INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 1

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1 INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 1

2 1 PROPÓSITO El propósito de este instructivo es establecer los requisitos y una metodología uniforme para realizar auditorías a los SMFTC por parte de Empresas Auditoras. 2 ALCANCE Este Instructivo complementa a las Normas Técnicas de Fiscalización (NTF), correspondientes a la DGFI del MEP. Las auditorías externas a las que se refiere el presente instructivo, deberán ser realizadas por Empresas Auditoras autorizadas por el MEP. A su vez, las Compañías Operadoras podrán realizar auditorías internas bien directamente, o a través de otras empresas. Las auditorías internas realizadas bien por las Operadoras en forma directa o por otras empresas, son de la absoluta responsabilidad de las Operadoras. Los informes producto de las auditorías internas deberán ser revisados por las Empresas Auditoras Externas. Están comprendidos en el alcance de este Instructivo los sistemas de medición fiscal y transferencia de custodia de hidrocarburos instalados en líneas y en tanques así como todos los factores que afectan directa o indirectamente la incertidumbre en las mediciones, tales como, pero sin limitarse a ellos: diseño, tecnología utilizada, instalación, elementos primarios (sensores), elementos secundarios (transmisores, hardware y software), elementos terciarios (computadores de flujo y volumen, hardware y software), elementos auxiliares de medición (cintas para aforo etc), tablas de calibración de los tanques, parámetros físicos de los fluidos, parámetros de operación, procedimientos de calibración, procedimientos de operación, procedimientos de mantenimiento, procedimiento para contingencia, procedimientos para tomamuestras y análisis de laboratorios, documentación, libros de registro, libros de precintos, registros de calibración, certificaciones etc. Este instructivo debe ser cumplido por los funcionarios del MEP, PDVSA, Empresas Mixtas, Asociaciones, otras Compañías Operadoras y las Empresas Auditoras. 3 DEFINICIONES Compañías Operadoras: Se refiere a PDVSA y a todas las empresas que hayan suscrito Convenios de Operación, Convenios de Ganancias Compartidas, las Asociaciones Estratégicas, Empresas Mixtas y todas las empresas que en el futuro realicen servicios operativos, así como todas las actividades que con respecto a hidrocarburos y sus derivados, estén previstas en las correspondientes modalidades de negocio. DEPH: Dirección de Exploración y Producción de Hidrocarburos. Anteriormente la División Técnica de Fiscalización pertenecía a la DEPH. DGFI: Dirección de General de Fiscalización e Inspección. Creada el día 21 de julio del Empresas Auditoras: Se refiere a empresas especializadas en realización de auditorías a SMFTC. Deben cumplir ciertas condiciones básicas las cuales se detallan mas adelante. INS: Instructivo INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 2

3 LOH: Ley Orgánica de Hidrocarburos LOHG: Ley Orgánica de Hidrocarburos Gaseosos MEP: Ministerio de Energía y Petróleo ( anteriormente Ministerio de Energía y Minas) NTF: PDT: Normas Técnicas de Fiscalización Patio de Tanques SMFTC: Sistema de Medición Fiscal y/o Transferencia de Custodia de hidrocarburos líquidos o gaseosos. Incluyen los sistemas de medición de compra / venta de productos derivados de los hidrocarburos. Son sistemas de medición cuya data de medición es usada para el cálculo de regalías y de impuestos. Los sistemas pueden estar constituidos por los siguientes elementos: sensores, trasmisores (hardware y software), computadores (de flujo, volumen/ hardware y software) y equipos adicionales válvulas, filtros etc. En el caso de medición en tanques, estos se consideran parte del sistema de medición. 4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA NTF: Normas Técnicas de Fiscalización. Estas normas fueron emitidas, en el año 2001, por el Despacho del Viceministro de Hidrocarburos-Dirección de Exploración y Producción de Hidrocarburos- División Técnica de Fiscalización. Fueron enviadas por el Ministro de Energía y Minas ( actual DGFI - MEP ) a las Compañías Operadoras para su aplicación inmediata y obligatoria. Norman y regulan todo lo atinente a la fiscalización de hidrocarburos líquidos y gaseosos y sus derivados, en concordancia con la LOH y la LOHG. Asimismo, sirven de guía a la industria petrolera para alcanzar por iniciativa propia y del Ejecutivo Nacional, el nivel de medición automatizado necesario en un corto plazo, que permita conocer con exactitud la producción y utilización de los recursos naturales explotados. DGFI-INS-02: Instructivo para Establecer la Documentación que Debe Ser Sometida al MEP, por parte de las Compañías Operadoras, Durante el Ciclo de Vida de los SMFTC. DGFI-INS-03: Instructivo para la Entrega de Recaudos al MEP por parte de Empresas que Actúan en el Ámbito Fiscal, su Registro, Clasificación y Autorización. DGFI-INS-06: Instructivo para Aprobar los SMFTC. 5 METODOLOGÍA 5.1 Introducción A continuación se describen los principales objetivos que deben tener las auditorías, los requisitos que deben cumplir las Empresas Auditoras, el proceso que se debe seguir, la documentación que se debe manejar y el Informe de Auditoría que se debe elaborar como resultado de la auditoría Objetivos de la auditoría Las auditorías deben tener como principales objetivos los siguientes: INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 3

4 Verificar la conformidad o no de los SMFTC, con las NTF, las cuales a su vez se refieren a las principales normas nacionales e internacionales en materia de medición de hidrocarburos (PDVSA, API, AGA, ISO etc).en el caso en que puedan aplicar normas similares pero que no sean exactamente iguales, la Empresa Auditora, identificará las diferencias, las analizará y hará observaciones y recomendaciones al respecto. Se determinará cual es la norma que aplica, de común acuerdo entre el MEP y la Compañía Operadora. Cuantificar las incertidumbres en las mediciones. Recomendar cambios en los equipos, tecnologías, diseño, instalación, operación, mantenimiento, de aquellos equipos o sistemas que deben reducir sus incertidumbres, justificando cada recomendación. Cuantificar las incertidumbres esperadas en las mediciones, correspondientes a cada uno de los sistemas, en el caso de implementar las recomendaciones. Emitir Certificados de Conformidad con Normas en los casos en que se determine que no existen no conformidades. Promover la mejora continua en cuanto a conocimiento y cumplimiento de las normas que aplican en los SMFTC Requisitos que deben cumplir las Empresas Auditoras Requisitos básicos Para realizar auditorías a los SMFTC las Empresas condiciones básicas: Auditoras, deben cumplir las siguientes Deben estar autorizadas por el MEP, para lo cual: Deben tener competencia técnica. Deben ser empresas independientes. Deben tener certificados sus sistemas de gestión de la calidad Deben ser Organismos Certificadores. Autorización del MEP El MEP autoriza a las Empresas Auditoras, mediante oficios expedidos por la DGFI, siguiendo los lineamientos del documento DGFI-INS-03: Instructivo para la Entrega de Recaudos al MEP, por parte de Empresas que Actúan en el Ámbito Fiscal, su Registro, Clasificación y Autorización. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 4

