AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS EMCALIMA E.S.P. DE CALIMA EL DARIEN VIGENCIA 2004

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1 CONTROLADO SI X NO PAG 1DE 17 AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS EMCALIMA E.S.P. DE CALIMA EL DARIEN VIGENCIA 2004 CDV STCC No 010 DICIEMBRE DE 2005

2 CONTROLADO SI X NO PAG 2DE 17 AUDITORÍA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR EMCALIMA E.S.P. Contralora Departamental del Valle ALMA CARMENZA ERAZO MONTENEGRO Director Operativo de Control Fiscal GONZALO HERNANDEZ PAEZ Subdirector Técnico Cercofis Cali ALVARO JIMENEZ GARCIA Equipo de Auditoria CARLOS ALBERTO TORRES P. BETTY CARMONA VASQUEZ MARIA LUISA OSORIO CASTAÑO RAMON ELIAS JIMENEZ

3 CONTROLADO SI X NO PAG 3DE 17 TABLA DE CONTENIDO 1 INTRODUCCION 4 2 HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO 5 3 DICTAMEN 7 4 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Evaluación y Calificación del Sistema de Control Interno 10 Ambiente de control 10 Administración del riesgo 10 Operacionalización de los elementos 10 Documentación 11 Retroalimentación Evaluación por Líneas de Auditoría 11 Gestión de la Entidad 11 Área de Contratación 12 Área Financiera 14 Área del Archivo General 16 Quejas y Denuncias 17

4 CONTROLADO SI X NO PAG 4DE 17 INTRODUCCION La Contraloría Departamental del Valle del Cauca en desarrollo de su función constitucional y legal, en cumplimiento de su Plan General de Auditorias para el período 2004, practicó Auditoría con Enfoque Integral, Modalidad Regular, a la Empresa de Servicios Públicos EMCALIMA de Calima El Darien para la Vigencia Fiscal En desarrollo del proceso auditor se evaluaron, además de la Gestión de la Entidad, las áreas de Contratación, Presupuestal y Financiera, Sistema de Control Interno, y Archivo General para esa vigencia. Esta auditoría se realizó como resultado del mapa de riesgos establecido en la Subdirección Técnica Cercofis Cali, por cuanto en el último trienio no se practicó Auditoria Integral a esta Empresa Industrial y Comercial del Estado. Los hallazgos se dieron a conocer a la Administración en el momento en que se detectaron, dándole la oportunidad de controvertirlos en el proceso de la auditoría. La Contraloría Departamental del Valle del Cauca espera, con este informe, contribuir al mejoramiento continuo de la entidad y a una eficiente administración de los recursos públicos.

5 CONTROLADO SI X NO PAG 5DE HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO Por Acuerdo Municipal No.011 de junio 19 de 1997 se constituyó la Empresa de Servicios Públicos EMCALIMA en una Empresa Industrial y Comercial del Estado del orden municipal para la prestación de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado a la población de Calima El Darien. La Entidad no cuenta con Indicadores de Gestión debidamente formulados que le permitan medir los principios de eficiencia, eficacia y economía. No cuenta con mapa de riesgos que permita identificar las amenazas internas y externas a las cuales está sometida la Entidad. En la vigencia 2004 no se realizó evaluación al Sistema de Control Interno de la Entidad. La inexistencia de los procesos y procedimientos no permitió evaluar la aplicación de los mismos, de ahí que el nivel de confianza en el procesamiento de la información presupuestal y contable es bajo. El Comité de Control Interno no funciona. En el área de contratación se evidenció el incumplimiento de la normatividad vigente. La Administración no ha dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000, ni a la Circular No.001 de 2001 del Archivo General de la Nación, sobre la elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental al Comité Departamental de Archivo. El saldo registrado en la Cuenta Capital Fiscal del Patrimonio por $ del Balance General, a diciembre 31 de 2004, se encuentra sin los documentos soportes. No cuenta con un Plan Operativo Anual de Inversiones ni manual de funciones y de procedimientos.

6 CONTROLADO SI X NO PAG 6DE 17 La planta de personal, constituida por Acuerdo No.03 de mayo 2 de 1998, no especifica el número de cargos con sus respectivas funciones, que permita determinar conforme a la normatividad vigente si el personal vinculado es empleado público o trabajador oficial. No se aplicaron los ajustes tarifarios de conformidad con la metodología establecida por la Comisión Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Básico para el 2002, 2003 y 2004.

