Archivo de la información

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1 Unidad 7 Archivo de la información

2 CONTENIDOS 7.1. Concepto de archivo. Naturaleza. Finalidad 7.2. Archivo de documentos: captación, elaboración de datos y su custodia 7.3. Clases de archivo y sistemas de archivo 7.4. Clasificación y organización de la información 7.5. El proceso de archivo 7.6. Confección y presentación de informes procedentes de archivo 7.7. Purga o destrucción de la documentación 7.8. Confidencialidad de la información y de la documentación 7.9. Los ficheros PRESENTACION DVD 1

3 7.1. Concepto de archivo. Naturaleza. Finalidad El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la empresa, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos. Es necesario establecer normas respecto a la custodia o conservación de los documentos que el personal ha de respetar, y establecer unos criterios de organización del archivo. A. Necesidad de conservar la documentación Las razones por las que la empresa ha de conservar y proteger la documentación son: a) El propio interés de la organización. La elección de un sistema eficaz de archivo racionaliza considerablemente el trabajo administrativo y de oficina. b) Exigencias legales. El Código de Comercio en su artículo 30, apartado primero, indica lo siguiente: «Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales». 2

4 7.2. Archivo de documentos: captación, elaboración de datos y su custodia Fases de elaboración de datos Esta fase se origina cuando se toma nota del dato. Supone el primer contacto que tiene la empresa con el documento. En esta fase el dato ha de ser debidamente identificado y clasificado. Se trata de asignar a cada dato o conjunto de datos un nombre. Esta identificación o nombre permitirá diferenciarlo de los demás. Consiste en la elaboración propiamente dicha, una vez que el dato está codificado sabremos cómo manejarlo administrativamente. Los datos son sometidos a una serie de cálculos u operaciones aritméticas, con lo que se obtiene así una información final. Los datos han de archivarse debidamente para que cuando sea preciso obtengamos de ellos la información de forma sencilla y rápida. 3

5 ACTIVIDAD 1.- Pag

6 PROCESO ADMINISTRATIVO DE CAPTACIÓN DE DATOS, ELABORACIÓN Y ARCHIVO DEL DOCUMENTO. 5

7 REGISTRO CONTABLE DEL DOCUMENTO DE PAGO. 6

8 ACTIVIDAD 2.- Pag

9 7.3. Clases de archivo y sistemas de archivo Un sistema de archivoes el conjunto de medios materiales con que cuentan las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda o custodia, localización y recuperación de la documentación, tanto recibida como emitida. Los archivos se clasifican de la siguiente forma: Según su titularidad Según la antigüedad del documento 8

10 7.3. Clases de archivo y sistemas de archivo Los principales sistemas utilizados en las tareas archivísticas son: Convencionales Carpetas clasificadoras simples colgantes Archivador A-Z Archivador con anillas Mobiliario Estanterías modulares o con carpetas suspendidas Armarios multicajón, sobre raíles y de seguridad Microfilme Informáticos 9

11 Informáticos 7.3. Clases de archivo y sistemas de archivo La captación o registro de la información y su posterior almacenamiento se consigue por medio de las bases de datos: ficheros que contienen datos que podemos relacionar y así obtener la información deseada o solicitada. Para llevar esto a la práctica existe un gran número de aplicaciones informáticas: programas de contabilidad, de facturación, de nóminas, etcétera. También se utilizan los paquetes integrados, aplicaciones de gestión relacionadas que comparten datos entre sí. Junto con las bases de datos, se utilizan los escáner de oficina. Este sistema informatizado genera ahorro de papel y energético. No obstante, se conservará el original de aquella página o páginas solamente cuando estén firmadas de puño y letra por el emisor. 10

12 Informáticos 7.3. Clases de archivo y sistemas de archivo Con las bases de datos procesaremos toda la información o documentación y con el escáner captaremos datos que llegan a la empresa del exterior. De este modo toda la información reflejada en papel es tratada digitalmente, lo que se conoce como la oficina sin papeles o e-office. Con un monitor, teclado y ratón podrás acceder a la información almacenada en los servidores centrales de tu empresa. Esto te facilitará el trabajo de procesar, actualizar y recuperar esa información, consiguiendo el control automático de los documentos procesados por vía electrónica. 11

13 ACTIVIDADES 3 y 4.- Pag. 155 ACTIVIDAD 5 Pag

14 7.4. Clasificación y organización de la información Desde el punto de vista archivístico La clasificación de la información consiste en rehacer la estructura del órgano productor. La organización consiste en la ordenación y asignación de los papeles, documentos, legajos al propio archivo. Desde el punto de vista de la actividad empresarial Por el grado de utilización Activos Documentos de utilización reciente (tarifas de precios, facturas recién emitidas,...). Semi-activos Pasan a este tipo de archivos los documentos que están en el archivo activo y que, aunque reflejan operaciones recientes, se consultan de forma muy esporádica (facturas cobradas o pagadas en su totalidad,...). Pasivos Este archivo recibirá la documentación del archivo semi-activo cuando lleve en éste último un cierto tiempo. Estos documentos rara vez van a ser solicitados. Es recomendable que este tipo de archivos estén centralizados. 13

15 7.4. Clasificación y organización de la información Desde el punto de vista de la actividad empresarial Por el grado de autonomía 14

16 7.5. El proceso de archivo A. Funcionamiento habitual del archivo En primer lugar, comprobaremos que la documentación haya finalizado su recorrido por la oficina Pasaremos a guardar ese documento con un sistema de archivo u otro, según su futura movilidad y los criterios dictados. Hay documentos que estarán depositados en las bandejas de la mesa en espera de su manipulación. Posiblemente esos documentos pasen más tarde a una carpeta simple o a una carpeta colgante colocada en su correspondiente mueble archivador para futuras consultas. Una vez que la documentación almacenada haya dejado de ser útil, se dejará en el archivo semi-activo para que, cuando así lo decida el responsable del mismo y según normas dictadas por la empresa, se pase al pasivo o definitivo. B. Normas prácticas de utilización Comprobar que el recorrido o toma de datos ha finalizado. No retrasar el archivo de los documentos, pues no es aconsejable la acumulación de documentación pendiente de archivar. Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo. No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo. Si los documentos archivados son extraídos del archivador, se debe dejar en el espacio físico que ocupaba una ficha de referencia en la que se indicará la fecha, el departamento y la persona que se lo llevó. 15 C. Control del archivo Los documentos que se encuentran en el archivo activo no deberían permanecer en él más tiempo del imprescindible. El archivo semi-activo recepcionará los documentos y éstos se clasificarán de acuerdo con las normas establecidas en la empresa. La clasificación más aconsejable para pasar la documentación del semi-activo al pasivo es la cronológica, y el periodo recomendable es de un año. De este modo, el empleado dispondrá las carpetas y/o cajas de cartón que contendrán la documentación debidamente clasificada para su traslado al pasivo. En estas cajas o carpetas es conveniente señalar el asunto o clase de documentación que se guarda.

17 7.6. Confección y presentación de informes procedentes de archivo El informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial. Los informes se redactan a partir de la búsqueda de información. Información que se puede hallar en el exterior del sistema de la empresa, es decir, en su entorno (fuentes externas), o dentro de la misma, acudiendo por ejemplo al archivo (fuentes internas). El equipo responsable de la elaboración del informe ha de recabar toda la información que considere precisa para su elaboración. Es aconsejable que los jefes de la empresa den las instrucciones correspondientes a los empleados del archivo en lo que respecta a permisos de acceso. En primer lugar, se procederá a redactar un borrador general en el que figuren los datos principales que originan el informe y que dependerán del motivo de su elaboración. Se preparará un cronograma y se programan las acciones para recabar la información del archivo de la empresa. Una vez recabada la información, se procede a: Su clasificación y ordenación. La puesta en común de los datos que han de figurar en el informe. La obtención de conclusiones del equipo responsable de la elaboración del documento, a la vez que se establece un sistema de control para los posibles cambios o incidencias. 16

18 7.6. Confección y presentación de informes procedentes de archivo Una vez realizada esta «labor de campo» se procede a dar paso a la elaboración del propio informe, que constará de las siguientes partes: 1. Encabezamiento Portada. En ella figurará el título del informe, la razón social de la empresa, equipo o departamento responsable del informe y fecha de elaboración. Introducción. En este apartado se especifica qué se va a tratar y el método utilizado, para que el solicitante o solicitantes del documento se formen una idea del contenido del informe. Su exposición se hace de forma sencilla y breve. 2. Contenido. En él se plasmarán los estudios llevados a cabo por el autor o equipo responsable. Para una mejor lectura y comprensión de este apartado, es aconsejable mantener un orden estructurado mediante el uso de viñetas o títulos. Otra ayuda fundamental es la colocación estratégica de las representaciones gráficas de tablas y series estadísticas: gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos de sectores, pictogramas, diagramas de sectores, diagramas de dispersión e histogramas Final. Si el informe no es extenso, puede tener un solo apartado: Conclusiones o Propuestas. Si el informe es de cierto volumen, se puede subdividir a su vez en los siguientes: Anexos. Se incluyen en esta división aquellos datos (tablas, gráficos, etc.) que no son estrictamente necesarios en el contenido pero que van a servir de ayuda al destinatario en la comprensión global del informe. Extracto. Un resumen o compendio del informe en sí. Se trata de un repaso expuesto de forma concisa. Índice. Consiste en relacionar los diferentes apartados y divisiones de que consta el informe desde su inicio hasta el final, indicando el número de página. Puede aparecer en este apartado o en el encabezamiento, después de la portada.

