DAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DEL CUSCO OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Transcripción

1 DAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DEL CUSCO OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO Directiva interna para ia captación, recepción, registro, aceptación, otorgamiento y control de donaciones CUSCO MAYO DE 2004

2 SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DEL CUSCO CUSCO, JÎ? M, N.Q.M..200h -SBPC VISTO, el Acuerdo de Directorio NQ de fecha 12 de mayo dei 2004 por el cual se aprueba la Directiva Interna para Captación, Recepción, otorgamiento y Control de donaciones de la Sociedad de Beneficencia Pública dei Cusco; y. CoNSlDükANDO: Que, dentro dei marco normativo que regula las facultades de los órganos de gobierno de las Sociedades de Beneficencia Pública dei País, el D irectorio es el Organo de Gestión administrativa ai cual le compete asumir la representación legal con todas las atribuciones que le confiere la Ley de acuerdo a Id establecido por el Art. 11 dei Decreto Legislativo 356 Ley del Consejo Nacional de Beneficencias y Juntas de Participación por cuya consideración tiene ia función de aprobar ios planes, programas y proyectos de desarrollo: Que, con ia finalidad de orientar y establecer ios procedimientos adecuados para la captación, recepción, otorgamiento y control ~ de donaciones de ia Entidad, en cumplimiento a los dispositivos previstos por Ley; Que, para dicho fin, ia Oficina de Planificación y Presupuesto ha elaborado y sustentado el Proyecto de Directiva Interna según Informe NQ 043-OPP-SBPC-04 de fecha 05 de abril del 2004 y la opinión favorable de ia Gerencia General: Y, estando esta Presidencia en uso de las facultades conferidas por la Ley 27793, Decreto Legislativo NQ 356 y por Acuerdo de Directorio de fecha 08 de ju lio dei kksüelve : ARTÍCULO PRIMERO.- APROBAR EN VIA DE REGULARIMCIOH LA DIRECTIVA INTERNA PARA LA CAPTACION, RECEPCION, REGISTRO, ACEPTACION, OTORG/íMIENTO Y CONTROL DE DONACIONES DE LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA PUBLICA DEL CUSCO, ENTRANDO EN VIGENCIA A PARTIR DEL MES DE EÌ'JERO DEL 2004, EL MISMO QUE COMO ANEXO SE ADJUNTA AL PRESENTE.

3 DIRECTIVA INTERNA PARA LA C A P TA C IÓ N RECEPCIÓN, REGISTRO, ACEPTACIÓN, OTORGAM IENTO Y CONTROL DE DONACIONES I. FINALIDAD Difundir entre las dependencias de la Sociedad de Beneficencia Publica del Cusco ios lineamientos, normas y procedimientos para la Captación, Recepción, Registro, Aceptación y Otorgamiento de Donaciones. li. OBJETIVO Orientar y establecer los procedimientos adecuados sobre captación, recepción, registro, aceptación, otorgamiento y control de donaciones de la Sociedad de Beneficencia Publica, del Cusco, III. BASE LEGAL * Decreto Legislativo N 666, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Promoción de la Mujer y del Desarrollo Humano. * Decreto Legislativo N 365 Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Bienestar Familiar. * Decreto Legislativo Consejo Nacional de Beneficencias y Juntas de * Participación Social. Resolución Directoral N EFC/ Normas Generales de Tesorería. «Resolución Jefatura! N 118-8G-INAP/DNA, Normas Generales del sistema de Abastecimientos. «Decreto Legislativo N 804, Disposiciones referidas a donaciones de bienes efectuadas por las entidades del Sector Público. * Decreto Ley N 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. * Resolución N* /sbn, Reglamento para el inventarío Nacional de Bienes Muebles del estado. * Decreto Ley N 22867, Norma para impulsar e proceso de Desconcentración Administrativa. * Código Tributario. * Código Civil. * Ley General de Aduanas. * Ley N 26918, del Sistema Nacional de Población en Riesgo. Decreto Supremo N* OOS-98-PROMUDEH, Reglamento de la Ley N / IV. ALCANCE La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento para la Sociedad de /^Beneficencia Pública del Cusco y en lo que corresponda a todas las Unidades s operativas de la institución que se favorecen u otorgan donaciones.

