Compras y gastos. En esta Unidad aprenderás a: 1. Comprender el significado que el Plan asigna a las compras.

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1 Compras y gastos 07 En esta Unidad aprenderás a: 1. Comprender el significado que el Plan asigna a las compras. 2. Distinguir pago inmediato, a crédito y anticipado. 3. Diferenciar los diversos tipos de descuento. 4. Registrar los envases con o sin facultad de devolución. 5. Contabilizar las compras y conceptos asociados. 6. Efectuar las anotaciones pertinentes en los libros auxiliares. 7. Identificar y contabilizar ingresos.

2 7.1 Las compras en el PGC 7.1 Las compras en el PGC La contratación de servicios como el agua, la electricidad o el teléfono son gastos comunes a la mayoría de las empresas, pero no son los únicos para desarrollar la actividad empresarial. La actividad empresarial consiste básicamente en comprar y vender, con la salvedad de que unas empresas venden al público lo que otras empresas producen. Las primeras, llamadas comerciales, compran productos listos para vender, mientras que las segundas, llamadas industriales, compran materias primas y otros elementos, que transforman para elaborar su producto final. Las compras se definen como el aprovisionamiento de mercaderías y demás bienes relacionados con la actividad principal de la empresa. Tanto en empresas comerciales como en industriales, el proceso de compraventa comienza con la solicitud de un presupuesto y finaliza con el pago del producto o servicio en cuestión. Este proceso consta de las siguientes fases: 1. Primero se solicita el presupuesto, mediante el cual el comprador solicita por escrito a una o a varias empresas el precio y las condiciones de pago y entrega de la mercancía o servicio. 2. A continuación, el comprador hace el pedido, esto es, solicita por escrito el suministro de la mercancía y acuerda con el vendedor las condiciones: precio, forma de pago, forma de envío y plazos de entrega. 3. El documento que justifica la entrega de la mercancía y la recepción de la misma es el albarán, que se emite por duplicado y se firma por el comprador «a conformidad» con dicha recepción. 4. Después, el vendedor emite la factura, el documento más importante de la relación contractual. La factura se emite por duplicado, con original para el comprador y copia para el vendedor, y en ella debe constar la firma del comprador «a conformidad» con las condiciones y mercancías recibidas. El Código de Comercio y el Reglamento de IVA regulan las características que este documento debe tener para surtir efecto entre las partes. 5. Se realizan las anotaciones pertinentes en los libros contables (Diario, Mayor y balances) y auxiliares (libro de IVA, pagos, cobros y fichas de almacén). Hemos visto los soportes y registros básicos que sustentan la contabilidad en la sección Contabilidad de la pyme de la Unidad Con el pago a los vendedores finaliza la relación contractual y, por tanto, el proceso de compra. Éste puede ser al contado o a crédito. El crédito o aplazamiento de pago puede estar documentado mediante cheque, pagaré o letra de cambio, documentos reconocidos por la Ley Cambiaria y de Timbre. La utilización de estos documentos ofrece mayores garantías de cobro al vendedor, ya que en caso de impago, el proceso legal de reclamación transcurrirá por vía ejecutiva, juicio más rápido que el ordinario (el que se promueve únicamente con la factura y el albarán), donde ambas partes deben ser oídas. La formalización o documentación de una deuda en efectos de giro aceptados, normalmente letras de cambio, supone para el proveedor una garantía adicional de que va a cobrar la factura. En caso de impago y presentando el efecto, tiene la posibilidad de promover un juicio ejecutivo a su favor sin que comparezca la otra parte, proceso legal más rápido que el juicio ordinario que cabe promover con la factura, donde ambas partes deben ser oídas. Sobre los documentos reconocidos por la Ley Cambiaria y de Timbre (cheque, pagaré y letra de cambio), hablaremos pormenorizadamente en las unidades 9 y

3 7.1 Las compras en el PGC 1 Presupuesto 2 Pedido 3 Albarán 1. Presupuestos 2. Pedidos 3. Albarán 4. Factura 5. Libros contables y auxiliares 6. Pago 4 Factura 5 Libros contables 5 Libros auxiliares Pago al contado Pago a crédito Sin documentar 5 6 Documentados Sin documentar Documentados Efectivo Transferencia bancaria Tarjeta de débito Cheque Tarjeta de crédito A crédito _< 12 meses A crédito > 12 meses Pagaré Letra de cambio Fig El proceso de compraventa y las modalidades de pago. En lo que respecta al aspecto contable de la compraventa, únicamente son susceptibles de contabilización las partes 5.ª y 6.ª del proceso descrito, puesto que es con esos sucesos (recepción/ envío de la mercancía y posterior cobro/ pago) cuando varía la composición del patrimonio empresarial. En la presente unidad estudiaremos la problemática contable desde la perspectiva del comprador y en la Unidad 8 nos ocuparemos de la del vendedor. El PGC utiliza el término «compras» para referirse a las operaciones de aprovisionamiento de mercaderías, materias primas y similares, que es precisamente lo que contabiliza el subgrupo 60 (Tabla 7.1.). Como se puede apreciar, aquí se incluyen los aprovisionamientos de bienes sin transformación para su reventa (mercaderías), la adquisición de materias primas para la fabricación de productos (como es el caso de la compra de papel en una imprenta) y los trabajos encargados a otras empresas (por ejemplo, la mayoría de las fábricas de automóviles compran a otras empresas los volantes y espejos retrovisores que forman parte de su producto final). La cuenta restante, 602. Compras de otros aprovisionamientos, actúa como un cajón de sastre, registrando aquellas compras que no tienen cabida en alguna de las otras cuentas descritas, como por ejemplo combustibles susceptibles de almacenamiento o envases sin facultad de devolución. Subgrupo 60 compras 600. Compra de mercaderías 601. Compra de materias primas 602. Compra de otros aprovisionamientos 607. Trabajos realizados por otras empresas Tabla 7.1. Las compras en el PGC. En contabilidad, nos referimos a las compras en sentido restringido, ya que hace referencia a los aprovisionamientos de bienes relacionados con la actividad principal de la empresa o a los bienes comprados a otras empresas para incorporarlos al proceso productivo. Cuando el bien adquirido está destinado a servir de forma permanente en la actividad empresarial, hablamos de «inmovilizado» y, por tanto, del grupo 2 del PGC. 150

