CONFIGURACION PLANILLAS N-CORRECCIONES Y A-ADICIONALES DE PLANILLA INTEGRADA ELECTRONICA DE APORTES EMPLEADOS ACTIVOS

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1 CONFIGURACION PLANILLAS N-CORRECCIONES Y A-ADICIONALES DE PLANILLA INTEGRADA ELECTRONICA DE APORTES EMPLEADOS ACTIVOS Contenido JUSTIFICACION... 2 PREMISAS... 5 FUNCIONALIDAD... 5 Planilla Tipo A Empleados Adicionales... 5 Planilla Tipo N - Correcciones... 7 MODIFICACIONES EFECTUADAS MENSAJES EN TABLA ERRORES... 13

2 JUSTIFICACION La Resolución 1622 del 26 de mayo de 2009 establece que a partir de Septiembre de 2009 los pagos por corrección también deberán hacerse por PILA. RESOLUCIONES 1747 Y 2377 DE 2008 N PLANILLA CORRECCIONES El tipo de planilla N sólo puede ser utilizada para el pago de períodos respecto de los cuales se realizó un pago para el o los sistemas que se están corrigiendo, pero éste es inferior al verdadero valor que debió aportarse. No se puede utilizar para correcciones que impliquen devolución de valores pagados en exceso. No podrá incluirse en este tipo de planilla otro sistema respecto del cual se esté realizando un pago total por ausencia del pago correspondiente, aunque corresponda a la misma persona, pues la falta absoluta de pago debe ajustarse a través de la Planilla tipo M. Este tipo de Planilla podrá ser utilizada para el pago de períodos ya vencidos o para el mismo período correspondiente a la fecha en la cual se liquida y se realiza el pago, esto último cuando el pago ya realizado deba ser incrementado. Solamente el operador de información a través del cual se hubiere realizado el pago que se pretende ajustar podrá permitir el uso de este tipo de Planilla, cuando el pago que se pretende ajustar no se hubiere realizado a través de la PILA, deberá realizarse el ajuste a través del operador que actualmente esté prestando el servicio al aportante. El operador de información debe validar que los topes mínimos y máximos de los pagos efectuados mediante este tipo de planilla correspondan a los vigentes para la fecha del período que se está liquidando y pagando. El operador de información deberá crear en su página web, para acceso electrónico o en el call center, cuando se utilice este mecanismo o en los otros esquemas de asistencia que existen, un filtro previo al acceso a la Planilla de este tipo, en el cual el aportante señalará expresamente que se trata de una mora parcial referida a uno o varios sistemas, y que los otros sistemas respecto de los cuales no hace correcciones, ya se encuentran cancelados en debida forma. El operador de información deberá validar que se diligencien los campos correspondientes a los otros sistemas diferentes a aquellos que se están liquidando y pagando, en cuanto a los códigos de las administradoras a las que ya se les pagó, de acuerdo con lo señalado en el punto anterior. Los valores así liquidados incluirán los intereses de mora correspondientes de acuerdo con los períodos de que se trate. Salvo que el aportante le certifique al Operador de Información que las correcciones que está haciendo corresponden a ajustes por retroactivos de aportantes del sector público, y que a la fecha en la que se está realizando el pago no está obligado a pagar intereses de mora de acuerdo a norma legal vigente, la cual debe ser invocada en esta certificación.

