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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SUMINISTRO Y LA INSTALACIÓN DE SISTEMAS DE CONFERENCIAS PARA DOS SALAS DEL PARLAMENTO DE CATALUÑA (exp. nº /10) 1. Objeto El objeto del contrato es el suministro y la instalación de dos sistemas de conferencias para la megafonía de dos salas del Parlamento, la Sala de Grupos y la sala 1, respectivamente, y el suministro de un conjunto mínimo de recambios para estas dos salas. El contrato incluye también el desmontaje de los equipos que deben renovarse y que actualmente están instalados en las dos salas mencionadas. Todas las actuaciones descritas deben hacerse conformemente al presente pliego de prescripciones técnicas (PPT), al pliego de cláusulas administrativas (PCAP) y siguiendo las instrucciones que en todo el proceso de ejecución den el Departamento de Comunicación y el Departamento de Infraestructuras, Equipamientos y Seguridad. 2. Espacios de actuación La Sala de Grupos y la sala 1 están ubicadas en la primera planta (o planta noble del Palacio del Parlamento) y son utilizadas habitualmente como salas de comisiones, aunque también acogen sesiones de la Diputación Permanente, actos institucionales, reuniones de grupos y otros tipos de encuentros que requieren utilizar equipos audiovisuales. Se trata de las dos salas más utilizadas del Parlamento y en que más horas funcionan los equipos audiovisuales. Actualmente estas dos salas están equipadas con sistemas de conferencias obsoletos y descatalogados, de los que no hay ni recambios en el mercado ni en stock en el Parlamento, por cuyo motivo se lleva a cabo el presente procedimiento. En cada una de las salas hay una mesa de presidencia ante un conjunto de hileras de mesas y asientos dispuestos en semicírculo, con un pasadizo central y dos laterales. En la Sala de Grupos, la mesa de presidencia cuenta con un lugar central para el presidente y seis lugares más, todos ellos con sus respectivas unidades de conferencia. En el resto de la sala, se distributen ochenta espacios para otros participantes, todos también con sus respectivas unidades de microfonía. En la sala 1, la mesa de presidencia se distribuye al igual que en la Sala de Grupos (un lugar central para el presidente y seis lugares más, todos con sus respectivas unidades de

2 conferencia). En el resto de la sala, hay distribuidos treinta y siete espacios para otros participantes, todos también con sus respectivas unidades de microfonía. Todas las mesas, excepto las de presidencia, tienen poca anchura (43 cm) por lo que se considera conveniente que en estas hileras de mesas los equipos de megafonía estén empotrados. La mesa de presidencia es más ancha (60 cm) y por ello se opta por unidades de sobremesa. Se adjuntan como documentos anexos 1 y 2 planos de las salas y fotografías. También pueden verse las salas y los usos a que están destinadas en la web y en los vídeos de 3. Elementos a suministrar y características técnicas Todos los elementos que han de suministrarse deben llevar la marca CE y sus correspondientes declaraciones de conformidad. Todas las unidades de conferencias deben ser accesibles para que las puedan usar personas ciegas o con discapacidad visual grave. Las nuevas unidades de conferencia han de poder incorporar nuevas operativas, como unidades de votación y de traducción simultánea, requerimientos que la institución podría implementar en el futuro. Las nuevas unidades de conferencia han de ser idénticas para las dos salas y compatibles con el cableado existente tanto en la Sala de Grupos como en la sala 1. Se considera conveniente uniformizar los nuevos equipamientos de las dos salas para poder utilizar los mismos recambios en caso de averías, y así optimizar recursos. Las características del edificio histórico del Palacio del Parlamento, del espacio que ocupan las dos salas, y la vigencia de la aplicación del plan de austeridad de la cámara, con las reducciones presupuestarias que comporta, hacen indispensable esta compatibilidad, motivo por el que este PPT no prevé ni obra civil ni nuevo cableado para conectar cada sala hasta el control audiovisual correspondiente. El cableado que debe mantenerse y que debe ser compatible con las nuevas unidades de conferencia es el de la instalación de microfonía actual, que es un sistema de la marca Philips, cuya referencia de cable es LBB3516/00. (Pueden verse los equipos actualmente instalados en las fotografías que se adjuntan como documento anexo, y también se podrán observar durante la visita técnica a las instalaciones del Parlamento que las empresas interesadas podrán hacer, según establece el PCAP). Así pues, en la sala 1 los nuevos equipos deben ser compatibles con el cableado actual, que está dividido en tres zonas: la zona de mesa y presidencia, la zona derecha y la zona izquierda. Dentro de cada zona las unidades están interconectadas en serie por hileras. Cada una de las tres ramas va a parar a un 'rack' situado en un pasillo al lado de la sala. (Se adjunta como anexo 3 el plano de la instalación mencionada.) En la Sala de Grupos los nuevos equipos han de ser compatibles con el cableado actual, que está dividido en cinco zonas: una para mesa y presidencia, y cuatro para el resto de la sala. Los cinco cables de estas zonas van a parar a un 'rack' instalado en el piso superior, donde se encuentra el control de la sala y donde se comandan el vídeo y el sonido. 2

