producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

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1 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 Controlar la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales internas y externas que llegan a la Administración Municipal, y que son entregados a través de la ventanilla del C.A.D. y de las dependencias que se encuentran ubicadas fuera del Palacio Municipal y que en razón a sus funciones deben recibir directamente, así como aquellos que se reciben por otros medios tecnológicos y/o entregados por personas naturales o jurídicas. Centralizar los consecutivos de estas comunicaciones oficiales en un solo lugar. 2. ALCANCE Aplica a las Secretarías de la Administración Municipal de Envigado y a la ciudadanía que requiera radicar documentos para ser tramitados en el municipio. 3. RESPONSABLES Es responsabilidad del Jefe del Grupo de Administración Documental, aplicar adecuadamente éste procedimiento. 4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. (No todas generan trámite al interior de la entidad). Correo electrónico ( ): Mensajes electrónicos que se pueden enviar y recibir a través de un servicio de red mediante sistemas de comunicación electrónicos. Se pueden enviar y recibir no solamente textos sino todo tipo de documentos. Documento: Información y su medio de soporte. Documento Público: El que produce, prosee o maneja una entidad pública. Elaboró: Auxiliar Administrativo Revisó: Representante de Calidad Firma: Firma: Firma: Aprobó: Grupo Primario de Secretaria Administrativa Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA Fecha: DD/MM/AAAA

2 Página 2 de 6 Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Anexos: Complemento de un documento remisorio, puede ser en soporte papel u otros soportes (CD s, Videos, planos, etc.). Documento electrónico: es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, los cuales permanecen es estos medios durante su ciclo vital. Son producidos por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Empastado: Conjunto de documentos encuadernados en pasta. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Gestión Documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración Municipal, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de hacer más eficiente y eficaz su utilización, conservación y consulta. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual la Administración Municipal asigna un número de consecutivo a las comunicaciones recibidas y producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. (archivos audiovisuales, fílmicos, sonoros, etc.). Unidad de Correspondencia: La Administración Municipal cuenta con el Centro de Recepción de documentos que gestiona de manera centralizada y normalizada los servicios de recepción, radicación, digitalización y distribución de los documentos de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental.

3 Página 3 de 6 5. POLITICAS DE OPERACIÓN a. Recibir los documentos que realmente sean para la administración municipal. b. Utilizar siempre el sello del reloj para el recibido oficial de los documentos. c. Ingresar la información en las bases de datos disponibles para el registro de los documentos. 6. CONTENIDO N o. ACTIVIDAD (Descripción) RESPONSABLE TIEMPO EXTERNA: Se inicia con la recepción de los documentos que ingresan a la Administración Municipal por la ventanilla del C.A.D. De igual manera se reciben comunicaciones por fax, correo electrónico, mensajeros o personalmente. 3 1 Revisar que el documento realmente corresponda a una dependencia y/o destinatario de la Administración Municipal, en caso contrario se devuelve al usuario haciéndole la observación correspondiente. En el caso de que el documento se reciba a través de un servicio de correo y que no sea posible determinar que el destinatario es competencia de la Administración Municipal, se elaborará oficio de devolución a la entidad remitente indicando causal de la devolución. INTERNA: Recibir del usuario interno los documentos a través de la carpeta de los recorridos internos ó ventanilla, tanto la correspondencia para circulación interna o con destino a clientes externos. EXTERNA: 2 Verificar que el documento tenga la firma, anexos y copias cuando los mencione. Si los anexos están incompletos dejar la anotación en el en el formato establecido para ello y en caso de que sea entregado en forma personal, informarlo al usuario en forma inmediata. INTERNA: Revisar que los documentos estén completos, firmados y que cumplan con las normas institucionales. 3 A las notas internas se les coloca el sello de reloj y el número consecutivo manual que se lleva en base de datos destinada para ello (archivo de Excel). Se reparten de acuerdo a los códigos de las dependencias. 3 EXTERNAS:

4 Página 4 de 6 Verificar en la carta los datos del remitente y en el caso que estos no estén relacionados, anexar el sobre al documento que están entregando. Se debe contar al menos con un teléfono o dirección para dar respuesta. Si la carta tiene fecha de más de ocho días de diferencia con la fecha de recibo; anexarle el sobre, ya que en este consta la fecha en que el remitente puso el sobre en el correo. INTERNAS: Para el caso de las cartas, verificar que tanto la carta como el sobre contengan los datos completos de destinatario y las normas internas establecidas para la elaboración de documentos. Para los demás documentos, realizar la verificación de requisitos. EXTERNAS: Imprimir en el documento el sello de reloj de recibido en la parte superior derecha del documento que da constancia de la fecha y hora de llegada. Escribir iniciales de quien recibió, en el sello de reloj al frente de la palabra recibido y por qué medio llegó ya sea m (mensajero), SPN (Servicios Postales Nacionales), SERV (SERVIENTREGA) o P (personal), F (fax), (correo electrónico) en la parte inferior derecha del documento. En caso de ser otro distinto a los mencionados anteriormente, hacer la anotación respectiva precisando el nombre del medio correspondiente Para las entregas por mensajería o las que realizan personalmente, debe firmarse las guías en señal de aceptación a los primeros y en el segundo caso, colocar sello de reloj y firmar en copia del documento entregado. Tanto las guías como copias del documento entregado, se devuelven a quienes hacen entrega de la documentación. Clasificar la correspondencia en personal, general y oficial. PERSONAL: Se avisa al destinatario para que reclame en el C.A.D. o se le remite en la carpeta de la dependencia en el recorrido que le corresponda. Cuando no se tiene claridad si es o no personal, se hace el mismo procedimiento y se agrega formato preestablecido dirigido al destinatario para que indicando si la presente comunicación es de carácter oficial, favor devolver al CAD para radicar. GENERAL: Son las comunicaciones que no implican compromisos ni respuestas, como sucede en el caso de catálogos, invitaciones, revistas y publicaciones. Estos documentos después de haberles colocado el sello, se pasan para registro (sin digitalización). OFICIAL: Todo documento de persona natural o jurídica que tiene como destinatario un servidor público de la Administración Municipal al cual se le debe dar respuesta o implica compromiso institucional.

5 Página 5 de 6 Direccionar los documentos a la dependencia correspondiente. INTERNAS: Imprimir el sello de reloj de recibido en la parte posterior de la copia del documento que queda en el archivo central. 5 EXTERNAS: Poner en la casilla pasa a (que se encuentra en el sello del reloj), el código de la dependencia a la cual se dirigirá el documento y pasar a radicar. INTERNAS: Clasificar la correspondencia entre los servidores públicos del C.A.D., de acuerdo a quien corresponda. Según la responsabilidad asignada por serie documental. 5 EXTERNAS E INTERNAS: 6 Repartir en el casillero destinado para tal fin, la documentación de acuerdo a la asignación o dependencia productora de los documentos. Generar la planilla de entrega de documentos, organizar las carpetas designadas para tal fin y realizar los recorridos internos PUNTOS DE CONTROL Verificación de que los documentos que se reciben sean para trámite en la Administración Municipal. Verificar que los documentos lleguen con los anexos correspondientes según sea el caso. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594/2000. Acuerdo 060/2001 del Archivo General de la Nación. 9. REGISTROS Bases de datos y registros de comunicaciones oficiales. Planilla de entrega de documentos. Planilla de envío de correo. 10. NOTAS DE CAMBIO

6 Página 6 de 6 No. VERSIÓN INICIAL BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FINAL FECHA ANEXOS Planilla de entrega de documentos. Planilla de envío de correo.

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