LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS

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1 Página: 1 de 25 TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo general Objetivos específicos Alcance Vigencia Marco conceptual Justificación Antecedentes Normatividad Principios Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna Fondos Documentales Acumulados Tablas de Valoración Documental Inventario Documental en Estado Natural Diagnostico establecimiento del nivel de organización documental Reconstrucción de la Historia Institucional Plan de Trabajo Organización Documental Clasificación Documental Ordenación Documental Descripción Documental: Inventario Documental Valoración Documental Valores Primarios Valores Secundarios Selección Documental Elaboración de propuesta de TVD Aplicación de TVD Evaluación del lineamiento o política interna Responsabilidades y competencias Administración de la política interna... 25

2 Página: 2 de Objetivo general. Organizar los fondos documentales del DABS y DAPAS aplicando la normatividad vigente y las directrices establecidas por los entes rectores de la política archivística a nivel nacional el Archivo General de la Nación (AGN) y a nivel distrital el Archivo Distrital de Bogotá (ADB) referente a la organización de los Fondos Documentales Acumulados de la Secretaria Distrital de Integración Social (SDIS) de manera tal que se conserve el patrimonio documental de conformidad con las Tablas de Valoración Documental aprobadas. 2. Objetivos específicos. a) Brindar instrucciones para la adecuada organización e intervención de los fondos acumulados basados en la aplicación de las Tablas de Valoración Documental - TVD y la normatividad vigente. b) Implementar paso a paso el procedimiento a seguir para la organización técnica de fondos documentales acumulados. c) Reducir el riesgo de posible pérdida de información y eliminaciones a criterio de funcionarios en cada uno de los depósitos de archivo donde se conserva documentación del DABS y/o DAPAS. 3. Alcance. Con la implementación del presente instrumento se pretende dejar testimonio documental de las actividades y funciones que tenían a cargo las entidades antecesoras de la SDIS, como son Departamento Administrativo de Bienestar Social DABS y Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social DAPAS. El objetivo primordial es organizar técnicamente los fondos documentales custodiados hoy en las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital de Integración Social y sus unidades operativas (Jardines, Comedores, CDC, Centros AMAR, FORJAR, CRECER, etc.), de manera tal que permita atender consulta y recuperar información respecto a la documentación que producían o recibían las entidades DABS y DAPAS en virtud de funciones asignadas. 4. Vigencia. Este lineamiento tendrá vigencia según la normatividad aplicable a la fecha, impartida por los entes rectores de la política archivística, como son el Archivo Distrital de Bogotá

3 Página: 3 de 25 (ADB) y el Archivo General de la Nación (AGN) respecto a la organización de fondos acumulados. 5. Marco conceptual Glosario (AGN. Acuerdo 027 de 2006) Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Asunto: Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación Clasificación Documental: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen los asuntos que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

4 Página: 4 de 25 Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término correspondencia, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones oficiales señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente y que por su contenido informan sobre el origen, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Cuadro de Clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de Documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios. Descripción Documental: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de recuperación de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de los archivos. Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

5 Página: 5 de 25 Documento de Apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento Esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento Histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento Misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social. Eliminación Documental: Destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Fechas Extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Fondo Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo Cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo Documental: Se refiere a la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o a la parte de un archivo que llegue a ser objeto de conservación.

6 Página: 6 de 25 Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. Identificación Documental: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Inventario Documental: Instrumento que describe las series de un fondo. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Ordenación Documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de Archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización Documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de Orden Original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción Documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

7 Página: 7 de 25 Recuperación de Documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Retención Documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección Documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad Administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de Conservación. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

8 Página: 8 de 25 Valor Administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor Científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor Cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor Histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor Permanente o Secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor Primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor Técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 6. Justificación. Los fondos acumulados de la Secretaria Distrital de Integración Social, han surgido por causa de los constantes cambios administrativos en las entidades antecesoras en especial del Departamento Administrativo de Bienestar Social - DABS, asociado a una política clara respecto a la organización de archivo basada en la aplicación de la Tabla de Retención Documental - TRD, generando el incumpliendo la normatividad vigente sobre el tema de archivos, ineficiencia en la conservación, custodia, prestación del servicio de consulta y represamiento de la documentación en las dependencias en sus archivos de gestión y en las áreas de depósitos. Además entre el año 2008 y 2012 el Comité de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Secretaría aprobó mediante actas la eliminación de cantidades de documentación que por fechas extremas son anteriores al 1 de enero de 2007, por lo