5 Competencia Técnica Para ser autorizadas por el MEP las Empresas Auditoras deben demostrar que tienen la capacidad, los conocimientos técnicos y la experiencia adecuada en materia de medición fiscal.. El MEP realiza la evaluación de las Empresas Auditoras durante el proceso de autorización. Empresas Independientes Las Empresas Auditoras deben demostrar que son independientes, es decir que no tienen vínculos directos, ni indirectos con: proveedores de los SMFTC o componentes de esos sistemas (medidores, equipos, software), ni con las Compañías Operadoras cuyos sistemas van a auditar, ni con empresas especializadas en calibración, inspección o análisis de laboratorio, que hayan realizado trabajos en dichos sistemas, ni con empresas que hayan realizado trabajos de ingeniería, asesorías o consultorías con respecto al diseño, instalación, programación de computadores de flujo o volumen, comisionado, operación y mantenimiento, en dichos sistemas. Certificación de Sistemas de la Calidad Las empresas Auditoras deben tener un sistema de calidad certificado según la norma ISO 9000, por Organismos de Certificación de sistemas de la calidad, nacionales o internacionales debidamente acreditados. Organismos de Certificación Se denominan Organismos de Certificación de conformidad con normas, a aquellas empresas acreditadas ( por Organismos de Acreditación públicos o privados, nacionales o internacionales) para emitir certificados de conformidad con normas. Nota: En Venezuela el Organismo de Acreditación público es SENCAMER Requisitos específicos Para cada auditoría las Empresas Auditoras deberán designar un Auditor Principal y otro u otros Auditores. La cantidad de auditores los establecerá la empresa Auditora de acuerdo a la complejidad del trabajo. Auditor Principal El Auditor Principal debe ser un ingeniero con amplia experiencia en el campo de la medición de hidrocarburos a fin de garantizar la calidad técnica de la auditoría. Se requiere que tenga al menos doce (12) años de experiencia, como ingeniero en alguna de las disciplinas: mecánica, electrónica, eléctrica, química, petróleo, industrial o sistemas de los cuales por lo menos debe tener cinco (5) años de experiencia en medición de hidrocarburos líquidos y gaseosos e instrumentación aplicada en la industria petrolera. Además se requiere que esté calificado como Auditor Líder en Sistemas de Gestión de la Calidad, por Organismos Certificadores, con la finalidad de garantizar que el trabajo se realice en forma ordenada y sistemática y que se le dedique la debida atención a los procedimientos utilizados por las Compañías Operadoras. Nota: en el caso en que se propongan profesionales con distintas especialidades a las señaladas, ello debe ser sometido a la consideración del MEP. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 5

6 En el caso en que la persona propuesta como Auditor Líder, no esté calificado como Auditor Líder en Sistemas de Gestión de la Calidad, se podrá someter a la consideración del MEP, la incorporación de otra persona que cumpla esta última función, la cual asistirá al Auditor Líder, en esta materia. En el caso en que la persona propuesta sea un profesional graduado en el extranjero, el título, el perfil y la experiencia, deberán ser similares a los indicados anteriormente. La Empresa Auditora, someterá a la DGFI del MEP un informe, que justifique la equivalencia en cuanto a los requisitos señalados y una solicitud para su aprobación. Antes de proceder a la realización de la Auditoría, la persona propuesta deberá estar aprobada por la DGFI. Otros Auditores Los demás auditores deben ser ingenieros o técnicos superiores universitarios (TSU), con experiencia en la medición de hidrocarburos. Se requiere que tengan al menos ocho (8) años de experiencia, como ingenieros o TSU, en las disciplinas: mecánica, electrónica, eléctrica, química, petróleo, industrial o sistemas de los cuales por lo menos deben tener tres años de experiencia en medición de hidrocarburos líquidos y gaseosos e instrumentación aplicada en la industria petrolera. Los auditores deben seguir las instrucciones del Auditor Principal. El MEP no aceptará informes de auditorías externas realizados por empresas que no cumplan con estos requisitos. El MEP no aprobará SMFTC, que hayan sido auditados por empresas no autorizadas. 5.2 Proceso de Auditoría Proceso General A) El MEP envía oficio, con la finalidad de que se proceda a ejecutar la auditoría.. Nota: Este paso aplica solamente en el caso en que la Compañía Operadora no haya cumplido con la exigencia de las NTF, en cuanto a la obligatoriedad de realizar una auditoría al SMFTC, según los plazos establecidos, B) La Compañía Operadora envía comunicación a la DGFI Sede MEP-Caracas, solicitando autorización para la realización de la Auditoría, en la cual indica: - Identificación y descripción de los SMFTC a ser auditados. - Nombre del responsable ante el MEP, por parte de la Compañía Operadora, del proceso de la auditoría. - Fecha prevista para la realización de la auditoría - Nombre de la Empresa Auditora. Nota: La comunicación es obligatoria y debe enviarse por lo menos con 20 días (corridos) de antelación a la fecha de realización de la auditoría. C) El MEP envía oficio indicando la aceptación o no aceptación de los términos o condiciones con los cuales ha sido solicitada la realización de la auditoría. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 6

7 D) Una vez aceptadas las condiciones, se realiza la Auditoría según lo indicado en este instructivo. E) Una vez finalizada la auditoría, la Compañía Operadora y la Empresa Auditora envían copia del Informe de Auditoría, a la DGFI- Sede MEP Caracas. Nota: El envío de la copia Informe de Auditoría es obligatorio. F) El MEP analiza el Informe de Auditoría y envía oficio de aceptación o no aceptación del mismo, a la Compañía Operadora. Nota: La aceptación del informe, no implica la aprobación del SMFTC, solamente se refiere a que se acepta que la auditoría ha sido realizada según lo establecido por este instructivo. El proceso de aprobación del SMFTC es objeto de otro instructivo: DGFI-INS-06: Instructivo para Aprobar los SMFTC. G) La Compañía Operadora y la Empresa Auditora envían copia del Certificado de Conformidad con Normas a la DGFI Sede del MEP Caracas Proceso específico de auditoría. La ejecución del proceso de auditoría debe pasar, como mínimo, por las etapas que se indican a continuación: Nota: La Compañía Operadora debe facilitar oficinas adecuadas para el uso por parte de los auditores durante el desarrollo de la auditoría A) Reunión de Arranque La Reunión de Arranque será efectuada siguiendo los lineamientos de la norma ISO En la reunión de arranque deben estar presentes: Funcionarios del MEP. Representantes de la Compañía Operadora ( Gerente de Operaciones, Superintendente de PDT ( en el caso de medición en tanques), Integrantes de la Gerencia de Medición y otros que la Compañía Operadora considere conveniente). Auditor Principal y demás Auditores Durante la reunión de arranque, el Auditor Principal debe explicar a los representantes de la Compañía Operadora y a los Inspectores del MEP, los objetivos de la auditoría, además se definen y acuerdan las normas y referencias a ser aplicadas. En todas las auditorías se deberá dar una explicación en primer lugar acerca de las NTF y el presente instructivo. A continuación se explicarán las demás normas de referencia, que aplican para esa auditoría en particular (PDVSA, API, AGA, ISO etc). La Compañía Operadora debe prestar plena colaboración por parte de su personal y propiciar un clima apropiado que evite el rechazo a ser investigado. Durante la reunión se deberá explicar como se evaluarán y cuantificarán las probables infracciones cometidas, respecto a los volúmenes de hidrocarburos que se dejaron de medir debido a incertidumbres de medición que estén fuera de normas. El objetivo debe ser el de orientar la atención INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 7

8 y prioridad hacia las situaciones potencialmente impactantes, desde el punto de vista económico, para la Nación. Se escribirá una Minuta de Reunión de Arranque, la cual formará parte del Informe de Auditoría B) Trabajos en Campo La siguiente es una lista obligatoria, pero no exhaustiva, de las tareas a realizar en las instalaciones de la Compañía Operadora: Revisar la documentación de la ingeniería de diseño. Inspeccionar los Libros de Registro relacionados con la operación. Corroborar la conformidad con las NTF y la consistencia con data proveniente del campo. Revisar y analizar los informes de auditorías internas, si fuere este el caso. Inspeccionar las instalaciones físicas de los equipos e instrumentos. Medir las carreras de medición aguas arriba y aguas abajo de los elementos primarios de medición. En el caso de medición en tanques, medir las distancias de los sensores respecto a las paredes y piso del tanque, etc Elaborar un esquema que muestre el arreglo de tuberías y las distancias, entre los elementos, con suficiente detalle, como para que pueda ser determinada la conformidad con las normas o la incertidumbre adicional introducida, debido al no cumplimiento con las mismas. En el caso de medición en tanques elaborar un esquema que muestre las distancias respecto a paredes y piso del tanque de los sensores. Inspeccionar, con énfasis en las normas, cualquier deficiencia que pueda afectar la incertidumbre en la medición fiscal. Revisar, analizar y verificar el cumplimiento de procedimientos para: - Operación - Mantenimiento - Calibración - Contingencia - Control de los factores de los medidores - Tomamuestras y análisis de laboratorios - Configuración de computadores de flujo y volumen - Control de precintos - Sistemas de supervisión - Programación y configuración de computadores de flujo y volumen Inspeccionar los registros de calibración y mantenimiento de la instrumentación secundaria. Verificar el estado de calibración de todos los elementos del SMFTC: última fecha efectuada, historia de haber sido calibrados. Solicitar copia de Certificados de Acreditación de empresas de servicios de calibración según norma COVENIN 2534 / ISO INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 8

