Responsabilidades de los comités y concilios/equipos especiales

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1 Responsabilidades de los comités y concilios/equipos especiales Los comités especiales son descritos generalmente como ad hoc (con un propósito determinado) o task force (con un propósito o tarea especial) y tienen un tiempo específico para su funcionamiento. Comité directivo de construcción de edificios Este comité es un comité especial. T. Lee Anderton en su libro The Church Property/Building Guidebook indica que hay cuatro tipos de estructuras de comités que las iglesias pueden usar. Ellos son: El concepto de un comité con ocho subcomités. El concepto de un comité con cuatro subcomités (para iglesias pequeñas o proyectos de pequeño tamaño). El concepto de dos comités. Otros tipos que pueden ser convenientes debido a circunstancias especiales 1. Sea cual sea el número de comités que se usen se deben considerar ciertas áreas de trabajo: Publicidad Mobiliario Crecimiento de la iglesia Financiamiento Propiedades Planes Ministerios Construcción El comité directivo tiene las siguientes responsabilidades: 1. Reunir, estudiar y analizar información acerca de la iglesia y la comunidad. Establecer un cuadro adecuado del potencial de crecimiento futuro de la iglesia basado en este estudio. 2. Estudiar la propiedad que tienen y la localización de la iglesia en la comunidad para determinar la relación de esos factores en cuanto al ministerio de la iglesia y el potencial de crecimiento. 3. Hacer recomendaciones con respecto a las necesidades de propiedades. 4. Designar el espacio disponible para acomodar los ministerios de la iglesia. 5. Determinar que muebles, y en consulta con el personal de música, que instrumentos se necesitan. Las personas involucradas en este aspecto deben considerar artículos que pueden ser donaciones en memoria de alguien. 6. Examinar el potencial financiero de la iglesia. 7. Llevar a cabo una campaña para levantar fondos. Conseguir préstamos y pagar el trabajo terminado durante el programa de construcción. Con frecuencia el subcomité de finanzas es un comité separado del comité de mayordomía (o finanzas) de la iglesia. 8. Ver que el edificio se construye de acuerdo con las especificaciones y esté listo para usarse.

2 Comité de constitución y reglamento El propósito de este comité es preparar y recomendar a la iglesia una constitución y reglamento. Sus responsabilidades son las siguientes: 1. Decidir qué se debe incluir en la constitución y el reglamento. Solicite del secretario de estado (en los E.E.U.U.) una copia del modelo Non for profit incorporation Act (Acta para la incorporación de organizaciones sin fines lucrativos), y usa directrices para determinar el contenido de su constitución y reglamento. Si esa Acta no está a su disposición, incluya en su constitución los siguientes asuntos: El preámbulo El nombre de la iglesia (su título oficial) El objetivo de la iglesia Declaración doctrinal o artículos de fe de la iglesia Relación de la iglesia con otros grupos El pacto de la iglesia Los siguientes asuntos deben incluirse en el reglamento: Los miembros Los oficiales Los comités Los ministerios de servicios Las organizaciones Las ordenanzas Las reuniones Las finanzas Manual de enmiendas para el funcionamiento 2. Reúna las declaraciones relacionadas con todas las áreas de la constitución y el reglamento. Este trabajo se puede hacer por medio de asignaciones personales o por subcomités en las distintas áreas. Sea que se use una u otra forma, la proposición escrita se debe enviar a todos los miembros de los comités. Todos los miembros de los comités deben tener la oportunidad de revisar y sugerir cambios en la constitución y reglamento que se propone. 3. Presente la constitución y reglamentos a la iglesia. Los miembros de la iglesia deben tener tiempo suficiente para estudiar el informe. Cada sección del reporte del comité se debe presentar en distintas ocasiones, o toda la constitución y reglamento se pueden presentar con una interpretación completa. Después que todos los miembros de la iglesia han estudiado el informe, debe discutirse y contestar todas las preguntas relacionadas con el informe. 4. Pedir que la iglesia adopte la constitución y el reglamento. En el momento indicado la constitución y el reglamento se deben adoptar por la iglesia en una sesión regular de negocios o en una sesión especial convocada a ese efecto. 5. Mantener al día la constitución y el reglamento según sea necesario. Una constitución y reglamento pueden llegar a ser anticuadas. Si una iglesia invierte el tiempo suficiente para redactar y adoptar una constitución y reglamento, debe estar dispuesta a mantener y guardar al día ese documento. Un comité especial, El Equipo de Liderazgo de la Iglesia o un grupo apropiado debe revisar el documento periódicamente. Si hay necesidad de cambios se deben traer a la iglesia para su aprobación. 2