19 7.6. Confección y presentación de informes procedentes de archivo Dependiendo del grado de automatización de la información que posea la empresa, la elaboración de un informe llevará más o menos tiempo. Si el grado de informatización es bajo, la obtención de la información llevará tiempo, así como su consulta y confección del informe, aún contando con personal especializado. Si el grado de informatización es aceptable, el tiempo de elaboración se verá reducido considerablemente y el método de trabajo redundará en beneficio de los trabajadores y de la propia organización. Y si la empresa posee los medios de la oficina sin papeles, la información se obtiene de los ficheros o archivos digitales y está actualizada día a día. 18

20 ACTIVIDADES 6.- Pag

21 7.7. Purga o destrucción de la documentación La responsabilidad para la destrucción o eliminación de los documentos viene otorgada por las normas o directrices marcadas por el sistema jerárquico implantado en la organización. Serán los responsables de la dirección los que indiquen qué documentos han de continuar en los archivos de la empresa y cuáles han de ser destruidos. Aquellos documentos que hayan prescrito y que no sean necesarios o que hayan sido listados para su consulta temporal (balances de comprobación, extractos de cuenta de los clientes, de los proveedores, movimientos de las cuentas en bancos, etc.) podrán ser destruidos. Siempre debe verificarse que tal destrucción es llevada a cabo, pues no es válido tirarlos a la papelera sin más. Para este cometido existen en el mercado diversos accesorios, tales como las destructoras de documentos. Si el volumen de la documentación a purgar es grande, existen empresas especializadas que se encargan de la recogida y su posterior destrucción, emitiendo a sus clientes un certificado avalando qué documentación ha sido destruida. 20

22 ACTIVIDADES.- Pag

23 7.8. Confidencialidad de la información y de la documentación A. Niveles de las medidas de seguridad 22

24 7.8. Confidencialidad de la información y de la documentación B. El documento de seguridad En el Documento de seguridad se reflejarán los procedimientos, las medidas técnicas y organizativas necesarias para que se garantice la protección, custodia, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, siendo de obligado cumplimento para el personal que tenga acceso a los sistemas de información de la empresa. El encargado de su elaboración es el responsable del fichero y el ente público encargado de la inspección y el cumplimiento de la legislación es la Agencia Española de Protección de Datos. C. Principales procedimientos de seguridad de los empleados 23 Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer y observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que afecten a las funciones que desarrolla. Todas las personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre los datos personales que conozcan en el desarrollo de su trabajo. Es necesario que deban contemplarse los procedimientos de actuación o delegación de funciones para casos de ausencia o baja laboral. El personal que realice trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales tendrá limitado el acceso a estos datos, a los soportes que los contengan, o a los recursos del sistema de información. Cuando haya personal ajeno a la empresa realizando trabajos en la misma, el contrato de prestación de servicios recogerá expresamente la prohibición de acceder a los datos personales y la obligación de secreto respecto de aquellos datos que hubiera podido conocer durante la prestación de ese servicio. En los sistemas de tengan que implantarse medidas de seguridad de nivel alto, la transmisión de datos personales mediante la telemática se realizará cifrando esos datos o bien, mediante un sistema que garantice que la información no pueda ser manipulada por terceras personas.

25 7.9. Ficheros El tamaño de las fichas variará dependiendo de la información que vayan a contener. Existen multitud de medidas en el mercado que se adaptan también a los diferentes tipos de ficheros. Los ficheros se pueden clasificar de la siguiente manera: Simples. Se trata de los clásicos cajones-ficheros que permiten una fácil manipulación de las fichas clasificadas. Se encuentran prácticamente en todas las oficinas. Rotativos. A su vez se dividen en ficheros de arrastre (las fichas se desplazan verticalmente dentro de un gran mueble) y ficheros de tambor, en los que las fichas se desplazan dentro del mueble en sentido circular. Éstas pueden estar a su vez en un fichero o sueltas, sujetas por su parte superior con una banda ancha, lo que impide que se descoloquen. Software. Existen en el mercado aplicaciones adecuadas para llevar de modo informático las fichas y, por lo tanto, de una manera más limpia, segura y rápida. 24

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