9 Verificar el estado, validez, trazabilidad, etc, de los certificados de los equipos patrones utilizados para calibrar la instrumentación. Verificar que las tablas de calibración de los tanques hayan sido realizados con software que tengan Certificados de Validación. Verificar que las cartas de los registradores sean integradas mediante software que tengan Certificados de Validación. Observar a los técnicos de la Compañía Operadora en plena ejecución de sus tareas ( ej uso y operación de los probadores fijos, tomamuestras, cromatógrafos, etc) y corroborar desde el punto de vista operacional, el cumplimiento de lo requerido por las NTF, normas PDVSA, otras normas aplicables y los procedimientos de la Operadora, en materia de medición fiscal. Registrar las condiciones de operación para determinar si son adecuados los factores beta, de las placas orificio, los rangos de los medidores para los caudales de operación, la repartición del flujo entre distintos trenes de medición, la influencia de la temperatura del fluido sobre los medidores etc. Revisar los informes de producción. Observar la realización de pruebas de pozos, en los casos en que sean utilizadas para determinar datos de producción (volumen y calidad del crudo), los cuales sean usados a su vez para cálculos de back allocation. Establecer y ejecutar programas de verificación de la operación de los computadores de flujo (medición en línea) o de volúmenes (medición en tanques), tanto por su operación electrónica, como desde el punto de vista del desempeño del software en operación, los algoritmos de cálculo utilizados y su programación. Verificar la configuración de la aplicación utilizada. Solicitar y verificar Certificados de Validación de software utilizados en los SMFTC. Verificar las tablas de calibración de los tanques. Verificar las certificaciones de las mismas. Inspeccionar los tomamuestras manuales y automáticos. Inspeccionar los laboratorios de análisis y elaborar un informe, el cual se incorporará en el Informe de Auditoría. Solicitar copia de Certificados de Acreditación de laboratorios según norma COVENIN 2534 / ISO Verificar la metodología de análisis de laboratorio utilizada para determinar la densidad del crudo (grados API), el contenido de Agua y Sedimento, Azufre, etc. Notas: En Venezuela el Organismo Público que emite Certificados de Acreditación de Empresas de Servicios de Calibración y Laboratorios es SENCAMER. La Compañía Operadora deberá tramitar y facilitar las visitas a los laboratorios, que según se indica, deberán realizar las Empresas Auditoras. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 9

10 C) Trabajos en Oficinas de la Compañía Operadora La siguiente es una lista obligatoria, pero no exhaustiva, de las tareas a realizar en las oficinas de la Compañía Operadora: Analizar la data obtenida en campo y archivarla organizadamente. Preparar el borrador del Informe de Auditoría. El informe debe concentrarse en las deficiencias, las cuales se deben jerarquizar de acuerdo a su impacto en la incertidumbre de la Medición Fiscal. D) Reunión de Cierre Se debe realizar una reunión de cierre con las mismas personas indicadas en la Reunión de Arranque. En esta reunión se analizarán, discutirán y acordarán las acciones a realizar. Se escribirá una Minuta de Reunión de Cierre, la cual formará parte del Informe de Auditoría. 5.3 Documentación Al inicio de la auditoría y durante el transcurso de la misma, la Compañía Operadora debe tener disponible y con fácil acceso (para los funcionarios del MEP y para los auditores), como mínimo, la siguiente documentación, aunque se podrá solicitar información o documentación adicional. - Informes de auditorías internas - Libro de Mantenimiento, Libro de Operaciones, Libro de Control de Precintos, Libro de Registros de Calibraciones. - Diagramas de Tuberías e Instrumentación (P&ID) - Diagramas de Flujo de Procesos - Especificaciones y hojas de datos de instrumentos y equipos - Planos de arreglos de tuberías, de tanques y de detalles de instalación de instrumentos - Diagramas de Conexionado de Instrumentación - Información sobre la historia de mantenimiento y calibración - Certificaciones de los equipos que operan en las instalaciones - Certificación de los equipos patrones usados para la calibración regular de los equipos de medición. - Algoritmos de cálculo y configuración de los computadores de flujo ( medición en línea) o de volumen ( medición en tanque). INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 10

11 - Procedimientos aplicables a los equipos de medición fiscal y a los computadores de flujo o volumen. - Informes de producción del período anterior a la auditoría (del año anterior en caso de líquidos y de los últimos noventa (90) días en caso de gas), datos de pruebas de pozos. - Lista de laboratorios utilizados que indique: nombre, dirección, nombre del responsable, teléfono, correo electrónico - Lista de empresas de servicios de ingeniería / diseño, consultoría, instalación, reparación, mantenimiento, calibración, inspección, verificación, realización de balances de masa etc utilizados por la Compañía Operadora que indique: nombre, dirección, nombre del responsable, teléfono y correo electrónico. - Resultados de laboratorio sobre análisis de fluidos o cromatógrafo en caso de gas. - Determinación de las Incertidumbres de las mediciones. 5.4 Informe de Auditoría La Empresa Auditora, debe elaborar un Informe de Auditoría, exhaustivo respecto a la auditoría realizada, el cual es propiedad de la Compañía Operadora. La Compañía Operadora y la Empresa Auditora deben entregar una copia del Informe de Auditoría a la DGFI, en la Sede del MEP Caracas, en un lapso no mayor de veinte (20) días, posteriores a la reunión de cierre de la auditoria. El Informe de Auditoría original estará siempre disponible en las oficinas de la Compañía Operadora, para que sea revisado por los Inspectores Regionales del MEP. El informe deberá ser elaborado y estructurado, siguiendo el formato y cubriendo todos los puntos y en el mismo orden que se indica a continuación: Por razones de simplicidad y uniformidad, el informe se hace para sistemas de medición en línea y en tanques, por lo que en cada caso el auditor elegirá los puntos que correspondan. En aquellos puntos que no apliquen para un caso en particular, se conservará el título del punto y se escribirá: No aplica. 1 RESUMEN EJECUTIVO INFORME DE AUDITORÍA CONTENIDO INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 11

12 1.1 Introducción 1.2 Nombre de la Compañía Operadora 1.3 Identificación y Ubicación de la Instalación y del SMFTC 1.4 Breve Descripción del SMFTC. 1.5 Nivel de Incertidumbre Existente y Proyectada 1.6 Opinión Acerca del Cumplimiento de las Normas Aplicables 1.7 Inconformidades Aceptaciones 1.8 Opiniones Generales acerca de los Procesos, Tecnologías y Personal 1.9 Conclusiones 1.10 Recomendaciones 2 DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL SMFTC 2.1 Memoria Descriptiva del SMFTC 2.2 Lista de Componentes del SMFTC 3. CONFORMIDAD CON LAS NORMAS APLICABLES 3.1 Introducción 3.2 Lista de Normas Aplicables 3.3 Elementos Primarios 3.4 Elementos Secundarios 3.5 Elementos Terciarios 3.6 Probador Patrón Fijo 3.7 Calibración de Tanques 3.8 Otros Equipos 3.9 Declaración de Trazabilidad de las Mediciones 3.10 Certificados de Acreditación de las Empresas Especializadas en Calibración y Análisis de Laboratorio Pruebas de Pozos 3.12 Análisis de Laboratorio 3.13 Observaciones 3.14 Recomendaciones 4 DETERMINACIÓN DE LAS INCERTIDUMBRES 4.1 Introducción. 4.2 Descripción de la Metodología y Normas Utilizadas para la Determinación de las Incertidumbres 4.3 Cálculo y Determinación de las Incertidumbres 5 OBSERVACIONES 5.1 Introducción 5.2 Documentación 5.3 Libros de Registro 5.4 Diseño - Tecnología de Medición 5.5 Instalación 5.6 Operación 5.7 Mantenimiento 5.8 Calibración INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 12