7 CONTROLADO SI X NO PAG 7DE DICTAMEN INTEGRAL Santiago de Cali, enero de 2006 Ingeniero LEONARDO DONADO BARCELO Gerente EMCALIMA E.S.P. Calima El Darién. La Contraloría Departamental del Valle del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el Art. 267 de la Constitución Política, practicó Auditoria con Enfoque Integral Modalidad Regular, a EMCALIMA E.S.P del Municipio de Calima El Darien, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su Gestión, el examen del Balance General a 31 de diciembre de 2004 y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2004, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas, se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables y la evaluación del Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por EMCALIMA E.S.P. y analizada por la Contraloría Departamental del Valle. La responsabilidad de la Contraloría consiste en producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por la Administración de la Entidad, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, calidad y eficiencia del Sistema de Control Interno y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, compatibles con los de general aceptación; por lo tanto requirió, de la planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el Informe. El control incluyó el examen, sobre las bases selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el

8 CONTROLADO SI X NO PAG 8DE 17 cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Control Interno. Concepto sobre la Gestión y Resultados No fue posible la evaluación de la gestión de la Entidad al carecer de un Plan Estratégico Institucional que incluyera el objetivo, meta estratégica, responsable, periodo de ejecución, el monto de recursos realmente asignados a cada proyecto e insumos, con el fin de medir el grado de eficiencia y economía en la administración de los recursos públicos puestos a su disposición. La Entidad no cuenta con Plan Plurianual de Inversiones, Plan Anual de Inversión ni Plan de Acción. El área de Facturación no ha implementado mecanismos de control y de fomento de la cultura del autocontrol. No se tiene registro de proveedores con la información que permita seleccionar de manera ágil y oportuna la propuesta de las mejores condiciones. No se ha dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y la Circular No 001 de 2001 del Archivo General de la Nación sobre la elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental al Comité Departamental de Archivo. Excepto por las observaciones presentadas en los párrafos anteriores las cuales no afectan en manera significativa el manejo de los recursos y los resultados de la administración conceptuamos que en la Gestión adelantada acata las disposiciones que regulan sus hechos y operaciones, no cuenta con un efectivo sistema de control interno que lo ubica en un nivel de riesgo alto. Conserva acertados criterios de economía, eficiencia y equidad. Opinión sobre los Estados Contables Los valores recaudados por facturación de los servicios públicos presentan una diferencia de $ por mayor valor entre lo recaudado de lo consignado. La Entidad no cumplió con la aplicación de los criterios de solidaridad y redistribución de ingresos para brindar subsidios a los usuarios de los estratos 1, 2 y 3 en los servicios públicos de acueducto y alcantarillado durante la vigencia.

9 CONTROLADO SI X NO PAG 9DE 17 En nuestra opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados contables de las EMCALIMA, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos mas significativos por e año terminado el 31 de diciembre de 2004 y loas resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas de Contabilidad generalmente aceptadas, prescritas por la contaduría general de la Nación Consolidación de hallazgos En desarrollo de la presente auditoria se establecieron, 24 hallazgos de tipo Administrativo y 4 hallazgos de tipo Disciplinario. Fenecimiento De conformidad con lo establecido en la Resolución No de diciembre 10 de 2004 de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, la cuenta correspondiente a la vigencia 2004 se fenece por cuanto el concepto sobre la gestión, teniendo en cuenta los principios de eficiencia, equidad y eficacia es favorable con observaciones, la opinión sobre los estados contables es con salvedad y el sistema de control interno los ubica dentro de un riesgo alto. Plan de Mejoramiento A fin de lograr que la labor de auditoria conduzca a que se emprendan actividades de mejoramiento de la gestión pública, la entidad debe diseñar un Plan de Mejoramiento que permita solucionar las deficiencias puntualizadas, documento que debe ser remitido a la Contraloría Departamental del Valle del Cauca, dentro de los quince (15) días al recibo del presente informe. El Plan de Mejoramiento debe detallar las medidas que se tomarán respecto de cada uno de los hallazgos identificados, cronograma en que implementarán los correctivos, responsables de efectuarlos y del seguimiento a su ejecución. EDGAR FABIO GARCIA CASTAÑEDA Contralor (E) Departamental del Valle del Cauca