4 7.1 Las compras en el PGC Desde el punto de vista contable, las cuentas de compras se cargarán por el importe de las mismas a la recepción de los bienes o servicios, con abono a cuentas de tesorería (subgrupo 57) o crédito (subgrupo 40). En general, todas las cuentas de compras se abonan al cierre del ejercicio con cargo a la cuenta 129. Pérdidas y ganancias, con algunas excepciones que estudiaremos posteriormente. Los efectos de giro son documentos reconocidos por la Ley Cambiaria y de Timbre, como por ejemplo la letra de cambio. En todo caso, los efectos de giro deben ser firmados por el comprador para ser contabilizados en la cuenta 401. Proveedores, efectos comerciales a pagar; en caso contrario no procedería la utilización de estacuenta contable. En general, las cuentas de compras nacen por el Debe y mueren por el Haber. El esquema contable básico para registrar las compras es el siguiente: X (60) COMPRAS Por el valor de la adquisición (472) HP IVA soportado Por el valor adquisición * 0,16 a a (57) TESORERÍA Por importe en efectivo, c/c (40) PROVEEDORES Por el importe pendiente de pago Esquema de contabilización de las compras. X El pago de las compras puede ser inmediato, vía tesorería, o aplazado. Las cuentas que recogen las deudas pendientes del pago aplazado figuran en el subgrupo 40. PROVEEDORES del pasivo del balance y son las siguientes: (400) Proveedores: deudas con suministradores de mercancías que constituyan actividad empresarial habitual. (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar: las mismas deudas que las de la cuenta anterior, pero formalizadas en efectos de giro aceptados (firmados), normalmente letras de cambio. Otra posibilidad es la de pagar de forma anticipada por la mercancía que todavía no ha sido recibida. Si el comprador reserva una mercancía o quiere asegurarse su rápido suministro, puede entregar cantidades a cuenta. Este pago quedará registrado en la cuenta 407. Anticipos de proveedores, la cual, en tanto no sea cancelada, representa en el activo del balance un derecho sobre futuros suministros. Desde el punto de vista contable, la cuenta 407. Anticipos de proveedores será cargada por el importe entregado a los proveedores, con abono a cuentas de tesorería. Posteriormente, esta cuenta se abonará por las remesas de mercaderías recibidas de proveedores a conformidad, con cargo a cuentas del subgrupo 60. El esquema contable de compras con pago anticipado sería. X (407) Anticipos a proveedores Por el importe que se anticipa (472) HP IVA soportado Por el importe que se anticipa * 0,16 a (57) TESORERÍA Esquema de contabilización de anticipos sobre compras futuras. X 151

5 7.1 Las compras en el PGC Caso práctico 1 1 Contabilización de compras con pago inmediato, a crédito y anticipado Dados los siguientes hechos contables de una empresa, realiza en el libro Diario (Fig. 7.2) las anotaciones correspondientes. 1. (06-07): Deportes Compostela, comercio de material deportivo, compra en efectivo al señor Velasco (NIF: P) de 50 pares de zapatillas a un precio de 40 /par (S/factura 344). IVA = 16 %. 2. (10-07): Compra a crédito a Comercial Noroeste (CIF: A ) de 150 bolsas de deporte a 20 /unidad (S/factura 5676). IVA = 16 %. 3. (12-07): Comercial Noroeste gira una letra de cambio (n. A466634) con vencimiento a 30 días por el importe de la compra anterior, que es aceptada. 4. (17-07): Con motivo de la próxima aparición en el mercado de un nuevo modelo de balón de fútbol, envía cheque n de (IVA del 16% incluido) al fabricante Daidasa (CIF.: Q ) para asegurarse el rápido suministro de este producto. 5. (20-07): Recibe del fabricante Daidasa, S.A., 100 balones de fútbol a un precio unitario de 18. Se tiene presente el anticipo, y el resto, a pagar a crédito a 2 meses (S/factura 8801). IVA = 16 % ,00 320, ,00 480, (600) Compras de mercaderías (472) HP IVA soportado a/ (570) Caja S/Factura 344. Compra con pago al contado de zapatillas marca Aire (600) Compras de mercaderías (472) HP IVA soportado a/ (400) Proveedores S/Factura Compra a crédito. Se produce la compra, pero, a diferencia de la operación primera, no se produce el pago , , , (400) Proveedores a/ (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar Una deuda pendiente de pago documentada en efecto de giro (A466634) sustituye a s/factura La letra debe estar aceptada (firmada) para surtir efectos legales. Qué ventaja supone para el proveedor tener la deuda documentada en una letra de cambio en lugar de una factura? En caso de impago, el vendedor tiene la posibilidad de acudir con la misma a un juicio ejecutivo, proceso legal más rápido y eficaz que el juicio ordinario que cabe promover con la factura ,00 862,07 137, (407) Anticipos a proveedores (472) HP IVA soportado a/ (572) Bancos, c/c Cheque bancario n.º Compra anticipada a proveedores. Es lógico que en el momento de enviar dinero a cuenta se considere que un porcentaje del mismo se destinará a pagar el IVA. x + 0,16x = Factor común; x (1 + 0,16) = x = 1 000/1,16 = 862,07 (base imponible) ,07 = 137,93 (IVA soportado) 1 000, ,00 150, (600) Compras de mercaderías (472) HP IVA soportado (16% s/ ,07) a/ (400) Proveedores a/ (407) Anticipos a proveedores S/factura A la recepción de la mercancía se tiene presente el anticipo entregado el 17 de julio. Si no hubiera existido el anticipo, la cantidad por IVA a pagar por una base imponible de sería de 288, pero como ya habían sido entregados con anterioridad 137,93, restan por pagar 150, ,00 862,07 Fig Libro Diario de Deportes Compostela. 152