3 Comité de planes a largo plazo El propósito principal de este comité es desarrollar el programa de trabajo de la iglesia para varios años. Este periodo de tiempo puede ser de un año, dieciocho meses, tres años, o cinco años. Sus responsabilidades son las siguientes: 1. Descubrir las necesidades para planear. Para descubrir las necesidades, el comité debe hacer un análisis exhaustivo de la iglesia y la comunidad. Basados en el análisis, el grupo podrá señalar las necesidades específicas de la iglesia, y como enfocarlas durante los próximos varios años. El planeamiento para que sea relevante debe estar basado en las necesidades. Por tanto, esta tarea representa un paso importante en el proceso de hacer los planes a largo plazo. 2. Dirigir en establecer metas para la iglesia. Basado en las necesidades descubiertas, el comité debe dirigir la iglesia a establecer las metas a largo plazo. Las metas son los resultados mensurables que la iglesia espera alcanzar en un período de tiempo específico. Las metas deben contener lo que la iglesia espera realizar para cierto tiempo. Las metas ayudan a que la iglesia pueda señalar sus objetivos para crecer. 3. Planear estrategias para alcanzar las metas. Una vez que las metas se han establecido, la siguiente responsabilidad es desarrollar estrategias para alcanzar cada una de las metas. Las metas deben tener uno o más planes de acción. Estos planes incluyen proyectos, actividades, reuniones, y horarios. Estos planes de acciones deben repartirse en un periodo de años. Cada meta debe tener una estrategia formada por uno o más planes de acción. 4. Completar los planes a largo plazo. El comité tiene la responsabilidad de guiar en la adopción de los planes. Este proceso incluye la comunicación a la iglesia de las metas, estrategias, y planes de acción. El paso siguiente es presentar los planes a largo plazo a la congregación para discutirlos y votar. Para que la iglesia adopte los planes a largo plazo, los líderes clave de la iglesia deben estar comprometidos con los mismos. Para completar los planes, el comité debe establecer un proceso de evaluación y de ejecución. Para más información sobre los planes a largo plazo ver Planeando para los próximos cinco años en una Iglesia Bautista del Sur y el Libro de Trabajo para Diagnóstico de la Iglesia y la Comunidad. (Ambos en Inglés.) Comité de búsqueda de pastor El propósito de este comité es encontrar y recomendar a alguna persona para que sirva como pastor. El comité, naturalmente, debe buscar la dirección de Dios por medio de Espíritu Santo para que les guíe en esta responsabilidad. A continuación damos algunas de las responsabilidades del comité: 1. Establecer principios para el trabajo del comité Estos principios se deben establecer antes de que el comité comience a buscar un pastor. Algunas consideraciones importantes son las siguientes: Qué clase de pastor necesita la iglesia? Consideren las siguientes cualidades: edad, salud, educación, talentos especiales, experiencia en otras iglesias, y antecedentes. Cuál es la actitud del candidato acerca de los miembros de la iglesia, del personal, los líderes voluntarios, la denominación, estilo de adoración, educación misionera y mayordomía? Cuales son las cualidades especiales de un predicador? El comité debe considerar el llamamiento del candidato, su conocimiento de la Biblia, habilidad para comunicarse, su sentimiento en cuanto al lugar de la Biblia en la predicación y la libertad responsable desde el púlpito. Qué espera una iglesia de su pastor? El comité debe estar de acuerdo en lo que la iglesia espera del pastor. Descubrir las expectativas de los miembros en áreas tales como, la predicación, los funerales, bodas, visitación, ministerio a los enfermos, los necesitados, los eventos especiales, la administración, la evangelización, liderazgo, y ser un visionario. 3

