INGRESO DE BIENES AL ALMACÉN

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1 Código: AP-GA-PR29 Página: OBJETIVO Establecer el mecanismo para ingresar bienes adquiridos por las Universidad a través las diferentes modalidas adquisición. 2. ALCANCE A partir la recepción la orn compra o la factura (en el caso las copras por caja menor) hasta la emisión l concepto sobre tiempo entrega y conformidad l bien. Aplica para el ingreso bienes al General la Universidad. 3. DEFINICIONES BIENES: Son elementos materiales inventariables que posee la Universidad, l cual se excluye el dinero en efectivo. BIENES DEVOLUTIVOS: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se hace ellos, aunque con el tiempo o por razones su naturaleza o uso, se terioran a largo plazo; están sujetos a preciación y es exigible su volución. BIENES EN EL ALMACEN: Son aquellos elementos materiales consumo o volutivos que se encuentran almacenados en el área física stinada al almacén la Universidad. BIENES EN USO: Son los bienes volutivos y consumo entregados a las penncias y funcionarios la entidad, para el cumplimiento sus funciones. INGRESO DE BIENES POR COMPRAS: Es el ingreso al ALMACÉN, los bienes adquiridos a través operaciones mercantiles mediante la erogación fondos, conformidad con las disposiciones vigentes. INGRESO DE BIENES POR CAJA MENOR: Es el ingreso bienes adquiridos a través l sistema Fondos Fijos reembolsables. Ingreso por elementos sobrantes: Se consira que hay sobrante en el almacén, cuando en el momento practicarse pruebas selectivas, se termina que el número elementos es superior a los que se reflejan en los registros Kàrx o listados.

2 Código: AP-GA-PR29 Página: 2 11 Ingreso por compensación: Existe ingreso por compensación, cuando se encuentran elementos sobrantes que en el movimiento l hayan podido confundirse con otros semejantes los cuales hay cantidad faltantes en el almacén, podrán hacerse las compensaciones l caso, siempre que se trate artículos similares, una misma naturaleza o clase que puedan ser causa confusión Ingreso por Donación: Hay donación cuando por voluntad una persona natural o jurídica se transfiere, gratuita e irrevocablemente, la propiedad un bien que le pertenece a favor una entidad estatal, previa aceptación l funcionario administrativo competente. Ingreso por traspaso otras entidas: Se presenta cuando una entidad transfiere a la Universidad manera transitoria el uso un bien que requiera para una actividad específica. Ingreso por reintegro o volución: Es la volución al almacén elementos o bienes que no se requieren en una penncia terminada, para el cumplimiento l objetivo al cual fueron asignados; por ejemplo supresión las penncias, obsolescencias, etc., pudiendo la Universidad optar por la habilitación, redistribución o baja. Ingreso por Reposición: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas rivadas l mal uso o inbida custodia, por otros iguales o similares características. Ingreso por recuperación: Se entien por recuperación bienes, la reaparición física éstos, una vez han sido scargados los registros inventarios y contables y cuya pérdida fue asumida por la Entidad. Ingreso por permuta: La permutación o cambio es un contrato en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por otro. Cuando el precio consista parte en dinero y parte en otra cosa, se entenrá permuta si la cosa vale más que el dinero, y será venta si el dinero es mayor que la cosa. No se puen cambiar las cosas que no sean hábiles para el contrato venta.