3 El aportante deberá diligenciar una planilla de este tipo por cada período que esté pagando, en la cual podrá incluir todos los sistemas que deba pagar. Para efectos de tramitar y liquidar los ajustes, cuando éstos se deban a correcciones en los factores de cotización, en el IBC o en el número de días cotizados, se tomará en cuenta lo definido en la aclaración al campo 22 CORRECCIONES descritas en el ARTICULO 11. El operador de información podrá cobrar directamente al aportante los costos de la asistencia, el pago y el procesamiento de las planillas tipo M o N sin exceder el costo que por estos registros pagaría la administradora. Cuando esto acurra, el operador de información no podrá trasladarle estos costos a la administradora correspondiente más allá de los costos por el intercambio de registros propios de la planilla electrónica. ACLARACIÓN AL CAMPO 8 REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO (A ADICIONAL y N- CORRECCIONES) Número de la planilla asociada a esta Planilla Debe ir Blanco cuando el tipo de planilla es E, I, M, S o Y. El número de la planilla tipo E del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea A. El número de la planilla del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea N. ACLARACIÓN AL CAMPO 9 REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO (A ADICIONAL y N- CORRECCIONES) Fecha de pago Planilla asociada a esta planilla. (AAAA-MM-DD). Debe Blanco cuando el tipo de planilla es E, I, M, S o Y. La fecha de pago de la planilla tipo E del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea A. La fecha de pago de la planilla del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea N. ACLARACIÓN AL CAMPO 22 REGISTRO TIPO 2 DETALLE (N CORRECCIONES) Para efectos de tramitar y liquidar los ajustes, cuando éstos se deban a correcciones en los factores de cotización, en el IBC o en el número de días cotizados, se tomará en cuenta lo definido en la aclaración al campo 22 CORRECCIONES descritas en el ARTÍCULO 11: El uso de este campo sólo aplica para la planilla tipo N (correcciones), para los otros tipos de planilla este campo debe ir en blanco. A - Cuando se usa este valor, se indica que la información contenida en el respectivo registro es la que corresponde a la liquidación original y que se desea corregir o aplicarle algún tipo de variación. En los casos donde la liquidación y pago de la planilla que se va a corregir fue hecha a través de la PILA esta información podrá ser suministrada por el operador de información, en especial en los casos de la planilla asistida o la liquidada y pagada electrónicamente sin la utilización del cargue de archivos. Para los casos en los que la liquidación y pago se hizo por mecanismos diferentes a los establecidos para la PILA el aportante debe suministrar esta información.

4 C - Cuando se usa este valor, se indica que la información contenida en el respectivo registro es la que corresponde a la liquidación correcta y por la cual se deben hacer las liquidaciones y aportes a la Protección Social. Esta información debe ser suministrada por el aportante. En una misma planilla tipo N debe tener dos registros continuos para un mismo cotizante, uno con el valor A y otro con el valor C en este campo. El Operador de Información debe calcular el valor correcto de los aportes con base en la información contenida en el registro marcado con C en este campo 22, y restar los valores ya liquidados y pagados contenidos en el registro marcado con A en este campo 22. La diferencia será el valor a pagar aplicándola para cada una de las obligaciones que el aportante deba cancelar para cada uno de los sistemas de acuerdo con el tipo y subtipo de cotizante. A PLANILLA EMPLEADOS ADICIONALES Este valor podrá ser utilizado por los aportantes que se clasifique como A o B en el campo 7 CLASE DE APORTANTE definido en el ARTICULO 3, y que por razones operativas no haya incluido en su planilla tipo E los cotizantes que ingresaron a su nómina en los últimos 7 días comunes del mes calendario anterior al que se está realizando el pago. Los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 no pueden clasificados como 2, 3, 16 ó 33, y deben registrar la novedad de ingreso en el campo 15 definido en el ARTICULO 10, así como el número de días cotizados de los campos 36, 37, 38 y 39 definido en el ARTICULO 10 no puede ser mayor de 7. La Planilla tipo A, sólo podrá ser presentada en el mismo operador ante el cual se realizó la Planilla tipo E para el mismo período. El operador de información debe validar siempre que se le presente una planilla tipo A que efectivamente ya se hubiere pagado la Planilla tipo E. El aportante podrá presentar máximo una planilla tipo A por cada periodo y ésta sólo se recibirá por el Operador de Información hasta el quinto (5º) día hábil del mes presente, siempre y cuando el aportante ya haya pagado la planilla tipo E para el mismo periodo. ACLARACIÓN AL CAMPO 8 REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO (A ADICIONAL y N- CORRECCIONES) Número de la planilla asociada a esta Planilla Debe ir Blanco cuando el tipo de planilla es E, I, M, S o Y. El número de la planilla tipo E del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea A. El número de la planilla del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea N. ACLARACIÓN AL CAMPO 9 REGISTRO TIPO 1 ENCABEZADO (A ADICIONAL y N- CORRECCIONES) Fecha de pago Planilla asociada a esta planilla. (AAAA-MM-DD). Debe Blanco cuando el tipo de planilla es E, I, M, S o Y. La fecha de pago de la planilla tipo E del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea A. La fecha de pago de la planilla del periodo correspondiente cuando el Tipo de planilla sea N.