10 4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA CONTROLADO SI X NO PAG 10DE Evaluación y Calificación del Sistema de Control Interno La Empresa de Servicios Públicos Municipales EMCALIMA, en la rendición de la cuenta no realizó la evaluación del Sistema de Control Interno con la metodología establecida por el Departamento Administrativo de la función pública, denominada Encuesta Referencial Versión 6.0. Ambiente de Control. La cultura del autocontrol es ineficiente ya que no existe el conocimiento y no se establecen responsabilidades. Administración del Riesgo El sistema de control interno no ha sido adaptado por la alta Dirección en ninguna de las áreas, cada funcionario es responsable del autocontrol en la identificación del riesgo. Operacionalización de los Elementos La Entidad no tiene implementado plan estratégico, plan de desarrollo, ni plan de acción, con sus respectivos métodos de evaluación con el fin de medir la eficiencia, eficacia y economía. La articulación de planes, programas, procesos y procedimientos y la relación entre las áreas misionales y de apoyo no se han desarrollado. La inexistencia de los procesos y procedimientos no permitió evaluar la aplicación de los mismos, de ahí que el nivel de confianza en el procesamiento de la información presupuestal y contable es bajo. El comité de compras para la adquisición de bienes no se encuentra implementado. La oportunidad en el suministro de la información generada por las diferentes áreas para la toma de decisiones es deficiente.

11 CONTROLADO SI X NO PAG 11DE 17 En la planta de cargos aprobada por la Junta Directiva mediante Acuerdo No 003 de 1998, no se establece el número de cargos, y los archivos de las hojas de vida no se encuentran actualizados, organizados ni foliados. Los contratos realizados por la Administración presentan ambigüedades y no existe coherencia de la denominación de los contratos con los trabajadores. En el área de facturación se tiene implementado el programa de INTEGRIN que presenta inconsistencias con la información impresa, no reconoce los abonos por recaudo de los servicios públicos, siendo ineficaz e inoportuna para la toma de decisiones administrativas. Al no existir una oficina o un responsable de dichas acciones, estos componentes no pudieron ser evaluados plenamente por la Comisión Auditora. Documentación No se ha dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y la Circular No 001 de 2001 del Archivo General de la Nación sobre la elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental al Comité Departamental de Archivo. Retroalimentación La Entidad no cuenta con Indicadores de Gestión debidamente formulados que le permitan medir los principios de eficiencia, eficacia y economía, Por tanto, en la gestión de la Entidad no se identificaron los procesos misionales y de apoyo. No tiene implementado el Comité de Control Interno. En el área de facturación no existen mecanismos de control. 4.2 Evaluación por Líneas de Auditoria Gestión de la Entidad Carece de un Plan Estratégico Institucional que incluya el objetivo, meta estratégica, responsable, periodo de ejecución, y el monto de recursos realmente asignados a cada proyecto e insumos, con el fin de medir el grado de eficiencia y economía en la administración de los recursos públicos puestos a su disposición. Por tanto, no se

12 CONTROLADO SI X NO PAG 12DE 17 realizó un proceso de seguimiento permanente a la ejecución del plan, de evaluación de sus avances y logros, a los planes de acción, a la gestión financiera y presupuestal, y a los proyectos. No existen los medios o mecanismos de información adecuados para el logro de las metas y objetivos de la organización. Se tiene un contrato de prestación de servicios para los recaudos que no beneficia a los usuarios de los servicios públicos dado que la atención al público está sujeta al horario bancario. No existen controles en el nivel de autoridad, responsabilidad y operatividad en los recaudos para la toma de decisiones. Los principios de eficiencia, economía, eficacia y equidad que integran los conceptos de gestión y resultados, no se pudieron evaluar ya que la información presupuestal y financiera no fue suministrada, existiendo una limitación al alcance. Área de Contratación Legalidad En desarrollo del control de legalidad realizado en el área de contratación se seleccionó para su revisión dos contratos de suministro por $ , dos de prestación de servicios por $ y catorce contratos laborales celebrados en la vigencia Contratos de prestación de servicios Al revisar el contrato de prestación de servicios No.005 con la firma D.B.O. Ingeniería se observó la falta de las actas de inicio, recibo y de liquidación. En el contrato de prestación de servicios No. 002 con la señora Luz Janeth Piedrahita Escobar, se observó que falta el análisis de conveniencia, presentación de propuesta, la póliza de manejo, póliza de cumplimiento, resoluciones de aprobación de pólizas, disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, antecedentes disciplinarios, antecedentes fiscales y penales.