6 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras Ejercicio propuesto 1 Contabiliza en el libro Diario los hechos contables de las siguientes empresas: a) Mercería El Dedal (comercialización de artículos de mercería). (12-03): Compra al contado 40 abanicos a un precio unitario de 40, la mitad en efectivo y el resto a crédito. IVA = 16 %. (15-03): Compra a crédito 150 abanicos de tela a Artesanías Morales a 50 /unidad. IVA = 16 %. (17-03): Acepta una letra de cambio con vencimiento a 30 días por el importe de la compra anterior, girada por Artesanías Morales. (21-03): Envía cheque de (IVA del 16 % incluido) a un fabricante de Elche, el señor Pérez, para asegurarse el rápido suministro de cierto modelo de abanico. (20-04): Recibe por valor de la mercancía concertada con el señor Pérez. Abonará el resto a crédito a 12 meses. IVA = 16 %. (21-04): Paga por banco la letra pendiente a Artesanías Morales. b) Lámparas Narváez (comercialización de lámparas). (23-04): Por conceptos que ya han sido contabilizados, a los proveedores señor Chozas y señor Márquez se les adeuda y 3 200, respectivamente. Al señor Márquez se le pagan mediante un cheque bancario. (12-05): Compra al señor Lasa mercancías por valor de Abona la mitad en efectivo. IVA = 16 %. (17-06): A cuenta de futuros aprovisionamientos, envía cheque de (IVA del 16 % incluido) al proveedor señor Maldini. (29-06): Por el débito pendiente con el señor Lasa, acepta dos letras de cambio de igual importe a 6 y 12 meses, respectivamente. (20-07): Recibe del señor Maldini 90 lámparas a un precio de 100 /unidad. (IVA = 16 %). (03-08): Compra al señor Chozas 2 lámparas valoradas en 500 /unidad para el despacho del gerente. IVA = = 16 %. (04-08): Liquida en efectivo los saldos pendientes con el señor Chozas. 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras Con independencia del momento de pago, el comprador y el vendedor se ponen de acuerdo sobre una serie de aspectos que aparecen reflejados normalmente en la factura. Son los siguientes: Gastos de compras. La mayoría de los gastos ocasionados por la adquisición se cargan en la cuenta 600. Compra de mercaderías. El importe a cargar será el resultante de sumar al precio del bien adquirido todos los conceptos incluidos en la factura, como el transporte, seguros, impuestos (distintos del IVA), etcétera. Descuentos comerciales. Este concepto, siempre que figure en factura, disminuye el importe a cargar en la cuenta 600. Compras de mercaderías. Descuentos por pronto pago. Este tipo de descuentos están basados en la rapidez con la que se atiende la deuda pendiente con el proveedor. Es por ello que, con independencia de que estén o no incluidos en factura, tienen la consideración de ingresos financieros, por lo que se incluyen en la cuenta 765. Descuentos sobre compras por pronto pago. Descuentos por volumen de compra o rappels. Este concepto recoge descuentos alcanzados por lograr un determinado volumen de pedidos en la cuenta 609. Rappels sobre compras. Sobre la norma 17.ª de valoración de la quinta parte del PGC en lo que se refiere al registro contable de los descuentos, el ICAC aclara que sólo disminuyen el valor de las cuentas de compras los descuentos comerciales. El descuento por volumen de compras (rappel) y todos los demás descuentos se contabilizan en sus respectivas cuentas. 153

7 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras Devoluciones de compras. Cabe la posibilidad de que el comprador no esté conforme con lo recibido de tal forma que devuelva el pedido total o parcialmente. La cuenta que refleja este hecho es la 608. Devoluciones de compras y operaciones similares, la cual también contabiliza descuentos y similares originados por la misma causa que sean posteriores a la recepción de la factura. Envases y embalajes retornables. Por las características del producto que contienen, pueden ser empleados varias veces en su traslado o consumo. En un primer momento el importe es cargado en factura por el proveedor, y después queda al arbitrio del empresario la devolución o no de los mismos. Es el caso de las botellas de ciertos refrescos: la empresa adquiere los envases, y una vez que dispone de su contenido los devuelve al proveedor, quien a su vez devuelve el importe pagado por ellos en un principio. El comprador contabilizará este concepto en la cuenta 406. Envases y embalajes a devolver a proveedores, que representa su derecho a recuperar lo abonado por los envases en el momento de su devolución. Compra en firme de envases. La compra de envases no retornables o la pérdida de la facultad de devolución de los retornables supone la compra en firme de los mismos, en cuyo caso se utiliza la cuenta 602. Compra de otros aprovisionamientos. En la Tabla 7.2 podemos ver la correspondencia entre los conceptos más comunes asociados a las compras y las cuentas del PGC que los representan. Conceptos Cuenta representativa Gastos de compras, transporte, impuestos (distintos del IVA), etcétera. Compras de envases no retornables Descuentos comerciales Descuentos sobre compras por pronto pago, sean o no en factura Descuentos posteriores a la recepción de la factura originados por defectos de calidad o razones semejantes Descuentos originados por el volumen de pedidos realizados a los proveedores 600. Compras de mercaderías 602. Compras de otros aprovisionamientos Menor importe en Compras de mercaderías 765. Descuentos sobre compras por pronto pago 608. Devoluciones de compras 609. Rappels sobre compras Tabla 7.2. Conceptos y cuentas del PGC asociados a las compras. Caso práctico 2 Contabilización de conceptos relacionados con las compras Dadas los siguientes facturas y hechos contables, realiza las anotaciones pertinentes en el libro Diario: 6. (03-08): (S/factura n. 511) Deportes Compostela compra a crédito a 2 meses 100 equipamientos deportivos a Distribuciones Carballo, al precio de 30 /unidad. En factura figura un descuento comercial del 2 % sobre la mercancía y el coste (Suma y sigue) 154