5 PREMISAS 1. El tipo de nómina de corrección se debe utilizar para corregir nóminas del último mes vigente. Si se desea ajustar retroactivo de más meses, se debe utilizar el retroactivo en nóminas regulares. 2. Planillas de corrección solamente funcionarán sobre planillas regulares que se hayan grabado en el sistema como planillas definitivas. 3. Planillas de corrección sólo pueden ser utilizadas para el pago de períodos respecto de los cuales se realizó un pago, pero éste es inferior al verdadero valor que debió aportarse. No se puede utilizar para correcciones que impliquen devolución de valores pagados en exceso. 4. Grabar la planilla integrada de aportes E-Regular del periodo original, como planilla definitiva al momento de exportar el archivo plano, de esta manera el sistema identifica la planilla original sobre la cual se generarán planillas de corrección y planillas adicionales. 5. Solamente sirve para generar planillas para empleados activos. 6. En el nombre del archivo en la vista V_T7CO01 debe incluirse &TP, para que tenga en cuenta el tipo de planilla generada FUNCIONALIDAD Se habilitaron en el reporte HCOFIEA0 Planilla integrada Electrónica Personal Activo, adicional al tipo de planilla E-Regular, los tipos de planilla A-Adicional y N-Correcciones. Planilla Tipo A Empleados Adicionales Esta planilla reporta a todo empleado cuya fecha de ingreso sea superior a la fecha que resulte de restar a la fecha final del mes actual, el valor digitado en el campo Nro.dias máximo cotizados y que además no se encuentre reportado en la planilla E-Regular del periodo correspondiente.

6 Los campos relevantes en planillas adicionales son: Año mes Fecha pago Tipo de planilla integrada No.Planilla asociada Fecha Pago Nro.dias máximo cotizados Periodo a ejecutar de planilla adicional Fecha pago planilla adicional A Planilla Empleados Adicionales El número de la planilla tipo E del periodo correspondiente La fecha de pago de la planilla tipo E del periodo correspondiente Cantidad de días a restar a la fecha final del periodo correspondiente de cálculo. Se genera la planilla para los empleados seleccionados Y al exportar genera el archivo plano identificando que es una planilla de tipo A

7 Planilla Tipo N - Correcciones Este tipo de planilla sólo puede ser utilizada para el pago de períodos respecto de los cuales se realizó un pago para el o los sistemas que se están corrigiendo, pero éste es inferior al verdadero valor que debió aportarse. No se puede utilizar para correcciones que impliquen devolución de valores pagados en exceso. Cuando se desea generar planilla de corrección de meses anteriores, se debe grabar un registro en el infotipo 0262 Retroactividad identificando el periodo actual de nómina regular sobre el cual se va a ejecutar la retroactividad de nómina; de esta manera el cálculo de nómina identifica que para los periodos retroactivos de nómina debe recalcular los aportes de seguridad social y parafiscales y no trasladar las diferencias retroactivas al periodo actual de nómina. Pasos para ejecución de planillas de corrección: 1. Grabar la planilla integrada E-Regular del periodo original, como planilla definitiva al momento de exportar el archivo plano, de esta manera el sistema identifica la planilla original sobre la cual se generarán planillas de corrección. 2. Grabar las novedades retroactivas respectivas, en los infotipos correspondientes. 3. En el infotipo 0262 Retroactividad, grabar un registro identificando el motivo de retroactividad que corresponda a cálculo de retroactividad original y el periodo de nómina actual sobre el cual se liquidará la nómina y ejecutará el retroactivo sobre periodos pasados. Se debe escoger un motivo de retroactividad que se haya configurado previamente como retroactividad de origen en la ruta SPRO cálculo de nómina Colombia Cálculo retroactivo actualizar información relevante para el cálculo retroactivo 4. Liquidar la nómina regular y se revisan los cálculos correspondientes retroactivos. 5. Ejecutar el reporte HCOFIEA0 Planilla integrada electrónica personal activo, identificando el año/mes actual donde se calculó la retroactividad y el año/mes del periodo de corrección. Recuerde que las planillas de corrección solamente se pueden generar si existe la planilla regular almacenada como planilla definitiva, esto se hace al momento de exportar el archivo plano de la planilla regular.