4 Qué debe hacer la iglesia por su pastor? El comité debe determinar por adelantado lo que la iglesia hará por su pastor en términos de salario, beneficios, jubilación, educación continua y gastos de convención. Dónde busca el comité al pastor? El comité debe decidir cómo obtener recomendaciones. Algunas sugerencias de las fuentes posibles donde los miembros del comité pueden obtener recomendaciones son: El director de misiones de su asociación o de asociaciones vecinas, líderes denominacionales o de la convención del estado, otros pastores, laicos, y profesores universitarios o de seminario. Cómo considerará el comité las recomendaciones? El comité debe decidir el sistema que va a usar para considerar las recomendaciones. En la mayoría de los casos los candidatos pueden dar su resumé. Para mantener igualdad con cada persona recomendada, se le puede enviar un cuestionario para que lo llene. Este cuestionario debe ser igual para todos los candidatos y así evaluarlos sobre un mismo criterio. 2. Reunir información acerca de pastores en perspectiva. Cuando el comité ha establecido sus directrices, debe entrevistar a los candidatos. La información del cuestionario y las referencias deben proveer información adecuada para poder hacer una elección. 3. Visite al pastor que está disponible. Cuando el comité está de acuerdo en que un candidato reúne las condiciones, ellos deben reunirse o visitar la iglesia de ese pastor o en un lugar neutral reunirse con él antes de ir a visitarle. El comité debe decidir tan pronto le sea posible si invita al candidato a que visite la iglesia. Si ya no está interesado en un candidato, deben notificarle su decisión. Cuando estén haciendo arreglos para que un pastor los visite, el comité debe decidir el propósito de la vista. Viene el candidato para ser entrevistado más ampliamente o viene a predicar con vista a que se le llame al pastorado? 4. Recomendar un pastor a la iglesia. Si el comité ya ha decidido en un pastor, deben recomendarlo a la iglesia. Esta recomendación debe hacerse por escrito y debe incluir todos los datos concernientes: capacidad, experiencia, lo que la iglesia espera de este pastor, el compromiso de la iglesia con el pastor y acuerdo de salario y beneficios. El comité debe notificar a la iglesia cuando y donde se hará la recomendación y cuando el pastor candidato predicará a la iglesia. Al presentar al candidato, el moderador pedirá la votación en la forma que la iglesia haya acordado. El conteo de los votos se debe informar al pastor. Si la votación no es unánime, se debe hacer un esfuerzo adicional para lograr la unanimidad para hacer el llamado unánimemente. 5. Notificar al pastor la decisión de la iglesia. Tan pronto como la iglesia toma la decisión, debe notificarlo al candidato. Después que el candidato ha sido notificado, se debe informar a los otros candidatos que ya no se les está considerando para el pastorado de la iglesia. Cuando el nuevo pastor viene a la iglesia, el comité de búsqueda, el de personal y los diáconos deben ayudar en la orientación del pastor en cuanto a la congregación. Tal reunión puede ayudar a que los días iniciales de su pastorado sean más eficaces, asegurando así una relación más perdurable. Comité de ujieres En algunas iglesias los ujieres están organizados y funcionan como un comité y en otros como oficiales. Los ujieres prestan un ministerio único. A continuación damos sus responsabilidades: 1. Recibir a las personas antes y después del servicio. Muchas personas que vienen a la iglesia no tienen otro contacto que el que tienen con los ujieres. La impresión que hace un ujier frecuentemente influye en la actitud de la persona en cuanto a la iglesia. Ellos deben estar en su lugar por lo menos 15 minutos antes de que comience el servicio. Ellos deben saludar y hacer que las personas se sientan bien acogidas el entrar en el templo para la adoración. Deben tratar de aprender los nombres de las personas para que los puedan llamar por sus nombres al recibir la bienvenida. Una bienvenida afable ayudará a crear la atmósfera correcta para la adoración. 2. Llevar a los visitantes a los asientos. Muchas personas tienen la tendencia a sentarse en los mismos asientos. Los ujieres deben conocer en que lugar las personas prefieren sentarse. El 4