8 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras 3 160,00 505, (600) Compras de mercaderías (472) HP IVA soportado (16 % s/3160) a/ (400) Proveedores S/Factura n. o 511. Gastos de compras. Descuentos comerciales y transporte disminuyen e incrementan, respectivamente, el importe total a cargar en la cuenta de compras. El precio unitario de cada equipamiento es de 31,60. [30 (equipamientos) 0,60 (descuento) + 2,20 (transporte)] 3 665,60 Fig Factura de compra de mercaderías y su apunte en el libro Diario. 7. (20-08): (S/factura R25) Distribuciones Carballo ofrece a Deportes Compostela un descuento de 100 si le adelanta el pago del saldo pendiente. Deportes Compostela acepta y liquida la deuda pendiente con cheque bancario n después de contabilizar el descuento. IVA = 16 % (Fig. 7.4). 116, ,60 7a (400) Proveedores a/ (765) Descuento sobre compras por pronto pago a/ (472) HP IVA soportado S/Factura R25. Descuento sobre compras por pronto pago. Disminuye el saldo a pagar al proveedor. 7b (400) Proveedores a/ (572) Bancos, c/c Cheque n. o La deuda del con este proveedor ascendía a 3 665,60. Deducida la cantidad de 116, quedaba por pagar la diferencia: 3 549, ,00 16, ,60 Fig Factura de rectificación por descuento por pronto pago y su apunte en el libro Diario. (Suma y sigue) 155

9 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras 8. (30-08): (S/factura R26) Deportes Compostela devuelve 30 de los equipamientos deportivos al proveedor Distribuciones Carballo por presentar defectos de acabado; éste realiza transferencia bancaria por el importe de los mismos. IVA = 16 % (Fig. 7.5) , (572) Bancos, c/c a/ (608) Devoluciones de compras a/ (472) HP IVA soportado S/Factura R26. Devolución de compra. Fíjate en que la devolución se hace sobre el precio final unitario detallado en las notas de la factura 511, que quedó fijado en 31, ,00 151,68 Fig Factura de rectificación por devolución de mercancía y su apunte en el libro Diario. 9. (03-09): (S/factura R27) Por la presente, Deportes Compostela realizó compras netas (sin devoluciones ni descuentos) a Distribuciones Carballo por en total durante todo el ejercicio; en su día quedo acordado que si superaba un volumen de compras netas de le sería concedido un descuento del 6 sobre el total comprado, importe que recibe por transferencia bancaria. IVA = 16% (Fig. 7.6). 34, (572) Bancos, c/c a/ (609) Rappels sobre compras a/ (472) HP IVA soportado S/Factura R27. Descuento sobre volumen de compras 30,00 4,80 Fig Factura de rectificación por rappel sobre compras y su apunte en el libro Diario. (Suma y sigue) 156

10 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras 10. (09-09): (S/factura 87661) Deportes Compostela compra 10 cintas andadoras a Bicicletas Cifuentes a 500 cada una. Acompañan a estos productos unos embalajes especiales valorados en 44, precio unitario, y con facultad de devolución. Se abonará a crédito a 3 meses. IVA = 16% (Fig. 7.7) ,00 440,00 870, (600) Compras de mercaderías (406) Envases a devolver a proveedores (472) HP IVA soportados a/ (400) Proveedores S/Factura n. o El movimiento de envases con facultad de devolución es un hecho fiscal para el IVA ,40 Fig Factura por compra de mercaderías con envases a devolver y su apunte en el libro Diario. 11. (20-09): (S/factura R05503) Deportes Compostela devuelve 4 embalajes de las cintas andadoras a Bicicletas Cifuentes (Fig. 7.8). 204, (400) Proveedores a/ (406) Envases a devolver a proveedores a/ (472) HP IVA soportado S/Factura R Disminuye el saldo pendiente con el proveedor. 176,00 28,16 Fig Factura de rectificación por devolución de embalajes y su apunte en el libro Diario. (Suma y sigue) 157

11 7.2 Cuentas y conceptos asociados con las compras 12. (08-10): (S/factura R05512) Deportes Compostela se queda con un embalaje para uso propio y devuelve los restantes a Bicicletas Cifuentes (Fig. 7.9). 255,20 44,00 12a (400) Proveedores a/ (406) Envases a devolver a proveedores a/ (472) HP IVA soportado S/Factura R Devolución de 5 envases a 44 /unidad. 12b (602) Compra de otros aprovisionamientos a/ (406) Envases a devolver a proveedores Compra en firme del envase restante. El IVA ya fue contabilizado en el momento de recibir los envases retornables. 220,00 35,20 44,00 Fig Factura de rectificación por devolución y compra de embalajes, así como su apunte en el libro Diario. Libros auxiliares de facturas recibidas En el libro registro de facturas recibidas (Fig. 7.10) se anotarán de forma individual los datos de todas las facturas recibidas. Los datos a registrar son: número de recepción, fecha, nombre y apellidos o razón social del expedidor (CIF o NIF según proceda), base imponible y, en su caso, tipo impositivo y cuota soportada de IVA. Se permite la anotación conjunta de varias facturas en un solo asiento siempre que las mismas se hayan recibido en la misma fecha, se hayan numerado correlativamente y que su importe global no exceda de 2 253, 80 (IVA incluido) sin que ninguna de ellas sea de importe superior a 450,76. En este caso, en el apunte correspondiente debe figurar la fecha, los números de todas las facturas y, de forma global, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota. Fig Libro de facturas recibidas de Deportes Compostela del al El signo de la base imponible e IVA soportado de las facturas de rectificación es negativo porque estos saldos minoran la cantidad total de IVA soportado que la empresa puede deducir. 158

