Presentada por: PONCE Rocio BPM Manager

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1 Process Discovery: Una nueva forma de entender y mejorar los procesos desde la ejecución misma: Discovery & Analytics aplicado a Procesos de Negocio con SAG Process Performance Manager

2 Presentada por: PONCE Rocio BPM Manager

3 Aclaración: Todos los derechos reservados. No está permitida la reproducción parcial o total del material de esta sesión, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos. Si bien este Foro ha sido concebido para difusión y promoción en el ámbito de la profesión a nivel internacional, previamente deberá solicitarse una autorización por escrito y mediar la debida aprobación para su uso.

4 AGENDA La Evolución del Análisis de Procesos Proceso Teórico vs Proceso Real Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Un enfoque de Process Discovery & Analytics Ejemplo de un caso real de aplicación

5 La Evolución del Análisis de Procesos Antes Documentar Procesos Mejora de Procesos Tradicional BPM (Business Process Management) BPMN BPMS (Automatización de Procesos) Process Discovery Six Sigma Reingeniería Mejora Continua Just in time ISO Lean Disciplina Visión E2E Gobierno de procesos de negocio Estandarización Alinear Negocio y Sistemas Repositorio de conocimiento People Mgmt KPI Automatización Orquestación Gobierno de procesos de desarollo Reutilización del conocimiento de Procesos Monitoreo con BAM Crecimiento del poder de procesamiento BI in memory Process Intelligence Aplicación de Sistematización Gestión del Metodologías Información conocimiento Data Warehouse Data Mining- BI Era digital

6 AGENDA La Evolución del Análisis de Procesos Proceso Teórico vs Proceso Real Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Un enfoque de Process Discovery & Analytics Ejemplo de un caso real de aplicación

7 Proceso teórico vs Proceso Real Proceso teórico documentado Proceso definido e implementado Proceso Real Ejecutado LO QUE DIGO LO QUE PIENSO LO QUE HAGO

8 AGENDA La Evolución del Análisis de Procesos Proceso Teórico vs Proceso Real Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Un enfoque de Process Discovery & Analytics Ejemplo de un caso real de aplicación

9 Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Diseñar Descubrir Optimizar Modelar Rediseñar en tiempo real Analizar Monitorear Ejecutar Optimizar Monitorear

10 AGENDA La Evolución del Análisis de Procesos Proceso Teórico vs Proceso Real Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Un enfoque de Process Discovery & Analytics Ejemplo de un caso real de aplicación

11 Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence The Black Box!!! Input Business Process Output

12 Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Input Process Business Intelligence Process (PI) Business Output Intelligence (BI) Process intelligence focuses on patterns that lead to output Medición de los Procesos Leading Indicator Ej. Lead Time, Volume, Productivity Acciones Predictivas Medición de los Resultados Lagging Indicators Ej. Total de Items Vendidos vs budget, Total de gastos Acciones Correctivas

13 AGENDA La Evolución del Análisis de Procesos Proceso Teórico vs Proceso Real Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Un enfoque de Process Discovery & Analytics Ejemplo de un caso real de aplicación

14 Cómo funciona una herramienta de Process Discovery? Se puede realizar un descubrimiento automático del proceso as-is haciendo una estracción de los eventos directamente de los sistemas transaccionales Inquiry ARIS Process Performance Manager Create offer Collect order data Create delivery note Compile bill Check payment Field staff Office employee Clerk Clerk Clerk Offer Assignment Shipping order Billing Payment receipt Extractor Extractor Extractor CRM application ERM application FI/CO application

15 Entonces que es Process Discovery? The Black Box!!! Business Process Descubrir el proceso ejectuado en tiempo real conectándose a los sistemas transaccionales, teniendo en cuenta todos sus caminos posibles y permitiendo conocer que explicar que hay dentro de la caja negra a través de: Identificar cuellos de botella a través del proceso Identificar quién?, cuándo? y qué? Identificar malos hábitos Organizar el trabajo diario Establecer alertas tempranas Revisar la performance del proceso Soportar los KPI del negocio

16 Un Enfoque de Process Discovery & Analytics Analytics + Process Discovery = Cross Analytics Key performance indicators Strategic Dashboard Lagging Indicators Data analytics Organizational analytics Leading Indicators Event analytics Root Cause Analysis