3 (Se adjunta como anexo 4 el plano de la instalación mencionada.) 3.1. Materiales a instalar UNIDADES DESCRIPCIÓN 2 Unidad de presidente de sobremesa de color gris o similar 12 Unidad de delegado de sobremesa de color gris o similar 117 Unidades de delegado para empotrar de color gris o similar, que incluye: -Placa conexión micrófono -Placa control micrófono -Altavoz -Embellecedores, mecanismos de montaje, etc. 14 Micrófono de longitud aproximada entre 45 y 50 cm 117 Micrófono de longitud aproximada entre 30 y 35 cm 1 Unidad de control central con los accesorios correspondientes para dar un mínimo de tres salidas independientes para la Sala de Grupos 1 Unidad de control central de una salida con los accesorios correspondientes para la sala 1 2 Licencia para el software de gestión sinóptica de los micrófonos, que incluya, en su caso, licencias adicionales para la gestión de canales individuales para la Sala de Grupos 2 Ordenador para el control, compatible con los correspondientes sistemas operativos, teclado, ratón y pantalla 1 Cableado y conectores necesarios para conectar las unidades en la sala y en el control 3.2. Suministro de material mínimo de repuesto El material mínimo de repuesto incluido en el PPT debe ser idéntico al que se instale en las dos salas, o sea, debe tener las mismas características técnicas y estéticas. UNIDADES DESCRIPCIÓN 1 Unidades de sobremesa de presidente con altavoz incorporado 2 Unidades de sobremesa de delegado con altavoz incorporado 4 Micrófonos de longitud aproximada entre 45 y 50 cm 8 Micrófonos de longitud aproximada entre 30 y 35 cm 4 Unidades de delegado con altavoz incorporado para empotrar 1 Unidad de control central Los recambios deben suministrarse antes de la entrega de la instalación en perfecto estado de funcionamiento y deben entregarse con el embalaje original del fabricante. Antes de la entrega, el adjudicatario deberá hacer las pruebas correspondientes para garantizar el perfecto estado y funcionamiento de todos y cada uno de los recambios suministrados Requisitos técnicos mínimos comunes de las salas 3

4 1. La unidad de presidente de sobremesa debe tener los dispositivos necesarios para dirigir y ordenar los debates, con preferencia a todas las demás. 2. La unidad de presidente de sobremesa debe disponer de una pantalla donde aparezca la información relativa al estado del sistema. 3. La unidad de presidente de sobremesa debe estar preparada para poder ejecutar, iniciar y participar en votaciones por si, en un futuro, la institución acuerda ampliar el equipamiento con el sistema de votaciones electrónicas. 4. La unidad de presidente de sobremesa y las unidades de delegado de sobremesa deben disponer de interruptores para conmutar el encendido y el apagado del micrófono. 5. La unidad de presidente de sobremesa y las unidades de delegado de sobremesa están instaladas en una zona donde el sistema de refuerzo sonoro de las salas no tiene tanta incidencia, y, por lo tanto, deben disponer de un altavoz que cubra perfectamente al orador. 6. Las unidades de delegado de sobremesa deben estar preparadas para poder participar en votaciones. 7. Las unidades de delegado para empotrar deben disponer de interruptores para conmutar el encendido y el apagado del micrófono. 8. Las unidades de delegado para empotrar deben estar preparadas para poder incorporar los dispositivos necesarios para participar en votaciones. 9. Las unidades de delegado para empotrar deben disponer de un altavoz que cubra perfectamente al orador. 10. Todas las unidades deben ser accesibles para que las puedan usar personas ciegas o con discapacidad visual. 11. Todos los micrófonos deben disponer de un indicador luminoso que señale como mínimo si el micrófono está activo o no. 12. Todos los micrófonos deben ser inmunes a las interferencias provocadas por teléfonos y otros dispositivos móviles de cualquier sistema de frecuencias a cualquier distancia, estén encendidos o en reposo. 13. Todos los micrófonos de la mesa de presidencia deben tener una base flexible y una longitud entre 45 y 50 cm aproximadamente, con conector para ser fácilmente sustituidos. 14. Los micrófonos del resto de unidades de la sala deben tener una base flexible y una longitud entre 30 y 35 cm aproximadamente, con conector para ser fácilmente sustituidos. 15. Todas las unidades de conferencias deben ser de color gris o similar, y deben ser aprobadas por los departamentos de Comunicación y de Infraestructuras, Equipamientos y Seguridad. 4

