MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL DECRETO NÚMERO DE 2011 ( )

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1 MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL DECRETO NÚMERO DE 2011 ( ) Por el cual se reglamenta la auditoría al Régimen Subsidiado, se establecen mecanismos para fortalecer la inspección, vigilancia y control de la Administración del Régimen Subsidiado y se dictan otras disposiciones. EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA En uso de sus facultades constitucionales, en especial de las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, en desarrollo de los artículos 118 y 119 de la Ley 1438 de 2011 y, CONSIDERANDO Que mediante la Ley 1438 de 2011 se reformó el Sistema General de Seguridad Social en Salud y en su Artículo 29 se estableció que las entidades territoriales administrarán el Régimen Subsidiado mediante el seguimiento y control del aseguramiento de los afiliados dentro de su jurisdicción, garantizando el acceso oportuno y de calidad al Plan de Beneficios. Que el Parágrafo Transitorio 1º del Artículo 119 ibídem, dispuso que los recursos a que refiere el Inciso 1º del Literal e) del Artículo 13 de la Ley 1122 de 2007 se aplicarán a la auditoría al Régimen Subsidiado para el cumplimiento del seguimiento y control del aseguramiento de los afiliados y el acceso oportuno y de calidad al Plan de Beneficios, la cual será contratada por las entidades territoriales con las empresas que para el efecto acredite la Superintendencia Nacional de Salud de acuerdo a la reglamentación expedida en virtud del presente Decreto. Que como parte de las reformas al Sistema General de Seguridad Social en Salud, la Ley 1438 de 2011, en el inciso 5º del Artículo 118, viabilizó la delegación de la facultad sancionatoria de la Superintendencia Nacional de Salud en las entidades del nivel departamental o distrital, a efecto de que éstas surtan la primera instancia de los procesos que se adelanten respecto de las entidades e instituciones que presten sus servicios dentro del territorio de su competencia. Que se hace necesario armonizar la precitada disposición con las funciones de auditoría reguladas mediante el presente decreto, en el sentido de fijar las directrices a las que deberán sujetarse los departamentos y distritos en su correspondiente jurisdicción para ejercer la facultad sancionatoria cuando por intermedio de la auditoría determinen la existencia de conductas de los municipios e Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado que afecten el acceso al aseguramiento y la prestación oportuna y con calidad al Plan de Beneficios de los afiliados al Régimen Subsidiado.

2 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 2 En mérito de lo expuesto, DECRETA: CAPÍTULO I AUDITORÍAS EN EL RÉGIMEN SUBSIDIADO Artículo 1. De la auditoría en el Régimen Subsidiado. Para efectos del presente decreto entiéndase por auditoría en el Régimen Subsidiado, el proceso de seguimiento, evaluación y control que de forma permanente y sistemática deberán efectuar las entidades territoriales para garantizar el aseguramiento que permita el acceso oportuno y con calidad al Plan de Beneficios de los afiliados mediante las entidades promotoras de salud; auditoría que deberá propender por una mejora continua en el Sistema General de Seguridad Social en Salud en el Régimen Subsidiado. Artículo 2. Contenidos de la auditoría. La auditoría comprenderá el seguimiento, evaluación y control al cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias asignadas a las Entidades Territoriales y a las Entidades Promotoras de Salud, en lo relacionado con el Régimen Subsidiado de la respectiva jurisdicción y deberá contener como mínimo los siguientes aspectos: 1. En relación con las entidades territoriales: a. Verificar que la entidad territorial mensualmente valide, actualice y depure la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) de su respectiva jurisdicción. b. Verificar que la entidad territorial efectúe el correspondiente reporte en el evento en que no proceda la novedad registrada por la Entidad Promotora de Salud en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA). c. Verificar que la entidad territorial tenga identificada la población pobre y vulnerable de su jurisdicción, así como los beneficiarios del Régimen Subsidiado, atendiendo las disposiciones que regulan la materia. d. Verificar que la entidad territorial disponga de mecanismos para la oportuna afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud de la población elegible. e. Verificar que la entidad territorial en el marco de su gestión ejerza acciones para garantizar el recaudo, flujo y ejecución de los recursos

3 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 3 con destinación específica para salud, así como el cofinanciamiento de la afiliación al Régimen Subsidiado. f. Verificar que la Entidad territorial tenga constituida la cuenta maestra mediante la cual efectúe el recaudo y giro de recursos del Régimen Subsidiado, de acuerdo a lo establecido en las normas correspondientes. 2. En relación con las Entidades Promotoras de Salud: a. Verificar que la Entidad Promotora de Salud mensualmente registre, actualice, depure y valide la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), con la información generada desde el momento de la afiliación, en lo relacionado con novedades de ingreso, traslados, actualización de las novedades, incluído el registro de fallecidos y que se garantice por parte de éstas, la disposición y entrega oportuna de la información a las entidades que de acuerdo con sus competencias la requieran al amparo de la normatividad que rige la materia, incluyendo las novedades por inconsistencias reportadas por la IPS. b. Verificar que la Entidad Promotora de Salud garantice el acceso oportuno y de calidad al Plan de Beneficios de los afiliados. Para el efecto, deberá determinar que aquella cuente con una red de prestación de servicios de salud que cumpla con los estándares definidos en la normatividad correspondiente y brinde a los afiliados los servicios con accesibilidad y oportunidad, debidamente contratada. c. Verificar la operación, el seguimiento y evaluación del sistema de referencia y contrarreferencia de la EPS y su red de prestadores de servicios de salud. d. Verificar el cumplimiento de las normas sobre autorizaciones en cuanto a los formatos y tiempos allí establecidos. Verificar que la Entidad Promotora de Salud haya enviado a los prestadores la base de datos con la identificación de los usuarios cubiertos. e. Verificar que la Entidad Promotora de Salud cumpla las normas del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad. Para el efecto, deberá establecer que dichas entidades tengan implementado el componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad en salud y reporten los indicadores del Sistema de Información para la Garantía de la Calidad.

4 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 4 f. Verificar que la Entidad Promotora de Salud cumpla con la entrega de información tanto a los usuarios como a las entidades territoriales y demás entidades de dirección, inspección, vigilancia y control. Respecto de los usuarios, en lo relacionado con la entrega a sus afiliados de la carta de derechos y carta de desempeño, divulgación de red de servicios, acceso al Plan de Beneficios e indicadores de calidad y resultados en salud, y en general, toda la información que en el marco de la normatividad vigente deba ser suministrada. g. Verificar que la Entidad Promotora de Salud realice evaluación sistemática de la satisfacción de sus usuarios con respecto al ejercicio de sus derechos, al acceso, oportunidad y a la calidad de sus servicios. h. Realizar análisis sistemáticos y periódicos de la suficiencia de su red de prestadores. i. Verificar que la Entidad Promotora de Salud realice a su red de prestadores, procesos sistemáticos y periódicos de: 1. Auditoría de calidad a las Instituciones Prestadores de Servicios de su red, en donde se audite el desarrollo del Programa de Auditoría para el Mejoramiento de la Calidad de la Atención de Salud. 2. Consulta en el Registro especial de prestadores sobre la vigencia de la habilitación, los servicios habilitados frente a los servicios contratados, en desarrollo de su red de prestadores de servicios. 3. Seguimiento al cumplimiento de las metas e indicadores definidos en los acuerdos de voluntades suscritos entre las Entidad Promotora de Salud y los prestadores de servicios de salud, que monitoricen las condiciones de accesibilidad, oportunidad, pertinencia, seguridad y continuidad en la atención a sus afiliados. 4. Monitoreo y seguimiento a planes de mejoramiento de la calidad de la atención en salud desarrollados por las Instituciones Prestadores de Servicios. j. Verificar que la Entidad Promotora de Salud efectúe a los prestadores de servicios de salud los pagos y defina las glosas dentro de los términos y plazos señalados en las normas vigentes, incluidos los pagos que se realicen mediante el mecanismo de giro directo por parte de la Nación. k. Verificar que la Entidad Promotora de Salud tenga constituida una cuenta maestra mediante la cual efectúe el recaudo y giro de

5 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 5 recursos del Régimen Subsidiado, de acuerdo a lo establecido en las normas correspondientes. l. Verificar que la Entidad Promotora de Salud reporte al Ministerio de la Protección Social, dentro de los términos establecidos, la información sobre negación de servicios. Parágrafo. Sin perjuicio de los contenidos señalados en el presente artículo, las entidades territoriales podrán establecer contenidos adicionales propios de las actividades de auditoría como parte de las obligaciones a cargo de las empresas auditoras con quienes suscriban los correspondientes contratos. Artículo 3. Informes de auditoría. Las entidades auditoras deberán presentar ante la Superintendencia Nacional de Salud, con copia a los departamentos y distritos, el informe de las entidades auditadas con copia a los departamentos y distritos correspondientes en los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente al bimestre auditado. Igualmente, la entidad auditora deberá presentar un informe final para efectos de proceder a la liquidación del correspondiente contrato, el cual consolidará los informes bimestrales generados durante la vigencia del contrato, así como los resultados de los planes de mejoramiento adelantados por las entidades auditadas. Parágrafo 1º. Sin perjuicio de los informes de que trata este artículo, las entidades territoriales podrán solicitar a las firmas auditoras la presentación de informes adicionales propios de las actividades de auditoría, lo cual debe quedar claramente definido en el contrato. Parágrafo 2º. De evidenciarse en los informes de auditoría que los hallazgos afectan la prestación del servicio de salud o los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, la entidad auditora procederá de forma inmediata a informar o denunciar tal situación a las autoridades competentes. Artículo 4º. Plan de Mejoramiento. Cuando del informe bimestral se establezcan hallazgos respecto de las entidades auditadas en relación con los contenidos de que trata el presente decreto, que vulneren las disposiciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud y consecuentemente, afecten el acceso al aseguramiento y a la prestación oportuna y con calidad al Plan de Beneficios de los afiliados al Régimen Subsidiado, en el marco de lo establecido en el Artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, la auditoría procederá a desplegar la actuación correspondiente, informando de tal situación a la entidad territorial con el objeto de que ésta solicite a la EPS, la corrección inmediata o la suscripción de un plan de mejoramiento. El plan de mejoramiento contendrá como mínimo, lo siguiente:

6 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 6 1. Relación de los hallazgos que motivaron la suscripción del plan. 2. Acciones correctivas para eliminar la causa del hallazgo. 3. Cronograma en el cual se adelantarán las acciones 4. Los demás asuntos que sean procedentes para garantizar el control del aseguramiento de los afiliados y el acceso oportuno y de calidad al Plan de Beneficios. Parágrafo. Si la entidad territorial o la entidad auditora determinan el incumplimiento del plan de mejoramiento, remitirá el informe correspondiente al departamento como a la Superintendencia Nacional de Salud para lo de su competencia. Artículo 5. Financiación de la auditoría. De acuerdo con lo previsto en el Artículo 119 de la Ley 1438 de 2011 en concordancia con el Literal e) del Artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, los municipios, distritos y departamentos con áreas no municipalizadas destinarán hasta el 0,4% del total de los recursos del Régimen Subsidiado para la contratación de la auditoría a que refiere el presente decreto. Adicionalmente, estas entidades podrán destinar recursos propios, para este propósito. Artículo 6. Estandarización de la auditoría. Para efectos de adelantar la auditoría aquí prevista, la Superintendencia Nacional de Salud establecerá una metodología estandarizada, la cual se soportará en desarrollos de tecnología e información, correspondiéndole a la citada Superintendencia brindar acompañamiento a las entidades territoriales en el proceso de implementación de dicha estandarización. CAPÍTULO II ACREDITACIÓN DE LAS EMPRESAS DE AUDITORÍA EN EL RÉGIMEN SUBSIDIADO Artículo 7º. Acreditación. La Superintendencia Nacional de Salud acreditará a las entidades que cumplan los requisitos legales, financieros y técnico - administrativos establecidos en el presente decreto, para participar en el concurso de méritos que deberán adelantar las entidades territoriales, encaminado a la selección de las entidades que realizarán la auditoría del Régimen Subsidiado. Artículo 8. Condiciones para la acreditación. La Superintendencia Nacional de Salud acreditará a las entidades que cumplan las siguientes condiciones: 1. De orden legal: REQUISITO DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Personas jurídicas debidamente constituidas, cuyo Certificado de Existencia y