9 Página: 9 de 25 cual la documentación pertenencia en su mayoría al fondo DABS (1968 a 2006) y en algunos pocos casos al fondo Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social DAPAS ( ), quedaron sin registro documental de sus actividades, tomando como base los inventarios consolidados en el periodo enero junio Por lo anterior y observando la necesidad de organizar los fondos documentales acumulados, se hace necesario elaborar un documento que permita a los funcionarios y contratistas organizar técnicamente dicha documentación tomando como base el Acuerdo 002 de 2004 del Archivo General de la Nación - AGN para la organización de fondos acumulados y la Circular 002 de 2013 del Archivo de Bogotá sobre la presentación de las Tablas de Valoración Documental (TVD) para presentarlas ante el Consejo Distrital de Archivos. 7. Antecedentes. El Acuerdo 078 de 1960 crea el Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social (DAPAS). El Decreto 3133 de 1968, Por el cual se reforma la organización administrativa del distrito especial de Bogotá, en su artículo 18 modifica el nombre del Departamento Administrativo de Protección y Asistencia Social por el de Departamento Administrativo de Bienestar Social. La Secretaria de Integración Social (SDIS) cobra vida jurídica mediante Decreto 556 de diciembre de 2006, como resultado de la transformación del Departamento Administrativo de Bienestar Social (DABS). Teniendo presente que actualmente existe dos instructivos (tabla Nº 1) para la organización de fondos acumulados, los cuales no se ajustan a los requerimientos actuales para la adecuada intervención de la documentación, asociado a que no siguen los criterios establecidos en el Acuerdo 002 de 2004 del AGN y tampoco señala como valorar dicha documentación teniendo en cuenta las respectivas Tablas de Valoración Documental (TVD), nos obliga a formular un lineamiento que permita unificar y organizar adecuadamente la documentación del fondo acumulado. Tabla Nº 1 Código Herramienta Procesos Aprobado por Sin código Versión 0 Instructivo de fondos documentales acumulados Proceso de Gestión de bienes y servicios Circular 16 del 31/AGO/09 Sin Código Instructivo para catalogar técnicamente los fondos documentales Proceso de Gestión de bienes y servicios Circular 16 del 31/AGO/09

10 Página: 10 de Normatividad Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Decreto 254 de 2000 Por el cual se expide el régimen de liquidación de las entidades públicas del orden nacional Decreto 173 de Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico hemerográfico y documental en el Distrito Capital Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado". Decreto 1515 de Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 997 de 1998 y se dictan otras disposiciones Acuerdo 002 de 2004, AGN. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 004 de 2013, AGN Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Circular 002 de 2013 Dirección Archivo de Bogotá Por la cual se establece la presentación de la tabla de valoración- TVD ante el consejo Distrital de Archivos para su revisión, evaluación, convalidación, y posterior implementación. 9. Principios archivísticos. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

11 Página: 11 de Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna Fondos Documentales Acumulados Los fondos documentales acumulados (FDA) son documentos agrupados por una entidad en el transcurso de su vida institucional, sin ningún criterio archivístico o aplicación de TRD aprobada que permita su adecuada organización y conservación, conllevando a que la institución concentre en sus depósitos acervos documentales producidos por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones. Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentación producida por entidades que antecedieron al ente que actualmente la custodia (SDIS). Teniendo presente la última reestructuración que tuvo la Secretaría Distrital de Integración Social SDIS según Decreto 556 de diciembre 29 de 2006 de esta fecha hacia atrás se tratara la documentación como Fondo Documental Acumulado de la Secretaria Distrital de Integración Social. TVD TRD 10.2 Tablas de Valoración Documental - TVD Las Tablas de Valoración Documental se definen como el listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final. Importancia de las TVD Sirve de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente. Garantiza el derecho a la información. Racionaliza recursos y espacios. Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.

12 Página: 12 de 25 Señalan la documentación que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de muestreo que se debe aplicar. Promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución. A continuación se ilustra un ejemplo de los formatos de la Ficha de la Valoración y TVD.

