Manual de Usuario H Connexum Servicio Farmacia. Versión 2.0

Transcripción

1 H Connexum Servicio Farmacia Versión 2.0

2 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 2/28 1 Contenido 1 Contenido Control de Versiones y Actualizaciones Objetivo del Manual Alcance Descripción de funcionalidades Acceso al Portal Inicio de Sesión Módulo de Ordenes Listado de Ordenes Relaciones de Facturas Visor de Lotes de Resumidos Glosario de Términos... 28

3 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 3/28 2 Control de Versiones y Actualizaciones Fecha Versión 30/07/ Descripción del cambio/actualización Creación de en Modulo de órdenes. Elaborado por Mariangel García 08/09/ Actualización de contenido. Mariangel García Este fue elaborado y diseñado de acuerdo a la información obtenida por parte de las unidades responsables de su ejecución. Los actores involucrados tienen la responsabilidad de firmar este documento en señal de revisión de todo lo descrito en el mismo y certificar que corresponde al estado actual de las actividades. Así mismo debe notificar al área de Procesos de todo cambio en el procedimiento que lo modifique para su respectiva actualización. Firmas de conformidad del levantamiento de información Asistentes Área Firma de conformidad Jorge Fuenmayor Gerente de Calidad y Proyecto Yurmi Pabón Coordinadora de Procesos

4 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 4/28 3 Objetivo del Manual Proporcionar a nuestros clientes un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de actividades de negocio. El presente manual tiene como objetivo principal ser el principal instrumento de consulta y referencia para la realización de las tareas asociadas con el servicio descrito, facilitando así la transferencia de información a todo el personal que compone la unidad de trabajo usuaria. Los procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visión en conjunto de las actividades de negocio del área de Farmacia, con el fin de dotar a la misma de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y metas esenciales. 4 Alcance Describir en una secuencia ordenada las funciones y actividades que componen cada proceso asociado a la generación de Órdenes de Farmacia en la aplicación web haciendo énfasis en las actividades críticas y/o importantes del Proceso.

5 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 5/28 5 Descripción de funcionalidades 5.1 Acceso al Portal 1. Ingrese a la dirección 2. Seleccione el servicio con el que desea trabajar, en este caso Farmacia. Barra de opciones Banner informativo Servicios Sección de noticias

6 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 6/ Inicio de Sesión 1. Ingrese Usuario y Clave. 2. Presione el botón Iniciar Sesión. 3. Seleccione el módulo al cual desea acceder. 5.3 Módulo de Ordenes El presente módulo le permite al usuario consultar a través de la cédula de identidad de los asegurados, las pólizas a las que se encuentran afiliados y su grupo familiar además de generar las órdenes de farmacia. Si la orden ya ha sido creada, la consulta de la misma se realizará desde el listado de órdenes. Para acceder al módulo:

7 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 7/28 1. Seleccione el módulo de Ordenes. 2. Presione el botón Administración de Ordenes. 3. Seleccione el Intermediario. 4. Registre el N de la cedula de identidad del paciente. 5. Presione el botón Buscar.

8 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 8/28 6. Se muestra el grupo familiar, seleccione al asegurado al cual se le emitirá la orden de farmacia.

9 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 9/28 7. Se muestra el formulario denominado Nueva Orden. 8. Llene todos los campos tales como: Nombre del Producto, Dosis, Frecuencia, Duración. 9. Presione el botón Agregar. 10. Luego de cargados todos los medicamentos presione el botón guardar orden.

10 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 10/ Presione el botón aceptar.

11 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 11/ Presione el botón Imprimir Comprobante.

12 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 12/ Se muestra la orden de servicio Digital en estatus creada. Modificar la imagen porque se ve logo de cliente 14. Luego de Impresa la orden automáticamente, cambia a estatus Emitida.

13 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 13/ Listado de Ordenes Este módulo permite que el proveedor de servicio ubique una orden en la aplicación de farmacia y para luego realizar el despacho de la misma. Para buscar la orden debe: 1. Desde el módulo de Órdenes, seleccione Admin. de Órdenes y luego Listado de Órdenes.

14 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 14/28 2. Realice la búsqueda por alguno de los campos disponibles: 2.1. Por rango de fechas y presione el botón buscar Por número de cédula del beneficiario o número de Orden.

15 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 15/ Si requiere ver más detalles de la de la orden presione el botón Ver.

16 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 16/ Una orden también puede ser eliminada si así se requiere. Para que esto sea procedente, la misma se debe encontrar en status Creada.

17 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 17/28

18 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 18/ Una orden también puede ser editada. Para ello las órdenes deben tener estatus creadas y/o emitidas.

19 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 19/ Relaciones de Facturas Permite que el proveedor visualice las órdenes creadas o emitidas y pueda proceder a facturarlas y despacharlas. Para ingresar al módulo debe: 1. Seleccione el modulo Relaciones de Facturas y luego Admin. de Facturas. 2. Se muestran las órdenes generadas por el proveedor, el sistema permite Ver y Editar. 3. Para facturar una orden seleccione la opción Numero de Orden y luego presione el botón agregar.

20 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 20/28 4. Coloque el número de orden y presionar el botón buscar.

21 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 21/28 5. Se muestra el formulario denominado Agregar Relación de Facturas. 6. Seleccione si el medicamento fue entregado. 7. En caso de entregar sustituto, indique el nombre del medicamento sustituto. 8. Llene los datos de la factura tales como: - Número de Factura, - Monto Exento, - Monto IVA, - Número de Control, - Base Imponible. 9. Presione el botón Guardar.

22 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 22/ Visor de Lotes de Resumidos Permite al proveedor realizar la remesa de los casos facturados por la Farmacia para ser enviados al cobro a la Intermediaria. 1. Seleccione el módulo de Relaciones de Facturas. 2. Luego seleccione la opción Visor de Lotes Resumido. 3. Seleccione el número de Lote a consultar o realizar la búsqueda por el filtro.

23 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 23/28 4. Presione el botón Ver.

24 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 24/28 5. Se muestra el detalle del lote consultado. 6. Si lo desea puede visualizar el detalle de los casos haciendo click en Histórico de Movimientos.

25 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 25/28 7. Seleccione la opción Imprimir Relación Lote.

26 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 26/28

27 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 27/28 Nota: Esta relación deberá imprimirla y enviarla junto con las facturas generadas a la compañía Intermediaria para la gestión del cobro.

28 Ver: 2.0 Fecha : 08/09/2015 Pág. 28/28 6 Glosario de Términos - Afiliado: Beneficiario de una póliza de seguros con el servicio de farmacia. - Emisor de Ordenes: Se refiere a los que generan las órdenes de farmacia, que son los proveedores con un rol de Emisor y la empresa de seguros. - Intermediario: Empresas aseguradoras, administradoras de fondos y/o fondos autoadministrados afiliados a H-Connexum. - Ordenes Recurrentes: Se refiere a las generaciones de órdenes de forma automática, eso ocurre para los afiliados identificados como pacientes crónicos. - Orden Complementaria: Son ordenes que se generan automáticamente al momento de facturar e indicar los medicamentos faltantes y que estaban dentro de una orden emitida.