12 7.3 Los gastos en el PGC Ejercicio propuesto 2 Contabiliza en el libro Diario los siguientes hechos contables de La Chistera, empresa dirigida por el señor Sanz, dedicada a comercializar toda clase de sombreros: (02-08): Compra 100 sombreros a Textiles Tarraconenses al precio de 50 /unidad. En factura figuran dos descuentos, uno comercial y otro por pronto pago en efectivo, que ascendieron a 20 y 40, respectivamente. IVA = 16 %. (20-08): Adelanta un pago pendiente con Distribuciones Reales de cuando se le ofrece un descuento del 5% sobre el total del débito. El señor Sanz envía el importe correspondiente mediante transferencia bancaria. IVA = 16 %. (03-09): Hechas las comprobaciones oportunas en el almacén, el señor Sanz observa que 10 de los sombreros adquiridos a Textiles Tarraconenses presentan defectos de fábrica, por lo que procede a su devolución. Conforme el proveedor, el importe correspondiente queda a cuenta de futuros suministros. IVA = 16 %. (09-09): Compra 50 sombreros tipo hongo a London Fashion a razón de 90 cada uno, a crédito a 3 meses. Acompañan a estos productos unos embalajes especiales con facultad de devolución valorados en 10, precio unitario. Los gastos de transporte, 50, corren por cuenta de la empresa compradora y son abonados en efectivo al recibir la mercancía. IVA = 16 %. (11-09): Revisando las facturas, el señor Sanz comprueba que a lo largo del ejercicio realizó compras netas a London Fashion por en total; en su día quedó acordado que si alcanzaba ese volumen de compra, le sería concedido un descuento del 6 % sobre el total comprado. Comunicada esta circunstancia al representante de la citada empresa, le es remitida la correspondiente factura de rectificación. IVA = 16 %. (20-09): El señor Sanz devuelve 20 embalajes de los sombreros hongo a su proveedor. IVA = 16 %. (08-10): El señor Sanz se queda 5 embalajes para uso propio y devuelve los restantes, excepto uno que se rompió en el almacén. IVA = 16 %. 7.3 Los gastos en el PGC Se consideran gastos todos aquellos desembolsos necesarios para mantener la actividad empresarial, desde los gastos generales de una empresa, como la luz o el alquiler, hasta los salarios de los empleados pasando por los intereses bancarios o las pérdidas de créditos incobrables. Las cuentas de gastos nacen por el Debe y mueren por el Haber con cargo a la cuenta 129. Pérdidas y ganancias, en la regularización que tiene lugar a final del ejercicio. Los gastos son consumos de factores productivos efectuados en el transcurso de la actividad empresarial. Las cuentas de gastos nacen por el Debe y mueren por el Haber. Éstos son los subgrupos donde cabe encuadrar los gastos (Tabla 7.3): Subgrupos de gastos 61. VARIACIÓN DE EXISTENCIAS (*) 62. SERVICIOS EXTERIORES 63. TRIBUTOS 64. PERSONAL 65. OTROS GASTOS DE GESTIÓN 66. GASTOS FINANCIEROS 67. PÉRDIDAS PROCEDENTES DEL INMOVILIZADO Y GASTOS EXCEPCIONALES (*) 68. DOTACIONES PARA AMORTIZACIONES (*) 69. DOTACIONES A LAS PROVISIONES (*) Tabla 7.3. Subgrupos de gastos.(*) En unidades posteriores. Veamos qué conceptos incluyen los subgrupos más importantes: 62. SERVICIOS EXTERIORES. Dentro de este grupo se incluyen los gastos por alquiler, seguros, suministro de energía y agua, y otros servicios que la empresa contrata con terceros. 159

13 7.3 Los gastos en el PGC 63. TRIBUTOS. Incluye cuentas que comportan obligaciones de tipo fiscal. 64. PERSONAL. Incluye los salarios del personal de la empresa, las cuotas de la Seguridad Social por cuenta de la empresa y otros gastos de carácter social. Dada su importancia, lo trataremos detenidamente en el Apartado OTROS GASTOS DE GESTIÓN. Gastos no comprendidos en otros subgrupos que no tienen carácter extraordinario. 66. GASTOS FINANCIEROS. Recoge los gastos por acudir a financiación ajena, sobre todo comisiones e intereses bancarios. X (6_ ) CUENTAS DE GASTOS (472) HP IVA soportado (*) a a a a (57) TESORERÍA Por el importe en efectivo o c/c (41) ACREEDORES VARIOS Por el importe pendiente de pago con suministradores varios (46) PERSONAL Por el importe pendiente de pago con el personal de la empresa (47) ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Por el importe pendiente de pago con organismos públicos Esquema de contabilización de los subgrupos de gastos 62, 63, 64, 65 y 66. (*) No todos los gastos soportan IVA. X El pago de los gastos puede ser inmediato, vía Tesorería (en efectivo o por banco), o aplazado. Las cuentas que representan deudas u obligaciones de pago y figuran en el pasivo del balance son las pertenecientes a los subgrupos 41. ACREEDORES VARIOS y 47. ADMINIS- TRACIONES PÚBLICAS: (410) Acreedores. Deudas con suministradores de servicios que no tienen la consideración estricta de proveedores. (411) Acreedores, efectos comerciales a pagar. Las mismas deudas que las de la cuenta anterior, pero formalizadas en efectos de giro aceptados. (475) Hacienda Pública, acreedor por conceptos fiscales. Tributos pendientes de pago a favor de las Administraciones Públicas. (476) Organismos Seguridad Social, acreedores. Deudas pendientes con organismos de la Seguridad Social como consecuencia de las prestaciones que éstos realizan. El subgrupo 46. PERSONAL lo trataremos con más profundidad en el apartado siguiente. 67. PÉRDIDAS PROCEDENTES DEL INMOVILIZADO Y GASTOS EXCEPCIONALES. En la Unidad 11 trataremos el tema del inmovilizado en profundidad. En cuanto a los gastos excepcionales, son gastos que se originan por hechos o transacciones ajenos a las actividades ordinarias de la empresa, por lo que suelen ocurrir de forma esporádica. A título indicativo, el PGC señala los siguientes: los producidos por inundaciones, incendios y otros accidentes; los costes de una oferta pública de compra de acciones sin éxito; las sanciones y multas fiscales o penales. Caso práctico 3 Contabilización de gastos Contabiliza en el libro Diario las operaciones de gastos de la empresa Siderúrgica de Albacete, conforme a la siguiente información: 1. La empresa guarda las mercaderías en un local alquilado por el que paga todos los meses 540 en efectivo. IVA = 16 %. 2. El arreglo de una avería en una camioneta asciende a 1 243,45, importe que se deja a deber a Talleres Brox. IVA = 16 %. (Suma y sigue) 160