5 16. El sistema de conferencias ha de entregar señal de audio balanceado a los dispositivos de megafonía. 17. El sistema de conferencias debe conectarse en la red técnica asignada al Área del Audiovisual del Departamento de Comunicación para controlar remotamente el funcionamiento del sistema mediante su software. 18. El sistema de conferencias debe gobernarse mediante un ordenador y sus accesorios, que deben instalarse en el control de realización de cada una de las salas. 19. El software del sistema debe servir también para hacer la configuración de las unidades. Asimismo, debe permitir su ampliación en el caso de que la institución acuerde instalar un sistema de votación. 20. El sistema debe poder funcionar tanto con el software de control del fabricante como sin él. 21. La lengua catalana debe formar parte de la lista de lenguas para el funcionamiento del sistema de conferencias y el software. 22. Si las nuevas unidades empotradas no cubren el hueco dejado por las antiguas en las mesas de las salas, habrá que hacer los ajustes necesarios con placas metálicas embellecedoras Requisitos específicos de la sala 1 La unidad central del sistema de conferencias debe instalarse en el 'rack' que se encuentra al lado de esta sala, cuya salida debe conectarse a la mesa de mezclas de sonido empotrada en este 'rack' Requisitos específicos de la Sala de Grupos 1. La unidad central del sistema de conferencias debe instalarse en el 'rack' del control de realización de la sala, cuyas salidas deben conectarse a la mesa de mezclas de sonido existente. 2. Debido a los usos de la sala y para controlar mejor el sonido, algunas de las unidades de conferencias deben poderse controlar de manera diferenciada del resto de unidades. Así pues, deben poderse diferenciar como mínimo tres canales independientes, que deben ir a la mesa de mezclas. 4. Calendario de instalación y entrega Antes de instalar los nuevos equipos, el adjudicatario debe desmontar los que hay ahora y que son objeto de renovación, que deben ser entregados al Departamento de Comunicación. Tanto el trabajo de desmontar los equipos que deben renovarse como la de instalar los nuevos deben hacerse sin interferir en la actividad parlamentaria. A tal fin la empresa adjudicataria debe hacer la instalación durante las tres primeras semanas del mes de agosto. Los trabajos deberán iniciarse a partir del 3 de agosto de 2015 y deberán haber acabado el 21 de agosto de 2015, día límite para la entrega de los suministros y de la instalación en perfecto estado de funcionamiento. Durante estas 5

6 fechas, el horario de trabajo del Parlamento es de las ocho de la mañana a las tres de la tarde. La instalación no podrá hacerse simultáneamente en las dos salas, sino que habrá que ejecutarla sala por sala, de manera que hasta que los trabajos no acaben en una y esta sea plenamente operativa no pueden empezar en la otra. El tiempo máximo que una sala puede estar no operativa por el desmontaje de los equipos actuales y la instalación de los nuevos no puede superar los siete días laborables. La empresa adjudicataria deberá nombrar a un responsable de la instalación que asuma las funciones de interlocución con las personas que designen los departamentos de Comunicación y de Infraestructuras, Equipamientos y Seguridad, los cuales harán, conjuntamente con el responsable designado por la empresa, una visita a la instalación como mínimo una vez cada cinco días laborables durante el período de ejecución de la instalación. El personal destinado a hacer la instalación deberá cumplir las correspondientes normas de acreditación para poder acceder al Parlamento. Dadas las características del edificio, debe tenerse especial cuidado durante la instalación en no dañar ningún elemento de las salas. Cuantas modificaciones deban hacerse en los elementos existentes en las salas, y que sean imprescindibles para la ejecución del contrato, debe hacerlas la empresa adjudicataria e irán a su cargo, se deberán hacer utilizando los mismos materiales y manteniendo la estética actual. Dichas modificaciones deben ser previamente autorizadas por los departamentos de Comunicación y de Infraestructuras, Equipamientos y Seguridad. La ejecución de los suministros y de la instalación incluye todos los trabajos necesarios para que la total integración de las unidades en el mobiliario, incluidos los trabajos de carpintería así como el suministro e instalación de placas metálicas embellecedoras, en su caso, si las nuevas unidades a empotrar son más pequeñas que las unidades obsoletas empotradas. La carpintería y demás elementos y equipos de las salas deben quedar en perfectas condiciones una vez finalizada la instalación objeto de dicho PPT. La empresa adjudicataria debe hacer todas las pruebas y ensayos para comprobar el correcto funcionamiento de los equipos de megafonía. Estas pruebas corren a cargo de la empresa y deberán hacerse tantas veces como el Departamento de Comunicación se lo pida. Tanto el cableado existente como el nuevo serán debidamente identificados y marcados con la codificación especificada al inicio de los trabajos por el Área del Audiovisual del Departamento de Comunicación. Se entregará al Parlamento la lista con las referencias del fabricante y los números de serie de los equipos suministrados, así como los respectivos manuales y la planimetría de la instalación, en formato papel y digital. 6

