Proyecto: Sistema de Gestión y Control de Procesos de Proyectos y/o Programas

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1 ANEXO DOS Proyecto: Sistema de Gestión y Control de Procesos de Proyectos y/o Programas Fecha: Mayo de 2015 Ciudad Juárez, Chih., México INTRODUCCIÓN Las Tecnologías de Información (TI) cobran cada día mayor importancia como herramienta y recurso insustituible dentro del proceso de toma de decisiones en las organizaciones, por tal razón es primordial para la competitividad de los gobiernos, que éstas se mantengan alineadas al desarrollo estratégico de sus políticas públicas.

2 El acelerado ritmo de los cambios tecnológicos, la entrada en vigor de leyes y reglamentos a nivel federal y estatal que fomentan la conservación, distribución y consulta de documentos mediante el uso de Tecnologías de Información, así como lo estipulado en el eje estratégico de "Gobierno y Convivencia Ciudadana" del Plan Municipal de Desarrollo , hacen necesario que la Administración Municipal de Juárez, realice acciones que den cumplimiento a los estipulado en las leyes mencionadas. OBJETIVO GENERAL Fortalecer la gestión y control de procesos de proyectos así como los programas que maneja la Coordinación General de Planeación y Evaluación dotando de todos los componentes de software que garanticen el manejo, información y administración de la información de esta dependencia. JUSTIFICACIÓN En un ámbito de gobierno donde la obtención y administración de recursos de la federación es un factor indispensable para impulsar las tareas municipales, se hace cada vez más frecuente el uso, diseño e implementación de novedosas herramientas administrativas y tecnológicas, que permitan ser eficiente el ejercicio de la función pública. La rápida evolución que se da en el campo de las tecnologías de información, proporciona un excelente medio para la implementación de acciones tendientes a lograr este propósito. Esta administración analítica, además de proporcionar información acerca de las características del seguimiento de los proyectos, sirve como herramienta de soporte en los procesos de decisión venideros. Por eso, es necesario que la información que se encuentra dispersada y que no cuenta con base de datos sea administrada mediante un sistema de información que pueda desplegarse en cualquier plataforma tecnológica, así como en diferentes sistemas operativos, elevando con esto la posibilidad de que la Coordinación General de Planeación y Evaluació, así como el ciudadano pueda tener más transparencia al tener disponible toda la información que le es relevante. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

3 DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO En base a las necesidades de la Administración Municipal en el concepto de Actualización Tecnológica, es necesario contar con un sistema que cuente con las siguientes características: Una plataforma que soporte desarrollo a 64bits como JAVA, ORACLE, PHP o en su caso a la versión más reciente como Power Builder , el cual tiene capacidad de desarrollo para plataformas de 32 y 64 bits, dependiendo de la plataforma de destino, para de esta manera tener la capacidad de compilar para diferentes plataformas: a). 32-bit (default): compila la aplicación para correr en cualquier ambiente de 32-bit, x86- compatible common language runtime b). 32-bit or 64-bit: compila la aplicación para ejecutarse en cualquier plataforma de Windows de 32 y64-bits Performance para la aplicación a desarrollar La Implementación de 64 bits proporciona una interfaz para desarrollar diferentes tipos de aplicaciones, especialmente las aplicaciones para las plataformas Windows de 64 bits. Este tipo de aplicación puede utilizar más de 4GB de RAM, y tiene un mejor rendimiento que sus contrapartes de 32 bits. 51/doc/html/title.html Que el desarrollo de la aplicación este debidamente documentada, diagramas de contexto, diagramas de flujo de información, diccionario de datos, conexión a la base de datos así como el código fuente debidamente etiquetado para señalar procedimientos, operaciones y funciones. Desarrollo compatible con el Sistema de Administración Financiera (SAF) del Municipio. Es importante señalar que módulos con los que debe de contar la aplicación y que sean compatibles con las nuevas plataformas tecnológicas son los siguientes: Módulo 1. Gestión de Proyectos y/o Programas no incluida en el Presupuesto de Egresos del ejercicio. En este módulo las Dependencias solicitarán mediante el llenado del formulario correspondiente, los recursos adicionales a los establecidos en el Presupuesto de Egresos del ejercicio, mediante el llenado de una ficha técnica digital que la Comisión de Gasto Financiamiento valorará y calificará con el nivel de pertinencia. Las Dependencias podrán consultar en el semáforo del sistema el status que guarda su gestión y en su caso el nivel de pertinencia asignado. La totalidad de gestiones se integraran de manera automatizada a la base de datos en la Página de Transparencia del Municipio.