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14 Página: 14 de 25 Formato Tabla de Valoración Documental ENTIDAD PRODUCTORA: Hoja No. de UNIDAD ADMINISTRATIVA: Aprobación Comité Interno de Archivo: CODIGO ASUNTO, SERIE o SUBSERIE RETENCIÓN DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTOS Dependencia Subserie ASUNTO, SERIE o SUBSERIE CT E MT S Asunto o Serie Archivo Central CT = Conservación Total E = Eliminación MT = Medio Tecnológico S = Selección RESPONSABLE SIGA FIRMA 10.3 Inventario Documental en Estado Natural El inventario es el instrumento de recuperación de información, que permitirá conocer los asuntos o series generados en cada dependencia según funciones asignadas, en el formato de inventario se deberá registrar nombre del asunto, titulo de la carpeta o AZ y en el campo de notas anotar el contenido de la información. Para su elaboración se utilizara el Formato Único de Inventario Documental - FUID) Ejemplo: Asunto: Investigaciones administrativas; Titulo de la carpeta: Samuel Murcia Ruano; Notas: Investigación por perdida del expediente contrato 001 de El inventario deberá incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida institucional.

15 Página: 15 de 25 Importancia del inventario: Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias Determina las fechas reales de cada asunto o serie reflejado en sus contenidos. Señala el volumen para cada asunto o serie documental Identifica el número y tipo de unidades de conservación para cada serie o asunto Para elaborar adecuadamente el inventario citado se deberá utilizar el formato único de inventario documental FUID, ejemplo: ENTIDAD REMITENTE: ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA PRODUCTORA: OBJETO: FECHA (dd/mm/aa) NT Unidad de conservacion No. de UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No. Fechas extremas Nombre de las Series, Subseries o Asuntos Folios Est. Ent. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo otro Soporte Frecuencia de consulta NOTAS Elaborado por: Entregado por: Revisado por: Cargo Cargo Cargo Firma Firma Firma 10.4 Diagnóstico establecimiento del nivel de organización documental. Con la aplicación del formato: Levantamiento de diagnóstico gestión documental se logra un mayor conocimiento de la documentación respecto al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias, datos esenciales para la labor de clasificación. La aplicación del formato ayuda a determinar las secciones para cada fondo, asuntos generales, unidades de conservación, soportes y el volumen documental. Este instrumento debe aplicarse a una muestra tomada del total de la documentación que se va a organizar.

16 Página: 16 de 25 Los datos obtenidos en este formato permiten identificar asuntos puntuales para las dependencias (secciones o subsecciones) de cada entidad (fondo documental); la unidad de análisis es la unidad de conservación y para ella se acopian datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicación y anexos. Estos datos son fundamentales para estimar tiempos y personal de acuerdo al tipo de labor que se deba adelantar en la organización y en procesos de limpieza y desinfección Reconstrucción de la historia institucional. La reconstrucción del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de la organización de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la institución productora lo que a su vez permitirá reconducir los documentos al orden original que tuvieron en el momento de ser producidos. El interés de la recopilación de esta información radica en la necesidad de tener una guía que permita conocer la manera como se produjo la documentación en cada etapa de su vida institucional. Los siguientes documentos son importantes para elaborar la Historia Institucional: ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades que le antecedieron CREACIÓN Y CAMBIOS ESTRUCTURALES: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Públicas que crean o cambian el nuevo ente. DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad. DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA: Esta información se encuentra en aquellos documentos generados por órganos de dirección o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva, Reglamentos, Estatutos, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos. ORGANIGRAMAS: para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolución de la estructura orgánica de la institución a partir de los materiales obtenidos en la búsqueda preliminar y de la misma documentación objeto de organización. Planes, Programas, Informes y Proyectos.

17 Página: 17 de 25 Inventarios de bienes muebles e inmuebles. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA: Actas de Comités Técnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las áreas técnicas, Proyectos, Convenios, Informes técnicos Plan de Trabajo Con base a los datos que determinó el Diagnostico, el paso siguiente será formular un plan de trabajo archivístico, que permita organizar técnicamente la documentación que pertenece al fondo acumulado por parte de la dependencia. El plan deberá tener los siguientes campos: Actividad: Es la acción que se va llevar a cabo para cumplir las metas establecidas. Insumos: Personal o material que se necesita para el cumplimiento de la actividad Tareas: Es cómo vamos a llevar el procedimiento para dar cumplimiento actividades, la tarea se debe comenzar con un verbo. a la Responsables: Persona que es responsable de que se cumpla el procedimiento y las metas establecidas. Producto: Es el documento que va dejar actividades. constancia de la realización de las Tiempo: Es la duración en la cual se va llevar a cabo la actividad. Fecha límite: Esta es la Fecha que tenemos como límite para cumplir esta actividad y hacer entrega del producto Organización Documental Se entiende por Organización Documental al conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la identificación (inventario), la clasificación, depuración, ordenación y la descripción, descritos a continuación:

18 Página: 18 de Clasificación Documental Para adelantar el proceso de clasificación no solo debe tenerse en cuenta los actos administrativos que crean las dependencias, asignan funciones o determinan los procedimientos sino que se lleva a cabo sobre la propia documentación; de esta manera, la identificación de series o asuntos debe ser el resultado de la confrontación de la identificación original de cada unidad de conservación, del contenido informativo de la misma y de la lectura de las funciones y demás fuentes de información recopiladas en la historia institucional y que dan cuenta de lo dispuesto sobre la organización y el funcionamiento de la entidad. En esta etapa es fundamental separar la documentación con deterioro biológico para evitar la contaminación de aquella que está en buen estado. En esta etapa de la organización se deben elaborar los cuadros de clasificación debido a que cada entidad productora de acuerdo a sus reestructuraciones deberá elaborar tantos cuadros de clasificación como cambios de estructura haya tenido; cada estructura por su parte tendrá un número de niveles y dependencias determinado, así como funciones específicas de dichas dependencias que van a modificar el tipo de asuntos que manejan y el modo como se producen. A continuación se ilustra el formato a diligenciar. CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL FONDO: HOJA No. 1 DE Asunto o Serie CODIGO Subserie NOMBRE DEL ASUNTO, SERIE o SUBSERIE CODIGO DEPENDENCIA NOMBRE DE DEPENDENCIA LEGISLACION

19 Página: 19 de Ordenación Documental Se define como la fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales (asuntos) definidas en la fase de clasificación. Una vez ordenada la documentación es necesario foliarla y retirar de ella todo material abrasivo que ocasione deterioro, con el fin de facilitar el control en caso de préstamo o transferencia y a la vez asegurar su adecuada conservación. En consecuencia, debe seguirse el orden original; se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Ordenación Cronológica: Hace referencia a la ubicación en el tiempo que debe tenerse en cuenta en el momento de organizar los tipos documentales de una asunto. De manera tal que el primer documento es el más antiguo y el último el de fecha más reciente. Ordenación Numérica: Algunas series y/o subseries documentales pueden ordenarse en forma numérica ascendente. Ejemplo: Contratos, Resoluciones, Actas de Junta Directiva. Ordenación Alfabética: La ordenación alfabética-onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Alumnos. Una vez ordenada la documentación es necesario foliarla y retirar de ella todo material abrasivo que ocasione deterioro, con el fin de facilitar el control en caso de préstamo o transferencia y a la vez asegurar su adecuada conservación Descripción Documental: Inventario Documental actualizado La descripción documental es entendida como la fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de

20 Página: 20 de 25 su vida institucional. El trabajar por etapas de acuerdo con las reestructuraciones facilitará y hará de la valoración un proceso más objetivo. De otra parte, aquella documentación con deterioro biológico que se haya separado se debe inventariar con el fin de llevar el control del nombre de las series o asuntos, fechas y volumen de las series afectadas y priorizar la labor de desinfección. A continuación se ilustra un ejemplo del formato establecido por la Secretaria. ENTIDAD REMITENTE: ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL UNIDAD ADMINISTRATIVA: Dirección Corporativa OFICINA PRODUCTORA: Subdirección Administrativa y Fianciera - Talento Humano OBJETO: Transferencia primaria FECHA (dd/mm/aa) NT 1 30/07/2013 UBICACIÓN FISICA CÓDIGO No. Nombre de la Serie, Subserie o Asunto Fechas extremas Unidad de conservacion Estante Entrep. Caja Dep. S Sb DD/MM/AA DD/MM/AA Caja Carpeta Tomo Otro de consulta Historias Laborales Valderrama Carlos CC /01/ /12/ papel baja Asprila Faustino CC /02/ /11/ papel media carp 1 de 2 Asprila Faustino CC /01/ /12/ papel media carp 2 de 2 Rincon Fredy CC /06/ /06/ papel baja anexa CD Higuita Rene CC /03/ /08/ papel media carp 1 de 3 Higuita Rene CC /05/ /11/ papel media carp 2 de 3 Higuita Rene CC /11/ /02/ papel media carp 3 de 3 Iguaran Arnoldo CC /08/ /10/ papel baja Fajardo Alfonso CC /03/ /12/ papel baja Redin Bernardo CC /01/ /12/ papel baja anexa album Herrera Luis CC /02/ /12/ papel baja Angel Juan CC /01/ /12/ papel baja Maturana Francisco CC /02/ /11/ papel baja No. de Folios Soporte Frecuencia NOTAS Elaborado por: Heydy Orjuela Cargo Auxiliar administrativo Entregado por: Sonia Rincón Cargo Subdirectora Local Bosa Revisado por: Luis Morato Cargo Encargado Archivo Central Firma Firma Firma Las carpetas se identifican con el rotulo para la tapa-yute que tiene el logo de la Secretaría, teniendo en cuenta el siguiente ejemplo:

21 Página: 21 de 25 FONDO SECCIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: ASUNTO o SERIE SUBSERIE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR SOCIAL SUBDIRECCIÓN DE INTERVENCIÓN SOCIAL GERENCIA DE ORIENTACIÓN Y REFERENCIACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES HISTORIAS SOCIALES EMERGENCIA SOCIAL NOMBRE CARPETA: GAMBOA HERNANDEZ DEISSI MILENA CC UBICACIÓN Carpeta: 1 Caja: 1 FECHAS EXTREMAS INICIAL: 04/01/2000 FINAL: 20/12/2000 TOTAL DE FOLIOS: 66 Elaborado por: Adolfo Garcia Las cajas se identifican con el rotulo para la caja que tiene el logo de la Secretaría, teniendo en cuenta el siguiente ejemplo: FONDO REGISTRE EL NOMBRE DE LA ENTIDAD A LA CUAL CORRESPONDEN LOS DOCUMENTOS SECCIÓN ESCRIBA EL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA JERÁRQUICA DE LA CUAL DEPENDE LA OFICINA PRODUCTORA SUB - SECCIÓN CONSIGNE EL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS No. DE CARPETAS REGISTRE EL NÚMERO DE CARPETAS QUE ALMACENA LA CAJA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE BIENESTAR SOCIAL Subdirección de Prevención División de Desarrollo Comunitario 9 CAJA No. CONSIGNE EL NÚMERO DE CAJA FECHAS EXTREMAS FECHA INICIAL 12/01/1993 (DD/MM/AAAA) FECHA FINAL 30/12/1994 (DD/MM/AAAA) Para diligenciamiento exclusivo del Archivo Central ESCRIBA LAS FECHAS EXTREMAS (EN AÑOS) DE LAS CARPETAS QUE SE GUARDAN EN LA CAJA 2 No. CONSECUTIVO COLOQUE EL NUMERO CONSECUTIVO DE LA CAJA DENTRO DEL TOTAL DEL FONDO 4589 No. CORRELATIVO CONSIGNE EL NUMERO CONSECUTIVO DE LA CAJA DENTRO DEL TOTAL DE LA SECCIÓN O SUBSECCIÓN SEGÚN SEA EL CASO 12

22 Página: 22 de Valoración Documental La valoración es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer en el Archivo Central. La valoración tiene como fin último la conservación y preservación de la documentación de valor secundario; esta labor tiende a construir el patrimonio histórico documental Valores Primarios En los fondos acumulados existen documentos que aún poseen valores primarios, que interesan a la institución y a los involucrados en el asunto, es decir que no han finalizado su vigencia ni el plazo precaucional, a estos se les debe asignar el tiempo de retención en el Archivo Central y la disposición final una vez haya finalizado el segundo ciclo vital. Como valores primarios se consideran todos aquellos que interesan a la administración tales como: jurídicos, legales, fiscales, contables Valores Secundarios Desde el punto de vista de la historiografía, la valoración secundaria está directamente relacionada con el problema de las fuentes y la utilidad de los documentos; los documentos que hoy se evalúen y resulten de valor permanente o histórico serán en el futuro fuente de información para el conocimiento del desarrollo institucional, científico y tecnológico de la nación. El funcionamiento institucional se refiere tanto al conocimiento de la misión que cumple o cumplió la entidad dentro del Estado, como a las particularidades de la producción documental generada en sus dependencias; para ello es muy importante obtener la suficiente información sobre la historia institucional, procesos archivísticos y las normas que regulan la documentación en cada institución. En el marco de la gestión administrativa de una entidad se producen cierto tipo de documentos que agrupados por características comunes permiten considerarse como de valor permanente desde que nacen aún sin mediar un proceso de valoración formal. Se presentan a continuación tres (3) grupos establecidos.