5 acomodar a las personas con rapidez es una indicación de que los ujieres están al tanto de lo que ocurre a su alrededor. Las personas que visitan deben sentarse al lado de algún miembro y presentarlos si es posible. Algunas sugerencias para sentar a las personas son: Llevar las personas a los asientos cuando no interrumpa el servicio. Llevar las personas a los asientos al frente y en el centro. Caminar despacio por el pasillo. Detenerse en el banco donde la persona debe sentarse y con la mano indicarle que pueden sentarse. Entregar el boletín de la iglesia u otros materiales al adorador. Estar conscientes de los espacios donde las personas se pueden sentar. 3. Proveer información a las personas con relación a la iglesia. Los ujieres deben estar preparados para informar a las personas sobre los servicios, la oficina de la iglesia o los teléfonos. Los ujieres deben también conocer el horario de la Escuela Dominical y otros ministerios de la iglesia y los cultos de adoración. Ellos deben también estar informados de los materiales de primeros auxilios para casos de emergencia. 4. Distribuir los boletines. Los ujieres tienen la responsabilidad de repartir los boletines a todos los que entran en el edificio. Esto permitirá que los presentes puedan seguir el orden del culto. 5. Recibir las ofrendas. En la mayoría de los casos, los ujieres tienen la responsabilidad de recibir las ofrendas. Ellos deben estar bien orientados en el procedimiento a seguir en esta parte de la adoración. Cada ujier debe saber cual es su área de responsabilidad. 6. Estar alerta a las necesidades de los que dirigen el culto. Ellos deben estar conscientes de las necesidades de los que dirigen la adoración. Estar al tanto de la temperatura, para que todos estén confortables. Si alguien necesita ayuda, los ujieres deben estar preparados para hacerlo. Personas con problemas especiales en ocasiones vienen al templo. Cuando estos casos se presentan, los ujieres deben saber lo que se debe hacer en cada situación. Estos problemas deben resolverse sin pedir la ayuda al pastor o al personal. 7. Ayudar a mantener el orden. Comité de audio Algunas iglesias mantienen un sistema de sonido bastante complejo manejado por voluntarios. Las iglesias usan distintos métodos para escoger los voluntarios en esta área. En algunas iglesias estos se convierten en un comité especial, usando un sistema rotativo al igual que con otros comités. En otras, sin embargo, las personas que sirven en este trabajo son consideradas un grupo especial pero no llegan a ser un comité de la iglesia. El sistema de audio debe manejarlo solo personas que tengan conocimiento especial de como hacerlo. Por tanto, usar el sistema rotativo no es recomendable. Se sugieren las siguientes responsabilidades de este comité: 1. Estudiar y recomendar el sistema de sonido apropiado. 2. Operar el sistema de sonido. El sistema requerirá operarios expertos tanto para el templo como para otras áreas. El grupo encargado debe proveer los operadores que se requieran para los servicios regulares y los servicios especiales. 3. Proveer un programa de mantenimiento para el cuidado del equipo. Si no tienen una persona en la iglesia con el conocimiento requerido, deben contratar los servicios de una compañía para mantener el equipo. Todos los equipos electrónicos necesitan reparaciones y mantenimiento periódicas. Las personas que no tienen el conocimiento requerido no deben ser autorizadas para trabajar en el equipo. 4. Recomendar cambios en el sistema de audio. El grupo debe recomendar cambios en el sistema para tenerlo al día y tener el mejor sistema de sonido posible para la experiencia de adoración y otras oportunidades dentro de la iglesia. 5. Hacer recomendaciones al comité de presupuesto. 5

6 Concilios/equipos Una gran parte del trabajo de los comités se coordina en la actualidad por medio de concilios de ministerios o equipos de liderazgo. Un concilio o equipo de un ministerio ayuda al mismo a determinar su curso, coordinar el esfuerzo del programa, y a relacionarse con el Equipo de liderazgo de la iglesia para la coordinación general. Una iglesia puede tener uno o todos los concilios siguientes: evangelismo, desarrollo misionero, ministerio estudiantil, adultos mayores, adultos solteros, y otros concilios para otros grupos por edades. Concilio de evangelismo El concilio de evangelismo ayuda a la iglesia de varias maneras: Interpreta el plan de evangelismo del Nuevo Testamento Planea y ejecuta el evangelismo del Nuevo Testamento Relaciona apropiadamente como se lleva a cabo el evangelismo del Nuevo Testamento Ayuda al pastor y al personal en dirigir a la iglesia a desarrollar y ejecutar un plan permanente de evangelismo del Nuevo Testamento Coordina con el Equipo de Liderazgo de la Iglesia El concilio de evangelismo está formado por tres personas clave que alistan a otros para servir con ellos. Estos tres son: director de evangelismo, director de evangelismo masivo y director de evangelismo personal. El director de evangelismo sirve en el Equipo de Liderazgo de la Iglesia. Los miembros del concilio de evangelismo sirven por un tiempo limitado durante el planeamiento y la ejecución de eventos. Las responsabilidades del concilio de evangelismo son: 1. Desarrollar y comprometer a la iglesia en un plan comprensivo de evangelismo. 