8 6. Exportar el archivo plano que contiene 2 registros por cada empleado, un registro con la liquidación del periodo original y un registro con la liquidación de corrección. Recuerde que solo se permiten planillas de corrección si el valor de aportes anterior es inferior al reportado como corrección. INFOTIPO 0262 RETROACTIVIDAD Motivo retroactividad Area de nómina Periodo cálculo de nómina Escoger un motivo de retroactividad que se haya configurado como retroactividad de origen en la ruta SPRO cálculo de nómina Colombia Cálculo retroactivo actualizar información relevante para el cálculo retroactivo Área de nómina Periodo regular actual, sobre el cual se ejecutará la retroactividad a meses anteriores NOTA: Se recomienda hacer planillas de corrección, ejecutando retroactividades desde nóminas regulares y no desde nóminas de corrección. PANTALLA DE SELECCIÓN PLANILLA INTEGRADA

9 Campos relevantes para planillas N-corrección: Periodo de pago Año/mes Fecha Pago Tipo de planilla integrada Origen de datos para planilla Año / mes corrección No.Planilla asociada Fecha pago Periodo actual donde se calculó el retroactivo de corrección Fecha de pago planilla de corrección Seleccionar N Planilla de correcciones 1 Planilla almacenada Si se desea consultar una planilla de correcciones de periodos anteriores que se haya exportado y grabado como planilla definitiva de correcciones. 2 Resultados de nómina Si desea generar planilla de correcciones para pagar y que no haya sido grabada como definitiva al exportar Periodo sobre el cual se ejecutó corrección Número de planilla original asociada a la corrección Fecha de pago de planilla original Se generan dos registros, uno con los valores originales y otro registro con los valores nuevos corregidos.

10 El archivo plano exportado incluye los 2 registros por cada empleado. A registro anterior y C registro corrección MODIFICACIONES EFECTUADAS 1. Se creó el cluster CP en la base de datos INDX para poder almacenar las planillas integradas de autoliquidación definitivas. En este cluster se almacena la tabla IT_PPILA que tiene la misma estructura de la IT_FIEA12. DATA: BEGIN OF it_ppila OCCURS 0. INCLUDE STRUCTURE pco_fia_per. DATA: END OF it_ppila. 2. Todas las modificaciones para planillas se efectuaron al reporte HCOFIEA0.

11 3. Se modificó la COEVS para grabar correctamente el campo INMNS (mes en) en nóminas especiales porque estaba grabando era el periodo de nómina ANTES

12 AHORA

13 MENSAJES EN TABLA ERRORES 1. Debe existir registro para el empleado en planilla pagada originalmente Este mensaje lo genera cuando se corre planilla de corrección y no existe planilla original para el empleado referenciado. 2. El infotipo 0262 Retroactividad está vacío o no existe en el período Existe cluster de retroactivo del período de corrección en el periodo original en donde se generó el retroactivo, pero no existe registro en el infotipo 0262 con un motivo que esté configurado como retroactivo origen. 3. Fec.ingreso empleado fuera del límite permitido para planilla adicional La planilla adicional permite solamente empleados con fecha de ingreso que sea mayor a la fecha que resulta de la operación de restar Fecha final del mes Nro de días máximos cotizados que se digitó en la pantalla inicial. 4. Ya existe empleado registrado en planilla E-Regular en el mes actual Cuando se ejecuta planilla A-Adicional, si el empleado existe en el cluster CP en la planilla regular del mes, no puede salir en planilla adicional. 5. Cuando no genera archivo plano sino que abre la ventana de explorador, al momento de dar click al botón EXPORT Si al hacer debug el problema es en la rutina FORM download_fiea_form, porque la tabla p_perio_info solo viene con registro en la cabecera y por esta razón al hacer loop no entra. LOOP AT p_bukrs_info. LOOP AT p_branc_info WHERE bukrs EQ p_bukrs_info-bukrs. LOOP AT p_perio_info WHERE bukrs EQ p_bukrs_info-bukrs AND branc EQ p_branc_info-branc. Esto se debe a la siguiente rutina IF p_ptype NE 'N' AND p_ptype NE 'A'. LOOP AT p_perio_info WHERE inmns NE gl_perrp OR fpmns NE gl_perrp. DELETE p_perio_info. ENDLOOP. ENDIF. Esta rutina sirve para depurar la tabla p_perio_info, únicamente debe quedar el periodo válido para el mes que se está consultando, porque estaba sucediendo que al liquidar un

14 retroactivo sobre un mes ya liquidado y pagado, la autoliquidación muestra el nuevo periodo resultado de la retroactividad. Una de las posibilidades es que en el cluster de nómina, en la tabla COSSA en periodos de nómina especial, en el MES EN está quedando grabado es el periodo de nómina y no el mes correspondiente.