7 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 7 objeto social sea o comprenda el ejercicio de actividades de: consultoría, auditoria, investigación, interventoría, evaluación y/o diseño de proyectos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud. Acreditar experiencia mínima de dos (2) años, contados a partir de la presentación de la documentación, en alguna de las siguientes actividades: i) Asesoría, y/o asistencia técnica, a Entidades Territoriales en la gestión y operación del Sistema de Seguridad Social en Salud. ii) Interventoría a contratos de aseguramiento. iii) Auditoría de procesos en el Régimen Contributivo o Subsidiado de Salud. iv) Asesoría, consultoría o evaluación de procesos a los integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en materia de seguridad social en salud. Representación Legal, con fecha de expedición no superior a 30 días al momento de su presentación. Certificaciones de experiencia expedidas por las entidades contratantes, en las cuales conste el objeto contratado y el periodo o periodos en que se ejecutó, el cumplimiento del contrato, si fue objeto de algún tipo de sanción por incumplimiento, si se decretaron caducidades o terminaciones unilaterales o copia auténtica del contrato. Si se encuentra en ejecución, acompañada de una certificación de la entidad contratante en la cual incluya los mismos datos de las anteriores. Certificar la no existencia de conflictos de interés o inhabilidades para contratar con el Estado. Garantizar la idoneidad de la firma auditora, así como la de las personas naturales que conforman la firma auditora y la de sus administradores Declaración juramentada en donde conste la inexistencia de conflicto de interés para el desarrollo de las actividades o inhabilidades para contratar con el Estado. Hojas de vida de las personas que se han asociado, miembros de Junta Directiva y de las que actúan como administradores y representante legal. 2. De orden financiero: REQUISITO Patrimonio total superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social, capital fiscal o aportes sociales, según corresponda. Nivel de Endeudamiento inferior al setenta por ciento (70%) Nivel de Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) < 0,70 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados) certificados por el Representante Legal y dictaminados por el Revisor Fiscal si está obligado a ello, a la última fecha de corte disponible. Acompañados de copia de la tarjeta profesional del contador público que suscribe los Estados Financieros y copia de la tarjeta profesional del Revisor Fiscal si estuviere obligado.

8 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 8 3. De orden técnico - administrativo: REQUISITO Disponer una organización administrativa y financiera que le permita responder a las obligaciones derivadas de la auditoría. Disponer de procesos y procedimientos establecidos para el cumplimiento de las funciones de la entidad. DOCUMENTACIÓN REQUERIDA Organigrama en el cual se identifiquen con claridad las áreas que conforman la entidad, incluyendo cargo y nombre del personal directivo, destacando el área específica responsable de dirigir las actividades de auditoría del Régimen Subsidiado. Resumen de los procesos para el desarrollo de sus actividades, particularmente el proceso relacionado con la auditoría del Régimen Subsidiado. Disponer de infraestructura física y tecnológica que permita el desarrollo del objeto social de la entidad y en particular la atención de las necesidades derivadas del ejercicio de la auditoría en el Sistema de Seguridad Social en Salud. Disponer de sistemas de información que le permitan garantizar la confiabilidad y seguridad del registro, captura, transmisión, validación, consolidación, reporte y análisis de los datos financieros, administrativos y demás propios de la operación. Relación de la sede principal y sedes alternas (si las tiene) con que cuente la entidad auditora. Relación detallada de la infraestructura tecnológica (software, hardware, redes y sistemas de comunicación, entre otras), con sus licencias de uso. Modelo entidad relación que contenga el esquema general del sistema (s) de información que posea la entidad. Parágrafo 1º. Las entidades que se encuentren relacionadas en el boletín de deudores morosos de la Contaduría General de la Nación, no podrán participar en el proceso de acreditación que realizará la Superintendencia Nacional de Salud. Artículo 9º. Procedimiento para la acreditación. Las empresas interesadas en obtener la acreditación por parte de la Superintendencia Nacional de Salud para participar en el concurso de méritos orientado a la selección de las entidades que efectuarán la auditoría en el Régimen Subsidiado, deberán remitir a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud de la Superintendencia Nacional de Salud, la documentación de que trata el Artículo 8º del presente decreto. La Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud de la Superintendencia Nacional de Salud, deberá evaluar la documentación presentada por dichas empresas, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción y de encontrar que la documentación cumple los requisitos del Artículo 8º de este decreto, procederá a expedir el correspondiente