7 La empresa instaladora debe facilitar los cursos de formación oficiales del fabricante del sistema de conferencias para el personal del Área del Audiovisual del Parlamento. Dichos cursos deben ser presenciales, corren a cargo de la empresa suministradora y deben repetirse durante el período de vigencia de la garantía si el personal de la mencionada área lo requiere. 5. Plan ejecutivo El contratista debe presentar un plan ejecutivo que deberá ser aprobado por los departamentos de Comunicación y de Infraestructuras, Equipamientos y Seguridad. En este plan ejecutivo constarán detalladas las fechas de ejecución de las distintas fases de actuación en las dos salas exigidas en estos pliegos, que deben incluir las siguientes acciones: 1. La retirada del sistema existente en la primera sala y su entrega al Parlamento, por si puede ser reutilizado. 2. La instalación del nuevo sistema en la primera sala. 3. La configuración y los ajustes del nuevo sistema en la primera sala. 4. Las pruebas generales del sistema de la primera sala. 5. La retirada del sistema existente en la segunda sala y su entrega al Parlamento, por puede ser reutilizado. 6. La instalación del nuevo sistema en la segunda sala. 7. La configuración y los ajustes del nuevo sistema en la segunda sala. 8. Las pruebas generales del sistema de la segunda sala. 9. La entrega de la documentación técnica de los equipos y los manuales de instalación y funcionamiento del sistema. 10. La formación técnica específica personalizada al personal del Parlamento. Entre el personal que la empresa adscriba a la ejecución debe haber un ingeniero técnico o similar, responsable de la ejecución. Para llevar a cabo la ejecución del proyecto, deben coordinarse con los departamentos de Comunicación y de Infraestructuras, Equipamientos y Seguridad, y seguir sus indicaciones. La empresa adjudicataria responde de la correcta ejecución de los trabajos y de los daños causados a la institución o a terceros con motivo de la ejecución del contrato. 6. Garantía de los equipamientos y actuaciones de mantenimiento El período de garantía mínimo de los equipos no puede ser inferior a dos años a contar desde su suministro e instalación. La garantía mínima de dos años debe cubrir el equipo y los recambios, por mal funcionamiento o estado defectuoso del aparato, y debe quedar cubierta cualquier posible intervención que implique algún cambio o sustitución. Se entregarán los certificados de garantía de los equipos instalados y de los recambios. El adjudicatario es responsable del mantenimiento preventivo y correctivo de la nueva instalación durante el período de garantía mínima. Por lo tanto, debe especificar la calidad del servicio de mantenimiento, el personal de que dispone, su formación, así como la 7

8 rapidez de la actuación en caso de incidencia durante todos los días del año, es decir, tanto en días laborables como en días festivos. El adjudicatario está obligado a disponer de los recambios necesarios durante un mínimo de diez años a partir de la entrega de la instalación y debe abstenerse de poner elementos que no dispongan de recambios durante este período mínimo, con el objetivo de garantizar el funcionamiento de las unidades de conferencia en el supuesto de que el fabricante descatalogue el producto dentro de los diez años mencionados. Estos recambios deben ser idénticos a los instalados o, en todo caso, compatibles con las unidades instaladas y con el conjunto del sistema de megafonía. El adjudicatario debe garantizar que dispone durante estos diez años de los siguientes recambios: UNIDADES DESCRIPCIÓN 1 Unidades de sobremesa de presidente con altavoz incorporado 2 Unidades de sobremesa de delegado con altavoz incorporado 4 Micrófonos de longitud aproximada entre 45 y 50 cm 8 Micrófonos de longitud aproximada entre 30 y 35 cm 4 Unidades de delegado con altavoz incorporado para empotrar 1 Unidad de control central El adjudicatario deberá acreditar el cumplimiento de este requisito en su oferta, teniendo en cuenta los criterios establecidos por el PCAP. 8

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