4 V. DISPOSICIONES GEN ER ALES Primera.- Entiéndase por Donación, ia transferencia de ia propiedad a titulo gratuito, de dinero, bienes o servicios de personas naturales o jurídicas nacionales, en apoyo a ios programas y servicios que desarrollan de acuerdo a la Ley. Así mismo entiéndase por procedimiento para Donación, al conjunto de actividades técnico administrativo-jurídicas orientadas a lograr que una entidad pública en representación del Estado, reciba la transferencia o transfiera la propiedad a titulo gratuito, de dinero, bienes o servicios de personas naturales o jurídicas nacionales, en apoyo a los programas y servicios que desarrollan de acuerdo a Ley. Segunda.- Para efectos de la presente Directiva Interna ios bienes en Donación se clasifican en: * Bienes Muebles (convencionalmente se consideran equipos, maquinarias, herramientas y suministros de todo tipo) * Bienes inmuebles, y * Dinero. Tercera.- El tratamiento de las donaciones se aplica de acuerdo a las Normas Generales de Abastecimiento y Tesorería. Cuarta.- Las acciones de control, recepción y otorgamiento de donaciones deben ser coordinadas entre ias unidades orgánicas de Servicio Social y ia unidad orgánica de Logística o la que haga sus veces, según corresponda. Quinta.- La Unidad de Logística, llevará un Registro de Donaciones aceptadas u otorgadas de dinero, bienes y servicios. Sexta.- Documentación Sustentatoria.- Son los documentos de efecto lega! y administrativo que justifican la recepción o captación de la donación de un bien, sea en especie o en dinero. Séptima Las modalidades de donación normadas en la presente Directiva Interna corresponden a: a) La Captación, proceso mediante el cual la Sociedad de Beneficencia Publica del Cusco logra que personas naturales y/o jurídicas le transfieren a titulo gratuito dinero, bienes y/o servicios en apoyo a los programas y servicios que desarrolla de acuerdo a Ley. b) Otorgamiento, proceso mediante el cual ia Sociedad de Beneficencia Publica del Cusco transfiere a titulo gratuito dinero, bienes y lo servicios de su propiedad, a instituciones privadas de bien social, sea persona natural o jurídica, en apoyo a los programas y servicios que desarrollen en beneficio de personas en situación de riesgo o abandono. ES COPIA AUTENTICA DEL 0R1G 1HAL ^ Zt i A 2

5 V!. DE LA GAP!ACIO N DE BIENES MUEBLES. Definición,- Se considera Bienes Muebles a todos aquellos bienes que pueden llevarse de un lugar a otro, señalados en el Código Civil, incluyéndose en esta definición los alimentos y medicinas. Vil. ETAPAS DE LA CAPTACIÓN La etapa de Captación comprende desde ia Programación de Necesidades, Recepción, Registro, aceptación y distribución de donaciones otorgadas por personas naturales y/o jurídicas a favor de las Sociedad de Beneficencia Pública de Cusco. Primera.- LA PROGRAMACIÓN DE NECESIDADES. La Programación de Necesidades se hará en función de las actividades previstas por las Unidades Orgánicas y será realizada por el Gerente General de la institución. Esta etapa implica la identificación de personas naturales y/o jurídicas conducentes a lograr su convocatoria y apoyo en las acciones orientadas a cumplir con eí desarrollo de los diversos programas de atención que brinda la Sociedad de Beneficencia Publica del Cusco. Segunda.- DE L A RECEPCIÓN. El procedimiento para la recepción de las donaciones es el siguiente: 1. Al recibir un bien como donación se debe constatar su utilidad y los aspectos sanitarios de los mismos, en especial cuando se trate de alimentos, medicinas y ropa usada. 2. En caso que el bien donado no reúna las condiciones de calidad adecuadas (sanitarias y de higiene) no se recibirá la donación y se remitirá un informe a la Gerencia General o la que haga sus veces en la Entidad, explicando los motivos de ía devolución. 3. RECEPCIÓN POR LA INSTITUCIÓN: Toda donación deberá ser recepdonada en el Almacén Central de la Institución o directamente en el almacén de la Unidad para fa que esta destinada, siendo ei trabajador responsable de la recepción, el encargado de elaborar el Acta de entrega y Recepción de Bienes, en originai y tres copias, conforme al Anexo N 01, documento que deberá ser firmado por el responsable de Almacén Central, por el trabajador responsable de aceptar la donación y por el Donante, debiendo una copia, ser entregada a la Institución o persona donante. 4. En caso de que la donación se efectúe en ei recinto dei Donante, la persona designada expresamente por la entidad, para recepcionar el bien objeto de

6 donación, será ia encargada de ilenar y firmar ei acta de entrega y recepción de bienes, solicitar la firma de! Donante debiendo luego hacer firmar el Acta con el responsable de Almacén Centrai a! momento de hacer la entrega de los bienes recibidos. En caso de que el donante manifieste su voluntad de ser un donante anónimo, el trabajador responsable dé ia recepción de la donación y/o el responsable de Almacén Central procederá a solicitara su Jefe Inmediato Superior o al Jefe de Je Unidad de Logística según corresponda, la verificación de los bienes recibidos y la firma del Acta de recepción en reemplazo del Donante. Las firmas deberán consignar post firmas en letra legible y en lo posible sellos correspondientes En caso de que la Donación este acompañada de una carta, Factura, Pecosa, Guía de Remisión u otro documento que consigne la relación, cantidad y valor de los bienes donados, ya no se requeriré llenar el Acta con la relación, cantidad y valor de los bienes, sino que se haré referencia a este documento cuyo original o copia se adjuntaré al Acta correspondiente conforme el Anexo No. 01-A, Tercera.- DEL REGISTRO La Unidad de Logistica llevará en un Libro de Actas, el registro de donaciones recepcionadas por la Sociedad de Beneficencia Pública del Cusco. Así mismo se responsabilizará de los archivos y custodia de los documentos susténtatenos de las donaciones. Las Unidades receptoras de donaciones deberán archivar una copia del Acta que sustenta la donación recibida El responsable de Almacén Central es el encargado de Archivar y centralizar una copia de las Actas con la información sustentatoria de la recepción y organizar una base de datos compuíarizada para emitir reportes en cuanto se lo solicite su jefe inmediato superior. E l responsable de Almacén Centra! es el encargado de remitir al responsable de Kardex una copia de las NEAs de las donaciones recibidas,. El responsable de Kardex remitiré mensualmente las NEAs recibidas a la Oficina de Contabilidad para su registro contable. Los funcionarios responsables de las Oficinas de Logística y Contabilidad son los encargados de observar el principio de paralelismo y conciliación contable.