23 Página: 23 de 25 Dispositivos: En este grupo están los actos administrativos como disposiciones, las políticas, y las directrices internas del DABS y/o DAPAS un ejemplo de estos son las Leyes, los Decretos, las Resoluciones, los Acuerdos, las Actas, las Directivas, las Circulares, los Estatutos. Actividades: Como su nombre lo dice son documentos sobre las actividades realizadas en cumplimiento de su funciones administrativas un de ejemplo de estos son: Informes de gestión, Informes de actividades, Proyectos, Convenios, Contratos, Planes, Programas, Balances, Inventarios muebles e inmuebles, Inventarios documentales, es posible que algunos de estos documentos sean voluminosos y por lo tanto se hacer una selección de estos. Misionales: Son los documentos generados en labores misionales del DABS y/o DAPAS Selección Documental La selección no es solo una labor operativa de separación de documentos de conservación permanente y de los que no los son; debe ser el resultado del proceso de valoración documental que incluye la evaluación de los documentos a seleccionar. La selección tiene como objetivo fundamental reducir el número de registros informativos de una serie o asunto determinado, mediante la utilización del muestreo. Para hacer una selección más objetiva se debe tener en presente los siguientes aspectos. El origen y las características de las series o asuntos. Relación con otras series producidas en la misma época. Fuentes alternas de consulta que informen sobre el contenido de los documentos que se van a seleccionar. Volumen de las series o asuntos. Necesidades administrativas. Normas que pueden afectar la conservación y acceso. Evolución de las necesidades y de la metodología de investigación histórica. Historia administrativa del productor. Técnicas de selección de registros.

24 Página: 24 de Elaboración de propuesta de TVD Basados en el conocimiento de la historia institucional, y con los inventarios de cada etapa del desarrollo de la entidad se elaborará la propuesta de TVD. El nombre de la entidad, de la unidad administrativa y de las series o asuntos son los datos con los cuales se iniciará el diligenciamiento del formato (véase ítem 10.2). El tiempo de retención en el archivo central, la disposición final y los procedimientos será el resultado de la valoración. El código específico para la TVD se asignará siguiendo el orden jerárquico de dependencias y el orden alfabético de las series o asuntos. La propuesta de TVD deberá presentarse ante el Comité Interno de Archivo de la Secretaría debidamente sustentada, acompañada de todos los actos administrativos de creación, reestructuración, fusión, liquidación, manuales, y demás normas internas y externas que afecten la producción documental y que determinen su retención o su disposición final. En el transcurso de la aprobación de la TVD las dependencias que actualmente custodian documentación anterior al año 2007 deberán diligenciar el formato único de inventario documental para la totalidad de la documentación a remitir al archivo central, elaborar memorando informando sobre la transferencia y anexando el respectivo inventario documental, revisión de la documentación a transferir, remitir respuesta al solicitante y formalizar la transferencia por medio del acta de transferencia. Importante tener presente lo establecido en el Procedimiento de Transferencias Documentales y respectivo lineamiento Aplicación de TVD La aplicación de las TVD será inmediata una vez se cuente con el concepto técnico expedido por el Consejo Distrital de Archivos; si la documentación ha cumplido con los tiempos de retención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series o asuntos, se dará cumplimiento a lo establecido en la casilla de disposición final. Para todos los efectos, se debe elaborar un inventario de la documentación que cumplió el tiempo asignado en las TVD con el fin de transferir la documentación al archivo histórico de la entidad o si es del caso al Archivo de Bogotá.

25 Página: 25 de Evaluación del lineamiento o política interna La evaluación del cumplimiento de este lineamiento lo realizará el referente documental asignado para el área bajo la supervisión del jefe, basados en los lineamientos y políticas dadas por el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo SIGA. El presente lineamiento pretende consolidar e implementar criterios para la organización de fondos documentales acumulados, mediante unas políticas claras que ayude al usuario en el manejo documental producto de las funciones del DABS. 12. Responsabilidades y competencias La responsabilidad de cumplir el presente lineamiento es de todos y todas los funcionarios y contratistas de la entidad, para lo cual el SIGA realizará un seguimiento periódico que permita garantizar la correcta organización de los archivos con base en la normatividad y políticas vigente para el tema de Gestión Documental. 13. Administración de la política interna La administración de lineamiento Organización de fondos documentales acumulados estará a cargo del Área de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera. ELABORO REVISO APROBO NOMBRE Daniel Rincón Hernández Mayra Alejandra Fajardo Gustavo A. Rey García Oscar Hernán Serrato González Luis Javier Cleves Gonzalez Carlos Arturo Rey Parra Jorge Alberto Blanco Duarte CARGO Auxiliar Contratista Técnico - Contratista Profesional Contratista Área de Gestión Documental Asesor SIGA Subdirector Administrativo y Financiero Director de Gestion Corporativa Director de Análisis y Diseño Estratégico