13 5.9 Contingencia 5.10 Computación (Hardware y Software) 5.11 Incertidumbres en la Medición 5.12 Control del Factor de los Medidores 5.13 Probador Fijo 5.14 Tablas de calibración de Tanques 5.15 Pruebas de Pozos 5.16 Cartas de Medición de Registradores y Software de Integración 5.17 Control de Precintos 5.18 Comparación con Resultados de Auditorías externas anteriores 5.19 Comparación con Auditorías internas Otras Observaciones 6 RECOMENDACIONES 6.1 Introducción 6.2 Probadores 6.3 Medidores y Registradores 6.4 Tablas de Calibración de Tanques 6.5 Procedimientos 6.6 Personal 6.7 Control de Variaciones en las Condiciones del Proceso 6.8 Pruebas de Pozos 6.9 Análisis de Laboratorio 6.10 Otras Recomendaciones 7 INCERTIDUMBRE ESTIMADA EN CASO DE LA ADOPCIÓN DE LAS RECOMENDACIONES 7.1 Introducción 7.2 Probadores 7.3 Medidores 7.4 Densidad en Condiciones de Operación 7.5 Cromatógrafos 7.6 Lazos de Calidad 7.7 Volumen del Tanque 7.8 Otras Incertidumbres 7.9 Incertidumbre Total 8 CERTIFICADO DE CONFORMIDAD CON NORMAS 8.1 Introducción 8.2 Copia del Certificado de Conformidad con Normas 8.3 Observaciones 9 DETERMINACIÓN DE LAS INFRACCIONES 9.2 Identificación, Descripción, Cuantificación y Análisis de las Infracciones 9.3 Observaciones 9.4 Recomendaciones INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 13

14 10 ANEXOS Anexo A: Certificados de la Empresa Auditora Anexo B: Planos-Esquemas Anexo C: Documentos Anexo D: Minutas de Reunión de Arranque, Cierre y otras Minutas Anexo E: Comunicaciones Varias Anexo F: Lista de Laboratorios Anexo G: Lista de Empresas de Servicios NOTAS: Notas Sección 3 Notas Sección 4 Notas Sección 5 - Se deberá indicar claramente, sin ambigüedades, en forma específica, en cada punto, si existen no conformidades con las normas aplicables. - Se deberá determinar y detallar, si los diferentes componentes del sistema o el sistema en su conjunto, cumplen funciones operacionales, además de funciones fiscales. - Se deberá detallar si el sistema y sus componentes están identificados, con placas de identificación, que indiquen que son sistemas fiscales. - Trazabilidad se refiere a los equipos patrones y equipos de calibración utilizados. - El cálculo de las incertidumbres se realizará según lo indicado en el punto 8.5 de las NTF para líquidos y el punto 8.2 de las NTF para gas. - Con respecto a la documentación: se deberá confirmar que los eventos principales, hayan sido apropiadamente registrados, incluyendo detalles de los equipos reemplazados. Deberá comprobarse y registrarse en este informe, si la Compañía Operadora comunicó al MEP, dichos cambios o reemplazos de equipos, según se obliga en la norma DGFI-INS-02: Instructivo para Establecer la Documentación que Debe Ser Sometida al MEP, por Parte de las Compañías Operadoras, Durante el Ciclo de Vida de los SMFTC. - Con respecto a los computadores de flujo y de volumen: se deberá corroborar: o Que las aplicaciones o programas de computación estén debidamente validados y que tengan certificados de validación. o Que todos los cambios requeridos en la programación y configuración, se hayan realizado e implementado correctamente. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 14

