PROPOSITO DE LA VISITA

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1 GUIAS PARA LAS VISITAS MCS Planes Medicare Advantage Teléfono nov-2011 ANTES DE LA VISITA Favor de leer con detenimiento las instrucciones ANTES de hacer esta visita. De tener alguna duda se puede comunicar con nosotros. Corrobore la dirección de la visita / evaluación de manera que se asegure de estar en el sitio correcto. Corrobore la fecha (límite) para realizar la visita según se le asignó. De tener alguna duda comuníquese con nosotros. Repasar el cuestionario completo justo antes de la visita, de manera que recuerde los detalles que estará evaluando. PROPOSITO DE LA VISITA Esta visita es para evaluar el servicio ofrecido y la información ofrecida por un empleado de MCS para los productos de Medicare Advantage, tanto en su atención personal como en el cumplimiento de protocolos federales. Hay dos tipos de empleados a evaluar, y en ambos la evaluación es diferente: PROMOTORES y REPRESENTANTE DE MERCADEO. Hay un cuestionario diferente para cada ocasión. La diferencia entra ambos es tanto en uniforme como en lo que pueden hacer o decir en su contacto con prospectos. Favor leer en detalle estas Guías. Los productos de servicios de salud de Medicare Advantage son aquellos dirigidos a adultos mayores de 65 años, y complementan la cobertura básica de Medicare. QUE SE EVALUARA Se evaluarán los siguientes temas: o Cumplimiento con Asistencia al Evento o Ruta o Apariencia personal y Uniforme o Apariencia de Mesa / Booth y cumplimiento con requisitos (solo para Representantes de Ventas) o Cumplimiento con directrices de procesos (lo que puede y no puede hacer) EVALUACION A REPRESENTANTES DE MERCADEO Es necesario que para esta visita, llegue al establecimiento 15 minutos antes que los REPRESENTANTES DE MERCADEO. Si pasan 20 minutos desde el momento que se supone que lleguen, deben de llamar a la oficina al para recibir más instrucciones. Los REPRESENTANTES DE MERCADEO son los empleados que encontrarán en los eventos y actividades formales atendiendo una mesa o booth. Es un Vendedor de los planes. Estas visitas se hacen en sitios con una dirección fija, donde se celebra algún evento, como seminarios, conferencias, mesas informativas, etc. Este empleado NO puede salir de su área (mesa o booth) para saludar o buscar prospectos. Tampoco puede llamar a prospectos para que se acerquen al booth o mesa. Pero una vez que un prospecto se acerque a la mesa el REPRESENTANTE DE SERVICIO le puede hablar de los productos y los beneficios del mismo, pero NO puede hablarle sobre los productos de otras compañías / hacer comparaciones. Las cosas que un REPRESENTANTE DE MERCADEO SI puede hacer son: 1

2 o Saludar al prospecto una vez este se acerque al booth / mesa o Decir que trabaja con MCS vendiendo planes de Medicare Advantage o Darle detalles sobre los beneficios de los planes de MCS de Medicare Advantage o Darle folletos de los planes de MCS para que se los lleve o Ofrecerle un articulo promocional como regalo (bolígrafos, t-shirts, llaveros, otros) o Pedirle que llene y firme un formulario (BRC) donde usted autoriza a que personal de MCS le llame para sacar una cita para hablarle en detalle sobre los planes y sus beneficios Las cosas que un REPRESENTANTE DE MERCADEO NO puede hacer son: o Salir del área detrás de la mesa / booth para acercarse a prospectos y hablarles o Hablarles sobre los beneficios de los planes competitivos, o hacer comparaciones con los de MCS o Obligarle a firmar el formulario con la excusa que es: una encuesta, que lo necesita para poder regalarle el artículo promocional, que es una hoja de visitantes. o Usar superlativos para hablar de MCS y/o sus planes: mejores, incomparable, insuperables, más completo, etc. o Condicionar la entrega de un artículo promocional a cambio de que firme el formulario. Comida en las mesas / Booths. Se acepta que en las mesas/booths el Representante de Mercadeo tenga cosas de comer livianas para que los prospectos se acerquen, como chips, papitas, otros. Lo que no es aceptable es que tengan comida caliente en la mesa. EVALUACION A PROMOTORES Es necesario que para esta visita, llegue al establecimiento 15 minutos antes que los PROMOTORES. Si pasan 20 minutos desde el momento que se supone que lleguen, deben de llamar a la oficina al para recibir más instrucciones. Los PROMOTORES son los empleados que encontrarán en sitios donde no hay una mesa o booth, y donde no hay una actividad particular. Estas personas generalmente se encuentran caminando por las calles buscando encontrarse con prospectos. Se le indicará una dirección donde el PROMOTOR comenzará su ruta de caminar y usted tiene que esperar que llegue el PROMOTOR. Los PROMOTORES no pueden mercadear ni contactar prospectos dentro de edificios de oficinas médicas, laboratorios o salas de espera de los mismos. El PROMOTOR camina con un bolso lleno de artículos promocionales (bolígrafos, t-shirts, llaveros, otros) para regalar a los prospectos que se le acerquen y se los pidan. En el proceso de darle el regalo el PROMOTOR le pide al prospecto que le firme el formulario (BRC) para que le llamen de MCS para coordinar una cita para hablarle de los planes y beneficios. A diferencia del Representante de Ventas, el PROMOTOR no puede hablar NADA sobre los planes ni sus beneficios. El PROMOTOR no se le puede acercar a un prospecto ni llamarlos. Tiene que esperar que la gente se le acerque y le pregunte sobre los regalos y /o los planes. Las cosas que un PROMOTOR SI puede hacer son: o Saludar al prospecto una vez este el prospecto se le acerque y le pregunte que regala o para quien trabaja. o Solo puede decir que trabaja con MCS, MCS Classicare y que MCS vende planes de Medicare Advantage. Si al prospecto le interesa información sobre los planes, que llene el formulario. Usted no estará llenando el formulario. o o Ofrecerle un articulo promocional como regalo (bolígrafos, t-shirts, llaveros, otros). Pedirle que llene y firme un formulario (BRC) donde el prospecto autoriza a que personal de MCS le llame para sacar una cita para hablarle en detalle sobre los planes y sus beneficios. Las cosas que un PROMOTOR NO puede hacer son: o Acercarse a prospectos y hablarles sin que el prospecto los haya llamado primero (Cold Contact). No puede preguntarles si tiene planes de Medicare Advantage ni cual tiene. o Hablarles sobre los beneficios de MCS o los planes competitivos, o hacer comparaciones con los de MCS. o Obligarle a firmar el formulario con la excusa que es: una encuesta, que lo necesita para poder regalarle el artículo promocional, que es una hoja de visitantes. o Firmar un formulario por el prospecto. 2