7 i - - i»-» ft fe ft ft^ ft I ft I I i u i ~ i ~ i. Cuarta.- DE LA ACEPTACIÓN i Etapa mediante Ja cual la Sociedad de Beneficencia Publica del Cusco, acepta la donación mediante ia resolución correspondiente, dando cuenta al Directorio, siendo el procedimiento para la aceptación, el siguiente: La Unidad de Logística deberá proporcionar oportunamente y bajo responsabilidad a la Oficina de Administración o a ia que haga sus veces, el expediente de donaciones considerando la siguiente documentación y en el siguiente orden: a) Reporte consolidado de las donaciones percibidas en el período, considerando la fecha de recepción, Nombre o razón Social del donante, N. de NEA, Valor de la donación, tipo de bienes donados y Unidad receptora de la donación. b) Reportes consolidados por Unidades de Recepción, considerando la fecha de recepción, Nombre o razón social del donante, A/. de NEA, Valor de la donación, tipo de bienes donados. c) Reporte consolidado de las donaciones no recibidas por inadecuadas condiciones sanitarias y de higiene (Si es que hubiere) d) Cada una de las NEAs, adjuntando el Acta de Recepción y el documento que sustenta la relación y cantidad de los bienes recibidos ai que se refiere en Segunda.- 4. párrafo 4to. e) Cada uno de los folios de este expediente deberá ser numerado y visado por el jefe de la Oficina de Logística. La oficina de Administración o la que haga sus veces es la encargada de verificar la información y los reportes alcanzados y disponer que la oficina de Planificación y Presupuesto elabore el Informe Técnico y el proyecto de Resolución Presidencial de Aceptación de Donaciones. La oficina de Planificación y Presupuesto es la encargada de elevar a la Gerencia I el Informe Técnico y el Proyecto de Resolución Presidencial para su aprobación. Una vez aprobada y emitida la Resolución de Aprobación la Gerencia General remitirá el expediente y la Resolución a Ja Oficina de Administración encargada de la custodia y archivo de la documentación sustentatoría, C cc y ' i > L,:p 200S i

8 Quinta.- DE L A DISTRIBUCIÓN En el caso de que les donaciones hayan sido recepcionadas en Almacén Céntralo en Otro Almacén y se requiera su distribución hacia los almacenes de los otros Centros Asistenciales, el responsable de Almacén Central es el encargado de proceder a la distribución de acuerdo a fas disposiciones emanadas y de acuerdo a los procedimientos administrativos vigentes. El responsable de Almacén Central el encargado de archivar y registrar la información sobre la distribución de los bienes donados y considerarla al momento de emitir los reportes que se le solicite. La distribución a los otros almacenes o Unidades se realiza con PECOSAS. En esda una de las Unidades Operativas, ia distribución de las donaciones se realizará mediante Pecosas las que deberán consignar toda Ja información estipulada de acuerdo a los procedimientos administrativos establecidos para tal fin. En caso de que se distribuya a una persona especifica, esta deberá registrar su nombre, dirección, número de documento de identidad, firma y/o poner su huella digital según sea el caso, en señal de conformidad de haber recepcionado el bien. En cada una de las Unidades Operativas la distribución da las donaciones se realizaré mediante Pecosas las que deberán consignar toda la información estipulada de acuerdo a los procedimientos administrativos establecidos para tal fin. VIH. DE LA CAPTACIÓN DE DONACIONES DE BIENES INMUEBLES 1. En caso de donaciones de Bienes Inmuebles, el procedimiento requiere necesariamente que la recepción de la donación sea autorizada previamente por acuerdo del Directorio, debiéndose formalizar la donación por Escritura Publica realizada ante Notario Publico. 2. La Escritura Publica será firmada por el Donante, por su representante o por quien el testador designe, según sea ei caso, y por la Gerencia Generaí de la Sociedad de Beneficencia Publica Cusco. ^ 3. Para efectos de la fundamentación de dicho acto, se presentará un testimonio de la Escritura Publica. Esta Escritura deberá ser elevada a las Registros Públicos para su inscripción, asumiendo la Beneficencia Pública del V jf f w * I r Cusco los gastos que correspondan. ^ OP