Dirección de Planeación y Evaluación 1

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1 Tabla de Contenido 1. OBJETIVO ALCANCE NORMATIVIDAD Directrices Lineamientos RESPONSABILIDADES Responsable del Proceso Responsabilidades DEFINICIONES DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Diagrama de flujo Inventario físico de librería Descripción de actividades - Inventario físico de librería DOCUMENTOS DE REFERENCIA INDICADORES RIESGOS CONTROL DE CAMBIOS APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1

2 1. OBJETIVO Realizar el inventario de los productos físicos de la librería de la Universidad. 2. ALCANCE Inicia con la elaboración del cronograma de actividades y finaliza con el envío del informe del sistema y la lista libre del inventario final a contabilidad. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices No aplica Lineamientos El inventario se realiza dos veces al año, en Junio y Noviembre. Los responsables de cada punto y disponen de 5 días hábiles para actualizar la información correspondiente en el Informe Final subido en SharePoint por el Gestor de librería. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad 4.2. Responsabilidades Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad Asegurar que el proceso de inventarios se lleve a cabo satisfactoriamente. Asegurar que la comunidad sea informada del cierre de los puntos de venta de la librería. : Asegurar que los conteos se realicen de manera adecuada. Verificar que la información resultante de los conteos sea correcta. administrativo y : Realizar el conteo de acuerdo a lo indicado en el manual. Asegurar que todos los artículos sean contados. Proveedor: Recoger en un tiempo oportuno los artículos de devolución. Dirección de Planeación y Evaluación 2

3 Proveedor del sistema: Asegurar que el sistema funcione para el proceso de inventarios. Asegurar que las plantillas e informes generados por el sistema sean correctos. DSIT: Asegurar la correcta actualización del sistema RetailPro para la elaboración de informes. 5. DEFINICIONES Error de conteo: Se presenta cuando se reporta una falsa inconsistencia en los resultados por errores en el proceso de conteo. Pérdida: Se presenta cuando después de validar la inconsistencia en el conteo el artículo no se encuentra dentro del inventario. Sobrante: Se presenta cuando hay más artículos en el conteo que en el reporte generado por Retail Pro. Faltante: Se presenta cuando menos artículos contados que en el reporte generado por Retail Pro por una razón justificada. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 5.1. Diagrama de flujo Inventario físico de librería 5.2. Descripción de actividades - Inventario físico de librería ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Necesidad de identificar el inventario disponible en la librería. Librería. Informe final de inventario. Librería. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS 1 Hacer cronograma de actividades Se hace un cronograma con todas las actividades contempladas para poder hacer el inventario 2 Enviar cronograma Se divulga el cronograma con el equipo de trabajo de la librería y se envía a Auditoría Cronograma 3 Coordinar actividades del cronograma Realizar reuniones con cada equipo de inventario para explicar el cronograma y aclarar dudas Dirección de Planeación y Evaluación 3

4 4 Generar y enviar listado de devoluciones 5 Sacar de estantería 6 Entregar a proveedor Firmar y entregar comprobante Archivar comprobante Trasladar y organizar artículos Generar lista de RetailPro Hacer conteo físico manual Teniendo en cuenta las unidades en inventario, lo que hay de abono y artículos de garantía y su rotación, se genera el listado de artículos para devolver al proveedor. Enviar la lista al personal de la librería y. Sacar los artículos de la estantería que estén en el listado de devoluciones y enviarlos a la. Entregar los artículos de devolución al proveedor Firmar comprobante de devolución de artículos y entregar al auxiliar de. Archivar comprobante de devolución de artículos en la. Trasladar y organizar todos artículos de las s en una de ellas para unificar el inventario físico. Generar lista de artículos físicos para inventario de ReatilPro. Se elige aleatoriamente un artículo del cual que tenga más unidades para hacer el conteo físico manual por filas. 12 Buscar artículo Buscar artículo faltante en la Dejar contemplado como faltante Generar últimos documentos Revisar y firmar documentos 16 Enviar a auditoría 17 Enviar correo informando cierre de puntos En un memo dejar establecido el artículo no encontrado como faltante para el inventario. Se archiva el memo con los resultados de preinventario. Generar los últimos documentos de Retail Pro utilizados en la. Revisar que los documentos estén correctos, firmarlos. Enviar corte de documentos firmados a Auditoría. Enviar un correo electrónico desde el correo institucional de la Gerencia del Campus a la comunidad Uniandina informando el cierre de los ventas Proveedor Listado de devoluciones Comprobante de devolución Retail Pro Lista de artículos Gestor librería/jefe de Negocios y Memo Documentos Dirección de Planeación y Evaluación 4

