OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION UNIDAD DE LOGISTICA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES

Transcripción

1 OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION UNIDAD DE LOGISTICA ELABORACION DEL CUADRO DE NECESIDADES Econ. Adrián Romero Ames

2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ADMINISTRATIVA SIGA - MEF Antecedentes Que es el SIGA? Módulos del SIGA Cuadro de Necesidades

3 Antecedentes Entre los años se formó un equipo de trabajo multisectorial, con el objetivo de integrar programas de soporte informático de los sistemas administrativos. Es un sistema desarrollado por el Ministerio de Economía y Finanzas, iniciando su implantación el año 2002 con 14 Ues piloto de diferentes sectores. En el año 2004 se empezó con la implantación de 200 Entidades del sector salud. 3

4 Que es el SIGA? Es un aplicativo informático que contribuye al ordenamiento y simplificación de los procesos de la Gestión Administrativa en el marco de las normas establecidas por los órganos rectores de los sistemas administrativos especialmente en el aspecto logístico. Comprende básicamente los módulos de Logística, Configuración, Control Patrimonial, Tesorería, Administrador y Presupuesto por Resultados, que forman parte del ciclo de Gestión Financiera Administrativa de una Unidad Ejecutora. Es una herramienta que cuenta con un interfaz con el SIAF, genera interfaz de Certificación, Compromiso Anual y Compromiso Mensual, también se puede realizar cargas de metas aprobadas, Marco PIM, PCA, PIA.

5 MODULOS DEL SIGA Módulo de Logística ML Módulo de Patrimonio MP Módulo de Presupuesto por Resultados SIGA Ppr Módulo de Tesorería Se cuenta con módulos complementarios Módulo Administrador Módulo de Configuración Módulo de Utilitarios 5

6 PROCESOS SIGA MODULO LOGISTICA PROGRAMACION Cuadro de Necesidades Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) PEDIDOS PROCESO DE SELECCION ADQUISICIONES Registro de Pedidos Autorización del Pedido Requerimiento de Compra Autorización de la Compra Menor Cuantía, Adjudicación Directa, Licitación/ Concurso Público Contratos Cuadro de Adquisiciones O/C, O/S Afectación Calendario de Compromisos ALMACEN Entradas y Salidas de Almacén Atención de pedidos Kárdex 6

7 SIGA MEF - PROCESOS LOGISTICOS

8 CUADRO DE NECESIDADES

9 CUADRO DE NECESIDADES Se constituyen un documento de gestión indispensable para la programación de las necesidades de bienes, servicios u obras requeridos por las unidades orgánicas de toda institución del estado para la realización de las tareas, actividades y proyectos que darán cumplimiento al logro de los objetivos establecidos en sus respectivos Planes Operativos Institucionales durante el presente año fiscal; en armonía con el Presupuesto Institucional Aprobado, siendo sustento principal para la elaboración del Plan Anual de Contrataciones.

10 IMPORTANCIA DEL CUADRO DE NECESIDADES Toda Institución de estado debe realizar su cuadro de Necesidades CN, donde se registrarán los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de sus funciones. El CN debe estar en función de las actividades desarrolladas en el Plan Operativo Institucional 10

11 QUE ES CENTRO DE COSTO? Dependencia que tiene a su cargo metas, actividades o proyectos, Es una unidad orgánica y amerita asignación de recursos presupuestales, Responde a la Estructura Orgánica de la Institución (ROF), Responde a una jerarquía, es representativa. Es una Unidad de Costo. QUIEN ES EL USUARIO? Los encargados del registro del Cuadro de Necesidades de nuestro Centro de costo, deberá tener conocimiento de: - Metas - Rubros y Fuente de Financiamiento - Clasificador Presupuestal de Gastos - Requerimientos del Centro de Costo

12 ETAPA DE ELABORACION: En el mes de Abril de cada año fiscal se inician las fases de programación y formulación del Proyecto de Presupuesto Institucional del INPE para el siguiente año fiscal, mediante la previsión de ingresos y de gastos, para ello, todas las unidades orgánicas o centros de costos están obligadas a determinar de forma racional y en armonía con las actividades y tareas establecidas en el Plan Operativo Institucional, sus requerimientos de bienes, servicios y obras en sus Cuadros de Necesidades, cuyas valorizaciones a nivel de partidas presupuéstales se considerarán en la mencionada previsión de gastos. 12

13 Año 2016 Año

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15 LAS UNIDADES ORGÁNICAS PARA EFECTOS DE ELABORAR SUS CUADROS DE NECESIDADES DE BIENES, SERVICIOS U OBRAS, DEBERÁN CONSIDERAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: - Actividades, tareas y proyectos, previstos en sus Planes Operativos Institucionales. - Racionalidad y proporcionalidad en la programación de los requerimientos. - Fechas previstas para la atención de los requerimientos. - Consumo histórico de bienes y servicios. - Bienes o servicios de consumo recurrente o ejecución permanente. - Cambios tecnológicos. - La Oficina de Logística se encargará de supervisar y monitorear la programación de los Cuadros de Necesidades, así como de validarlos una vez culminada su elaboración; para su consolidación y obtención del documento "Consolidado de Cuadros de Necesidades" y posterior inclusión en el Plan Anual de Contrataciones. 15

16 CONTENIDO DE LOS CUADROS DE NECESIDADES: Conforme a sus actividades, tareas y proyectos establecidos para el logro de sus objetivos específicos y generales constituidos en sus Planes Operativos Institucionales, las unidades orgánicas programarán en sus Cuadros de Necesidades sus requerimientos de: BIENES: Se programarán todos aquellos bienes necesarios para el funcionamiento de las unidades orgánicas, que se emplearán en cada año fiscal, tales como: útiles de oficina, suministro de equipos de cómputo, materiales de limpieza, licencias de software, combustible para la flota vehicular, alimentos para el comedor, equipamiento, materiales de construcción, implementos de seguridad, vestuario, etc. 16

17 SERVICIOS: Se programarán todos aquellos servicios necesarios para el funcionamiento de las unidades orgánicas, que emplearán en cada año fiscal, tales como: servicios de terceros, publicación de avisos en los diarios y revistas, servicios de impresión, servicios de atenciones oficiales, alquileres, mensajería, servicios públicos, contratación de pólizas de seguro, mantenimiento de vehículos, reparación de bienes, etc. OBRAS POR CONTRATA: La dependencia encargada de la ejecución de obras, programará las obras por contrato conforme a los proyectos de inversión pública priorizados para el año fiscal correspondiente. 17

18 LINEAMIENTOS PARA LA PROGRAMACIÓN DE LOS CUADROS DE NECESIDADES: Las unidades orgánicas designarán a una persona con conocimiento sobre las actividades que se realizan dentro de las mismas, y de ser posible, con conocimientos en temas presupuéstales, para que programe el Cuadro de Necesidades en el Formato de Programación e Necesidades de Bienes y Servicios, así como para que realice las respectivas coordinaciones con la Oficina de Logística y Patrimonio y con la Oficina de Planificación y Presupuesto. El encargado elaborará el Cuadro de Necesidades de su unidad orgánica en el Formato de Programación de Necesidades, registrando en dicho sistema las necesidades de bienes, servicios y obras que requieren para cada actividad, tarea y proyecto establecidos en sus respectivos Planes Operativos Institucionales. 18

19 La cantidad de útiles de oficina se deberá programar en función al número de personas que hacen uso de los mismos y a su tiempo estimado de duración. En lo posible se dará preferencia a la programación de aquellos bienes muebles que, por sus características técnicas, garantizan una mayor duración ó menor riesgo de deterioro y que tienen prevista su continuidad en el mercado. Se evitará en lo posible la programación de aquellos bienes muebles cuya administración demanda considerables gastos para su conservación en condiciones apropiadas de iluminación, temperatura, humedad, aislamiento u otros; así como dificultades de mantenimiento. 19

20 La Oficina de Logística en coordinación con el Equipo de Mantenimiento y Transportes se encargará de determinar la programación de los servicios básicos de cada unidad orgánica, conforme a los consumos históricos que alcanzarán a las citadas unidades para que los registren en sus respectivos Cuadros de Necesidades, como es el caso del servicio de energía eléctrica, servicio de agua potable, servicio de telefonía fija y servicio de telefonía móvil, entre otros. Los encargados de las unidades orgánicas al momento de elaborar sus Cuadros de Necesidades, de darse el caso que no encontrasen en el catálogo los bienes ó servicios requeridos, solicitarán vía correo electrónico al responsable designado por la Oficina de Logística, la inclusión de dichos bienes y servicios en el mencionado catálogo, para ello, deberán remitir al correo electrónico de este último, las características o descripción de los mismos. 20

21 Luego de elaborados los Cuadros de Necesidades por las diferentes unidades orgánicas, estos deberán ser presentados debidamente visados de manera formal ante la Oficina de Logística para su correspondiente consolidación y validación. En caso que la Oficina de Logística formule observaciones a los Cuadros de Necesidades, los mismos serán devueltos a las unidades orgánicas para su respectiva subsanación. Los Cuadros de Necesidades deberán ser presentados debidamente visados de manera formal ante la Unidad de Logística para su correspondiente consolidación y validación. En caso que la Oficina de Logística formule observaciones a los Cuadros de Necesidades, los mismos serán devueltos a las unidades orgánicas para su respectiva subsanación. 21

22 Luego de aprobado el Presupuesto Institucional del Instituto Nacional Penitenciario, la Oficina de Logística consolidará los Cuadros de Necesidades de las diferentes unidades orgánicas, teniendo como resultado el documento "Consolidado de Cuadros de Necesidades" para el año fiscal correspondiente, que contiene el total de unidades necesitadas por cada tipo de bien y servicio programados, así como el monto total requerido para financiar su adquisición o contratación. Atendiendo al tipo de bienes, servicios u obras consignados en el documento "Consolidado De Cuadros de Necesidades", la Oficina de Logística determinará los procesos de selección (Licitaciones Públicas, Concursos Públicos, Adjudicaciones Simplificadas, etc.) que incluirá en el Plan Anual de Contrataciones del INPE con el objeto que se lleven a cabo para adquirir y contratar los citados bienes, servicios y obras. 22

23 Si alguna Unidad Orgánica no presentara su Cuadro de Necesidades de bienes, servicios u obras, en el plazo indicado establecido no será considerada en el documento "Consolidado De Cuadro de Necesidades" para la determinación de los procesos de selección que conformarán el PAC del INP, que será aprobado conforme a los procedimientos y plazos previstos. 23

24 GRACIAS