3 o o Condicionar la entrega de un artículo promocional a cambio de que firme el formulario. Tener en su poder folletos que hablen de los beneficios de los planes de MCS y darle a un prospecto uno de estos folletos. QUE HACER AL ACERCARSE En el caso de REPRESENTANTES DE MERCADEO le pedimos que haga lo siguiente: o Observe de lejos el booth / mesa a ver cómo se comportan los Representantes de Mercadeo. Recuerde que no pueden dejar la mesa y acercarse a prospectos. o Acérquese a la mesa / booth y pregunte por los regalos que tienen. Pida uno y este pendiente que se lo da sin exigirle nada a cambio. o Pregunte sobre los planes y sus beneficios. Se supone que el Representante le pueda hablar sobre los beneficios. Puede entregarle también folletos. No puede hacer comparaciones con otros planes, ni hablarle sobre los otros planes, ni puede usar superlativos para referirse a los planes de MCS (mejor(es), más completo, más avanzado). En el caso de PROMOTORES le pedimos que haga lo siguiente: o Observe al Promotor primero, antes de acercarse. De esta manera puede observar si el Promotor se acerca y entabla conversación con prospectos por su cuenta. o Acérquese al Promotor y pregúntele que es lo que regala. Pídale uno. Espere a ver si le pide que llene el formulario como condición para entregarle el regalo. o Pregunte sobre los planes de Medicare Advantage de MCS. Porque es mejor? Tiene referidos? Cuanto pagan? Mire a ver que contesta el PROMOTOR. Se supone que no puede hablarle de los beneficios y que le ofrezca el formulario para que usted lo llene. o Es importante que recuerde el nombre y descripción del Promotor para que lo pueda incluir en su evaluación. UNIFORMES Promotor: Polo Verde oscura con logo MCS Pantalón kaki Representante de Venta: Camisa manga corta color blanco, con logo MCS Pantalón oscuro 3

4 BOOTH / MESAS Opción de Booth completo. Notar mesas, rotulación, canopy portable, sillas. No en todos los booths/eventos hay canopy portable. 4

5 Opción de Mesa sencilla. Notar mantel verde. INFORMACION PERSONAL Usted NO tiene que llenar el formulario (BRC) que le ofrezca el Promotor o el Representante de Ventas. No se le requiere para completar su evaluación. 5

6 AL FINALIZAR Tiene que llenar el reporte de su visita y enviarlo el mismo día de la visita. EL REPORTE DEBE LLENARSE DE FORMA OBJETIVA, TRATE DE NO EXPRESAR SU CONTESTACION EN BASE A ALGUNA PREFERENCIA PERSONAL SINO DESCRIBA LOS SUCESOS OCURRIDOS. Escanee la tarjeta de presentación o documentos relevantes y anéelo al reporte en ese momento. De no tener scanner envíelo por fax al o de poder escanearlo luego de haber enviado el reporte lo puede adjuntar en un a Tamara Rodríguez, tamara.rodriguez@consumeratsite.com GENERAL De no cumplir con todas las instrucciones para esta visita se arriesga a que se invalide la misma y no se le pague por la misma. Favor de aclarar dudas con tiempo leyendo esta guía y el cuestionario o comunicándose a la oficina. De tener alguna duda o pregunta llame a nuestras oficinas al de 8:00 AM a 5:00 PM Lunes a Viernes. 6