5 18 Alistar sistema Realizar conteo según manual Realizar otro conteo de referencia inconsistente 21 Digitar plantilla 22 Validar conteos adicionales puntos de venta de la librería por inventario, informando las fechas en la que comienza y finaliza el cierre. Se prepara el sistema para realizar el inventario. Se realiza la lectura del manual del inventario y se realiza el conteo manual de los artículos por filas dos veces para confirmar. Se cruzan los conteos para verificar que coincidan. Realizar conteos adicionales de la referencia inconsistente hasta que coincida. Digitar los conteos manuales en la plantilla arrojada por el sistema Realizar conteo manual de las referencias con conteos adicionales para validar que los conteos adicionales sean correctos. 23 Abrir punto Abrir puntos de venta de la librería. 24 Generar tabla final y enviar 25 Generar cruces 26 Hacer tabla final 27 Alimentar tabla 28 Contar referencias faltantes Generar del sistema la tabla final de resultado del inventario, informando los conteos y las diferencias y enviarla al Gestor de la librería y a Auditoría. Revisar por cada tienda y el cruce de inventarios cuando es el mismo artículo con diferente color. Hacer tabla final con los resultados del inventario y compartir con equipo mediante SharePoint. Buscar las diferencias de inventario en cada punto y para alimentar la tabla de resultados en SharePoint. Se cuentas las referencias que en la tabla final se reportan como faltantes. Servicios a la Comunidad Proveedor de sistema. / Gestor librería administrativo Gestor librería/jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad ventas Proveedor del sistema RetailPro Plantilla. Tabla final. Tabla final. Dirección de Planeación y Evaluación 5

6 29 Actualizar sistema Actualizar en el sistema las cantidades contadas para que queden como el inventario. DSIT 30 Generar informe final y enviar Generar informe final y enviar a auditoría y Gestor financiero y contabilidad DSIT Informe final. 31 Generar informe del sistema Generar reporte del sistema a fin de año. Gestor financiero 32 Enviar informes y lista libre del inventario final Enviar informes y lista libre del inventario final a contabilidad Gestor financiero - Informe del sistema. - Lista libre del inventario final. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) Manual de inventario. 8. INDICADORES No aplica. 9. RIESGOS OPERATIVO Fallas en el sistema de inventario. Contos mal realizados por cruces entre referencias. CALIDAD DE SERVICIO Generar inconvenientes a estudiante por procesos de devoluciones. SEGURIDAD Perdida o hurto de inventario durante el traslado. Perdida o hurto del inventario durante el conteo. Hurto en los puntos de venta Cámaras no identifican ladrones o sospechosos Dirección de Planeación y Evaluación 6

7 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA Elaboración 03/10/ Publicación 03/10/ Actualización de proceso 20/04/2016 Publicación 16/06/ APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE CARGO FECHA Rocío Pérez Gina Astrid Morales Ramirez Leydy Katerine Barrera Calderon Alberto Poveda Caputo Jimena Hernandez Borrero Ingeniera de procesos- Planeación y Efectividad Institucional Gestor administrativo Negocios y Servicios a la Comunidad Analista auditoría Auditoría interna Coordinador de Procesos Planeación y Efectividad Institucional Jefe de Negocios y Servicios a la Comunidad 20/04/ /04/ /04/ /06/ /06/2016 Dirección de Planeación y Evaluación 7