14 7.3 Los gastos en el PGC 3. La empresa recibe notificación respecto al Impuesto sobre Actividades Económicas del presente ejercicio, que asciende a 360, Acepta una letra de cambio por la totalidad del importe de la deuda pendiente con Talleres Brox. 5. Se comprueba que falta un billete de 5. Se da por perdido. 6. Se envía una transferencia bancaria a un proveedor al que se le debían 400. A mayores, el banco carga 2 en concepto de gastos de transferencia. 7. Una inundación causa graves daños en el mobiliario, que queda inservible; las pérdidas ascienden a Se da por perdido un derecho de cobro pendiente que figura en la cuenta 430. Clientes y asciende a 18, Los gastos en material de oficina (lápices, clips, bolígrafos, etc.) ascienden a 400 y se abonan en efectivo. IVA = 16%. 10.En concepto de carbón y similares, se pagan en efectivo a Minería del Cantábrico. IVA incluido 16 %. 540,00 86, ,45 198,95 360, ,40 5,00 400,00 2, ,00 18,03 400,00 64, ,00 160,00 1 (621) Arrendamientos y cánones (472) HP IVA soportado a/ (570) Caja 2 (622) Reparaciones y conservación (472) HP IVA soportado a/ (410) Acreedores 3 (631) Otros tributos a/ (475) HP acreedor por conceptos fiscales La cuenta 475. HP acreedor por conceptos fiscales representa una obligación pendiente de pago a la Agencia Tributaria, por lo que figura en el pasivo del balance hasta el pago de la misma. 4 (410) Acreedores a/ (411) Acreedores, efectos comerciales a pagar 5 (659) Otras pérdidas en gestión corriente a/ (570) Caja 6a (400) Proveedores a/ (572) Bancos, c/c 6b (626) Servicios bancarios y similares a/ (572) Bancos, c/c 7 (678) Gastos extraordinarios a/ (226) Mobiliario La utilización de la cuenta 678 está motivada por el carácter extraordinario y no periódico que supone una catástrofe natural. 8 (650) Pérdidas de créditos comerciales incobrables a/ (430) Clientes La cuenta 650. Pérdidas de créditos comerciales incobrables registra pérdidas por insolvencias de acreedores y clientes. Damos de baja el derecho de cobro pendiente haciendo un abono. 9 (629) Otros servicios (472) HP IVA soportado a/ (570) Caja La cuenta 629. Otros servicios es una especie de cajón de sastre donde se recogen los gastos que no tienen cabida en otras cuentas del subgrupo (601) Compra de materias primas (472) HP IVA soportado a/ (570) Caja Aprovisionamientos tales como carbón, acero, madera, normalmente utilizados en los procesos de elaboración de empresas industriales, son registrados en la cuenta 601. Compra de materias primas. 626, ,40 360, ,40 5,00 400,00 2, ,00 18,03 464, ,00 Fig Libro Diario de Siderúrgica de Albacete. 161