15 Notas Sección 8 o Que si se han realizado cambios estos no tengan impacto negativo sobre el cálculo de las mediciones. - Se deberá corroborar que todos los equipos de prueba estén en condiciones de servicio y que tengan certificaciones válidas emitidas por empresas u organismos competentes, autorizadas por el MEP. - En el caso en que la Empresa Auditora, determine que el SMFTC, cumple con las NTF y las normas indicadas en la sección Conformidad con las Normas Aplicables, deberá emitir un Certificado de Conformidad con Normas Dicho certificado contendrá / indicará: Logo y siglas del MEP Logo y nombre de la Empresa Auditora Logo y nombre de la Compañía Operadora Identificación y ubicación de la instalación y del SMFTC Las normas aplicables (NTF y otras) La fecha de caducidad del certificado Firma del Auditor Principal o Representante de la Empresa Auditora Una copia de dicho certificado se incorporará en esta sección. La Compañía Operadora y la Empresa Auditora, deberán entregar mediante comunicación escrita, una copia del Certificado de Conformidad con Normas a la DGFI Sede del MEP Caracas. Notas Sección 9 Notas Sección 10 Se entiende por infracción la medición de los hidrocarburos con una incertidumbre mayor a la fijada por las NTF ( ej: el sistema mide con 2 % de incertidumbre cuando las normas exigen 1 %) La empresa auditora deberá cuantificar las infracciones cometidas en términos de volúmenes correspondientes a un determinado período de tiempo (por ej 1500 barriles medidos de menos, en el período y etc). El volumen referido es la diferencia entre lo que realmente se midió considerando la incertidumbre del sistema de medición calculada durante la auditoría, y lo que se hubiera medido considerando la incertidumbre de medición establecida por las NTF. El período de tiempo debe también ser determinado por el auditor. Se refiere al tiempo durante el cual se haya determinado que el sistema de medición ha medido con una incertidumbre mayor a la establecida por las NTF. - Certificados de la Empresa Auditora se refiere a certificados en sistemas de calidad (ej según ISO 9000), certificados de Acreditación como Organismos Certificadores etc. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 15

16 - Además de los indicados se podrán agregar otros anexos que se consideren necesarios o convenientes FIN PUNTO 5 6 REGISTROS A continuación se enumera una lista no exhaustiva de los registros que se derivan de esta norma: Comunicación de la compañía Operadora, solicitando al MEP la aprobación del proceso de realización de la auditoría Oficio de aceptación de la realización de la auditoría por parte del MEP. Minuta de la Reunión de Arranque de la Auditoría Minuta de la Reunión de Cierre de la Auditoría Otras Minutas Comunicación de envío al MEP, por parte de la Compañía Operadora y la Empresa Auditora, del Informe de Auditoría y registro de recepción. Oficio de Aceptación o no Aceptación por parte del MEP del Informe de Auditoría. Comunicación de envío al MEP, por parte de la Compañía Operadora y la Empresa Auditora del Certificado de Conformidad con Normas. Comunicaciones varias. Los registros o copias de los mismos deberán archivarse en la DGFI Sede del MEP-Caracas 7 ANEXOS ANEXO A: ROL DE LOS LIBROS DE REGISTROS ANEXO A ROL DE LOS LIBROS DE REGISTROS Los Libros de Registro son indispensables para poder seguir la pista de los cambios y la historia de la operación de las instalaciones de SMFTC. El rol de los Libros de Registro es considerado vital para la comprensión de un sistema de medición y por este motivo su uso fue incluido en las NTF (Ver sección 13, NTF para líquidos). INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 16

17 Los Libros de Registro han sido tradicionalmente de papel, con las páginas numeradas, como precaución contra intentos de alterar o destruir evidencias de cambio o entradas de información posteriormente consideradas como erróneas. Los Libros de Registro tienen que ser mantenidos en el lugar de la instalación y se recomienda que sean de tipo electrónico para que puedan ser leídos remotamente por supervisores, autoridades y otros entes autorizados. Los Libros de Registro deben: Permitir comentarios y anotaciones que puedan ser introducidos de manera concisa, clara, firmados, con fecha y hora. Tener un libro para cada corriente (organizado en cadena). Incluir una sección para equipos comunes como son los lazos de calidad, el sistema supervisorio etc. Tener un libro exclusivo para el probador en el caso en que exista. Este debe contener información relacionada con su mantenimiento, calibración, la esfera incorporada, interruptores instalados, válvulas de control etc. Mantener en archivo, la información de los detalles resultantes de las pruebas efectuadas con el probador, tales como: fecha y hora de la prueba, temperatura del fluido, presión, corte de agua, factor del medidor etc. INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS A LOS SMFTC -DOC: DGFI-INS-04-REV:2 17