4 Áreas involucradas: Dependencias solicitantes Comisión Gasto Financiamiento Secretaría Técnica Módulo 2. Registro de Proyectos y/o Programas aprobadas en el Presupuesto de Egresos y/o por la Comisión de Gasto Financiamiento; Asignación de cuentas presupuestales. En este módulo las Dependencias llenan en línea el Expediente Técnico de cada proyecto, que independientemente de las características normativas, metodológicas y técnicas que deban integrarse incluirá: Eje de desarrollo Definición de los objetivos Metodología del marco lógico matriz de indicadores Indicadores de Resultados Mecanismos de evaluación de cumplimiento de metas Proyección financiera Al completar el Expediente la Coordinación General de Planeación y Evaluación aprobara en su caso la integración del expediente y asignara Cuenta Contable, una vez asignada la cuenta, Tesorería Municipal Verificara la Suficiencia Presupuestal con firma electrónica. Áreas involucradas: Dependencias solicitantes Tesorería Municipal Coordinación General de Planeación y Evaluación Módulo 3. Proceso de Adquisición de bienes, contratación de prestación de servicios, contratación de Obra Pública; Formalización del Contrato u Orden de Compra; Registro del Momento Contable. En esta etapa se monitorean mediante el semáforo, los plazos legales y las actividades que habrán de cumplirse de acuerdo con la Ley de Adquisiciones y/o la Ley de Obra Pública. Se integra en este proceso la formalización de la Orden de Compra y/o contrato que se celebre entre el Municipio y el prestador del servicio, bien o ejecutor de la obra, mediante el registro en línea del proceso que permita a todas las áreas involucradas identificar a través del semáforo el avance del trámite.

5 Registro contable automatizado, afectando el presupuesto comprometido en el Sistema de Administración Financiera (SAF) Áreas involucradas: Dependencia ejecutora Oficialía Mayor Obras Públicas Secretaría del Ayuntamiento Tesorería Municipal Coordinación General de Planeación y Evaluación Módulo 4. Ejecución y Seguimiento del proyecto. En esta modulo el sistema debe registrar la información que alimenten las dependencias de los avances físicos y financieros, lo que permitirá conocer en tiempo real los momentos contables de: presupuesto ejercido, modificado, devengado y pagado; el control deberá de registrarse por: proyecto, tipo de fondo, dependencia, contrato. a. Avance físico. La dependencia administradora del proyecto y la CGPE registrarán las actividades de ejecución y seguimiento del proyecto para cada una de las actividades que se hayan calendarizado y semaforizado. b. Avance financiero. La Tesorería mediante las pólizas, recibos, pagos, transferencias y demás registros contables que registre en el sistema, generará información automatizada del estado financiero que guarda el proyecto. Áreas involucradas: Dependencia ejecutora Oficialía Mayor Obras Públicas Tesorería Municipal Coordinación General de Planeación y Evaluación Módulo 5. Módulo de evaluación. Acorde a las metodologías del sistema de evaluación del desempeño de programas que involucran recursos del erario público, el sistema contendrá los formatos para el registro de evaluaciones. Las evaluaciones, observaciones y medidas de mejora que se registren o la firma electrónica de conformidad con las etapas de responsabilidad conjunta en el proyecto se informarán y registrarán mediante el sistema de semaforización de actividades y

6 responsabilidades antes descrito. Se activan los procesos, formatos y listas de verificación que aquí se describen: a. Registro de evaluación; b. Remisión de MIR y resultado de evaluación por parte de la instancia evaluadora; c. Registro de observaciones y medidas de mejoramiento formuladas por la Dependencia, Tesorería Municipal, Oficialía Mayor u Obras Públicas según corresponda, Coordinación de Planeación y Evaluación y Contraloría Interna. Modulo 6. Módulo de Transparencia. A partir del Registro de Aprobación del Proyecto, éste se hará público en la página de transparencia del Municipio a través de un diagrama de flujo con notas informativas de cada etapa del proceso conforme se registren en el sistema. La publicidad del proyecto se realizará con la semaforización correspondiente. CONCLUSIONES Al término de este proyecto, se reflejará un servicio de calidad a la ciudadanía, así como al interior de las actividades del Gobierno Municipal, el trabajo diario se llevará de manera certera y confiable, el uso, flujo, así como el resguardo de la información de forma segura, cumpliendo con la necesidades de un gobierno transparente y eficiente. Es propósito de la Administración Municipal , coadyuvar a las Dependencias Municipales y Organismos Descentralizados para ofrecer más y mejores servicios que reditúen en una mejor calidad de vida de los Juarenses, garantizando ofrecer mejores servicios, redituando así, en un mayor fortalecimiento de la gestión y administración de las finanzas municipales, aumentado la calidad de vida de los Juarenses.

7 ANEXOS Anexo 1: