Cómo ingresar a la Sucursal Electrónica?

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1 Tabla de Contenidos Cómo ingresar a la Sucursal Electrónica? 2 Página Principal 3 Cómo consultar o eliminar colaboradores o proveedores en mi plan de Proveedores o Planillas? 4 Consultas y Exclusiones de Cuentas Destino: 5 Cuentas Destino: 6 Cómo realizar el Envío del Archivo de Planillas y Proveedores? 7 Información de Envío: 8 Cómo consultar el estado de sus archivos de planillas o proveedores? 9 Consulta de Estado de envíos Detalle de Envío: Modificar la fecha de aplicación para un envío Detalle de Envío de Archivo por transacción 11 Cómo autorizar los Archivos Pendientes de Aprobación? 13 Cómo asignar los permisos a usuarios? (solo maestros) 14 Lista de Códigos de Error de Mensajes según gravedad 16 Lista de Códigos de Error de Procesamiento de Archivo 18

2 Cómo ingresar a la Sucursal Electrónica? Con solo tener acceso a Internet usted podrá ingresar desde cualquier lugar del mundo a la Sucursal Electrónica de la Red BAC I Credomatic y seguir las siguientes indicaciones: Ingrese a la dirección: y seleccione el país donde usted se encuentre. Con el usuario y contraseña usted podrá ingresar a la Sucursal Electrónica de la Red Financiera BAC: Nota: El sistema le permite recordar el usuario en caso que usted lo desee. 2

3 Página Principal En la Página Principal, se encuentra el menú de herramientas, con en el que Usted podrá ingresar a la opción de Pago de Planillas y Proveedores. Una vez seleccionado el menú, el sistema le desplegará el menú principal del Pago de Planillas y Proveedores. Nota: Para tener habilitado este servicio deberá tener firmado el contrato de Planillas o Proveedores, de no tenerlo, contacte a su Ejecutivo de Negocio 3

4 Cómo consultar o eliminar colaboradores o proveedores en mi plan de Proveedores o Planillas? El Pago de Planillas y Proveedores le da la opción de que usted pueda modificar/eliminar los proveedores o colaboradores de su empresa en cualquier momento. Para esta opción debe seleccionar la cuenta bancaria que tiene ligada al PLAN y luego escoger (Ver o Eliminar Cuentas Destino) Una vez seleccionado el Plan, usted podrá consultar o eliminar la cuenta del proveedor o colaborador de su empresa 4

5 Consultas y Exclusiones de Cuentas Destino: Si desea consultar o eliminar un proveedor o colaborador, el sistema le desplegará la siguiente información: Referencia: Es una campo que usted podrá visualizar el número de cuenta del colaborador de su empresa o hasta el número que utilizan en recursos humanos Cuenta Cliente: En esta opción incluye el número de cuenta del colaborador o proveedor de otro banco en el sistema financiero nacional, que cuente con 17 digitos. Nombre en Cuenta Cliente: Deberá definir el nombre del beneficiario al que acreditará en la cuenta de otro banco. Cuenta Bancaria: Esta opción valida el número de cuenta que usted tiene con el Banco San José contra el sistema del banco, lo que le permitirá una vez, determinar si la persona o empresa es la correcta. Monto Máximo: Nuestro sistema define un monto máximo en caso que desee limitar sus transferencias hacia ese proveedor o colaborador. Fax: El número de fax donde el proveedor recibirá los comprobantes de crédito una vez que usted halla pagado. El sistema le remitirá un comprobante de crédito al proveedor por correo electrónico. Nota: Para efectos de la notificación por o fax, el sistema solo validará uno, de tal manera, que el primero que enviará será el y si da error enviara el fax. Esta opción la podrá utilizar cada vez que desee consultar o eliminar a sus proveedores o colaboradores. Para el caso de los número de cuenta donde se le depositará al cliente, deberá aparecer solo una de ellas. Nota: El nombre en cuenta cliente aplica solo para cuentas de otros bancos del Sistema Financiero Nacional de Costa Rica (SINPE). 5

6 Cuentas Destino: De igual manera el sistema le permite una búsqueda personalizada, ya sea por referencia, nombre o cuenta, este filtro le permitirá seleccionar solo la opción que usted escogió. Una vez que realizó la búsqueda por filtro, el sistema le desplegará nuevamente la cuenta que usted desea consultar o eliminar. 6

7 Cómo realizar el Envío del Archivo de Planillas y Proveedores? Para el Envío de su archivo de planillas o proveedores deberá seleccionar el plan que utiliza para dicho pago. Deberá llenar la siguiente información: Plan: Aquí selecciona el número de plan (Planillas o Proveedores) Número de Envío: Este debe ser el mismo número consecutivo que tiene el archivo que va a enviar al banco. Monto Total: Deberá ser de igual manera, el mismo monto que tiene el archivo de lo contrario el sistema le generará un error, debe incluir los decimales con punto, en caso de que envíe algún monto con decimales. Total de Registros: Es la cantidad total de transacciones que realizará, debe ser igual a la información del archivo. Fecha de Aplicación: Esta será la fecha en la cuál usted aplicará el pago de su planilla o proveedores. Hora de Aplicación: Esta opción le permite escoger a qué hora desea pagar, puede realizar pagos fines de semana, con la condición que personas que sean de otros bancos se les acreditará hasta el siguiente día hábil. Seleccione el archivo: Aquí deberá buscar el archivo de planillas o proveedores que usted preparó, debe tener siempre la información INP0XXX.prn. Una vez que tiene toda la información completa y llena con los campos requeridos, marcados por *, selecciones el botón El sistema le generará un comprobante de envío. 7

8 Información de Envío: Una vez que usted halla enviado el archivo el sistema le generará una confirmación antes de aprobarlo o guardarlo (en caso de exista mancomunación) Esta confirmación le permitirá corroborar que todos los datos son correctos y en caso de que no cumpla con lo requerido podrá eliminarlo. El sistema puede mancomunar los archivos, de tal forma, que exista una persona que prepare el archivo y otros usuarios que lo autoricen. Vea más adelante donde autorizar planes. Una vez que confirme como aprobado o guardado el archivo le remitirá este mensaje de resultado del proceso del envío. Si estuviera mancomunado el sistema le indicará que el archivo quedará guardado y esta pendiente de autorización de los usuarios que se asignaron. 8

9 Cómo consultar el estado de sus archivos de planillas o proveedores? Para la consulta deberá seleccionar el plan que desea visualizar, verifique que este consultando la cuenta que tiene ligado los planes, para general el filtro de consulta deberá completar la información. Plan: Aquí debe escoger el plan a consultar. Envío N : Esta opción le permite buscar el consecutivo de envío aún más personalizado, si usted llena este campo elimina inmediatamente el campo de fecha valor. Fecha Valor: Usted podrá visualizar todos los archivos por estado desde que inició con el servicio según la fecha que usted seleccione, el sistema siempre le generará el día actual. Estado: Este filtro le permite poder generar toda la consulta de sus archivos por pendientes, enviados, aprobados, aplicados o rechazados. Nota: Pendiente: Archivo creado pero requiere de aprobaciones de usuarios autorizantes. Enviado: Archivo Aprobado pero pendiente de Aplicación por parte del Banco (Fecha y Hora designadas en el envío) Aprobado: Archivo con vistos buenos de los usuarios autorizantes, en esta parte solo se puede cambiar la fecha y hora de aplicación. Aplicado: Archivo aceptado por el banco y realizado los créditos correspondientes. Rechazado: Archivo rechazado por uno o varios usuarios autorizantes. Todos: Puede consultar todos los estados de envíos anteriores. 9

10 Consulta de Estado de envíos Este es un ejemplo de una consulta de un archivo pendiente de autorización realizada por fecha, el sistema le generará todos los archivos que usted a enviado, si quiere detallar mas la consulta podrá seleccionar: 1. Número de envío para ver el detalle general del envío 2. Ingresar a la fecha para modificarla. 3. Seleccionar N transacciones para obtener todas las transacciones que contempla ese archivo para verificar las cuentas hacia donde transferirá. 1. Detalle de Envío: Este detalle el sistema lo vuelve a generar para que usted verifique que toda la información es la correcta, en este caso si el archivo no ha sido procesado en la fecha de aplicación usted podrá eliminarlo. 10

11 2. Modificar la fecha de aplicación para un envío Manual de Uso Planillas y Proveedores Si usted considera que el archivo debe aplicarse en otra fecha y hora, podrá modificarla en cualquier momento, con la condición que este no halla sido aplicado por el Banco. 3. Detalle de Envío de Archivo por transacción Para visualizar el detalle completo de la cuenta destino, deberá seleccionar la referencia que usted le asigno al cliente. 11

12 Cuando usted halla seleccionado la referencia específica para consultar, el sistema le mostrará todos los datos específicos que se acreditaran a su proveedor o colaborador. De tal forma, que si desea imprimirlo podrá hacerlo en cualquier momento y remitirle esta información a su proveedor. El campo de detalle le mostrará si en realidad ya fue aplicado ese crédito o esta pendiente de aprobación por los usuarios autorizantes. 12

13 Cómo autorizar los Archivos Pendientes de Aprobación? Para autorizar un archivo en estado pendiente, debe ingresar en el menú de transacciones pendientes ubicado al pie de la pantalla o en la página principal en transacciones pendientes. Deberá marcar la opción Autoriza para que le genere la confirmación. Esta modalidad le permite visualizar todos los archivos que deben autorizar los usuarios, es importante que la persona que tiene el acceso de enviar archivos puede monitorear el estado de quienes han autorizado o no. El sistema le mostrará la confirmación del Detalle de Envío para que usted verifique los datos del archivo, recuerde que esto depende de la cantidad de usuarios que apliquen, una vez que usted autorice no podrá rechazarlo, a solo que exista otro usuario aprobador que lo haga. 13

14 Cómo asignar los permisos a usuarios? (solo maestros) Esta opción esta habilitada solo al usuario maestro, por lo que él será el único usuario que podrá dar estos permisos. Para asignar el permiso de Pago de Planillas y Proveedores, deberá seleccionar el usuario que tendrá los accesos. Una vez escogido el usuario deberá seleccionar el plan, ya sea si es de proveedores o de planillas. 14

15 Cuando halla seleccionado el plan podrá asignarle al usuario diversos accesos como: Consulta Estado de Envíos: Esto le asignara solo el acceso de consulta a planes, es decir poder ver los estados de cada plan, si esta aprobado, pendiente, aplicado, rechazado, anulado, etc. Aplicar Envío de Archivo: Si usted desea que un usuario pueda aplicar archivos deberá seleccionar esta opción, sin embargo podrá mancomunarlo en caso de que desee una autorización previa por otros usuarios. Para esto deberá tener creada una categoría de mancomunación. Cambiar fecha/hora y eliminación de archivos: Esto le permite al usuario enviar archivos pero que estarán condicionados solo a quedar guardados y esten pendientes de autorización. Consulta de planes y eliminación de cuentas destino: Con esta opción un usuario puede incluir o eliminar las cuentas destino de proveedores o colaboradores. 15

16 Lista de Códigos de Error de Mensajes según gravedad ERROR GRAVEDAD DETALLE DEL ERROR 9 1 EL ARCHIVO HA SIDO ACEPTADO Y SERÁ APLICADO CON FECHA DE HOY 10 1 LLEVA REFERENCIA EN LA INFORMACION RESUMEN, NO ES NECESARIO CARGAR UN NUMERO DE REFERENCIA SE IGNORA EL VALOR DEL CAMPO CONSECUTIVO DE TRANSACCIONES DEBE INICIAR SIEMPRE CON EL CODIGO DE DB/CR ASIGNADOS AL PLAN ES INVALIDO. SE ASIGNA POR DEFECTO "DB" PARA LOS DEBITOS Y "CR" PARA LOS CREDITOS NO ES NECESARIO CARGAR CONCEPTO EN LA INFORMACION RESUMEN. SE IGNORA EL VALOR DEL CAMPO 24 1 LA TRANSACCION EN EL ARCHIVO NO LLEVA UN NUMERO DE SECUENCIA O CONSECUTIVO DE LINEA. SE ASIGNA UN NUMERO DE SECUENCIA AL REGISTRO EL REGISTRO DE TRANSACCION EN EL ARCHIVO NO LLEVA CONCEPTO Y EL PLAN LO REQUIERE O SE USARA EL CONCEPTO DEL PLAN POR DEFECTO EL NUMERO DE CUENTA DESTINO RELACIONADA AL PLAN ESTA INACTIVA. SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO PERO ESTA TRANSACCION QUEDARA PENDIENTE COMUNICARSE CON EL BANCO EL MONTO A DEBITAR A LA CUENTA PROVOCA QUE LA MISMA SE 40 1 NUMERO DE ENVIO NO VA EN SECUENCIA CON EL ENVIO ANTERIOR. FAVOR 44 1 TRANSACCION NO CONTIENE CONCEPTO, SE ASIGNA CONCEPTO DEL PLAN 47 1 TITULAR DEL SERVICIO EN BLANCO. 2 2 SE ENCONTRO UNA TRANSACCION CON CODIGO DISTINTO A "T" 4 2 SE ENCONTRO UN REGISTRO DE TRANSACCION CON UN NUMERO DE ENVIO DISTINTO AL INDICADO EN LA INFORMACION RESUMEN. 5 2 SE ENCONTRO UN REGISTRO DE TRANSACCION CON FECHA VALOR DISTINTA A LA INDICADA EN LA INFORMACION RESUMEN. 7 2 NUMERO DE PLAN NO CORRESPONDE AL QUE VIENE EN LA INFORMACION 11 2 NUMERO DE REFERENCIA NO TIENE CUENTAS CON EL PLAN, SE DEBE INCLUIR EN EL PLAN LA REFERENCIA Y LA CUENTA ANTES DE VALIDAR EL 16 2 LA CUENTA NO TIENE FONDOS SUFICIENTES PARA REALIZAR EL DEBITO, SE IGNORA LA TRANSACCION 20 2 LA CUENTA DEL CLIENTE DESTINO NO EXISTE. FAVOR INCLUIRLA AL PLAN 22 2 EL NUMERO DE CUENTA DESTINO RELACIONADA AL PLAN ESTA CERRADA SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO PERO ESTA TRANSACCION QUEDARA PENDIENTE COMUNICARSE CON EL BANCO MONTO EN LA TRANSACCION MENOR O IGUAL A CERO SE IGNORA LA 31 2 LA MONEDA DE LA CUENTA DEL CLIENTE ES DISTINTA A LA MONEDA DEL PLAN. SE IGNORA LA TRANSACCION EL NUMERO DE CLIENTE (CIF) NO EXISTE, COMUNICARSE AL BANCO A NIVEL DE PLAN SE DEFINE EL MONTO MAXIMO A ACREDITAR POR CLIENTE, SIN EMBARGO EL TOTAL A ACREDITAR SOBREPASA ESTA CIFRA LA REFERENCIA O CUENTA CLIENTE NO EXISTE EN EL PLAN, FAVOR 43 2 MONTO DE LA TRANSACCION DEBE SER MAYOR A CERO 45 2 ARCHIVO NO CONTIENE NUMERO DE REFERENCIA DEL SERVICIO NO SE ANOTO LA CEDULA DEL CLIENTE DESTINO CLIENTE DESTINO NO AUTORIZO RECIBIR CREDITOS DIRECTOS, 49 2 BANCO AL QUE PERTENECE LA CUENTA NO AUTORIZADO PARA PROCESAR DEBITOS NI CREDITOS POR SINPE 50 2 DEBITO NO AUTORIZADO POR EL CLIENTE DESTINO 51 2 CLIENTE ORIGEN NO AUTORIZADO, ENTIDAD QUE ENVIA EL COBRO NO ESTA AUTORIZADO EN LA TABLA DE CLIENTES ORIGEN DEL BANCO 52 2 MONTO A DEBITAR EN LA TRANSACCION SUPERA LO AUTORIZADO POR EL CLIENTE DESTINO EN LA ORDEN DE DOMICILIACION 53 2 REFERENCIA DEL SERVICIO NO COINCIDE CON LA INDICADA EN LA ORDEN DE DOMICILIACION FAVOR VERIFICAR 54 2 NO EXISTE ORDEN DE DOMICILIACION PARA PROCESAR ESTE DEBITO, SE RECHAZA LA TRANSACCION 57 2 EL DIGITO VERIFICADOR DE LA CUENTA ES INCORRECTO. FAVOR 16

17 ERROR GRAVEDAD DETALLE DEL ERROR 1 3 NO SE PUDO LEER LOS DATOS DEL ARCHIVO ENVIADO. FAVOR INTENTE DE 3 3 NUMERO DE ENVIO DISTINTO AL ESPERADO POR EL BANCO EN LA INFORMACION RESUMEN. 6 3 NUMERO DE PLAN NO EXISTE 8 3 EL FORMATO DE LA FECHA ES INCORRECTO, AAAAMMDD NUMERO DE ARCHIVO INVALIDO, EL NUMERO DE ARCHIVO ASOCIADO AL 12 3 PLAN ES INVALIDO, DEBE ESTAR COMPRENDIDO ENTRE 000 Y 699, COMUNICARSE 15 3 LA CUENTA RELACIONADA AL PLAN NO TIENE LOS FONDOS SUFICIENTES PARA CUBRIR LOS CREDITOS ENVIADOS. NO SE PUEDE APLICAR EL 18 3 EL NUMERO DE CLIENTE NO SE ENCUENTRA RELACIONADO AL PLAN. NO SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO 19 3 EL NUMERO DE CUENTA RELACIONADA AL PLAN NO EXISTE. NO SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO, COMUNICARSE CON EL BANCO EL NUMERO DE CUENTA RELACIONADA AL PLAN ESTA INACTIVA. NO SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO, COMUNICARSE CON EL BANCO. LA FECHA VALOR DEL ARCHIVO NO HA VENCIDO AUN. NO SE PODRA 23 3 APLICAR EL ARCHIVO HASTA QUE LA FECHA DE HOY SEA MAYOR O IGUAL A LA FECHA DEL ARCHIVO LA SUMATORIA DE MONTOS Y/O REGISTROS CALCULADA EN EL ARCHIVO NO ES IGUAL AL INDICADO EN EL REGISTRO DE INFORMACION RESUMEN. NO SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO NUMERO DE ENVIO YA EXISTE PARA ESTE PLAN 30 3 EL NUMERO DE PLAN ASIGNADO EN EL ARCHIVO NO CORRESPONDE A LA EMPRESA, FAVOR VERIFICAR PLAN ASIGNADO POR EL BANCO 32 3 NO SE ENCONTRO EL REGISTRO DE LA INFORMACION RESUMEN (TIPO "B"). NO SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO ELECTRONICO 33 3 SE ENCONTRARON DOS O MAS REGISTROS TIPO "B" EN LA LA INFORMACION RESUMEN DEL ARCHIVO. NO SE PUEDE PROCESAR 34 3 NINGUNO DE LOS REGISTROS ENVIADOS SE PUDO APLICAR CORRECTAMENTE. NO SE PUEDE PROCESAR EL ARCHIVO TRANSACCION NO REALIZADA. LA CUENTA A DEBITAR TIENE FONDOS 37 3 EL ARCHIVO POR APLICAR NO CONTIENE LA INFORMACION RESUMEN EN SU 39 3 EL PLAN NO HA SIDO APROBADO AUN, FUE ELIMINADO O YA FUE 55 3 CODIGO DE RUTA NO DEFINIDO EN TABLA DE RUTAS, FORMATO 11 SINPE LA RUTA DE TABLA NO COINCIDE CON SISTEMA BANCO 56 3 EL CLIENTE ORIGEN NO EXISTE 58 3 FORMA DE COBRO O PAGO INVALIDA. FAVOR ASIGNE CODIGO: DEBITOS DIRECTOS:1 CREDITOS DIRECTOS: FORMA DE COBRO O PAGO NO COINCIDE, SI EL PLAN ES PARA DEBITOS DIRECTOS 17

18 Lista de Códigos de Error de Procesamiento de Archivo Tipo Cód. codigo.1001 codigo.1002 codigo.1003 codigo.1004 codigo.1005 codigo.1006 codigo.1007 codigo.1008 codigo.1009 codigo.1010 codigo.1011 codigo.1100 codigo.1101 codigo.1102 codigo.1103 codigo.1104 codigo.1105 codigo.1106 codigo.1107 codigo.1108 codigo.1109 codigo.1110 codigo.1111 codigo.3214 codigo.3220 codigo.3221 codigo.3222 codigo.3223 codigo.3224 codigo.3225 codigo.3226 codigo.3227 codigo.3228 codigo.3229 codigo.3231 codigo.3232 codigo.3233 codigo.3234 codigo.3235 codigo.3236 codigo.3237 codigo.3238 codigo.3239 codigo.3240 codigo.3241 codigo.3242 codigo.3300 Descripción NUM. DE PLAN ES OBLIGATORIO REFERENCIA ES REQUERIDA ERROR ACCESANDO REFERENCIAS NO EXISTE EL PLAN NO EXISTE LA CUENTA NO EXISTE EL CLIENTE TIPO DE MONEDA DE LA CUENTA NO ES IGUAL A LA CUENTA UTILIZADA POR EL PLAN NO EXISTE REFERENCIA ACTUALIZ/BORRANDO REFERENCIA REG. FUE MODIFICADO POR OTRO ESTA REFERENCIA YA EXISTE EL PLAN DE INICIO ES MAYOR AL PLAN FINAL EL ENVIO DE INICIO ES MAYOR AL ENVIO FINAL EL RANGO DE FECHAS ES INCORRECTO NO EXISTE EL ENVIO ERROR AL ACTUALIZAR ENVIO USUARIO INCORRECTO USUARIO NO AUTORIZADO ESTADO NO PERMITE BORRAR TIENE REGISTROS EN DETALLE MONTO PENDIENTE. DIFERENTE A CERO CLAVE INCORRECTA TIENE REGISTRO PROCESADOS EN EL DETALLE ENVIO NO EXISTE EL PLAN NO EXISTE ENVIO NO EXISTE ESTADO NO PERMITE APROBAR ENVIO ERROR EN ACTUALIZAR LA INFORMACION RESUMEN DEL ENVIO ERROR AL ACTUALIZAR LA INFORMACION RESUMEN DEL ENVIO FORMATO INCORRECTO REGISTRO CAMBIADO POR OTRO USUARIO ESTADO NO PERMITE CAMBIAR LA HORA Y LA FECHA DE APLICACION NO HAY REGISTROS QUE LEER EN EL ARCHIVO ENVIADO POR EL CLIENTE HAY ERRORES NO SE PUDO RECIBIR EL ENVIO HAY AVISOS HAY ERRORES. FAVOR REVISAR HAY ERRORES GRAVES, NO SE RECIBIO EL ARCHIVO HAY ERRORES DE COMPARACIÓN DE LOS DATOS DIGITADOS Y LA INFORMACION GENERAL DEL ENVIO, NUMERO DE PLAN EL ARCHIVO NO SE PUDO PROCESAR. FAVOR COMUNICARSE CON EL AREA DE PAGOS ELECTRONICOS EL ARCHIVO NO SE PUDO PROCESAR. FAVOR COMUNICARSE CON EL AREA DE PAGOS ELECTRONICOS NO EXISTE UN CONTRATO FIRMADO HAY ERRORES DE COMPARACIÓN DE LOS DATOS DIGITADOS Y LA INFORMACION GENERAL DEL ENVIO, NUMERO DE ENVIO HAY ERRORES DE COMPARACIÓN DE LOS DATOS DIGITADOS Y LA INFORMACION GENERAL DEL ENVIO, MONTO HAY ERRORES DE COMPARACIÓN DE LOS DATOS DIGITADOS Y LA INFORMACION GENERAL DEL ENVIO, FECHA DE APLICACION HAY ERRORES DE COMPARACIÓN DE LOS DATOS DIGITADOS Y LA INFORMACION GENERAL DEL ENVIO, NUMERO DE REGISTROS EL PLAN SE ENCUENTRA ASOCIADO A UN NÚMERO DE CUENTA DIFERENTE SE ENCUENTRA EN CONTINGENCIA 18