9 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 9 acto administrativo de acreditación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término anterior. Si de la evaluación se constata la falta de alguno de los requisitos a que refiere el Artículo 8º de este decreto, así deberá informarlo a la respectiva empresa dentro del término de los diez (10) días a que refiere el inciso anterior, para que ésta, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación, subsane lo pertinente, caso en el cual, el acto administrativo de acreditación deberá expedirse dentro los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término para subsanar. Si la empresa no subsana lo pertinente en el término señalado para ello, se entenderá que desiste de la solicitud y se procederá al archivo de la documentación. Parágrafo. Los requisitos de que trata el Artículo 8º de este decreto serán publicados en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud, quien a su vez, mantendrá en dicha página el listado actualizado de las entidades acreditadas. Artículo 10º. Vigencia y renovación de la acreditación. La acreditación tendrá una vigencia de tres (3) años contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que la otorga y los acreditados podrán solicitar su renovación hasta seis (6) meses antes al vencimiento del período de acreditación, de acuerdo con los lineamientos que para el efecto expida el Ministerio de la Protección Social o la entidad que haga sus veces. Artículo 11º. Revocatoria de la Acreditación. La Superintendencia Nacional de Salud podrá revocar la acreditación a las empresas auditoras ante el incumplimiento de los contratos debidamente declarados por el municipio o cuando se modifiquen o desaparezcan alguna de las condiciones por las cuales se otorgó la acreditación de cualquiera de los requisitos para su otorgamiento. Lo anterior sin perjuicio de las sanciones que se le impongan por las autoridades correspondientes. CAPÍTULO III CONTRATACION DE LA AUDITORÍA Artículo 12. Contratación de la auditoría. Con base en el listado de empresas de auditoría que se encuentren acreditadas por la Superintendencia Nacional de Salud para el momento del inicio del respectivo proceso de selección, las entidades territoriales responsables del aseguramiento adelantarán un concurso de méritos el cual se sujetará a las disposiciones del Estatuto General de Contratación Administrativa, con el fin de seleccionar a la empresa que realizará la auditoría dentro de su territorio, cuyas obligaciones deberán contemplar como mínimo, los contenidos de la auditoría y la presentación de informes a que refieren los Artículos 2º, 3º y 4º del presente decreto. La auditoría para cada vigencia tendrá que estar contratada antes del primero (1 ) de abril de cada año.

10 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 10 Parágrafo. Las entidades territoriales responsables del aseguramiento que en el marco del artículo 14 del Decreto 971 de 2011, hayan suscrito contratos para el seguimiento y control del aseguramiento del Régimen Subsidiado continuarán ejecutándolos hasta su terminación, sin que puedan se prorrogados una vez expedido el presente decreto. Artículo 13. Asociación entre entidades territoriales para contratar la auditoría. Las entidades territoriales responsables del aseguramiento podrán asociarse con el fin de convocar y llevar a cabo los concursos de méritos y celebrar los contratos de auditoría de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. Artículo 14. Vigilancia de la auditoría en el Régimen Subsidiado. De conformidad con lo establecido en el Parágrafo Transitorio 1º del Artículo 119 de la Ley 1438 de 2011, la Superintendencia Nacional de Salud ejercerá vigilancia sobre el proceso y ejecución de la contratación de la auditoría del Régimen Subsidiado a que refiere este decreto. CAPITULO IV MECANISMOS PARA FORTALECER LA ADMINISTRACION DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO A CARGO DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES Artículo 15. Facultad Sancionatoria. Los departamentos y distritos acorde con la delegación de la facultad sancionatoria que llegue a efectuar la Superintendencia Nacional de Salud de conformidad con lo establecido en el Artículo 118 de la Ley 1438 de 2011, podrán sancionar en primera instancia a las entidades e instituciones que operen en su jurisdicción, respecto de las cuales, por conducto de la auditoría, se determine la existencia de conductas que vulneren las disposiciones del Sistema General de Seguridad Social en Salud y que se enmarquen en las establecidas en el Artículo 130 de la precitada ley. Artículo 16. Procedimiento. Para efecto de lo dispuesto en el artículo anterior, dichas entidades deberán supeditarse al procedimiento que establezca la Superintendencia Nacional de Salud en cumplimiento de lo previsto en el Artículo 118 de la Ley 1438 de 2011 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. CAPITULO V DISPOSICIONES FINALES Artículo 17. Incumplimiento en el flujo de recursos de esfuerzo propio. En el evento en que la entidad territorial o establezca que la Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado no ha realizado el pago oportuno a la red

11 DECRETO NÚMERO DE 2011 HOJA No 11 contratada, procederá en el marco de sus responsabilidades de seguimiento y control al aseguramiento y en aras de apoyar las facultades de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, a informarle a la precitada entidad de tal situación con el objeto de que la evalúe y de ser el caso, autorice la suspensión del giro de dichos recursos a la Entidad Promotora de Salud y concomitantemente, autorice el giro directo. Artículo 18. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias. Dado en Bogotá, D.C., a los PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

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