13 CONTROLADO SI X NO PAG 13DE 17 Las anteriores carpetas no se encuentran debidamente foliadas contraviniendo el artículo 39 de la Ley 80 de 1993 y la Ley 594 de 2000, en lo atinente a preservación, inmutabilidad y seguridad en que deben conservarse. Contratos de suministro Las carpetas de los contratos de suministro No. 008, 020 de 2004 se encuentran mal archivadas, contraviniendo lo establecido en la Ley 594 de Contratos laborales Por Acuerdo No. 03 de mayo 2 de 1998 de la Junta Directiva se constituyó la planta de personal sin especificar el número de cargos ni las funciones que permitan establecer si el personal vinculado a la Entidad se clasifica como empleado público o trabajador oficial, incumpliendo el Art. 5 del Decreto 3135 de 1968 y el Art. 5 del Decreto Reglamentario 1848 de Las carpetas del personal vinculado presentan el contrato de trabajo y carecen de los certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales, el pago de la E.P.S. A.R.P,. exigidos por la Ley 190 de 1995 y la Ley 100 de Así mismo en la carpeta del señor GERARDO LOPEZ GALVIS, cuya vinculación se realizó por Resolución No. 05 de marzo 7 de 2003, no se aportó el acta de la posesión como Secretario Auxiliar y Financiero. El contrato de prestación de servicios con la señora Luz Janeth Piedrahita Escobar, cuyo objeto es el recaudo de los dineros por concepto de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado que factura EMCALIMA a sus suscriptores, carece del análisis de conveniencia, póliza de manejo, resolución de aprobación de las pólizas, certificado de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, antecedentes disciplinarios, fiscales y penales. Las hojas de vida del personal vinculado carecen de los documentos exigidos en la Ley 190 de 1995 y la Ley 100 de 1993, como certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y penales, afiliación a la E.P.S., A.R.P. etc.

14 Contratos de Obra Pública CONTROLADO SI X NO PAG 14DE 17 En el formato 7 de la rendición anual de la cuenta no se registraron contratos de obra pública y de consultaría en obra pública. Sin embargo, se estableció que se llevó a cabo el contrato de suministro No.020 de diciembre de 2004, cuyo objeto consistía en el suministro de materiales para reposición de redes de acueducto y alcantarillado en los Barrios San Vicente y Los Almendros del Municipio de Calima El Darien, lo cual no fue posible verificar su cumplimiento ya que no existe en la Entidad ningún documento que certifique la utilización de los materiales en los mencionados barrios. De la ejecución de las órdenes de gasto no fue posible verificar su cumplimiento debido a que no se aportaron los soportes. En lo referente a los recursos ejecutados y relacionados en el Formato 8 rendido en la cuenta anual, es necesario adjuntar los soportes que certifiquen estas inversiones en redes por $ , instalación por $ , y mantenimiento de redes por $ Área Financiera Se solicitó a la Administración Municipal información sobre la aplicación de los criterios de solidaridad y redistribución de ingresos para dar subsidios a los usuarios de los estratos 1, 2 y 3 en los servicios públicos de acueducto y alcantarillado durante la vigencia 2004, mencionando los porcentajes asignados, el número de subsidios asignados a cada uno de los estratos, el monto de la transferencia al Fondo se Solidaridad y Redistribución de Ingresos y la fuente de los recursos utilizados para el financiamiento de tales subsidios, adjuntando los extractos bancarios de la cuenta bancaria correspondiente, sin obtener respuesta durante el proceso auditor. Lo anterior en virtud del artículo 8 del Decreto No. 23 de agosto 10 de 2004, emanado de la Alcaldía Municipal de Calima El Darién, artículo 89 de la Ley 715 de 2001, artículo 50 de la Ley 142 de 1994 y artículo 5 de la Ley 689 de 2001 en concordancia con la Ley 42 de 1993.