3 Código: AP-GA-PR29 Página: CONDICIONES GENERALES Los ingresos originados por compras bienes muebles, están soportados por el Plan Anual Compras y Mantenimiento y sus respectivos ajustes. Por ello, la oficina adquisiciones envía al, copia cada una las ornes Compras y/o Mantenimiento realizadas por la Universidad, para que el almacenista programe el recibo, ingreso y egreso los bienes, materiales y suministros para la correspondiente vigencia. La recepción los bienes, be realizarse en el Campus Universitario en la boga bidamente autorizada para el efecto. Solamente en la entrega materiales y equipos difícil movilización y más bienes que según la necesidad l servicio requieran este tratamiento, se recibirán en el lugar su utilización, para lo cual se be trasladar a ese sitio el almacenista, el interventor o quien haya solicitado el bien. En los Contratos u Órnes Compra en que se estipulen las especificaciones técnicas terminados materiales o equipos y que ban verificarse por peritos mediante ensayos, la recepción en el almacén se hace a titulo pósito y en forma condicional, mientras se produce el concepto parcial o el resultado las pruebas requeridas; el registro estos bienes se lleva en forma extracontable. Los bienes recibidos en mostración sólo ingresan al almacén cuando se autorice su adquisición o compra y quedan a cargo l funcionario que los tenga en su por o servicio. Cuando la adquisición implique ingreso elementos que pertenezcan a diferentes agrupaciones, se ben elaborar los ingresos la siguiente forma: A) Si son bienes que corresponn al grupo elementos Consumo, se puen relacionar en el mismo comprobante ingreso. B) Si son bienes que corresponn al grupo elementos Devolutivos, se clasifican según la nominación la cuenta ingresos que afecte.

4 Código: AP-GA-PR29 Página: 4 11 Está prohibido guardar bienes propiedad particular ntro l almacén o boga. Todo bien inmueble, be ser reportado a la agencia seguro para la respectiva póliza. Ingreso Bienes por caja menor En toda compra elementos volutivos con recursos caja menor, el funcionario responsable l manejo la Caja Menor, be enviar copia l requerimiento y la factura bidamente tramitada, al almacenista para que éste produzca los respectivos comprobantes. Para la legalización l ingreso es condición indispensable que los elementos hayan sido registrados en el almacén y se expida el respectivo comprobante. El almacenista recibe, verifica y firma los anteriores documentos y elabora los comprobantes ingreso y egreso en original y una copia, los originales los comprobantes ingreso y egreso con la respectiva copia la factura que soporta la adquisición berán ser archivados en el almacén. Las copias éstos, se remitirán diariamente a Contabilidad. Ingreso por elementos sobrantes El responsable l registro y control inventarios, cuando se presente el hecho, be realizar un segundo conteo, si persiste el sobrante, se hará una revisión las tarjetas kárx o archivo según sea el caso, se efectuará la compensación en caso encontrarse el error y por último, si no hay explicación alguna, esta mayor cantidad se relacionará en el acta la diligencia y el Almacenista elaborará en forma inmediata el comprobante entrada por sobrante, previa aprobación la Jefe Compras y. Si el sobrante es producto una revisión inventarios bienes volutivos en servicio en las diferentes oficinas la Universidad, el funcionario que practique dicha diligencia be investigar las causas y elaborar el acta respectiva, tallando las características y unidas los sobrantes, copia dicha acta se envía al almacén para que se produzca el comprobante ingreso, previa aprobación la Jefe Compras y y a su vez el comprobante egreso

5 Código: AP-GA-PR29 Página: 5 11 a nombre l funcionario que posee el bien, el valor los bienes objeto sobrantes se termina por el los bienes iguales características. Los originales los comprobantes ingreso y egreso berán ser archivados en el almacén. Las copias éstos se remitirán diariamente a Contabilidad. Ingreso por compensación En este caso el Almacenista elaborará un acta y con la aprobación previa la Jefe Compras y diligenciará el comprobante respectivo. Los artículos sobrantes que no puedan ser compensados berán ingresarse como sobrantes y los faltantes que no pudieran tener compensación, se jarán a cargo l responsable. Los originales los comprobantes ingreso berán ser archivados en el almacén junto con el acta. Las copias éstos y las actas se remitirán diariamente a contabilidad. No son susceptibles compensaciones, los bienes que figuren en los registros intificados como cuerpo cierto, ejemplo las máquinas, vehículos, electrodomésticos, etc., ya que su registro se individualiza mediante un número o una serie. Ingreso por Donación El Almacenista recibe la Jefe Compras el ofrecimiento escrito la entidad donante, con talle los elementos y las condiciones que exige sobre el uso y stino que be dársele a los bienes ofrecidos en donación, la constancia aceptación por parte l Director l Departamento o su legado, el acta recibo estipulándose las condiciones en las cuales se reciben los bienes donados, sus características, valores, unidas por grupo inventario, bidamente firmada por el almacenista la entidad donante y por el almacenista la universidad. Cuando la entidad reciba bienes a título donación personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras o entidas estatales, partamentales o municipales, el Almacenista elaborará el respectivo comprobante ingreso, efectuará los registros correspondientes e informará a contabilidad. Si la donación proviene entidad oficial, él comprobante entrada se hace con base en el acta baja la entidad donante bidamente diligenciada la cual be contener la relación los elementos por grupos.

6 Código: AP-GA-PR29 Página: 6 11 En caso que los elementos provengan entidad o persona particular, el comprobante ingreso se elabora con base en el acta recibo y el precio se fija mediante avalúo practicado por peritos legalmente facultados. El original l comprobante ingreso berá ser archivado en el almacén, la copia éste junto con los más documentos se remitirán a Contabilidad. Ingreso por traspaso otras entidas El Almacenista recibe la rectoria o la direcciòn financiera, el ofrecimiento escrito la entidad que transfiere los bienes, la constancia aceptación por parte la rectorìa la Universidad o su legado, el acta recibo estipulando las condiciones en que se reciben los bienes, sus características, valores, unidas por grupo inventario, bidamente firmada por el almacenista y el funcionario competente la entidad que realiza el traspaso y por el almacenista la Universidad. Con base en los documentos anteriores, el almacenista elabora el comprobante ingreso en original y una copia, si se trata bienes muebles, o el asiento contable diario para registrar su valor en la respectiva cuenta, si se trata bienes inmuebles. En este caso, a los documentos anteriores se anexa la copia o fotocopia la escritura. El original l comprobante ingreso berá ser archivado en el almacén. La copia éste junto con los más documentos se remitirán a Contabilidad. Cuando los elementos requieran reparaciones o mejoras, el almacenista lo comunicará a la jefe compras y almacén para el trámite correspondiente. Efectuada la mejora, el almacenista modifica el valor l bien adicionando los costos su reparación o mejora. Si el traspaso es transitorio, o sea por un término no mayor noventa (90) días, el almacenista firmará el recibo correspondiente con base en la orn egreso que haya recibido la entidad respectiva o l ornador l gasto, y abrirá cuenta transitoria para registrarlo. Vencido el término, gestionará con la misma entidad o con el ornador l gasto la Universidad, la

7 Código: AP-GA-PR29 Página: 7 11 autorización volución y una vez obtenida ésta, enviará los elementos al almacén origen, cancelando la cuenta transitoria que hubiere abierto. Los elementos que se traspasen transitoriamente no ben ingresar en forma finitiva en el almacén, sino que figurarán en cuenta transitoria como constancia que corresponn a traspasos esa índole. Los traspasos con carácter pósito se regirán por esta misma regla y permanecerán en mientras el ornador l gasto, resuelva la stinación finitiva que ba darse a estos elementos, registrándolos en cuenta transitoria elementos en pósito, sin que ellos puedan usarse ni consumirse mientras tengan ese carácter. Tan pronto termine el pósito y con la orn entrega, o ingreso finitivo al almacén, el Almacenista cancelará la cuenta transitoria que hubiere abierto para registrarlos. Ingreso por reintegro o volución Cuando un empleado o contratista, necesite reintegrar al almacén elementos volutivos en uso, be obtener la autorización l jefe inmediato, exceptuando este requisito a quienes ocupen cargos directivos y/o ejecutivo, previa solicitud escrita don se especifique claramente el estado conservación y las características l bien a volver, referentes a las especificaciones contempladas en el inventario individual, mediante el cual recibió o las contempladas en el comprobante egreso. El Almacenista al recibirlos, be constatar su estado, clase, calidad, marca, molo, y más características que se encuentren en el comprobante salida con que inicialmente fueron entregados los bienes. De encontrar conforme el bien, el Almacenista da entrada al almacén elaborando el respectivo comprobante en original y una copia. El original l comprobante ingreso berá ser archivado en el almacén, la copia éste junto con los más documentos se remitirán a Contabilidad. Con base en el comprobante ingreso elaborado anteriormente, se proce a hacer el scargue en el inventario la respectiva penncia o funcionario.