2. Involucrar a los miembros de la iglesia en el evangelismo personal. 3. Planear y dirigir eventos especiales de evangelismo masivo. Concilio de desarrollo misionero Este concilio guía a la iglesia a cumplir sus responsabilidades en las misiones. Este concilio consiste de un director y representantes de la Unión Femenil Misionera y de la Unión Varonil Misionera. En iglesias de muchos miembros se añaden directores para dirigir proyectos. Se incluye también un director de encuestas misioneras. En iglesias/misiones, el director de desarrollo misionero y el director de encuestas misioneras son una misma persona. El director de desarrollo misionero es miembro del Equipo de Liderazgo de la Iglesia. Las responsabilidades de este concilio son las siguientes: 1. Identificar necesidades y oportunidades misioneras. 2. Desarrollar estrategias misioneras para responder a necesidades no satisfechas. 3. Establecer nuevas iglesias. 4. Apoyar el establecimiento y fortalecimiento de la Unión Femenil Misionera y la Unión Varonil Misionera. Concilios por edades La coordinación de los esfuerzos de los grupos por edades se puede llevar a cabo de tres formas: coordinación propia, coordinación de concilios o comités, y directores o coordinadores de las divisiones por edades. El método a usar lo determina una iglesia por la complejidad de la organización dentro de cada división de edades. La coordinación propia existe cuando los líderes de la organización de una división de edades coordinan voluntariamente su trabajo y el uso del espacio, el equipo y los materiales. 6

7 Los concilios coordinadores sirven principalmente en las funciones de consejo y ejecución. Sus miembros representan unidades de organización preexistentes de un grupo particular de edad determinada. Un miembro del grupo se elige como moderador. Algunos ejemplos de concilios de coordinación por grupos de edades incluyen: juveniles, estudiantes, adultos solteros, y adultos mayores. Cada uno de ellos tiene las mismas responsabilidades básicas: 1. Comprender las necesidades; desarrollar, ejecutar y evaluar el ministerio para suplir las necesidades. 2. Coordinar eventos y actividades para proteger el horario general de la iglesia. 3. Coordinar el espacio y proveer oportunidades. Los miembros consisten de los participantes de una edad de una organización: Escuela Dominical, Discipulado, Ministerio de Música, y Misiones. En algunos casos se incluyen los padres y miembros asociados. Los líderes se eligen por lo general dentro del grupo y sirven como miembros regulares del Equipo de Liderazgo de la Iglesia. Otro grupo coordinador de un grupo por edades es un comité, especialmente en el caso de un grupo preescolar. Las responsabilidades para este grupo se describen en el artículo: Responsabilidades de los comités permanentes. Actividades de aprendizaje personal 1. Defina lo que es un comité especial. 2. Enumere algunos comités especiales sugeridos. 3. Defina lo que es un concilio. 4. Explique brevemente la necesidad para comités especiales y concilios. 5. Dé ejemplos de cómo su iglesia usa comités especiales y concilios. Sugerencias para el maestro 1. Pida a dos personas que sirvan en un panel para discutir el tema de comités especiales o concilios. Cada una debe estar familiarizada con la información de este artículo. 2. Permita que todos los participantes hagan preguntas a los miembros del panel acerca de las responsabilidades de los comités especiales y concilios. 3. Anime a los participantes a nombrar los comités especiales y concilios que usa su iglesia. (Material tomado de Church Officer and Committee Guidebook, revisado, por James A. Sheffield y Tim J. Holcomb.) Se concede permiso para sacar copias solamente para el uso de la iglesia, no para vender. // 7

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