15 Ejecución Presupuestal de Ingresos y Egresos CONTROLADO SI X NO PAG 15DE 17 La información de la ejecución presupuestal de Rentas y Recursos de Capital del formato F 3 y de Apropiaciones del formato F 4 para la vigencia fiscal 2004, no fueron aportados en la rendición anual de la cuenta ni en la etapa del proceso auditor, limitando el alcance. Los Comprobantes de Egresos no tienen el Registro Presupuestal, contraviniendo el Art. 20 del Decreto No de Análisis a los Estados Contables a diciembre 31 de 2003 Caja No existe el Boletín Diario de Caja para verificar los recaudos recibidos. El efectivo recaudado diariamente no fue consignado en su totalidad. No existen procesos y procedimientos confiables que permitan obtener una conciliación entre lo recaudado y consignado diariamente en bancos. Por lo anterior hubo una limitación al alcance para la revisión y análisis de caja. Bancos y Corporaciones Al verificar los valores recaudados por facturación de los servicios públicos de enero se presenta una diferencia de $ por mayor valor entre lo recaudado por facturación de los servicios públicos y las consignaciones relacionadas en el extracto de la cuenta corriente No del Banco Agrario. En febrero existe una diferencia de $ por mayor valor consignado en la citada cuenta bancaria, respecto de lo recaudado por la facturación de los servicios públicos. Al verificar los valores recaudados por facturación de los servicios públicos de marzo se presenta una diferencia de $ por mayor valor consignado en la cuenta corriente No del Banco Agrario.

16 CONTROLADO SI X NO PAG 16DE 17 En abril se presenta una diferencia de $ por menor valor consignado en la citada cuenta bancaria con relación a la facturación por los servicios públicos. En mayo existe una diferencia de $ por menor valor consignado en la citada cuenta bancaria con relación a lo facturado por los servicios públicos. En junio se presenta una diferencia de $ por menor valor consignado en la citada cuenta bancaria con relación a lo facturado por los servicios públicos. En julio se presenta una diferencia de $ por mayor valor en la sumatoria de la facturación con relación a lo consignado en la cuenta bancaria. Deudores Se registró en Otros Deudores $ por concepto del subsidio de acueducto y alcantarillado para los estratos 1, 2 y 3 del Municipio de Calima El Darien. La Entidad prestadora del servicio presentó cuentas de cobro durante la vigencia a la Alcaldía Municipal para la transferencia de los recursos destinados a sufragar los subsidios presupuestados por el Concejo sin obtener respuesta. La Alcaldía Municipal presupuestó $ para los subsidios a los servicios públicos con recursos del sistema general de participaciones, de los cuales ejecutó directamente $ El saldo por ejecutar, $ , no figura en recursos del balance como un superávit técnico para el Área del Archivo General No se tiene ningún criterio archivístico en la gestión documental. Existe un archivo central donde se ha depositado parte de los documentos sin un inventario documental que facilite su consulta. A la fecha no se ha dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000, ni a la Circular No 001 de 2001 del Archivo General de la Nación sobre elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental al Comité Departamental de Archivo.

17 Quejas y Denuncias CONTROLADO SI X NO PAG 17DE 17 La Contraloría Departamental del Valle del Cauca recepcionó el Oficio CACCI de mayo 24 de 2005 remitido por la Dra. SULAY SANCHEZ A., Personera Municipal de Calima El Darién, sobre la queja presentada por el Concejal OSCAR VILLADA contra la Empresa de Servicios Públicos EMCALIMA E.S.P, la cual fue incorporada al desarrollo de la auditoría. Para resolver la inquietud sobre la presunta irregularidad en el manejo tarifario por parte de EMCALIMA E.S.P, se consultó a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios sobre la obligatoriedad del incremento de tarifas para el 2004 y 2005 de las Empresas prestadoras de Servicios Públicos. Mediante oficio con radicación CACCI No de diciembre 9 de 2005, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios informa que las Empresas de Servicios Públicos tienen la obligatoriedad de dar aplicación a la Resolución CRA 287 de 2004, emitida por la comisión de Regulación de Agua y Saneamiento Básico, en la que se establece el plazo para presentar el reporte de estudio de los costos y dar aplicación al incremento tarifario. Igualmente se solicito al Ingeniero Saúl Enrique Pérez P., Presidente de la Junta Directiva de EMCALIMA E.S.P., copia de los actos administrativos que fijaron el reajuste tarifario en aplicación de la metodología establecida por la Comisión Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Básico para el 2002, 2003 y 2004, sin obtener respuesta. El Ingeniero Leonardo Donado Barcelo, Gerente de EMCALIMA E.S.P., informó por oficio G de diciembre 1 de 2005, que en los archivos de la empresa no se encontraron documentos con respecto a los ajustes tarifarios de 2002, 2003 y En el proceso auditor se constató que EMCALIMA E.S.P no realizó el reajuste tarifario de los servicios de acueducto y alcantarillado. Por consiguiente no se ha dado cumplimiento a las Resoluciones CRA 200 de 2002 y CRA 187 y 0306 de 2004.