8 Código: AP-GA-PR29 Página: 8 11 En caso que los elementos no concuern o hayan sido sustituidos, o tengan especificaciones, marcas, o números diferentes, se abstendrá recibir el elemento e informará por escrito al Jefe Compras y, con copia a la Dirección Administrativa y Financiera, Control Interno y Oficina Recurso Humanos, a fin que se investiguen las causas y se establezcan responsabilidas. Por ninguna razón el Almacenista be aceptar la sustitución o reemplazo bienes entregados inicialmente con otros diferente género o especie, o aceptar bienes dañados, teriorados, con roturas o avería sin haber terminado la responsabilidad. Ingreso por Reposición Para la entrada bienes por reposición cuando el responsable los entregue en igualdad condiciones similitud, marca, molo, calidad, clase, cantidad, medida y estado los que faltan, se be dar cumplimiento a los siguientes requisitos: a.- Solicitud escrita l responsable los bienes faltantes ofreciendo los que va a reponer y el talle éstos. b. Autorización que se haga la reposición por el Director Administrativo y Financiero y el concepto técnico que especifique que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características los faltantes. c. - Acta recibo firmada por los actuantes y por el responsable l bien en don se especifique claramente la actuación. El Almacenista una vez aceptados los elementos objeto reposición, da entrada al almacén, elaborando el respectivo comprobante ingreso en original y una copia, con base en el acta y concepto reposición. El original l comprobante ingreso berá ser archivado en el almacén, la copia éste junto con los más documentos se remitirán a Contabilidad.

9 Código: AP-GA-PR29 Página: 9 11 Ingreso por recuperación Si posteriormente al scargo bienes perdidos éstos son recuperados, se les da nuevamente entrada al almacén y el Almacenista be producir el respectivo comprobante ingreso en original y una copia, en don se tallen las características y especificaciones contempladas en los documentos entrada o salida iniciales, salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por daño o preciación. Si hubiere juicio responsabilidad fiscal en curso, informa para que cese o varíe su valor. Si un bien recuperado hubiere sufrido daño o preciación, el valor para su reincorporación se calcula por el funcionario administrativo facultado para ello, jando clara constancia en el comprobante entrada. El original l comprobante ingreso berá ser archivado en el almacén, la copia éste junto con los más documentos se remitirán a Contabilidad. Ingreso por permuta El Almacenista la Universidad, alantará el trámite para ingreso los bienes motivo la permuta en los términos indicados para el ingreso elementos por Compra, teniendo en cuenta la especificidad la permuta. 5. CONTENIDO/DESARROLLO 5.1 Ingreso por Compras Nº Actividad Responsable Documento Referencia 1 Recibe la Oficina Compras, Rectoría o l funcionario pertinente, el documento que legaliza la adquisición l bien, según los casos planteados en las finiciones y en las condiciones generales. Orn compras, trabajo o contrato, factura

10 Código: AP-GA-PR29 Página: Recepción mercancía. Si la orn compra o contrato incluye elementos con especificaciones técnicas, se requerirá en la entrega la presencia l interventor según sea el caso El almacenista, verifica que el contenido ésta, corresponda a las especificaciones la orn compras o trabajo Bienes recibidos Certificación recibido a satisfacción 4 5 Expi el comprobante ingreso para legalizar la entrada los Bienes al almacén en original y dos copias, clasificando los elementos por agrupaciones, según las disposiciones vigentes ntro la Universidad. Envía a la oficina compras la factura con formalidas plenas, o el original la orn compra o trabajo cuando estas últimas incluyan elementos volutivos que ban ingresar al, el original l comprobante ingreso para el trámite pago y el original l recibido a satisfacción si fuere el caso. Formato ingreso (XXXXX 6 Con base en la copia l comprobante ingreso, se realiza el registro contable en el kárx para cada uno los elementos que ingresan al almacén y se archiva la copia. 7 Ubicación los bienes en almacén, acuerdo al sistema adoptado Bienes almacenados. 8 Envía a la Oficina Compras concepto sobre tiempos entrega y conformidad los bienes recibidos Concepto

11 Código: AP-GA-PR29 Página: DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción 8. ANEXOS Formato ingreso (XXXXX Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre Alba Yolima Alegrìa S. Floresmiro Murillo Hinojosa Cargo Jefe Compras y Representante la Dirección María Carmela Quiñones Góngora Rectora Fecha aprobación

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