enviarse en Word y como complemento podrán enviarlos en PDF para evitar las modificaciones. Si se trata de libros, cartillas y folletos entre otras publicaciones de este tipo, los

5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 5 de 7 documentos deben ser enviados en PDF para su publicación en Calaméo, plataforma que administra el Equipo Digital. Fotografías: todos los contenidos que se publican en las secciones Noticias y Eventos requieren fotografías, preferiblemente en formato horizontal. No se aceptarán fotos movidas, desenfocadas o pixeladas. El Equipo Digital administra la cuenta de Flickr del Ministerio, por lo que las fotos que allí se publican deben tener óptima calidad. Videos: La Cancillería tiene una cuenta oficial de video en internet (YouTube), administrada por el Equipo Digital. Tanto los videos de Cancillería, como de las embajadas, consulados misiones diplomáticas de Colombia en el exterior se alimentan en este canal y, desde allí, se pueden insertar en las respectivas páginas de cada misión. Por esta razón, los videos deben enviarse al Equipo Digital para cargarse en la cuenta oficial y desde allí ser relacionados en las páginas. Audios: La Cancillería tiene una cuenta oficial de audio en internet (SoundCloud), administrada por el Equipo Digital. Tanto los audios de Cancillería, como de las embajadas, consulados y misiones diplomáticas de Colombia en el exterior se alimentan en este canal y, desde allí, se pueden insertar en las respectivas páginas de cada misión. Por esta razón, los audios deben enviarse al equipo digital para cargarse en la cuenta oficial y desde allí ser relacionados en las páginas. Especiales multimedia: los contenidos para publicar en los especiales multimedia, previa autorización del GIT de Prensa y Comunicación Corporativa, deben ser acordados con el Equipo Digital y enviados en los formatos establecidos en los puntos anteriores (textos, fotografías, videos y audios). El Equipo Digital hará la propuesta de diseño y publicará la información que requiera el solicitante. Botones: La solicitud de publicación de botones adicionales a los previstos en la estructura de las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores debe ser aprobada por el GIT de Prensa y Comunicación Corporativa. Streaming: La transmisión vía streaming de los eventos de la Cancillería y de las embajadas, consulados y misiones diplomáticas de Colombia en el exterior, deberá contar con la aprobación del GIT de Prensa y Comunicación Corporativa.

6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 6 de 7 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN LAS PAGINAS WEB A CARGO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA OBSERVACIONES Inicio 1. Recibir la solicitud de publicación en la página web La solicitud deberá realizarse a través del correo electrónico 2. Revisar material y pertinencia de la información a publicar La pertinencia esta establecida en el instructivo Recomendaciones para publicación en las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores (CO- IN-04 ) Es pertinente la publicación? Si No 3. Enviar notificación al remitente de la información La notificación deberá enviarse a la dirección o coordinación, consulado, embajada, o misión solicitante mediante correo electrónico 4. Revisar la ortografía y redacción de la información a publicar Se necesita diseño gráfico y/o desarrollo? Si 5. Solicitar al Diseñador y/o Ingeniero el requerimiento especifico El deberá acordar con el Diseñador Gráfico si necesita producir una imagen adicional. Asimismo deberá acordar con el Ingeniero si la publicación del contenido requiere realizar una configuración específica en la página. No 6. Dar tramite al requerimiento y enviar al Diseñador y/o Ingeniero 7. Publicar la información en las paginas Web 8. Enviar notificación al remitente de la solicitud La publicación se hará en máximo 3 horas si se tiene el material completo; en caso de que sea necesario solicitar información adicional las 3 horas empiezan a correr cuando se tenga el material completo. No aplica para desarrollos de ingeniería. Todas las publicaciones se deben registrar en las matrices de seguimiento del Equipo Digital 9. Registrar la publicación en la matriz de seguimiento de Equipo Digital Fin

7 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 7 de 7 9. PUNTOS DE CONTROL PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO 7 Publicar información confidencial, controversial, no oficial y/o que ponga en riesgo la imagen del Ministerio o las relaciones con el país receptor. Enviar mensaje de Declinación de Responsabilidades Enviar el Instructivo Recomendaciones para publicación en las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores Siempre que se responda una solicitud Por cada capacitación a nuevos funcionarios de misiones diplomáticas Responsable del Equipo Digital Coordinador de Prensa Correo Electrónico No aplica 7 Uso indebido de los canales de comunicación del Ministerio para promocionar actividades de terceros o beneficiar marcas o eventos que no estén directamente vinculados con las actividades misionales de Consulados y Embajadas. Enviar el Instructivo Recomendaciones para publicación en las páginas web del Ministerio de Relaciones Exteriores Cada vez que se requiera Responsable del Equipo Digital Matriz de solicitudes 7 Publicar información que no se ajuste a los estándares mencionados en este documento. Verificación de Calidad: El líder del Equipo Digital y los editores harán la verificación de calidad de una muestra de los contenidos publicados de manera aleatoria. Mensual Responsable del Equipo Digital No Aplica

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