17 Un enfoque de Process Discovery & Analytics What can t be measured can t be optimized. Tiempo de espera: 80% Tiempo de la tarea: 20% Típico Proceso de negocio Una reducción del 50% en el tiempo de la tarea, reduce en un 10% el tiempo total del proceso. Foco en reducir el tiempo de la tarea Una reducción del 50% en el tiempo de espera, reduce en un 40% el tiempo total del proceso. Foco en reducir el tiempo de la espera del proceso Con Process discovery podemos saber exactamente donde se da el mayor tiempo de espera de una tarea y resolverlo en tiempo Real

18 Beneficios Manejar la complejidad de todos los caminos posibles y reducir el universo utilizando el criterio de pareto para calidad (el 20 % de los defectos afectan en el 80 % de los procesos). Si detectamos 170,000 que instancias el problema de se encuentra proceso por ej. sin en ningún una unidad tipo de ventas de filtro y/o en un producto determinado, suponiendo que este Si a estos procesos filtrados le sumamos la probabilidad de ocurrencia (es decir, la cantidad de veces que un evento pasa por un camino determinado) = 1000 procesos > 2% 1,000 procesos > 10% probabilidad de ocurrencia 1,000 instancias de procesos sin el area de ejecución En este caso reducimos al máximo el nivel de complejidad y detectamos donde está el cuello de botella

19 Beneficios Realizar benchmarking de procesos midiendo la performance de diferentes unidades organizacionales Mejor Práctica Region A Benchmarking Peor Performance Region B La mejor performance Diferentes performance basadas en el bechmarking de regiones Detección de puntos de débilidad basadas en el comportamiento

20 Beneficios Generar un visión E2E para cada instancia de proceso La visión E2E del proceso se genera para cada caso seleccionado, ejemplo selecciono un contrato y puedo ver: El tiempo individual en cada actividad La Unidad Organizacional /Puesto / Personaque ejecuta cada actividad Nuevas mediciones pueden ser generadas a través de la visión E2E, ej. Lead Time, Cycle Time

21 AGENDA La Evolución del Análisis de Procesos Proceso Teórico vs Proceso Real Ciclo Tradicional de BPM vs Process Discovery Analytics (Business Intelligence) vs Process Intelligence Un enfoque de Process Discovery & Analytics Ejemplo de un caso real de aplicación

22 Ejemplo de un caso real aplicado a un SSC AP Definición de Procesos Estandarización Consolidación de los SSC Process Discovery Procesos regionales, un area de AP en cada país No estándar Unificar las variantes de proceso Reducción de complejidad Ganar eficiencia de escala Centralización de las actividades en SSC Reducción de costos de operación Implementació n de PPM, y una solución para medición de la performance de cada SSC.

23 Principales características de la solución de PPM Procure to Pay Procure to Pay Process Coverage (key events): Key business entities monitored Costing Model Dashboard Vendor creation P. Req creation, approval P. Req creation / close Contracts / PO creation Goods Receipt / Service Entry Sheet approval Invoice Registration in Book of Records Upload and approval in Suppliers Extranet Posting AP control and release for payment Vendors PO SES Invoices, CN/DN Implemented to assess AP cost by invoices (activity costing). Data Sources: SAP Suppliers Extranet Monthly monitored Events: 90 th./month Model Size: Metrics: 248 Dimensions: 200 Process Portal with KPI summary and detail, directly linked to monitoring tool (on-line). Dashboard is composed by 3 layers of 44 KPIs (12 strategic, 24 tactical, 8 operative), organized into 10 Mgmt. Views and supported by 213 detailed reports. All subject to be automatic filtered by 18 regional views setting.

24 Extracción de datos Eventos AP Escaneo de La factura Ingreso en extranet Aprobación de la factura Posteo en SAP Compensación de la factura Flujo del proceso Analista AP Proveedor / AP Comprador Analista AP Analista AP Línea de tiempo Doc. Imaging Doc. Extranet Doc. Extranet Factura SAP Doc. de pago Extractor Extractor Extractor Imaging Extranet SAP 24

25 Que se logró? Identificar que SSC performaba mejor y porque: Monitoreando la Payment Performance y la productividad por empleado Generar un costeo basado en actividades para medir el costo real de procesamiento de cada factura y así poder medir la productividad de cada SSC Dar respuesta en tiempo real al proveedor de que paso con su factura y donde está exactamente Controlar el no cumplimiento de carga de Facturas sin OC asociadas, a través del monitoreo de 2WM 3WM Generar reportes de alerta temprana identificando las necesidades de cada sector involucrado Detectar malos hábitos y conductas y poder corregirlas.

26 Gracias por asistir a esta sesión Preguntas y Respuestas

27 Para mayor información: Rocio Ponce

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