15 7.4 Gastos de personal Ejercicio propuesto 3 Registra en el libro Diario los gastos de la empresa Congelados El Calamar conforme a la siguiente información (recurre a las definiciones del grupo 6 del Plan General de Contabilidad): (09-08): Dos directivos asisten en Viena a un congreso sobre nuevas técnicas industriales de aplicación del frío. Los gastos de viaje ascienden a 877, pagados a través de banco. IVA = 16%. (10-08): La campaña de publicidad del mes de marzo supuso un gasto de 322, importe pendiente de pago a la empresa de marketing Dacris. IVA = 16%. (08-09): Por incumplimiento del horario de cierre, la empresa recibe la notificación de que ha sido sancionada con una multa de 200. (09-10): Un incendio inutiliza un ordenador valorado en 300. (30-12): El mantenimiento semestral de las cámaras frigoríficas asciende a 233, importe pagado en efectivo. IVA = 16 %. (31-12): La comisión anual de mantenimiento de la tarjeta de crédito asciende a 10, cantidad que el banco deduce de la cuenta corriente de la empresa. 7.4 Gastos de personal La contratación de personal es otro de los gastos en los que la empresa debe incurrir para poder comenzar su actividad. El pago del salario que reciben los trabajadores por su aportación a la actividad empresarial puede ser de diversas formas: por transferencia bancaria, al contado u otras. El salario bruto, la Seguridad Social a cargo del trabajador, las retenciones por IRPF, los anticipos, las remuneraciones pendientes o el líquido son algunos de los conceptos citados en el recibo legal. En cualquier caso, siempre es obligatorio extender un recibo legal, la nómina, para justificar el abono y la percepción del salario de los trabajadores. La nómina es el principal documento que certifica las relaciones económicas entre la empresa y sus trabajadores. En la contabilización de una nómina participan el subgrupo específico 46. PERSONAL, el subgrupo 47. ADMI- NISTRACIONES PÚBLICAS, utilizado para registrar importes pendientes con la misma, y 57. TESORERÍA. 46. PERSONAL. Refleja los saldos pendientes con el trabajador; pueden ser de dos clases y están representados por las siguientes cuentas: 460. Anticipo de remuneraciones. Con anterioridad al pago de la nómina, la empresa puede anticipar dinero al personal de la empresa. Posteriormente, llegado el momento de retribuir al trabajador, se deducirá el importe anticipado, cancelando así el derecho que por este concepto la empresa tenía pendiente en el activo del balance. Si los anticipos tienen la consideración de préstamos al personal, no se incluirán en esta cuenta, sino en la 544. Créditos a corto plazo al personal o en la 254. Créditos a largo plazo al personal, según el plazo de vencimiento Remuneraciones pendientes de pago. Esta cuenta representa una deuda pendiente de pago en el pasivo del balance. Al no disponer de liquidez suficiente, la empresa no puede abonar la totalidad del importe al trabajador. 47. ADMINISTRACIONES PÚBLICAS. Refleja las obligaciones de pago con la Administración Pública. Las cuentas que figuran en el pasivo del balance representando estos débitos son: Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas. La empresa actúa como sustituto del trabajador reteniendo el importe de sus obligaciones tributarias. Posteriormente las abonará en su nombre en las arcas de la Hacienda Pública. 162

16 7.4 Gastos de personal Si el personal al que se retribuye no está en plantilla, las remuneraciones se cargarán en la cuenta 623. Servicios profesionales independientes, y están sujetas a retención Organismos de la Seguridad Social, acreedores. De igual forma, la empresa deduce del salario bruto del trabajador el importe de la cuota de la Seguridad Social, importe que abonará posteriormente en su nombre a este organismo. Desde el punto de vista contable, la cuenta 640. Sueldos y salarios será cargada (anotada en el Debe) por el importe bruto de las remuneraciones fijas y eventuales al personal de la empresa, con abono (anotación en el Haber) a cuentas de los subgrupos 46, 47 y 57. El esquema de contabilización de la nómina es el que se indica a continuación: Las retenciones de la Seguridad Social o por IRPF son obligaciones económicas que los trabajadores contraen con la Administración Pública por el hecho de trabajar por cuenta ajena. Las empresas actúan por cuenta de los trabajadores, entregando en su nombre los importes que previamente les han deducido de sus salarios brutos. Un segundo asiento relacionado con la nómina es el que la empresa realiza debido a las cuotas que satisface en su nombre a la Seguridad Social. La cuenta 642. Seguridad Social a cargo de la empresa será cargada por el importe de las cuotas de la empresa a favor de la Seguridad Social con abono a la cuenta 476. Organismos de la Seguridad Social, acreedores, la cual refleja la deuda pendiente de pago por este concepto. X (640) Sueldos y salarios Por el importe de los salarios brutos de los trabajadores a (460) Anticipo de remuneraciones Por importe anticipado a cuenta de la nómina a (465) Remuneraciones pendientes de pago Por el importe que queda pendiente de pago a los trabajadores a (4751) Hacienda Pública, acreedor por retenciones practicadas Por el importe que se retiene de los sueldos de los trabajadores a cuenta del IRPF a (476) Organismos Seguridad Social, acreedores Por la cuota del trabajador a la Seguridad Social a (57) TESORERÍA Por el importe líquido que se abona a los trabajadores Esquema de contabilización de la nómina X X (642) Seguridad social a cargo de la empresa Por el gasto en Seguridad Social empresarial a (476) Organismos Seguridad Social, acreedores Por la deuda pendiente de pago por Seguridad Social a cargo de la empresa Esquema de contabilización de la cuota empresarial de la Seguridad Social X El registro de la nómina y la cuota empresarial de la Seguridad Social se realiza de forma simultánea, de tal modo que es posible realizar la contabilización de ambos conceptos en un único asiento: al Debe irán las dos cuentas de gastos, y al Haber, el resto de cuentas, en cuyo caso la cuenta 476 registraría la suma de la cuota obrera y la cuota empresarial de la Seguridad Social. 163

17 7.4 Gastos de personal Caso práctico 4 Contabilización del recibo de salario y otros Ésta es la nómina (Fig.7.12) del trabajador Juan Moreno, jefe administrativo de la empresa Persa: 1. Identifica sobre él mismo los conceptos susceptibles de contabilizar. Salario bruto Seguridad Social a cargo del trabajador Retenciones IRPF Importe anticipado el 5 de marzo Fig Conceptos susceptibles de contabilización de la nómina. (Suma y sigue) Líquido 164

18 7.4 Gastos de personal 2. Realiza en el libro Diario (Fig. 7.13) los asientos pertinentes por la nómina de Juan Moreno. Seguridad Social a cargo de la empresa: 313,95. El anticipo a cuenta fue entregado en efectivo el día 5 de marzo. La nómina es pagada en efectivo el 31 de marzo. 200, (460) Anticipo de remuneraciones a/ (570) Caja, euros La cuenta 460. Anticipo de remuneraciones refleja un derecho pendiente sobre la nómina del trabajador Juan Moreno por la cantidad entregada anticipadamente. 200, , (640) Sueldos y salarios a/ (460) Anticipo de remuneraciones a/ (4751) HP acreedor por retenciones practicadas a/ (476) Organismos SS acreedores a/ (570) Caja Retribución del trabajador Juan Moreno: El gasto bruto son 1 202,02, pero la empresa descuenta el dinero que el trabajador tiene que aportar a los organismos públicos y el anticipo del 5 de marzo. 200,00 98,93 85,15 817,94 313,95 2b (642) Seguridad Social a cargo de la empresa a/ (476) Organismos SS acreedores Parte de la cuota de la Seguridad Social que corresponde a la empresa por este trabajador. 313,95 Fig Libro Diario de la empresa Persa. Contabilización del anticipo, nómina de marzo y la cuota empresarial. Los documentos que reflejan las obligaciones de pago empresariales, nacidas a raíz de la relación laboral que existe entre la empresa Persa y Juan Moreno, son los siguientes: Boletín de cotización a la Seguridad Social TC-1. Refleja el total de las cuotas obreras y empresariales a ingresar. Por ejemplo, y en el caso de que no tuviera más trabajadores, la cuota a ingresar por la empresa Persa (véase el Caso práctico anterior) ascendería a 399,10, suma de la cuota obrera (85,15) y la cuota empresarial (313,95). Retenciones e ingresos a cuenta (modelo 110). Es obligatoria su presentación dentro de los 20 días siguientes a la finalización de cada trimestre natural para personas o entidades que satisfacen rentas, dinerarias o en especie, sujetas a retención o a ingreso a cuenta del IRPF que no constituyan rendimientos del capital mobiliario. Por ejemplo, y en el caso de que no tuviera más trabajadores, la retención practicada por la empresa Persa (véase el Caso práctico anterior) durante el primer trimestre ascendería a 98,

19 7.4 Gastos de personal Caso práctico 5 Continuando con la empresa del Caso práctico anterior, vamos a ver qué asientos proceden para contabilizar otros conceptos relacionados con la nómina (Fig. 7.14). 3. (02-04) Asientos contables que registran el cumplimiento de las obligaciones pendientes de pago del mes de marzo con la Administración Pública. 4. (30-04) La empresa Persa abona en efectivo la nómina del empleado Juan Moreno. Sueldo bruto: 1 202,02. Cuota obrera: 85,15. IRPF: 98,93. Por falta de liquidez quedan pendientes de pago 100. La Seguridad Social a cargo de la empresa asciende a 313, (04-05) Paga en efectivo el importe que se le debía al trabajador Juan Moreno. 98,93 399, ,02 313,95 100,00 3a (4751) HP acreedor por conceptos fiscales a/ (572) Bancos, c/c Queda cancelada la deuda por este concepto. 3b (476) Organismos SS acreedores a/ (572) Bancos, c/c Pago de la totalidad de las cuotas de la Seguridad Social del mes de marzo. 4a (640) Sueldos y salarios a/ (465) Remuneraciones pendientes de pago a/ (4751) HP acreedor por retenciones practicadas a/ (476) Organismos SS acreedores a/ (570) Caja Retribución del trabajador Juan Moreno: El gasto bruto son 1 202,02, pero la empresa descuenta el dinero que el trabajador tiene que aportar a los organismos públicos. Quedan pendientes de pago 100. El enunciado no dice cuál es el importe líquido a pagar, pero no hay problema: situando las cantidades correspondientes según el modelo conocido, no hay más que «calzar» el asiento para determinarlo (1 202,02 100,00 98,93 85,15 = 917,94). 4b (642) Seguridad Social a cargo de la empresa a/ (476) Organismos SS acreedores Parte de la cuota de la Seguridad social que corresponde a la empresa por este trabajador (465) Remuneraciones pendientes de pago a/ (570) Caja Queda cancelada la deuda pendiente de pago que, por este concepto, figuraba en el Pasivo del Balance. 98,93 399,10 100,00 98,93 85,15 917,94 313,95 100,00 Fig Libro Diario de la empresa Persa (continuación).contabilización de otros conceptos relacionados con la nómina. Los casos prácticos son un ejemplo simplificado con un solo trabajador. Y en una empresa con varios trabajadores? Lógicamente, las empresas no hacen asientos para cada uno de los mismos, sino que contabilizan en un único asiento la totalidad de las nóminas de sus empleados. 166

20 7.4 Gastos de personal Ejercicio propuesto 4 Registra en el libro Diario de la empresa Forjados Calpe los siguientes hechos contables: invalidez o muerte. Aporta con un cheque bancario. (08-01): Abona con cheque bancario 433 a un trabajador, importe pendiente del ejercicio anterior. (12-01): Anticipa 200 a un trabajador mediante un cheque bancario. (30-01): Abona con un cheque bancario la nómina del mes de enero a sus 4 trabajadores. Sueldo bruto: 3 542,98. Cuota obrera: 234,19. IRPF: 254,93. La Seguridad Social a cargo de la empresa asciende a 953,06. Se tiene en cuenta el anticipo entregado el 12 de enero. (02-02): Concede a un trabajador un préstamo por un importante de 5 000, a devolver en 8 meses, pago que realiza mediante cheque bancario. (28-02): Abona con un cheque bancario la nómina del mes de febrero de sus 4 trabajadores. Sueldo bruto: 3 542,98. Cuota obrera: 234,19. IRPF: 254,93. La Seguridad Social a cargo de la empresa asciende a 953,06. Quedan pendientes de pago 98. (01-03): Abona en efectivo el importe pendiente del mes anterior. (31-03): Abona con un cheque bancario de la nómina del mes de marzo de sus cinco trabajadores. Cuota obrera: 304,06. IRPF: 323,65. La Seguridad Social a cargo de la empresa asciende a 1 153,06. (31-03): El trabajador que solicitó el préstamo devuelve en efectivo. (04-02): La empresa contrata un plan de pensiones externo para sus empleados que cubre situaciones de 167